MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO PARANÁ CAMPUS PARANAGUÁ DEPARTAMENTO DE COMPRAS E LICITAÇÃO

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO PARANÁ CAMPUS PARANAGUÁ DEPARTAMENTO DE COMPRAS E LICITAÇÃO DECOM - PGUA MANUAL PARA COMPRAS FEVEREIRO, 2010

2 CAMPUS PARANAGUÁ - DCOM MANUAL DE COMPRAS ESCLARECIMENTO Este Manual não tem a pretensão de esgotar as dúvidas acerca dos procedimentos de compras pela Administração, mas esclarecer as questões básicas relacionadas ao assunto, a partir da experiência acumulada pelos setores envolvidos no processo de compras do INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ, que são a Pró-Reitoria de Administração e Infra-estrutura - PRAI, Pró- Reitoria de Planejamento e Orçamento PROPLAN e suas frações. OBJETIVO Definir normas para solicitação de compras de materiais e serviços, visando à dinamização do processo; à racionalização dos trâmites; à eficácia das aquisições do IFPR Campus Paranaguá; e ainda, atender às orientações da Controladoria Geral da União e do Tribunal de Contas da União. MEMORANDO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRA ou SERVIÇO (anexo ) É o documento, emitido pelo interessado, contemplando a justificativa da aquisição, a especificação do material ou serviço, bem como o preço estimado; encaminhado à Direção Geral, para autorização da compra. Depois de autorizado, é encaminhado a Departamento de Compras e Licitação do Campus que abre, instrui e coordena a tramitação do mesmo pelos setores envolvidos, e acordo as características que determinarão o tipo de aquisição, que poderá ser: direta, isto é, por dispensa de licitação ou inexigibilidade, em casos e condições específicas, ou por licitação, em modalidade adequada. Atenção: o procedimento de compra é realizado quando da inexistência do material no Almoxarifado.

3 COMO ELABORAR O PEDIDO O setor interessado, após verificar a inexistência do material no Almoxarifado, deve emitir um memorando à Direção Geral do Campus. Por este memorando de solicitação de compra ou serviço, o interessado solicita autorização para aquisição do material de consumo, equipamento, material permanente ou contratação de serviço; JUSTIFICANDO A NECESSIDADE e indicando o valor estimado do gasto e, em anexo, projeto básico contemplando relação dos bens ou serviços com os seguintes elementos: especificação detalhada, padrão de desempenho, unidade de fornecimento, quantidade, preço estimado e, ainda, se necessário: condições de fornecimento, garantia, instalação, acessórios ou itens inclusos etc. Exemplos de especificação: Material de consumo 01 Café torrado e moído, embalado embalagem não superior a 1 kg embalagem não superior a 1 kg a vácuo, Kg 500 8, ,00 KG 500 R$ 8,00 R$ 4.000,00 Equipamento 01 Bebedouro de coluna, para garrafão de 20 litros, com duas torneiras, sendo uma para água em temperatura normal e outra para água gelada, com desempenho mínimo de 3,5 litros de água gelada por hora, cuba com capacidade de pelo menos 5 litros, bandeja coletora de água removível, baixo consumo de energia, tensão 110 Volts Unid 10 R$ 286,00 R$ 2.860,00 Serviço de Terceiros 01 Locação de ônibus, com 42 lugares, trecho Teresina - Picos -Teresina, pavimentação asfáltica, percurso 660 km. Ônibus 03 R$ 2.000,00 R$ 6.000,00 Manutenção de Equipamento e Material Permanente (serviço e peças) Serviço de Manutenção 01 Higienização ar condicionado; Limpeza do sistema de Injeção; revisão geral; alinhamento e balanceamento. Obs.: os serviços serão executados no veículo L-200 de placa NHZ 4940, tombo 34567, do Campus Rio Bonito, conforme Memo. nº 042/2009 Campus Picos e documentação, anexos. Único 01 R$ 333,90 R$ 333,90 Peças e Insumos a serem aplicados na Manutenção 01 Líquido de Arrefecimento tipo 1. Lt 04 R$ 30,73 R$ 122,92 02 Fluído de Freio dot-4 Unid 01 R$ 27,63 R$ 27,63 03 Filtro de óleo de Motor Unid 01 R$ 42,73 R$ 42,73 04 TOTAL R$ 193,28

4 ATENÇÃO 1 - Não indicar marca nem modelo de um determinado fabricante; exceto quando se tratar da identificação de um equipamento do patrimônio do instituto, em processo de contratação de manutenção corretiva ou preventiva. 2 Fazer um pedido para cada grupo de material (suprimento de informática, equipamento de informática, material de expediente, material laboratorial, material de manutenção elétrica, hidráulica e refrigeração, mobiliário etc) conforme ANEXO 02, exceto quando se tratar de serviço de manutenção de equipamento e material permanente com reposição de peças. 3 - A especificação completa do material ou serviço com o padrão de desempenho é fundamental para que você receba exatamente o que necessita, jamais esqueça que pensar é diferente de escrever e de que você receberá o que escreveu e não o que imaginou; 4 - Casos especiais devem ser esclarecidos junto à DECOM / Direção Administrativa e Financeira; 5 - Assuntos relacionados a recursos orçamentários deverão ser dirimidos com a DPO/Pguá. POR ONDE ANDA O PROCESSO DE COMPRAS? TRÂMITE PROCESSUAL DE COMPRA POR DISPENSA DE LICITAÇÃO Dispensa de Licitação: até R$ 8.000,00 Passo Setor Ação 1. Interessado Pedido 2. Almoxarifado Confere ausência do material pedido no estoque 3. Diretor Geral Autoriza 4. DCF Informa saldo orçamentário 5. DECOM do campus Instrui processo / Abre processo 6. Ordenador da despesa Autoriza 7. Coordenação de Compras Procedimentos de compra direta: cotação de preço de, no mínimo, três empresas e indicação daquela que ofertou o bem ou serviço de menor preço. 8. Direção Geral Homologa resultado da cotação ao fornecedor que ofertar o bem ou serviço com menor preço. 9. DPO do campus Determina emissão de nota de empenho 10. DCF Emite nota de empenho 11. Diretor Geral, Responsável Financeiro Assina Nota de empenho 12. DECOM Entrega Nota de Empenho ao fornecedor 13. Almoxarifado Confere material com Nota de Empenho e recebem formalmente do fornecedor o material e nota fiscal. 14. DCF Realiza pagamento do fornecedor, emitindo uma Ordem Bancária, no valor da Nota Fiscal. 15. Ordenador de despesa Autoriza pagamento da OB.

5 TRÂMITE PROCESSUAL DE COMPRA POR LICITÇÃO (PREGÃO Eletrônico) De R$ 0,01 a não tem valor Passo Setor Ação 1. Interessado Pedido 2. Diretor Geral Autoriza 3. DPO Informa saldo orçamentário 4. Almoxarifado Confere o estoque do pedido. 5. DECOM do campus Instrui processo,abre processo 6. Ordenador de despesa Autoriza execução da despesa 7. Comissão de Licitação Elabora Edital de licitação de acordo com termo de referência elaborado pelo interessado (anexo 3) 8. Procuradoria Jurídica Analisa e emite parecer acerca do edital, sugerindo, eventualmente, modificações a fim de adequá-lo à legislação. 9. Setor de Licitação Realiza procedimentos licitatórios: publicação do Edital e do Aviso de Licitação, realização do certame em sessão pública presencial ou virtual, indicação (adjudicação) da empresa que atendeu às condições previstas no Edital e ofereceu o menor preço. 10. Diretor Confirma (homologa) resultado do certame ao fornecedor indicado vencedor na licitação. 11. DPO do campus Determina emissão de nota de empenho 12. DCF Emite nota de empenho 13. Diretor Geral, Responsável Financeiro Assina Nota de empenho 14. DECOM do campus Entrega Nota de Empenho ao fornecedor 15. Almoxarifado Confere material com Nota de Empenho e recebe do fornecedor o material e nota fiscal. 16. DCF Realiza pagamento do fornecedor, emitindo uma Ordem Bancária. 17. Ordenador de despesa Autoriza pagamento pelo banco. Licitações As modalidades de licitação que se referem as letras A, B e C são determinadas em função dos limites de valor estimado para a contratação (Lei 8.666/93). A modalidade de pregão F é determinada pela Lei n /02, independentemente do valor do objeto a ser adquirido, restringindo-se a utilização desta modalidade para compras e serviços de menor complexidade. Obras, por hora, ainda não possuem autorização legal para seguirem as regras do pregão. Os casos de dispensa e inexigibilidade (G e H) ( Lei 8666/96 em seus artigos 24 e 25).

6 Então, vejamos: - Obras e Serviços de Engenharia: Modalidade de Licitação Valor Prazo Formalização da Aquisição Concorrência a partir de ,01 90 dias Contrato Tomada de de ,01 até 60 dias Contrato Preço ,00 Convite até ,00 30 dias úteis Contrato Pregão não se admite - - Dispensa até ,00 - Contrato - Compras e demais Serviços: Modalidade de Licitação Valor Prazo Formalização da Aquisição Concorrência a partir de ,01 45 dias Contrato Tomada de de ,01 até ,00 30 dias Contrato Preço Convite até ,00 30 dias úteis OS ou Contrato Pregão qualquer valor 30 dias úteis OS ou Contrato Dispensa até 8.000,00 - OS ou Contrato As modalidades de licitação que se referem as letras D e E são disciplinadas pelo artigo 22, 4 e 5 da Lei 8.666/93. RECEBIMENTO DE MATERIAL & ATESTADO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Todo material adquirido será entregue no Almoxarifado, onde permanecerá à disposição do interessado. No ato do recebimento será observado se o material confere com as especificações juntadas ao processo de compras, momento em que será atestado o recebimento e, no caso de se tratar de equipamento ou material permanente, o tombamento do mesmo junto à Coordenação de Patrimônio. Quando se tratar de equipamento que depende de instalação por parte do fornecedor, a entrega será diretamente ao Interessado, na presença do coordenador do Almoxarifado, servidor vinculado a essa coordenação, ou outro servidor designado pela Administração. Depois de instalado e em perfeito funcionamento, o interessado atesta a Nota Fiscal e a encaminha imediatamente ao Almoxarifado, a fim de que seja processada a entrada do material, a respectiva incorporação do bem ao acervo patrimonial e o pronto pagamento ao fornecedor. Quando se tratar de serviço, a entrega será diretamente ao Interessado, que, após a prestação do mesmo nos padrões de qualidade e desempenho circunstanciados no memorando de solicitação, atesta a Nota Fiscal de Serviço e a encaminha imediatamente ao Departamento de Planejamento, a fim de que seja procedido o pagamento ao fornecedor.

7 IMPORTANTE Nenhum material pode ser recebido pelo interessado, sem que antes tenha sido entregue no Almoxarifado, de acordo com o Decreto Lei nº 200/64, Lei nº 4320/64, e normas complementares em vigor. O descumprimento deste procedimento implica em responsabilidades por parte de quem recebeu o material, pelo seu ressarcimento, caso o mesmo não seja localizado para tombamento. LEGISLAÇÃO As aquisições realizadas pela Administração Pública, Direta, Indireta, Autárquica e Fundacional são normatizadas pelos documentos: Lei nº 8.666, de 21 de junho de Estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços (inclusive de publicidade), compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; CONTATOS Quem é quem SETOR DENOMINAÇÃO RESPONSÁVEL DIREM Direção Geral Marco Aurélio Visintin DAF DECOM DPO DCF APA Direção Administrativa e Financeira Depto de Compras e Licitação Depto de Planejamento e Orçamento Depto Contábil e Financeiro Apoio Pedagógico e Almoxarifado Andre Santos Cancella Leandro José Kowalski Jean Borges do Amaral Ricardo Suzuki Osnimar Marcos Osvaldo Silva

8 ANEXO 01 MODELO MEMORANDO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS OU SERVIÇO Mem. XX/2010 SETOR / EIXO Em 08 de dezembro de A Direção do Campus Paranaguá Senhor (a). xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Assunto: Aquisição de material para divulgação. O Departamento Administrativo e Financeiro DAF do Instituto Federal Campus Paranaguá solicita autorização para instaurar processo para aquisição de 300 agendas personalizadas para os servidores e discentes deste Campus para o ano de 2010 com formato: largura entre 14,0 e 16,0 cm; altura entre 20 e 22 cm; nº de páginas 390 a 410; cor a definir; com gravação do ano e da logomarca da instituição. Valor estimado da compra: R$ 5.000,00 (cinco mil reais) Agradecemos à atenção e reiteramos os protestos de estima e consideração. Atenciosamente, Carimbo e Assinatura

9 ANEXO 02 Solicitação de Materiais Eixo / Coordenação Solicitante: Destino (setor a ser beneficiado): GRUPO SERVIÇOS DE TERCEIROS 01 Locação de ônibus, com 42 lugares, trecho Teresina - Picos -Teresina, pavimentação asfáltica, percurso 660 km. Ônibus 03 R$ 2.000,00 R$ 6.000,00 VALOR TOTAL DA SOLICITAÇÂO R$ 6.000,00 (Seis Mil reais) OBSERVAÇÃO: ***Se houver a necessidade de entrega em local diferente do campus Paranaguá, favor fazer a observação neste campo. SOLICITANTE ORDENADOR DE DESPESA Autorizo a despesa relacionada: Carimbo e Assinatura Carimbo e Assinatura DATA: / /. DATA: / /.

10 PROCESSO Nº DECOM ANEXO 03 MODELO DE TERMO DE REFERÊNCIA DATA: / /. SETOR/UNIDADE REQUISITANTE: DAF Depto Administrativo Financeiro / Campus Paranaguá 1. Da justificativa da aquisição Esta contribui para a não degradação do material contido nas salas, e para o bem estar dos servidores, e comunidade em geral. 2. Da especificação Instalação de Aparelhos de Ar condicionado estes com de a btus. 3. Dos prazos A Empresa compromete-se a entregar em até 60 dias a contar da data do empenho. 4. Documentos a serem apresentados juntamente com a proposta de preços Nenhum 5. Deveres do contratado Realizar o serviço corretamente. 6. Procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato Leandro José Kowalski MAT Siape Critérios de aceitação do objeto Nenhum 8. Orçamento estimado Empresa Qtde Valor unitário estimado (R$) Custo total estimado (R$) Instalação de Ar condicionado Emprecon Inst 1 R$ 7.408,00 R$ 7.408,00 Instalação de Ar condicionado Litoral Clima 1 R$ ,00 R$ ,00 Instalação de Ar condicionado M.M prestadora 1 R$ ,00 R$ ,00 Média de valor R$ 9.443,33 9. Valor global estimado da compra R$ 7.408,00 (Sete mil e quatrocentos e oito reais) Solicitante Assinatura e carimbo Direção Geral Campus Assinatura e Carimbo

11 Lembre-se: É muito importante programar as compras, pois como visto acima é necessário um tempo até que a solicitação seja efetivada. IMPORTANTE: Todos os processos de solicitação de compra só serão aceitos se estiverem corretamente preenchidos conforme as determinações trazidas pelo presente manual. Alertamos para os casos em que o pedido é muito aquém do necessário e há, ainda, aqueles materiais que nem serão utilizados. Tal atitude compromete o orçamento, retarda o desenvolvimento de vários procedimentos, toma um tempo desnecessário, custa dinheiro, frustra a expectativa dos fornecedores que na sua maioria vêm de longe e gastam para participar do certame e, o mais grave, denuncia a ingerência administrativa e a negligência com a coisa pública. Deste modo, é PRIMORDIAL que antes de iniciarmos uma solicitação reflitamos sobre as seguintes perguntas: a) O que estou pedindo não tem no estoque do almoxarifado?; b) O que estou pedindo é realmente necessário para a execução da minha função, com eficiência, economicidade, prudência, legalidade e moralidade, tudo com o objetivo único de atender o verdadeiro interesse público? c) A quantidade do que estou pedindo está correta, sem estar além ou aquém do que necessito? d) Estou tendo um verdadeiro cuidado com a coisa pública? Caso a resposta para todas as perguntas seja positiva, fica demonstrado que o pedido atende a todos os princípios básicos da Administração Pública. Atenciosamente André Santos Cancella Diretor Adm. e Financeiro Campus Paranaguá Marco Aurélio Visintin Diretor Geral Campus Paranaguá Leandro José Kowalski DECOM Campus Paranaguá

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