SAFT-PT. Manual de Instruções

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1 SAF-T PT Página 1/20 SAFT-PT Manual de Instruções

2 SAF-T PT Página 2/20 Índice Manual de Instruções... 1 Índice... 2 SAF-T PT (Standard Audit File for Tax porposes) - Versão Portuguesa... 3 Instruções Gerais... 3 Notas de Preenchimento... 4 Diagrama da Estrutura do Ficheiro... 5 Tipos de Dados... 6 s Simples... 7 s Complexos : Tax : TaxCodeDetails : TaxType : TaxTable : AddressStructure : ShippingPointStructure : Supplier : References : OrderReferences : MasterFiles : Header : GeneralLedger : GeneralLedgerEntries : Customer : Product : DocumentTotals : Currency : Settlement : Line (Documento Comercial) : SourceDocuments : SalesInvoices : Invoice : Journal : Transaction : Line (Documento Contabilístico)... 20

3 SAF-T PT Página 3/20 SAF-T PT (Standard Audit File for Tax porposes) - Versão Portuguesa SAF-T é um ficheiro que contém dados contabilisticos fiáveis que se podem exportar de um sistema contabilistico original por um periodo de tempo específico, e que se lê facilmente em virtude da sua estandardização de layout e formato, que pode ser usado pelos funcionários das autoridades tributárias, com o fim de verificar o cumprimento. A DGCI em colaboração com a ASSOFT desenvolveram a versão para Portugal do SAF-T partindo da recomendação da OCDE. A versão Portuguesa apresenta uma simplificação relativa ao ficheiro original recomendado, com o intuito de facilitar o preenchimento e ao mesmo tempo adequar à realidade da legislação Portuguesa. A última versão do formato poderá ser encontrada em: Para exclarecimento de qulquer dúvida sobre o formato do ficheiro, deverá ser utilizado o endereço de saftpt@assoft.pt Instruções Gerais Todas as aplicações de Contabilidade e Gestão Comercial devem ser capazes de gerar o ficheiro de auditoria com o formato apresentado neste documento. Para as aplicações de Contabilidade, o ficheiro deve conter os seguintes grupos de informação: -Header (Objecto de exportação pelos dois sistemas) -General Ledger (Plano Oficial de Contas) -General Ledger Entries (Movimentos contabilisticos) -Customer (Clientes) -Supplier (Fornecedores) -TaxTable (Tabela de IVA) Para as aplicações de Gestão Comercial, o ficheiro deve conter os seguintes grupos de informação: -Header (Objecto de exportação pelos dois sistemas) -Customer (Clientes) -TaxTable (Tabela de IVA) -Sales Invoices (Documentos de venda) -Product (Ficheiro de produtos e serviços)

4 SAF-T PT Página 4/20 Notas de Preenchimento Nota 1: A geração do ficheiro SAF-T PT nos sistemas de informação deverá sempre ser efectuada para um determinado exercício contendo todos os documentos/transacções até à data de extracção.

5 SAF-T PT Página 5/20 Diagrama da Estrutura do Ficheiro AuditFile Header MasterFiles GeneralLedgerEntries SourceDocuments GeneralLedger Customer Supplier TaxTable Product SalesInvoices

6 SAF-T PT Página 6/20 Tipos de Dados Nome Tipo xsd SAFtextType xs:string Texto SAFmonetaryType xs:decimal Valor monetário SAFdecimalType xs:decimal Valor décimal SAFdateType xs:date Data (AAAA-MM-DD) SAFdateTimeType xs:datetime Date e hora (AAAA-MM-DDThh:mm:ss) Website xs:anyuri Endereço internet

7 SAF-T PT Página 7/20 s Simples Nome Tipo Address AddressStructure Endereço Postal AuditFileVersion SAFtextType Versão do ficheiro SAF-T AddressDetail SAFtextType Endereço detalhado (Nome da Rua + Número de polícia) AccountID SAFtextType Código da conta no Plano Oficial de Contas AccountDescription SAFtextType da conta BillingAddress AddressStructure Endereço postal para facturação CalculationType SAFtextType Tipo de calculo da taxa de câmbio BuildingNumber SAFtextType Número de polícia City SAFtextType Cidade CompanyAddress AddressStructure Endereço postal da empresa CompanyID SAFtextType Número do registo comercial CompanyName SAFtextType Nome da empresa Contact SAFtextType Contacto na empresa CurrencyDebitAmount SAFmonetaryType Valor a Débito na moeda original do documento CurrencyCreditAmount SAFmonetaryType Valor a Crédito na moeda original do documento Country SAFtextType Nome do País CreditAmount SAFmonetaryType Valor a crédito do documento CurrencyCode SAFtextType Código EAN da moeda do documento CustomerID SAFtextType Identificador do cliente CustomerOrSupplierID SAFtextType Identificador do terceiro CustomerTaxID SAFtextType NIF do cliente DateCreated SAFdateType Data da criação do ficheiro SAF-T DebitAmount SAFmonetaryType Valor a débito do documento DeliveryDate SAFdateType Data da entrega de mercadoria DeliveryID SAFtextType Código da entrega de mercadoria Description SAFtextType EndDate SAFdateType Data de fim do exercício da empresa SAFtextType Endereço de da empresa Fax SAFtextType Número de Fax da empresa FiscalYear SAFtextType Ano fiscal da empresa GLPostingDate SAFdateType Data de gravação do registo de movimento contabilistico GrossTotal SAFmonetaryType Valor total de vendas, incluindo impostos HeaderComment SAFtextType Comentários gerais ao ficheiro para entrega à DGCI

8 SAF-T PT Página 8/20 InvoiceDate SAFdateType Data do documento de venda InvoiceNo SAFtextType Identificador do documento de venda (Série + Número Documento) InvoiceType SAFtextType Tipo de documento (Factura, Nota de débito, Nota de Crédito, Venda a dinheiro, quando não se aplicar, deverá ser identificada a descrição do tipo de documento respectivo) JournalID SAFtextType Identificação do Diário Contabilístico LineNumber xs:integer Número da linha NetTotal SAFmonetaryType Valor total de vendas, excluindo impostos NumberOfEntries xs:integer Número de registos OpeningCreditBalance SAFmonetaryType Saldo de abertura a Crédito OpeningDebitBalance SAFmonetaryType Saldo de abertura a Débito OrderDate SAFdateType Data da encomenda OriginatingON SAFtextType Identificador do documento origem (Encomenda) PaymentRefNo SAFtextType Identificador do documento de pagamento PaymentType SAFtextType Tipo de pagamento Period SAFtextType Mês a que diz respeito o movimento PostalCode SAFtextType Código postal ProductCode SAFtextType Código do produto ou serviço ProductDescription SAFtextType do produto ou serviço ProductGroup SAFtextType Código do grupo de produtos do mesmo tipo ProductID SAFtextType Código do programa que gerou o ficheiro ProductNumberCode SAFtextType Código EAN do produto ProductType SAFtextType Tipo de produto (Serviço ou Produto) ProductVersion SAFtextType Versão do programa que gerou o ficheiro Quantity SAFtextType Quantidade Reason SAFtextType Motivo da Nota de Crédito RecordID SAFtextType Identificador de registo Reference SAFtextType Identificação da factura a creditar quando aplicada ao documento original. Region SAFtextType Localidade ShipFrom ShippingPointStructure Dados relativos ao envio de mercadoria ShipFromAddress AddressStructure Endereço de envio da mercadoria ShipTo ShippingPointStructure Dados relativos à entrega de mercadoria ShipToAddress AddressStructure Endereço postal para envio de mercadoria StartDate SAFdateType Data do inicio do exercício da empresa StreetName SAFtextType Nome da rua SupplierID SAFtextType Identificador único do fornecedor

9 SAF-T PT Página 9/20 SupplierTaxID SAFtextType NIF do Fornecedor SourceID SAFtextType Identificação do utilizador que registou o movimento no sistema SystemEntryDate SAFdateTimeType Data de registo do movimento no sistema TaxAccountingBasis SAFtextType Tipo de sistema que gerou o ficheiro: Contabilidade, Facturação, Integrado Contabilidade-Facturação TaxAmount SAFmonetaryType Montante do imposto TaxCode SAFtextType Tipo de taxa ex: Normal, Agravada TaxEntity SAFtextType Empresa ou Filial TaxExemptionReason SAFtextType Motivo de excepção para o pagamento de imposto TaxPayable SAFmonetaryType Valor total do imposto a pagar TaxPercentage SAFdecimalType Percentagem do imposto TaxPointDate SAFdateType Data de fornecimento da mercadoria TaxRegistrationNumber SAFtextType NIF da Empresa TaxType SAFtextType Código do regime ex: CON-Continente, RAM-Região Autonoma da Madeira TaxVerificationDate SAFtextType Data da última verificação da taxa Telephone SAFtextType Telefone TotalCredit SAFmonetaryType Total a crédito TotalDebit SAFmonetaryType Total a débito TransactionDate SAFdateType Data da transacção TransactionID SAFtextType Identificação do movimento UCR SAFtextType Identificador único de entrega à consignação UnitOfMeasure SAFtextType Unidade de medida UnitPrice SAFmonetaryType Preço unitário WebSite SAFtextType Sitio na internet da empresa

10 SAF-T PT Página 10/20 s Complexos : Tax : Taxa de imposto aplicada à linha do documento de venda Nome Tipo Obrigatório TaxType TaxType Sim Tipo de Imposto (de acordo com a tabela Tax Table) TaxCode TaxCode Não Tipo de taxa de imposto: (No caso do IVA assumir: Nor = Normal, Red = Reduzido, Int = Intermédio, Ise = Isenta) TaxPercentage TaxPercentage Sim Percentagem da taxa de IVA liquidado no documento : TaxCodeDetails : Detalhe da taxa de IVA Nome Tipo Obrigatório TaxCode TaxCode Não Tipo de taxa de imposto: (No caso do IVA assumir: Nor = Normal, Red = Reduzido, Int = Intermédio, Ise = Isenta) Description Description Não da taxa (No caso do IVA assumir: Intermédia, Normal, Reduzida, Isenta). TaxPercentage TaxPercentage Não Percentagem da taxa : TaxType : IVA Nome Tipo Obrigatório Description Description Sim correspondente ao tipo de imposto

11 SAF-T PT Página 11/20 (No caso do Imposto sobre o Valor Acrescentado assumir IVA concatenado com o espaço fiscal). Exemplo: IVACON IVA espaço fiscal Continente: IVARAM IVA espaço fiscal Madeira IVARAA IVA espaço fiscal Açores TaxCodeDetails(n) TaxCodeDetails Sim Detalhes do código da Taxa : TaxTable : Tipologias de Impostos Nome Tipo Obrigatório TaxType(n) TaxType Sim Tabela de Tipos de Impostos : AddressStructure : Estrutura de um endereço postal Nome do Campo Tipo Obrigatório BuildingNumber BuildingNumber Não Número de polícia StreetName StreetName Não Nome da rua AddressDetail AddressDetail Sim Endereço detalhado (Nome da rua + número de polícia) (Nas aplicações de contabilidade para o elemento Customer e Supplier a inexistência desta informação pode ser substituída pela menção Desconhecido ) City City Sim Localidade (Nas aplicações de contabilidade para o elemento Customer e Supplier a inexistência desta informação pode ser substituída pela menção Desconhecido ) PostalCode PostalCode Sim Código Postal (Nas aplicações de contabilidade para o elemento Customer e Supplier a inexistência desta informação pode ser substituída pela menção Desconhecido ) Region Region Não Distrito Country Country Sim Nome do País

12 SAF-T PT Página 12/20 : ShippingPointStructure : Estrutura de local de Carga/Descarga Nome do Campo Tipo Obrigatório DeliveryID DeliveryID Sim Código da entrega de mercadoria DeliveryDate DeliveryDate Sim Data da entrega de mercadoria Address AddressStructure Sim Morada : Supplier : Fornecedor Nome Tipo Obrigatório SupplierID SupplierID Sim Chave do registo no ficheiro de fornecedores SupplierTaxID SupplierTaxID Sim NIF do fornecedor CompanyName CompanyName Sim Nome da empresa Contact Contact Não Nome do contacto da empresa BillingAddress BillingAddress Sim Morada de facturação ShipToAddress ShipToAddress Não Morada de expedição Telephone Telephone Não Telefone Fax Fax Não Fax Não Website Website Não Endereço internet : References : Referência a outros documentos Nome Tipo Obrigatório CreditNote(n) CreditNote Sim Referência utilizada nas notas de crédito : OrderReferences : Referência da encomenda Nome Tipo Obrigatório

13 SAF-T PT Página 13/20 OriginatingON OriginatingON Não Identificador da encomenda OrderDate OrderDate Não Data da encomenda : MasterFiles : Ficheiros Mestre Nome Tipo Obrigatório GeneralLedger(n) GeneralLedger Sim Para Contabilidade Plano de contas Customer(n) Customer Sim Clientes Supplier(n) Supplier Sim Fornecedores Product(n) Product Sim Para Gestão Comercial Produtos TaxTable(n) TaxTable Sim Para Gestão Comercial Taxas de IVA : Header : Cabeçalho do ficheiro SAF-T PT Nome Tipo Obrigatório AuditFileVersion AuditFileVersion Sim Versão do ficheiro de auditoria CompanyID CompanyID Sim Identificação do registo comercial da empresa. (Obtém-se pela concatenação da Conservatória do Registo Comercial com o N.º do registo comercial no formato Conservatória/Nº de Registo ). TaxRegistrationNumber TaxRegistrationNumber Sim Número de Identificação Fiscal da empresa TaxAccountingBasis TaxAccountingBasis Sim Tipo de sistema que gerou o ficheiro: Contabilidade, Facturação, Integrado Contabilidade-Facturação CompanyName CompanyName Sim Nome da Empresa CompanyAddress CompanyAddress Sim Endereço postal da empresa FiscalYear FiscalYear Sim Ano fiscal (Utilizar as regras do código do IRC, no caso dos períodos contabilísticos não coincidentes com o ano civil).

14 SAF-T PT Página 14/20 (Ano do inicio do exercicio quando diferente do ano fiscal ex: Exercício de a , corresponde FiscalYear 2005) StartDate StartDate Sim Data do inicio do exercício da empresa EndDate EndDate Sim Data de fim do exercício da empresa CurrencyCode CurrencyCode Sim No caso português será a constante EUR DateCreated DateCreated Sim Data de geração do ficheiro ProductID ProductID Sim Nome do produto que gera o SAF-T-PT. (Deve ser indicado o nome comercial do software e o da empresa produtora no formato Nome Produto/Nome Empresa ). ProductVersion ProductVersion Sim Versão do software que gerou o ficheiro HeaderComment HeaderComment Não Comentários gerais ao ficheiro para entrega à DGCI Telephone Telephone Não Número de telefone da empresa Fax Fax Não Número do fax da empresa Não Endereço de correio elecrónico da empresa WebSite WebSite Não Endereço do sitio Web da empresa : GeneralLedger : Plano Oficial de Contas (Todas as contas Agregadoras e de movimento) Nome Tipo Obrigatório AccountID AccountID Sim Código da conta. Devem constar todas as contas movimentadas e as respectivas contas integradoras, até às contas do razão. AccountDescription AccountDescription Sim da conta OpeningDebitBalance OpeningDebitBalance Sim Saldo de abertura a débito da conta do movimento ou soma dos saldos devedores da conta integradora. OpeningCreditBalance OpeningCreditBalance Sim Saldo de abertura a crédito da conta de movimento ou soma dos saldos credores da conta integradora. : GeneralLedgerEntries : Movimentos Contabilísticos

15 SAF-T PT Página 15/20 Nome Tipo Obrigatório NumberOfEntries NumberOfEntries Sim Número de registos de movimentos contabilísticos TotalDebit TotalDebit Sim Soma a débito de todos os movimentos do periodo escolhido TotalCredit TotalCredit Sim Soma a crédito de todos os movimentos do periodo escolhido Journal(n) Journal Não Diário contabilistico : Customer : Clientes Nome Tipo Obrigatório CustomerID CustomerID Sim Chave do registo na tabela de clientes CustomerTaxID CustomerTaxID Sim NIF do cliente CompanyName CompanyName Sim Nome da empresa Contact Contact Não Nome do contacto na empresa BillingAddress BillingAddress Sim Morada de facturação ShipToAddress ShipToAddress Não Morada de expedição Telephone Telephone Não Telefone Fax Fax Não Fax Não Endereço de correio electronico da empresa Website Website Não Sitio na internet : Product : Produtos e Serviços Nome Tipo Obrigatório ProductType ProductType Sim Indicador de produto ou serviço. (Utilizar P para produtos, S para serviços prestados e O para outros, como por exemplo, portes debitados) ProductCode ProductCode Sim Código interno de identificação do produto ou serviço ProductGroup ProductGroup Sim Família do produto ou serviço ProductDescription ProductDescription Sim do produto ou serviço ProductNumberCode ProductNumberCode Sim Código EAN do produto. Quando não existir preencher com o código interno do produto (ProductCode)

16 SAF-T PT Página 16/20 : CreditNote : Nota de crédito Nome Tipo Obrigatório Reference Reference Não Identificação da factura a creditar quando aplicado ao documento original Reason Reason Não Motivo da Nota de Crédito : DocumentTotals : Totais do documento Nome Tipo Obrigatório TaxPayable TaxPayable Sim Valor total do IVA a pagar NetTotal NetTotal Sim Total do documento sem IVA GrossTotal GrossTotal Sim Total do documento com IVA Currency Currency Não Moeda, no caso de moeda estrangeira Settlement Settlement Não Acordo do desconto e forma de pagamento : Currency : Moeda do documento Nome Tipo Obrigatório CurrencyCode CurrencyCode Não Código EAN da moeda original do documento CurrencyDebitAmount CurrencyDebitAmount Opcional Valor a Débito em moeda estrangeira CurrencyCreditAmount CurrencyCreditAmount Opcional Valor a Crédito em moeda estrangeira : Settlement : Condições de pagamento Nome Tipo Obrigatório SettlementDiscount SAFtextType Não do acordo de desconto SettlementAmount SAFmonetaryType Não Montante do desconto

17 SAF-T PT Página 17/20 SettlementDate SAFdateType Não Data acordada para pagamento PaymentMechanism SAFtextType Não da forma de pagamento : Line (Documento Comercial) : Linha de documento comercial Nome Tipo Obrigatório LineNumber LineNumber Sim Número da Linha OrderReferences OrderReferences Não Referência da encomenda que deu origem à factura ProductCode ProductCode Sim Chave do registo na tabela de produtos e serviços ProductDescription ProductDescription Sim da linha do documento Quantity Quantity Sim Quantidade UnitOfMeasure UnitOfMeasure Não Unidade de medida UnitPrice UnitPrice Sim Preço unitário sem IVA e deduzido dos descontos de linha e cabeçalho TaxPointDate TaxPointDate Sim Data de envio da mercadoria ou prestação do serviço. Deve ser a data da guia de remessa associada, se existir References References Não Referência a factura(s) a creditar no caso das notas de crédito Description Description Sim constante na linha do documento impresso DebitAmount DebitAmount Sim Valor da linha a lançar a débito à conta de vendas Nota: Nas notas de crédito é o valor da linha sem IVA deduzido dos descontos de linha e cabeçalho CreditAmount CreditAmount Sim Valor da linha a lançar a crédito à conta de vendas Nota: Nas facturas, notas de débito e vendas a dinheiro é o valor da linha sem IVA deduzido dos descontos de linha e cabeçalho Tax Tax Não Iva liquidado na venda, quando aplicável segundo o CIVA SettlementAmount SAFmonetaryType Não Montante do desconto na linha : SourceDocuments : Documentos comerciais

18 SAF-T PT Página 18/20 Nome Tipo Obrigatório SalesInvoices SalesInvoices Sim Documentos de vendas (Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito e Vendas a dinheiro) : SalesInvoices : Documentos de vendas - Facturas, Notas de crédito, Notas de débito e Vendas a dinheiro Nome Tipo Obrigatório NumberOfEntries NumberOfEntries Sim Número total de documentos de vendas TotalDebit TotalDebit Sim Somatório dos valores a débito TotalCredit TotalCredit Sim Somatório dos valores a crédito Invoice(n) Invoice Sim Documento de vendas : Invoice : Documento de vendas - Facturas, Notas de crédito, Notas de débito e Vendas a dinheiro Nome Tipo Obrigatório InvoiceNo InvoiceNo Sim Identificador do documento no formato: Série/Número do documento Period Period Não Período da contabilidade. Indica o número do mês do exercício, de 1 a 12, contado desde a data do início do exercício. InvoiceDate InvoiceDate Sim Data do documento InvoiceType InvoiceType Sim Tipo de documento, os tipos válidos são: Factura, Nota de débito, Nota de Crédito ou Venda a dinheiro, quando nenhum se aplicar, deverá ser preenchido com a descrição do tipo de documento SystemEntryDate SAFdateTimeType Sim Data de gravação do registo no sistema TransactionID TransactionID Não Chave única da tabela de movimentos contabilisticos, da transacção onde foi lançado este documento (Note-se que este campo é opcional) CustomerID CustomerID Sim Chave do registo na tabela de clientes ShipTo ShipTo Não Local e data de entrega onde os artigos vendidos são

19 SAF-T PT Página 19/20 colocados à disposição do cliente ShipFrom ShipFrom Não Local e data de carga onde se inicia a expedição dos artigos vendidos para o cliente Line(n) Line Sim Linhas do documento DocumentTotals DocumentTotals Sim Totais do documento : Journal : Diário contabilístico Nome Tipo Obrigatório JournalID JournalID Sim Código do diário Description Description Sim do Diário Transaction(n) Transaction Não Transacção : Transaction : Documento contabilístico Nome Tipo Obrigatório TransactionID TransactionID Sim Chave única do movimento contabilistico Period Period Sim Período da contabilidade. Indica o número do mês do exercício, de 1 a 12, contado desde a data do início do exercício. Pode ainda ser preenchido com os números de mês 13,14 e 15 para movimentos efectuados no último mês do exercício, relacionados com o apuramento do resultado do exercício. Exemplo: movimentos de apuramentos de existencias, reintegrações, provisões e apuramentos de resultados. TransactionDate TransactionDate Sim Data do movimento SourceID SAFtextType Não Identificação do utilizador que no sistema registou o movimento contablístico Description Description Sim do movimento ou do documento associado. Nos movimentos de apuramentos do custo das existências vendidas e consumidas e da variação da produção, esta descrição deve ser iniciada por Apuramento de existências Nos movimentos de apuramento de resultados operacionais,

20 SAF-T PT Página 20/20 GLPostingDate GLPostingDate Sim financeiros, extraordinários e líquidos, esta descrição deve ser inciada por Apuramento de resultados. Data de gravação do movimento ao segundo (datatype):aaaa-mm- DDThh:mm:ss. (Para as recolhas retroactivas de dados, em que não exista este campo, o sistema deve assumir a data do movimento contabilístico). CustomerID CustomerID Não Chave do registo na tabela de clientes. Tem que ser preenchido quando a transacção se trate de uma venda que deva figurar no anexo O da declaração anual ou que deva figurar no anexo I da declaração periódica de IVA. SupplierID SupplierID Não Chave do registo na tabela de fornecedores. Tem que ser preenchido quando a transacção seja uma compra que deva figurar no anexo P da declaração anual. Line(n) Line Não Linhas do documento contabilistico : Line (Documento Contabilístico) : Linhas do documento contabilístico Nome Tipo Obrigatório RecordID RecordID Sim Chave única do registo de linhas do documento AccountID AccountID Sim Código da conta do movimento SourceDocumentID SAFtextType Não Tipo e número do documento comercial relacionado com esta linha (referência à estrutura SalesInvoices perante sistemas integrados) SystemEntryDate SAFdateTimeType Sim Data de registo do movimento contabilístico Description Description Sim do movimento contabilístico DebitAmount DebitAmount Escolha Valor do movimento a débito CreditAmount CreditAmount Escolha Valor do movimento a crédito