ADEQUAÇÃO E MODERNIZAÇÃO GERENCIAL DE UMA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA MÉDICA, PELO PROGRAMA 5S

Transcrição

1 1 ADEQUAÇÃO E MODERNIZAÇÃO GERENCIAL DE UMA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA MÉDICA, PELO PROGRAMA 5S Maria Fazanelli Crestana São Paulo, SP, Brasil. Crestana@biblioteca.fm.usp.br Maria Julia A. L. Freddi São Paulo, SP, Brasil. Julia@biblioteca.fm.usp.br Suely Campos Cardoso São Paulo, SP, Brasil. Suely@biblioteca.fm.usp.br Valéria Vilhena São Paulo, SP, Brasil. Valeria@biblioteca.fm.usp.br Serviço de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo Av. Dr. Arnaldo, o andar - Sala 2308 e São Paulo, SP sbd@biblioteca.fm.usp.br RESUMO: Aborda e relata a aplicação do Programa 5 S na Biblioteca Setorial do Departamento de Medicina Legal, Ética Médica, Medicina Social e do Trabalho, que faz parte do Serviço de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo. O Programa, composto de cinco sensos: utilização, organização, limpeza, saúde e auto-disciplina, foi aplicado com vistas ao aprimoramento do ambiente de trabalho, tanto do ponto da qualidade do serviço como do seu gerenciamento. Buscou-se a otimização na ocupação do espaço físico, melhoria e incremento de instalações e de pessoal e o direcionamento e preparo do acervo, para atender às especificidades das áreas de conhecimento abrangidas pelo departamento em questão. As intervenções e ações foram principalmente na composição, manutenção e disponibilização do acervo existente, além de implementações no atendimento aos usuários internos e externos, o que resultou em melhorias tanto no gerenciamento como na prestação dos serviços.

2 2 Introdução O mundo, na era da globalização, tem assistido a informação transformar-se em fenômeno social e assumir valor mercadológico, tendência que acompanha a busca da qualidade, tanto nos processos, como nos produtos e na prestação de serviços. A procura de adequação aos novos paradigmas administrativos e da qualidade é permeada pela busca de modelos gerenciais e técnicas administrativas que contemplam melhorias no ambiente de trabalho, nas relações humanas no trabalho assim como na eficácia do produto final a ser oferecido. Com as unidades de informação, entre elas as bibliotecas, não é diferente no que se refere às mudanças na estrutura organizacional, à incorporação de novas tecnologias, ao alinhamento com outras instituições, à busca de excelência nos serviços de atendimento aos usuários e no oferecimento de produtos da informação. Para o desempenho das suas funções, no atendimento às necessidades que a comunidade científica e a sociedade como um todo lhes impõe, as bibliotecas vão em busca de instrumental teórico e das melhores práticas, para cumprir seu papel neste milênio que se inicia. No cumprimento da sua missão, as bibliotecas universitárias, que de acordo com Dias e Macedo (1992, p.43)... são órgãos de apoio à consecução dos objetivos da instituição acadêmica em que se inserem e explicitam seus objetivos em consonância com as realizações inerentes à universidade e sua unidades de ensino, pesquisa e extensão. O tratamento, recuperação e disposição da informação, tanto aquela que se constitui em insumo da gestão administrativa, como aquela requerida pelos usuários internos e externos, tem seus padrões de qualidade diretamente afetados pelas condições deste ambiente de trabalho. Neste contexto, dentre as diversas formas de gerenciamento e filosofias organizacionais surgidas desde a década de 60, está o Programa 5S, surgido do movimento nascido no Japão do período pós-guerra, e concebido por Kaoru Ishikawa, em O programa foi inspirado pela necessidade retomar as atividades cotidianas da população e de colocar ordem na grande confusão em que ficou mergulhado o país após a derrota na 2ª Guerra Mundial. De acordo com Silva (1996, p. 23), este programa,... tem o objetivo específico de melhorar as condições de trabalho, e criar o ambiente de qualidade..., e desta forma alcançar a satisfação por parte dos clientes, a qualidade, segurança, motivação e a economia de recursos. O Programa 5S Considerado uma ferramenta essencial para a consolidação da gestão da qualidade total, por apresentar efeitos abrangentes em toda a organização, o Programa é baseado em cinco sensos, que segundo Ferreira (1986, p.1570), é a faculdade de apreciar, de julgar, entendimento. O nome tem sua origem nas iniciais das palavras japonesas que denominam estes sensos: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke e que tem como correspondentes as palavras: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. Senso de utilização (Seiri) separar as coisas necessárias das desnecessárias, dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente. O desenvolvimento deste senso implica em evitar todo tipo de desperdício. Senso de ordenação (Seiton) disposição sistemática dos objetos e dados e uma boa comunicação visual para facilitar o acesso, bem como o fluxo de pessoas. As vantagens desta prática expressam-se pela economia de tempo, diminuição do cansaço físico por muita movimentação e pela facilidade na tomada de medidas de emergência no que diz respeito à segurança. Senso de limpeza (Seiso) quando cada funcionário torna-se responsável pela limpeza da sua área de trabalho e todos são conscientizados para as vantagens que esta prática traz. Senso de saúde ou asseio (Seiketsu) ligado à preocupação com a própria saúde, nos aspectos físicos, mentais e emocionais. No tocante ao ambiente de trabalho, diz respeito à padronização de hábitos, normas e procedimentos.

3 3 Senso de auto-disciplina (Shitsuke) que significa cumprir os padrões técnicos, éticos e morais da organização onde se trabalha, sem a necessidade de controle externo. Depois de assimilado e praticado este, durante algum tempo, cada funcionário toma as iniciativas para seu aprimoramento pessoal, o desenvolvimento do seu grupo e trazendo os benefícios disso, para a organização. A Biblioteca O local de aplicação deste trabalho, a Biblioteca do Instituto Oscar Freire, ocupa espaço físico no Departamento de Medicina Legal, Ética Médica, Medicina Social e do Trabalho, e se destina ao suporte informacional para o ensino, pesquisa e extensão dos cursos da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo - FMUSP. Atende, além destes usuários formalmente vinculados à Faculdade de Medicina, usuários externos de várias áreas, pois possui um acervo muito importante, principalmente na área de medicina legal desde o início do século e que interessa particularmente aos pesquisadores que necessitam de informações históricas ou retrospectivas. É classificada como uma biblioteca setorial, a exemplo de outras três ligadas aos Institutos de Medicina Tropical, Radiologia e Centro de Medicina Nuclear, que junto com a Biblioteca Central, compõem o Serviço de Biblioteca e Documentação da mesma faculdade, formando um Sistema de Bibliotecas, regido por um só estatuto e regimento. Os recursos humanos aí alocados são advindos da Biblioteca Central, além daqueles que exercem suas funções no local mas são funcionários do Departamento, e desempenham suas funções de acordo com diretrizes técnicas e administrativas do Serviço de Biblioteca.

4 4 O cenário O acervo da Biblioteca do Instituto Oscar Freire encontrava-se fisicamente sem espaço para o crescimento da coleção e tematicamente muito diversificado, para além dos assuntos de interesse dos usuários locais, composto pelos estudantes de graduação e pós-graduação, e professores da Faculdade de Medicina. Também não estava plenamente compatível com todas as áreas de pesquisa desenvolvidas no Departamento e parte deste acervo não havia passado por seleção, aguardando processamento, tendo sido colocado aleatoriamente nas estantes por ocasião da reforma das instalações. Convém lembrar que a aquisição do material bibliográfico que compõe o acervo, depende, em grande parte de doações e de verba destinada à Unidade, pela Universidade. Fazem parte do acervo, além de títulos correntes de periódicos e livros, um grande número de obras clássicas nacionais e estrangeiras sobre medicina legal, constituindo-se como mencionado, em importante fonte de pesquisa bibliográfica nesta área, principalmente no que tange ao resgate de bibliografia histórica, inclusive com exemplares de periódicos e teses do início do século XX. Como recursos humanos a biblioteca conta com uma bibliotecária, do quadro funcional do Serviço de Biblioteca e Documentação, desempenhando suas funções na setorial, um técnico e duas auxiliares para serviços gerais. Ocupa um espaço térreo, dividido em duas salas: uma delas abriga o acervo de periódicos, livros e áudio-visuais, além de uma grande mesa para estudos. Na outra sala, separada da primeira por lambris de madeira e vidro, ficam as mesas ocupada pelos funcionários, técnico e bibliotecária, além de duas mesas de estudo com quatro lugares cada uma, um arquivo de aço, duas estantes de exposição de periódicos e livros recém chegados, uma estante de material de referência, duas mesas que apoiam dois microcomputadores e uma impressora, e uma mesa para a guarda de bolsas e material dos usuários durante o uso da biblioteca. É uma biblioteca universitária especializada na área de medicina legal, ética médica, medicina social e do trabalho, fazendo parte do setor saúde, e deve atender seus usuários, de maneira eficaz, pois cada atendimento está sendo avaliado, pela relação direta entre profissional e cliente, como acontece na prestação de serviços de saúde e é relatado por Malik (1998, p.46), a produção dos serviços prestados é coincidente com seu consumo, fazendo com que cada mau atendimento seja visto como tal e cada informação seja assimilada no momento em que ocorre. A aplicação do Programa 5S Iniciado em setembro de 1999, por quatro bibliotecárias e de acordo com diretrizes emanadas da Diretoria do Serviço de Biblioteca e Documentação, foi feito um diagnóstico geral inicial, ainda que não sistematizado ou documentado, para o melhor conhecimento e entendimento dos recursos existentes, identificação e detecção dos principais problemas e dificuldades, e na medida do que foi possível, suas causas e as possíveis soluções, de acordo com prioridades. Conhecidas estas variáveis e estabelecida a equipe de trabalho, composta das pessoas lotadas na biblioteca mais três bibliotecárias, iniciou-se a primeira etapa do que seria, no decorrer do ano de 1999 e 2001, a aplicação do Programa 5S e dos seus cinco sensos, adaptados e em consonância com a situação da biblioteca em questão. A adesão à aplicação do Programa foi facilitada pelo tamanho da equipe, composta de sete pessoas, que estavam motivadas e não foi necessário o trabalho de sensibilização e convencimento, que usualmente antecede a implementação. A primeira iniciativa foi com relação à utilização, uma vez que nas dependências da biblioteca estavam objetos, equipamentos e mobiliário fora de uso e pertencentes a outros setores do Departamento, e nesta etapa é recomendado que sejam deixados perto da área de trabalho, somente objetos, equipamentos e mobiliário necessários para executar as tarefas. Material e livros pertencentes a professores ou outros funcionários do Departamento, que estavam guardados na biblioteca, foram encaminhados aos seus donos, assim como os equipamentos fora de uso ou avariados foram colocados à disposição.

5 5 Nas coleções de revistas foram retiradas as duplicatas e colocadas à disposição dos usuários que pudessem ter interesse e os jornais diários que estavam empilhados foram descartados, uma vez que não é na biblioteca o lugar ideal para o armazenamento deste material, por falta de condições adequadas e por facilitar a proliferação de insetos. No material bibliográfico não processado, vindo principalmente de doações, não foi feito o descarte nesta etapa, pois a necessidade de limpeza era premente, e o descarte necessitava de uma concentração de esforços para proceder uma avaliação prévia, ficando assim para um momento mais propício. A próxima etapa que seria da ordenação, deu lugar à limpeza, e prioritariamente efetuou-se uma limpeza geral, mesmo dentro das limitações de pessoal para executá-la e da ausência de orçamento. Algumas melhorias já puderam ser sentidas a partir daí, com as primeiras providências: limpeza dos lambris divisórios, portas, janelas, paredes e piso, com produtos adequados. Antigas entradas para escoamento de água com ralos, que haviam no espaço do acervo foram fechadas com folhas de alumínio a fim de evitar a entrada de insetos ou animais. Só então teve lugar a etapa da ordenação, que ocorreu simultaneamente à limpeza mais detalhada de estantes, arquivos, objetos, documentos e material bibliográfico já processado e com lugares certos nas estantes. Nesta fase foi mudada a disposição física do mobiliário e equipamentos, a fim de otimizar a ocupação dos espaços e oferecer mais conforto tanto para a circulação, como para as áreas de trabalho e para o acesso dos usuários às estantes, que foram identificadas para a manutenção da organização do acervo, visando a compor um espaço agradável para funcionários e usuários, uma vez que, de acordo com Fischer (1994, p.83), o espaço pode ser apreendido como um vetor das interações sociais, e isso duplamente: primeiro, toda organização espacial estrutura mais ou menos diretamente ou fortemente as comunicações; em segundo lugar, ela constitui um mensageiro social sobre o grupo ou a sociedade que a ocupa, seu modo de vida e seus valores. O quarto senso, que trata da saúde, depois de procedidos os três primeiros, acrescenta às práticas rotineiras, os hábitos de higiene, segurança no trabalho e saúde mental, uma vez que a sujeira, os odores desagradáveis, o excesso e acúmulo de materiais podem ser causas de acidentes de trabalho ou stress, e a ação no sentido de eliminá-las é um importante passo para alcançar um ambiente de trabalho saudável. Durante esta etapa, foram tirados livros de prateleiras muito altas, que obrigavam o funcionário ou usuário a apoiar-se na estante ao ficar na ponta dos pés para alcançá-las. Ainda com o intuito de facilitar o acesso aos livros nas estantes, passou a ficar disponível na área do acervo, um apoiador para os pés, com altura equivalente a um degrau de escada. Não é permitido fumar no recinto da biblioteca, assim como não é permitida a entrada, na biblioteca, com alimentos ou bebidas, ou ainda fazer uso de telefones celulares. Pede-se também aos usuários que mantenham um comportamento adequado a um ambiente com espaço físico restrito, onde por vezes, mais de um usuário ocupa a mesma mesa e os micro computadores para pesquisa, ficam na mesma sala. A disciplina, que denomina o quinto senso, é a última etapa do Programa e busca a manutenção do que foi alcançado com a implementação das quatro etapas anteriores, numa demonstração efetiva de seguimento das normas de conduta, dos procedimentos recomendados e do respeito aos colegas e ao ambiente de trabalho. Para tanto são incentivadas atitudes que venham de encontro à manutenção da limpeza e asseio do local tanto de trabalho dos funcionários como de pesquisa, para os usuários, além de contar com maior tempo dedicado à manutenção da limpeza da biblioteca, por dois funcionários que não são da biblioteca, mas do quadro funcional do Departamento. Findo o período de aplicação sistemática e prática dos cinco sensos, e por apresentar-se um momento mais adequado, iniciou-se um processo de avaliação e descarte gradativo, das obras doadas e não processadas, que se encontra ainda em curso. De acordo com as necessidades que se apresentam, algumas ações são feitas para a manutenção do que foi alcançado com a aplicação do Programa. Conclusões

6 6 O Programa 5S constitui-se numa ferramenta indispensável para a busca da qualidade dos serviços prestados, pois realmente provoca uma mudança no ambiente físico, nas questões organizacionais, ajuda a melhorar as relações interpessoais e o relacionamento entre os setores. Além disso, ajuda a criar uma cultura na organização, e sempre que é necessário, os conceitos do Programa são resgatados e aplicados. O resultado destas mudanças, pode ser avaliado pela melhor utilização da biblioteca, tanto do espaço para estudo como da utilização do acervo e bases de dados eletrônicas, no desempenho das funções em relação à comunidade e no atendimento aos docentes e alunos da FMUSP. Até o momento não foi feita nenhuma pesquisa de opinião sistematizada, junto aos usuários, a fim de avaliar o nível de satisfação ou impacto das mudanças ocorridas. No entanto, é possível identificar pelos depoimentos espontâneos dos usuários, que as melhorias foram sentidas de forma substancial, por aqueles que utilizam regularmente as dependências da biblioteca. São referidas por êles, a facilidade de circulação pelo remanejamento dos livros dispostos nas estantes, o conforto representado pela limpeza do local, bem como por alguns facilitadores, como: a disposição de papel de rascunho para utilização nas mesas de estudo, a mesa para apoio de bolsas ou mochilas, além do microcomputador para pesquisas, com a possibilidade de impressão do material relevante. Por parte dos funcionários, inclusive os do Departamento que tem atividades na Biblioteca, também houve reação positiva às implementações, uma vez que as condições de trabalho foram melhoradas de maneira geral. O programa não finaliza, com a aplicação dos sensos, mas é uma prática dinâmica e constante, que procura acompanhar e evoluir de acordo com o desenvolvimento das atividades do setor, e das melhorias implementadas tanto no ambiente da biblioteca como na busca da qualidade da prestação de serviços, com vistas inclusive, à extensão no atendimento de clientes potenciais, na comunidade. Em momento oportuno, é intenção desta equipe que participou do desenvolvimento e implantação do Programa 5S, planejar e executar ações para a expansão e incremento, dos resultados alcançados nesta primeira etapa de modernização da Biblioteca do Instituto Oscar Freire, disponibilizando informações relevantes e abrangentes, nas áreas de medicina legal, ética médica e bioética, medicina social e do trabalho. Bibliografia BRITO, M. F. P.; ROTTA, C. S. G. A implantação do Programa 5S num hospital geral privado do interior do Estado de São Paulo como ferramenta para melhoria da qualidade. Rev. Admin. Saúde, v.3, n.11, p. 9-13, FERREIRA, A. B. H. Novo dicionário da língua portuguesa. 2ª edição. São Paulo, Nova Fronteira, FISCHER, G. N. Espaço, identidade e organização. In: CHANLAT, J. F., coord. O indivíduo na organização: dimensões esquecidas. São Paulo, Atlas, Vv. 2, p MACEDO, N. D.; DIAS, M. M. K. Subsídios para a caracterização da biblioteca universitária. Rev. Bras. Bibliotecon. Doc. São Paulo, 25(3/4) 40-8, MALIK. A. M. Gestão de recursos humanos. São Paulo, Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo, p. 46. (Saúde & Cidadania, 9) SILVA, J. M. 5S: o ambiente da qualidade. Belo Horizonte, Fundação Cristiano Ottoni, VANTI, N. Ambiente de qualidade em uma biblioteca universitária: aplicação do 5S e de um estilo participativo de administração. Ci. Inf. Brasília, v. 28, n. 3, p , 1999.