Sistema de gestão do conhecimento: etapas iniciais

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1 Sistema de gestão do conhecimento: etapas iniciais Willians Santos de Oliveira 1, Claudia Pinto Pereira Sena 1, 2, Diego Freire da Silva 1, Ricardo Sena Carvalho 1, 2 1 Curso de Sistemas de Informação Campus Feira de Santana UNIFACS Rua Rio Tinto, 152, Santa Mônica, Feira de Santana - BA. CEP Departamento de Ciências Exatas Universidade Estadual de Feira de Santana Avenida Transnordestina, S/N, Novo Horizonte, Feira de Santana BA. CEP willianssantosoliveira@gmail.com, caupinto.sena@gmail.com, suporte@powersyst.com.br, ricardo.sys@gmail.com Abstract. On the global stage of software development, a major challenge to be overcome by systems developers is the paradigm of documentation. The absence thereof, in the process of developing a software, hinders the process of maintenance, optimization and implementation of new features in the software, raising costs for maintenance. Against this backdrop, this paper proposes a tool that will allow software developers to keep all knowledge generated in building the system. Resumo. No cenário global de desenvolvimento de software, um dos grandes desafios a ser superado pelos desenvolvedores de sistemas é o paradigma da documentação. A falta deste, no processo de desenvolvimento de um software, dificulta o processo de manutenção, otimização e implementação de novas funcionalidades no software, elevando os custos para manutenção do mesmo. Diante desse cenário, este artigo propõe uma ferramenta que permitirá aos desenvolvedores de software manter todo conhecimento gerado na construção do sistema. 1. Introdução Atualmente, o conhecimento se tornou um dos principais pontos estratégicos de um negócio, e, para tanto, cada vez mais é importante que seja gerido e armazenado de maneira adequada. É necessário evitar, por exemplo, que modificações na equipe de trabalho acarrete em perda de conhecimentos e/ou atrasos no desenvolvimento de projetos organizacionais. Como o conhecimento é fundamental nas atividades econômicas de uma empresa, é possível desenvolver estratégias competitivas no cenário em que a empresa está inserida, com a utilização de conhecimentos armazenados. Com isso, todo o conhecimento deve ser gerenciando para que nenhum conteúdo essencial para o desenvolvimento do negócio seja perdido. Além do armazenamento do conhecimento, outra necessidade é encontrar estratégias para sua disseminação entre os membros da equipe, uma vez que, segundo Vygotsky (2007), o processo de aquisição de conhecimentos é peculiar a cada pessoa, envolvendo a subjetividade e a interiorização, o que pode gerar diferentes formas de

2 interpretação quando se baseia na experiência, nos conhecimentos adquiridos no passado ou, até mesmo, no estado emocional do indivíduo. Diante dessas possibilidades de interpretação e de uma possível rotatividade dos membros de uma equipe, um software bem documentado permite uma maior integração e interação desses novos integrantes, permitindo o aumento da curva de aprendizado, possibilitando, a partir dos conhecimentos armazenados, o entendimento e apreensão da realidade da empresa e dos sistemas comercializados. Segundo Ambler (2001), há duas razões básicas para documentar: auxiliar a comunicação durante o desenvolvimento do software, e o entendimento das atividades de manutenção e atualização, quando se fizerem necessárias. A gestão do conhecimento ainda é um grande desafio encontrado pelas empresas de desenvolvimento de software. Manter e transferir conhecimentos dentro de uma organização não é uma tarefa trivial, é necessário o auxílio de softwares para gestão do conhecimento e a colaboração dos membros da equipe. Estudos mostram que, para corrigir 90% dos erros encontrados em um sistema, é necessário alterar no mínimo três classes (CAVALCANTI et al., 2011). Diante do exposto, este projeto propõe a criação de uma ferramenta que possibilite o armazenamento e o compartilhamento do conhecimento de softwares, a ponto de que seja possível documentar todo e qualquer requisito do sistema em desenvolvimento ou em manutenção. Com a solução proposta neste projeto implementada e funcionando corretamente, será possível contemplar uma curva maior na aprendizagem do colaborador, pois o mesmo terá documentos organizados e estruturados que o permitirão conhecer os processos de forma rápida e consistente. Entretanto, o processo de aprendizagem não apenas consistirá em leitura de textos, pois o sistema também disponibilizará fluxogramas, mapas conceituais, vídeos e outros documentos, com isso, o processo de aprendizagem do colaborador será dinâmico, uma vez que o mesmo terá disponível mais de um tipo de documento para o entendimento de um determinado processo. Diante do exposto, pretende-se que toda a organização seja beneficiada, a partir de informações suficientes para formar pessoas aptas a desenvolverem o trabalho complexo e detalhista de implantação, suporte, desenvolvimento e qualidade de software. Essa proposta beneficiará tanto a empresa, desenvolvedora do software, quanto os seus clientes, pois os mesmos poderão acessar os documentos produzidos para fins de consultas gerais e esclarecimentos de dúvidas sobre os processos no sistema, sendo eles impactados de forma positiva no seu processo de aprendizagem. Com esse benefício para o cliente, a demanda de suporte e treinamento para a empresa produtora do software atenuará, reduzindo custos para a empresa e para o cliente, além de tornar o cliente mais eficiente e conhecedor dos processos que utiliza no sistema. Este artigo divide-se em cinco seções, além da introdução. Na segunda seção, apresenta-se a metodologia utilizada para desenvolvimento do sistema. A terceira trata da metodologia utilizada para o desenvolvimento do software, visão funcional do software, modelo de dados e descrição do protótipo desenvolvido no projeto. A quarta seção apresenta os trabalhos relacionados; a quinta, uma breve conclusão e a sexta, as referências utilizadas neste projeto.

3 2. Cenário e Metodologia de Pesquisa A metodologia de pesquisa empregada nesse projeto foi o método exploratório-descritivo. Segundo Silva e outros (2013), o tipo exploratório permite ao pesquisador se aproximar do projeto ou problema descrito na pesquisa, com o objetivo de torná-lo mais explícito. O objetivo principal deste artigo é o desenvolvimento um software que auxilie o processo de gestão do conhecimento de uma organização, o qual permitirá que processos de uma aplicação sejam documentados desde suas ações a suas dependências. A pesquisa bibliográfica permitiu uma maior aproximação com o projeto e compreensão das necessidades existentes na organização e no cenário contemporâneo. Segundo Gil (2002), a pesquisa exploratória normalmente envolve: (a) levantamento bibliográfico; (b) entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado; e (c) análise de exemplos que estimulem a compreensão. Por fim, em conjunto com a pesquisa exploratória, a pesquisa descritiva permite a descrição dos fatos, fenômenos, ideias, dados, informações e conhecimento sobre o assunto pesquisado. As pesquisas descritivas são, juntamente com as exploratórias, as que habitualmente realizam os pesquisadores sociais preocupados com a atuação prática (Gil, 2002, p.42). 3. Sistema de gestão de conhecimentos 3.1 Metodologia de Desenvolvimento O projeto foi dividido em três fases: (a) planejamento, (b) projeto e (c) implementação. Na primeira fase, planejamento, foram cumpridos o levantamento, análise e definição dos requisitos, além da determinação dos objetivos. Após o levantamento dos dados, foi definida uma lista de objetivos, ações e pontos que deveriam ser priorizados na criação do protótipo. Depois de definida a lista de prioridade, foi desenvolvido um protótipo que implementa os desenhos das telas, a estrutura de navegação do sistema e a preparação do layout-padrão das telas, como cores, botões e ícones (Figura 1). Figura 1. Fases do Processo de Desenvolvimento. Fonte: Própria, 2015 A finalidade da segunda fase, Projeto, foi definir a solução técnica para implementação do projeto conceitualmente definido. Foi criada a modelagem da base de

4 dados e definidas as tecnologias de desenvolvimento, como a linguagem de programação Java e a arquitetara de aplicação MVC (Model-View-Controller). Segundo Marafon (2006), a arquitetura MVC permite a divisão do programa em três conjuntos, delegando a cada um deles suas respectivas responsabilidades: Visão (View), responsável pela apresentação dos dados; Controle (Controller), responsável pela recepção e validação dos dados inseridos pelo usuário, por manipulá-los por meio da camada de modelo (Model) e retornar alguma informação para a camada de visão; Modelo (Model) tem como responsabilidade a definição do modo como os dados são organizados no meio persistente. A terceira fase se destinou à construção e prototipação da aplicação. Essa fase é de caráter técnico, pois se caracteriza pela implementação do sistema, a partir dos padrões definidos na fase de planejamento e análise. Finalizada a criação do software, realizar-seão testes de consistência, disponibilidade, segurança e navegabilidade, a fim de verificar se o produto atende aos requisitos especificados. Após realização dos testes supracitados, outras avaliações serão realizadas a fim de medir o desempenho da aplicação como a manipulação maciça de dados. Por fim, serão instalados os componentes necessários para o funcionamento da aplicação e treinamento dos usuários. Vale lembrar que, durante a construção desta aplicação, houve a colaboração de desenvolvedores de softwares, no sentido de sugerir funcionalidades, até que o software atingisse o estado atual. 3.2 Visão Funcional do Software Proposto O objetivo principal do sistema é minimizar os problemas encontrados nas organizações, causados pela falta de documentação dos softwares. Outro objetivo é o armazenamento do conhecimento sobre os processos dos sistemas em um banco de conhecimento, como, também, a inclusão de novas funcionalidades e melhorias ocorridas nos sistemas a partir das informações disponibilizadas pela própria aplicação. Figura 2. Visão Funcional do Software. Fonte: Própria, 2015

5 O colaborador poderá cadastrar produtos, versões, categoria e telas, após os citados cadastros será possível à criação dos documentos de cada produto. Com os documentos cadastrados no sistema, os colaboradores e clientes poderão consultar os mesmos como demostra a visão funcional do software (Figura 2). Além da descrição da visão funcional do software (Figura 2), o digrama de Caso de Uso (Figura 3) demonstra os atores e ações do sistema proposto. Vale lembrar que, segundo Bezerra (2007), a documentação de caso de uso descreve, de forma simples, informações relacionadas à interação com o sistema (i.e. atores, funções executadas, restrições, parâmetros e validações), permitindo a validação dos requisitos. Figura 3. Diagrama de Caso de Uso do Sistema Gestão do Conhecimento Fonte: Própria, 2015

6 3.3 Modelo de Dados O Diagrama de dados (DER Diagrama de Entidade Relacionamento) da Figura 4 apresenta graficamente como os dados estão armazenados no banco de dados, visando obter uma relação harmoniosa entre economia em espaço de armazenamento físico e desempenho (SILVA et al., 2013). Este diagrama apresenta a visualização das entidades indispensáveis para o armazenamento dos dados que são disponibilizados no software, além de possibilitar a compreensão dos relacionamentos entre elas. Resumidamente, armazenam-se dados sobre os produtos/softwares, versões, telas, categorias, vídeos, colunas, tabelas, e outros, todos eles referentes à documentação de softwares. Figura 4. Modelo de Dados (DER) do Sistema Gestão do Conhecimento Fonte: Própria, Protótipo Funcional do Software Conforme especificado na fase de planejamento e projeto (ver seção 3.1), um protótipo funcional, contemplando todas as funcionalidades descritas nas Figuras 2 e 3, foram implementadas. Todas as telas ou Interface Gráfica do Usuário foram mantidos um padrão uniforme, conforme pode ser observado nas Figuras 5 e 6, levando em consideração boas práticas de Interface e Usabilidade, que segundo Nielsen e Loranger (2007), usabilidade é a palavra que define a qualidade de uso de uma interface, pois quanto maior for à facilidade de aprender e memorizar, maior agilidade terá o usuário em realizar as tarefas, menor a taxa de erros e maior a satisfação.

7 Figura 5. Cadastro de Produtos. Fonte: Própria, 2015 Figura 6. Cadastro de Documentos. Fonte: Própria, 2015 Obedecendo a documentação criada, como parte do processo de desenvolvimento, todas as funções da aplicação (i.e. Cadastros, Consultas, Configurações, Administração e outras funcionalidades) são acessadas através de um fluxo básico de ações executadas pelo ator e sistema, conforme pode ser observado na Figura 7. Essa característica, dentre outras coisas, facilita o processo de treinamento, utilização do sistema e, consequentemente, influencia o nível de aceitabilidade da aplicação.

8 Figura 7. Fluxo básico de execução da Aplicação. Fonte: Própria, Trabalhos Relacionados Durante a pesquisa, foi encontrada uma ferramenta open source, chamada de OpenKM Document Management System (OPENKM, 2015), que gerencia documentos das mais variadas extensões. Esse sistema Web gerencia arquivos e os organiza em pasta e subpastas, permitindo ao usuário organizá-los em formato de árvore, além de permitir a visualização do seu conteúdo online e fazer pesquisas no conteúdo destes arquivos. Em contrapartida, essa ferramenta não gerencia o conteúdo dos arquivos, nem controla suas versões, ficando aos cuidados do usuário fazer o gerenciamento do conteúdo e o versionamento quando houver alteração no mesmo, para depois fazer uma nova postagem do documento alterado. Com a ferramenta proposta nesse artigo, a preocupação do usuário não será o gerenciamento, versionamento ou postagem dos arquivos, pois bastará a ele inserir as novas informações dos processos atualizados através dos cadastros, para que o sistema disponibilize, gerencie o conteúdo e o torne disponível instantaneamente. Esse mecanismo de gestão do conhecimento possibilitará, ao usuário, a manutenção do conhecimento armazenado e o gerenciamento do seu conteúdo, de forma simples, além de permitir gerar documentos completos, a partir das informações inseridas no sistema de documentação proposto. 5. Conclusão O gerenciamento do conhecimento é um dos principais objetivos deste trabalho. Pretendese alcançar este objetivo por meio de um software que possibilite ao usuário documentar os processos de um determinado sistema. Para Turban (2004), a Gestão do Conhecimento (GC) é um processo que ajuda as empresas a identificar, selecionar, organizar, distribuir

9 e transferir informação e conhecimento especializados, que fazem parte da memória da empresa e que, normalmente, existem dentro delas de forma não estruturada. Por meio do software proposto, os colaboradores da equipe de um projeto contarão com uma maneira inovadora para documentação dos processos. Enquanto alguns produtos possibilitam o acesso à documentação de maneira textual, a concretização desta proposta permitirá que a equipe tenha acesso aos documentos de maneira mais objetiva, diminuindo o tempo de procura e tornando o processo de documentação menos trabalhoso para a equipe. Em versões futuras dessa ferramenta, prospecta-se gerar documentos com a documentação completa dos sistemas cadastrados, ou a documentação de um único processo em uma determinada versão. Outros recursos que estarão em versões futuras dessa ferramenta são: (1) a possibilidade de criar casos de testes, a partir da documentação inserida no sistema; (2) criar diagramas UML dos processos documentados, para melhor entendimento da análise de sistemas, e (3) a criação de novas possibilidades de navegação entre os documentos. 6. Referências Ambler, S. W. Agile Documentation , Agile Modeling (AM) Site, 2015, Disponível em: Acesso em: mar. de Bezera, E. Principios de Análise e Projeto de Sistemas com UML, Ed. Campus, São Paulo, Cavalcanti, D; Guerrero, D., Figueiredo, J. A Case Study on the Similarity Between Source Code and Bug Reports Vocabularies. Software Practices laboratory (SPLab) Universidade Federal de Campina Grande Campina Grande, PB Brasil, Gil, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4.ed.São Paulo: Atlas, Marafon, D. L. Integração Javaserver Faces e Ajax Estudo da Integração entre as Tecnologias JSF e Ajax, Disponível em: < %20Diego%20Luiz%20Marafon.pdf>. Nielsen, Jakob; Loranger, Hoa. Usabilidade na Web - Projetando Websites com Qualidade. Rio de Janeiro: Campus p. OpenKM. OpenKM Knowledge Management, Disponível em: < Silva, D. F. da; Sena, C. P. P.; Carvalho, R. S.; Henrique, T.; Pereira, H. Sistema de representação do conhecimento para pessoas com deficiência visual: etapas iniciais. In: XIII Escola Regional de Computação Bahia, Alagoas e Sergipe ERBASE 2013, Aracaju Sergipe, Turban, E.; Mclean, E.; WETHERBE, James. Tecnologia da Informação para Gestão Porto Alegre. Bookman, 2004 Vygotsky, L. S.A. Formação Social da Mente. São Paulo, Martins Fontes, 2007.

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