GUIA PARA GERAÇÃO DO SPED FISCAL LBCGAS STATION. VERSÃO DESTE GUIA: 1.4 Março de 2011

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1 GUIA PARA GERAÇÃO DO SPED FISCAL LBCGAS STATION VERSÃO DESTE GUIA: 1.4 Março de 2011 CONFIRA AS ALTERAÇÕES DESTA VERSÃO NO ÚLTIMO CAPÍTULO HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES DESTE GUIA. AS INFORMAÇÕES (LEIS, DECRETOS, PORTARIAS, LAYOUTS) AQUI CONTIDAS FORAM EXTRAÍDAS DE VÁRIAS FONTES E PODEM TER SOFRIDO ALTERAÇÕES. É DE EXTREMA IMPORTÂNCIA QUE SUA VALIDADE SEJA COMPROVADA PELO CONTRIBUINTE.

2 ÍNDICE 1. APRESENTAÇÃO PRÉ-REQUISITOS 4 2. INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE SPED FISCAL SINTEGRA PRAZO DE ENTREGA DO SPED FISCAL PENALIDADES 7 3. MODELO OPERACIONAL 8 4. INSTALANDO O SOFTWARE VALIDADOR PVA/EFD 9 5. LBCGAS - DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AOS RECURSOS REVISÃO NOS CADASTROS CADASTRO DE BOMBAS CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES CADASTRO DE COMBUSTÍVEIS CADASTRO DE BOMBAS E LACRES CADASTRO DE BICOS MEDIÇÃO DOS TANQUES MOVIMENTAÇÃO DE COMBUST CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO CADASTRO DO CONTABILISTA RESPONSÁVEL REGISTRANDO LANÇAMENTOS PARA O SPED FISCAL ENTRADA DE NOTA MODELOS 1/1A E 55: PRODUTOS PARA 7.1. REVENDA ENTRADA DE NOTA MODELOS 1/1A E 55: PRODUTOS PARA 7.2. USO E CONSUMO ENTRADA DE NOTAS DE CONSUMO: ENERGIA ELÉTRICA 7.3. (MODELO 06), ÁGUA CANALIZADA (MODELO 29) E FORNECIMENTO DE GÁS (MODELO 28) ENTRADA DE NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇO: 7.4. COMUNICAÇÃO (MODELO 21) E TELECOMUNICAÇÃO (MODELO 22) ENTRADA DE NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇO DE 7.5. TRANSPORTE: MODELOS 07, 08, 09, 10, 11, 27, 28, 57. VENDAS REGISTRADAS ATRAVÉS DE EQUIPAMENTOS EMISSORES DE CUPOM FISCAL (ECF) 8.1. CADASTRANDO IMPRESSORAS FISCAIS (ECFS) LANÇANDO E CONFERINDO REDUÇÕES Z Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

3 9. VENDAS REGISTRADAS AO CONSUMIDOR FINAL ATRAVÉS DE NOTA FISCAL MODELO 2 (SÉRIE D) 9.1. DEFININDO O TIPO DE SAÍDA DE MERCADORIA GERANDO O MOVIMENTO DE SAÍDA REGISTRANDO A NOTA FISCAL NO SISTEMA INVENTÁRIO DOS PRODUTOS GERANDO ARQUIVO MAGNÉTICO DO SPED FISCAL REGISTROS GERADOS PELO SISTEMA BLOCO 0: ABERTURA, IDENTIFICAÇÃO E REFERÊNCIAS BLOCO C: DOCUMENTOS FISCAIS I MERCADORIAS (ICMS/IPI) BLOCO D: DOCUMENTOS FISCAIS II SERVIÇOS (ICMS) BLOCO E: APURAÇÃO DO ICMS BLOCO H: INVENTÁRIO FÍSICO BLOCO 1: OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERAÇÕES FINAIS 87 ANEXO 1 MINAS GERAIS - FIM DO GAM/57 88 ANEXO 2 MINAS GERAIS PRORROGAÇÃO PRAZO DE ENTREGA 89 HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES DESTE GUIA Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

4 1. APRESENTAÇÃO Este guia foi desenvolvido com objetivo de auxiliar na implantação e geração do arquivo magnético contendo informações do SPED FISCAL (EFD). Ao final deste guia, você estará apto a gerar o arquivo magnético no perfil desejado (leia abaixo sobre perfis de informações) utilizando o módulo LBCGAS Station. Este arquivo será submetido para validação no software PVA-EFD e, após a revisão e aprovação pela sua contabilidade, assinado digitalmente e enviado para o fisco. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

5 1.1. PRÉ-REQUISITOS Para a geração e envio do arquivo magnético do SPED FISCAL, devemos observar alguns pré-requisitos. 1. Módulo LBCGAS na última versão disponível (verifique sempre). 2. Download e instalação do software PVA-EFD (Programa Validador). Acesse o endereço Clique no link Sped localizado à direita da página principal. Selecione Sped Fiscal. Clique no link Download e em seguida em Download do Programa Validador da Escrituração Fiscal Digital - EFD. 3. Certificado digital válido e instalado no computador onde o PVA-EFD será executado. Ele será necessário para a assinatura dos dados antes do envio aos servidores da Receita Federal do Brasil. 4. Revisão nos cadastros do sistema objetivando a redução das advertências e erros de validação. Sempre que necessário, consulte o site e fique por dentro das últimas informações e atualizações para a geração do arquivo magnético. Mantenha sempre atualizada sua versão do LBCGAS como também do validador PVA- EFD. Procure também por novas versões deste guia, clicando no botão Ajuda disponível na tela de geração do arquivo magnético. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

6 2. INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE O SPED FISCAL A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um dos subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Seu projeto piloto teve início em 2008 com várias empresas parceiras e voluntárias. A partir de 2009, o SPED passou a ser obrigatório para empresas contribuintes do ICMS/IPI de vários portes e setores econômicos. Constitui-se de um arquivo digital, com um conjunto de informações referentes às operações, prestações de serviços e apuração de impostos do contribuinte. Este arquivo deve ser assinado utilizando-se um certificado digital e enviado mensalmente ao fisco. Em seu primeiro módulo substitui os seguintes Livros Fiscais: Registro de Entradas Registro de Saídas Registro de Inventário Registro de Apuração do IPI Registro de Apuração do ICMS A Secretaria de Estado de Fazenda (SEF) de cada estado é responsável pela divulgação da lista de contribuintes obrigadas ao EFD. Além do nome da empresa, esta lista informa a data de início da obrigatoriedade assim como o perfil das informações em que a empresa está enquadrada. Existem atualmente dois perfis em funcionamento (A e B). Um terceiro perfil (C) está previsto e será futuramente disponibilizado. Perfil A: Rico em detalhes, trazendo informações analíticas por documento emitido. Perfil B: Resumido, trazendo informações analíticas totalizadas diariamente ou mensalmente. Perfil C: Ainda não disponibilizado. O SPED fiscal marca uma das maiores transformações tributárias do país. O fisco passa a utilizar a tecnologia da informação como ferramenta principal para análise das empresas. Da mesma maneira, a exigência desta tecnologia nas empresas deixa de ser um diferencial para com os concorrentes e passa a ser essencial para sua sobrevivência. Não podemos esquecer que sistemas dependem diretamente de seus operadores e, em especial para este processo, a qualificação é de extrema importância. Lançamentos de entradas e saídas feitos com atenção gerarão qualidade na informação, fazendo com que o processo de escrituração digital seja natural no dia-a-dia das empresas. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

7 2.1: SINTEGRA: O contribuinte obrigado ao SPED FISCAL/EFD, a critério de cada Unidade Federada, poderá ser dispensado da entrega dos arquivos do SINTEGRA (Convênio ICMS 57/95). Verifique com seu contador se, em seu estado, esta dispensa foi concedida. Outros livros e documentações específicas do setor varejista de combustíveis como LMC, DMC (RJ), GRF (SP) continuam sendo obrigados e informações sobre sua dispensa ainda não foram divulgadas oficialmente. Para Minas Gerais, foi publicado o decreto de número em 03 de fevereiro de 2011 dispensando a entrega do arquivo GAM-57 para contribuintes obrigados ao SPED FISCAL. Ao final deste guia, no ANEXO I, você poderá ler a circular divulgada pelo Minaspetro sobre este assunto. 2.2: PRAZO DE ENTREGA DO SPED FISCAL: A fixação do dia de entrega da EFD dependerá de cada Unidade da Federação. A data de entrega da EFD foi assunto do Relatório Final da Reunião do GT48, de 05/10/09 a 09/10/09, realizada na cidade do Rio de Janeiro, sob a Coordenação da RFB e participação de todas as unidades da federação. O Representante do RN no GT48 SPED Fiscal pondera: Na ocasião, deliberou-se ( ) acerca da proposta de uniformização do prazo de entrega do arquivo da Escrituração Fiscal Digital no dia 25 do mês subseqüente ao encerramento do mês da apuração, em votação aprovada por unanimidade, na qual o GT48 decidiu que compete à autonomia legislativa de cada unidade da federação definir a data de entrega das EFDs dos estabelecimentos obrigados localizados em seus respectivos territórios. Todavia, face às dificuldades relatadas por entidades representativas de estabelecimentos obrigados em documentos encaminhados ao GT48, (..) as administrações tributárias lá representadas sensibilizaram-se no sentido de envidar esforços, no âmbito de suas atribuições, para fixar o dia 15 do mês subseqüente sem alteração do Ajuste SINIEF como data mínima para o cumprimento da obrigação acessória. Recomenda-se que as empresas contatem as administrações fazendárias para obterem informação precisa sobre o instrumento normativo que define as datas de entrega do arquivo do SPED Fiscal. Para contribuintes estabelecidos no estado de Minas Gerais, o artigo 54 do decreto n o instituiu que o arquivo magnético do SPED FISCAL deve ser entregue até o dia 25 do mês subseqüente ao período apurado. Redação original: Art. 54. A transmissão do arquivo digital relativo à Escrituração Fiscal Digital será realizada utilizando-se do Programa a que se refere o art. 53 desta Parte até o dia 25 (vinte e cinco) do mês subseqüente ao período de apuração. INFORMAÇÃO IMPORTANTE PARA CONTRIBUINTES DE MINAS GERAIS: Em 18 de janeiro de 2011 foi assinado o decreto número prorrogando o prazo de entrega do arquivo magnético para 25 de julho de Até esta data, devem ser entregues as escriturações de janeiro à junho de Recomendamos o envio dos arquivos no menor prazo possível para que esta rotina seja adaptada no dia-a-dia da empresa o quanto antes. Veja o decreto na íntegra no ANEXO II deste guia. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

8 2.3: PENALIDADES: O contribuinte do ICMS, obrigado à escrituração fiscal digital que deixar de entregar o arquivo magnético ou entregá-lo em desacordo com a legislação vigente (erros, vazio ou faltando informações), estará sujeito a multa. No estado de Minas Gerais, esta multa foi estabelecida em (cinco mil) UFEMG s por infração. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

9 3. MODELO OPERACIONAL O arquivo do SPED é gerado pelo sistema LBCGAS seguindo o lay-out disponibilizado pela legislação. O software PVA-EFD importa estes dados e disponibilizaos para o contribuinte fazer suas revisões. Após sua validação, é assinado digitalmente e enviado para os servidores da Receita Federal do Brasil que se encarrega de distribuir as informações entre as unidades federadas envolvidas nas operações. Fonte: Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

10 4. INSTALANDO O SOFTWARE VALIDADOR PVA/EFD A Receita Federal do Brasil disponibilizou um software chamado PVA/EFD responsável pela geração/importação, validação, assinatura e envio da escrituração para seus servidores. Com este software é possível, até mesmo, criar uma escrituração completa manualmente (o que não será necessário pois utilizaremos seu recurso de importação aproveitando as informações geradas pelo LBC). A instalação deste software é bem simples. Se houver dificuldade, recomendamos a ajuda do técnico de informática responsável pela empresa. O primeiro passo para a instalação do PVA do SPED Fiscal é acessar o site da Receita Federal do Brasil em No menu Portais de Serviços localizado no lado direito clique na imagem que identifica o SPED. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

11 Uma nova página será aberta. Localize e clique em SPED Fiscal. Um menu aparecerá ao lado esquerdo. Clique em Download. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

12 Serão exibidos vários links relacionados ao SPED Fiscal. Clique em Programa Validador do SPED Fiscal. Uma nova listagem será apresentada. Selecione Download do Programa Validador da Escrituração Fiscal Digital EFD. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

13 Na próxima página selecione o programa de acordo com o sistema operacional do computador que irá validar, editar e transmitir o arquivo magnético do SPED. Normalmente, Windows. Finalizando o download, selecione na próxima página o arquivo (este nome pode estar diferente atualmente - no momento da criação deste guia o arquivo chamava-se PVA_EFD_w exe ). Após a conclusão do download localize onde o arquivo foi armazenado e execute-o. O primeiro passo do instalador é verificar a instalação da máquina virtual do Java. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

14 Se ela não estiver instalada ou se por qualquer motivo o processo de instalação não localizá-la a instalação será cancelada automaticamente e só passará deste passo quando o problema for solucionado. Neste caso acesse para instalar a máquina virtual Java. Se o problema persistir, entre em contato com o técnico responsável pelos computadores da empresa. Caso a instalação da máquina virtual do Java esteja corretamente instalada será exibida uma mensagem de boas-vindas do assistente de instalação do Validador do SPED Fiscal. Clique em Avançar. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

15 No próximo passo existe a opção de escolher um diretório para instalação do validador do SPED Fiscal. Caso não queira instalar no diretório padrão sugerido, clique em Procurar e escolha o diretório desejado. Caso contrário clique em Avançar. Informe se deseja criar um atalho do validador do SPED Fiscal na área de trabalho. Para facilitar a execução do programa é recomendável selecionar Sim. Clique em Avançar. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

16 Um resumo das opções selecionadas será exibido. Para prosseguir com a instalação clique em Avançar e aguarde a conclusão. Após a confirmação de êxito na instalação do validador clique em Concluir. Apesar de simples, o sucesso da instalação dependerá diretamente do estado do sistema operacional. Em caso de problemas, recomendamos a consulta a um técnico especializado em informática. Lembramos que o suporte técnico da LBC Sistemas NÃO está habilitado a dar suporte à instalação ou utilização de funções do PVA/EFD. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

17 LBC GAS STATION - MÓDULO GERENCIAL Concluída a instalação do software validador PVA/EFD, passamos para o módulo gerencial do LBCGAS. Antes de iniciarmos é importante verificarmos se a versão em execução do módulo é a última disponível. Para isso, clique em Utilitários > Atualização de versão. Se for necessário, atualize-a. Esta verificação deve ser feita freqüentemente pois atualizações do SPED fiscal serão liberadas acompanhando as mudanças da legislação. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

18 5. DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AOS RECURSOS Por padrão, nenhum usuário do sistema está autorizado a gerar o arquivo magnético do SPED FISCAL. Para que seja permitida a geração assim como a definição de algumas informações, é necessário configurarmos o perfil de cada usuário. Acesse Cadastros > Usuários. Selecione o(a) usuário(a) desejado(a) e clique em Perfil de acesso. Marque as opções de acordo com o perfil de cada usuário na empresa. Por segurança, é interessante que somente os usuários do setor fiscal/contábil da empresa tenham acesso irrestrito a todas as opções acima. DICA: Libere o acesso as opções do SPED para definir as configurações e os campos obrigatórios. Após gerar a primeira escrituração e validá-la, lembre-se de desmarcar as três últimas opções evitando assim alterações indevidas ou acidentais. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

19 6. REVISÃO NOS CADASTROS O software PVA-EFD, diferentemente de outros validadores já conhecidos como SINTEGRA, GAM, DMC, GRF, etc, é bastante crítico ao verificar a importação do arquivo do SPED FISCAL. Para que os registros sejam processados com o menor número possível de erros ou advertências, é imprescindível uma revisão em alguns cadastros. 6.1: CADASTRO DE PRODUTOS: CST de entrada e de saída: Verifique se o código da situação tributária do produto está correto para utilização nas operações de entrada e saída. Em caso de dúvidas, entre em contato com sua contabilidade. Código NCM: Apesar de ser obrigatório somente para empresas industriais que geram crédito ou débito de IPI, contribuintes do ICMS que sejam substitutos tributários e para empresas que realizam operações de exportação e importação, este campo é obrigatório para emissão de nota fiscal eletrônica. Portanto, se você está enquadrado ou será brevemente obrigado a emitir NFe, preencha este campo. Alíquota de PIS e COFINS: Alíquota de PIS e COFINS aplicados sobre a movimentação do produto, se existente. Alíquota de ICMS Operação própria: É de extrema importância a correta definição das alíquotas de ICMS de operação própria incidentes na venda do produto, pois o SPED FISCAL faz a apuração de ICMS (débito/crédito). DICA: Uma maneira prática de fazermos a revisão nos produtos cadastrados é utilizar o relatório chamado tributação disponível na própria tela de cadastro (ícone ). Outra ferramenta importante é a alteração cadastral em lote (ícone ) disponível nesta mesma tela. Através dela é possível fazer a alteração de campos de vários produtos cadastrados em um mesmo grupo de uma só vez. 6.2: CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES: CPF/CNPJ: Verifique se este campo está preenchido corretamente. Inscrição estadual: Verifique seu preenchimento para os clientes e fornecedores que sejam pessoa jurídica. Endereço: É importante que o endereço esteja totalmente preenchido. Uma atenção especial deve ser dada ao nome da cidade e estado. Este campo será validado através da tabela do IBGE, ou seja, qualquer digitação incorreta gerará crítica do validador. Para consultar a lista de cidades existentes, clique na opção consultar tabela de cidade do IBGE disponível na caixa de endereço dos cadastros. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

20 6.3: CADASTRO DE COMBUSTÍVEIS: CST de entrada e de saída: Verifique se o código da situação tributária do produto está correto para utilização nas operações de entrada e saída. Em caso de dúvidas, entre em contato com sua contabilidade. Lembre-se que, via de regra, os combustíveis são comercializados com CST 060. A única exceção é o etanol que na entrada será relacionado como 010 e na saída como 060. Código ANP e Código NCM: Estes dois campos não são relacionados diretamente no SPED FISCAL mas são obrigatórios para emissão de nota fiscal eletrônica. 6.4: CADASTRO DE BOMBAS E LACRES: Para geração dos registros 1350, 1360 e 1370 é necessário efetuarmos o cadastramento de todas as bombas do posto e seus respectivos lacres. Acesse Cadastros > Bombas. Informe o número da bomba (numeração seqüencial definida pelo estabelecimento), nome do fabricante, modelo, número de série e o tipo de encerrante (se mecânico ou eletrônico). Após o cadastro da bomba, registre a numeração de seus lacres e a data de aplicação. O guia do SPED FISCAL não é claro quanto a qual lacre deve ser relacionado no registro Portanto, como medida preventiva, cadastre preferencialmente todos os lacres acessíveis. Sempre que, em uma manutenção da bomba, for necessária a aplicação de um novo lacre, exija da empresa que executou o serviço um laudo técnico. Faça imediatamente o cadastro do novo lacre no sistema. Os lacres inutilizados não devem ser apagados. 6.5: CADASTRO DE BICOS: Bomba: Após cadastrar as bombas e lacres, vincule o bico a sua respectiva bomba. 6.6: MEDIÇÃO DOS TANQUES MOVIMENTAÇÃO DE COMBUSTÍVEIS: Nos registros 1300, 1310 e 1320 todas as informações de movimentação de combustíveis, como prestadas no LMC, são declaradas digitalmente. A conferência dos valores das medições torna-se imprescindível e um detalhe deve ser observado: O SPED FISCAL rejeita medições em que o estoque físico ou escritural é NEGATIVO. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

21 6.7: CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO: O registro 1600 do SPED FISCAL relaciona todas as operações com cartão de crédito e/ou débito realizadas no período. Para que o sistema identifique a empresa administradora de cada bandeira, é necessário realizarmos o cadastro completo da mesma como fornecedora (acesse: Cadastros > Fornecedores ). No campo empresa administradora do cartão de cada forma de pagamento do tipo cartão, identifique a empresa administradora. 6.8: CADASTRO DO CONTABILISTA RESPONSÁVEL: O registro 0100 do SPED FISCAL identifica o contabilista responsável pela escrituração fiscal do estabelecimento. Este registro deve ser preenchido mesmo se o contabilista for funcionário da empresa ou prestador de serviços. Acesse Utilitários > Configurações > Sistema > Dados do contabilista e preencha todas as informações. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

22 7. REGISTRANDO LANÇAMENTOS PARA O SPED FISCAL No arquivo do SPED FISCAL constarão todas as movimentações de entrada e saída da empresa. São elas: NOTAS FISCAIS MODELO 1/1A, 55 (NFe) : Produtos para revenda, consumo próprio, etc. NOTAS DE CONSUMO: Energia elétrica (modelo 06), água canalizada (modelo 29) e fornecimento de gás (modelo 28). NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS TRIBUTADOS PELO ICMS: Comunicação (modelo 21) e telecomunicação (modelo 22). NOTAS DE SERVIÇOS DE TRANSPORTE: Nota fiscal de serviço de transporte (modelo 07), conhecimento de transporte rodoviário de cargas (modelo 08), conhecimento de transporte de cargas avulso (modelo 8B), aquaviário de cargas (modelo 09), aéreo (modelo 10), ferroviário de cargas (modelo 11), multimodal de cargas (modelo 26), nota fiscal de transporte ferroviário de carga (modelo 27) e conhecimento de transporte eletrônico CTe (modelo 57). NOTAS FISCAIS PARA CONSUMIDOR FINAL: Nota fiscal para consumidor final modelo 2 (série D). Todas as saídas deste modelo devem ser registradas. Não devem ser registradas entradas de notas série D (aquisições). Estas notas devem ser relacionadas diretamente em despesas/contas a pagar. CUPONS FISCAIS: Todas as vendas (saídas) realizadas através de cupons fiscais emitidos por equipamento ECF. A mesma regra da série D vale para cupons fiscais. Nunca deve ser dada uma entrada de cupom fiscal no sistema. Ele deve ser relacionado diretamente em despesas/contas a pagar. IMPORTANTE: Somente os modelos de nota acima citados devem ser escriturados no SPED FISCAL. Notas fiscais de serviço só devem ser relacionadas quando: 1. Há incidência de ICMS (modelos citados acima: energia, transporte, etc). 2. Nota de serviço emitida em formulário conjugado (formulário possui os campos de produtos e serviços na mesma página). Notas de serviço comuns (municipais) não devem ser escrituradas no SPED FISCAL. Para seu controle gerencial, lance-as diretamente em despesas/contas a pagar. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

23 7.1: ENTRADA DE NOTA MODELOS 1/1A e 55: PRODUTOS PARA REVENDA. O processo de entrada de notas dos produtos para revenda não sofreu alterações para compatibilização com o SPED Fiscal. O único detalhe é certificar-se que os produtos estão sendo informados corretamente quanto a alíquotas, código de situação tributária (CST) e código fiscal de operação (CFOP). O validador PVA/EFD seguirá a regra básica de validação das tributações dos produtos por CST: CST Descrição ICMS Operação Própria Redução na Base de ICMS ICMS Subst. Tributária 000 Tributada integralmente. SIM NÃO NÃO 010 Tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária. SIM NÃO SIM 020 Com redução de base de cálculo. SIM SIM NÃO 030 Isenta ou não tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária. NÃO NÃO SIM 040 Isenta. NÃO NÃO NÃO 041 Não Tributado. NÃO NÃO NÃO 050 Suspensão. NÃO NÃO NÃO 051 Diferimento. NÃO NÃO NÃO ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária. Com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária. NÃO NÃO SIM SIM SIM SIM 090 Outras. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

24 7.2: ENTRADA DE NOTAS MODELOS 1/1A e 55: PRODUTOS PARA USO E CONSUMO. O sistema identifica automaticamente quando um produto é adquirido para uso ou consumo do estabelecimento quando um dos CFOPs abaixo é informado: CFOP Descrição Compra de mercadoria para uso ou consumo cuja mercadoria está sujeita ao regime de substituição tributária. Compra de material para uso ou consumo. Transferência de material para uso ou consumo. Compra de combustível ou lubrificante por consumidor ou usuário final. CARACTERÍSTICAS ESPECIAIS DA ENTRADA PARA USO/CONSUMO: NÃO MOVIMENTA ESTOQUE: Compras para uso/consumo não movimentarão estoque dos produtos relacionados. NÃO GERA CONTAS A PAGAR: Nenhuma parcela para pagamento é gerada automaticamente. Para que o valor do item seja registrado, é necessário o lançamento de uma despesa que caracterize sua entrada. Desta maneira, é possível efetuarmos a entrada de uma nota inteira como uso/consumo ou apenas de alguns itens nela relacionados. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

25 Veja a seguir o exemplo de uma nota fiscal com dois itens. O primeiro será adquirido para revenda e o segundo, para uso/consumo. Identifique o fornecedor. Em Tipo de entrada, selecione Produtos para revenda. Informe o modelo ( Mod ), Série e Número da nota fiscal de compra. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

26 Clique na aba 2. Valores e itens relacionados para prosseguir. Informe na barra superior os valores dos impostos relacionados na nota fiscal. Esta barra é importante para auxílio do rateio dos tributos item a item. O item 001, adquirido para revenda, será incluído com CFOP 1102 de compra para comercialização, como feito normalmente. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

27 Já o item 002, adquirido para uso/consumo, será incluído com CFOP 1556 de compra de material para uso ou consumo. Observe, no lado esquerdo da tela, que o sistema identifica esta operação informando que o CFOP possui um tratamento especial. Este item não movimentará estoque e não será considerado no valor a pagar da nota fiscal. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

28 Para que seu valor seja considerado, será necessária a inclusão de uma despesa na aba 3. Tanques destino, observações e pagamento. Observe que, em Pagamento, apenas o valor do item 001 (R$ 32,00) está sendo considerado. Para que o valor do item 002 (R$ 68,00) seja computado, será necessário incluirmos uma despesa que represente este material de uso/consumo em Receitas e Despesa vinculadas a esta entrada. Inclua uma despesa e, em lançamento, identifique-a selecionando um registro existente em seu plano de contas. Neste nosso exemplo, utilizamos uma despesa genérica cadastrada como material de consumo. Em documento será preenchido automaticamente o número da nota fiscal. Em descrição do lançamento, descreva, para controle interno, detalhes sobre a finalidade desta aquisição. Em valor R$, informe o valor total dos itens registrados como uso e consumo (neste exemplo, R$ 68,00). Em custo?, lembre-se de informar NÃO pois esta despesa não deve influenciar no custo dos outros itens relacionados na nota fiscal. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

29 Após o registro, observe que em Pagamento o valor de R$ 68,00 foi computado, chegando-se ao total da nota fiscal (R$ 100,00). Informe o número de parcelas e seus respectivos vencimentos. Confira os dados e finalize o processo clicando no botão salvar. Pronto. Desta maneira a nota fiscal foi registrada. O item 001 foi incluído no estoque e o item 002 registrado como uso/consumo. A despesa relativa ao uso/consumo foi lançada automaticamente e a parcela de pagamento registrada em seu contas a pagar. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

30 7.3: ENTRADA DE NOTAS DE CONSUMO: ENERGIA ELÉTRICA (MODELO 06), ÁGUA CANALIZADA(MODELO 29) E FORNECIMENTO DE GÁS (MODELO 28) Os registros C500 e C590 do SPED FISCAL relacionam todas as notas de consumo de energia elétrica, água canalizada e fornecimento de gás. O exemplo a seguir mostra a entrada de uma nota de energia elétrica (modelo 06). Os outros modelos (28 e 29) seguem o mesmo padrão. Identifique a empresa distribuidora de energia. Selecione em tipo de entrada a nota fiscal de consumo (energia, água,...) ou simplesmente informe o modelo da nota no campo Mod. Informe a série (normalmente U ). Em Número da nota, informe os últimos oito dígitos (menos significativos) do documento. Clique na aba 2. Detalhes do consumo. Em Despesa vinculada, informe uma despesa cadastrada em seu plano de contas que representará este consumo. Em vencimento, informe a data de vencimento da conta. Preencha os campos de totais e impostos de acordo com as informações contidas na nota fiscal. O preenchimento correto dos campos CFOP e CST é de extrema importância para a validação do arquivo magnético (consulte seu contador sobre os códigos a serem utilizados). Campos de preenchimento obrigatório: Valor Total R$, CFOP, CST, Base de cálculo do ICMS, Alíquota do ICMS, Valor do ICMS, Valor fornecido R$. Os outros campos devem ser preenchidos quando constarem na nota fiscal. Clique em salvar para registrar esta entrada. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

31 7.4: ENTRADA DE NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇO: COMUNICAÇÃO (MODELO 21) E TELECOMUNICAÇÃO (MODELO 22). Os registros D500 e D590 do SPED FISCAL relacionam todas as notas de aquisição de serviços de comunicação e telecomunicação. O registro desta nota é idêntico as notas de consumo de energia elétrica, água canalizada e fornecimento de gás. Veja abaixo: Identifique a empresa prestadora do serviço. Selecione em tipo de entrada a nota fiscal de serviço de telecomunicação MOD.22 ou simplesmente informe o modelo da nota no campo Mod. Informe a série. Em Número da nota, informe os últimos oito dígitos (menos significativos) do documento. Clique na aba 2. Detalhes do consumo. Em Despesa vinculada, informe uma despesa cadastrada em seu plano de contas que representará este consumo. Em vencimento, informe a data de vencimento da conta. Preencha os campos de totais e impostos de acordo com as informações contidas na nota fiscal. O preenchimento correto dos campos CFOP e CST é de extrema importância para a validação do arquivo magnético (consulte seu contador sobre os códigos a serem utilizados). Campos de preenchimento obrigatório: Valor Total R$, CFOP, CST, Base de cálculo do ICMS, Alíquota do ICMS, Valor do ICMS, Valor fornecido R$. Os outros campos devem ser preenchidos quando constarem na nota fiscal. Clique em salvar para registrar esta entrada. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

32 7.5: ENTRADA DE NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇO DE TRANSPORTE: MODELOS 07, 08, 09, 10, 11, 26, 27 e 57. Os registros D100 e D190 do SPED FISCAL relacionam todas as notas transporte adquiridos pelo estabelecimento. O exemplo a seguir mostra a entrada de uma nota modelo 07. Os outros modelos seguem o mesmo padrão. Identifique a empresa transportadora (deve ser cadastrada como fornecedor ). Selecione em tipo de entrada o Conhecimento de transporte de cargas... ou simplesmente informe o modelo da nota no campo Mod. Informe a série e o número da nota. Clique na aba 2. Detalhes do transporte. Informe o responsável pelo pagamento do frete em Tipo de frete. Preencha os campos de totais e impostos de acordo com as informações contidas na nota fiscal. O preenchimento correto dos campos CFOP e CST é de extrema importância para a validação do arquivo magnético (consulte seu contador sobre os códigos a serem utilizados). Campos de preenchimento obrigatório: Valor Total R$, CFOP, CST, Base de cálculo do ICMS, Alíquota do ICMS, Valor do ICMS, Valor serviço R$. Os outros campos devem ser preenchidos quando constarem na nota fiscal. Se desejado, clique em Registrar DESPESA vinculada a este frete para que esta entrada gere, no contas a pagar, uma despesa com valor e data de vencimentos específicos. Clique em salvar para registrar esta entrada. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

33 8. VENDAS REGISTRADAS ATRAVÉS DE EQUIPAMENTOS EMISSORES DE CUPOM FISCAL (ECF) Os registros C400, C405, C410, C420, C425, C460, C470 e C490 contém informações sobre as saídas registradas através de equipamento emissor de cupom fiscal. Para que o sistema gere este movimento, é necessário realizarmos o lançamento das reduções Z de todos os ECFs existentes no estabelecimento. É importante que esta tarefa seja incluída na rotina diária do funcionário responsável pelos lançamentos fiscais, evitando assim o acumulo de trabalho para o final do período de apuração. Este registro é um dos considerados na apuração de ICMS, ou seja, seu lançamento deve ser feito com bastante atenção para que a apuração seja feita corretamente. Nas páginas seguintes você verá como este lançamento deve ser registrado. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

34 8.1: CADASTRANDO IMPRESSORAS FISCAIS (ECFs): Antes de iniciarmos o lançamento das reduções Z que farão a consolidação dos movimentos diários, é necessário cadastrarmos todos os ECFs utilizados no estabelecimento. É através destas informações que o sistema fará a captura dos movimentos registrados. No menu principal do sistema acesse FISCAL e selecione a opção CADASTRO DE ECFs. Será exibida uma tela com a listagem de todos os ECFs já cadastrados. Para cadastrar um novo ECF, tecle INSERT. Na tela de cadastro será necessário preencher dados específicos do emissor de cupom fiscal. Normalmente, estas informações podem ser adquiridas no rodapé de um cupom fiscal impresso. Selecione na listagem o nome da empresa fabricante. Em seguida, informe o modelo. O próximo campo é o número de série. Tenha bastante atenção na digitação deste campo pois esta informação constará no arquivo magnético. Para finalizar, informe o número de caixa deste ECF. Este número deve ser o mesmo configurado no software emissor de cupons LBCPDV. Pronto. Agora basta salvarmos o cadastro clicando em salvar. Se você utiliza mais de um ECF no estabelecimento, repita a etapa acima cadastrando todos os demais equipamentos. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

35 8.2: LANÇANDO E CONFERINDO AS REDUÇÕES Z: O segundo passo para a geração do arquivo magnético é o lançamento e conferência das Reduções Z. A Redução Z é um relatório FISCAL emitido pelo ECF diariamente, totalizando todo o movimento registrado. Este relatório deve ser emitido pelo usuário do LBCPDV preferencialmente até a 00:00hs do dia, concomitantemente ao fechamento de seu caixa. Pela legislação, o ECF deve permitir que o movimento do dia seja registrado até as 02:00hs do dia seguinte, ou seja, o dia fiscal pode ser fechado até as primeiras 2 horas do dia seguinte. Após as 02:00hs, o ECF fica travado aguardando o comando de Redução Z, impossibilitando o registro de novas vendas. É interessante que o lançamento da Redução Z no sistema gerencial seja uma rotina diária, possibilitando a conferência e agilizando o processo de geração dos arquivos magnéticos. Para registrar as informações do movimento dos ECFs, acesse Fiscal > Registro das reduções Z. Será exibida uma tela como acima listando todas as Reduções Z registradas no mês e ano selecionados. Para inserirmos um novo movimento, clique na opção novo disponível na barra inferior. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

36 No campo Identificação do ECF, selecione na listagem o número do caixa e número de série do ECF que terá a Redução Z lançada. Observe que esta lista contém as impressoras cadastradas na etapa 1 deste guia. No campo Data do movimento *1 informe a data do movimento fiscal, ou seja, a data que a Redução Z se refere. Na sessão Dados do cupom da Redução Z, entraremos as informações de número do cupom (COO) *2, data e hora *3 da própria redução Z. No campo GT início do dia R$, informe o grande total inicial deste dia. Este valor pode ser adquirido fazendo-se a leitura do grande total (também conhecido como totalizador geral) da Redução Z do dia anterior. Observe que a digitação deste campo será necessária somente na primeira Redução Z. Nos lançamentos posteriores, este campo será automaticamente adquirido. No campo Reduções *4, informe o número do contador de Reduções Z do ECF. No campo Reinícios *5, informe o número do contador de Reinícios do ECF. No campo Último cupom, informe o número do último cupom fiscal emitido neste dia. Este número é normalmente o número anterior ao da redução Z em questão. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

37 Após o preenchimento dos campos, clique no botão Processar. O sistema fará o cálculo do movimento registrado no banco de dados de acordo com os parâmetros informados por você. Em alguns segundos, os valores serão apresentados como na figura seguinte. Os valores aqui apresentados são o somatório de todos os cupons fiscais emitidos e gravados pelo software LBCPDV. Faça a conferência de cada um dos totalizadores com a Redução Z. Observe também os valores de GT fim do dia R$ *6, Venda bruta R$ *7 e Venda líquida R$ *8. Todos os valores apresentados devem estar idênticos aos impressos na Redução Z. Se alguma divergência for detectada, será necessário identificá-la conferindo os cupons fiscais emitidos. Esta conferência deve ser efetuada cupom a cupom acessando a opção Cupons fiscais emitidos (PDV) dentro do menu Fiscal. Divergências podem ocorrer quando alguma operação no PDV for interrompida abruptamente impossibilitando seu registro no banco de dados. Se divergências forem constantemente identificadas, uma análise no computador/operador do PDV deve ser realizada para detecção destes procedimentos incorretos. Desligamento acidental ou não e travamento do computador, ECF, sistema operacional dentre outros são as principais causas destes problemas. Uma vez lançada e conferida, salve as informações clicando em registrar. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

38 Faça o mesmo procedimento para lançar o movimento de outros ECFs que existirem no estabelecimento. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

39 9. VENDAS REGISTRADAS AO CONSUMIDOR FINAL ATRAVÉS DE NOTA FISCAL MODELO 2 (SÉRIE D) Os registros C300, C310, C320, C321, C350, C370 e C390 contém informações sobre as saídas registradas através de nota fiscal manual modelo 2 (série D). Para que o sistema gere este movimento, é necessário realizarmos o lançamento destas notas. É importante que esta tarefa seja incluída na rotina diária do funcionário responsável pelos lançamentos fiscais, evitando assim o acumulo de trabalho para o final do período de apuração. Este registro é um dos considerados na apuração de ICMS, ou seja, seu lançamento deve ser feito com bastante atenção para que a apuração seja feita corretamente. A seguir mostraremos um passo-a-passo de como registrar estes movimentos no sistema. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

40 9.1: DEFININDO O TIPO DE SAÍDA DE MERCADORIA: Para que a nota modelo 2 seja emitida, será necessário criarmos uma saída de mercadoria em Cadastros > Tipos de saída e entrada de mercadoria para que o movimento seja gerado e a nota fiscal registrada. No campo tipo, selecione Saída. Em descrição informe uma descrição para identificação deste tipo de movimento. A configuração processar estoque dos produtos relacionados deve estar NÃO pois o movimento já foi registrado nos fechamentos de caixa. Configure NÃO para Gerar contas a receber. Este valor já foi recebido pelo caixa no momento da venda (já que a nota modelo 2 é de venda ao consumidor final). Em Utilizar como base para impressão de nota fiscal? configure SIM e informe o CFOP padrão a ser utilizado nesta operação. Este CFOP deve refletir a operação de venda e não de substituição de cupom (simples faturamento). Informe-se com seu contador sobre qual código deve ser utilizado. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

41 9.2: GERANDO O MOVIMENTO DE SAÍDA: Para registro de todas as notas modelo 2 emitidas manualmente durante o dia, é necessário gerarmos um movimento de saída para cada documento. Acesse Movimentações > Entrada e saída de mercadorias. Clique em Nova. Em Tipo de movimentação selecione SAÍDA e em seguida identifique o tipo de saída de mercadoria criado no passo anterior para esta finalidade (em nosso exemplo, SÉRIE D ). Nos campos de Saída informe a data e hora do registro deste movimento (como escrito manualmente na nota fiscal). Identifique em Vendedor o responsável por esta emissão. Em Cliente Destinatário selecione o tipo CLIENTE e identifique-o. Muitas empresas utilizam um cliente padrão para registro das notas modelo 2 ( Consumidor final, por exemplo). Para utilizar um cliente padrão, será necessário cadastrá-lo anteriormente em Cadastros > Clientes. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

42 Na aba 2. Itens identificaremos todos os produtos registrados na nota fiscal. Todos os itens devem ser relacionados. O objetivo é gerar um espelho do conteúdo da nota fiscal modelo 2 emitida manualmente. Como em todas as telas do sistema, utilize as teclas Insert, Delete e Enter para inserir, excluir ou alterar um item. Na aba 3. Recebimento e Observações, registre alguma observação que por ventura constou na nota fiscal modelo 2 emitida manualmente. Observe que a sessão Pagamento/recebimento estará desativada pois configuramos neste tipo de saída de mercadoria que não existe geração de conta a pagar. Quando pronto, clique em Salvar para registrar este movimento. Anote o número do movimento de saída criado (coluna Número da listagem) para que possamos finalmente criar o registro fiscal deste movimento (fazendo a emissão da nota no sistema). Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

43 9.3: REGISTRANDO A NOTA FISCAL NO SISTEMA: Com o número da saída em mãos (gerado no passo anterior), chegamos ao último processo que é emitir a nota fiscal de saída modelo 2. Este processo de emissão é necessário para que o sistema registre a nota nos registros fiscais. Acesse Movimentações > Emissão de notas. Clique em Nova. Em Origem das informações, selecione Saída e entrada de mercadorias. Em Código da operação, informe o intervalo de saídas que deve ser emitido. Este é o número gerado no passo 9.2. Em CFOP e Natura da operação informe os códigos relativos a esta emissão (em caso de dúvidas informe-se com o seu contador). Clique em Processar para que o sistema gere o registro da nota fiscal. O novo registro será exibido na listagem de notas fiscais com Status atual de DISPONÍVEL. Confira os dados do registro gerado. Ele deve ser um espelho da nota fiscal emitida manualmente. Se tudo estiver correto, o passo final é imprimir esta nota para que o sistema registre seu modelo, série e numeração. O termo imprimir neste caso não indica que será necessário imprimi-la na impressora. A simples visualização da nota ao final do processo bastará para que registremos sua emissão. Clique em Imprimir. Em Origem das informações, selecione Saída e entrada de mercadorias. Em Código da operação, informe o mesmo intervalo de saídas informado no processo anterior. Muita atenção agora: Em modelo da nota fiscal, informe 2 e em série D. Lembre-se que, quando for emitir uma nota fiscal de modelo diferente de 2, será necessário alterar novamente este campo para outro valor (por exemplo, notas de faturamento modelo 1). No campo Número da sessão Próxima nota fiscal informe o número da nota que está sendo registrada no sistema (mesmo número impresso no bloco manual). Se você estiver fazendo o processo em lote, ou seja, Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

44 imprimindo várias notas de um intervalo, informe aqui o número da primeira nota fiscal correspondente ao primeiro registro de saída de mercadoria que será processado. Clique em Processar. A nota fiscal será exibida na tela para sua verificação. Feche a janela de exibição e, quando perguntado......responda Sim. Pronto. Desta maneira o sistema criou os registros fiscais a partir do registro de saída de mercadoria criado por você. NOTA: Notas fiscais modelo 2 que por ventura tenham sido canceladas também devem passar por este processo. A única diferença é que, ao final de todo o processo, será necessário localizar a nota e cancelá-la clicando em cancelar. Um motivo para o cancelamento será solicitado. Informe-o e clique em cancelar nota. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

45 10. INVENTÁRIO DOS PRODUTOS O inventário dos produtos é uma rotina bastante utilizada para acerto dos estoques registrando assim as perdas, sobras e equívocos no registro das vendas (lançamento incorreto, troca de produtos, etc). O bloco H do SPED FISCAL trata exatamente desta questão. Ele contém a quantidade em estoque de todos os produtos da empresa em determinada data. Obrigatoriamente, este registro deve ser enviado na escrituração de fevereiro contendo o estoque de fechamento do ano anterior (31 de dezembro). Este registro também pode, a critério da fiscalização, ser solicitado em outras ocasiões. Para que o inventário seja um retrato fiel de todas as operações fiscais de entradas e saídas da empresa, é necessário que toda movimentação dos produtos (perdas e sobras) sejam registradas através de notas de entradas e saídas. Existem duas maneiras de se realizar o inventário para que esta questão seja corretamente atendida. A primeira é a realização de inventários a partir do registro de entradas e saídas de mercadorias. O funcionamento é parecido com o de emissão das notas fiscais série D diferenciando-se apenas pelas características do movimento a serem definidas no tipo de saída/entrada (recomenda-se a criação de um tipo de entrada e saída específico para este movimento). Ao final da criação dos registros de entrada e saída, faça a emissão das notas fiscais (veja o capítulo 9.2). A segunda maneira é a partir do inventário ( Movimentações > Inventário de produtos ). O inventário apura as perdas ou sobras e, quando finalizado, possibilita a criação automática dos registros de entrada e saída das mercadorias. Abaixo ilustraremos como emitir as notas fiscais relativas a um inventário seguindo o segundo modelo. Acesse Movimentações > Inventário de Produtos. Clique em novo para criarmos um novo inventário. No exemplo abaixo estamos inserindo apenas dois produtos, simulando uma situação de erro de identificação do produto cometido no momento da venda. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

46 Após a contagem física do estoque, informamos o valor de cada produto. Em nosso exemplo, estamos retirando uma unidade do estoque do produto estopa extra 500grs e acrescentando uma unidade no estoque do produto estopa fabril têxtil, gerando no mesmo inventário os movimentos de perda e sobra. Feche o inventário clicando no botão Finalizar. Observe que na listagem é exibido o inventário de número 10. Selecione-o e clique no botão Gerar entrada e saída para nota fiscal. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

47 Em tipo de saída, selecione o tipo cadastrado em Cadastros > Tipos de saída e entrada de mercadoria destinado às operações de perda de inventário. Este tipo de saída deve ser configurado da seguinte maneira: Neste exemplo utilizamos o CFOP 5927 (lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração) para emissão da nota fiscal. Consulte seu contador sobre o código a ser utilizado. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

48 Selecione o tipo de entrada destinado às operações de sobra. Este tipo de entrada deve ser configurado da seguinte maneira: Neste exemplo utilizamos o CFOP 1949 (outra entrada de mercadoria ou prestação de serviço não especificada) para emissão da nota fiscal. Consulte seu contador sobre o código a ser utilizado. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

49 Em destinatário, selecione o cadastro da própria empresa na lista de fornecedores. Em data do movimento, informe a data para geração dos movimentos de perda e sobra. Esta data será utilizada na emissão do documento fiscal. Em preço unitário utilizado, selecione se os itens devem ser registrados na saída/entrada considerando seu preço de custo ou preço de venda. Clique em processar. Será exibida uma mensagem informando o número dos movimentos de entrada e saída gerados. Anote-os. Eles serão utilizados na emissão de notas fiscais. Com os movimentos devidamente gerados, o passo final é emitir as notas fiscais. Lembrese de conferir se o CFOP utilizado no momento da emissão da nota fiscal está coerente com o tipo de operação realizada. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

50 11. GERANDO O ARQUIVO MAGNÉTICO DO SPED FISCAL Após o lançamento e conferência de todas as informações envolvidas na escrituração é hora de gerarmos o arquivo magnético. Acesse Fiscal > SPED Fiscal (EFD). Na primeira vez, é necessário o preenchimento de alguns campos adicionais com informações cadastrais do contribuinte e do contabilista (campos na cor branca). Estas informações serão armazenadas após a geração do primeiro arquivo magnético e utilizadas em futuras gerações. DADOS DO CONTRIBUINTE: No campo Inscrição Municipal, informe a inscrição municipal. O campo Código SUFRAMA deve ser preenchido por empresas estabelecidas na Zona Franca de Manaus. Em Fax, informe o telefone do FAX do contribuinte. Em , informe um endereço válido para comunicações com o responsável pela empresa. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

51 DADOS DO CONTABILISTA: No campo Fax, informe o número do FAX da empresa responsável pela contabilidade ou da empresa contribuinte em caso de contabilidade própria. Em , informe um endereço válido para comunicações com o contador responsável pela escrituração. CONFIGURAÇÕES: Clicando em configurações será exibida tela contendo opções que devem ser personalizadas para a geração da escrituração fiscal de sua empresa. É de extrema importância que estas opções sejam analisadas e corretamente definidas. Consulte sua contabilidade sobre quais configurações devem ser ativadas. Uma atenção especial, na aba configurações gerais, deve ser dada ao bloco de CFOP das vendas realizadas através de cupom fiscal. Observe que será solicitado um CFOP específico para venda de combustíveis e prestação de serviços. Para a venda de produtos, será necessário clicar no botão clique aqui para definir o CFOP por grupo de produto e definir grupo a grupo qual CFOP deve ser informado. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

52 Na aba inventário (bloco H) defina em grupos de produtos relacionados no inventário quais produtos devem constar na escrituração. Muita atenção nesta definição para não incluir grupos de produtos que não devem ser escriturados (uso e consumo, por exemplo). Em Conta contábil (campo COD_CTA) no registro de inventário informe o número padrão para identificação da conta contábil de produtos e combustíveis. Este número pode, se desejado, ser personalizado produto a produto através do campo conta contábil, existente em seu cadastro. Informe-se com seu contador sobre estes códigos. Uma vez definidas, as configurações serão salvar e só devem ser alteradas por usuários autorizados. Por segurança, desabilite o acesso as configurações do SPED para os outros usuários do sistema (consulte o capítulo 5 deste guia). Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

53 DEFINIÇÕES DO ARQUIVO MAGNÉTICO: Em Período de, informe o período para geração do arquivo magnético. O período padrão de geração do arquivo magnético é mensal. No campo Finalidade do arquivo, selecione: 0.Remessa do arquivo original para enviar o arquivo pela primeira vez. 1.Remessa do arquivo substituto para envio de um arquivo que fará a substituição de uma escrituração previamente enviada. Esta opção só deve ser utilizada em caso de necessidade. Informe-se com seu contador sobre esta possibilidade. Em Saldo credor de ICMS operação própria do período anterior informe o valor de crédito de ICMS que foi apurado na última escrituração. Este valor é de extrema importância pois será base para a apuração de ICMS de operação própria. Se no período anterior houve recolhimento de ICMS (débito), informe 0,00 (zero). O campo Incluir informações de inventário físico (registro H) deve estar SIM na escrituração de fevereiro, refletindo a posição de estoque do último dia do ano anterior (31 de Dezembro) ou quando houver solicitação do fisco. Em Perfil de apresentação do arquivo, selecione entre A ou B o perfil em que a empresa foi enquadrada para entrega da escrituração. Este perfil é definido pela Receita Estadual e pode variar de empresa para empresa. Consulte esta informação com seu contador. INFORMAÇÃO: Para contribuintes de Minas Gerais obrigado a EFD a partir de janeiro de 2011, via de regra, o perfil de apresentação será o B. No campo Pasta destino do arquivo magnético, informe uma pasta válida para a criação do arquivo magnético. O nome do arquivo a ser gerado será exibido no campo Nome do arquivo magnético. Informações preenchidas e definidas, clique em Processar. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

54 Durante o processamento, se for apurado débito de ICMS de operação própria (valor a recolher), a tela abaixo será exibida solicitando o preenchimento de alguns dados para o registro E116 da escrituração. Entre em contato com seu contador para obter as informações necessárias deste registro. Ao final do processo, será apresentada uma tela de sucesso (verde) ou de críticas (vermelha) para sua verificação. As críticas apresentadas nesta tela são uma pré-validação que o sistema LBC faz da escrituração fiscal. Uma verificação dos erros é de extrema importância principalmente para identificar registros que não foram gerados ou gerados com incompletos. Corrija o máximo de erros para evitar que nos meses seguintes as mesmas críticas sejam exibidas. Para sabermos se o arquivo está correto será necessário passá-lo pela validação do software PVA/EFD. É possível que um arquivo criticado pelo LBC seja aprovado sem críticas/erros pelo validador PVA/EFD e vice-versa. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

55 Com o arquivo gerado, execute o PVA-EFD para sua importação e validação. Clique no botão Importar Escrituração Fiscal. Localize o arquivo a ser validado e clique em Abrir. Várias telas de processamento serão apresentadas. Aguarde pacientemente enquanto a escrituração é importada (este processo pode demorar alguns minutos). É possível que, durante o processamento do arquivo, o PVA apresente uma tela de atualização de tabelas. Clique em Selecionar Tudo para prosseguir. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

56 Se algum erro de validação for encontrado, um relatório de pendências detalhado será exibido. Selecione a opção erros ou advertências e clique em Exibir. Clicando no campo destacado (8 COD_MUN, neste exemplo) o PVA abrirá o registro que deve ser revisado. Corrija-o no módulo LBCGAS (e gere um novo arquivo magnético) ou dentro do próprio PVA. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

57 Na guia Relatórios, é possível conferir todas as informações da escrituração fiscal. É de extrema importância que, antes do envio, a escrituração seja analisada e, em caso de erro, corrigida. A correção pode ser feita no módulo LBCGAS ou dentro do próprio PVA (alterações, inclusões, exclusões, etc). Uma vez corrigida, a escrituração deve ser validada novamente até todos os erros sejam sanados. Um dos relatórios de extrema importância é o de Apuração do ICMS > Operações Próprias. Confira-o atentamente. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

58 Na guia Escrituração é possível visualizar, alterar, incluir ou excluir todas as informações contidas na escrituração. Após as alterações, será necessário revalidar a escrituração clicando no botão Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

59 12. REGISTROS GERADOS PELO SISTEMA Apresentaremos a seguir os registros gerados pelo sistema, baseados nas informações de entradas e saídas registradas no período de apuração. NOTA: Os layout apresentados abaixo foram extraídos do Guia do EFD disponibilizado pela Receita Federal do Brasil em dezembro de Verifique por alterações no site oficial do SPED. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

60 12.1: BLOCO 0: ABERTURA, IDENTIFICAÇÃO E REFERÊNCIAS. Possui dados complementares do contribuinte como nome fantasia, endereço completo, telefones e . Registro utilizado para identificação do contabilista responsável pela escrituração fiscal do estabelecimento. Este cadastro é realizado no sistema em Utilitários > Configurações > Sistema > Dados do Contabilista. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

61 Registro gerado dinamicamente pelo sistema utilizado para informações cadastrais das pessoas físicas ou jurídicas envolvidas nas transações comerciais com o estabelecimento, no período apurado. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

62 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

63 12.2: BLOCO C: DOCUMENTOS FISCAIS I MERCADORIAS (ICMS/IPI). Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

64 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

65 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

66 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

67 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

68 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

69 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

70 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

71 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

72 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

73 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

74 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

75 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

76 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

77 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

78 12.3: BLOCO D: DOCUMENTOS FISCAIS II SERVIÇOS (ICMS). Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

79 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

80 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

81 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

82 12.4: BLOCO E: APURAÇÃO DO ICMS. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

83 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

84 12.5: BLOCO H: INVENTÁRIO FÍSICO. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

85 12.6: BLOCO 1: OUTRAS INFORMAÇÕES. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

86 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

87 O registro acima é gerado a partir das informações registradas nos fechamentos de caixa, portanto, é de extrema importância que os valores sejam condizentes com as operações realizadas por bandeira/administradora. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

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