Módulo 4. Conceitos e Princípios de Auditoria

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1 Módulo 4 Conceitos e Princípios de Auditoria NBR: ISO 14001:2008 Sistemas da Gestão Ambiental Requisitos com orientações para uso NBR:ISSO 19011: 2002 Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental Objetivos Entender os princípios de auditoria; Aprender a desenvolver, implementar e realizar um programa de auditorias; Aprender a realizar as atividades de auditoria: planejar a auditoria, formar a equipe de auditores, comunicar e consensar o programa com os auditados,realizar reuniões de abertura e encerramento, conduzir o processo de auditoria, elaborar o relatório e realizar auditorias de follow up; Conhecer os requisitos para competência dos auditores e metodologia para avaliação de auditores; e Colocar em prática através de exercícios os conceitos apresentados, utilizando como padrão a norma ISO

2 Norma NBR ISO 19011:2002 Esta norma fornece orientações sobre: Princípios de Auditoria; Gerenciamento do programa de auditoria; Condução de auditorias internas e externas; Competência dos auditores. Não importa a norma de sistema de gestão, a base metodológica para realização de auditorias e avaliação de auditores é a mesma, porém o profissional deve conhecer profundamente a norma em questão para conseguir realizar uma auditoria eficaz. Norma NBR ISO 19011:2002 Potenciais benefícios da auditoria: Verifica a conformidade aos requisitos; Aumenta a consciência e entendimento; Dá uma medida da eficácia do SGA; Reduz o risco de falha do SGA; Identifica oportunidades de melhoria; Inicia o ciclo de ações corretivas; Inicia o ciclo de ações PREVENTIVAS; Favorece a melhoria contínua do SGA. 2

3 Conteúdo: Norma NBR ISO 19011:2002 Prefácio Introdução 1 Objetivos e campo de aplicação 2 Referências normativas 3 Termos e definições 4 Princípios de auditoria 5 Gerenciando um programa de auditoria 6. Atividade de Auditoria 7. Competência e avaliação de auditores Conformidade x Atendimento Conformidade: Completo atendimento de um requisito (norma, organização, cliente, etc.). Não conformidade pode levar à suspensão ou revogação do certificado. Voluntário. Atendimento (requisitos legais) Completo atendimento desses requisitos. Não conformidade pode levar a multas ou prisão. Mandatório Não conformidade: não atendimento de um requisito NBR:ISO 14001:2008 3

4 Classificação das auditorias Internas 1 a parte: Empresa Empresa Externas 2 a parte: Cliente 3 a parte: Certificador Fornecedor Empresa Tipos de Auditoria Auditoria Ambiental Auditoria de Adequação Auditoria de Conformidade Documentos x Critérios de Auditoria Prática x Documentos 4

5 Norma NBR ISO 19011:2002 Introdução A norma ISO é flexível, o uso das diretrizes pode diferir de acordo com o tamanho, natureza e complexidade da organização, como também com o objetivo e escopo da auditoria. 1 Objetivos e campo de aplicação É aplicável a todas as organizações que necessitam realizar auditorias internas ou externas de SG ou gerenciar um programa de auditorias. 2 Referências normativas NBR ISO 9000:2000 Sistemas de gestão da qualidade fundamentos e vocabulário ISO 14050:1998 Environmental management - vocabulary Norma NBR ISO 19011: Termos e Definições Auditoria Critério de auditoria Evidência de auditoria Constatações de Auditoria Conclusão de auditoria Cliente de auditoria Auditado Auditor Equipe de auditoria Especialista Programa de auditoria Plano de auditoria Escopo da auditoria Competência 5

6 Exercício Norma NBR ISO 19011: Princípios de auditoria A auditoria é caracterizada pela confiança em alguns princípios. A aderência a estes princípios é um pré-requisito para fornecer conclusões de auditoria que são relevantes e suficientes, e para permitir que auditores que trabalhem independentemente entre si cheguem a conclusões semelhantes em circunstâncias semelhantes: Conduta ética o fundamento do profissionalismo ( confiança, integridade, confidencialidade, discrição). Apresentação justa a obrigação de reportar com veracidade e exatidão ( as constatações, conclusões e relatórios de auditoria refletem verdadeiramente e com precisão as atividades de auditoria) 6

7 Norma NBR ISO 19011: Princípios de auditoria Devido cuidado profissional aplicação de diligência e julgamento na Auditoria ( exercita o cuidado necessário considerando a importância da tarefa e a confiança depositada pelo cliente, competência é essencial). Independência a base para a imparcialidade da auditoria e objetividade das conclusões de auditoria ( os auditores são independentes das áreas e atividades auditadas e são livres de tendências e conflitos de interesse, as conclusões e constatações são baseadas somente nas evidências de auditoria). Abordagem baseada em evidência o método racional para alcançar conclusões de auditoria confiáveis e reproduzíveis em um processo sistemático de auditoria ( as evidências de auditoria são baseadas em amostras de informações disponíveis no tempo da auditoria). Norma NBR ISO 19011: Gerenciando um programa de auditoria Um programa da auditoria inclui: Uma ou mais auditorias em função do: - tamanho da empresa auditada, - natureza das atividades da empresa, - complexidade das operações. Todas as atividades necessárias para: - Planejar e organizar auditorias, - Prover recursos para a condução das auditorias. Auditorias combinadas ou em conjunto. 7

8 Norma NBR ISO 19011: Gerenciando um programa de auditoria A alta direção da organização deve conceder a autoridade para gerenciar o programa de auditoria. Aqueles com responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria devem: - Estabelecer, implantar, monitorar, analisar e melhorar o programa de auditoria. - Identificar recursos necessários e assegurar que eles sejam providos. Norma NBR ISO 19011: Gerenciando um programa de auditoria 5.1 Generalidades Plan Do Check Act Autorizar (5.1) Estabelecer (5.2, 5.3) Objetivos, extensão, funções, recursos e procedimentos Implementar (5.4, 5.5) Agendar, avaliar, selecionar equipes, dirigir atividades, manter registros Monitorar e analisar (5.6) Monitorar, analisar, identificar necessidades e oportunidades de melhoria Melhorar (5.6) Competência do auditor e avaliação (7) Atividades de auditoria específicas (6) 8

9 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.2 Objetivos e abrangência do programa de auditoria Objetivos de um programa de auditoria Convém que sejam estabelecidos objetivos para um programa de auditoria, de modo a direcionar o planejamento e a realização das auditorias. Estes objetivos podem estar baseados nas seguintes considerações: prioridades da direção, intenções comerciais, requisitos de sistema de gestão, requisitos estatutários, regulamentares e contratuais, necessidade de avaliação de fornecedor, requisitos de clientes, necessidades de outras partes interessadas, e riscos para a organização. Exemplos: Atender requisitos para certificação; Verificar conformidade com requisitos contratuais sejam de clientes ou de fornecedores; Melhorar. 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.2 Objetivos e abrangência do programa de auditoria Objetivos de um programa de auditoria A abrangência de um programa de auditoria pode variar e será influenciada por: pelo tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada, escopo, objetivo e duração da auditoria; freqüência; número, importância, complexidade, semelhança e localizações das atividades; requisitos normativos, estatuários, regulamentares e contratuais e outros critérios de auditoria; necessidade para credenciamento, certificação; conclusões de auditorias anteriores ou resultado de análise crítica de um programa de auditoria anterior; qualquer questão relativa a idioma, cultura e social; preocupações das partes interessadas; mudanças significativas para uma organização ou suas operações. Para as auditorias realizadas pelas certificadoras existem tabelas de número de funcionários versus dias de auditoria ( Guia IAF- EA 7/01) 9

10 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos do programa de auditoria Responsabilidades Convém que seja designada a responsabilidade para gerenciar um programa de auditoria a um ou mais indivíduos que tenham um entendimento geral de princípios de auditoria, da competência de auditores e da aplicação de técnicas de auditoria. Convém que eles tenham habilidades de gerenciamento bem como compreensão técnica e empresarial pertinentes as atividades a serem auditadas.convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria: estabeleçam os objetivos e abrangência do programa, estabeleçam as responsabilidades e procedimentos e assegurem que os recursos sejam fornecidos, assegurem a implementação do programa, assegurem que registros sejam mantidos, e monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria. Praticamente todas as normas de requisitos para sistemas de gestão determinam a elaboração de um procedimento documentado para definição do processo de auditoria devido a importância desta ferramenta para melhoria continua. 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos do programa de auditoria Recursos Quando da identificação de recursos para o programa de auditoria, convém que seja dada consideração a: recursos financeiros, técnicas de auditoria, processos para alcançar e manter a competência de auditores disponibilidade de auditores e especialistas, abrangência do programa de auditoria, e tempo de viagem, acomodação e outras necessidades para se auditar. Um programa de auditoria tem muitos custos, quando realizamos auditorias internas temos que retirar os profissionais que atuarão como auditores das suas atividades e parar os auditados de suas tarefas para receberem a auditoria. 10

11 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos do programa de auditoria Procedimentos Convém que os procedimentos contemplem: planejar e programar auditorias; assegurar a competência de auditores e auditores líderes; selecionar equipes de auditoria apropriadas e designar suas funções e responsabilidades; realizar auditorias; realizar ações de acompanhamento de auditoria, se aplicável; manter registro do programa de auditoria; monitorar o desempenho e eficácia do programa de auditoria; informar para a Alta Direção as realizações globais do programa de auditoria. Para pequenas organizações as atividades apontadas podem ser contidas em um único procedimento. Normalmente a fragilidade do processo de auditoria interna se deve a competência inadequada dos auditores, por falta de prática na realização de auditorias, porque eles realizam esta atividade apenas de uma a duas vezes ao ano. Exercícios Indique se é Verdadeiro ou Falso: 1- ( ) Um auditor ter conduta ética significa que ele tem integridade, confidencialidade, discrição, portanto é alguém em quem se pode confiar. 2- ( ) Evidência de auditoria é por exemplo um registro, apresentação de fatos ou outras informações, pertinente aos critérios de auditoria e verificáveis. Critério de auditoria é um conjunto de políticas, procedimentos. 3- ( ) Um programa de auditoria deve ser estabelecido e implementado e monitorado, mas não é necessário que se analise criticamente. 4- ( ) Para auditorias internas e externas é necessário que os auditores sejam competentes, mas a avaliação de auditores só deveria ser aplicada a auditores que realizam auditorias internas. 11

12 Exercícios 5- ( ) Uma série de auditorias internas que cobrem o SGQ e/ou o SGA de toda uma organização durante um ano em curso e auditorias de certificação e acompanhamento realizadas por uma certificadora são exemplos de um programa de auditorias. 6- ( ) Auditorias sobre duas normas diferentes devem ser realizadas separadamente. 7- ( ) Não é aplicável na implantação da norma NBR ISO a metodologia PDCA. 8- ( ) É usual se definir a periodicidade de auditorias de manutenção da certificação a cada 6 meses. 9- ( ) Além de recursos humanos competentes um programa de auditorias não necessita de outros recursos. 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.4 Implementação do programa de auditoria Convém que a implementação de um programa de auditoria contemple o seguinte: comunicar o programa as partes pertinentes; coordenar e programar auditorias e outras atividades pertinentes; estabelecer e manter um processo para avaliação dos auditores e o seu desenvolvimento profissional; assegurar a seleção de equipes; fornecer os recursos necessários para as equipes; assegurar a realização de auditorias de acordo com o programa; assegurar o controle de registros; assegurar a análise crítica e a aprovação de relatórios de auditoria e assegurar sua distribuição ao cliente da auditoria e a outras partes interessadas; assegurar as ações de acompanhamento de auditoria, se aplicável. A agenda dos profissionais envolvidos no processo da auditoria deve ser conciliada, uma auditoria de sistema de gestão deve ser programada e acordada entre todos os envolvidos. 12

13 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.5 Registro do programa de auditoria Convém que sejam mantidos e protegidos registros para demonstrar a implementação do programa de auditoria: a) registros relativos a auditorias individuais, como - planos de auditoria, - relatórios de auditorias, - relatórios de não-conformidades, - relatórios de ação corretiva e preventiva, e - relatórios de ações de acompanhamento de auditorias, se aplicável; b) resultados da análise crítica do programa de auditoria; c) registros relativos a pessoal de auditoria - competência do auditor e avaliação de desempenho, - seleção da equipe de auditoria, e - manutenção e aperfeiçoamento da competência. Convém que registros sejam mantidos e salvaguardados adequadamente. As normas de sistema de gestão normalmente especificam que os registros devem ser legíveis, identificados, protegidos, armazenados e recuperáveis e que tenham o tempo de retenção e a forma de descarte definidos. 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.5 Registro do programa de auditoria Registros que demonstrem a implantação do programa de auditoria devem ser mantidos incluindo: Registros relativos às auditorias individuais; Registros da análise do programa de auditorias; Registros relativos aos auditores. 13

14 Exemplos de Programas de Auditoria 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.6 Monitoramento e Análise Crítica do Programa de Auditoria Convém que a implementação do programa de auditoria seja monitorada e, a intervalos apropriados, analisado criticamente para avaliar se seus objetivos foram alcançados e identificar oportunidades para melhoria. Convém que os resultados sejam relatados a Alta Direção. Convém que indicadores de desempenho sejam usados para monitorar características, tais como: a habilidade da equipe de auditoria em implementar o plano de auditoria, conformidade com o programa de auditoria e as programações, realimentação dos clientes de auditoria, auditados e auditores. As organizações em geral não monitoram o desempenho de seu programa de auditorias, o que é uma pena porque em geral pode-se perceber muitas oportunidades de melhoria 14

15 5. Gerenciando um programa de auditoria 5.6 Monitoramento e Análise Crítica do Programa de Auditoria Convém que a análise crítica do programa de auditoria considere, por exemplo: resultados e tendências do monitoramento, conformidade com os procedimentos, evolução de necessidades e expectativas de partes interessadas, registros do programa de auditoria, práticas alternativas ou novas de auditar, e consistência no desempenho entre equipes de auditoria em situações semelhantes. Resultados de análise crítica do programa de auditoria podem conduzir a ações corretivas e preventivas e à melhoria do programa de auditoria. As organizações muitas vezes consideram a tendência do número de não conformidades identificadas como um indicador da performance do sistema de gestão, mas quando falamos em NC s não é a quantidade mas o impacto é que importa 6. Atividades de Auditoria AS 7 ATIVIDADES DE AUDITORIA (6.1) Iniciando a auditoria (6.2) Realizando análise crítica de documentos (6.3) Preparando as atividades de auditoria no local (6.4) Conduzindo atividades de auditoria no local (6.5) Preparando, aprovando e distribuindo o relatório de auditoria (6.6) Concluindo a auditoria (6,7) Conduzindo ações de acompanhamento de auditoria (6.8) 15

16 Exercícios Indique se é Verdadeiro ou Falso: 1- ( ) Caso a auditoria tenha como critério de auditoria além da norma ISO os procedimentos da organização é boa prática solicitar estes documentos ao auditado para avaliação antes da auditoria. 2- ( ) Não podemos utilizar na equipe de auditoria profissionais que não sejam auditores. 3- ( ) O cliente ou o auditado pode pedir substituição de auditores caso haja conflito de interesses. 4- ( ) A equipe auditora deve ser independente do processo ou organização que está sendo auditada. 5- ( ) Uma auditoria de sistema de gestão deve avaliar a eficácia do sistema em atingir seus objetivos especificados e não necessariamente identificar áreas do sistema de gestão com potencial para melhoria. 6- ( ) A seqüência do processo para realização de uma auditoria abrange; definição da equipe, análise de documentos, planejamento da auditoria, realização da auditoria, elaboração e apresentação do relatório. Exercícios Indique se é verdadeiro ou falso: 7- ( ) Necessidade de avaliar fornecedores e requisitos de clientes podem ser objetivos para a realização de auditorias 8- ( ) Devemos avaliar as ações tomadas para eliminação de não conformidades identificadas durante uma auditoria em uma auditoria posterior. 9- ( ) Não é necessário reavaliar o programa de auditoria quando ocorrem mudanças organizacionais. 10- ( ) Podemos considerar as auditorias internas como um processo que deve ser monitorado para garantir sua eficácia. 11- ( ) Pesquisa de satisfação não é uma ferramenta para avaliação de um programa de auditorias. 12- ( ) São registros de um programa de auditoria: relatórios de auditorias, relatórios de não-conformidades, relatórios de ação corretiva e preventiva, não são registros de uma auditoria o comunicado enviado pela equipe auditora aos auditados sobre o plano da auditoria e planejamento da auditoria. 13- ( ) A equipe auditora de sistemas de gestão têm toda autoridade para a emissão do relatório de auditoria, o auditado não deve ser consultado para obtenção de sua aprovação quanto ao conteúdo do relatório de auditoria. 14- ( ) Devem ser mantidos registros da competência dos auditores 16

17 6.2 Iniciando a auditoria/ Designando o líder da equipe da auditoria Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria escolham o líder da equipe de auditoria para uma auditoria específica. Onde uma auditoria conjunta é realiza é importante alcançar um entendimento entre as organizações de auditoria antes do início da auditoria sobre as responsabilidades específicas de cada organização, particularmente com respeito à autoridade do líder da equipe designada para a auditoria. O líder da equipe deve ter a competência necessária, como veremos nos últimos módulos do curso, e isto quer dizer que além de ter realizado treinamento para formação de auditores deve ter experiência na realização de auditorias e condução de equipes de auditoria, além disso deve ter experiência no negócio principal da organização que estará sendo auditado. 6.2 Iniciando a auditoria/ Designando o líder da equipe da auditoria Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria escolham o líder da equipe de auditoria para uma auditoria específica. Onde uma auditoria conjunta é realiza é importante alcançar um entendimento entre as organizações de auditoria antes do início da auditoria sobre as responsabilidades específicas de cada organização, particularmente com respeito à autoridade do líder da equipe designada para a auditoria. O líder da equipe deve ter a competência necessária, como veremos nos últimos módulos do curso, e isto quer dizer que além de ter realizado treinamento para formação de auditores deve ter experiência na realização de auditorias e condução de equipes de auditoria, além disso deve ter experiência no negócio principal da organização que estará sendo auditado. 17

18 6.2 Iniciando a auditoria/ Definindo objetivos, escopo e critérios da auditoria Dentro dos objetivos globais de um programa de auditoria convém que uma auditoria individual seja baseada em objetivos, escopo e critérios documentados. Os objetivos da auditoria definem o que é para ser realizado pela auditoria e podem incluir o seguinte: a) Determinação da extensão da conformidade do sistema de gestão auditado, ou partes dele com o critério de auditoria, b) Avaliação da capacidade do sistema de gestão para assegurar a concordância com requisitos estatutários, regulamentares e contratuais, c) Avaliação da eficácia do sistema de gestão em atingir seus objetivos especificados, d) Identificação de áreas do sistema de gestão com potencial para melhoria. Em uma auditoria identificamos não conformidades e oportunidades de melhoria e em função do impacto que estas constatações provocam no sistema podemos determinar o nível de maturidade do sistema de gestão. 6.2 Iniciando a auditoria/ Determinando a viabilidade da auditoria Convém que a viabilidade da auditoria seja determinada levando em conta fatores tais como a disponibilidade de: Informações suficientes e apropriadas para planejar a auditoria, ex: precisamos conhecer os processos e sua extensão, o tempo é um fator limitante e temos que definir um período que seja suficiente. Cooperação adequada do auditado ex: se o auditado não tem agenda disponível ou a fábrica / escritório está no meio de uma mudança de localidade não há como realizar a auditoria, Tempo e recursos adequados ex: quando não há um auditor disponível com a competência necessária. Onde a auditoria não é viável, convém que seja proposta uma alternativa ao cliente da auditoria, em consulta com o auditado. 18

19 6.2 Iniciando a auditoria Selecionando a equipe da auditoria Convém que o processo para assegurar a competência global da equipe da auditoria inclua os seguintes passos: Identificação do conhecimento e das habilidades necessárias para alcançar os objetivos da auditoria; Seleção dos membros da equipe da auditoria de modo que todo o conhecimento e as habilidades necessárias estejam presentes na equipe de auditoria. Se necessário deve ser incluído um especialista e auditores em treinamento podem participar mas convém que auditem com supervisão e orientação. O cliente e o auditado podem pedir substituição de membros da equipe de auditoria por motivos razoáveis como conflito de interesses e comportamento pouco ético,convém que informem o responsável pelo programa de auditoria para que em conjunto solucionem o assunto. 6.2 Iniciando a auditoria Selecionando a equipe da auditoria Ao se decidir o tamanho e a composição da equipe da auditoria, convém que seja dada consideração ao seguinte: a) objetivos, escopo, critério da auditoria e duração estimada da auditoria, b) se a auditoria é uma auditoria combinada ou em conjunto, c) competência global necessária da equipe da auditoria para alcançar os objetivos da auditoria, d) requisitos estatutários, regulamentares, contratuais e de certificação / registro, se aplicáveis, e) necessidade de se assegurar a independência da equipe da auditoria em relação às atividades a serem auditadas e evitar conflito de interesse, f) habilidade dos membros da equipe da auditoria de interagir eficazmente com o auditado e trabalhar em conjunto, g) idioma da auditoria e entendimento das características sociais e culturais particulares do auditado; estes pontos podem ser atendidos pelas próprias habilidades do auditor ou pelo apoio de um especialista. 19

20 6.2 Iniciando a auditoria Estabelecendo contato inicial com o auditado O propósito do contato inicial é: a) Estabelecer canais de comunicação com o representante do auditado, b) Confirmar a autoridade para conduzir a auditoria, c) Fornecer informações sobre a duração proposta para a auditoria e a composição da equipe da auditoria, d) Pedir acesso a documentos pertinentes, inclusive registros, e) Definir as regras de segurança aplicáveis ao local, f) Fazer arranjos para a auditoria, e g) Concordar com a participação de observadores e a necessidade de guias para a equipe auditora. Sempre devemos conversar com o auditado antes de elaborar um plano de auditoria e quando estabelecemos: data, hora e processo em conjunto com o auditado, solicitamos informação sobre os procedimentos e manuais utilizados, abrimos um canal de comunicação e obteremos conhecimento sobre contexto, estrutura e cultura do departamento ou empresa o que vai facilitar a auditoria. Exercício 1 Auditorias de Sistemas de Gestão do Meio Ambiente são utilizadas para: a-) Determinar se o sistema de gestão do Meio Ambiente atende a determinado requisito normativo estabelecido. b-) Determinar se as inspeções são executadas por pessoal qualificado. c-) Determinar se o sistema de gestão do Meio Ambiente atende a norma ISO d-) Determinar se o departamento do Meio Ambiente é atuante e independente. e-) n.d.a. 2. Analise a afirmação abaixo: Auditorias internas devem ser programadas com base na situação e importância dos processos e áreas a serem auditadas. Correta: Incorreta: 20

21 Exercício 3.Informações que são comprovadamente verdadeiras baseadas em fatos obtidos através de observação, medição e ensaios são chamadas de: a) Evidência objetiva. b) Deficiências. c) Relatórios de não conformidades. d) Todas as opções acima. e) Nenhuma das opções acima. 4.As normas que definem requisitos para sistemas de gestão visam: a) Certificar produtos. b) Estabelecer o projeto e os requisitos do projeto. c) Obter confiança na conformidade do produto. d) Todas as opções acima. e) Nenhuma das opções acima. Exercício 5.Quais das atividades a seguir devem ser conduzidas por profissionais independentes do trabalho que está sendo executado? a) Análise crítica pela alta direção. b) Inspeção e monitoramento. c) Auditoria de Meio Ambiente. d) Todas as opções acima. e) Nenhuma das opções acima. 6.Auditoria de terceira parte é: a) Uma auditoria interna b) Uma auditoria do cliente ou usuário c) Uma auditoria feita por uma organização independente d) Todas as opções acima e) Nenhuma das opções acima 21

22 Exercício 7. Para uma auditoria ser considerada ética é necessário que ela: a) Seja livre de surpresas. b) Seja objetiva. c) Seja desenvolvida por auditores independentes das funções auditadas. d) Nenhuma das acima. 8. Uma auditoria de sistema de gestão é usada para verificar: a) O número de empregados em atividades nas áreas auditadas. b) As avaliações que estão sendo executadas sobre os produtos. c) O grau de atendimento do sistema de gestão em relação aos requisitos estabelecidos pela norma ou critério de auditoria. d) Se as inspeções estão sendo executadas por inspetores qualificados. 6 Atividades de auditoria 6.3 Realizando análise crítica de documentos Antes da auditoria a documentação do auditado deve ser analisada criticamente para determinar a conformidade do sistema com o critério de auditoria. A documentação pode incluir documentos e registros pertinentes ao sistema de gestão, e relatórios de auditoria anteriores. Convém que a análise crítica leve em conta o tamanho, natureza e complexidade da organização, e os objetivos e escopo da auditoria. A análise pode ser no escritório ou em visita ao local. (pode incluir uma visita preliminar a planta) Se a documentação for inadequada, convém que o líder de equipe da auditoria informe ao cliente da auditoria. Convém que seja tomada uma decisão se convém que a auditoria continue ou seja suspensa até que as considerações sobre a documentação esteja resolvida. 22

23 6 Atividades de auditoria 6.3 Realizando análise crítica de documentos Ao analisar uma análise da documentação pergunte: Todos os requisitos da ISO14001 foram contemplados? A documentação é compatível com o escopo? O comprometimento da administração está claramente definido? As responsabilidades foram definidas adequadamente? Você está familiarizado com a documentação da área a ser auditada? 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Preparando o plano de auditoria Convém que o plano de auditoria inclua o seguinte: os objetivos da auditoria; o critério da auditoria e qualquer documento de referência; o escopo da auditoria, inclusive com identificação das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados; as datas e locais onde a auditoria será realizada; o tempo esperado e duração de atividades, inclusive reuniões com direção do auditado e reuniões da equipe da auditoria; as funções e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria e das pessoas acompanhantes; a alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria. Plano de auditoria é preparado pelo auditor líder. 23

24 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Preparando o plano de auditoria Convém que o plano de auditoria também inclua o seguinte, se apropriado: Identificação do representante do auditado na auditoria; O idioma de trabalho e do relatório de auditoria, se ele for diferente do idioma do auditor e/ou do auditado; Os principais pontos do relatório de auditoria; Arranjos de logística; Assuntos relacionados a confidencialidade; Quaisquer ações de acompanhamento de auditoria. Convém que o plano seja analisado e aceito pelo cliente da auditoria e que seja apresentado ao auditado antes do início da auditoria. Objeções do auditado deveriam ser solucionadas entre o líder da equipe de auditoria, o auditado e o cliente de auditoria. Revisões do plano devem ser acordada entre as partes interessadas antes da continuação da auditoria 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Designando trabalho para a equipe da auditoria O líder da equipe deve designar responsabilidade especifica a cada membro da equipe; Deve ser levado em conta: independência e competência; Deve ser considerado: auditores em treinamento e especialistas; Tarefas definidas podem ser alteradas em função da necessidade. Durante uma auditoria os auditores devem se reunir periodicamente para trocar informações e realizar ajustes, por exemplo alterar as atividades em função do controle de tempo e de dificuldades que tenham sido identificadas. É boa prática colocar um auditor em treinamento para auditar sendo observado por um auditor experiente, neste caso feedback deve ser realizado pelo auditor experiente ao auditor em treinamento logo que as atividades daquela etapa tenham sido encerradas. 24

25 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Preparando documentos de trabalho Convém que a equipe auditora se prepare e utilize documentos de trabalho como: listas de verificação e planos de amostragem de auditoria, e formulários para registro de informações, tais como evidências de suporte, constatações da auditoria e registros de reuniões. Estes documentos deveriam ser retidos no mínimo até a conclusão da auditoria, após a auditoria a retenção deve ser orientada pelo controle de registros definido. Documentos confidenciais devem ser salvaguardados adequadamente pela equipe de auditoria. Listas de verificação são uma excelente ferramenta para auditores iniciantes que não dominam completamente a norma ou o critério de auditoria, mas elas restringem a flexibilidade do auditor por não Lista de verificação (CHECK LIST) BENEFÍCIOS DAS LISTAS DE VERIFICAÇÃO Mantém claro os objetivos e o escopo da auditoria; Evidencia o cumprimento do plano de auditoria; Mantém o ritmo e a continuidade; Reduz o viés do auditor; Reduz a carga de trabalho; Fornece espaço para anotações do auditor; Identifica a evidência esperada. BOA PRÁTICA! 25

26 Exercícios Indique se é Verdadeiro ou Falso: 1- ( ) Os objetivos da auditoria, o critério da auditoria e qualquer documento de referência, o escopo da auditoria, inclusive com identificação das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados e as datas e locais onde a auditoria será realizada devem ser indicados no plano da auditoria; 2- Considere que você vai realizar uma auditoria com base na NBR ISO 14001,em 2 processos na sua empresa: produção e vendas e indique quais requisitos da norma você poderia verificar a implantação. Exercícios 3) Uma auditoria da qualidade será vista como construtiva quando: a ) For conduzida por auditores não técnicos b ) Promover ações corretivas para cada item não avaliado c ) Fornecer detalhes suficientes e necessários para que uma ação corretiva eficaz possa ser implementada. d) Pode ser utilizada pela direção para gerenciamento. 4) Quais das seguintes alternativas não é responsabilidade dos auditores: a ) Preparar agenda e lista de verificação b) Informar os resultados da auditoria à função auditada c ) Investigar causas de não conformidades e definir ações corretivas a serem tomadas d ) Auditoria de acompanhamento para verificar se as ações corretivas tomadas foram eficazes e ) Nenhuma das anteriores. 26

27 Exercícios 3) O planejamento e a programação de uma auditoria geralmente são mais maleáveis durante: a ) Auditorias externas de terceira parte. b ) Auditorias de produto. c) Auditorias de primeira parte. d) Auditorias de processo. e ) Auditorias de segunda parte. 4) Uma auditoria de meio ambiente pode ser conduzida com o objetivo de: a) Explorar causas de poluição. b) Assegurar que não conformidades não ocorrerão depois da auditoria. c ) Assegurar confiança do sistema do meio ambiente com relação aos requisitos da norma especificada. d ) b e c estão corretas. e ) Nenhuma das anteriores. Exercícios 5) Que informação busca-se em uma auditoria de terceira parte de um sistema de gestão de meio ambiente? a) Uma lista de não conformidades com a norma. b ) Evidência objetiva de conformidade com a norma. c ) Comprometimento da Alta Direção com a gestão do meio ambiente. d ) Todas as opções acima. e ) Nenhuma das opções acima. 6) Analise a afirmação abaixo: O responsável pela área a ser auditada deve assegurar que as ações sejam executadas, sem demora indevida, para eliminar não conformidades detectadas e suas causas. Correta: Incorreta: 27

28 Exercícios 7) O responsável pela seleção da equipe auditora deve: a-) Escalar só auditores qualificados pelo IRKA. b-) Escalar auditores independentes da função auditada. c-) Escalar no mínimo 3 auditores. d-) Todas estão corretas. 8) Como devem ser marcadas as datas das auditorias: a-) O auditor-líder decide. b-) A equipe auditora decide. c-) Acordadas entre auditor-líder e auditado. d-) O auditado decide. 9) As listas de verificação devem ser usadas para: a-) Tornar mais fácil a elaboração do relatório de auditoria. b-) Prover um guia para o grupo auditor realizar a atividade, assegurando seu escopo. c-) Assegurar profundidade e continuidade da auditoria. d-) Eliminar vícios por parte do auditor. 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Conduzindo a reunião de abertura Convém que uma reunião de abertura seja realizada com a direção do auditado ou com o responsável pelos processos a serem auditados. O propósito de uma reunião de abertura é: Confirmar o plano de auditoria, Fornecer um pequeno resumo de como as atividades da auditoria serão empreendidas, Confirmar canais de comunicação, e Fornecer oportunidade para o auditado fazer perguntas. A reunião de abertura também é um excelente quebra gelo entre auditores e auditados o que facilita a condução da auditoria. 28

29 Exercício Realizando uma reunião de abertura. 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Comunicação durante a auditoria Convém que a equipe auditora se comunique periodicamente para trocar informações, avaliar o progresso da auditoria e redistribuir o trabalho entre os membros da equipe da auditoria, se necessário. O auditor líder deve comunicar periodicamente ao auditado o progresso da auditoria e qualquer preocupação, principalmente quando uma evidência coletada sugira um risco imediato e significativo. Caso as evidências indiquem que os objetivos da auditoria são inatingíveis o líder da auditoria deveria relatar a situação ao cliente da auditoria e do auditado para determinar a ação apropriada, que pode ser modificação do plano de auditoria, mudanças nos objetivos ou no escopo da auditoria ou o encerramento da auditoria. Qualquer comunicação com o cliente de auditoria e o auditado deve sempre ser realizada com tranqüilidade e empatia, auditorias são estressantes e os auditores devem se preocupar em conduzir a comunicação sem conflitos. 29

30 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Funções e resp. de guias e observadores Guias e observadores podem acompanhar a equipe da auditoria, mas não são parte dela. Convém que eles não influenciem ou interfiram na realização da auditoria. Quando guias são designados pelo auditado, convém que eles prestem ajuda à equipe da auditoria e ajam a pedido do líder da equipe da auditoria. Suas responsabilidades podem incluir: estabelecer contato e programas para entrevistas; organizar as visitas; orientar e garantir que sejam respeitadas as regras de segurança; testemunhar a auditoria em nome do auditado; fornecer esclarecimento ou ajuda na coleta de informações. Os guias são uma excelente ajuda para os auditores, eles podem esclarecer perguntas do auditor para o auditado quando por falta de conhecimento da cultura este não usa o vocabulário adequado e vice versa. 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Coletando e verificando informações Fontes de informação Coleta por meio de amostragem apropriada e verificação Avaliação contra critérios de auditoria Análise crítica Evidência de auditoria Constatação da auditoria Análise de documentos Entrevistas Observações Conclusões de auditoria Se a informação não pode ser verificada, não pode ser considerada evidência de auditoria! 30

31 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Coletando e verificando informações Entrevistas são um dos meios importantes para coletar informações e convém que sejam conduzidas de maneira adaptada a pessoa entrevistada, convém que o auditor considere: Entrevistas devem ser realizadas com pessoas apropriadas não adianta entrevistar um operador sobre o planejamento das atividades, Entrevistas devem ser realizadas durante o horário normal de trabalho e no local de trabalho da pessoa que está sendo entrevistada se houver mais de um turno convém que uma amostra de todos os turnos seja realizada, O auditor deve colocar o auditado a vontade e explicar qualquer anotação que esteja realizando, Pedir ao auditado que descreva seu trabalho é um bom início para o processo de entrevista e perguntas direcionadas (resposta sim / não) devem ser evitadas, Ao término da entrevista um resumo das constatações deveria ser apresentado ao auditado, Ao final da auditoria convém que se agradeça ás pessoas pela sua participação e cooperação. Durante um processo de auditoria o auditor não consegue ver todos os processos e documentos do auditado, deve-se manter uma trilha e conduzir a auditoria nesta direção, o auditor deve sempre se lembrar que auditoria é uma 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Coletando e verificando informações Muitas vezes o auditor se apressa nas conclusões e coloca palavras na boca do auditado ou insiste em determinada direção por não ouvir e entender o auditado. Durante um processo de auditoria o auditor não consegue ver todos os processos e documentos do auditado, deve-se manter uma trilha e conduzir a auditoria nesta direção, o auditor deve sempre se lembrar que auditoria é uma amostragem e que ela se repete periodicamente, portanto, outros temas serão auditados em uma próxima visita e deve-se buscar cumprir o tempo planejado 31

32 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Gerando constatações da auditoria Convém que as evidências de auditoria sejam avaliadas de acordo com o critério de auditoria para gerar as constatações de auditoria, que podem ser conformes ou não conformes com o critério definido e caso seja definido pelo critério de auditoria também podem ser identificadas oportunidades de melhoria. Se necessário a equipe de auditoria deve se reunir para discutir as constatações. Um relatório de auditoria não deve indicar somente as não conformidades e oportunidades de melhoria identificadas junto com as evidências, convém que as conformidades também sejam indicadas, por exemplo por processo ou departamento e que as constatações de evidências de conformidades também sejam documentadas. 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Gerando constatações da auditoria Não conformidades podem ser graduadas e devem ser analisadas junto com o auditado para garantir que foram corretamente compreendidas e que as evidências são precisas. Convém que todo empenho seja feito para solucionar qualquer opinião divergente relativa às evidências e/ou constatações da auditoria, e convém que sejam registrados os pontos não resolvidos. Normalmente, se identificamos corretamente uma não conformidade e a esclarecemos ao auditado ele não irá contra argumentar, é muito raro que uma não conformidade verdadeira não seja aceita, agora se o auditado insistir em afirmar que não há não conformidade é boa prática ouvi-lo, provavelmente o auditor não levou todos os aspectos em consideração; e uma característica importante em um auditor é a humildade, se estiver errado aceite e diga que errou. Oportunidades de melhoria muitas vezes não são aceitas pelo auditado pelas mesmas razões acima ou porque ele sabe que não conseguirá implementar ou por falta de recursos ou por desalinhamento com seu processo atual. Quando um auditado divergir realmente de uma oportunidade de melhoria não se deve discutir com ele e deve ser decidido pelo auditor se vai documentar aquela OM ou não. 32

33 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Preparando conclusões de auditoria Analisar criticamente as constatações da auditoria e quaisquer outras informações apropriadas coletadas durante a auditoria, contra os objetivos da auditoria, Acordar quanto às conclusões da auditoria, levando em conta a incerteza inerente ao processo de auditoria, Preparar recomendações, se especificado pelos objetivos de auditoria, e Discutir sobre ações de acompanhamento de auditoria, se incluído no plano de auditoria. Conclusões de auditoria podem apontar assuntos tais como: A extensão da conformidade do sistema de gestão com os critérios de auditoria, A implementação eficaz, manutenção e melhoria do sistema de gestão, e A capacidade do processo de análise crítica pela direção em assegurar a contínua pertinência, adequação, eficácia e melhoria do sistema de gestão. Se especificado nos objetivos da auditoria, as conclusões da auditoria podem conduzir a recomendações tendo em vista melhorias, relações empresariais, certificação ou atividades de futuras auditorias. 6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local Conduzindo a reunião de encerramento Reunião agendada (formal ou informal) ou comunicação das constatações; Participantes: auditores, auditados, cliente, outros; Agradecimentos; Registro de freqüência; Apresentação das constatações (NC e OM); Opiniões divergentes (resolvidas / registradas); Informar sobre situações que diminuem a confiança das conclusões; Prazo para o plano de ações corretivas / preventivas; Informação sobre os próximos passos. O tom da reunião de encerramento é muito importante, os auditores precisam mostrar os pontos fortes da organização e/ou dos processos para que os auditados entendam as não conformidades e/ou oportunidades de melhoria identificadas dentro de um contexto global. Normalmente o auditor líder solicita que todos os auditores apresentem suas constatações e no final ele apresenta as suas, a conclusão global e realiza o encerramento da reunião. 33

34 6.6 Prepar., aprov. e distr. o relatório de auditoria Preparando o relatório da auditoria Convém que o líder da equipe da auditoria seja responsável pela preparação e conteúdo do relatório de auditoria. Convém que o relatório da auditoria forneça um registro completo, preciso, conciso e claro da auditoria, e convém que inclua ou se refira ao seguinte: Os objetivos da auditoria; O escopo da auditoria, identificação de unidades / processos auditados; O período de tempo coberto; Identificação do cliente da auditoria; Identificação do líder da equipe da auditoria e seus membros; As datas e lugares; O critério da auditoria; As constatações da auditoria; As conclusões da auditoria. É boa prática encerrar a auditoria com a entrega do relatório, isto é documentá-lo logo após as entrevistas e conclusões e antes da reunião de encerramento da auditoria 6 Atividades de auditoria 6.7 Concluindo a auditoria A auditoria está concluída quando todas as atividades foram realizadas e o relatório aprovado foi distribuído. Convém que documentos de auditoria sejam retidos ou destruídos, conforme acordo entre as partes, considerando leis, procedimentos etc., conforme aplicável. A menos que requerido por lei nenhuma das partes deve revelar o conteúdo dos documentos sem a aprovação explícita do cliente da auditoria e onde apropriado do auditado. Se a revelação do conteúdo de um documento de auditoria for solicitado o cliente da auditoria e o auditado devem ser informados o mais rápido possível. 34

35 6 Atividades de auditoria 6.8 Conduzindo ações de acompanhamento de auditoria As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de ações corretivas, preventivas ou de melhoria, essas ações devem ser decididas e realizadas pelo auditado em um prazo acordado. Convém que o auditado mantenha o cliente da auditoria informado sobre o resultado de tais ações. Convém que a eficácia das ações seja verificada e esta verificação pode fazer parte de uma auditoria subseqüente. O programa de auditoria pode especificar o acompanhamento por membros da equipe auditora o que agrega valor por usar a experiência adquirida, em tais casos convém que seja tomado cuidado para manter a independência em auditorias subseqüentes. 7 Competência e avaliação de auditores Segurança e confiança no processo de auditoria dependem da competência daqueles que conduzem a auditoria, esta competência está baseada na demonstração de: Atributos pessoais, e Capacidade para aplicar conhecimento e habilidades, adquiridos através de educação,experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria. Os auditores desenvolvem, mantém e aperfeiçoam a sua competência através do contínuo desenvolvimento profissional e participação regular em auditorias. Convém que auditores e líderes sejam avaliados. 35

36 Exercícios 1) Durante uma auditoria de sistema de gestão de meio ambiente é geralmente impraticável examinar todos os itens, portanto a auditoria deve envolver: a) Execução de inspeções ou testes somente se o tempo permitir. b) Examinar somente aqueles itens que o auditado fornecer. c) Uso de uma técnica de amostragem com coleta de amostra aleatória. d) Nenhuma das opções acima. 2) Quando não é necessário calibrar aparelhos de inspeção, medição e ensaio com equipamento que tenha uma relação conhecida e válida com padrões reconhecidos nacionalmente? a) Quando o equipamento é usado por um técnico treinado. b) Quando as medições não afetam o resultado de medições ambientais. c) Quando as medições têm somente um efeito indireto, como a temperatura ambiente na sala de inspeção. d) Nenhuma das opções acima. Exercício. 3) Qual objetivo principal da reunião inicial: a-) Apresentar a equipe auditora. b-) Estabelecer ambiente propício e definir as regras gerais para a condução da auditoria. c-) Discutir o planejamento da auditoria. d-) Definir o horário e data para realização da reunião final. e-) n.d.a. 4) O principal objetivo da reunião final de auditoria é: a-) Apresentar as falhas detectadas. b-) Apresentar um resumo do relatório final. c-) Assegurar que a organização auditada compreenda as pendências e observações assinaladas. d-) Marcar a data para re-auditoria. 5) De maneira geral consideramos a auditoria encerrada quando: a-) Se termina a reunião de pós-auditoria. b-) O relatório é submetido ao auditado. c-) O auditado inicia as ações corretivas. d-) Todas as pendências foram solucionadas e a eficácia das ações corretivas foi confirmada em auditoria de acompanhamento. e-) n.d.a. 36

37 Exercício 6) A auditoria deve ser conduzida de maneira a: a-) Explanar causas de defeitos e reclamações de clientes. b-) Assegurar que as não conformidades não irão ocorrer após a auditoria. c-) Verificar a conformidade do sistema de gestão de meio ambiente com as normas de referência. d-) n.d.a. 7) Qual das seguintes alternativas não é considerada evidência objetiva: a-) Documentação permanente ou não permanente assinada pelo responsável. b-) Observação das atividades com a assinatura de concordância do auditado. c-) Afirmações verbais feitas pelo auditado. d-) n.d.a. 37

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