Manual do Examinador Sênior Material de uso restrito dos Examinadores Seniores para o Processo de Avaliação do Prêmio Nacional da Qualidade

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1 Manual do Examinador Sênior Material de uso restrito dos Examinadores Seniores para o Processo de Avaliação do Prêmio Nacional da Qualidade PNQ - Ciclo 2013 Gustavo Alberto Utescher Gestor Prêmio Nacional da Qualidade Direitos Reservados - Não está previamente autorizada a reprodução, cópia ou transcrição, total ou parcial, em qualquer meio, sem a autorização por escrito da Fundação Nacional da Qualidade FNQ.

2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO O EXAMINADOR SÊNIOR ORIENTAÇÕES GERAIS CÓDIGO DE ÉTICA PROCESSO DE INTERATIVIDADE COM A EQUIPE... 8

3 1 INTRODUÇÃO O Prêmio Nacional da Qualidade - PNQ - é um prêmio anual em reconhecimento às organizações sediadas no Brasil, que se destacam em relação à gestão para a excelência do desempenho. O Prêmio busca promover: o amplo entendimento dos requisitos para se alcançar a excelência do desempenho e, portanto, a melhoria da competitividade; e a ampla troca de informações sobre métodos e sistemas de gestão que alcançaram sucesso e sobre os benefícios decorrentes da utilização dessas estratégias. O Processo de Avaliação do PNQ é baseado em Critérios de Excelência de desempenho adotados mundialmente, aos quais foram acrescidos, de forma limitada, tópicos especificamente brasileiros. As candidatas devem fornecer informações sobre a melhoria obtida em seus processos, isto é, suas práticas de gestão e os resultados da aplicação dessas práticas. As informações apresentadas devem demonstrar que essas práticas podem ser reproduzidas ou adaptadas por outras organizações. O Processo de Avaliação serve não somente como uma base confiável para efetuar a premiação, mas também para permitir um diagnóstico do sistema de gestão de qualquer organização. Os Relatórios da Gestão das candidatas são analisados criticamente por Examinadores treinados anualmente pela FNQ. A pontuação na Etapa I, e as conclusões e recomendações dos Examinadores, Examinadores Relatores e Examinadores Seniores, nas Etapas II Pré-Visita e III - Visita, são submetidas aos Juízes.

4 2 O EXAMINADOR SÊNIOR 2.1 O PAPEL DO EXSR Capaz de manter uma visão de generalista durante a avaliação para ver se há lógica no sistema da gestão implementado e se este está produzindo resultados para as partes interessadas compatíveis com a empresa classe mundial. Capaz de usar sua liderança e maior experiência para manter um clima propenso à colaboração na equipe, estimulando a participação de todos. Comprometido com os padrões de trabalho de uma avaliação PNQ. Com habilidade de se relacionar com os mais variados níveis de profissionais e lideranças de uma organização, com desenvoltura e humildade. Capaz de sintetizar conceitos de maneira objetiva, na forma de comentários e conclusões objetivas e claras. Com empatia para se colocar no lugar dos relatores do RG e com isso valorizar cada parágrafo de informação. 2.2 REQUISITOS PARA UM EXSR Entender e aderir ao código de ética adotado pela Fundação. Entender os Critérios de Excelência e o Processo de Avaliação, consoante às diretrizes descritas nos diversos documentos da Fundação e nas palestras de atualização dos cursos de EXSR. Estar pronto e apto para aplicar essas diretrizes no processo de avaliação. Estar disponível em todas as datas programadas para o processo de avaliação, concordando em comparecer no horário ou, em caso negativo, notificar previamente à FNQ. Participar anualmente de curso de Preparação de Seniores. Concordar com a política de confidencialidade, não divulgando ou comentando sobre as candidatas e sobre os detalhes dos Relatórios da Gestão fora das discussões necessárias ao Processo de Julgamento. Além dos pontos descritos acima, é imprescindível que o EXSR tenha as seguintes qualificações: Capacidade de análise Respeito aos procedimentos Organização Facilidade de comunicação Trabalho em equipe Discrição Empatia Foco na tarefa Disciplina Visão sistêmica Negociador Diplomático Liderança de pessoas Persuasivo Profundo conhecedor do MEG

5 3 ORIENTAÇÕES GERAIS Todos os arquivos e material necessários para a avaliação estão disponíveis no site Antes de iniciar a avaliação da Candidata, reler o Manual da Banca Examinadora 2013 para recordar e reforçar as premissas para a avaliação e as diretrizes para a produção de comentários. Considerar como verdadeiro todo o conteúdo do Relatório da Gestão, pois haverá possibilidade de verificar evidências por ocasião da Visita às instalações, se a Candidata chegar às Etapas II Pré-Visita e III - Visita. Não considerar qualquer conhecimento prévio sobre a Candidata, seja como usuário de seus produtos, seja comercial ou qualquer outro. Caso essa isenção não seja possível, não abrir o envelope com o Relatório de Gestão e declarar conflito de interesse. Ler integralmente o Relatório da Gestão antes de iniciar o processo de avaliação. Dar atenção especial ao Perfil da Organização, para conhecer bem a Candidata, seu porte, ramo de atuação, produtos, mercados e aspectos relevantes. Ter em mente sempre as particularidades da Candidata para estabelecer corretamente a relevância das práticas analisadas, bem como das comparações e lacunas. Caso a Candidata tenha como perfil distribuição de energia elétrica, é imprescindível a leitura do Adendo Interpretativo, disponível no site Ficar atento às frases vazias, como por exemplo, declarações repetindo o texto dos requisitos dos Itens, sem detalhes explicando como é feito. Cuidado, no entanto, com a exigência da descrição do como, pois a limitação do número de páginas não possibilita explicações muito detalhadas, que poderão ser obtidas por ocasião da Visita. Não permitir que suas preferências, experiências ou informações pessoais induzam-no a um possível viés na avaliação, lembrando que os Critérios não são prescritivos quanto às práticas. Antes de atribuir a pontuação de cada Item, consultar o sistema de pontuação, assinalando o valor conforme as diretrizes para pontuação e respectivas tabelas dos Critérios de Excelência 2013, conferindo sempre a existência de coerência entre os comentários e a pontuação atribuída. Esse procedimento deverá ser seguido para todos os 23 Itens. As conclusões a seguir são orientações que devem ser seguidas no processo de avaliação das candidatas ao PNQ 2013, como forma de buscar a homogeneização dos conceitos e práticas referentes à avaliação. Caso a candidata avaliada passar da Etapa I para a Etapa II Pré-Visita e III Visita às Instalações, o Examinador Sênior deve: Realizar as atividades de desdobramento dos V Vs em PVs com sua equipe; Repassar as orientações relativas à visita, como por exemplo: forma de abordagem, planejamento, cumprimento dos horários, etc.; Considerar como vetada a retirada de documentos da Candidata para análise no hotel ou em outro local que não sejam as dependências da própria Candidata, sendo que qualquer documento deve ser identificado com post it para facilitar sua devolução aos respectivos responsáveis.

6 4 CÓDIGO DE ÉTICA Código de Ética da Fundação Nacional da Qualidade Declaração de Princípios As pessoas que integram o quadro de colaboradores da FNQ, como funcionários ou voluntários, permanentes ou temporários, com qualquer tipo de vínculo, em qualquer nível da organização, se comprometem a conduzir suas atribuições e responsabilidades com elevados padrões profissionais, considerando ética, honestidade, dignidade, veracidade, exatidão, imparcialidade, disciplina e sigilo, contribuindo para o aumento do prestígio e da credibilidade do Prêmio Nacional da Qualidade perante todas as partes interessadas. Para o alcance desses padrões, incluem-se as regras abaixo discriminadas: Regras de Conduta É rigorosamente vedado a todos os colaboradores, no exercício de suas atividades na FNQ: aceitar ou receber, direta ou indiretamente, gratuidades ou vantagens pessoais de qualquer natureza que representem valor, provenientes de pessoas físicas ou jurídicas que se relacionam com a FNQ; comunicar-se, apresentar-se ou executar qualquer atividade em nome da FNQ, ou passando a impressão de estar agindo dessa forma, sem estar devidamente autorizado para tal, e quando autorizado, apresentarse apenas na função específica para a qual tenha sido designado; agir de forma indigna, indecorosa, antiprofissional e sem zelo, junto ao público e interlocutores que possam, de alguma forma, associar sua imagem à da FNQ; deixar de zelar pela correta aplicação desse Código e omitir-se em consultar ou informar a Comissão de Supervisão da FNQ sobre possíveis ocorrências de violação. É rigorosamente vedado aos membros da Banca Examinadora: aceitar honorários, comissão ou atenções pessoais que representem valor, de Candidatas atuais ou de anos anteriores, que possam, de alguma maneira, gerar suspeitas quanto à integridade do processo de premiação; oferecer serviços de consultoria ou qualquer tipo de assessoramento para organizações que tenha avaliado, por pelo menos dois anos após o ciclo de premiação; usar informações privilegiadas decorrentes do processo de avaliação ou de julgamento, como forma de obter vantagens pessoais ou de oferecer serviços profissionais; utilizar ou reproduzir, em benefício próprio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas, sem prévia autorização, quaisquer materiais ou publicações, total ou parcialmente, de propriedade da FNQ; comunicar-se com as Candidatas solicitando documentação, informações ou esclarecimentos sobre o Relatório da Gestão, o planejamento da visita ou quaisquer outros assuntos relativos ao processo de premiação, sem autorização prévia da FNQ; usar a logomarca do Prêmio Nacional da Qualidade ou da FNQ como identificação de sua condição de examinador ou juiz; e informar ou mencionar, para qualquer finalidade, a titulação de funções exercidas ou em exercício na Banca Examinadora, sem ter participado efetivamente da avaliação das Candidatas, sem citar os respectivos anos de designação e, no caso de ciclos anteriores, sem ter recebido o certificado de participação. A condição de membro da Banca Examinadora deve ser informada como "Examinador <ano>", "Examinador Relator <ano>", "Examinador Sênior <ano>", "Juiz <ano>". Regras de Confidencialidade É rigorosamente vedado a todos os colaboradores, no exercício de suas atividades na FNQ: divulgar, discutir ou utilizar, para qualquer finalidade não autorizada, qualquer informação obtida no âmbito na FNQ; revelar, para pessoas não indicadas pela FNQ, informações que tenha conhecimento, que possam identificar organizações candidatas de ciclos anteriores, atuais e futuros, cuja candidatura não tenha se tornado pública oficialmente; Os membros da Banca Examinadora se obrigam a tomar as seguintes precauções, com o objetivo de manter a confidencialidade de todas as informações obtidas durante o processo de avaliação: salvaguardar as informações recebidas durante o processo de avaliação e julgamento, relativas às Candidatas atuais ou de ciclos anteriores, evitando discuti-las até mesmo com familiares, pessoas de seu

7 relacionamento, outros examinadores e colegas de profissão, exceto quando esta troca de informações fizer parte do processo de avaliação ou julgamento; não reproduzir ou divulgar as informações do Relatório da Gestão ou de qualquer outro documento utilizado no processo de avaliação ou de julgamento das Candidatas; e não revelar a outros membros da Banca Examinadora ou às Candidatas, seja durante as atividades de treinamento, de avaliação ou de julgamento, sua condição de consultor ou sua participação na preparação de uma Candidata ao Prêmio Nacional da Qualidade. Regras sobre Conflito de Interesses É rigorosamente vedado aos membros da Banca Examinadora: aceitar a designação para participar da avaliação de uma organização candidata, no processo do PNQ, se houver ou puder parecer haver, qualquer situação de conflito de interesses, em vista de fatores objetivos e subjetivos que possam ser ou parecer ser impeditivos de uma avaliação independente e imparcial. Os fatores objetivos previstos são: 1) manter ou ter tido, com a organização ou pessoas da organização, de outras partes nela interessadas e de organizações concorrentes, relacionamento relevante direto, por razões pessoais ou profissionais, ou indireto quando isso ocorrer, via parentes de primeiro grau ou pessoas próximas; e 2) possuir propriedade significativa, ativos e bens cujo valor possa ser influenciado de qualquer forma pelo desempenho da organização. Os fatores subjetivos previstos são 1) ter experiências anteriores importantes relacionando-se com a organização por qualquer razão; e 2) possuir opinião formada pela mídia, por terceiros ou qualquer outra fonte de informação, ou preconceitos em relação à organização; e estabelecer ou influenciar o estabelecimento, direta ou indiretamente, de relações comerciais, com organizações candidatas do ciclo atual e de dois ciclos anteriores de premiação, ou mesmo suas controladoras ou coligadas, em cujo processo de avaliação para o PNQ tenha tido qualquer tipo atuação. Os casos omissos e de inobservância às regras e princípios aqui estabelecidos serão avaliados pela Comissão de Supervisão da FNQ, que deliberará sobre ações ou sanções cabíveis, sendo que, até a deliberação da Comissão, a pessoa permanecerá afastada de suas atribuições e/ou atividades.

8 5 PROCESSO DE INTERATIVIDADE COM A EQUIPE O modelo abaixo descrito tem por objetivo facilitar a realização das rotinas exigidas para o EXSR. Os padrões de comunicação das etapas deverão ser rigorosamente cumpridos, com o objetivo de que o processo possa fluir da melhor forma possível. Segue abaixo o arquétipo de planejamento de ações do EXSR A seguir, estão descritas as comunicações a serem realizadas nas datas estipuladas. Vale ressaltar que essas comunicações visam melhorar a condução do processo de avaliação das candidatas. As comunicações deverão ser realizadas de forma sistemática, com cópia oculta para cada examinador, e todos os s deverão ser copiados para

9 1 Prezado Colega de Banca Examinadora, Gostaria de desejar a você, em nome da FNQ, BOAS VINDAS ao ciclo PNQ 2013!!! Fui designado como EXSR para a avaliação da candidata xxxx e apresento a você, membro da equipe, meus cumprimentos pela sua designação. Conto com seu comprometimento no processo. O Relatório da Gestão da sua Candidata foi enviado para o seu endereço registrado no Cadastro de Examinadores da FNQ. Por favor, confirme os seus telefones de contato, se possível, o celular e o fixo. Caso queira receber as mensagens referentes ao ciclo de avaliação PNQ 2013 em outro , por favor, indique o novo . Se preferir, podemos nos comunicar por meio da ferramenta SKYPE. O meu SKYPE é xxxxxxxxx, por favor, me adicione! Meus telefones de contato são: xxxxxxx (residência) - xxxxxxxxxxx (celulares), xxxxxxxxxxx (comercial), para o esclarecimento de dúvidas eventuais no processo de avaliação. Um excelente trabalho a todos nós e que tenhamos êxito na empreitada que ora iniciamos. Abraços, XXXXXX.

10 de Verificação (2 partes) Data da comunicação: 02/07 (PARTE 1) (EXSR para EX) Objetivo: Verificar se todos os examinadores receberam o material e validar se todos estão participando do processo de avaliação. Modelo: Verificação 1 Data da comunicação: 05/07 (PARTE 2) (EXSR para FNQ) Objetivo: Informar à FNQ a confirmação da participação dos examinadores da equipe Modelo: Verificação 2 2 VERIFICAÇÃO 1 - (PARTE 1) - (EXSR para EX) - 02/07 Prezado Colega da Banca Examinadora, Solicito que confirme: O recebimento do Relatório da Gestão, enviado pela FNQ, acompanhado dos seguintes materiais: Disco de instalação do software E-meg (com demais documentos de apoio) Carta de designação Envelope do Sedex para futura devolução do RG Cronograma do Ciclo Solicito também que anote no verso da capa do RG o seu nome completo, para monitorar a devolução desse material no término do Ciclo. Aguardo o retorno de todos para iniciarmos a próxima etapa das nossas avaliações. Abraços. Xxxxxxxx VERIFICAÇÃO 2 - (PARTE 2) - (EXSR para FNQ) 05/07 Informar à FNQ a confirmação da participação dos examinadores da equipe.

11 de Follow Up / Controle Data da comunicação: 12/07 Objetivo: Verificar se as atividades de análise do RG estão sendo realizadas e sanar as principais dúvidas Modelo: Controle 3 Prezado Colega da Banca Examinadora, Durante a análise individual, reforço que é importante ler com cuidado e seguir as recomendações da Nota Técnica (em especial: seguir o que rege o Manual da Banca Examinadora), fazer uma breve leitura do RG e elaborar o Mapeamento do perfil. Ressalto a importância do exercício de elaboração do Mapeamento do Perfil, como forma de aprendizado, e também para compreender melhor o perfil da candidata. Deverão ser seguidas as orientações abaixo para pontuação e redação dos comentários: Pontos Fortes: não é necessário descrever em detalhe a prática de gestão, porém, quando for o caso, deve ser apontado o aspecto que foi objeto de destaque, pois os fatores que permitiram à prática ser um ponto forte estarão automaticamente no Relatório de Avaliação da candidata (RA). Oportunidades para Melhoria: É importante indicar claramente qual a lacuna ou requisito não atendido que justifica a OM. Resultados: sempre que possível, tentar redigir comentários agrupados, mais abrangentes, que não se limitem a meras constatações e que permitam uma conclusão sobre o desempenho da candidata em cada item. Pontuação: Rever sempre ao final de cada item se a pontuação dada está sustentada na tabela de pontuação pelos seus comentários, tanto nos itens de práticas de gestão, como de resultados. Lembro que a etapa de análise individual e produção de comentários terminam no dia 29/07. Portanto, não subestimem o tempo para a produção dos comentários e não deixem para a última semana. Obrigado, XXXX

12 de compartilhamento de Aspectos Relevantes e Mapeamento do Perfil Data da comunicação: 15/07 Objetivo: Alinhar a interpretação adequada do modelo de negócio da organização avaliada Modelo: Compartilhamento Prezado Colega da Banca Examinadora, Estou enviando dois arquivos que têm por objetivo ajudá-lo na correta interpretação dos aspectos mais relevantes da nossa candidata. Mapeamento do Perfil Relatório de aspectos relevantes Solicito atenção especial na leitura desses arquivos para alinhamento conceitual do perfil da candidata. Essas informações deverão ser consideradas com o objetivo de enriquecer a avaliação durante a fase de revisão individual da pontuação. Essa medida ajudará a minimizar os desvios para o nosso alinhamento das notas por e, se necessário, para a nossa reunião de consenso virtual. Obrigado e boa avaliação a todos! XXXX

13 Ajustes da pontuação Data da comunicação: 30/07 Objetivo: Instruir os examinadores sobre a maneira mais adequada de ajustar as pontuações Modelo: Pontuação 4 Prezado Examinador, Conforme preconizado no Manual da Banca Examinadora, seguem anexos os dados agregados, relativos às avaliações de toda a nossa equipe, para que você possa fazer comparações e ajustes na sua própria avaliação. Lembro que, neste momento, a ênfase do trabalho deve ser a revisão da pontuação. Caso julgue necessário, esteja à vontade para revisar os comentários também. Ressalto a importância dessa etapa do processo e que, para sua efetividade, faz-se necessário que nos desprendamos de nossas premissas por alguns momentos, buscando observar os comentários de outros examinadores com lentes diferentes das que normalmente utilizamos, bem como analisarmos atentamente o mapeamento do perfil e o relatório de aspectos relevantes. Com base na análise das avaliações e no intuito de auxiliar esta e as demais etapas do processo, estou enviando um conjunto de lembretes e orientações: 1 Avaliação dos itens de práticas de gestão Práticas isoladas ao serem sistematizadas não caracterizam a condição de refinamento e sim início de sistematização. Práticas ainda não validadas não podem ser consideradas adequadas. Atentar para práticas recentemente implantadas em que não se pode julgar ainda a adequação. Atentar também para o significado de disseminação de uma prática (ex.: práticas de divulgação de informações - devem cobrir, desde que pertinentes, todas as informações, todos os processos, todas as partes interessadas, todos os colaboradores, todas as Unidades, etc.) Para verificação da continuidade de uma prática, são importantes referenciais os exemplos de melhoria específicos da prática e principalmente os resultados encontrados em todo o RG. 2 Avaliação dos itens de resultados Deve-se procurar comentar os resultados em blocos ou conjuntos de indicadores. A menção de indicadores isoladamente deve ser evitada, sempre que possível. Premiações podem ser relatadas, mas não devem ser consideradas na pontuação, salvo se forem mencionadas nas estratégias. Observar se os indicadores/resultados apresentados avaliam de fato o desempenho e a evolução das práticas, verificando a correlação com os requisitos dos clientes, dos fornecedores, da sociedade, da organização, etc. Verificar também se os referenciais comparativos apresentados são pertinentes. Obrigado, XXXXXX

14 Instrução de depuração Data da comunicação: 08/08 Objetivo: Auxiliar e delegar as responsabilidades de depuração de comentários aos examinadores Modelo: Depuração 6 Prezado Colega, Inicialmente, apresento-lhe meus parabéns por ter completado mais esta fase conforme cronograma estabelecido. Dando continuidade ao processo de avaliação da nossa candidata, estou enviando o arquivo de avaliação contendo todos os comentários ajustados para a fase de depuração. O objetivo dessa atividade é eliminar as redundâncias que existem no conjunto de todos os comentários ajustados da equipe. Vale ressaltar que comentários conflitantes não devem ser depurados. Prezados examinadores, utilizem como apoio e referência as instruções do Manual da Banca Examinadora. Para que todos nós tenhamos a oportunidade de exercitar a depuração, estou distribuindo as depurações, conforme segue: Examinador Exemplo1-7.3/8.1/8.4; Examinador Exemplo2-5.1/5.2/; Examinador Exemplo3-6.1/6.2/6.3; Examinador Exemplo4-2.1/2.2; Examinador Exemplo5-7.3/8.2/8.3; Examinador Exemplo6-7.1/8.5 Examinador Exemplo7-4.1/4.2; Examinador Exemplo8-1.1/1.2/1.3 Examinador Exemplo9-3.1/3.2; Examinador Exemplo10-7.2/8.6. Exemplo Ilustrativo Por favor, retornem as suas depurações até xx/xx/xxxx com a devida correção ortográfica e gramatical. Um abraço, xxxxxxxxxxxx

15 INÍCIO DAS FASES DE ALINHAMENTO E CONSENSO DA NOTA DA ETAPA I Passo 1 - A etapa a ser realizada é a impressão do relatório de avaliação depurado que deverá servir de referência para os examinadores revisarem a sua pontuação. Para gerá-lo, basta realizar a etapa 11 do menu do software. É importante selecionar os filtros adequados para geração do relatório. Após gerar o arquivo, este deve ser exportado para PDF conforme figura acima, para ser enviado aos examinadores.

16 Passo 2 Também deverá ser gerado o arquivo que será circulado para os examinadores com o objetivo de minimizar ao máximo a dispersão de pontuação na equipe. Abaixo, estão descritas as etapas: Selecionar o item 12 do menu... Selecionar o filtro para apresentar os fatores... Exportar para o EXCEL...

17 Este é o arquivo que será gerado em EXCEL. Os examinadores deverão revisar sua pontuação nos campos indicados em amarelo. A cada rodada, o EXSR deverá alimentar a pontuação de todos em uma única planilha que deverá circular novamente para todos os examinadores. Esse ciclo deverá ocorrer por até 3 vezes, caso ainda existam pontuações divergentes. O EXSR deverá justificar sua nota ao lado de cada subfator que alterar, para servir como referência para os demais examinadores. As demais divergências que não forem solucionadas nessa etapa do processo serão discutidas durante a reunião de consenso virtual.

18 Ciclo de alinhamento das notas por Data da comunicação: 14/08 Objetivo: Minimizar ou zerar as dispersões de pontuação da equipe Modelo: Alinhamento das notas por 7 IMPORTANTE: Neste comunicado, deverão ser anexados 2 arquivos: 1 - O RA depurado 2 - O Excel para revisão da nota, gerado na etapa anterior Prezados Examinadores, Chegamos à etapa do processo preparatória para nossa reunião de consenso virtual, que, caso seja necessária, ocorrerá entre os dias 27/08 e 29/08. Encontram-se anexos 2 arquivos: - O arquivo com o relatório de avaliação da candidata depurado - Um arquivo em Excel no qual vocês deverão rever suas pontuações Nesse arquivo em Excel, encontram-se as notas dadas por todos examinadores até esta etapa, incluindo a nota do EXSR com algumas considerações. Peço, por gentileza, que vocês realizem essa primeira revisão até o dia 17/08; a segunda rodada ocorrerá de 18/08 a 20/08 e, se for necessário, haverá uma terceira rodada até 23/08. Esclareço que, no caso de pequenas dispersões (até 20%), haverá o arredondamento da pontuação pela maioria, enquanto que, em caso de empate, decidirei pela nota alinhada. Também oriento que o alinhamento deverá ser realizado por subfator. Lembro que, caso haja fatores que não forem consenso entre a equipe que fará parte de uma eventual visita, teremos a oportunidade de discuti-los no consenso virtual. Boa sorte. Atenciosamente, XXXXXXXXx

19 do Consenso virtual Data da comunicação: a partir de 23/08 Objetivo: Instruir os examinadores sobre a metodologia do consenso virtual, possível visita, material necessário, relatórios, etc. Modelo: Consenso/Visita 8 Prezado colega, Iniciaremos, no próximo dia xx/xx, a etapa de consenso virtual da nossa candidata. Essa etapa tem por objetivo alinhar os principais desvios de pontuação da nossa candidata entre as pessoas que farão parte de uma provável visita. Caso a etapa de visita ocorra, nossa equipe será composta pelos seguintes Examinadores: XXXXXX (Examinador Sênior) XXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX Durante o dia 26/08, É IMPRESCINDÍVEL que os examinadores mencionados acima acessem o link: (será enviado pela FNQ para o EXSR), clicando na opção Entrar como convidado, inserindo nome de acesso e dando ok para realizar o teste de conexão onde realizaremos a reunião de consenso virtual. Esse teste deverá ser realizado na máquina que será utilizada para a reunião. A reunião será realizada no seguinte link: (será enviado pela FNQ para o EXSR) Itens necessários para participação em reuniões nesse ambiente: - CONEXÃO INTERNET BANDA LARGA (superior a 250 Kbps). - ÁUDIO: computador com MICROFONE e CAIXAS DE SOM - de preferência, com um headphone funcionando corretamente para se comunicar através do sistema. Conforme os procedimentos do Processo de Avaliação do PNQ, nessa etapa, nossa equipe será composta pelo Examinador Sênior, pelo Examinador Relator e por mais quatro Examinadores selecionados entre os que atuaram na Etapa I. De minha parte, essa seleção foi extremamente difícil, já que os trabalhos que recebi apresentaram um alto nível de qualidade. Mesmo reconhecendo o valor de seu trabalho, tive que optar por compor a equipe com outros 4 Examinadores que também apresentaram ótimas avaliações. Também seguindo as recomendações do Manual da Banca, solicito que você mantenha todo o material (RG, arquivo de avaliação, Manual da Banca, Critérios de Excelência, etc.), já que eventuais alterações na equipe entre as Etapas II Pré Visita e III - Visita podem fazer com que o Examinador que não tenha participado da Etapa II Pré Visita seja reconvocado.

20 Por fim, em meu nome e em nome da FNQ, agradeço seu empenho e sua valiosa contribuição voluntária para o Prêmio Nacional da Qualidade. Continuo à disposição para qualquer esclarecimento que se faça necessário. Caso ocorra a visita, nossa visita está planejada para a semana de xxxxx, com chegada desejada em xxlocalxxxx para o dia XX/XX. Os detalhes finais sobre a logística e a confirmação exata das datas ocorrerão no dia xx/xx, quando me reunirei com um representante da candidata na sede da FNQ, em São Paulo. Após a reunião, enviarei a todos por os detalhes acertados. Como é do conhecimento de todos, o trabalho do Examinador nesse período que precede a visita está detalhado no Manual da Banca Examinadora. A principal atividade, portanto, é a Produção dos PVs, que contará com a participação de todos os examinadores. Espero que essas explicações ajudem na condução do trabalho. Além delas, me coloco totalmente à disposição para ajudá-los no que for necessário. Um abraço, xxxxxxxx

21 Prezado Examinador Sênior, Abaixo, estamos elencando os materiais que deverão ser produzidos para a reunião de consenso virtual: - Relatório de Avaliação de Consenso: Na etapa II Pré-Visita, após a designação dos examinadores que participarão do consenso e de uma eventual visita, deverá ser produzido o material da reunião de consenso virtual. IMPORTANTE: Todos os examinadores deverão ter em mãos o RA Depurado (gerado na etapa 1) e a última versão da planilha de alinhamento criada pelo EXSR, que deverá ser colada em um arquivo Power Point, para ser projetada na reunião de consenso virtual. A reunião será coordenada pelo EXSR com a presença do Orientador ou de algum representante da FNQ. É recomendado que a reunião tenha, no máximo, 3 horas de duração, lembrando que o consenso poderá ser refinado na véspera de uma eventual visita.

22 No item 15 do menu da etapa 1, o EXSR deverá alimentar as notas do consenso virtual conforme quadro abaixo e, posteriormente, enviá-las pelo software e-meg para a FNQ.

23 Comunicado Decisão Juízes Etapa I Data da realização: 05/09 Objetivo: Comunicar a decisão da reunião de Juízes para os EXSR Modelo: Decisão 10 A FNQ enviará um comunicado aos EXSR com as decisões da reunião. de Agradecimento Data da realização: 18/12 Objetivo: Comunicar formalmente o encerramento do ciclo e agradecer aos participantes. Modelo: Agradecimento 11 0 Prezados Examinadores, É com imenso prazer que comunico o encerramento de nossas atividades de atuação no ciclo PNQ Certo de que foi um grande aprendizado para todos nós, gostaria de demonstrar a minha gratidão pela contribuição de todos vocês. Espero que tenha sido de grande valor esse aprendizado, e que possa permitir uma evolução para todos nós em nosso dia a dia, aplicando novos conhecimentos adquiridos durante o processo. Segue anexo o Relatório de Avaliação, fruto do trabalho de nossa equipe. Lembro que se trata de um documento confidencial e por isso não deve ser compartilhado. Abraços a todos, xxxxxx Não esquecer de anexar versão final do RA recebido da FNQ

24 A designação da banca Examinadora será composta conforme estrutura abaixo: EXJR : - Combinado com a candidata Deixa de ser EXJR quando: - Formado - Mais de um ciclo de atuação Todos os examinadores serão identificados no ato da designação. Para o(s) examinador(es) que estão atuando pela primeira vez, o EXSR deverá solicitar a avaliação do Item 1.2, com o objetivo de instruir e capacitar o examinador a realizar a avaliação da melhor forma possível.

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