FATURAÇÃO ELETRÓNICA Ação Necessária: Registo no OB10

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1 FATURAÇÃO ELETRÓNICA Ação Necessária: Registo no OB10 Junho de 2013 Exmo(a). Senhor(a), A Unilever tomou uma decisão estratégica de forma a encorajar todos os fornecedores a mudarem para a faturação eletrónica. A Unilever Europe recebe, todos os meses, milhares de faturas eletrónicas através da rede OB10, de centenas de fornecedores, o que resulta em benefícios comprovados de processamento de faturas mais rápido e eficaz, tanto para os fornecedores como para a Unilever. Até à data, a Unilever recebeu mais de um milhão de faturas através do sistema OB10, o que resultou nos seguintes benefícios vastos e comprovados para os nossos Fornecedores: Pagamentos no prazo, a si, como fornecedor da Unilever, melhorados A inexistência de faturas em falta e da necessidade de as enviar novamente A inexistência de atrasos devido a envios por correio Menos erros de faturas e uma correspondência automática mais elevada devido à melhoria da qualidade das faturas Comentários mais rápidos por parte da OB10/IBM caso existam problemas com as faturas A redução das faturas que têm de ser tratadas manualmente aumentou a nossa eficiência Estado de Visibilidade da Fatura no Sistema de Pagamentos Unilever no Portal Ob10 Recomendamos vivamente que aproveite esta oportunidade para melhorar a forma como trabalhamos em conjunto. Consulte os anexos desta carta para ver as opções disponíveis para o envio de faturas eletrónicas para a Unilever através da rede OB10. Gostaríamos ainda de lembrá-lo(a) da nossa norma de funcionamento "No PO No Pay" (Nota de Encomenda necessária para Pagamento). Certifique-se de que existe uma Nota de Encomenda (NE) antes de entregar bens ou prestar serviços à Unilever. As Notas de Encomenda também têm de ser referenciadas nas faturas para facilitar o processo de pagamento. Calendário para passos adicionais: Próximos cinco dias 30 de Junho de 2013 A OB10 irá contactá-lo(a) para ajudá-lo(a) a compreender o processo de faturação eletrónica e as opções disponíveis, possibilitando uma decisão informada. Se selecionar o Formulário Web, pode registar-se imediatamente e começar a enviar faturas eletrónicas Tem de confirmar à OB10 a opção preferida para faturação eletrónica Caso opte pela Solução Integrada, a OB10 irá contactá-lo(a) para ativar a integração com o seu sistema. 31 de julho de 2013 Pode iniciar as transações de faturas eletrónicas para a Unilever.

2 Informações adicionais estão disponíveis em Caso pretenda contactar a Unilever acerca desta alteração na respetiva forma de trabalho, ou se tiver um problema com o cumprimento dos prazos mencionados, contacte o seu Gestor de Compras Unilever. Com os melhores cumprimentos, Alan Cane Diretor de Operações de Compras e Pagamento

3 Perguntas Frequentes Qual é a expectativa da Unilever em relação ao fornecedor face à faturação eletrónica? A faturação eletrónica é o meio preferido e recomendado pela Unilever para que os nossos fornecedores iniciem o processo de pagamento. Esperamos e recomendamos vivamente que todos os fornecedores se inscrevam na faturação eletrónica de forma a melhorar e otimizar o processo de pagamento de faturas. Só aceitaremos razões válidas, que terão de ser aprovadas pelo gestor de fornecimento, para a não aderência. A faturação eletrónica irá ajudar a minha conta a ser paga atempadamente? A utilização do serviço da OB10, ao reduzir consideravelmente o tempo que uma fatura demora a entrar nos nossos sistemas, ao acelerar a resolução de quaisquer erros ou omissões nos dados da fatura e ao eliminar o risco de a fatura se perder no correio, irá ajudar a assegurar que conseguimos pagar-lhe a tempo. Existem custos associados a este serviço? Sim, existe uma cota anual caso escolha a solução integrada, bem como uma taxa de transação por cada fatura ou nota de crédito processada pela rede OB10. A taxa de transação é fixa, independentemente do número de linhas da fatura ou do valor da fatura, embora diminua numa escala móvel à medida que envia mais faturas eletrónicas através da rede. A Unilever irá pagar as taxas? A Unilever não paga os seus custos pelo envio de faturas em papel (impressão, selos, etc.) e não irá pagar as taxas de faturação eletrónica. Estudos comparativos demonstraram que a mudança para faturação eletrónica proporciona custos competitivos para a administração de faturas. A OB10 irá ajudá-lo(a) a selecionar a opção mais rentável para o seu negócio, baseando-se no tamanho, complexidade e no volume e frequência das faturas previstas. O que abrange a taxa de associação da "Solução Integrada"? A taxa de associação abrange o custo em que a OB10 incorre ao configurá-lo(a) na respetiva rede, bem como os custos gerais de manutenção da rede. Trata-se de um custo anual, independentemente do número de clientes a que dá assistência através da rede ou do volume de faturas que envia. Já envio alguns dados de fatura diretamente a outros clientes. Posso enviar Faturas EDI/XML diretamente para a Unilever? Não, no que à OB10 diz respeito, EDI e XML são apenas formatos de dados, pelo que pode utilizar este formato preferido para entregar dados à OB10. A Unilever não pode receber diretamente faturas eletrónicas de fornecedores (mesmo que estes fornecedores já troquem informações com outros programas de integração de fornecedores, como o e4us). Já possuo a configuração para disponibilizar as faturas aos meus clientes através da Internet, permitindo-lhes visualizar uma imagem de uma fatura na web. Posso usar esta configuração em vez da OB10? Não, a rede OB10 assegura que os dados que envia podem ser carregados no sistema de processamento de pagamentos (DCIW) da Unilever e, quando aplicável, podem ser correspondidos a um registo de receção de mercadorias. Fornecer à Unilever uma imagem da fatura ou uma opção para transferir os dados num formato fixo não cumpre a este requisito. Preciso de instalar algum software? Não. O único "software" necessário são certificados digitais que o serviço emprega para autenticar os utilizadores (um para cada computador a partir do qual pretenda aceder à rede). Pode utilizar, como opção, um navegador de Internet comum para carregar ficheiros eletrónicos criados pelo seu sistema de contabilidade existente. Os seus clientes utilizam o navegador para recolher faturas pendentes. Caso seja necessário, a OB10

4 pode fornecer software opcional que irá automatizar completamente o processo de entrega. E se não possuir um sistema capaz de criar faturas eletrónicas? Pode aceder ao Website seguro da OB10 e criar faturas online utilizando um Gerador de Faturas (IG) baseado na Web. Não é necessário qualquer instalação de software. Apenas necessita ter uma ligação à Internet e um browser/navegador comum. Posso enviar faturas eletrónicas para todos os meus clientes através da OB10? Sim. Quando tiver aderido à rede OB10, esta permite-lhe enviar faturas eletrónicas a qualquer outro cliente, desde que seja membro da rede OB10. A Unilever irá efetuar pagamentos através da OB10? A OB10 não é uma plataforma de pagamento. A Unilever irá continuar a utilizar o respetivo método de pagamento atual. É necessário assinar um contrato com a OB10? Sim, caso opte por ser um fornecedor de ficheiros, irá assinar um contrato específico com a OB10. Caso opte por ser um fornecedor IG baseado na Web, terá de aceitar os termos e condições normais apresentados. Qual a duração do contrato oferecida e o que acontece se em qualquer altura deixar de fornecer a Unilever? A OB10 irá oferecer um contrato padrão de 3 anos. Também poderá solicitar uma duração de contrato mais curta, de 1 ano. Caso a sua relação empresarial com a Unilever termine, poderá, em qualquer altura, rescindir o seu contrato com a OB10. Quando parar de efetuar transações, deixarão de ser cobradas, a partir do ponto de cancelamento, taxas de transação e taxas de associação. Estou a planear mudar de software de Faturação em breve. Posso esperar? O nosso objectivo declarado consiste em ter todos os fornecedores registados e a enviar faturas o mais cedo possível, idealmente, nos 3 a 6 meses após o início da transição. A rede OB10 aceita quaisquer formatos de dados de entrada (consultar também a opção Ambiente de trabalho). Pode juntar-se à rede, enviar-nos agora as suas faturas e, quando estiver preparado(a) para utilizar o seu novo software, basta informar a OB10 das alterações aos seus dados de saída de fatura para que sejam efetuadas as alterações necessárias à rede, assegurando uma transição tranquila e uma entrega de faturas ininterrupta. A OB10 pode trabalhar com pessoal técnico que não fala inglês? Se necessitar de apoio em outro idioma para configurar a sua conta, ligue para +44 (0) /7430 e solicite apoio nos seguintes idiomas: francês, alemão, neerlandês e espanhol. A OB10 também possui números locais de apoio ao cliente para os seguintes países: França Alemanha Holanda Espanha Irlanda Suécia Finlândia Dinamarca Caso envie atualmente faturas à consignação, poderei continuar a fazê-lo eletronicamente através da OB10? Sim, desde que siga o processo de consignação europeu padrão da Unilever. Solicite mais detalhes ao gestor de implementação da OB10 ou à assistência técnica. Caso utilize atualmente a autofaturação como parte do meu processo empresarial para faturação com a Unilever, continuarei a poder fazê-lo eletronicamente através da OB10?

5 Não, a autofaturação ainda não é suportada na configuração Unilever OB10. Existe mais alguma informação acerca do serviço OB10? Sim, consulte:

6 1 / 4 e-facturação e visão global das suas opções Adira à OB10 e beneficie de: Entrega de facturas seguras e garantidas: acabou-se o extravio de facturas por correio Pagamento atempado: os seus clientes podem processar as suas facturas com maior rapidez Acabaram-se os atrasos: As facturas não podem ser enviadas se estiverem incompletas, não aterram na secretária errada e não necessitam de intervenção manual Ligação em linha segura: envie facturas facilmente sem necessidade de software ou hardware adicional Acesso e relato 24/7: usufrua de maior transparência no processamento e melhor gestão do fluxo de caixa Cumprimento fiscal: cumprimento legal e fiscal garantido Facturação sempre fácil e eficaz em termos de custo A OB10 oferece dois métodos básicos para enviar facturas e operações de crédito. Pode enviar um ficheiro de dados directamente à OB10 ou usar a nossa Solução Integrada ou criar facturas usando o Formulário Web através do Portal OB10. Este documento explica o funcionamento da e-facturação e quais as opções disponíveis. Visão Global das Opções_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. A OB10 e o logo da OB10 são marcas registadas da OB10 e protegidas por lei.

7 2 / 4 Como funciona Fornecedor Compr ador Ao verificar facturas para duplicados e assegurando que incluem a informação exigida pelo seu cliente, asseguramos um processamento directo automatizado, permitindo um pagamento atempado. Através do Portal OB10 pode aceder ao arquivo OB10 e a uma série de funções de relato. Leia este documento atentamente antes de decidir se a submissão através da Solução Integrada ou do Formulário Web através do Portal OB10 é a melhor opção para a sua empresa. 1. Solução Integrada: enviar um ficheiro de dados extraídos Esta opção é indicada para organizações que enviam um volume elevado de facturas. A Solução Integrada proporciona-lhe um processo totalmente automatizado, em que os dados da factura são extraídos directamente do seu sistema de facturação e entregues directamente aos sistemas financeiros dos seus compradores. Significa que: Processamos dados virtualmente em qualquer formato e tratamos da transformação dos dados com base nos requisitos dos nossos clientes Não é necessário instalar software ou hardware adicional Pode enviar um ficheiro de dados consolidado para todas as suas facturas Uma vez na rede, pode ligar-se facilmente e enviar facturas para outros clientes Visão Global das Opções_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. A OB10 e o logo da OB10 são marcas registadas da OB10 e protegidas por lei.

8 3 / 4 Custos da solução integrada Filiação Anual 1100* Custos de Transacção por factura 1 20 facturas por mês 1, facturas por mês 0, facturas por mês 0, facturas por mês 0, facturas por mês 0,32 * Serão aplicadas taxas de ligação ao comprador. A taxa anual cobre a criação e a manutenção da sua conta para uma única entidade fiscal. Se possui múltiplas entidades fiscais, é possível que existam custos adicionais.. Estes custos flutuarão com base no número de formatos e ligações separadas, etc.. Para obter mais informações, contacte o seu representante OB10. Note: as transacções são cobradas mensalmente de acordo com o volume. Introdução ao Sistema Integrado Quando o seu cliente o convidar a aderir à OB10, um dos nossos especialistas de activação irá indicar-lhe o processo de registo. 2. Formulário Web: enviar facturas electrónicas usando o Portal OB10 O Formulário Web OB10 está concebido para empresas que enviam um volume reduzido de facturas aos seus clientes por ano. O portal oferece-lhe uma ligação segura e garante a entrega da sua factura aos seus clientes no prazo de horas, o que lhes permite processar a sua factura e realizar o pagamento prontamente. Custos para usar o Formulário Web Existem várias opções de preços disponíveis ao submeter as facturas através do Formulário Web. No registo, todos os novos fornecedores que usam esta opção recebem automaticamente 12 transacções gratuitas. No fim do seu primeiro aniversário, se não tiver usado todas as suas transacções gratuitas, iremos repor na sua conta 12 facturas que poderá usar durante os 12 meses seguintes. Se usar todas as 12 facturas gratuitas e necessita de mais durante este período de 12 meses, terá de adquirir o seu primeiro lote de transacções (mínimo de 25 facturas). Nessa altura, já não terá mais acesso à opção de facturas grátis. Visão Global das Opções_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. A OB10 e o logo da OB10 são marcas registadas da OB10 e protegidas por lei.

9 4 / 4 Estrutura de preços do Formulário Web** Nível da Transacção Transacções 1 12 Gratuitas* , , ,00 * As primeiras 12 transacções gratuitas estão disponíveis automaticamente, podem ser usadas durante o curso de 12 meses e serão repostas ao fim de um ano. Se necessita de mais de 12 transacções durante o curso do ano, tem de adquirir pelo menos 25 transacções. Assim que efectuar a sua primeira compra, já não terá acesso à opção de facturas gratuitas. ** Opções de pagamento: Pode pagar por PayPal ou cartão de crédito. Aceitamos Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo e American Express. Também lhe podemos enviar uma factura, contudo, necessita de comprar um mínimo de 125 transacções e pagar uma taxa administrativa de 15%. Introdução à submissão do Formulário Web através do Portal OB10 Como parte do seu convite para aderir à rede OB10, receberá um com instruções de registo. Quando o seu registo estiver concluído, enviar-lhe-emos as suas credenciais de acesso por , para que possa começar a enviar facturas electrónicas via OB10. Para obter mais informações sobre a OB10, e-facturação e opções disponíveis, visite ou envie-nos um para info@ob10.com. Visão Global das Opções_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. A OB10 e o logo da OB10 são marcas registadas da OB10 e protegidas por lei.