MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INTERNOS MAMPI

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1 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INTERNOS MAMPI EQUIPES DE APOIO / PRODUÇÃO / MONTAGEM e BRINDES 2008 Copyright 2008.DORIA ASSOCIADOS.Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial deste material para fins comerciais ou promocionais.

2 ÍNDICE 1. Conceito de Meeting Internacional 4 2. Introdução 4 3. Programa Oficial 7 4. Lista de Convidados 7 5. Logotipia e Sinalização 8 6. Brindes / Presentes Presentes entregues antes ou após o evento Logística para entrega de presentes/brindes Cartões de Cumprimentos Entregas de Brindes durante o evento, em Lisboa Credenciamento Formulário de Equipe de Apoio Hospedagem e Transfer Business Center Fornecedores Oficiais Sugestão de Presentes 17 a Sugestão de Presente de Portugal 22 a CONCEITO DO MEETING INTERNACIONAL 3

3 O LIDE Grupo de Lideres Empresariais realiza seu 13º encontro em Lisboa, Portugal, com a presença de 160 dos maiores empresários do Brasil, juntamente com diplomatas e políticos brasileiros. Dois aspectos serão discutidos neste encontro: telecomunicação como fator de desenvolvimento e integração social e bionergia e a reducação da poluição ambiental. O debate destes temas, tornará memorável o encontro em Lisboa, reunindo líderes políticos e empresariais do Brasil e de Portugal, contribuindo para potencializar o intercâmbio econômico, comercial e político do Brasil com Portugal, além de promover o relacionamento e pensamento ético empresarial. 2. INTRODUÇÃO Este MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS tem o intuito de esclarecer a todas as empresas cotistas sobre as regras, normas e procedimentos que deverão ser adotadas para a participação no MEETING INTERNACIONAL 2008, as quais foram elaboradas pelo COMITÊ DE GESTÃO DO MEETING INTERNACIONAL. O COMITÊ ficará incumbido de analisar, comentar e aceitar, ou não, propostas, idéias intervenções que estejam fora deste manual. Qualquer dúvida surgida da leitura deste Manual, deve ser esclarecida junto ao COMITÊ, através dos seguintes contatos: FINANCEIRO/ JURÍDICO CELIA POMPEIA Fone: (11) celia@doriassociados.com.br COMERCIAL E NOVOS NEGÓCIOS CRISTINA TOLEDO / VIVIAN SALARO Fone: (11) / cristina@doriassociados.com.br / vivian@doriassociados.com.br MARKETING e PRODUÇÃO COORDENAÇÃO GERAL NURIA CASADEVALL Fone: (11) nuria@doriassociados.com.br ou suzy@doriassociados.com.br MARKETING / MATERIAL PROMOCIONAL E PUBLICIDADE SUELY FERRARACCIO Fone: (11) marketing@doriassociados.com.br CONVIDADOS / CONFIRMAÇÕES E CONTROLE BEATRIZ DIAS Fone: (11) beatriz@doriassociados.com.br ou meeting2008@doriassociados.com.br CONVIDADOS / CONFIRMAÇÕES E CONTROLE 4

4 BEATRIZ DIAS Fone: (11) ou BRINDES : SELEÇÃO, APROVAÇÃO E LOGÍSTICA BEL SANCHEZ Fone: (11) bel@doriassociados.com.br CREDENCIAMENTO E REUNIÕES OPERACIONAIS E DE CHECK-LIST LILIAN FEBBA Fone: (11) lilian@doriassociados.com.br SINALIZAÇÃO / LOGOTIPIA ANA CLAUDIA NASCIMENTO Fone: (11) anaclaudia@doriassociados.com.br PRODUÇÃO - COORDENAÇÃO CRISTINA CASSOLARI Fone: (11) criscassolari@doriassociados.com.br APOIO À PRODUÇÃO CAROLINA LOPES Fone: (11) carolina@doriassociados.com.br FERNANDA BOIM Fone: (11) fernanda@doriassociados.com.br ANDERSON ANDRADE Fone: (11) anderson@doriassociados.com.br PAMELA LIMA Fone: (11) pamela@doriassociados.com.br LIDE / SEMINÁRIO DO MEETING / CONFERENCISTA CECILIA MOURA Fone: (11) cecília@doriassociados.com.br APOIO AO SEMINÁRIO LOREN ALVES Fone: (11) loren@doriassociados.com.br SORTEIOS / ROTEIRO 5

5 CASSIA AZEM Fone: (11) COMUNICAÇÃO/IMPRENSA e CONTEÚDO COORDENAÇÃO GERAL DANIELA FILOMENO Fone: (11) daniela@doriassociados.com.br APOIO A COMUNICAÇÃO E CONTEÚDO MARIANA SABATO Fone: (11) mariana@doriassociados.com.br IMPRENSA / ASSESSORIA CDN / SUELI GOMES Fone: (11) sueli@cdn.com.br REVISTA MEETING BEATRIZ CRUZ Fone: (11) bia@doriassociados.com.br VÍDEO / IMAGENS / BANNER ELETRÔNICO E TV FÓRUM ANA PAULA PESSOTI Fone: (11) E (11) anapaula@doriassociados.com.br DIREÇÃO TÉCNICA / SONORIZAÇÃO E ILUMINAÇÃO MILÓ MARTINS Fone: (11) milomartins@hotmail.com CENOGRAFIA E DECORAÇÃO CHRIS AYROSA PROJETOS CENOGRÁFICOS CHRIS AYROSA Fone: (11) chrisayrosa@chrisayrosa.com AÉREO / TRANSFER / HOSPEDAGEM / AGAXTUR TURISMO COORDENAÇÃO GERAL ALDO LEONE FILHO Fone: (11) meeting@agaxtur.com.br LOGÍSTICA DHL EXPRESS ADRIANA NEGRINI Fone: (11) / Adriana.negrini@dhl.com 6

6 3. PROGRAMA As atividades do PROGRAMA OFICIAL do MEETING INTERNACIONAL foram elaboradas no intuito de promover a integração entre todos os CEO S e acompanhantes, ampliando suas relações pessoais, comerciais e visibilidade de marcas e serviços. O PROGRAMA OFICIAL poderá ter atualizações e correções até sua Versão Final. Serão elaboradas versões Preliminares, as quais poderão ser modificadas, quando necessário, inclusive na logotipia e nomes dos CEO s que anfitrionam atividades específicas. As sugestões de alterações poderão ser feitas via meeting@doriassociados.com.br até dia 05 de setembro de LISTA DE CONVIDADOS A LISTA DE CONVIDADOS é formada a partir da confirmação dos CEO S convidados pelas empresas, conforme contrato, e CEO S de empresas cotistas do evento. É necessário que as empresas participantes atentem para os procedimentos de envio dos dados completos (nome, cargo, endereço, fone comercial e ) dos CEO S e convidados, via meeting2008@doriassociados.com.br, conforme segue: CEO S e/ ou Vice-Presidentes: das empresas cotistas participantes do MEETING; Convidados: empresas que possuem cotas com direito a convidar CEO s de outras empresas. Após envio dos nomes indicados, será feito o crossing pelo COMITÊ entre todas indicações de nomes e a confirmação dos aprovados será enviada, por , pelo COMITÊ, em até 72 horas; Envio dos convites: a todos os CEO S e/ou Vice-Presidentes e convidados, já foram enviados. 7

7 5. LOGOTIPIA e SINALIZAÇÃO O COMITÊ estipulou regras para inserção de logotipos das empresas cotistas do MEETING INTERNACIONAL, nos materiais impressos produzidos pela DORIA ASSOCIADOS, banner eletrônico, site e sinalização em atividades específicas. Não são permitidos slogans junto aos logotipos. Sem exceção. Todas as empresas participantes terão seus logotipos veiculados em banner eletrônico, em 2 TV s de Plasma, localizadas no Hotel, além da veiculação na TV MEETING, canal exclusivo no circuito de TV do Hotel Pestana Palace; Os Patrocinadores de atividades específicas terão sua sinalização exposta através de um toten e/ou placa rígida no momento de sua atividade no MEETING. Os logotipos a serem utilizados em todos os materiais devem ser enviados à DORIA ASSOCIADOS, via meeting@doriassociados.com.br, até o dia 02 de setembro de 2008, nos seguintes formatos: ADOBE ILUSTRATOR - AI Ilustrator EPS JPG 300 dpi 6. BRINDES / PRESENTES Todas as empresas deverão apresentar suas propostas para os presentes a serem oferecidos aos convidados do MEETING INTERNACIONAL, até dia 02 de setembro de O presente deverá ser aprovado pelo COMITÊ. Não são aceitas fotos digitais ou catálogos ilustrativos para efeitos de aprovação, apenas protótipos ou amostra do presente. Os presentes considerados aceitos pelo COMITÊ, serão informados às respectivas empresas através de comunicação oficial. Poderão ser entregues em LISBOA, os presentes oriundos de Portugal e que tenham tamanho compatível para ser transportado ao Brasil. Lembrado que no caso de alguma empresa desejar enviar os presentes do Brasil para Portugal, deverá providenciar as autorizações necessárias para esta exportação junto a agente aduaneiros, seguindo as regras alfandegárias da Comunidade Européia, além de se responsabilizar por todos os valores advindos deste envio. Outros presentes deverão ser entregues nos endereços comerciais dos convidados, antes ou após a realização do MEETING. Quantidade de presentes: serão 160 casais PRESENTES ENTREGUES ANTES E APÓS O 13º MEETING INTERNACIONAL 8

8 Os presentes que serão entregues aos convidados do 13º MEETING INTERNACIONAL nos escritórios dos respectivos convidados, antes ou após o MEETING, seguirão o seguinte procedimento: A) ANTES: Poderão ser entregues de 29 de setembro a 03 de outubro de 2008, presentes das cotas: MASTER PATROCINADOR, PATROCINADORES e APOIADORES do 13º MEETING; B) DURANTE: Poderão ser entregues de 08 a 12 de outubro de 2008, os presentes das empresas de acordo com a cota adquirida e os presentes devem ser oriundos de Portugal. Lembrando: Os presentes em vidro, porcelana, cristal, argila ou materiais frágeis, assim como brindes de grande porte, não poderão ser entregues em Lisboa. Neste caso deverão ser entregues antes ou após o 13º MEETING INTERNACIONAL, dependendo da Cota adquirida. C) APÓS: Poderão ser entregues de 13 a 31 de outubro de 2008, os presentes das empresas que participam com Cotas de: PARTICIPAÇÃO ESPECIAL, PARTICIPAÇÃO, COLABORAÇÃO, FORNECEDORES OFICIAIS e MÍDIA PARTNERS; O Presente e o cartão de cumprimento deverá ser aprovado previamente pelo COMITÊ até dia 02/09/ LOGÍSTICA PARA ENTREGA DE PRESENTES / BRINDES Os presentes oferecidos aos convidados antes ou após o 13º MEETING INTERNACIONAL, deverão ser entregues pela transportadora oficial DHL EXPRESS. Os custos advindos da entrega dos presentes, serão de responsabilidade de cada empresa. A DHL EXPRESS realizará as entregas somente dos presentes aprovados, pelo comitê do 13º Meeting Internacional CARTÕES DE CUMPRIMENTOS Todos os presentes que serão entregues antes, durante ou após o 13º MEETING INTERNACIONAL, deverão estar acompanhados do Cartão de cumprimentos, assinados individualmente pelo CEO de sua empresa e do mesmo, dentro de envelopes logotipados externamente e bem presos aos presentes. Nos envelopes deverão constar, externamente, o logotipo da empresa e o logotipo do 13º MEETING INTERNACIONAL. Todos os itens entregues nos endereços comerciais poderão ter mensagens especiais e serem nominais, mas sempre com envelopes logotipados, com o logo da sua empresa e o logo do 13º MEETING INTERNACIONAL. Para os presentes que serão entregues aos convidados em Lisboa, os cartões deverão ser enviados diretamente ao Hotel Pestana Palace. A equipe da DORIA ASSOCIADOS não se responsabilizará em levar qualquer material das empresas participantes para Lisboa. Todas as empresas que irão presentear os convidados do 13º MEETING INTERNACIONAL, deverão encaminhar o cartão de cumprimentos para aprovação pelo COMITÊ DO 13º MEETING. 9

9 6.4. ENTREGAS DE BRINDES/PRESENTES DURANTE O EVENTO, EM LISBOA Os presentes a serem entregues em Lisboa, deverão ser transportados por empresa de transporte ou via DHL EXPRESS. Atenção: A DHL EXPRESS somente fará o transporte de material desde que estejam dentro do prazo estipulado por ela. Todas as informações encontram-se descritas no material da DHL EXPRESS. O período para chegada dos presentes a Lisboa será do dia 01 a 05 de outubro de 2008, no horário das 09h00 às 18h00. Para a identificação das caixas dos presentes e produtos, solicitamos identificar todos os lados da caixa, com as seguintes informações: 13º MEETING INTERNACIONAL Sr André Fonseca Hotel Pestana Palace Rua Jaú, 54 Lisboa Lisboa/Portugal Período: De 01 a 05 de outubro de 2008 Cada empresa deverá informar a DORIA ASSOCIADOS, via bel@doriassociados.com.br, a data em que os presentes serão entregues no Hotel Pestana Palace. Período recomendado: de 01 a 05 de outubro de 2008, das 09h00 às 18h00. A distribuição de presentes durante o 13º MEETING INTERNACIONAL, no Hotel Pestana Palace, em Lisboa, será feita em único horário : pela manhã, durante a arrumação de cada apartamento dos convidados. ROTEIRO DE DISTRIBUIÇÃO DOS PRESENTES, EM LISBOA. Dia 08/10, quarta-feira: serão entregues os presentes das Cotas: Master Patrocinador, Patrocinadores, Apoiadores. Dia 09/10, quinta-feira serão entregues os presentes das Cotas: Participação Especial e Participação. Dia 10/10 sexta-feira Fornecedores Oficiais. serão entregues os presentes das Cotas: Colaboração, Mídia Partners e Não serão aceitos cartões e presentes nominais aos convidados. Não serão aceitos cartões que não tenham o logo do 13º MEETING INTERNACIONAL. Lembramos que as empresas que não apresentaram nenhuma opção de presente, durante o prazo estabelecido, não poderão enviar presentes aos CEO s, antes, durante ou mesmo após o evento. Esta restrição se aplica até dia 31 de Outubro/ CREDENCIAMENTO 10

10 7.1 CRACHÁS Para facilitar a identificação de produção e fornecedores, bem como dos convidados, é obrigatório o uso permanente do crachá do evento. O crachá permitirá sua permanência apenas nas áreas previstas e nas atividades de sua empresa. Os crachás terão as seguintes cores e identificações: AZUL: Exclusivo para CONVIDADOS (CEO S), esposas e autoridades; VERMELHO: Exclusivo para STAFF-DORIA ASSOCIADOS, CHRIS AYROSA e AGAXTUR LARANJA: Para JORNALISTAS e equipes de TV, vídeo e assessoria de imprensa do 13º MEETING INTERNACIONAL; PRETO: Para equipes de APOIO. Estas equipes deverão, além de portar o respectivo crachá, estarem uniformizadas. As empresas participantes do 13º MEETING INTERNACIONAL, que tenham alguma atividade, poderão levar até 02 (dois) profissionais, devidamente treinados e uniformizados, que deverão, 11

11 obrigatoriamente, utilizar o crachá de APOIO evento. durante todo o evento, inclusive antes do início do As empresas deverão informar, através do preenchimento do FET - FORMULÁRIO DE EQUIPE DE TRABALHO, os profissionais que atuarão no 13º MEETING INTERNACIONAL. O FET deverá ser enviado à DORIA ASSOCIADOS, até 17 de setembro de 2008, via no lilian@doriassociados.com.br, via fax (11) ou ser entregue via portador em nosso endereço. 8- Formulário de Equipe de Trabalho 12

12 Empresa Participante: FET EQUIPES DE APOIO E PRODUÇÃO Nome do Solicitante: Cargo: Telefone: ( ) Cel: CREDENCIAIS SOLICITADAS Nome do funcionário Função RG Celular ATENÇÃO: Favor preencher todos os campos do Formulário e enviar até 17/09/2008, via lilian@doriassociados.com.br FET Formulário de Equipe de Trabalho 03/08 As credenciais deverão ser retiradas na DORIA ASSOCIADOS, a Av. Brigadeiro Faria Lima, º andar, obrigatoriamente no período de 29 de setembro a 03 de Outubro, no horário comercial, com Lilian Febba. ATENÇÃO: Após esta data, não serão fornecidas credenciais para as empresas. 13

13 A circulação das equipes de APOIO E PRODUÇÃO estará restrita às áreas em que as empresas terão atividades. É proibido aos portadores dos crachás LARANJA, e PRETO circular entre os convidados, fora do horário de atividades da sua empresa, assim como almoçar, jantar ou tomar café da manhã no mesmo local dos CEO s convidados do 13º MEETING INTERNACIONAL. Prestadores de serviço poderão ter acesso às áreas de serviço, somente portando a credencial fornecida pela DORIA ASSOCIADOS, nos dias e horários previstos para montagem/desmontagem. Se você perder seu crachá, comunique imediatamente à equipe da DORIA ASSOCIADOS, no escritório da Doria que encontra-se no Hotel Pestana Palace. 9. HOSPEDAGEM e TRANSFER A AGAXTUR é Operadora de Turismo Oficial do MEETING INTERNACIONAL e responsável pela hospedagem, receptivo no embarque e desembarque, transfers e suporte local em Portugal. 10. BUSINESS CENTER RESTRIÇÕES DE ACESSO O acesso ao BUSINESS CENTER é exclusivo para os convidados do 13º MEETING INTERNACIONAL, não podendo nenhum outro profissional utilizar este espaço / serviço. Portadores de crachá de Imprensa, terão acesso livre ao PRESS CENTER. 14

14 FORNECEDORES OFICIAIS E SUGESTÃO DE PRESENTE FORNECEDORES OFICIAIS Três Marias Mercado Solidario Contato: Selma, Carla e Marcia 15

15 T.(11) Carla e (11) Selma tresmarias@mercadosolidario.com Site: Trousseau Contato: Mariana e Kriko T.(11) gabriel@trousseau.com.br / corporativo@trousseau.com.br Site: N & C Presentes Contato: Ursula Quiles T.(11) ursula.quiles@ncbrindes.com.br Site: Creative Design Contato: Mônica Oliveira T.(11) moliveira@creativeonline.com.br Site: SUGESTÕES DE PRESENTES Depósito São Martinho Av. Europa, 615 Jd. Europa 16

16 T.(11) Site: Helvetia House Rua Henrique Martins, 507 Jd. Paulista T.(11) Site: Galeria de Arte Brasileira Alameda Lorena, 2163 T.(11) Site: Artecidos Rua Dr Melo Alves, 258 Jardins T.(11) Site: Tânia Bulhões Rua Colômbia, 270 Jd. América T.(11) Site: Reneé Behar Rua Peixoto Gomide, 2088 T.(11) Site: Roberto Simões Alameda Lorena, 1466 Jardins T.(11) Site: 17

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19 ESCULTURAS REGINA RICCETTI Contato: Regina Riccetti 20

20 Contato: Sra Regina ou Marismar Telefone: (11) ou (11) SUGESTÕES DE PRESENTES DE PORTUGAL 21

21 Fornecedora: Top Atlântica Contato: Luisa Fraga Telefone: (351-21) / 01 Lisboa/Portugal Horário de funcionamento: das 09h00 às 19h00 Azulejo pintado a mao Personalizado con nome empresa ou convidado Preco unitario desde Bases para pratos quentes / copos etc Calçada Portuguesa Preço Unitário: Porcelana Vista Alegre Varios items Bandeja quadrada Castelo branco Jarras, cinzeiros, pratos decorativo Precos desde Caixa para joias Vista Alegre Preço a partir de

22 Prato decorativo Vista Alegre Preço à partir de Ceramica pintada à mao. Preço à partir de Serviço de jantar D. Joao VI ( Palacio Queluz) - Cópia Preços a partir de Cristal Atlantis ( considerado o melhor crystal portugues) Precos à partir de /Unidade Garrafas para vinho e whisky em Cristal Atlantis Tambem disponivel em Conjunto de garafa e dois copos 23

23 Apresentado em embalagem de prenda e devidamente acondiconado para viagem Vinhos Portugueses Vinho do Porto ( aperitivo/digestivo) Garrafa de 0,75l em caixa de Madeira, desde 20.00/ Unidade Porto Tinto 10 anos Porto Tinto 20 anos Porto Tinto 40 anos Vinho de Mesa Herdade do Esporao Tinto -Reserva Preço: Tinto - Private selection Preço: Rosé Quinta da Defesa Preço: Livro sobre Mobiliario Portugues - versao portuguesa Com prefacio do Dr. Mario Soares ( Ex presidente Republica Portuguesa), unidade

24 Iniciativa: Realização 25