UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM O USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO RH Por: Marcelo Quednau Orientador Prof. Jorge Vieira da Rocha Rio de Janeiro 2011

2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM O USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO RH Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Empresarial Por: Marcelo Quednau.

3 AGRADECIMENTOS Aos meus colegas e professores, com quem aprendi muito.

4 DEDICATÓRIA À minha esposa Fernanda, que me apoiou e sempre me incentivou muito.

5 RESUMO Esta monografia tem como objetivo mostrar como hoje em dia a área de recursos humanos está cada vez mais tecnológica e voltada para a estratégia da empresa. O RH passou de uma área operacional para uma área extremamente importante e estratégica nos organizações nos dias de hoje. A utilização da tecnologia da informação possibilita uma maior agilidade e eficiência nos processo do RH, fazendo com que todos os clientes internos sejam beneficiados com esse parque tecnológico. Além da melhoria nos processos o uso da tecnologia da informação no recursos humanos possibilita uma melhora no processo da tomada de decisão gerencial e uma grande facilidade para os empregados interagiram com o RH.

6 METODOLOGIA O modelo utilizado neste trabalho foi a pesquisa bibliográfica a partir da análise de livros, revistas e artigos acadêmicos que estão disponíveis em mídias impressas e digitais, além de sites e portais conceituados sobre RH e Tecnologia da Informação. Os livros, artigos, sites e demais mídias utilizadas e consultadas será relacionada no final deste presente trabalho.

7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - Recursos Humanos 09 CAPÍTULO II - Tecnologia da Informação 14 CAPÍTULO III e-rh: A tecnologia da informação no RH 22 CONCLUSÃO 34 BIBLIOGRAFIA 35 ÍNDICE 38 FOLHA DE AVALIAÇÃO 39

8 8 INTRODUÇÃO Fica cada vez mais claro que as condições sociais, econômicas, culturais e, obviamente organizacionais, são determinantes às práticas de RH. Sendo assim, a era da informação também influenciou a gestão de pessoas. O modelo atual de gestão competitiva de pessoas, afirma que as pessoas devem ser fonte de vantagem competitiva, mas a área de RH também tem que ser, por si só, uma fonte que agregue valor a cadeia de valor organizacional. Para que o RH se torne cada vez mais competitivo, é necessário a utilização de toda a tecnologia da informação disponível hoje no mercado. O primeiro capitulo descreve um breve histórico sobre Recursos Humanos, como era antigamente e os desafios do novo RH. O capítulo II mostra como a Tecnologia da Informação está segmentada, bem como o conceitual sobre o que é a TI. Por fim, o terceiro capitulo mostra como a tecnologia da informação ajuda a área de recursos humanos a tornar-se uma área mais competitiva e estratégica.

9 9 CAPÍTULO I Recursos Humanos "O que temos que aprender a fazer, aprendemos fazendo." Aristóteles No Brasil, o inicio da área do RH foi na década de 30, no mesmo período do surgimento da movimentação sindical, proteção aos trabalhadores e época também da legislação trabalhista. Nas duas décadas seguintes, a intervenção governamental sobre as relações trabalhista ficou cada vez mais acentuado, surgindo a necessidade da promulgação da CLT (1943) definindo a ampliando as funções do Departamento de RH.(TEGON, 2006) Antigamente a área de Recursos Humanos era conhecida como Administração de Pessoal e era responsável, de um modo bem genérico, por administrar as pessoas dentro da organização. O surgimento da área ocorreu devido a necessidade de controlar as pessoas que trabalhavam na organização, de inicio em aspectos muito simples, como horas de trabalho, faltas e salários. Com a promulgação das leis de Segurança no Trabalho, Saúde Ocupacional e Pensões nas décadas de 60 e 70, a área de Recursos Humanos foi mudando e ganhando cada vez mais importância, tendo hoje um papel de destaque na tomada de decisões em diversas organizações brasileiras. Batelman e Snell (1999) oferecem uma visão histórica desta transformação: Na década de 70, o trabalho de RH era manter suas empresas fora dos tribunais e estar de acordo com o número casa vez maior de

10 10 regulamentações que governavam o locar de trabalho. Na década de 80, tiveram de resolver problemas de custos nos quadros de pessoal relacionados a fusões, aquisições e downsizing. A década de 90 caracteriza-se por questões econômicas relacionadas a um local de trabalho cada vez mais global e competitivo. As mudanças ocorridas no mercado e na própria sociedade mudou o papel da gestão de recursos humanos, as novas demandas fez com que o RH (O tradicional departamento de Recursos Humanos) assumisse novas posturas e novas atribuições nas organizações, as empresas que não estão adotando estas atitudes estão passando por dificuldades de adaptação e competitividade por não terem preparado a mudança organizacional e terem efetuado apenas intervenções superficiais (MARTIN, 1996). O ambiente organizacional passou por diversas mudanças nos últimos anos, principalmente na década de 80 graças ao desenvolvimento da Tecnologia da Informação. Essa mudança refletiu diretamente na área de Recursos Humanos, onde tiveram que se adaptar a nova realidade, deixando de lado a postura focada em processos burocráticos, para uma postura mais estratégica, dando maior valor às pessoas (TEGON, 2006) As mudanças ocorridas no mercado e na própria sociedade mudou o papel da gestão de recursos humanos, as novas demandas fez com o RH assumisse novas posturas e novas atribuições nas organizações, as empresas que não estão adotando estas atitudes estão passando por dificuldades de adaptação e competitividade por não terem preparado a mudança organizacional e terem efetuado apenas intervenções superficiais (MARTIN, 1996). As organizações necessitam de informações oportunas e conhecimentos personalizados para efetivamente auxiliar os seus processos decisórios e a sua gestão empresarial, principalmente por estarem enfrentando

11 11 um mercado altamente competitivo, globalizante e turbulento (PAPP & LUFTMAN, 1995). 1.1 O RH antigamente A área de Recursos Humanos tem como atividades históricas: treinar e motivar os empregados, recrutar pessoas de acordo com as necessidades específicas da empresa, gerenciar demissões, administrar e garantir a diversidade da força de trabalho, gerenciar facilidades e benefícios, lidar com questões trabalhistas e legais, salários, entre outras atividades. Segundo Marras (2007), um conjunto de subsistemas compõe o Recursos Humanos e responde individualmente para cada uma das funções do RH e pode se dividir nos seguintes subsistema: Treinamento e Desenvolvimento; Recrutamento e Seleção; Remuneração; Segurança do Trabalho; Relações Trabalhista e Sindicais; Cargos e Salários; Departamento Pessoal; Folha de Pagamento. As organizações são sistemas sociais operando dentro de ambientes maiores, sendo dependentes e influenciados por estes, e em decorrência disso, a área foi se modificando e adaptando-se às mudanças ocorridas na sociedade.

12 O novo RH No passado, as empresas buscavam a vantagem comparativa e nos dias de hoje, elas buscam vantagem competitivas, sendo esse o seu principal foco de ação. A vantagem comparativa fica clara nas antigas teoria de taylos, que tratava da divisão do trabalho e da produção em massa e que via o trabalho inteligente e o trabalho operacional. A organização era burocrática e percebiase uma diferenciação entre os pensadores no topo da hierarquia e os fazedores na base. Devido a burocracia, as ações eram lentas devido ao grande numero de etapas entre o inicio e o final dos processos, incluindo assinaturas e extensa papelada. Segundo Fischer (2002), esse tipo de padrão de funcionamento das organizações começou a sofrer fortes modificações, principalmente devido ao desenvolvimento da tecnologia da informação. Ao mesmo tempo em que a tecnologia provoca aumento da produtividade nas operações da empresa, ela exige mudança no perfil da formação do trabalhador, que precisa estar apto para operar os processos mais complexos. Um fato que se pode perceber facilmente é que as organizações de vários setores têm considerado de vital importância efetuar expressivos investimentos em TI, passando a ter seus produtos, serviços e processos fundamentalmente apoiados nas tecnologias desta área. Organizações modernas estão investindo quantias significativas em TI com o objetivo de aumentar a rentabilidade global e a produtividade e conhecimento dos seus trabalhadores (ALBERTIN, 2001).

13 Os desafios de RH Em uma cultura voltada para a performance, o principal desafio de RH é apoiar os lideres em seu papel de agentes transformadores e fomentadores dos princípios e valores organizacionais. A busca pela excelência em todas as atividades passa pelo alinhamento dos processos de trabalho com as estratégias organizacionais e a devida capacitação dos empregados, transformando o potencial dos talentos em valor, entregando assim o que foi combinado com qualidade, seja um produto ou serviço, seja para um cliente interno ou externo. Segundo Soeltl (2010), cabe ao RH a missão de apoiar a organização a realizar a sua estratégia por meio das pessoas, processos e sistemas. Uma nova tendência é a estruturação de uma equipe especializada em performance humana e organizacional, fomentando e suportando a Gestão de Alto Performance, que eleva o nível de alinhamento e desempenho da organização, criando a excelência das operações e reduzindo o tempo com retrabalho, tarefas não programadas e pouco relevantes.

14 14 CAPÍTULO II Tecnologia da Informação A importância da Tecnologia da Informação TI, cresceu muito nos últimos anos, paralelamente aos sistemas de acesso à informação disponibilizados através das tecnologias emergentes deste final de século (SZTAJNBERG e SEIXAS, 2006). Para entender a complexidade e as necessidades empresariais, conforme os autores Rezende e Abreu (2001), hoje não se pode desconsiderar a Tecnologia da Informação e seus recursos disponíveis, sendo muito difícil elaborar Sistemas de Informações para a empresa sem envolver esta moderna tecnologia. Esse contexto reforça o relevante papel estratégico da Tecnologia da Informação, que deve agregar valores aos produtos e/ou serviços da organização, auxiliando a promoção das suas inteligências competitiva e empresarial. É necessário, segundo TOIVONEN (1999), que as organizações tenham seus planejamentos empresariais e o de TI integrados, coerentes e com sinergia, pois desta forma os dois modelos estarão plenamente alinhados entre si. Porém, a realidade empresarial vem enfrentando dificuldades no alinhamento da sinergia de seus planejamentos quando envolvem e/ou necessitam da TI e de seus recursos. Essa atividade é um desafio constante e vem consumindo muito dinheiro das organizações que se preocupam com essa questão, em que os recursos investidos em TI nem sempre dão o devido retorno aos seus investidores.

15 15 A Tecnologia da informação está presente em muitas empresas e já fazem parte no negócio das empresas. A tecnologia de informação (TI) é um dos componentes mais importantes do ambiente empresarial atual, e as organizações brasileiras têm utilizado ampla e intensamente essa tecnologia, tanto em nível estratégico como operacional. Essa utilização oferece grandes oportunidades para as empresas que têm sucesso no aproveitamento dos benefícios oferecidos por esse uso e também oferece desafios para a administração de TI da qual as empresas passam a ter grande dependência e que apresenta particularidades de gerenciamento. (ALBERTIN, 2008) 2.1 Definições sobre Tecnologia da Informação Segundo Rezende e Abreu (2001) a Tecnologia da Informação (TI) são recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. Já para Cruz (2000) tecnologia da informação é todo e qualquer dispositivo que tenha a capacidade de tratar dados e ou informações tanto de forma sistêmica como esporádica, que seja aplicado no produto que esteja aplicado no processo. Para Alecrim (2004), a TI pode ser definida como um conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação. Na verdade, as aplicações para TI são tantas e ligadas às mais diversas áreas que existem várias definições e nenhuma consegue determiná-la por completo. Segundo o mesmo autor, a TI é algo cada vez mais comum no dia-adia das pessoas e das empresas, pois tudo gira em torno da informação e assim sendo, quem souber reconhecer a importância disso, certamente se tornará um profissional com qualificações para as necessidades do mercado. De acordo com Mota (2002), TI é um conjunto de equipamentos, software e serviços que, bem implementados, propiciam aos seus gestores o melhor gerenciamento de seus negócios.

16 16 Em muitas empresas a unidade de Tecnologia da Informação muitas vezes tem dado excessiva atenção para as tecnologias aplicadas à informação tal como hardware, software e seus periféricos. Muitas vezes, se esquecem de sua principal finalidade e utilidade, que é o desenvolvimento e as melhorias dos sistemas de Informação, para auxiliar a empresa em seus negócios, processos e atividades. Assim, pode-se classificar as principais tecnologias utilizados nos sistemas de informações como: a) Tecnologia de hardware b) Tecnologia de software c) Tecnologia de comunicação Tecnologia de hardware Tanenbaum (1995) disserta que no contexto da TI, usa-se a palavra hardware para designar o conjunto formado pelos equipamentos empregados em um sistema de informação. São os dispositivos que compõe um sistema de computador. Um sistema de computador é o conjunto de unidade que realizam a entrada, processamento, armazenamento e saída de dados a partir de um conjunto de instruções previamente programado. A unidade de entrada é formada pelos equipamentos que permitem a inclusão de dados a serem processados. O teclado é o dispositivo de entrada de dados mais popular.

17 17 A unidade de saída é formada pelos equipamentos que permitem a apresentação de resultados processados pelo sistema de computacional. O monitor de vídeo e a impressora são os dispositivos de saída mais popular. A unidade de memória é formada pelos dispositivos que armazenam os dados e as instruções em processamento pela Unidade Central de Processamento (UCP). A unidade central de processamento é o componente de hardware que realiza o processamento dos dados de entrada, transformando-os em dados de saída, a partir da execução de instruções previamente organizadas e fornecidas à unidade central de processamento Tecnologia de software Segundo Tanenbaum (1995), os equipamentos que compõem a tecnologia da informação são capazes de executar instruções que operacionalizam a solução de problemas. As instruções para a resolução de um determinado problema operam certos dados e estão organizados conforme alguma lógica algorítmica. A ciência da computação define a palavra software como o conjunto de programas que um sistema de computador é capaz de executar. Define-se então que um sistema de software é um conjunto de programas de computadores que operam de forma conjunta para solucionar problemas de uma determinada área. Em um sentido mais amplo, um sistema de software abrange uma serie de programas separados, arquivos de configuração que são utilizados para configurar esses programas, documentação do usuário, que explica como utilizar o sistema e no caso de produtos de software, site web para os usuários fazerem download das informações recentes do produto (SILBERCHATZ, 2000)

18 18 Um produto de software é um sistema que tem funcionalidade e pode ser disponibilizado aos usuários. Os produtos genéricos são sistemas de software produzidos por uma empresa e comercializados para outras, desde que sejam capazes de utiliza-los, Já os produtos personalizados ou customizados, são sistemas de software desenvolvidos para atender as necessidades específicas de um determinado cliente Tecnologia de comunicação Ao longo da historia, a comunicação tem sido a responsável pela transmissão de dados, informações e conhecimento entre os homens. Para que este processo aconteça, são empregados diversos sistemas que seguem um mesmo processo básico. (SILBERCHATZ, 2000) Para que o processo de comunicação aconteça, faz-se necessário alguns elementos em sintonia. São eles: Emissor: é o componente que emite a mensagem; Canal: é o componente que conecta o emissor ao receptor durante a transmissão de uma mensagem; Mensagem: é o componente que contém as informações que se deseja tornar comum entre o emissor e receptor; Receptor: é o componente que recebe a mensagem; Retorno: é o mecanismo em que o receptor confirma ao emisso o recebimento ou não da mensagem. Dentre a tecnologia da comunicação, é possível destacar a tecnologia de telecomunicações e a tecnologia de redes de computadores. A primeira engloba o hardware e software específicos, que propiciam a transmissão e recepção de sinais de comunicação, já a segunda é um conjunto interligado de

19 19 computadores que propicia o compartilhamento de recursos e dados e a melhoria de processo de comunicação. 2.2 Aplicações da Tecnologia da Informação A utilização eficaz da TI e a integração entre sua estratégia e a estratégia do negócio vão muito além da idéia de ferramenta de produtividade, sendo inúmeras vezes fator crítico de sucesso organizacional. Atualmente, a direção para este sucesso não está mais referido exclusivamente com o hardware e o software utilizados, ou ainda com metodologias de desenvolvimento, todavia com o alinhamento da TI com a estratégia e as características da organização e de sua estrutura empresarial (LAURINDO, 2002). Na opinião dos autores Broderick e Boudreau (1992), a tecnologia da informação tem enorme potencial para fazer o RH mais competitivo. O autor considera ainda algumas importantes formas de interferência da TI na área de RH as quais envolvem o planejamento e investimento das habilidades da força de trabalho, investimento em banco de dados e equipamentos, organização da forma de trabalho e o próprio gerenciamento de recursos humanos. A sociedade viveu muitas transformações ao longo do tempo e com isso a gestão de pessoas também foi se transformando. As condições sociais, econômicas, culturais e organizacionais são determinantes às práticas de Recursos Humanos e deste mesmo modo, a tecnologia da informação também influenciou a gestão de pessoas. Como a área de Recursos Humanos também tem que se manter competitiva, ela também busca se adequar ás novas tendências. O RH e as outras áreas da empresa buscam redução de custo, eficiência dos processos e a alta produtividade.

20 20 Para Marques (2002), a interatividade entre TI e RH pode trazer resultados valiosos para uma organização, principalmente na geração de vantagem competitiva sustentável. Muitas vezes, nas organizações, as estruturas de comunicação são instituídas pelo departamento de recursos humanos, porém falta capacitação das pessoas em usá-las. O trabalho da TI pode suprir essa falha. A interatividade entre TI e RH pode fazer com que os feedbacks sejam mais freqüentes e ocorreram de maneira mais padronizada, auxiliando na melhoria das interfaces de coordenação das atividades. Outro ponto de destaque da interatividade entre TI e RH está na facilidade da troca de conhecimento tácito e o aprimoramento do conhecimento explícito, podendo contribuir com o intercâmbio de idéias entre os diversos membros da organização. A TI, nesta fase, pode atuar na aplicação de sistemas de informação que facilitem a absorção e, posteriormente, a troca do conhecimento. Quando se fala de todos estes processos, se pensa de maneira bastante abrangente, desde o relacionamento entre os setores e seus funcionários, bem como no contato destes com fornecedores, clientes e parceiros (MARQUES; NETO, 2002). Muitos autores já citam as boas influências da área de TI nos processos de RH.e enfatizam que novas tecnologias da informação capacitam corporações para melhorarem rapidamente seus processos de negócios por: substituir atividades transacionais rotineiras com poderosos sistemas de informação; facilitar os processos de negociação por fornecer aos gerentes e funcionários acesso direto a informação; e, autorização para os funcionários tomarem decisões com o uso de sistemas inteligentes. A formulação de um sistema de informação é capaz de auxiliar também os processos de tomada de decisões, produção, inovação e o controle

21 21 gerencial. Estes sistemas ainda podem apoiar os demais gerentes da empresa nas suas atividades de administração de recursos humanos, pois possibilita aos gestores analisar e monitorar as tendências do planejamento estratégico da empresa, diminuindo as decisões tomadas baseadas mais em impressões e na experiência empírica e não sistematizada (RUGGIERO; GODOY, 2006).

22 22 CAPÍTULO III e-rh: A tecnologia da informação no RH A sociedade viveu inúmeras transformações ao longo do tempo, e com isso a Gestão de Pessoas também foi se transformando. O modelo atual, de gestão competitiva de pessoas, afirma que as pessoas devem ser fonte de vantagem competitiva. Mas a área de RH também tem que ser, por si só, uma fonte que agregue valor a cadeia de valor organizacional. Muitos autores já citam as boas influências da área de TI nos processos de RH. Hammer e Champy (1994) enfatizam que novas tecnologias da informação capacitam corporações para melhorarem rapidamente seus processos de negócios por: substituir atividades transacionais rotineiras com poderosos sistemas de informação; facilitar os processos de negociação por fornecer aos gerentes e funcionários acesso direto a informação; e, autorização para os funcionários tomarem decisões com o uso de sistemas inteligentes (RUGGIERO; GODOY, 2006). No ponto de vista de Turban, McLean e Wetherbe (1996), a área de TI pode servir de apoio nos processos de recrutamento e seleção, treinamento, desenvolvimento e manutenção dos recursos já existentes na empresa. Pode também contribuir no planejamento e gerenciamento das relações trabalhistas, disponibilizando as informações no tempo certo, baseadas na adequação de qualidade e custo e prestar apoio no desenvolvimento das equipes, por meio do autogerenciamento, sem necessitar a presença dos gestores da área e também do RH, a todo o momento. O e-rh, ou RH Virtual, é o Modelo de Gestão de RH calcado no uso de ferramentas baseadas na Internet ou intranet, que busca a melhoria na prestação de serviços e a liberação do time para atividades menos

23 23 operacionais e mais estratégicas. O ideal do e-rh é a empresa 100% online, o RH 100% interativo. O e-rh conecta pessoas às estratégias de negócio, conecta pessoas com pessoas, dissemina o conhecimento e facilita o uso de ferramentas operacionais necessárias para se alcançar o sucesso organizacional. É a tecnologia que faz o e-rh possível, enquanto a visão estratégica e competitiva dos negócios é que faz o e-rh necessário. A área de RH e todas as áreas de uma empresa, buscam a redução de custos, a eficiência e rapidez nos processos e a alta produtividade. O surgimento de Virtual Workpleces, que é a possibilidade do empregado poder trabalhar de qualquer lugar, desde que consiga conectar-se eletronicamente a sua empresa, também afeta a área de RH. Esta nova modalidade de trabalho, também chamada de teletrabalho, surgiu da necessidade de se obter informações rápidas e de baixo custo, aliada a uma melhoria de qualidade de vida devido a flexibilidade da escolha do local trabalho (RESENDE e TAKESHIMA, 2000) Todas estas transformações acabaram por levar ao surgimento do e_rh, ou Recursos Humanos Virtual ou Recursos Humanos Eletrônico, buscando refletir na gestão de pessoas e na estrutura organizacional os benefícios do uso da tecnologia da informação. Segundo LEME (2008) a informática virou uma ferramenta auxiliar para muitos profissionais e para o RH, esta realidade não poderia ser diferente. Hoje, cada vez mais, os avanços tecnológicos otimizam os serviços prestados pelas organizações e conseqüentemente influenciam o aumento da produtividade e o fortalecimento da competitividade. Atrelada às constantes transformações, o mercado começa a se convencer de que esses recursos não vieram apenas para beneficiar grandes organizações, uma vez que também são acessíveis às pequenas e médias empresas.

24 24 Concordando com o autor acima, MATEO-SIDRÓN (2009) afirma que o uso da tecnologia da informação na administração dos recursos humanos é, cada vez mais, um requisito indispensável para empresas que buscam competir em uma economia globalizada. Esses departamentos estão descobrindo, cada vez mais, que a tecnologia é a aliada perfeita para otimizar a gestão e os custos de serviço por empregado. JONES (1998) define o RH virtual como "um modelo de gestão de Recursos Humanos baseado em tecnologia de informação altamente avançada, que conduzam algumas ou muitas das funções de RH". Segundo este autor, inicialmente o e-rh era visto como um programa de ganho de eficiência, mas tem sido cada vez mais visto como uma fonte de vantagem competitiva. O mesmo autor ressalta: "O e-rh não envolve apenas tecnologia. Ele envolve uma tecnologia única lincada à estratégia, para conectar as pessoas e as pessoas ao negócio, com o objetivo de adaptar ambos, as pessoas e o negócio, rapidamente às mudanças". Conforme MATEO-SIDRÓN (2009), na América Latina, já se vê empresas implementando sistemas de informação para administração de pessoal, nos quais os empregados, além de receber informação de maneira rápida e homogênea, podem atualizar seus dados pessoais, solicitar férias, imprimir recibo de salário, acessar benefícios e inscrever-se em cursos, entre outras vantagens. Entre outros benefícios, ALVES (2008) afirma que o RH virtual reduz custos e melhora a eficiência, através da redução de papel e redução de fluxo de trabalho; da automação de atividades rotineiras e repetitivas; da liberdade que dá aos empregados para que utilizem os sistemas de forma self-service; do desenvolvimento de uma força de trabalho cada vez mais informada sobre

25 25 assuntos relativos à RH e à companhia de modo geral; Da uniformidade da informação, independente da geografia ou nível hierárquico; do aumento na velocidade de resposta dos sistemas/atividades de RH; e da garantia de tomada de decisões mais informadas por parte dos empregados. Para JONES (1998) o RH virtual acessado pela Intranet traz como benefício a facilidade na atualização de políticas, procedimentos e outras publicações de RH, a rapidez para comunicar a qualquer hora e em qualquer lugar, a compatibilidade dos Web browsers com a maior parte dos sistemas, e o baixo custo de treinamento, já que grande parte dos empregados já tem familiaridade com os programas de Internet. A disponibilização das informações por este meio elimina os custos relativos a impressão e distribuição de materiais de RH, tais como manuais, abertura e remanejamento vagas externas e internas, formulários diversos, comunicados, publicações internas, avaliação de desempenho e de resultado, pesquisa de clima organizacional, entre outros. JONES (1998) compara o RH tradicional ao RH virtual, conforme pode ser observado na Tabela 01, descrita abaixo: RH TRADICIONAL Uso intensivo de papel As habilidades individuais são as mais importantes Os arquivos de dados e a disseminação de informações são funções chave A área de RH é orientada pelas funções Uso de processos tradicionais, como por exemplo entrevistas e avaliações face a face RH VIRTUAL Redução do uso de papel As habilidades no gerenciamento da informação e no conhecimento da tecnologia são essenciais O gerenciamento estratégico de RH é critico A área de Rh assume o papel de consultor Uso de recursos tecnológicos para processos, como por exemplo testes e entrevistas on line

26 26 Os profissionais de RH reagem às inovações tecnológicas de IT Os profissionais de RH são pró-ativos e requisitam inovações tecnológicas para IT Tabela 01: Comparação do sistema de RH Tradicional ao RH Virtual (JONES, 1998) ALVES (2008) aponta também o treinamento online como um dos principais benefícios do e-rh. O treinamento online, também chamado de e- learning, dá aos empregados a possibilidade de acesso a uma formação personalizada, em que a cada pessoa aprender de acordo com as suas necessidades e o seu próprio ritmo. As soluções de aprendizagem baseadas nas tecnologias de informação criam também mais espaço para as diferenças e estilos individuais na aprendizagem O mesmo autor ainda aponta também outro benefício, o Recrutamento online. Segundo ele, "todos os estudos recentes indicam que as pessoas recorrem cada vez mais à Internet para procurarem novas oportunidades profissionais". O recrutamento online envolve não apenas a comunicação de vagas através da Internet/Intranet, mas também todas as ferramentas tecnológicas para triar currículos, manter um banco de dados atualizado e eficiente na busca por características específicas, o feedback online e as modernas formas de avaliação (COSTA, 2002). O mesmo autor comenta que a maior parte das empresas americanas (1997) investiam neste tipo de projeto para que o RH voltasse para assuntos mais estratégicos, liberando as atividades operacionais. As aplicações mais frequentes no e-rh são: Recrutamento online; Comunicação; Informações sobre benefícios; Treinamento online (e-learning);

27 27 Avaliação de desempenho. 3.1 Recursos do RH Virtual (e-rh) O e-rh é um conjunto de sistemas, mídia eletrônicas, rede de computadores, rede de telecomunicações e o uso da tecnologia para o desempenho das funções de recursos humanos. Podemos dividir estes recursos conforme os itens a seguir: Auto Atendimento O self-service ou auto-atendimento é a base de sustentação de uma estrutura de e-rh. A grande vantagem é que ele permite que os funcionários encontrem sozinhos as respostas para as suas dúvidas. Eles também podem consultar e atualizar os seus dados, preencher formulários de solicitações ou efetuar outras transações, como por exemplo, solicitação de férias. O auto-atendimento pode ser através de portal web ou via sistema que usa a voz eletrônica para fornecer informações como os telefones informativos. Grande parte das empresas desenvolvem sua própria tecnologia de autoatendimento, mas a compra de um pacote de software com esta função estão se tornando mais populares Portal Interno As intranets, que também podem ser chamadas de portais, permitem ao RH melhorar a capacidade de oferecer serviços e ao mesmo tempo melhora na comunicação.

28 28 Os portais dão aos empregados a visão geral da empresa, no tocante ao investimento feito neles, já que dão acesso a informações que vão desde benefícios até as oportunidades de treinamento (WYATT, 2011). Através dos portais as informações são disponibilizadas para o uso interno, o que elimina os custos relativos a impressões e distribuição de matérias Treinamento Online Também chamado de e-learning, possibilita aos empregados o acesso a uma formação personalizada, onde cada pessoa aprende de acordo com as suas necessidades e seu próprio tempo. No e-learning a interação alunoprofessor poderá ocorrer de forma assíncrona, síncrona ou auto-estudo, isto é, interação via ou fórum, em tempo real ou sem a necessidade de tutoria respectivamente (JONES, 1998) Os treinamentos online proporcionam uma maior rentabilidade e massificação da formação, visto que leva o conteúdo a um maior numero de destinatários porque permite a distribuição para os empregados dispersados geograficamente. O numero de participantes do e-learning pode ser consideravelmente mais elevado do que numa formação presencial. A ferramenta que possibilita a gestão integrada das atividades de desenvolvimento nas modalidades presencial, e-learning e blended é conhecida como LMS - Learning Management System. Gestão de ensino (Learning Management) é um termo utilizado para definir as estratégias que são desenvolvidas para ajudar a alcançar resultados na aprendizagem. Um LMS oferece as ferramentas necessárias para a gestão, criação, programação, treino, ou aprendizagem numa organização.

29 29 A maioria dos principais fornecedores de LMS oferece soluções unificadas em toda a gestão da aprendizagem, colaboração, desempenho, compensação e gestão de talento, permitindo que os clientes possam alinhar, desenvolver, gerir e premiar a sua equipe. As principais características de uma platafora LSM são: Oferta e gerenciamento de diversas opções de atividades de aprendizagem com a visão através de catálogos de cursos segmentados; Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) alinhado aos gaps de habilidades de um colaborador (integrado ao módulo para Gestão por Competências do Performa); Histórico único de todas as atividades de desenvolvimento de um colaborador; Gestão de matrículas com controles por pré-requisitos e fluxos de aprovações; Gestão de atividades combinadas (blended); Gestão dos recursos de treinamento presencial para eliminar conflitos de agendamento (uso de salas, agenda de instrutores, equipamentos, etc.); Acompanhamento e tracking de cursos em e-learning com detalhamento dos acessos, progresso e notas de aproveitamento; Realização de pré e pós testes entre outras avaliações; Emissão on-line de certificados de aprovação; Gerenciamento de comunidades virtuais de aprendizagem; Integração com sistemas legados da empresa, como por exemplo, o sistema que gerencia a base de funcionários; Alguns LMS s oferecem o módulo Mobile para a aplicação de provas e pesquisas por meio de dispositivos móveis;

30 Recrutamento Online O recrutamento online envolve não apenas a comunicação de vagas, mas também todas as ferramentas tecnológicas para triar currículos, manter um banco de dados atualizado e eficiente para busca de características especificas e as modernas formas de avaliação. As pessoas recorrem cada vez mais à internet para procurarem novas oportunidades profissionais e a área de recursos humanos das empresas ou consultorias de recrutamento utilizam estes recursos e funcionalidades para pesquisa de candidatos. Geralmente os sistema de recrutamento e seleção são integrados ao site das empresas em uma área exclusiva, como por exemplo "Trabalhe conosco". Ao entrar nesta área, o candidato faz o cadastro do currículo que é imediatamente colocado a disposição para pesquisa. É possível para o candidato, efetuar atualizações ou incluir novas informações quando necessário. O desenvolvimento de um sistema intuitivo facilita a tarefa do candidato na hora de cadastrar o currículo através da internet. O candidato pode se inscrever a uma ou mais vagas em aberto ou simplesmente deixar o currículo no seu banco de talentos para futuras pesquisas. Dependendo do tipo do sistema utilizado, ele irá exibir uma lista de candidatos que se enquadram nos critérios selecionados. A partir desta pesquisa, é possível fazer o gerenciamento dos currículos e de todas as informações cadastradas. As informações adicionais cadastradas pelo candidato estarão disponíveis para consulta. A pesquisa de currículos poderá possuir um sistema de Ranking, possibilitando assim determinar quais informações ou qualidades de um

31 31 candidato são mais importantes para a pesquisa e então o sistema poderá mostrar uma lista com os resultados mais relevantes no topo. Hoje em dia, a maiorias das grandes empresas utilizam algum sistema de recrutamento e seleção para facilitar a gestão das vagas e currículos dos candidatos Avaliações, teste e pesquisas de clima Uma série de avaliações e pesquisas da área de RH podem ser realizadas online, reduzindo tempo, custo e trabalho operacional. Segue algumas delas: Analise das habilidades e competências. Este teste pode ser feito a partir do levantamento das necessidades de cada cargo; Entrevista online. A partir da descrição do cargo, algumas perguntas podem ser definidas para filtrar os candidatos de uma determinada vaga; Teste de conhecimento. Estes testes podem ser realizados para determinar as necessidades de treinamento; Avaliação de resultados. Sistema para acompanhamento das metas; Avaliação de desempenho 360º. Sistema para realização da analise de desempenho, onde o empregado realiza uma autoavaliação, avaliação do superior imediato, avaliação dos subordinados, avalição dos seus pares e por fim, dos seus clientes; Pesquisa de opinião ou de clima organizacional; Planejamento e projeção de carreira. Sistema para mapear carreira e possíveis sucessores.

32 Ferramentas do gestor de RH Os gestores de recursos humanos devem ajudar as suas organizações a definir as suas estratégias e a construir programas de desenvolvimento do seu capital humano, de modo a atrair, reter e suportar as pessoas necessárias à consecução desses planos. Os gestores devem compreender os processoschave de trabalho e construir os ambientes de suporte nos quais os colaboradores deverão atuar de uma forma mais eficaz, produtiva e satisfatória. As áreas de gestão de recursos humanos devem relacionar as ditas 'estratégias de capital humano' com as soluções tecnológicas mais adequadas. Isso significa criar uma organização e-rh focada na interligação de pessoas com a estratégia do negócio, de modo a partilharem conhecimento e na interligação com as ferramentas operacionais necessárias à condução do sucesso organizacional. Mas o e-rh não diz respeito, unicamente, a tecnologia. Trata-se de conciliar, unir tecnologia e estratégia de modo a ligar pessoas com pessoas e pessoas com negócio da empresa. A mudança tecnológica é um fator-chave para esta transformação, uma vez que fornece a estrutura de suporte aos modelos de e-rh. As tecnologias da Web, em particular, possibilitaram já o acesso direto de um colaborador a outro colaborador, o acesso à gestão de recursos humanos e à informação a respeito do negócio. Isto promove também uma maior contribuição de cada colaborador para os resultados da organização em que se enquadra, facilitando a sua maior compreensão a respeito do papel que desempenha na cadeia de valor instituída. Através da utilização de diversos recursos e tecnologias, é possível integrar múltiplos sistemas para formarem e atuarem como um produto único.

33 33 Essas novas ferramentas auxiliam os recursos humanos a integrarem sistemas diversificados das diferentes áreas de uma organização, evitando processos de reposição ou reconstrução das funções dos diversos sistemas. Uma vez iniciado, o processo repete-se num ciclo de melhoria contínua e adaptação às mudanças nas necessidades das organizações e às inovações tecnológicas. As organizações que esperam vir a atrair, reter e recompensar os melhores colaboradores devem caminhar estratégica e progressivamente para um contexto de e-rh. Seguindo um plano de desenvolvimento estruturado do futuro modelo de e-rh, as organizações terão oportunidade de otimizar os seus investimentos em tecnologia, melhorar os seus serviços no domínio da gestão de recursos humanos e desenvolver um conjunto de ações focadas no seu mais importante recurso, as pessoas.

34 34 CONCLUSÃO Inicialmente a área de recursos humanos era muito operacional e praticamente todos os processos eram feitos e registrado via papel. Tudo era muito demorado e a localização das informações era de difícil acesso. Como surgimento da tecnologia, o RH pode se destacar na organização e tornar-se uma área mais estratégica, atendendo as demandas de todas as demais áreas da empresa. A TI ajudou o RH a armazenar as informações, processá-las de forma rápida e retornar aos solicitantes com mais qualidade e eficácia. A Tecnologia disponibilizada hoje em dia proporciona ao RH tirar grande proveito, visto que a maioria dos processo do RH foram ou serão informatizados. Podemos destacar a utilização de portais para comunicação interna, portais de treinamento a distância, portais para realização de avaliação de competência e desempenho e por ultimo não menos importante, portais para realização de recrutamento, tanto interno como externo..

35 35 BIBLIOGRAFIA 1 ALBERTIN, A. L. Valor Estratégico dos projetos de tecnologia de informação. RAE Revista de Administração de Empresas. v. 41, p São Paulo : Jul/Set ALBERTIN, Alberto Luiz. Benefícios do uso de tecnologia de informação para o desempenho empresarial. RAP Revista de Administração Publica. FGV. p Rio de Janeiro: Mar/Abri, ALECRIM, Emerson. Tecnologia da Informação. Revista Infowester São Paulo: BATELMAN, Tomas S. e SNELL, Scott A. Administração Construindo a Vantagem Competitiva. Ed. Atlas, BRODERICK, R.; BOUDREAU, J. W. Human resource management, information technology, and the competitive edge. Academy of Management Executive, Vol. 6 No , 6 FISCHER, Andre L. Um resgate conceitual e histórico dos modelos de gestão de pessoas. São Paulo: Ed. Gente, JONES, John W. Virtual HR. California, Crisp Publications, LAURINDO, F. J. B. Tecnologia da Informação: eficácia nas organizações. p 248. São Paulo: Editora Futura, LEME, Eduardo. Aplicação Prática de Gestão de Pessoas por Competências. 2a.ed. Rio de Janeiro: Editora Qualitymark, MARQUES, M.; NETO, S. L. Capital humano e TI gerando vantagem competitiva. RAE -eletrônica, v.1, 2002.

36 36 11 MARRAS, Jean P. Administração de Recursos Humanos Do operacional ao estratégico. São Paulo: Ed. Futura, MARTIN, James. A Grande Transição: usando as sete disciplinas da engenharia da empresa para reorganizar pessoas, tecnologia e estratégia. São Paulo: Ed. Futura, MATEO-SIDRÓN, Francisco. Tecnologia Em Rh: Necessidade Essencial Para O Século XXI. Rev. Valor Econômico,. 15:1. Maio de PAPP, R.; LUFTMAN, J. Business and IT strategic alignment: new perspectives and assessments. In Proceedings of the Association for Information Systems, Inaugural Americas IS Conference, p , Aug. Pittsburgh, PA RESENDE, Enio e TAKESHIMA, Maria L. RH em tempo real. Rio de Janeiro: Ed. Qualitymark, REZENDE, Denis Alcides; ABREU, Aline França de. Tecnologia da Informação, aplicada a Sistemas de Informação Empresarial. 2ª edição. São Paulo: Ed. Atlas, RUGGIERO, A. P. ; GODOY, A. S. A influência da tecnologia da informação no trabalho gerencial: um estudo com gestores de recursos humanos. REAd. Revista Eletrônica de Administração, v. 12, p SILBERCHATZ, Abrahamet al. Sistemas Operacionais: conceitos e aplicações. Rio de Janeiro: Ed. Campos, SOELTL, Francisco Antonio. e-learning no Brasil: retrospectivas, melhores práticas e tendências. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2010

37 37 20 SZTAJNBERG, Alexandre; SEIXAS, Roberto de Beauclair. Redes: Sistemas Operacionais e Aplicações Cliente/Servidor. [Workshop]. Rio de Janeiro: Universidade do Estado do Rio de Janeiro - UERJ, TANENBAUM, Andrew S. Sistemas Operacionais Modernos. Rio de Janeiro, Prentice Hall, TURBAN, E.; MCLEAN, E.; WETHERBE, J. Information technology for management: improving quality and productivity. New York: John Wiley & Sons, 1996.

38 38 ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 02 AGRADECIMENTO 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMÁRIO 07 INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I RECURSOS HUMANOS O RH antigamente O novo RH Os desafios de RH 13 CAPÍTULO II TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Definições sobre Tecnologia da Informação Tecnologia de hardware Tecnologia de software Tecnologia de comunicação Aplicações da Tecnologia da Informação 19 CAPÍTULO III e-rh: A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO RH Recursos do RH Virtual (e-rh) Auto Atendimento Portal Interno Treinamento Online Recrutamento Online Avaliações, teste e pesquisas de clima Ferramentas do gestor de RH 32 CONCLUSÃO 34 BIBLIOGRAFIA 35 ÍNDICE 38

39 39 FOLHA DE AVALIAÇÃO Nome da Instituição: Universidade Candido Mendes Instituto a Vez do Mestre Título da Monografia: Autor: Marcelo Quednau Data da entrega: 02/04/2011 Avaliado por: Conceito: