ÍNDICE Iniciando uma Conferência Salas e Senhas de Acesso Quantidade de Senhas Configuração da Senha

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2 ÍNDICE Iniciando uma Conferência 03 - Salas e Senhas de Acesso 03 - Quantidade de Senhas 04 - Configuração da Senha 05 - Realizando um Dial-Out 05 - Bloqueio da Conferência 05 - Gravando uma Audioconferência 06 - Visualizando uma Audioconferência 08 - Recursos Disponíveis 08 - Fazendo uma Audioconferência segura 09 - Dicas Úteis

3 INICIANDO UMA CONFERÊNCIA O ClaireCloud é um serviço de Comunicação Unificada que integra Áudio, Web e Vídeo em uma mesma conferência. Não necessita de reservas, sendo assim, para utilizá-lo não é necessário um planejamento ou agendamento prévio. Uma vez que você possui uma senha de acesso, é possível iniciar imediatamente uma conferência, de qualquer telefone fixo ou móvel, seguindo os passos: 1. Ligue para o número de acesso (solicite a listagem de números nacionais e internacionais através do ou obtenha pelo portal de serviços); 2. Após ouvir a gravação, tecle sua senha de acesso, seguida da tecla #; 3. Você será automaticamente encaminhado para uma sala e sua reunião pode começar; Na configuração padrão, a conferência só tem início após a entrada do moderador. SOLICITAÇÃO DE SALAS E SENHAS DE ACESSO Você possui duas maneiras de solicitar uma nova Sala com senhas de acesso. Portal de Serviços ClaireConference Se você já possui seu login e senha do Portal de Serviços ClaireConference, você pode preencher o formulario web criar nova sala. Formulário de Solicitação Basta entrar em contato com a ClaireConference e pedir seu formulário de solicitação de senhas. Após o preenchimento do formulário, o mesmo deverá ser encaminhado para assinado, e em seguida sua nova senha de acesso será encaminhada por . Em ambos os casos, é enviado um par de senhas para cada solicitação, sendo assim, 01 senha de moderador (líder da conferência) e 01 para todos os participantes. Caso deseje, você pode solicitar uma identificação individual de cada participante através de um PinCode. QUANTIDADE DE SENHAS Não existe limite para solicitação de senhas.

4 CONFIGURAÇÃO DA SENHA Preencha os dados do responsável pela senha, os dados dos responsáveis pelo recebimento de Nota Fiscal e Demonstrativo, dados do usuário e escolha as configurações básicas para sua reunião. Você poderá optar pelas seguintes configurações: Reproduzir sinal na entrada e saída do participante: No momento em que o participante entra ou sai da conferência é reproduzido um bip. Reproduzir nome do participante na entrada e saída da conferência. Após digitar a senha para a conexão, o participante escutará uma mensagem solicitando a gravação do seu nome, assim ao ser direcionado ou se desconectar da sala virtual será reproduzida a gravação. Música de espera até a entrada do moderador: Por motivo de segurança, a reunião só terá início após a entrada do moderador. Por isso, os participantes escutam a música de espera até a conexão do moderador. Desconectar participantes após a saída do moderador: Para maior segurança, após a saída do moderador todos os participantes serão desconectados da conferência. Dial out: Em conferência, o moderador poderá entrar em contato com outra pessoa, sem se desconectar da reunião, e incluí-la na conferência. Bloqueio a partir de determinado tempo: O moderador pode estipular um tempo para a entrada dos participantes na conferência. A partir do tempo determinado a conferência é bloqueada e nenhum participante poderá entrar na sala. Gerenciar, Gravar e Ouvir uma Conferência: O moderador através de um comando no teclado telefônico pode gerenciar, gravar e ouvir uma gravação. As gravações podem ser ouvidas pelo site e também por telefone. Visualização dos participantes através do ConferenceViewer: Acesso ao ConferenceViewer onde o Moderador pode visualizar e gerenciar todos os participantes de uma conferência.

5 Identificação por PIN: O PINCODE é uma senha de segurança no nível do participante, ela possibilita o gerenciamento e controle individual de cada pessoa em um audioconferência. REALIZANDO UM DIAL-OUT Durante a reunião digite (*1) ; Você escutará uma gravação solicitando que digite o telefone do participante que deverá ser incluída na reunião seguido da tecla #; Após discar o número para contato, aguarde a confirmação; Para voltar para à reunião com o convidado, tecle *2 Para voltar para à reunião sem o convidado tecle *3 BLOQUEIO DA CONFERÊNCIA Visando tornar sua conferência mais segura e confidencial, disponibilizamos o recurso de bloqueio da conferência. Após a entrada de todos os participantes, basta digitar (*7) para bloquear a entrada de outras pessoas. Portanto, a partir do bloqueio, ninguém poderá entrar em conferência. GRAVANDO UMA AUDIOCONFERÊNCIA Para iniciar e finalizar uma gravação da áudio conferência, digite *2. Você ouvirá a seguinte mensagem: A gravação da conferência foi iniciada IMPORTANTE: É DE SUA RESPONSABILIDADE INFORMAR AOS PARTICIPANTES QUE A ÁUDIO CONFERÊNCIA ESTÁ SENDO GRAVADA. Você também pode optar por interromper a gravação, digitando *2 novamente. Ao encerrar a gravação você ouvirá a seguinte mensagem: A conferência não está mais sendo gravada.

6 VISUALIZANDO UMA AUDIOCONFERÊNCIA O ConferenceViewer permite ao moderador uma visualização dos participantes na conferência através do números de origem ou nomes dos participantes (para senhas com Pin nomeado). Para acessar entre no endereço Digite seu Username e Password enviados junto as senhas de Áudio. Para visualizar as conferências clique em Refresh. Todas as conferências realizadas apareceram. As conferências com State Open são as que estão acontecendo no momento. Clique sobre a conferência e pressione o boneco.

7 A seguinte tela abrirá com as informações dos participantes: O boneco de gravata representa o moderador. A Janela possui as seguintes opções: Fecha a conferência Coloca um participante em modo mudo. Coloca um participante em na música de espera. Tira o participante do modo mudo ou da música de espera. Ativa e desativa o modo palestra. Bloqueia e Desboqueia uma conferência. Coloca a conferência em modo seguro. Inicia e Finaliza uma gravação. Para realizar um Dialout através do ConferenceViewer digite no local indicado: 0 + (Operadora de Longa Distância) + DDD + número do participante que deseja inserir na reunião. Caso o telefone seja da cidade de São Paulo você pode inserir apenas o número desejado. Selecione se deseja inserir o convidado como participante ou moderador.

8 RECURSOS DISPONÍVEIS O ClaireCloud no modo audioconferência conta com alguns recursos disponíveis através do teclado do telefone, isto permite ao moderador controlar a reunião em tempo real. * 0: Solicitação de ajuda Solicite o auxílio de nossas operadoras durante a reunião ou caso tenha dificuldades em se conectar. * 1: Realização de Dial-out Conecte um participante antes ou durante a reunião (Obtenha maiores informações no item Realizando um dial-out ) * 2: Inicia e finaliza uma gravação; * 5: Inicia e finaliza o Modo de Palestra; * 6: Habilita e desabilita o Modo Mudo; * 7: Bloqueio da Conferência (Informações em bloqueio da conferência ); * 9: Inicia e Finaliza a reprodução da lista de participantes; FAZENDO UMA AUDIOCONFERÊNCIA SEGURA Para garantir uma conferência segura, recomendamos as seguintes orientações: 1) Convide e confirme a presença dos participantes: Manter um arquivo atualizado de todos os colaboradores e parceiros comerciais. Convide os participantes e solicite confirmação de participação. Somente depois de confirmado disponibilize o número telefônico, a senha participante e o PINCODE caso necessário; 2) Autenticação de participantes: A ClaireConference provê uma senha de acesso para os participantes que pode ser alterada para cada conferência ou quando necessário. É possível ainda fornecer uma senha individual chamada PINCODE que estará atribuída a um nome de participante. 3) Autenticação de moderador: O cliente pode periodicamente solicitar a alteração das senhas que identificam quem são os moderadores e as configurações das preferências de chamada. Impedindo que participantes não autorizados iniciem uma conferência.

9 4) Conservar e manter uma lista atualizada de empregados: Desativar, apagar e gerenciar contas de empregados que entram e deixam à empresa. 5) Informar aos participantes que a conferência só é iniciada com a presença de pelo menos um moderador: Na configuração padrão, até a entrada do moderador todos os participantes permanecerão escutando a música de espera. Para obter informações mais detalhadas sobre segurança, solicite a nossa política de segurança. DICAS ÚTEIS Para que sua reunião virtual seja melhor aproveitada, envie aos participantes a pauta e um roteiro contendo os tópicos a serem discutidos, ou solicite que nosso operador o faça juntamente com a notificação. Peça que todos confirmem o recebimento das instruções e o entendimento da forma de acesso. Participe de uma teleconferência preferencialmente em locais calmos, onde você não possa ser incomodado ou interrompido. Prefira aparelhos individuais e com fio. Celulares, aparelhos viva-voz e telefones sem fio têm maior probabilidade de causar ruídos. Aconselhamos que o telefone seja colocado no mudo quando não estiver fazendo parte da apresentação ou discussão. É importante que todos se identifiquem antes de falar. Não atenda outras ligações durante a teleconferência, principalmente se a espera de seu telefone tiver música, pois esta será ouvida por todos os outros participantes. Caso necessite de assistência adicional de como realizar sua conferência ou ainda não seja usuário, por favor, entre em contato com seu gerente de contas ou relacionamento.

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