Índice. 1) Viabilidade do projeto Project Charter Termo de Compromisso Montagem da Equipe do Projeto Escopo do Projeto...

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1 Este é um trabalho desenvolvido por um grupo de alunos, similar ao solicitado como trabalho prático de elaboração de um plano de projeto para o 8º semestre de Engenharia de Produção do Centro Universitário Padre Anchieta. Este trabalho não está 100%, conforme informado em aula, porém conforme colocado pelos nosso alunos (vocês) pode ajudar a complementar o entendimento de como preencher alguns itens e devida a intensa solicitação está sendo enviado. Lembrando que o trabalho deve explorar os itens conforme o roteiro do projeto. Algumas orientações: A viabilidade deve detalhar os custos de operação e o período de retorno além dos valores de investimento e de retorno. (As apostilas de custos e estudos de viabilidade e seleção de projetos servem de apoio). O mini currículo dos recursos que estarão envolvidos no projeto deve ser apresentado. As contingências/alternativas/plano de resposta devem ter ênfase em evitar ou contornar o problema para manter o bom andamento do projeto. O nivelamento deve seguir a explicação do roteiro de projeto liberado, em geral deve ser apresentando por mês dependendo do tamanho do projeto, focar no equilíbrio do fluxo de caixa. Deve conter um diagrama de rede para precedências, estou publicando uma apostila de gerenciamento de tempo (págs. 58 a 70) para apoio. Quem tiver acesso ao software MS-Project pode utilizá-lo para geração do diagrama. Entre os itens 6 e 7 do roteiro original escolha apenas um para elaboração, o 7 é mais completo. Utilizar o material de Como_criar_WBS como apoio para criação do WBS/EAP, a definição de escopo deve ser bem detalhada apresentando também as entregas, premissas e restrições. Estou publicando uma apostila de gerenciamento de escopo para apoio, as páginas 29 a 30 definem as entregas, premissas e restrições e o material como um todo agrega bastante. As durações das atividades detalhadas o ideal é que esteja em dias, já a visão gerencial do cronograma de barras o ideal é semana ou mês dependendo da duração do projeto. O encerramento administrativo pode ser eliminado do trabalho. O plano de aquisições (contratações e suprimentos) deverá indicar como serão selecionados os fornecedores (o modelo de pontuação ponderada é uma boa alternativa conforme apostila de estudos de viabilidade e seleção de projetos), as propostas e os tipos de contrato (preço fixo ou unitário) para os projetos que possuem terceirização e ou aquisições de materiais em geral, ou seja, é opcional apenas se não houver terceirização e ou aquisição de material.

2 Índice 1) Viabilidade do projeto Descrição da organização Justificativas para o projeto Mini Currículo da empresa Project Charter Termo de Compromisso Montagem da Equipe do Projeto Escopo do Projeto Descrição do Escopo do Projeto Detalhamento do Escopo do Projeto Estrutura Analítica do Projeto EAP ou WBS Plano de ação detalhado da WBS (com dependência, tempo e recurso em ordem de etapas) Plano de ação detalhado da WBS (com dependência, tempo e recurso em ordem de precedência) Cronogramas Cronograma de datas de execução das atividades Cronograma de Custos Nivelamento de Custos Custos Mensais Acumulados Matriz de Responsabilidades Plano de Comunicação Planejamento da Comunicação Elaboração da matriz de comunicação Formulário Plano de Qualidade Formulário para Gerenciamento de Riscos Anexos

3 1. Viabilidade do projeto 1.1 Descrição da organização A Anchieta Fitness é uma organização familiar cujos empreendedores são dois irmãos bancários que perceberam a oportunidade de abertura de um negócio rentável. Ao analisar o mercado perceberam que o culto à forma e a preocupação com a saúde têm levado um grande número de pessoas as academias de ginástica. Porém, apesar da demanda aquecida, a concorrência exige excelência em gestão para garantir o sucesso no negócio. Possuem um imóvel próprio de 480 metros quadrados e dois pavimentos, no qual vislumbram a oportunidade da abertura de uma academia. 1.2 Justificativas para o projeto Com a constante entrada de academias de ginástica no mercado da capital paulista e aumento gradativo de pessoas que buscam a prática de atividade física em busca de saúde, qualidade de vida e bem-estar, é importante buscar a adequação entre o que é oferecido e o que os alunos necessitam ou esperam. Superar as expectativas do cliente com a prestação de um serviço de qualidade é imprescindível para garantir o sucesso da academia. Em um mercado competitivo, onde o avanço tecnológico torna a sobrevivência das empresas cada vez mais difícil, a diferenciação da qualidade em serviços é fator determinante para gerar um aumento de fatia de mercado e pode significar a diferença final entre o sucesso e o fracasso da empresa. Ofereceremos ambientes projetados para que as pessoas possam se exercitar com segurança, orientados e assistidos por profissionais especializados e atenciosos, além de um ambiente que incentive o entretenimento e a comunicação entre os clientes da academia. Nossos Designers de Interiores priorizam que os ambientes sejam sempre arejados, limpos, iluminados e com uma acústica agradável. Somos parceiros das melhores empresas fornecedoras de Aparelhos de Ginástica. Sempre atentos às novidades do mercado, priorizamos a instalação de aparelhos modernos, seguros e adequados às novas exigências dos consumidores. Disponibilizamos na entrega do projeto um completo programa de Fidelização de Clientes, através de um moderno software de CRM para que haja um eficiente acompanhamento dos alunos, gerando um diferencial para o sucesso do negócio. 2

4 O estudo da viabilidade financeira apresentada neste projeto foi elaborado com base em pesquisas de mercado e projetos similares já executados pela empresa. Nossa expectativa é que o retorno do valor investido aconteça no prazo de até um ano. a) Atividades operacionais de curto prazo Definição do público-alvo e o porte do empreendimento (análise através da localização e do estudo dos moradores e profissionais atuantes na região). Atentar-se às regras vigentes dos Conselhos Regionais de Educação Física (CREF). Aquisição dos equipamentos para a atividade física, como os aparelhos de musculação, esteiras, bicicletas, etc., e dos equipamentos de infra-estrutura e comodidade, sistemas de som, instalação de televisores, com TV a cabo, sistemas de ar condicionado, ventiladores, bebedouros, espelhos... Enfim, os primeiros passos consistem em deixar a Academia em ótimas condições e com diferenciais para interesse e captação de alunos. b) A estratégia de longo prazo da empresa Para evitar a desistência dos alunos matriculados à estratégia proposta é o acompanhamento constante do aluno. O administrador da academia tem que conhecer o perfil do cliente, saber se ele prefere ser acompanhado de perto ou se gosta de praticar os exercícios sozinhos, por exemplo. Isso pode fazer a diferença. Também, é importante o acompanhamento do atleta de perto, com avaliações físicas periódicas, palestras e o trabalho de um nutricionista, além de um atendimento próximo como um professor para cada 15 alunos. Alem disso é muito importante a boa conservação tanto das dependências da academia como o nível de seus equipamentos, deixando seus alunos sempre em ambiente confortável e agradável para a prática dos exercícios. c) A imagem da empresa perante seus principais stakeholders Acionistas: Desenvolver uma academia de qualidade, visando o retorno do investimento inicial e o lucro gerado pela academia. Empregados: A imagem aos funcionários é de uma empresa correta onde o foco é o bem estar de seus empregados. O quadro será distribuído com profissionais que exerçam as seguintes atividades: 3

5 - Administrador: profissional que será responsável pela gestão administrativa da academia, abrangendo as áreas de marketing, informática, compras, financeiro e administração de pessoal; - Responsável Técnico Educação Física: profissional da área de educação física que ficará responsável pelo gerenciamento das modalidades e dos profissionais de educação física que atuarem na academia; - Atendente (Recepcionista) ou vendedora: profissional responsável pelo atendimento e vendas dos serviços da academia; - Auxiliar de limpeza; - Técnico de Manutenção de Equipamentos: profissional que ficará responsável pelo controle e manutenção dos equipamentos da academia, e; - Profissionais e estagiários de Educação Física: responsáveis pela elaboração e desenvolvimento das atividades oferecidas na academia; - Médico para avaliações físicas e suporte (terceirizado). É de fundamental importância para os funcionários que a empresa pague seus salários em dia, respeite a legislação trabalhista e valorize os serviços prestados. Clientes: A imagem de uma academia que preza pela qualidade e tratamento próximo e diferenciado com seus alunos, onde os pilares são os seguintes aspectos: 1. Senso de Utilização - Refere-se ao local de trabalho separando e eliminando tudo que possa atrapalhar e não está sendo utilizado. Quantas academias vemos com salas de musculação mal arrumadas, sem espaço de circulação e principalmente com aparelhos que não são utilizados pela maioria? Quantas secretárias vemos com um monte de papel e "tralhas" que só estão ali para atrapalhar? 2. Senso de Ordenação - Significa simplesmente colocar as coisas certas nos lugares certos onde todos possam utilizar e por ordem de uso. O que se usa todo dia e por todos deve ficar sempre no mesmo lugar e mais visível. Em sala de musculação, por exemplo, o exercício de supino é o mais realizado pelos homens. Portanto, deve existir um bom conjunto de anilhas só para ser usado em determinado aparelho e não, quando alguém precisa compor um peso ter que sair circulando pela sala para pegar anilhas em outro lugar. Isso vale para todos os setores e tipos de trabalho. O auxiliar de limpeza deve saber onde pegar rapidamente a vassoura, a secretária onde acessar um documento de uso diário e assim por diante. Hoje em dia com o advento da informática, todos que trabalham na secretaria devem saber acessar os equipamentos de forma única. Todas as máquinas devem ter a mesma configuração e não a gosto pessoal da funcionária "A" ou "B". 3. Senso de limpeza - Parece fácil, mas não é. Não basta "só" limpar, varrer e pronto. A questão é, como limpar e por que. Na academia é preciso educar e treinar a equipe para que possa passar isso 4

6 aos alunos. A vantagem disso é que todos possam usufruir um ambiente saudável, limpo e os equipamentos possam durar mais servindo a mais pessoas. 4. Senso de saúde e higiene - Significa checar e verificar se os outros itens estão sendo cumpridos. Significa estimular os empregados a manter a higiene pessoal e os exames médicos periódicos em dia. Quem trabalha em contato direto com pessoas não pode deixar barba por fazer ou deixar o desodorante vencer. Isso vale para toda a equipe, desde os professores até o dono ou gerentes. Manobristas do estacionamento não podem andar sujos e deixar cheiro desagradável dentro do carro dos clientes. Significa criar um ambiente de motivação e bom relacionamento interno e externo. 5. Senso de autodisciplina - É o mais complexo, pois depende do desenvolvimento da consciência de todos os empregados executarem as tarefas automaticamente. A disciplina, um legado da influência militar, precisa estar incutida em cada um. A diferença é que essa nova disciplina não deve ser imposta e sim consciente. Esses "5S" já seriam suficientes para conquistar o cliente e diminuir o grande problema de algumas academias. A rotatividade. Fornecedores: a imagem da academia diante de seus fornecedores está diretamente ligada ao cumprimento do acordado para a aquisição, no que diz respeito a prazo, qualidade e valores envolvidos. Concorrentes: A grande concorrência exige excelência em gestão para garantir o sucesso no negócio, portanto a Anchieta Fitness deverá desenvolver estratégias para reter os clientes. Monitorar a freqüência, fazer contato telefônico e pesquisar os hábitos de cada matriculado são ações importantes. Zelar pelo bom atendimento também é imprescindível. É importante ter diferenciais: contar com uma equipe de profissionais bons e oferecer aparelhos seguros e de boa qualidade. d) Viabilidade financeira Retorno para os patrocinadores (investidores) Investimento inicial: R$ 330 mil (equipamentos e instalações, sem o ponto comercial) Faturamento médio mensal: R$ 50 mil (varia de acordo com o número de matriculados e o valor da mensalidade) Margem de lucro sugerida: de 15% a 20% sobre o faturamento bruto Área: 480 metros quadrados Número de funcionários: mínimo 15 de acordo com a quantidade de alunos Risco: médio. A concorrência pode ser um empecilho. É necessária boa capacidade de gerenciamento para gerar fidelização. 5

7 1.3 Mini Currículo da empresa Empresa especializada na elaboração de projetos para implantação de academias de ginástica atuando há 15 anos no mercado da região metropolitana de São Paulo, elaborando projetos para médias e grandes academias, tendo como clientes: Adventure Academia, Academia Forma, Academia Miami, entre outras. Em um desses projetos fizemos um trabalho de recuperação onde aumentamos o número de alunos ativos em 150% o que proporcionou um aumento no faturamento de 80%, fato este que salvou a academia da falência. 6

8 2. Project Charter Termo de Compromisso Nome do projeto: Start up da Academia Anchieta Fitness Organização: Anchieta Fitness Gerente: Daniela de Fátima Afonso Datas: Início: 31/07/2009 Fim: 31/01/2010 Escopo Inicial Objetivo do projeto: Start up da Academia Anchieta Fitness Metas do projeto: Execução de Consultoria e assessoria para start up da Academia Anchieta Fitness em local de alta concentração de empresas e residências, onde o público alvo, são os moradores e profissionais atuantes da região da Vila Mariana. Investimento (R$): ,00 (Trezentos e trinta mil Reais) Descrição resumida do produto ou serviço que o projeto irá produzir: Adequação do local físico para instalação da academia, aquisição de equipamentos, contratação de mão-de-obra para início do funcionamento das atividades e convenio com estacionamento da região. Principais Riscos Contingências que serão adotadas Atraso na reforma do imóvel Prorrogação do prazo de entrega dos equipamentos e reuniões com o prestador de serviço para as medidas a serem tomadas para entrega do imóvel reformado dentro do prazo estabelecido. Atraso de entrega dos equipamentos Aplicação de multa contratual caso houver atraso na entrega prevista Falta de pagamento por parte do contratante Reuniões com o contratante e caso não seja regularizada a situação ocorrerá a quebra de contrato conforme previsto na minuta contratual e aplicação de penalidades. 7

9 Principais fases do projeto 1. Gerenciamento do projeto 2. Adequação do espaço físico 3. Aquisições de equipamentos 4. Contratação de mão de obra - Contratação de Consultoria de RH - Treinamento 5. Contratação de Serviços Terceirizados - Informatização da Academia - Sistemas de Segurança - Convênio com Estacionamento - Contratação de Designer Fonte de recursos que serão usados no projeto Recursos Humanos: Próprio e contratação de prestadores de serviço tais como: designer de interiores e informática. Recursos Financeiros: R$ ,00 Recursos Materiais: materiais de ginástica e de apoio, sistema e equipamentos de segurança e informática. Comentários e informações relevantes para o desenvolvimento do projeto: O local físico designado é a Rua Rodrigues Alves 267, Vila Mariana, São Paulo, SP, de propriedade da contratante. Apro vação: P atrocinador (S ponsor) G erente P rojeto: 8

10 3. Montagem da Equipe do Projeto Origem Critério Dedicação (integral / Siglas Nome Função no projeto (organização / externo) participação parcial, hs) André Gerente da Adequação Interno Imprescindível Integral GEF do Espaço Físico Célia Gerente da Aquisição Interno Imprescindível Integral GAE de Equipamentos Daniel Gerente da Aquisição Interno Imprescindível Integral GMO de Mão de Obra Daniela Gerente do Projeto Interno Imprescindível Integral GP Regiane Gerente de Interno Imprescindível Integral GC Contratações Patrícia Designer de Interiores Externo Necessária Parcial DI Rodrigo Informatização Externo Necessária Parcial INFO Pedro Sistemas de Segurança Externo Necessário Parcial SEG 4. Escopo do Projeto 4.1 Descrição do Escopo do Projeto O escopo do projeto consiste na adequação do local físico para instalação da academia, aquisição de todos os materiais e equipamentos, instalação de sistemas de informática, de segurança e áudio visual, contratação de mão de obra para o início das atividades e convênio com estacionamento. Não estão incluídos no trabalho: a legalização da empresa, marcas, patentes, aquisição de imóvel e serviços de marketing. 9

11 4.2 Detalhamento do Escopo do Projeto Estrutura Analítica do Projeto EAP ou WBS Start up Academia Fecap Fitness Gerenciament o do Projeto Adequação de Espaço Físico Aquisição de Equipamentos Contratação de Mão de Obra Contratação de Serviços Terceirizados Plano do Projeto Recepção Equipamentos de Ginástica Contração de Consultoria de RH Informatização da Academia Elaborar a WBS Sala de Administração Equipamentos de Apoio / Administração Contratação de Prossionais Técnicos Sistemas de Segurança Elaborar o Cronograma Sala de Avaliação / Depto Médico Contração de Profissionais de Apoio Adm Convênio c/ Estacto. Definir Orçamento Global Definir o Plano de Aquisição Sala de Ginástica Sala de Spinning Treinamento Contratação de Designer Entregar o Plano do Projeto Sala para Aulas Controle Sala de Musculação Reuniões Semanais Relatóriosde Comunicação Vestiários Copa p/ Funcionários Fechamento Reunião Final Carta de Aceite Relatório Final 10

12 4.3 Plano de ação detalhado da WBS (com dependência, tempo e recurso em ordem de etapas) Ref Etapas Atividades - Marcos Dependência Duração em semanas Conclusão Responsável Recursos Custos 1 Gerenciar o Projeto - R$ , Plano do Projeto ª Daniela Pessoas, MS Project R$ , Elaborar a W.B.S - 1 1ª Daniela Pessoas, MS Project Elaborar o Cronograma ª Daniela Pessoas, MS Project Definir Orçamento Global ª Daniela Pessoas, MS Project Definir o Plano de Aquisição ª Daniela Pessoas, MS Project Entregar o Plano do Projeto ª Daniela Pessoas, MS Project 1.2 Controle ª Daniela Pessoas, MS Project R$ , Realizar Reuniões Semanais de Acompanhamento ª Daniela Pessoas, MS Project Encaminhar Relatórios de Comunicação ª Daniela Pessoas, MS Project 1.3 Fechamento ª Daniela Pessoas, MS Project R$ , Reunião Final para Entrega do Projeto ª Daniela Pessoas, MS Project Colher Assinatura da Carta de Aceite ª Daniela Pessoas, MS Project Entregar Relatório Final do Projeto ª Daniela Pessoas, MS Project 2 Adequar o Espaço Físico 1.1 R$ , Adequar Fisicamente a Recepção ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.2 Adequar Fisicamente a Sala de Administração ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.3 Adequar Fisicamente a Sala de Avaliação / Departamento Médico ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.4 Adequar Fisicamente a Sala de Ginástica ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.5 Adequar Fisicamente a Sala de Musculação ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.6 Adequar Fisicamente a Vestiários ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.7 Copa para Funcionários ª André Pessoas, Materiais de Construção 3. Adquirir Equipamentos 1.1 R$ , Equipamentos de Ginástica ª Célia Pessoas R$ , Definir os Itens e Quantidades dos equipamentos de ginástica ª Célia Pessoas Orçar os equipamentos de ginástica ª Célia Pessoas Compra dos Equipamentos de Ginástica ª Célia Pessoas Receber os equipamentos de ginástica ª Célia Pessoas Pagar os equipamentos de ginástica ª Célia Pessoas 3.2 Equipamentos de Apoio e Administração ª Célia Pessoas R$ , Definir os Itens e Quantidades dos equipamentos de apoio e administração ª Célia Pessoas Orçar os equipamentos de apoio e administração ª Célia Pessoas Comprar dos Equipamentos de apoio e administração ª Célia Pessoas Receber os equipamentos de apoio e administração ª Célia Pessoas Pagar os equipamentos de apoio e adminstração ª Célia Pessoas 11

13 4 Contratar Mão de Obra 1.1 R$ 7.000, Contratar Consultoria de RH ª Daniel Pessoas Contratar Profissionais Técnicos ª Daniel Pessoas Contratar Profissionais de Apoio / Administrativos ª Daniel Pessoas 4.2 Dar Treinamento ª Daniel Pessoas 5 Realizar Contratações de Serviços Terceirizados 1.1 R$ , Contratar empresa para informatização da academia ª Regiane Pessoas R$ 8.000, Adquirir software ª Regiane Pessoas Estruturar rede ª Regiane Pessoas 5.2 Adquirir Sistemas de Segurança ª Regiane Pessoas R$ 5.000, Instalar Cameras de Segurança ª Regiane Pessoas Instalar Sistemas de Alarme ª Regiane Pessoas 5.3 Fechar Convênio com Estacionamento próximo ao local ª Regiane Pessoas R$ Contratação de Designer de Interiores ª Regiane Pessoas R$ , Elaborar Projeto de Arquitera e Decoração dos Espaços da Academia ª Regiane Pessoas Aprovação do Projeto de Arquitetura e Decoração ª Regiane Pessoas TOTAL R$ ,00 12

14 4.4 Plano de ação detalhado da WBS (com dependência, tempo e recurso em ordem de precedência) Ref Etapas Atividades - Marcos Dependência Duração em semanas Conclusão Responsável Recursos Obs 1 Gerenciar o Projeto Elaborar a W.B.S ª Daniela Pessoas, MS Project 1.2 Controle ª Daniela Pessoas, MS Project Realizar Reuniões Semanais de Acompanhamento ª Daniela Pessoas, MS Project 2 Adequar o Espaço Físico Adequar Fisicamente a Recepção ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.2 Adequar Fisicamente a Sala de Administração ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.3 Adequar Fisicamente a Sala de Avaliação / Departamento Médico ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.4 Adequar Fisicamente a Sala de Ginástica ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.5 Adequar Fisicamente a Sala de Musculação ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.6 Adequar Fisicamente a Vestiários ª André Pessoas, Materiais de Construção 2.7 Copa para Funcionários ª André Pessoas, Materiais de Construção 3. Adquirir Equipamentos Equipamentos de Ginástica ª Célia Pessoas Definir os Itens e Quantidades dos equipamentos de ginástica ª Célia Pessoas 3.2 Equipamentos de Apoio e Administração ª Célia Pessoas Definir os Itens e Quantidades dos equipamentos de apoio e administração ª Célia Pessoas 4 Contratar Mão de Obra Contratar Consultoria de RH ª Daniel Pessoas 5 Realizar Contratações de Serviços Terceirizados Adquirir Sistemas de Segurança ª Regiane Pessoas 5.3 Fechar Convênio com Estacionamento próximo ao local ª Regiane Pessoas 5.4 Contratação de Designer de Interiores ª Regiane Pessoas Elaborar o Cronograma ª Daniela Pessoas, MS Project Definir Orçamento Global ª Daniela Pessoas, MS Project Definir o Plano de Aquisição ª Daniela Pessoas, MS Project Entregar o Plano do Projeto ª Daniela Pessoas, MS Project 1.1 Plano do Projeto ª Daniela Pessoas, MS Project Encaminhar Relatórios de Comunicação ª Daniela Pessoas, MS Project Reunião Final para Entrega do Projeto ª Daniela Pessoas, MS Project Colher Assinatura da Carta de Aceite ª Daniela Pessoas, MS Project Entregar Relatório Final do Projeto ª Daniela Pessoas, MS Project 1.3 Fechamento ª Daniela Pessoas, MS Project Instalar Cameras de Segurança ª Regiane Pessoas Instalar Sistemas de Alarme ª Regiane Pessoas Orçar os equipamentos de ginástica ª Célia Pessoas Compra dos Equipamentos de Ginástica ª Célia Pessoas Receber os equipamentos de ginástica ª Célia Pessoas Pagar os equipamentos de ginástica ª Célia Pessoas Orçar os equipamentos de apoio e administração ª Célia Pessoas Comprar dos Equipamentos de apoio e administração ª Célia Pessoas Receber os equipamentos de apoio e administração ª Célia Pessoas Pagar os equipamentos de apoio e adminstração ª Célia Pessoas 5.1 Contratar empresa para informatização da academia ª Regiane Pessoas Contratar Profissionais Técnicos ª Daniel Pessoas Contratar Profissionais de Apoio / Administrativos ª Daniel Pessoas 4.2 Dar Treinamento ª Daniel Pessoas Adquirir software ª Regiane Pessoas Estruturar rede ª Regiane Pessoas Elaborar Projeto de Arquitera e Decoração dos Espaços da Academia ª Regiane Pessoas Aprovação do Projeto de Arquitetura e Decoração ª Regiane Pessoas 13

15 5. Cronogramas 5.1 Cronograma de datas de execução das atividades Ref Etapas Atividades - Marcos 1 Gerenciar o Projeto 1.1 Plano do Projeto Elaborar a W.B.S Elaborar o Cronograma Definir Orçamento Global Definir o Plano de Aquisição Entregar o Plano do Projeto 1.2 Controle Realizar Reuniões Semanais de Acompanhamento Encaminhar Relatórios de Comunicação 1.3 Fechamento Reunião Final para Entrega do Projeto Colher Assinatura da Carta de Aceite Entregar Relatório Final do Projeto Semanas Adequar o Espaço Físico 2.1 Adequar Fisicamente a Recepção 2.2 Adequar Fisicamente a Sala de Administração 2.3 Adequar Fisicamente a Sala de Avaliação / Departamento Médico 2.4 Adequar Fisicamente a Sala de Ginástica 2.5 Adequar Fisicamente a Sala de Musculação 2.6 Adequar Fisicamente a Vestiários 2.7 Copa para Funcionários 3. Adquirir Equipamentos 3.1 Equipamentos de Ginástica Definir os Itens e Quantidades dos equipamentos de ginástica Orçar os equipamentos de ginástica Compra dos Equipamentos de Ginástica Receber os equipamentos de ginástica Pagar os equipamentos de ginástica 3.2 Equipamentos de Apoio e Administração Definir os Itens e Quantidades dos equipamentos de apoio e administração Orçar os equipamentos de apoio e administração Comprar dos Equipamentos de apoio e administração Receber os equipamentos de apoio e administração Pagar os equipamentos de apoio e adminstração 4 Contratar Mão de Obra 4.1 Contratar Consultoria de RH Contratar Profissionais Técnicos Contratar Profissionais de Apoio / Administrativos 4.2 Dar Treinamento 5 Realizar Contratações de Serviços Terceirizados 5.1 Contratar empresa para informatização da academia Adquirir software Estruturar rede 5.2 Adquirir Sistemas de Segurança Instalar Cameras de Segurança Instalar Sistemas de Alarme 5.3 Fechar Convênio com Estacionamento próximo ao local 5.4 Contratação de Designer de Interiores Elaborar Projeto de Arquitera e Decoração dos Espaços da Academia Aprovação do Projeto de Arquitetura e Decoração 14

16 5.2 Cronograma de Custos Ref Etapas Atividades - Marcos Meses Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Total 1.1 Gerenciamento do Projeto , , , , , , ,00 2 Adequar o Espaço Físico , , , , , , Equipamentos de Ginástica , , , , , , Equipamentos de Apoio e Administração , , , , ,00 4 Contratar Mão de Obra 1.750, , , , , Contratar empresa para informatização da academia 2.666, , , , Adquirir Sistemas de Segurança 1.666, , , , Fechar Convênio com Estacionamento próximo ao local Contratação de Designer de Interiores 7.000, , , , , ,00 Total Mensal , , , , , , , ,00 Histograma de Custos - em meses , , ,00 Título do Eixo , , , ,00 - Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Gerenciamento do Projeto , , , , , ,00 Adequar o Espaço Físico , , , , ,00 Equipamentos de Ginástica , , , , ,00 Equipamentos de Apoio e Administração , , , ,00 Contratar Mão de Obra 1.750, , , ,00 Contratar empresa para informatização da academia 2.666, , ,67 Adquirir Sistemas de Segurança 1.666, , ,67 Fechar Convênio com Estacionamento próximo ao local - Contratação de Designer de Interiores 7.000, , , , ,00 Total Mensal , , , , , ,33 15

17 5.3. Nivelamento de Custos Ref Etapas Atividades - Marcos Meses Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Total 1.1 Gerenciamento do Projeto , , , , , , ,00 2 Adequar o Espaço Físico , , , , , , Equipamentos de Ginástica , , , , , , Equipamentos de Apoio e Administração , , , , , ,00 4 Contratar Mão de Obra 1.750, , , , , Informatização da academia 2.000, , , , , Adquirir Sistemas de Segurança 1.250, , , , , Convênio com Estacionamento Contratação de Designer de Interiores , , , , , ,00 Total Mensal , , , , , , ,00 Nivelamento dos Recursos Nivelamento dos Recursos , , ,00 Título do Eixo , , , ,00 - Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Gerenciamento do Projeto , , , , , ,00 Adequar o Espaço Físico , , , , ,00 Equipamentos de Ginástica , , , , ,00 Equipamentos de Apoio e Administração , , , , ,00 Contratar Mão de Obra 1.750, , , ,00 Informatização da academia 2.000, , , ,00 Adquirir Sistemas de Segurança 1.250, , , ,00 Convênio com Estacionamento - Contratação de Designer de Interiores , , , , ,00 - Total Mensal , , , , , ,00 16

18 5.4. Custos Mensais Acumulados Ref Etapas Atividades - Marcos Meses Total Mensal , , , , , , ,00 Custo Mensal Acumulado , , , , , , , ,00 Custos Mensais Acumulados , , ,00 Título do Eixo , , ,00 - Total Mensal , , , , , ,00 Custo Mensal Acumulado , , , , , ,00 17

19 6. Matriz de Responsabilidades Equipe do Projeto Ref Etapas Atividades - Marcos GP GEF GAE GMO GC DI INFO SEG 1 Gerenciar o Projeto 1.1 Plano do Projeto R / A P P P P P P P Elaborar a W.B.S R / A P P P P TC TC TC Elaborar o Cronograma R / A P P P P P P P Definir Orçamento Global R / A P P P P P P P Definir o Plano de Aquisição R / A P P P P TC TC TC Entregar o Plano do Projeto R / A P P P P TC TC TC 1.2 Controle R / A P P P P TC NE NE Realizar Reuniões Semanais de Acompanhamento R / A P P P P P P P Encaminhar Relatórios de Comunicação R / A P P P P TC TC TC 1.3 Fechamento R / A P P P P TC TC TC Reunião Final para Entrega do Projeto R / A P P P P P P P Colher Assinatura da Carta de Aceite R / A P P P P TC TC TC Entregar Relatório Final do Projeto R / A P P P P TC TC TC 2 Adequar o Espaço Físico 2.1 Adequar Fisicamente a Recepção TC R P NE P E P P 2.2 Adequar Fisicamente a Sala de Administração TC R P NE P E P P 2.3 Adequar Fisicamente a Sala de Avaliação / Departamento Médico TC R P NE P E P P 2.4 Adequar Fisicamente a Sala de Ginástica TC R P NE P E P P 2.5 Adequar Fisicamente a Sala de Musculação TC R P NE P E P P 2.6 Adequar Fisicamente a Vestiários TC R P NE P E P P 2.7 Copa para Funcionários TC R P NE P E P P 3. Adquirir Equipamentos 3.1 Equipamentos de Ginástica A P R NE TC P NE NE Definir os Itens e Quantidades dos equipamentos de ginástica A / P P R NE TC P NE NE Orçar os equipamentos de ginástica TC P R NE TC P NE NE Compra dos Equipamentos de Ginástica A P R NE TC P NE NE Receber os equipamentos de ginástica TC P R NE TC P NE NE Pagar os equipamentos de ginástica A P R NE TC P NE NE 3.2 Equipamentos de Apoio e Administração A P R NE TC P NE NE Definir os Itens e Quantidades dos equipamentos de apoio e administração A / P P R NE TC P NE NE Orçar os equipamentos de apoio e administração TC P R NE TC P NE NE Comprar dos Equipamentos de apoio e administração A P R NE TC P NE NE Receber os equipamentos de apoio e administração TC P R NE TC P NE NE Pagar os equipamentos de apoio e adminstração A P R NE TC P NE NE 4 Contratar Mão de Obra 4.1 Contratar Consultoria de RH A NE NE R P NE NE NE Contratar Profissionais Técnicos A NE NE R P NE NE NE Contratar Profissionais de Apoio / Administrativos A NE NE R P NE NE NE 4.2 Dar Treinamento TC NE NE R P NE NE NE 5 Realizar Contratações de Serviços Terceirizados 5.1 Contratar empresa para informatização da academia A TC TC NE R NE P NE Adquirir software A TC TC NE R NE E NE Estruturar rede TC TC TC NE R NE E P 5.2 Adquirir Sistemas de Segurança A TC TC NE R NE P E Instalar Cameras de Segurança TC TC TC NE R NE P E Instalar Sistemas de Alarme A TC TC NE R NE P E 5.3 Fechar Convênio com Estacionamento próximo ao local A NE NE NE R NE NE NE 5.4 Contratação de Designer de Interiores A P TC NE R P NE NE Elaborar Projeto de Arquitera e Decoração dos Espaços da Academia A / P P P NE R E NE NE Aprovação do Projeto de Arquitetura e Decoração A / P P P NE R E NE NE Legenda TC - Toma Conhecimento R - Responsável P - Participa A - Aprova NE - Não Envolvido E - Executa GP - Geretne do Projeto GEF - Gerente de Adequação do Espaço Físico GAE - Gerente da Aquisição de Equipamentos GMO - Gerente da Aquisição de Mão de Obra GC - Gerente de Contratações DI - Designer de Interiores Info - Informática Seg - Segurança 18

20 7. Plano de Comunicação 7.1 Planejamento da Comunicação Em gerenciamento de projetos é importante formalizar os procedimentos em forma de planos. O plano de comunicação do projeto é um deles. Um plano de comunicação bem estruturado é uma ferramenta de suporte concreta, ou seja, não é uma tarefa acessória, mas sim um elemento-chave para o projeto. Por se tratar de um projeto de start up de academia de ginástica, desde a adequação do espaço físico até o início de suas atividades, a comunicação é de fundamental importância para o seu sucesso. As informações devem ser precisas para a tomada de decisões, portanto serão realizadas reuniões semanais com a equipe responsável pelo projeto bem como com os demais profissionais envolvidos de acordo com as etapas a serem cumpridas. Também haverá o controle através de relatórios operacionais, importantes para o acompanhamento do projeto. 19

21 7.2 Elaboração da matriz de comunicação Atividade Assunto/Conteúdo Tipo Emissor Canal Receptor Data ou Freqüência Feedback Data Feedback Obs 1 Gerenciar o Projeto Reunião de acompanhamento e reunião final. Emissão de relatórios executivos. Formulário de Comunicação Data: 01/08/2009 Projeto: Start UP da Fecap Fitness Gerente do Projeto Escrito, oral e visual Todos Semanal Lista de Presença e Ata de Reunião Dia Seguinte a reunião 2 Adequar o Espaço Físico Reunião Gerente da Adequação do Espaço Físico Escrito, oral e visual Todos Semanal Lista de Presença e Ata de Reunião Dia Seguinte a reunião 3 Adquirir Equipamentos Relatório operacional Gerente da Aquisição de Equipamentos Todos Um relatório quando da definição dos itens, outro quando do orçamento e um final na recepção dos equipamentos Resposta de aceite/conhecimento do Relatório Dia seguinte ao recebimento 4 Contratar Mão de Obra Relatório operacional Gerente da Aquisição de Mão de Obra Todos Um relatório quando da escolha da contratação dos profissionais Resposta de aceite/conhecimento do Relatório Dia seguinte ao recebimento 5 Realizar Contratações de Serviços Terceirizados Relatório operacional Gerente de Contratações Todos Um relatório quando da escolha da contratação dos profissionais Resposta de aceite/conhecimento do Relatório Dia seguinte ao recebimento Gerente do projeto: Elaborado por: Aprovado por: Alternativas para o campo Tipo de Mensagem: Relatório executivo, Relatório operacional, Cartilha, Apostila, Prontuário de registros. Arquivo, , Correio convencional, Carta registrada, Corrier, Telefone (voic ), Fax, Reunião, Apresentação, Workshop, Memorando (de/para), Jornal, Vídeo (filme VHS, AVI, etc), Quadro de avisos, Painel, Lista de discução, Internet ou Intranet, entre outras. 20

22 8. Formulário Plano de Qualidade Projeto: Start Up Academia Anchieta Fitness Organização: ACDDR Consultoria e Planejamento Gerente do projeto: Daniela Página: 01 / 02 Data: Visto: a) Identificação dos stakeholders: - Patrocinadores: Anchieta Fitness - Clientes: Anchieta Fitness - Usuários finais: Clientes da Anchieta Fitness que freqüentarão a Academia - Fornecedores: Designer de Interiores, Consultoria de RH, Empresa de Segurança, Empresa de Informática, Equipamentos de Ginástica, Equipamentos de Apoio Administrativo - Outros grupos de interesse: Empresa de estacionamento onde será firmado o convênio. b) Requisitos dos stakeholders: - Necessidade Patrocinadores/Clientes: A elaboração de uma academia que ofereça um serviço diferenciado, com qualidade e tecnologia, que alcance públicos diversos, e que atenda, principalmente, os moradores e profissionais atuantes da região. - Necessidades dos Fornecedores: Distribuir com clareza todas as informações necessárias para o bom andamento do trabalho, fazer reuniões periódicas para avaliações e planejamento, ter uma política correta, com tratamento respeitador e cordial, pontualidade na disponibilização das informações e recursos e nos compromissos financeiros. - Necessidades dos Usuários Finais: as academias de hoje são projetadas para atender os mais diferentes públicos e faixas etárias. Os freqüentadores de Academias de Ginástica buscam não só um corpo em forma e saudável, as pessoas têm encarado a academia como uma atividade de lazer, buscando atividades de relaxamento e atividades em grupo que proporcionem um aumento de relacionamentos sociais. c) Especificações do Serviço: - Especificação técnica 1: A academia deve ser esteticamente agradável, ter boa disposição de equipamentos e circulação de pessoas, e o ambiente deve ser bem arejado, a fim de tornar a pratica de exercícios mais agradável. - Especificação técnica 2: Priorizar a escolha de equipamentos modernos e compactos para todos os ambientes da academia. - Especificação técnica 3: Priorizar a contratação de funcionários dinâmicos e de boa comunicação. d) Fatores Críticos de Sucesso (evidências objetivas): - FCS 1: Escolher uma boa empresa de Designe de Interiores e fazer acompanhamento constante para observar se as exigências estão sendo seguidas. - FCS 2: Escolher equipamentos de alta qualidade, tecnologia e multifuncionais (equipamentos multifuncionais podem fazer a função de até 5 equipamentos, deixando a academia com mais espaço de circulação e reduzindo custos) - FSC 3: Informar RH das necessidades para seleção. Acompanhamento durante o processo de seleção e contratação. e) Estrutura da Qualidade: - Responsável pelo sistema da Qualidade: André R. Ortriwano - Equipe: f) Sistema da Qualidade: - Políticas: Contribuir para a melhoria do equilíbrio físico e mental dos nossos associados - Procedimentos: Investir em infra-estrutura, a fim de propiciar um melhor ambiente aos alunos e colaboradores, 21

23 e principalmente nas pessoas, que são a estrutura base da corporação, com profissionais gabaritados e motivados para efetuar suas funções. - Registros: - O Quadro de competências atende as necessidades do projeto? SIM - Os Fornecedores estão qualificados e atendem aos requisitos e padrões exigidos? SIM - Os Formulários de Gerenciamento de Riscos estão devidamente preenchidos? SIM - Possíveis não-conformidades: Problemas estruturais na reforma, problemas nos aparelhos de infra- estrutura, de apoio e equipamentos de ginástica, problema nos serviços de informatização e segurança. g) Controle da Qualidade: - Instrumentos: Relatórios e reuniões semanais com os prestadores de serviço. - Como será assegurada a qualidade dos insumos? A qualidade dos equipamentos de ginástica e apoio, informática e segurança serão asseguradas por certificados de qualidade e garantia. Os materiais para a construção serão comprados de marcas consolidadas e com boa reputação no mercado. - Indicadores de Desempenho e Progresso estabelecidos: Através de planilhas e gráficos em Excel distribuídos semanalmente aos responsáveis. - Procedimentos de intervenção/correção: Todos os ajustes necessários serão feitos prontamente envolvendo os responsáveis (prestadores de serviço ou fornecedores). h) Plano de Acompanhamento: - Com que freqüência será realizado o acompanhamento da execução? O acompanhamento será realizado semanalmente. - Existe um plano de comunicação definido? Sim, vide Plano de Comunicação. 22

24 9. Formulário para Gerenciamento de Riscos Projeto: Academia Anchieta Fitness 1 Etapa: Identificação do Risco Denominação do risco: Atraso na reforma do imóvel N Identificação 01 Descrição do risco: Problemas com mão de obra, problemas técnicos ou materiais a ser utilizado. 2 Etapa: Avaliação do Risco Impacto: 5 (alto) 4 (médio/alto) 3 (médio) 2 (médio/baixo) 1 (baixo) Descrição: Eventuais problemas com mão de obra, problemas com a parte elétrica, hidráulica ou de atraso na entrega do material provocaria demora na entrega do imóvel reformado. Probabilidade: 5 (alta) 4 (média/alta) 3 (média) 2 (média/baixa) 1 (baixa) Descrição: Reforma em imóvel novo sem nenhum problema aparente de construção e mão de obra qualificada. 3 Etapa: Desenvolvimento da Resposta Ações, Responsáveis e Datas de Conclusão Descrição das Estratégias para eliminar ou reduzir este risco: Contratação de mão de obra qualificada, acompanhamento constante da reforma realizada, monitoramento da entrega do material. Responsável: Gerente do Projeto e Gerente de Adequação do Espaço Físico. Data de Conclusão: 08/01/2010 Impacto reavaliado: 2 (média/baixa) Probabilidade reavaliada: 1 (baixa) 4 Etapa: Acompanhamento do Risco Ocorrências e alterações: Realização de vistoria periódica da obra. Elaborado por: André Data: Respostas incluídas na WBS/Cronograma Registros adicionais: Verso ou Anexos 23

25 Projeto: Academia Anchieta Fitness 1 Etapa: Identificação do Risco Denominação do risco: Atraso na entrega dos equipamentos. N Identificação 02 Descrição do risco: Equipamentos de ginástica, apoio e administração não entregues no prazo e especificações solicitadas. 2 Etapa: Avaliação do Risco Impacto: 5 (alto) 4 (médio/alto) 3 (médio) 2 (médio/baixo) 1 (baixo) Descrição: Atraso na entrega dos equipamentos ou fora das especificações do pedido. Probabilidade: 5 (alta) 4 (média/alta) 3 (média) 2 (média/baixa) 1 (baixa) Descrição: Aquisição efetuada em fornecedores conceituados no mercado. 3 Etapa: Desenvolvimento da Resposta Ações, Responsáveis e Datas de Conclusão Descrição das Estratégias para eliminar ou reduzir este risco: Cuidado na escolha do fornecedor dos equipamentos. Acompanhamento / cumprimento do cronograma. Responsável: Gerente de Projeto e Gerente da Aquisição de Equipamentos. Data de Conclusão: 28/01/2010 Impacto reavaliado: 2 (média/baixa) Probabilidade reavaliada: 1 (baixa) 4 Etapa: Acompanhamento do Risco Ocorrências e alterações: Contato com os fornecedores para acompanhamento dos equipamentos solicitados dentro do prazo e especificações solicitadas. Elaborado por: André Data: Respostas incluídas na WBS/Cronograma Registros adicionais: Verso ou Anexos 24

26 Projeto: Academia Anchieta Fitness 1 Etapa: Identificação do Risco Denominação do risco: Falta de pagamento por parte do contratante. N Identificação 03 Descrição do risco: Atraso ou falta de pagamento por parte do contratante gerando atraso na entrega do projeto. 2 Etapa: Avaliação do Risco Impacto: 5 (alto) 4 (médio/alto) 3 (médio) 2 (médio/baixo) 1 (baixo) Descrição: Ocorrência de alguma evento/problema gerando falta de recursos financeiros por parte do contratante. Probabilidade: 5 (alta) 4 (média/alta) 3 (média) 2 (média/baixa) 1 (baixa) Descrição: Empresa contratante com boa ficha cadastral. 3 Etapa: Desenvolvimento da Resposta Ações, Responsáveis e Datas de Conclusão Descrição das Estratégias para eliminar ou reduzir este risco: Pagamento antecipado para cada fase do projeto, faturamento dos equipamentos em nome do contratante e estabelecimento de multa em cláusula contratual. Responsáveis: Gerente do Projeto. Conclusão: 30/01/2010 Impacto reavaliado: 2 (média/baixa) Probabilidade reavaliada: 1 (baixa) 4 Etapa: Acompanhamento do Risco Ocorrências e alterações: Gerenciamento dos pagamentos efetuados antecipadamente a cada fase do projeto e pagamento de eventuais diferenças após o término das mesmas. 25

27 10. Anexos Anexo 1 - Orçamento de Equipamentos de Ginástica Qtde Equipamentos Total Orçado R$ 2 Elipticas 15 Bicicletas 8 Esteiras 2 Leg Press 1 Mesa Flexora 1 Mesa Adutora/Abdutora 1 Gemeos 1 Cadeira Extensora 1 Cadeira Flexora 2 Supinos Retos 1 Supino Inclinado 1 Supino Declinado 1 Pack Deck 1 Mult Crossover 1 Rosca Scott 3 Bancos Reguláveis R$ ,00 2 Suportes p/ Barra 1 Banco Desenvolv. 1 Banco Scott 1 Barra Guiada smith 2 Aparelhos Pulley 1 Remo Sentado 1 Puxador Costa Art. 1 Triceps Francês 1 Paralela Máq. 4 Barras p/ Supino 4 Barras menores - Anilhas de 1, 2, 3, 4, 5, 10, 15, 20 Kg emborrachadas - Máquina Abdominal - Espaldar 26

28 Anexo 2 - Orçamento de Equipamentos de Apoio Qtde Equipamentos Total Orçado R$ - Ventiladores - Bebedouros - Objetos de Decoração - Armários - Kits para Banheiros - TVs - Equipamentos de Som - Mini-geladeiras (Vendas de Água, Gatorade, etc.) - Mobília (mesas, cadeiras, bancos, pufs) - Forno Micro-ondas (cozinha funcionários) R$ ,00 - Equipamentos p/ Sala de Avaliação - - Maca - - Mesa e Cadeiras - - Balança - Equipamentos de Informática - - Computadores - - Impressoras - - Estabilizadores 27

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