TERMO DE CONFIDENCIALIDADE

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1 TERMO DE CONFIDENCIALIDADE Este material e as informações nele contidas são propriedades da PONTO SISTEMAS. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida ou transmitida sem prévia autorização da PONTO SISTEMAS.

2 Sumário Ilustrações... 3 Objetivo... 4 Objetivo do PontoCob... 4 Tecnologias aplicadas... 4 Integração entre sistemas... 5 Fluxo de Sistema... 5 Estrutura Organizacional... 6 Disponibilização da agenda de contatos... 6 Detalhes da cobrança... 9 Registro de Contatos /Gráficos Menu de Sistema Resumo executivo

3 Ilustrações Figura 1 - Comparativo funil de vendas... 4 Figura 2 - Fluxo de Sistema... 6 Figura 3 - Estrutura Organizacional... 6 Figura 4 - Cockpit de Agenda... 8 Figura 5 - Detalhes da Cobrança Figura 6 - Registro de Contato Figura 7 - Gerar Pendências Figura 8 - Pendências Figura 9 - Inadimplência por Período Figura 10 - Estatística de Motivo de Atraso Figura 11 - Curva Abc de Clientes Figura 12 - Menu de Sistema

4 Objetivo Este material tem por objetivo explanar de forma clara e sucinta as diversas funcionalidades do sistema PontoCob. Objetivo do PontoCob Sistema especialista na cobrança de créditos ativos pendentes, visando à eficiência da equipe de cobrança proporcionando resultados financeiros. De forma a aprimorar as eficiências, o sistema propõe a disponibilização das atividades a serem desenvolvidas pela equipe de cobrança assim como as ferramentas para facilitar a recuperação dos créditos. Diferentemente do funil de vendas, quanto mais ações feitas na cobrança, menor é a possibilidade de cobrança, por isso o sistema foi desenvolvido com o intuito de oferecer práticas ágeis de cobrança, como envio de boletos, envio de cartas de aviso de atraso, históricos de negociaçõs e etc.... Figura 1 - Comparativo funil de vendas Em outro ponto de vista, o PontoCob auxilia a equipe de cobrança a identificar os motivos pelos quais houveram atraso nos pagamentos, desencadeando assim fluxos de processos com o objetivo de retomar as negociações de cobrança com o cliente. Exemplo: Quando se trata de problemas de entrega, o sistema permite vincular o responsável por esta área para que o problema possa ser resolvido, através de workflow de pendências. O sistema irá disponibilizar consultas e estatísticas, possibilitando identificar os motivos com maior incidência, desta forma os processos de sua empresa poderão ser afetados. Tecnologias aplicadas Refere-se às tecnologias aplicadas para a construção do sistema. Aplicação Tecnlogia Licensiamento Banco de dados Postgree Gratuito Interface Adobe Flex Gratuito Comunicação negócio Java Gratuito Integração Appserver Licensiado somente para banco Progress. Servidor de Aplicação Jboss Gratuito 4

5 Integração entre sistemas O sistema PontoCob permite integração entre sistemas, podendo este ser das seguintes formas: Integração Banco de dados Progress Banco de dados SQL Outros formatos Formato Banco a Banco Banco a Banco Arquivos XML, Webservices e txt As necessidades de integração são divididas da seguinte forma: Entradas: 1. Espécie de documento 2. Bancos 3. Portadores 4. Carteiras 5. Clientes 6. Grupo de cliente 7. Contatos do cliente 8. Títulos Vencidos 9. Títulos a Vencer Saídas: 1. Endereço de cobrança do cliente 2. Contatos do cliente 3. Alteração de vencimento 4. Alteração de portador 5. Renegociações 6. Acordos Fluxo de Sistema Este fluxo demonstra os procedimentos de execução do sistema PontoCob. Este modelo é o sugerido, podendo se adequar as necessidades específicas. Busca as informações no banco de dados (ERP) o Títulos Vencidos e suas dependências Gera as agendas de trabalho de cada analista Atualiza as efetividades de cobrança do dia anterior Valida/invalida acordos Disponibiliza as agendas Efetua as movimentações de agenda o Registra contatos o Efetua acordos 5

6 o Simulação de juros o Envio de boletos o Renegociação o Workflow de pendências o Contatos com representantes e financeiros Disponibiliza as informações no ERP Atualiza consultas/gráficos Gerar Acordo Contactar Analisar Contas a Receber Renegociar Figura 2 - Fluxo de Sistema Acompanhar Estrutura Organizacional O sistema foi desenvolvido para atender a centralização de cobrança, para isto foi criado o agrupador grupo de empresas. Este agrupador tem como principal objetivo centralizar os contatos, evitando assim cobranças distintas para os clientes que são em comum entre as diversas empresas do grupo. Grupo Empresa Ponto Sistemas Ponto Sistemas Serviços Ponto Sistemas Fábrica Cliente A Cliente A Figura 3 - Estrutura Organizacional Disponibilização da agenda de contatos O sistema possui duas formas de disponibilizar a agenda, sendo elas: Agenda única Agenda distribuída Esclarecendo: 6

7 Agendas: É a somatória dos títulos em atraso por cliente, disponibilizando por datas para efetuar os contatos. Os status de cada agenda podem ser: 1. Nova: significa que a agenda disponibilizada não sofreu nenhuma ação ou não contactada. 2. Contactada: significa que a agenda sofreu uma ação de cobrança. 3. Reagendada: significa que foi feita uma ação e a agenda foi reagendada para outra data. 4. Renegociada: significa que a agenda sofreu uma ação de cobrança de renegociação, então quando os títulos foram renegociados e não pagos, esta agenda aparecerá como renegociada. Veja a ilustração da Figura Agenda única: disponibilização das agendas para um único analista de cobrança, desta forma permite que todos os analistas acessem a agenda e façam as ações conforme a sequência de atividades apresentadas na tela de cobrança. O sistema efetuar o controle dos acessos por usuário da mesma forma, inclusive informando que a agenda está em uso por outro operador. Agenda distribuída: disponibilização das agendas distribuídas, isto é, cada operador terá sua lista de atividades para um determinado grupo de clientes, estes sendo parametrizada para que a distribuição seja focada. Atualmente, algumas regras de distribuição foram disponibilizadas e tratatadas, sendo elas: Grupo de Cliente Região de cobrança Canal de Venda Código de Cliente Demais títulos Regras de Distribuição Através do grupo de cliente informado no cadastro do cliente Através da região de cobrança vinculada ao cliente Através do canal de venda vinculado ao cliente. Faixa de clientes para o usuário Regra destinada aos títulos que não foram vinculados aos usuários. Outras regras poderão adicionadas conforme a necessidade do cliente, tornando esta como atividade parte da implantação do sistema. 7

8 Figura 4 - Cockpit de Agenda 8

9 Detalhes da cobrança A partir da agenda de cobrança selecionada, através do botão movimentações ou com apenas um duplo clique, serão apresentados os títulos de cobrança. Nesta tela serão apresentados os valores dos títulos atualizados conforme o % de juro informado para o título. O formato de cálculo de juros é considerado desde o dia de vencimento até o dia de hoje, ou seja, se o título estiver vencido há 10 dias, este será considerado o número de dias vezes o percentual de juros ao dia. Na tela de detalhes da cobrança, é possível efetuar as seguintes ações: 1. Registrar contato: descrever o resumo da conversa efetuada no contato. 2. Emitir boleto: enviar vários boletos por como anexo em pdf. 3. histórico: enviar por o histórico de cobrança para o contato. 4. Representante: enviar por os títulos que estão em aberto para o representante do título. 5. Cálculo de Juros: poderá se calculado os juros considerando datas previstas de liquidação futuras. Também poderá ser alterada a data prevista de liquidação. 6. Contatos realizados: consultar histórico de contatos realizados. 7. Alteração Vencto: permite alterar os vencimentos dos títulos selecionados. 8. Renegociação: renegociar os títulos vencidos e a vencer para geração de novos documentos de cobrança, resguardados por termo de confissão de dívida. 9. Acordos: efetuar acordos financeiros, para pagamentos em depósito, controlando as negociações préviamente acordadas. 10. Alteração de portador: permite alterar o portador dos títulos quando necessário. Estas funcionalidades são préviamente configurados por usuário, permitindo ou não a sua utilização. 9

10 Figura 5 - Detalhes da Cobrança 10

11 Registro de Contatos Ao registrar um contato com o cliente, é possível identificar os motivos de atraso que levaram ao não pagamento dos títulos. Vejam, é possível informar dois históricos, sendo eles: Observação externa: informações que serão apresentadas em relatórios e consultas Observação interna: informações que serão apresentadas nos históricos de cobrança para os analistas. Figura 6 - Registro de Contato Atributo: Gera pendência: permite gerar pendência de atividades internas ou externas para que o problema identificado seja resolvido. Replaneja Agenda: quando informado, o sistema irá garantir que a agenda para o novo contato seja efetuada somente na data especificada. Veja abaixo a tela de geração de pendências: 11

12 Figura 7 - Gerar Pendências Neste momento, será gerado uma pendência ao usuário indicado para a solução do problema existente, sendo este envolvido num workflow de pendências, conforme exemplo abaixo: Figura 8 - Pendências 12

13 As pendências são gerenciadas através de aprovação de conclusão, sendo necessária a intervenção do solicitante a execução das mesmas. Os tipos de pendências poderão ser gerados através das seguintes ações: 1. Alteração de data de vencimento caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade 2. Aplicação de juros quando o mesmo deseja aplicar uma taxa que não lhe convir na sua faixa 3. Renegociação caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade 4. Acordos caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade 5. Ações externas envolvimento com outras áreas 6. Pendências próprias neste caso o usuário poderá atribuir atividades que poderão ser realizadas futuramente 7. Alteração de portador caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade 8. Alterações cadastrais caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade /Gráficos Estão disponíveis algumas consultas/gráficos com relação as atividades propostas pelo sistema, porém outras poderão ser adicionadas através de programas específicos do cliente ou então sugeridas para a fábrica de desenvolvimento. Nossa política de desenvolvimento: Tipo de Desenvolvimento Custeio 100% Aproveitado no produto 100% custeado pela fábrica 50% Aproveitado no produto 50% custeado pela fábrica 0% Aproveitado no produto 100% custeado pelo cliente Esta política segue como contrato de venda, porém deve seguir alguns critérios: Disponibilidade de equipe Urgência do cliente Análise de impacto Somente são consideradas as solicitações mediante a abertura de chamado de melhorias ou através de relato de Gerente de conta. Segue alguns exemplos: 13

14 a) Inadimplência por período: b) Estatística de Motivo de Atraso Figura 9 - Inadimplência por Período c) Curva ABC de clientes Figura 10 - Estatística de Motivo de Atraso Figura 11 - Curva Abc de Clientes 14

15 Menu de Sistema Um menu de sistema desenvolvido para que se tenha uma fácil navegação, muito parecido com o do próprio windows, o sistema lhe permite criar favoritos em sua área de trabalho, facilitando assim o acesso. Disponibilização de janelas minimizadas em barra de tarefa. Menu dinâmico, conforme agilidade e permissões de usuários: Os programas estão agrupados na seguinte estrutura: Programa Manutenção Usuarios Manutenção Grupo Cliente Manutenção Clientes Manutenção Grupo Empresa Manutenção Empresa Manutenção Bancos Manutenção Carteira Manutenção Espécie Documento Manutenção Região Manutenção Portadores Manutenção Despesa Cobrança Manutenção Conta Corrente Manutenção Regras Distribuição Manutenção Motivo Atraso Manutenção Parâmetro de Classificação de Clientes Manutenção Portador Caterira CC Manutenção Tipo de Cobrança Manutenção Parâmetro Indicação Perda Manutenção Ação Tipo 15

16 Manutenção Parâmetros de Bonificação Manutenção Instrução Bancária Manutenção Documentos Manutenção Geração Agenda Cobrança Manutenção Agenda Cobrança Manutenção Consulta de Título Manutenção Transferência Agenda Manutenção Estatística Motivo Atraso Relatório Contato por Periodo Relatório de Inadimplentes Relatório de Comissão Analistas Relatório de Classificação de Clientes Relatório de Movimento de Cobrança Relatório Tipo Cobrança Grafico de Eficiencia Grafico Inadimplência por Período Manutenção Geração Carta Anuência Manutenção Geração Carta de Cobrança Termo Confissao de Divida Gráfico Inadimplentes Consulta de Contatos no Período Manutenção Histórico Carta de Anuência Gráfico Aging Consulta Motivo de Atraso Manutenção Consulta Comissão Analista Monitor Quartz Consulta de Acordos Monitor Quartz Curva ABC Tarefas Tarefas Tarefas Tarefas Relatórios Relatórios Relatórios Relatórios Relatórios Relatórios Relatórios Relatórios Relatórios Documentos Documentos Documentos Segue abaixo exemplo do menu do sistema: 16

17 Figura 12 - Menu de Sistema 17

18 Resumo executivo A Ponto Sistemas é uma desenvolvedora de sistemas especialistas que, utilizando-se de tecnologias inovadoras, promovem maior eficiência nos processos de gestão dos nossos clientes. A confiança dos nossos clientes vem da qualidade dos serviços e do respeito aos prazos acordados. Em uma empresa baseada em pessoas somente a constante capacitação dos nossos profissionais fará com que os objetivos da PONTO SISTEMAS para com os nossos clientes sejam atingidos. Estamos à sua inteira disposição para qualquer esclarecimento adicional. Nossa prioridade é gerar resultados para a sua empresa através de controles apurados e de serviços especializados RESULTADOS CONTROLES SERVIÇOS ESPECIALIZADOS Conheça outros de nossos produtos: 18

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