Memória Descritiva ISPGAYA Seminário. 1 Memória Descritiva. 1.1 Introdução (9) Livro de ponto automático e controlo de assiduidade

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1 Memória Descritiva ISPGAYA Seminário Grupo: Orientador: Data: : ajm & vcm (9) Projecto: Livro de ponto automático e controlo de assiduidade 1 Memória Descritiva 1.1 Introdução Pretende-se o desenvolvimento de um sistema que permita substituir o actual método manual de registo de sumários, por outro método automático que permita efectuar o registo de sumários e o controlo da assiduidade dos alunos e dos docentes utilizando tecnologias fidedignas, sendo no caso destes últimos, o controlo feito através de técnicas de biometria. Este sistema será dividido nos seguintes módulos: Docente Autenticação do docente Módulo Inserir sumário Módulo Visualizar/Alterar sumário Módulo Registar Presenças Alunos Módulo Alterar Presenças Alunos Modulo de relatórios estatísticos Coordenação Autenticação do coordenador Módulo Alterar Sumários Antigos Módulo Gerar Livro Ponto Módulo Gerar Gráficos Estatísticos Submódulo Presenças Professores

2 Livro de Ponto Automático e Controlo de Assiduidade 2(9) Submódulo Presenças Alunos Submódulo Progresso Disciplina Portaria Autenticação do professor por biometria Registo da assiduidade (manual) do docente pelo funcionário

3 Livro de Ponto Automático e Controlo de Assiduidade 3(9) 1.2 Objectivos e motivações Principais objectivos do sistema: Informatizar o actual sistema manual de gestão de livros de ponto e de controlo de assiduidade dos docentes e dos alunos do Ispgaya. Garantir autenticidade e confidencialidade dos dados de quem utiliza o sistema. Permitir que o coordenador de cada curso possa ter um fácil controlo no que se refere à assiduidade dos docentes. Permitir que os docentes possam de forma fácil, eficaz e fiável proceder ao registo dos sumários das disciplinas leccionadas. Permitir a impressão do livro de ponto, possibilitando efectuar algumas restrições. Gerar relatórios estatísticos referentes às presenças dos docentes, presença de alunos e progresso das disciplinas. Motivações: Contribuir para uma melhoria dos serviços existentes no Ispgaya, tanto a nível de organização como a nível de controlo. Adquirir novos conhecimentos no que se refere a métodos alternativos de leitura de dados, que neste caso será através do uso da biometria.

4 Livro de Ponto Automático e Controlo de Assiduidade 4(9) 1.3 Contexto do problema Figura 1 Esquema de funcionamento da interligação dos actores com as máquinas

5 Livro de Ponto Automático e Controlo de Assiduidade 5(9) O actual sistema de registo de sumários consiste na criação de um conjunto de livros de ponto por cada turma e disciplina, desdobrando naturalmente com os próprios desdobramentos de turma que anualmente acontecem. Os livros de ponto são actualmente guardados na portaria do ISPGAYA, onde o funcionário lá colocado controla simultaneamente o registo do sumário e a assiduidade do docente. A assiduidade dos alunos é controlada pelo próprio docente em sala de aula, pelo preenchimento de um formulário próprio. Todo este processo é feito através de métodos não fidedignos, daí que esta aplicação vem trazer uma mais valia tanto a nível de segurança, como de acessibilidade e organização. A interligação dos actores com as máquinas, assim como a aplicação, funcionará da seguinte forma: Na portaria do instituto (local onde existe um funcionário que toma conhecimento da assiduidade dos docentes) existirá uma máquina que conterá a aplicação que usa biometria, mais especificamente leitura de impressões digitais, e que irá ser usada para fazer o controlo automático das assiduidades dos docentes. Para isso, o docente antes de iniciar a aula, terá de efectuar a sua autenticação através de biometria, bastando para isso colocar o dedo no leitor para validar e marcar a sua presença numa determinada aula. No caso de falha do sistema de biometria, existirá também na portaria uma aplicação que permitirá ao funcionário lá presente registar a assiduidade do docente. A razão desta outra aplicação existir aqui, deve-se ao facto de nem todas as salas de aulas possuírem computadores, daí que mesmo que não registe o sumario naquela aula, pelo menos a sua assiduidade estará confirmada, tornando o controlo flexível. Depois, já na sala de aula, o docente para poder entrar no sistema que neste projecto designamos por modulo Docente, terá de efectuar autenticação novamente, mas desta vez através da introdução de username e password. Esta autenticação servirá para restringir o acesso de terceiros ao sistema. Após estar devidamente autenticado o docente poderá efectuar a inserção dos sumários, proceder à alteração destes, registar a presença dos alunos presentes na aula, assim como proceder à sua alteração no caso de se ter enganado, isto tudo, poderá faze-lo durante o dia

6 Livro de Ponto Automático e Controlo de Assiduidade 6(9) da sessão em questão, em relação as presenças dos alunos tem apenas a duração da aula para o fazer. O coordenador terá acesso a outra parte do sistema, a qual designamos por modulo Coordenação, o qual terá de efectuar também autenticação para poder ter acesso a ela. Após estar devidamente autenticado, o coordenador poderá proceder à alteração de qualquer sumário já inserido por ele ou por qualquer outro docente que leccione disciplinas do curso do qual ele é coordenador; gerar relatórios dos livros de ponto e gerar gráficos estatísticos relativos às presenças dos docentes, presenças dos alunos e ao progresso das disciplinas. Relativamente aos horários dos docentes, inicialmente esse controlo irá ser feito pelo coordenador apenas visualmente e digitalmente, sem recurso a qualquer aplicação automática, contudo esta é uma situação que ainda vai ser melhor estudada. No que se refere à autenticação, numa perspectiva de integração com outras aplicações do Ispgaya, futuramente este mecanismo tende a estar integrado, contudo esta é uma situação que ainda vamos ter de analisar mais pormonorizadamente.

7 Livro de Ponto Automático e Controlo de Assiduidade 7(9) 2 Orçamentação da actividade Na tabela 1 está ilustrado a nossa estimativa a nível temporal para realização da nossa aplicação, relativamente a cada uma das fases. Fase Semanas Tarefa 2 Assimilação e investigação do tema. Fase 1 2 Análise de tecnologias e ferramentas. 3 Realização dos vários relatórios iniciais. 3 Estudo das tecnologias a usar. Fase 2 Fase 3 Fase 4 10 Inicio da implementação do sistema. 3 Realização e reajuste dos relatórios. 6 Implementação do sistema. 2 Realização e reajuste dos relatórios. 9 Conclusão do sistema. 3 Realização de relatórios finais.

8 Livro de Ponto Automático e Controlo de Assiduidade 8(9) 3 Decisão de implementação Fase 1 (aprox. 2 meses): Assimilação e investigação do tema 2 semanas. Nesta fase tentaremos assimilar/compreender o tema que foi escolhido para projecto, assim como investigar o que existe no mercado sobre o mesmo e o que falta implementar. Análise de tecnologias e ferramentas 2 semanas. Neste ponto entraremos na fase de investigar tecnologias que satisfaçam as necessidades do sistema bem como ferramentas mais indicadas para o mesmo. Realização dos vários relatórios 3 semanas. Aqui será quando iniciaremos a realização dos relatórios necessários para iniciar a implementação da aplicação. Relatórios estes que são relatório de definição, memoria descritiva e ainda relatório de descrição de processos. Esta será uma fase importante, pois será aqui que definiremos o sistema em si. Fase 2 (4 meses): Estudo das tecnologias a usar 3 semanas. Depois de escolhida a tecnologia a usar na implementação da aplicação, será imprescindível despender algum tempo para investigar a mesma. Inicio da implementação do sistema 5 semanas. Finalmente, será nesta fase que se começará a implementação da aplicação. Começando pela construção da base de dados. Realização de relatórios 3 semanas. Aqui iremos redigir o relatório de desenvolvimento.

9 Livro de Ponto Automático e Controlo de Assiduidade 9(9) Fase 3 (2 meses): Implementação do sistema 6 semanas. Será nesta fase que se executará a implementação das funcionalidades mais importantes do sistema, tentado completar até cerca de 90% do mesmo. Realização e reajuste dos relatórios 2 semanas. Aqui iremos ajustar os relatórios feitos nas fases anteriores, se for caso disso, e redigir o relatório de implementação. Fase 4 (3 meses): Conclusão do sistema 9 semanas Será nesta fase que iremos concluir o sistema, será nesta altura que iremos efectuar testes em toda a aplicação, correcção de eventuais erros e correcções de ordem gráficas, de forma que o seu aspecto final seja mais atractivo. Realização de relatórios finais 3 semanas Será nesta fase que iremos desenvolver o relatório final.

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