B-on (1ª parte) Relatório de Actividades e Informações. Teresa Costa João Mendes Moreira Paulo Lopes

Transcrição

1 B-on (1ª parte) Relatório de Actividades e Informações Teresa Costa João Mendes Moreira Paulo Lopes

2 Agenda Relatório actividades 2010 Indicadores Serviços de Suporte

3 Agenda Relatório actividades 2010 Infra-estruturas Serviços electrónicos Conteúdos Sítio web e e-learning Plano nacional formação Programa visibilidade Perguntas frequentes Indicadores Serviços de suporte

4 Degradação da performance a partir de 2008/9 Infra-estruturas Programa de substituição de infra-estruturas b-on Especificação de requisitos (Clustering=>substituição integral) Estudo de arquitecturas Aprovisionamento

5 Infra-estruturas INTERNET Sala de equipamentos 06 Se06 Sala de equipamentos 03 Se03 Metalib SFX/Juro4C SITE Rede FC /SAN 12Tb db01 (Oracle) db02 (MySQL)

6 Serviços electrónicos - Portal de pesquisa Objectivos Interface único de pesquisa Agrupar os vários recursos de informação por tipos e categorias Funcionalidades Agrupamento de resultados da pesquisa Indicação de texto integral Periódicos favoritos Interface Formulário 650 mil pesquisas (1 ano) 50 mil visitantes absolutos (3 meses) Tempo médio 7 minutos (3 meses)

7 Migração em Agosto de 2010 Minor updates Serviços electrónicos - Metalib Actualizações periódicas knowledge base (base de dados de recursos) Configurações de recursos Configurações de instituições Limitações existentes neste sistema parecimento de soluções alternativas Estudo de estado da Arte (NGP)

8 Serviços electrónicos - SFX Linking ágil e facilitado da referência bibliográfica para: Full text Outros serviços (ILL, Catálogo) No portal e nos editores Sensível ao contexto (quem e o quê) Possibilidade de costumização; Ferramentas standardizadas para configuração e actualizações facultadas pelos fornecedores de conteúdos; Fornecimento de estatísticas de uso; Em 2010 foram feitos downloads a partir do SFX 15 a 20% do total de downloads

9 Serviços Elect. SFX Serviços de contexto

10 Serviços Elect. SFX Serviços de contexto

11 Serviços Elect. SFX Integração com RCAAP

12 Serviços Elect. SFX Funcionalidades Áreas temáticas Áreas temáticas Citações Navegação por letras Sugestões ao pesquisar Navegação por letras

13 Serviços electrónicos SFX - Colecções Principais dificuldades no setup da aplicação: Parametrizar colecções no gestor de ligações do SFX: Colecções subscritas pela b-on colecções no SFX

14 Serviços electrónicos SFX - Colecções Principais dificuldades no setup da aplicação: Workflow do processo: Gerar ficheiro para desactivar toda a colecção actual. Gerar ficheiro para activar segundo a nova subscrição. Gerar ficheiro com intervalos de subscrição. Processar erros (encontrar ISSNs, associar às colecções e activar). Processar todos os ficheiros via browser para efectiva configuração do SFX. Repetir processo para cada serviço (texto integral, abstract, toc) e colecção

15 Serviços electrónicos SFX - Colecções Principais dificuldades no setup da aplicação: Informação com limitações para actualização em massa do SFX: Falta de ISSNs Mistura de periódicos, monografias, relatórios, Conference Proceedings,

16 Serviços electrónicos SFX - Colecções Principais dificuldades no setup da aplicação: Incongruências (troca de colunas, datas em formato diferente)

17 Serviços electrónicos SFX - Colecções Principais dificuldades no setup da aplicação: Troca de colunas na EBSCO de 2010 para 2011

18 Serviços electrónicos SFX - Colecções Principais dificuldades no setup da aplicação: Limitações no SFX Portfólios incompletos Como consequência destas excepções, deve primeiro ser feita a associação à colecção e, depois, ser feita a sua activação.

19 Serviços electrónicos SFX - OpenURL Open URL INBOUND Parametrizado do lado do SFX. Todos os editores que suportam esta funcionalidade estão contemplados Open URL OUTBOUND Parametrizado do lado dos editores Requer as seguintes informações: Link server URL - Open URL Image* - *Nalguns casos tem de se fazer o upload da imagem

20 Serviços electrónicos SFX - OpenURL Processo de implementação que requer tempo; Cada caso é um caso e contém especificações próprias; É necessário uma parametrização por membro 70 membros * nº de editoras Nem todas as editoras suportam esta funcionalidade

21 Serviços electrónicos SFX - OpenURL

22 Serviços electrónicos SFX - OpenURL Editoras ID b-on no Full-text Botão SFX #1 ACS Não Sim #2 EBSCO Sim Sim #3 Annual Reviews Não Sim #4 Wiley / Blacwell #5 RSC Solicitado ao editor #6 InformaWorld / T&F Sim Não #7 IOP Não Sim #8 IEEE Solicitado ao editor #9 ACM #10 Springer / Metalib Solicitado ao editor #11 SAGE Sim Sim #12 AIP Sim Sim #13 SIAM Sim Sim #14 WOK Não Sim #15 NATURE Solicitado ao editor #16 EMERALD Sim Sim #17 CAMBRIDGE Sim Não #18 ELSEVIER Sim Sim

23 SFX Operações - Síntese Revisão completa de todas as colecções Revisão da configuração OpenURL Inbound/Outbound Actualizações periódicas da knowlegde base Configurações de recursos e de instituições (Ins/Outs)

24 Serviços electrónicos Disponibilidade Disponibilidade serviços electrónicos b-on ano de 2010 Sistemas Scorecard SLA Vigente 1 pesquisa.b-on.pt 99,50% 99,44% 0,56% 2 SFX 99,50% 99,95% 0,05% 3 Juro4C n/a 98,60% 1,41% 4 Base de dados 99,50% 100,00% 0,00% ,50% 99,54% 0,46% Melhor que SLA Igual a SLA Pior que SLA Média Ano 2010 versus SLA Vigente Ficha técnica %Time Critical Os valores do Serviço de Pesquisa foram afectados por 3 factores: a) Uma quebra de energia no DataCenter que afectou o sistema; b) A migração de plataforma do sistema de monitorização que acabou por contabilizar falsos negativos; c) A migração do Metalib para a nova plataforma. Período temporal 1 de Janeiro a 31 de Dezembro Período horário Expediente (9:00-18:00) Serviços b-on Backtrack archives 120 (10 por cada mês)

25 Consultation Adjudication Detailed planning Kick-off Setup b-on Setup members New Services Editors Members Objectivos Aumentar eficiência e qualidade Melhorar a comunicação com os membros Potenciar novos e melhores serviços (EIB, SFX, Gestão) Parceiros (TX) ISCTE UP Piloto (conclusões) Limitações (suspenso) Novo piloto (2 trimestre 2011) E-resources Life cycle management B-on ERMS Acquisition Assessement Access and monitoring Support Management Provisioning Preparation Implementation Integration Training and support

27 Conteúdos Editoras All-for-All Geral A b-on permite a todos os membros académicos e de investigação o acesso aos mesmos conteúdos

28 Editoras All for All Hospitalar Para os hospitais e desde a sua entrada em 2005 a b-on disponibiliza o acesso a editoras multidisciplinares

29 Bases de Dados em Texto Integral Instituições académicas Instituições hospitalares Academic Search Complete Academic Search Complete Business Source Complete Eric Business Source Complete Cinahl Dynamed Health Business Elite Medline with full text Psychology + Behavioral Science Collection

30 Recursos gratuitos

31 Conteúdos some for some Cinahl Plus with Full Text MedicLatina MedLine With Full text Nursing Reference Center Psychology + Behavioral Science Collection SportDiscus With Full text

32 Conteúdos Bases Referenciais

33 Conteúdos - Títulos A b-on disponibiliza a todas as instituições académicas e de I&D públicas o acesso a mais de títulos em texto integral N.º de títulos AH ET C SA C SO Ciências

34 Conteúdos Cobertura por área Uma das preocupações da equipa da b-on sempre foi o equilíbrio da cobertura das várias áreas científicas e consequentemente da percentagem de títulos por área. 21% 10% 22% 31% 16% AH ET C SA C SO Ciências

35 Sítio web EDITORA ASComplete ACM ACS AIP AR BSComplete ELSEVIER IEEE IOP RSC SAGE SIAM SPRINGER T&F WILEY Nature Conteúdos Evolução

37 Sítio web Sítio web Desde o início que a b-on disponibiliza um website de suporte ao projecto com informação institucional, listas de membros, editoras e publicações disponibilizadas, adesão, serviços prestados e informação diversa de apoio ao utilizador.

38 Sítio web Sítio web

39 Sítio web Sitio Web

40 Sítio web Sítio Web

41 Sítio Web

42 Sítio web Sítio Web: b-on de A a Z

43 Sítio web Sítio Web: b-on de A a Z

44 Sítio Web: b-on de A a Z

45 Conteúdos gerais de subscrição obrigatória (All for All): Instituições de Investigação Científica e Tecnológica e do Ensino Superior Hospitais Sítio Web: b-on de A a Z Conteúdos de subscrição facultativa (Some for Some): Disponível para todas as instituições Visualizar Informação

46 Sítio Web: a b-on para

51 Sítio web Sítio Web: a b-on para

57 Sítio Web: e-learning

58 Objectivos Sítio Web: e-learning Disponibilizar formação de forma permanente e ubíqua Disponibilizar um sistema de aprendizagem interactiva Esclarecer conceitos associados às pesquisas ajudando a optimizá-las

61 Sítio Web: Ajuda

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66 Sítio Web: Serviço de Pesquisa

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69 Plano Nacional de Formação Objectivos: Divulgar as funcionalidades e potencialidades da b-on Desenvolver competências ao nível dos serviços e recursos electrónicos Contribuir para o aumento da utilização dos recursos electrónicos Ferramentas: Formação presencial e-learning Números: 2006: 21 sessões, 400 formandos 2007: 26 sessões, 500 formandos 2008: 45 sessões, 935 formandos 2009: 85 sessões, formandos 2010: 73 sessões, formandos

70 Formação - Avaliação

71 Comunicação e disseminação Objectivos : Disseminar e promover a utilização da b-on na comunidade Manter os informados os vários stake-holders do projecto Materiais: Manual b-on Guia do utilizador Folhas de serviço Outros Relatórios, seminários, etc

73 Visibilidade Objectivo do programa de visibilidade: tornar a imagem e a identidade do consórcio b-on visíveis junto dos utilizadores.

74 Visibilidade Os requisitos para a identificação do consórcio b-on nas páginas das editoras são constituídas por: Logotipo b-on Identificação da b-on e da instituição numa mensagem de boas-vindas ou com a indicação de que o acesso é fornecido pela b-on

75 Programa de visibilidade Identificação da b-on: Identificação no full-text Botão SFX

76 Visibilidade Editoras ID_Cons Logo b-on #1 ACS Sim Sim #2 EBSCO Sim Sim #3 Annual Reviews Sim Sim #4 Wiley / Blacwell Sim sim #5 RSC Solicitado ao editor #6 InformaWorld / T&F Sim Sim #7 IOP Solicitado ao editor #8 IEEE Solicitado ao editor #9 ACM Solicitado ao editor #10 Springer / Metalib Sim Sim #11 SAGE Sim Sim #12 AIP Sim Sim #13 SIAM Sim Sim #14 WOK Sim Sim #15 NATURE Solicitado ao editor #16 EMERALD Sim Sim #17 CAMBRIDGE Sim Não #18 ELSEVIER

78 A. Contactar a equipa b-on Contactos Admin primário responsável pelo contacto da instituição com a equipa b-on Contacto centralizado: difunde informação na instituição e canaliza todas as perguntas e respostas de suporte da b-on: helpdesk@b-on.pt Dificuldades de acesso Informação de protocolos Estatísticas Formação

79 Ficha institucional Dados institucionais Morada Contactos na instituição: dirigente, bibliotecário, técnico e financeiro Endereços IP Contactos

80 B. Falta de acesso Perguntas frequentes Informação disponível no SFX Se não é suficiente deve: 1. Verificar se o título é subscrito Regime all-for-all Regime some-for-some

81 Perguntas frequentes

82 2. Verificar o endereço IP Perguntas frequentes

83 3. Contactar a equipa b-on Perguntas frequentes para o helpdesk b-on Enviar print-screen do erro Indicar título, data, n.º, volume e editor É aberto um pedido de serviço Recebe automático

84 C. Utilizador anónimo Perguntas frequentes Área Pessoal e não falta de acesso. Existem algumas funcionalidades do Serviço de Pesquisa, que só poderá utilizar se durante a sessão efectuar o login. Só assim será possível guardar as suas pesquisas e resultados, criar alertas, criar conjuntos de recursos e guardar periódicos. Para usufruir de todas as potencialidades da b-on o 1º registo na área pessoal tem de ser efectuado na Instituição.

85 D. Mudança de IP Perguntas frequentes Envio dos pedidos aos editores é feito duas vezes por mês. (1.ª e 3.ª segundas-feiras/mês) O pedido tem de ser feito pelo contacto admin primário da instituição. Sempre que o IP não esteja registado como pertencente à instituição operador necessário envio de declaração de uso exclusivo dos intervalos de IP s A activação pode levar até 48h por parte do editor

86 E. Informação estatística Perguntas frequentes ficheiro excel na área do bibliotecário JURO4C nova ferramenta USTAT necessário login admin primário

87 Disponibilização dos dados por parte dos editores: o Fevereiro Admin tool de todos os editores Credenciais para cada instituição Geral ficheiros CSV o c ficheiros Carregamento dos dados Disponibilização à comunidade o Março/Abril Perguntas frequentes

88 Agenda Relatório actividades 2010 Indicadores Serviços de Suporte

89 Downloads I

90 Downloads editoras II

91 Downloads III

92 Sítio Web b-on

93 Portal b-on Tabela 1 Percentagem de pesquisas no portal por tipo de instituição Conjuntos Só metapesquisa Metapesquisa c/ alertas UN 72% 65% 64% PL 22% 30% 30% HP 3% 3% 3% LB 1% 1% 2% OS 1% 1% 1% AO 0,005% 0,012% 0,2% CV 0,013% 0,006% 0,04% Total 100% 100% 100% 2010 Número de pedidos ao texto integral por trimestre º Trim 2º Trim 3º Trim 4º Trim Total nº pedidos tx integral nº pedidos tx integral

94 Serviço de Helpdesk Ocorrências por fila (2010) 1 Envio protocolos 2 Acesso a conteúdos => SFX 3 - Alterações de IP 4 Formação 1 e 2 trimestres 5 Agosto migração Metalib.

95 Agenda Relatório actividades 2010 Indicadores Serviços de Suporte Estatísticas Gestão de ocorrências

96 Estatísticas As estatísticas são um importante instrumento de apoio pois providenciam informação útil para a tomada de decisões estratégicas; Análise detalhada da utilização dos recursos b-on; A recolha de estatísticas permite: optimizar o aprovisionamento de conteúdos; melhorar os processos de negociação; preparar e orientar para uma melhor comunicação, disseminação e formação.

97 2004 Estatísticas

98 Estatísticas Funcionalidades Disponibilizado na área do bibliotecário Problemas Recolha manual de mais de um milhar de ficheiros Nº de downloads por editora e mês Tratamento manual desses mesmos ficheiros Compilação manual de relatórios por Instituição membro

99 Estatísticas Tratava-se de um processo: Complexo Consumidor de recursos Consumidor de tempo da equipa Sujeito a erros devido aos processos manuais envolvidos Devido a esta complexidade e morosidade, o serviço que prestado aos membros b-on não atingia os níveis de qualidade e celeridade que seriam desejados.

100 Estatísticas

101 Estatísticas

102 Estatísticas Funcionalidades Interface Web para acesso institucional Recolha manual dos dados mas o tratamento é feito pelo Juro Diminui a dependência do trabalho de operação Reporting mais completo Problemas Processo de carregamento dos dados moroso e pouco fiável Não exporta relatórios (copy + paste) Não elabora relatórios nem gráficos Suporta a norma Counter JR1 Suporte para Consórcio A melhoria imediata do serviço foi evidente. O processo continuou a revelar-se moroso e complexo.

103 Estatísticas 2004 Protocolo SUSHI 2007

104 Estatísticas Protocolo SUSHI (Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative) Define um processo automático baseado num modelo de pedidos e respostas para a recolha de dados de utilização de recursos electrónicos. Este modelo baseia-se na utilização do protocolo SOAP (Simple Object Access Protocol) e a troca de mensagens é feita no formato XML. Trata-se de uma arquitectura cliente servidor onde o primeiro faz o pedido e o segundo é responsável pela resposta.

105 Estatísticas Com a estabilização e adopção do protocolo, começaram a aparecer aplicações baseadas na sua utilização (clientes SUSHI): 360 Counter da Serials Solutions Ebsco AtoZ USTAT da ExLibris Juro vs. SUSHI

106 Estatísticas 2004 Protocolo SUSHI

107 Estatísticas Funcionalidades Interface Web para acesso institucional Cliente SUSHI - Recolha automática dos dados; Carregamentos manuais rápidos e fiáveis Compatível com a norma Counter JR1 e DB1 Reporting completo com dashboard view Exportação dos dados (PDF, Excel, PPT, Tab delimited) Disponibilizado sem custos para clientes VERDE / SFX Problemas Sem suporte para Consórcio Obriga a criar um repositório de dados no formato COUNTER de forma a preservar os mesmos.

108 Estatísticas Carregamentos manuais Carregamentos via SUSHI Membros Clientes

109 Estatísticas O que é o USAT? É um cliente SUSHI; Permite o carregamento automático dos dados via protocolo SUSHI ou o carregamento manual de ficheiros; Suporta ficheiros compatíveis com a norma COUNTER (JR1 e DB1) Suporte para a norma CR1 em desenvolvimento Fornecido sem custos para clientes VERDE / SFX da ExLibris

110 Estatísticas O que NÃO é o USTAT: Não é uma ferramenta de gestão baseada na análise de dados estatísticos (embora possa integrar com a aplicação ERMS da ExLibris VERDE); Limita-se a apresentar a informação que os formatos COUNTER JR1 e DB1 fornecem (número total de downloads, mensais ou anuais, por plataforma, membro ou editor).

111 Estatísticas USTAT READY Wiley Sage publishing Springer/Kluwer ACS Annual Reviews EBSCO AIP SIAM ACM RSC IEEE Sciencedirect - Elsevier IOP T&F (Informaworld) Blackwell Cambridge - CUP Nature EMERALD NÃO Sim Sim Sim Sim Sim NÃO NÃO Sim NÃO NÃO NÃO Sim NÃO NÃO Sim NÃO NÃO COUNT 8 % 44,4

112 DEMO Estatísticas

113 Estatísticas Nova abordagem: Gestão via Consórcio: A equipa b-on parametriza as contas SUSHI, descarrega os ficheiros dos editores não SUSHI e carrega os mesmos no USTAT; O boletim estatístico passará a ser feito, sempre que disponibilizado pelo editor, com base nos relatórios de Consórcio (CR1) Autonomia Institucional: São fornecidas as credenciais de administração e operação à instituição que poderá gerir, sem intervenção da b-on, a sua conta.

114 Agenda Relatório actividades 2010 Indicadores Serviços de Suporte Estatísticas Gestão de ocorrências

115 OTRS Principais objectivos melhorar o serviço de apoio ao utilizador; melhorar a percepção e satisfação dos utilizadores (membros b-on) utilização mais eficiente de recursos afectos ao projecto; melhoria de comunicação interna; possibilidade de tomar melhores decisões de gestão com base nos relatórios fornecidos pelo sistema. Ferramenta de Service Desk Substituiu a partir de 2 de Janeiro p.p. a anterior ferramenta (HP Open View), que se encontrava em produção desde o último trimestre de 2009;

116 OTRS Com este sistema, o serviço de apoio da b-on dispõe de 3 canais. O telefone O correio electrónico O OTRS

117 OTRS O Sistema irá ainda permitir, a curto prazo, a gestão, em tempo real, por parte dos utilizadores, dos pedidos. INTERNET

118 OTRS

119 OTRS O sistema permite retirar uma série de métricas que são de extrema importância para as decisões estratégicas da gestão do projecto: Nº de pedidos por dia, semana, mês, ano; Problemas mais comuns de acordo com a classificação dos mesmos; Tempo de resposta por parte da equipa interna e de fornecedores externos; Priorização e escalonamento dos pedidos de acordo com a sua importância Controlo de cumprimentos de SLAs

120 OTRS Para que se possam atingir os objectivos propostos é necessário o apoio de todos. Boas práticas a observar: de suporte helpdesk@fccn.pt; No caso de troca de mails com a equipa de suporte na sequência de um pedido aberto o assunto não deverá ser alterado. Aquando da resolução de um problema e da notificação da conclusão do mesmo, respostas do tipo Obrigado (que são sempre apreciadas ), neste caso concreto, dão origem à reabertura do pedido. Prioridade superior para os pedidos recepcionados via helpdesk@fccn.pt.

121 Obrigado