VOLUME MANUAL. Sistema Autorizador. Laboratórios de Análises Clínicas

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1 VOLUME MANUAL Sistema Autorizador Laboratórios de Análises Clínicas

2 ÍNDICE 1 Introdução 1 Definições Gerais 2 Intraestrutura e Componentes 3 Acessando o Sistema 5 Tela Inicial 6 Execução de Procedimento 9 Execução de Solicitação 11 Estorno de Autorização 12 Segunda Via 13 Produção 15 Movimentação 17 Cadastro de Beneficiário 18 Atendimento Online (CHAT) 19 Mensagens de Críticas INTRODUÇÃO Sistema Autorizador Laboratórios de Análises Clínicas O presente manual tem a finalidade de facilitar e normatizar o processo de autorização para os procedimentos realizados nos Laboratórios de Análises Clínicas, visando sanar as dúvidas decorrentes da operacionalização do Sistema Autorizador Biométrico da Unimed Maceió por parte da(o) atendente, do médico cooperado e demais prestadores. ALGUMAS DEFINIÇÕES USUÁRIO: pessoa que acessa/utiliza o Sistema Autorizador. Esse usuário pode pertencer à Unimed Maceió, ou a um prestador credenciado/cooperado da Unimed. Cada usuário é identificado por um nome de usuário (cadastrado no sistema pela equipe da Unimed Maceió), e validado pela digital e/ou senha informada. Manual desenvolvido pela equipe do DTI - Departamento de Tecnologia da Informação UNIMED MACEIÓ Responsáveis: Dra. Alaíde Fonseca - Coordenadora do Projeto Sabius Thomas Monte - Analista de Sistemas Atendimento ao prestador: (82) Horário de atendimento: segunda à sexta - 06:00 às 22:00h sábado - 07:00 às 13:00h Assistência ao Cooperado: (82) / Site: BENEFICIÁRIO: cliente (pessoa física) da Unimed, que faz uso dos serviços nos prestadores credenciados e/ou cooperados. BIOMETRIA: processo pelo qual é feita a leitura da digital do cliente, que será validada pela digital existente no banco de dados da Unimed Maceió. CADASTRO BIOMÉTRICO: processo pelo qual é feita a leitura inicial da digital que é armazenada no banco de dados da Unimed Maceió. Esse procedimento de leitura é feito três vezes, para garantir um bom reconhecimento da digital.

3 SISTEMA AUTORIZADOR INFRAESTRUTURA E COMPONENTES Os Laboratórios de Análises Clínicas, para acessar o sistema autorizador da Unimed Maceió, deverão disponibilizar um computador DESKTOP com acesso à Internet em banda-larga. Sugerimos a seguinte configuração básica: REQUISITOS MÍNIMOS PC com processador com pelo menos 1Ghz de velocidade Sistema Operacional Windows XP ou Windows 7 Navegador Internet Explorer versão 6 ou superior Conexão com Internet em banda larga Disponibilidade de pelo menos 50 MB em disco Memória Ram de 256 MB ou superior Duas entradas USB disponíveis O USO DE COMPUTADORES PORTÁTEIS COMO NOTEBOOKS, LAPTOPS E NETBOOKS NÃO É POSSÍVEL POR ESTE SISTEMA AUTORIZADOR. Para reduzir o trabalho de digitação e de identificação, a Unimed Maceió fornecerá os seguintes dispositivos, que serão disponibilizados (sob comodato) durante a visita do instalador da Unimed: LEITOR BIOMÉTRICO (FINGER) LEITOR DE CARTÃO MAGNÉTICO CARTÃO DE PRESTADOR / COOPERADO 2

4 ACESSANDO O SISTEMA PROCEDIMENTO INICIAL O acesso ao sistema de autorização da Unimed Maceió deve ser feito utilizando o NAVEGADOR DA INTERNET, presente na maioria dos computadores. O NAVEGADOR DA INTERNET é o programa que utilizamos para acessar os sites da Internet. Recomendamos o uso do INTERNET EXPLORER. INTERNET EXPLORER Para acessar, digite na barra do navegador o endereço do sistema da Unimed Maceió: conforme a figura abaixo: BARRA DE ENDEREÇOS DO NAVEGADOR DA INTERNET A EQUIPE DA UNIMED DISPONIBILIZARÁ UM ÍCONE NA ÁREA DE TRABALHO QUE, AO SER CLICADO, ABRIRÁ O INTERNET EXPLORER DIRETAMENTE NA PÁGINA DO AUTORIZADOR. 3

5 SISTEMA AUTORIZADOR ACESSANDO O SISTEMA Esta é a tela de acesso ao sistema. Chegou a hora da(o) atendente se identificar digitando nome de usuário, previamente cadastrado pela equipe da Unimed. Caso você ainda não tenha sido cadastrado ou ainda não saiba seu nome de usuário, entre em contato com o suporte técnico da Unimed Maceió através do telefone (82) Após digitar seu nome, basta colocar sua digital no leitor biométrico (recomendamos o uso do dedo indicador direito). Não é necessário o uso de senha. NO PRIMEIRO ACESSO, O SISTEMA SOLICITARÁ O CADASTRAMENTO DA DIGITAL DA(O) ATENDENTE: CLIQUE EM INICIAR E SIGA OS PASSOS SOLICITADOS. SERÁ NECESSÁRIO COLOCAR A DIGITAL POR 3 VEZES. LEMBRAMOS QUE ESSE CADASTRAMENTO OCORRERÁ APENAS NO PRIMEIRO ACESSO. APÓS O CADASTRAMENTO, CLIQUE EM SALVAR. 4

6 TELA INICIAL Após a identificação mostrada no passo anterior, aparecerá a tela principal do sistema onde você poderá selecionar a opção desejada. A seguir, explicaremos cada funcionalidade demonstrando passo a passo as opções. MENU DE OPÇÕES Barra lateral de opções que permite selecionar a ação desejada, como autorizações, solicitações, cancelamentos e relatórios de produção médica. Nas próximas páginas deste manual, abordaremos detalhamente cada opção. SOLICITAÇÃO Permite a visualização da situação dos pedidos de revisão feitos pela(o) atendente. MENSAGEM Área destinada às mensagens enviadas pela Unimed Maceió. Quando houver uma nova mensagem, haverá um destaque em VERMELHO. Basta clicar para visualizar. USUÁRIO Exibe o nome do usuário que está acessando o sistema. O botão SAIR permite que o usuário atual desconecte possibilitando que outra pessoa possa acessar. 5

7 SISTEMA AUTORIZADOR EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTO Para executar procedimentos, solicitados através da guia TISS SP/SADT em PAPEL, deve-se clicar na opção EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTO. 1 Passe o cartão no leitor magnético para as opções CARTEIRA PRESTADOR e CARTEIRA BENEFICIÁRIO. Não será possível digitar; utilize o leitor de cartões magnéticos da Unimed. Uma grande novidade neste novo sistema é a integração com outras Unimeds, o que possibilitará que beneficiários de OUTRAS UNIMEDS (intercâmbio) possam ter seus procedimentos autorizados da mesma forma que os beneficiários da Unimed Maceió, ou seja, através do sistema Autorizador. Ao passar o cartão de outra Unimed no leitor magnético, será exibida uma tela para cadastro dos dados do BENEFICIÁRIO, conforme figura ao lado: Basta digitar NOME, SEXO, DATA DE NASCIMENTO e clicar em ACEITAR. CASO A UNIMED DE ORIGEM NÃO ESTEJA ONLINE, UTILIZE AS REGRAS DA NORMATIVA DE INTERCÂMBIO. PARA PROCEDIMENTOS ACIMA DE R$ 300,00, SOLICITAR AO BENEFICIÁRIO QUE SE DIRIJA À SEDE DA UNIMED MACEIÓ PARA OBTER A AUTORIZAÇÃO COM A UNIMED DE ORIGEM. 6

8 EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTO 2 Solicite 3 Digite que o BENEFICIÁRIO coloque sua digital (geralmente dedo indicador direito) e aguarde a figura da digital mudar da cor cinza para a cor VERDE. o RG do BENEFICIÁRIO (caso seja menor de idade e não o possua, solicite o RG do responsável). 4 Inserir 5 Selecionar 6 Selecionar o CRM do SOLICITANTE (sem o dígito verificador) e verificar se o nome que aparece na cor cinza corresponde ao desejado. o CARÁTER DA SOLICITAÇÃO - eletiva ou urgência/emergência - e descrever a INDICAÇÃO CLÍNICA. o TIPO DE ATENDIMENTO entre: Remoção utilizado quando o cliente for removido; Pequena Cirurgia utilizado nos casos dos procedimentos ambulatoriais; Terapia para os procedimentos de fisioterapia, acupuntura, fonoaudiologia, etc; Consulta quando realizada em caráter de urgência; Exame; Atendimento Domiciliar; SADT Internado para os exames realizados quando o cliente está internado; Quimioterapia; Radioterapia; TRS Terapia Renal Substitutiva utilizada para as sessões de diálise peritoneal e hemodiálises aguda ou crônica dos clientes. 7 Preencher o CÓDIGO do procedimento e em seguida clique em ADICIONAR. Verifique se as informações encontradas estão corretas e, em caso de erros, clique em EXCLUIR e repita o processo. SERÁ PERMITIDO AUTORIZAR ATÉ CINCO EXAMES LABORATORIAIS POR GUIA NA TELA DE EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTO. 7

9 SISTEMA AUTORIZADOR EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTO 8 Caso você não saiba o CÓDIGO do procedimento, clique em PROCURAR. Abrirá uma janela onde será possível procurar pelo nome do procedimento. Ao clicar em PESQUISAR, aparecerão opções relacionadas ao que você digitou em DESCRIÇÃO. Basta clicar no procedimento desejado que automaticamente voltará para a tela anterior. 9 Com todas as informações preenchidas corretamente, clique no botão para que os dados sejam verificados e em seguida será exibido o comprovante da transação: O usuário terá três opções de impressão: IMPRIMIR - Imprime o ticket com formatação para páginas A4, geralmente utilizadas em impressoras jato de tinta e laser. GUIA TISS - Imprime a guia TISS com todos os campos preenchidos (guia completa). IMPRIMIR TICKET - Imprime o ticket com o formato para impressoras de ticket. A UNIMED MACEIÓ RECOMENDA A IMPRESSÃO DOS TICKETS DAS AUTORIZAÇÕES, COMO COMPROVANTES DE ATENDIMENTO, EM SUBSTITUIÇÃO À IMPRESSÃO DA GUIA TISS. NA PÁGINA 19 DESTE MANUAL DAREMOS ALGUNS EXEMPLOS DE MENSAGENS DE CRÍTICAS NOS TICKETS. 8

10 EXECUÇÃO DE SOLICITAÇÃO No tópico anterior, demonstramos como devemos proceder para EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTOS que foram solicitados através da guia TISS SP/SADT em PAPEL. Este novo sistema autorizador permite que os médicos cooperados solicitem os procedimentos e exames no próprio sistema, tornando a transação 100% eletrônica, sem o uso do papel*. A seguir, iremos desmonstrar como EXECUTAR os procedimentos que foram solicitados utilizando o sistema autorizador. Para isso, utilizaremos a opção EXECUÇÃO DE SOLICITAÇÃO. * Nesta fase inicial, a Unimed Maceió estará flexibilizando o uso das guias SP/SADT em papel, mesmo que o médico cooperado tenha solicitado os exames no sistema autorizador. Estamos instruindo as(os) atendentes dos consultórios e clínicias que, quando efetuarem a solicitação no sistema autorizador, o NÚMERO DA SOLICITAÇÃO seja anotado de maneira visível na GUIA TISS. Comparando com a opção EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTO, vista no tópico anterior, é fácil perceber que a EXECUÇÃO DE SOLICITAÇÃO é mais rápida e ágil, pois basta informar apenas alguns dados do beneficiário para que o processo de autorização seja concluído. 1 Passe o cartão magnético no leitor para as opções CARTEIRA PRESTADOR, CARTEIRA BENEFICIÁRIO, preencha o RG BENEFICIÁRIO e inserir a digital do cliente, conforme visto no tópico anterior; 2 Após o primeiro passo, digite o NÚMERO DA SOLICITAÇÃO fornecido pelo cliente ou clique em foram solicitados para este BENEFICIÁRIO; para exibir os procedimentos que Solicitante : 9

11 SISTEMA AUTORIZADOR EXECUÇÃO DE SOLICITAÇÃO 3 Para visualizar o(s) procedimento(s) que consta(m) na solicitação, basta clicar na seta em azul que logo abaixo aparecerá o detalhamento, conforme a figura: Solicitante : 4 Selecione o procedimento que deseja autorizar e em seguida clique no botão de autorização., que corresponde à solicitação SE HOUVER MAIS DE UM PROCEDIMENTO NA MESMA SOLICITAÇÃO, CLIQUE APENAS NOS CÓDIGOS QUE SERÃO AUTORIZADOS. A AUTORIZAÇÃO PODE CONTER NO MÁXIMO 5 (CINCO) EXAMES LABORATORIAIS. 5 O ticket será exibido com o resultado da EXECUÇÃO DE SOLICITAÇÃO, com as opções de impressão. O usuário terá três opções de impressão: IMPRIMIR - Imprime o ticket com formatação para páginas A4, geralmente utilizadas em impressoras jato de tinta e laser. GUIA TISS - Imprime a guia TISS com todos os campos preenchidos (guia completa). IMPRIMIR TICKET - Imprime o ticket com o formato para impressoras de ticket. NO MOMENTO EM QUE EFETUAMOS A EXECUÇÃO DE SOLICITAÇÃO, O QUE ERA APENAS UMA SOLICITAÇÃO TORNA-SE UMA AUTORIZAÇÃO QUE SERÁ FATURADA PARA O MÉDICO COOPERADO OU PRESTADOR CREDENCIADO. A UNIMED MACEIÓ RECOMENDA A IMPRESSÃO DOS TICKETS DAS AUTORIZAÇÕES, COMO COMPROVANTES DE ATENDIMENTO, EM SUBSTITUIÇÃO À IMPRESSÃO DA GUIA TISS. 10

12 ESTORNO DE AUTORIZAÇÃO Para cancelar a EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTO ou a EXECUÇÃO DE SOLICITAÇÃO, que são autorizações, utilizaremos a opção ESTORNO DE AUTORIZAÇÃO. Ela deve ser utilizada apenas em transações já efetuadas, ou seja, que o sistema já enviou à Unimed para processamento da produção do médico cooperado ou prestador credenciado. 1 Utilize o leitor de cartões magnético para inserir as informações de CART. PRESTADOR e CART. BENEFICIÁRIO. 2 Insira no campo NÚMERO DA GUIA o código da transação emitido no ticket da autorização e clique no botão DICA: CASO VOCÊ NÃO TENHA IMPRESSO O TICKET OU ANOTADO O NÚMERO DA GUIA, É POSSÍVEL VERIFICAR NA OPÇÃO MOVIMENTAÇÃO (VEJA NA PÁGINA 15). 3 Os dados serão verificados e em seguida será exibido o comprovante da transação indicando se o estorno (cancelamento) foi efetuado com sucesso. Apesar das opções de imprimir aparecerem novamente, não é necessária a impressão dos comprovantes de cancelamento. 11

13 SISTEMA AUTORIZADOR SEGUNDA VIA Quando a(o) atendente necessitar imprimir novamente o ticket de algum procedimento já autorizado, deverá utilizar a opção SEGUNDA VIA no menu. 1 Escolha o tipo de segunda via que você deseja emitir. Para Laboratórios, escolha apenas GUIA. 2 Insira 3 Clique O usuário terá três opções de impressão: IMPRIMIR - Imprime o ticket com formatação para páginas A4, geralmente utilizadas em impressoras jato de tinta e laser. GUIA TISS - Imprime a guia TISS com todos os campos preenchidos (guia completa). IMPRIMIR TICKET - Imprime o ticket com o formato para impressoras de ticket. o NÚMERO DA GUIA: no botão e em seguida o ticket selecionado será exibido na tela. 12

14 PRODUÇÃO A opção PRODUÇÃO permite que o médico cooperado ou prestador credenciado emita um relatório com a movimentação de toda sua produção médica. Esse relatório deverá ser entregue à Unimed Maceió juntamente à produção mensal. 1 Existem duas formas de identificar o prestador que você deseja emitir o relatório de produção: utilizando o cartão magnético do prestador, ou inserindo o número do CRM (sem o dígito da Unimed Maceió) e a digital (biometria) do médico. 2 Em 3 Depois seguida, escolha a SITUAÇÃO das transações que você deseja visualizar no relatório. basta especificar o período entre as opções disponíveis ou inserir um período específico e clicar em. 13

15 SISTEMA AUTORIZADOR PRODUÇÃO Abaixo segue o exemplo do relatório emitido: TIPO DE TRANSAÇÃO AUTORIZAÇÃO CÓDIGO DO PROCEDIMENTO Ao final do relatório, é exibido um quadro quantitativo com as transações e as opções para VOLTAR ao menu principal ou IMPRIMIR em formato A4. 14

16 MOVIMENTAÇÃO Nesta funcionalidade a(o) atendente poderá emitir um relatório para o Laboratório, podendo optar pelo período desejado. O principal objetivo desta opção é possibilitar que o Laboratório acompanhe a movimentação de sua produção diariamente. 1 Você 2 Epecificar poderá emitir um relatório de movimentação para TODOS os prestadores ou individualmente, ou seja, para a Pessoa Jurídica ou para o médico cooperado. o período entre as opções disponíveis ou inserir um período específico e clicar em 15

17 SISTEMA AUTORIZADOR MOVIMENTAÇÃO O relatório apresentará os totais das transações do Laboratório, dentro do período selecionado: VISUALIZAR O TICKET EMITIDO NA TRANSAÇÃO NÚMERO DA TRANSAÇÃO SITUAÇÃO DA TRANSAÇÃO DATA DA MOVIMENTAÇÃO TIPO DE TRANSAÇÃO No final do relatório é exibido um quadro com o quantitativo das movimentações. Exemplo: Para retornar ao menu anterior, clique em VOLTAR ou, se desejar imprimir, clique em IMPRIMIR. 16

18 CADASTRO DE BENEFICIÁRIO Vimos nos tópicos anteriores que diversas funcionalidades necessitam da autenticação da digital do cliente. Caso o cliente ainda não tenha cadastrado sua digital, o sistema informará no ticket que o beneficiário não possui digital cadastrada. Portanto, será preciso cadastrá-la utilizando a opção do menu CADASTRO DE BENEFICIÁRIO. 1 Passe o cartão magnético do beneficiário no leitor, digite o RG do mesmo e indique qual de seus dedos* será cadastrado. * Recomendamos o uso do dedo indicador direito 2 Clique em INICIAR, verifique se a frase Pressione o dedo sobre o leitor aparece na tela; em seguida, solicite que o paciente coloque o dedo indicado por 3 vezes no sensor biométrico, observando se a figura que simboliza a digital do usuário ficou na cor verde. 3 Para finalizar o processo pressione o botão e verifique se as informações que aparecem estão corretas. 17

19 SISTEMA AUTORIZADOR ATENDIMENTO ONLINE (CHAT) 1 Ao Visando oferecer maior agilidade no atendimento à rede credenciada, apresentamos um novo canal de comunicação com a Unimed Maceió: o ATENDIMENTO ONLINE (CHAT). Quando a autorização automática não for possível, exibindo alguma mensagem de erro ou crítica no TICKET (comprovante de atendimento), o sistema mostrará o botão de CHAT (ATENDIMENTO ONLINE). Com esta nova funcionalidade, ao clicar em CHAT, será possível entrar em contato* com os operadores da Unimed Maceió usando o próprio Sistema Autorizador, através de um bate-papo via Internet. * O serviço funcionará das 6 às 22 horas de segunda à sexta e das 07 às 13 horas aos sábados. clicar no botão CHAT, aparecerá uma nova janela informando a quantidade de operadores disponíveis e uma estimativa do tempo de espera. Aguarde até que o atendimento seja iniciado. 2 Ao receber o chamado, o operador visualizará automaticamente seus dados e o problema que houve em sua transação. Se necessário, o operador solicitará informações adicionais. 3 Se o laboratório dispuser de um aparelho de scanner e queira anexar algum documento como por exemplo: boleto, exames, RG; clique na imagem do CLIPE e escolha o arquivo a ser enviado. 4 Ao final do atendimento, clique em SAIR DO ATENDIMENTO. Abrirá uma última tela onde será possível avaliar o atendimento recebido. 18

20 MENSAGENS DE CRÍTICAS Abordamos neste manual diversos procedimentos em que são gerados tickets com as informações da transação. O quadro abaixo mostra algumas das críticas e erros mais frequentes que poderão ocorrer em uma transação: 19

21 Atendimento Unimed

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