PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO REDE SIRIUS REDE DE BIBLIOTECAS UERJ: relato de experiência

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1 TRABALHO ORAL EMPREENDEDORISMO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS Qualidade dos serviços e foco no usuário PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO REDE SIRIUS REDE DE BIBLIOTECAS UERJ: relato de experiência SALLES, R. A. 1 CARVALHO, R. M. R. 2 RESUMO Este artigo descreve o processo de trabalho para elaboração do Planejamento Estratégico da Rede Sirius Rede de Bibliotecas UERJ, a ser implantado no período Através de reuniões administrativas, uso de metodologia de tarjetas e técnica de brainstorm, foi possível identificar problemas, áreas críticas e propor ações e projetos que, objetivando a melhoria dos serviços, produtos e ambientes das bibliotecas. Estas reuniões também forneceram subsídios à adequação dos componentes organizacionais da Rede Sirius aos objetivos definidos no Planejamento Estratégico da UERJ - Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Apresenta resultados parciais satisfatórios que demonstram a efetividade do planejamento estratégico como metodologia gerencial que viabiliza a melhoria dos indicadores das Bibliotecas Universitárias. Palavras-chave: Planejamento Estratégico Bibliotecas Universitárias. Bibliotecas Universitárias - Modelo de Gestão ABSTRACT This article describes the process of preparation work for the Strategic Planning of the Rede Sirius - Library Net of the University of the State of Rio de Janeiro, to be implanted in the period Through administrative meetings, using targets methodology and technique of brainstorm, it was possible to identify problems, critical areas and propose actions that besides improves library services, products and environment. Those meetings also provided input to the adequacy of the organization components of the Rede Sirius, to administration priorities defined at the University of the State of Rio de Janeiro Strategic Planning. Shows partial results that demonstrate satisfactory effectiveness of the Strategic Plan, contributing to the improvement of the Indicators of University Libraries. Keywords: Strategic Planning - University Libraries. University Libraries - Model Management

2 2 1 INTRODUÇÃO A Rede Sirius Rede de Bibliotecas UERJ apresenta a seguinte estrutura organizacional: Órgão Colegiado, Direção, 21 bibliotecas (com as respectivas comissões), 3 núcleos e 2 seções. Atualmente seu quadro de recursos humanos é composto de 146 servidores efetivos e 33 servidores contratados, entre bibliotecários e administrativos. No ano de 2004 a Rede Sirius definiu e institucionalizou sua missão: Atuar na promoção do acesso à informação e dar suporte às atividades de ensino, pesquisa e extensão no âmbito da universidade, contribuindo para o desenvolvimento cultural, econômico e social do Estado do Rio de Janeiro. Nessa perspectiva, a Direção da Rede Sirius eleita para o quadriênio , apresentou como um das propostas do programa de gestão, a elaboração e implantação do planejamento estratégico da unidade, alicerçado em ações e projetos vinculadas ao conceito de Biblioteca Universitária intrínseco na sua missão institucional. Em abril de 2005 a Reitoria da UERJ Universidade do Estado do Rio de Janeiro, definiu as diretrizes do planejamento estratégico da Universidade para o período Coube à Rede Sirius, como unidade da Administração Central, inserir seu plano estratégico no módulo acadêmico-pedagógico; a ser desenvolvido em conjunto com as Unidades Acadêmicas e as Sub-reitorias de Graduação, Pós-graduação e Pesquisa e Extensão, no sentido de promover a melhoria das condições de acesso à informação em apoio ao ensino e a pesquisa. De acordo com OLIVEIRA (1999), O planejamento estratégico é conceituado como um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente. [...] No contexto ora abordado, BARBALHO (1995) enfatiza: [...] Informação e Planejamento são elementos indispensáveis para o sucesso de qualquer organização. A Unidade de Informação pode ser o instrumento que viabiliza a aceleração de mudanças numa organização, já que a informação é hoje considerada uma vantagem competitiva que agrega valor aos produtos ou serviços oferecidos [...]

3 3 Com base nesses parâmetros foi construído, de forma coletiva, o planejamento da Rede Sirius para , contando com a efetiva participação das bibliotecas e demais setores no diagnóstico e proposições de estratégias de ações. Cabe ressaltar que a experiência aqui relatada, pretende fornecer um referencial viável de gestão para Bibliotecas Universitárias, públicas ou privadas, calcado na metodologia do planejamento estratégico de ações e projetos de curto, médio e longo prazos, voltados para a melhoria de produtos, serviços e ambientes, assim como para o aprimoramento do apoio informacional às atividades acadêmicas. 2 DESENVOLVIMENTO De acordo com ALMEIDA (2000): O planejamento não é um acontecimento, mas um processo contínuo, permanente e dinâmico, que fixa objetivos, define linhas de ação, detalha as etapas para atingi-los e prevê os recursos necessários à consecução desses objetivos. [...] Nessa perspectiva, a gestão da Rede Sirius agregou uma visão estratégica ao papel da Biblioteca Universitária no cenário acadêmico, adotando a metodologia gerencial do planejamento para identificação, diagnóstico e apontamentos de soluções de questões igualmente estratégicas. A título de ilustração, por exemplo, os critérios utilizados pela Secretaria de Educação Superior SESu/MEC no que se refere à categoria de análise Biblioteca, tem como indicadores a serem avaliados espaço físico, acervo e serviços.

4 4 Organograma da Rede Sirius Rede de Bibliotecas UERJ Fonte: PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA REDE SIRIUS 1999/2000. Rio de Janeiro, Metodologia Dada a necessária ótica gerencial e visão global das questões para a definição de estratégias, e a fim de garantir a representatividade e participação de todos os setores da Rede Sirius, os trabalhos foram desenvolvidos com as chefias das Bibliotecas, Núcleos e Seções. Durante três reuniões, uma preparatória e outras duas efetivamente produtivas, aconteceram discussões acerca dos problemas e redefinição de áreas impactantes para a Rede Sirius. Foi adotada nesse processo uma metodologia dinâmica e inclusiva, com a utilização de tarjetas coloridas para estruturação visualizada das idéias, a fim de incentivar a objetividade e a agilidade do processo e

5 5 a participação de todos. Posteriormente, fez-se uso da técnica de brainstorm (tempestade de idéias) para as discussões e construção de consensos. Na reunião preparatória, uma apresentação do histórico da Rede Sirius, insumos motivadores, objetivos e metodologia a ser empregada, envolveram o conjunto de chefias na importância de ajustes e atualizações das estratégias estabelecidas até então. Na segunda reunião, os participantes o registraram os problemas observados nos últimos anos. Foram distribuídas tarjetas de cor areia para o registro destes. Coletadas as tarjetas, foi feita a leitura das mesmas e as duplicidades foram descartadas. As tarjetas foram organizadas por afinidades, assim se delineando as áreas de problemas. Cada área foi representada em um painel no qual foram coladas as tarjetas-problema relativas àquela área. Os participantes dividiram-se aleatoriamente em grupos, de forma a atender à razão de um grupo para cada área de problemas, sendo lhes dada tarefa de enunciar o problema macro referente à sua área, bem como sugerir ações para solucionar cada um deles. Distribuíram-se tarjetas de cor azul para o registro das ações. Os grupos fizeram uso da técnica de brainstorm para as discussões e proposições. Na terceira reunião, os grupos continuaram a discutir possíveis soluções, registrando as ações e sub-ações pertinentes. Finda esta tarefa, foi-lhes solicitado que estimassem prazo e recursos necessários para a elaboração dos projetos, visando uma pré-programação das ações por eles propostas. Cada grupo fez, então, apresentação para o todo das ações e sub-ações sugeridas por ele. Seguiu-se a discussão aberta sobre as proposições e algumas alterações foram consideradas. Obteve-se assim, um conjunto de propostas de curto, médio e longo prazo, formalizadas através de projetos.

6 6 2.2 Identificando Áreas Críticas e Ambiência Durante a segunda reunião de trabalho foram identificadas as áreas críticas, através da postulação de problemas responsáveis por atrasar ou interromper as rotinas normais de trabalho e, até mesmo, por originarem outros problemas. Através de classificação por afinidades e atributos, os problemas elencados foram reunidos e discutidos. A análise que se seguiu permitiu a identificação a partir das experiências funcionais - das questões em nível micro e macro, desenhando a ambiência da Rede Sirius. Os rótulos atribuídos às áreas críticas formam a seguinte lista: A.1 Recursos Humanos A.2 Infra-Estrutura A.3 Recursos Financeiros A.4 Relações Institucionais A.5 Qualidade A.6 Gestão de Acervos Documentais: Bibliográficos e Arquivísticos A.7 Modernização Tecnológica A.8 Comunicação A etapa seguinte deste trabalho, consistiu: em analisar as condições dos ambientes externo e interno a que está submetida à Rede Sirius, postular as oportunidades e ameaças e identificar os atuais pontos fortes e fracos das Bibliotecas UERJ. Este diagnóstico foi de fundamental importância, uma vez que norteou a priorização na execução das ações. 2.3 Propostas de Ações Como resultado da ampla e enriquecedora discussão, foi proposto um conjunto de linhas de ações, planejadas e formalizadas no final de 2005, através de oito projetos e vinte e cinco subprojetos elaborados por Grupos de Trabalhos de

7 7 Servidores Bibliotecários e Administrativos da Rede Sirius. Cabe ressaltar que o tema estratégico central desse conjunto de projetos tem como meta ampliar em 40% o acesso da comunidade acadêmica à informação nos próximos quatro anos, contribuindo em igual parcela no processo de formação do patrimônio intelectual da Universidade. PROJETOS SUBPROJETOS AÇÕES SITUAÇÃO ATUAL (JUNHO 2008) RECURSOS HUMANOS GESTÃO DE PESSOAS SAÚDE DO SERVIDOR CAPACITAÇÃO Desenvolver Política de Gestão de Pessoas com a Superintendência de Recursos Humanos (SRH). Promover interação da Rede Sirius com a SRH. Realizar treinamentos, cursos, seminários, além de capacitar agentes multiplicadores. Quadro 1- Subprojetos da área de recursos humanos Encaminhado à SRH o Relatório Final da Análise Situacional de Pessoas da Rede Sirius. Encaminhado à SRH para subsidiar programa institucional. - Promoção de 310 participações; - Encaminhado à SRH o Levantamento de Necessidades de Capacitação da Rede Sirius para subsidiar programa institucional. Esse projeto tem como tema estratégico adequar 100% dos recursos humanos em cinco anos, compondo em 100% o quadro da unidade em quatro anos, assim como capacitar 100% das equipes de trabalho em quatro anos.

8 8 PROJETOS SUBPROJETOS AÇÕES SITUAÇÃO ATUAL (JUNHO 2008) Projeto concluído na Biblioteca CTC-F. Em fase de conclusão nas Bibliotecas CAP-A, CAP-B e CEH-C. Projeto de aquisição parcial de Sistema anti-furto e de monitoramento aguardando recursos do CT- INFRA/FINEP/2006. Projeto concluído em 9 Bibliotecas com recursos do CT- INFRA/FINEP/2004. Projeto concluído em 9 Bibliotecas com recursos do CT- INFRA/FINEP/2004. INFRA- ESTRUTURA BIBLIOTECA CENTRAL LAYOUT SEGURANÇA HIGIENIZAÇÃO CLIMATIZAÇÃO Unificar Bibliotecas do Campus Maracanã e implantar modelo administrativo matricial. Adequar espaço físico das Bibliotecas CTC-C, CAP-A, CAP- B, CB-B, CEH-C, CCS-C, CTC-E, CTC-F e CTC.-Q. Elaborar Projeto de Segurança Integrado com Prefeitura dos Campi. Higienizar acervos e bibliotecas. Quadro 2 Subprojetos da área de infra-estrutura Climatizar Bibliotecas, dentro dos padrões de preservação de acervos. Projeto em fase de captação de recursos. Esse projeto tem como tema estratégico melhorar em 50% a infraestrutura dos serviços nos próximos cinco anos, promovendo ações como: adequar em 20% do atual espaço físico nos próximos dois anos; criar Biblioteca Central do Campus Maracanã em quatro anos; aumentar em 70% a segurança nas bibliotecas nos próximos quatro anos.

9 9 PROJETOS SUBPROJETOS AÇÕES SITUAÇÃO ATUAL (JUNHO 2008) RECURSOS FINANCEIROS RELAÇÕES INSTITUCIONAIS QUALIDADE GESTÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS CAPTAÇÃO DE RECURSOS PROJETOS DE COOPERAÇÃO AVALIAÇÃO DE SERVIÇOS E PRODUTOS PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS SIG - Sistema de Informações Gerenciais da Rede Sirius DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES ACERVOS SATÉLITES da UERJ GESTÃO ARQUIVÍSTICA GESTÃO DO PATRIMÔNIO BIBLIOGRÁFICO Captar recursos financeiros com vistas a implementar melhorias nos acervos e espaços físicos das bibliotecas. - Ampliar a participação da Rede Sirius ao lado das Unidades Acadêmicas e Sub-reitorias nas parcerias de projetos de captação de recursos; - Revitalizar o Órgão Colegiado e Comissões de Bibliotecas. Avaliar e aprimorar regularmente serviços e produtos. Padronizar procedimentos administrativos. Dar continuidade ao desenvolvimento do sistema. Reformular e atualizar a Política de Desenvolvimento de Coleções. Propor a gestão técnica da Rede Sirius. Implantar Política de Gestão de Arquivos Administrativos. Adequar o Sistema de Bens Móveis da UERJ à especificidade patrimonial do livro. Captação de recursos da ordem de um milhão e seiscentos e cinqüenta mil reais, advindos da FINEP, FAPERJ e verbas institucionais. Obtenção de recursos de projetos acadêmicos de apoio à infraestrutura de pesquisa aprovados por FAPERJ e FINEP. Retomada do trabalho do Órgão Colegiado. Funcionando em constante atualização. Em fase de implantação. Projeto concluído. Quadro 3 Subprojetos das áreas de recursos financeiros, relações institucionais, qualidade e gestão de acervos documentais O subprojeto Desenvolvimento de Coleções tem como tema estratégico atualizar em 50% o acervo bibliográfico das bibliotecas.

10 10 PROJETOS MODERNIZAÇÃO TECNOLÓGICA COMUNICAÇÃO SUBPROJETOS AÇÕES SITUAÇÃO ATUAL (JUNHO 2008) MODERNIZAÇÃO AUTOMAÇÃO BIBLIOTECAS VIRTUAIS BIBLIOTECAS DIGITAIS SINALIZAÇÃO DIVULGAÇÃO NOSSOS USUÁRIOS BOM EXEMPLO Implantar novas tecnologias e atualizar e expandir estrutura informática. Atualizar Sistema de Automação. Ampliar a inserção da Rede Sirius em Bibliotecas Virtuais. Implantar Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD) na UER.J. Reformular e atualizar sinalizações da Rede Sirius. Divulgar a Rede Sirius internamente e externamente. Estimular a participação dos usuários no processo de manutenção e atualização dos acervos. Elaborar Campanha de Conscientização no bom uso da biblioteca. Quadro 4 Subprojetos das áreas de modernização tecnológica e comunicação Executado parcialmente. Em fase de implantação do sistema VTLS- Virtua. Projeto concluído. O Projeto Modernização Tecnológica tem como tema estratégico atualizar em 100% a estrutura informática da Rede Sirius nos próximos quatro anos, como também automatizar em 100% os serviços técnicos no período de quatro anos. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Os resultados obtidos no período pelo modelo de gestão da Rede Sirius calcado no Planejamento Estratégico, são satisfatórios. Nesse sentido, o volume de aporte de recursos financeiros, captados a partir de um intenso trabalho de relacionamento institucional na UERJ, viabilizou a execução, ainda que parcialmente, de projetos como a Climatização, Higienização de Acervos, Layout de Bibliotecas, Atualização de Sistema de Automação VTLS-VIRTUA e BDTD, por

11 11 exemplos. Considerado questão estratégica para a melhoria da qualidade dos serviços de informações, produtos e do ambiente de trabalho, o conjunto dos projetos da Rede Sirius, uma vez implantado, deverá contribuir para elevar o posicionamento da UERJ no cenário acadêmico, agregando à Biblioteca Universitária a efetividade necessária para atender às crescentes demandas das atividades de ensino, pesquisa e extensão. A atual Direção da Rede Sirius, eleita para o quadriênio , apresenta um programa de gestão alicerçado na continuidade da consecução dos objetivos incluídos no planejamento estratégico. Uma primeira avaliação está prevista para o final de REFERÊNCIAS ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. Brasília, DF: Brinquet de Lemos, BARBALHO, Célia Regina Simonetti, BERAQUET, Vera Silvia Marão. Planejamento estratégico para unidades de informação. São Paulo : Polis/APB, OLIVEIRA, Djalma P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e prática. São Paulo: Atlas, PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA REDE SIRIUS 1999/2000. Rio de Janeiro, Rosangela Aguiar Salles, Especialista em Reengenharia de Recursos Humanos (Universidade Cãndido Mendes). Bibliotecária da Universidade do Estado do Rio de Janeiro, UERJ. Coordenadora do Núcleo de Planejamento e Administração da Rede Sirius, Rede de Bibliotecas UERJ, ras@uerj.br, aguiarsalles24@yahoo.com.br. 2 Regina Maria Ribeiro de Carvalho, Especialista em Documentação e Informação, CDC Rede e Sistemas de Informação (Universidade Federal do Rio de Janeiro, UFRJ). Bibliotecária da Universidade do Estado do Rio de Janeiro, UERJ. Bibliotecária Chefe da Biblioteca Biomédica C CB/C da UERJ. cbc@uerj.br, reginacarvalhoster@gmail.com.