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1 1 DESAFIOS DA IMPLANTAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EM MICRO E PEQUENAS EMPRESAS. Autores : Douglas j. do e. S. Negreiros ; Sandra Regina Costa Fantinato UNIVERSIDADE DE RIBEIRÃO PRETO - UNAERP RESUMO As condições básicas para a obtenção de sucesso no uso de recursos de Tecnologia da Informação bem como nos uso de Sistemas de Informação, dependem que os referidos recursos sejam planejados. O presente artigo teve como objetivo analisar o impacto organizacional derivado da implantação de sistemas de informação e tecnologia da informação, considerando-se o fator de melhoria de controle em pequenas empresas. Foi realizado um estudo de caso, exploratório qualitativo, através de entrevista e aplicação de questionário para empresários de três empresas, duas empresas varejistas e uma empresa de serviços da cidade de Ribeirão Preto no interior do estado de São Paulo. O estudo revelou que com a disponibilidade na aquisição dos recursos de TI há a facilitação para a implementação e, sobretudo a implantação de SI. No entanto observa-se o despreparo dos pequenos empresários na aplicação da TI e o aproveitamento da TI aliado à boa administração organizacional. Observa-se também, a implementação do SI focada em problemas organizacionais isolados e não na complexidade da administração organizacional global, tornando a implantação de SI ineficiente. Palavras Chaves: Tecnologia da Informação. Sistemas de informação. Pequenas empresas. ABSTRACT Planning resources is one basic condition to achieve success on usage of information technology resources and information systems. The present article analyzed the organizational impact derived from the deployment of information systems and information technology considering improvement of control in small businesses. It was conducted a case study, exploratory qualitative, using interviews and questionnaire for small business owners of three companies, two retail companies and a services company in the city of Ribeirao Preto in the state of Sao Paulo. The study revealed that today we have facility in deployment of IT resources, which helps the acquisition of information systems. It was observed that small business owners were unprepared for application of IT and the use of IT combined with good organizational management. And was also noted that the implementation of information systems were focused on isolated organizational problems, and the complexity of organizational management was not focused, which made the deployment of IS inefficient. Keywords: Information Technology. Information systems. Small business.

2 2 INTRODUÇÃO As organizações possuem diversos tipos de sistemas de informação que são construídos entorno de diferentes funções, níveis organizacionais e processos da empresa. Na maioria dos casos, essas informações não são compartilhadas automaticamente, pois estão fragmentados em pequenos pedaços e em sistemas separados. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) ou sistemas de gestão empresarial buscam resolver esse problema. Eles coletam os dados das áreas de manufatura e produção, finanças, vendas e recursos humanos, e armazenam esses dados em uma única central. Assim a informação que estava fragmentada em diferentes sistemas será compartilhada por toda empresa, ajudando os diferentes setores a trabalharem em conjunto. Os sistemas de informação são essenciais para conduzir as empresas. A sobrevivência e até mesmo a existência de muitos setores é difícil sem o largo uso da tecnologia da informação. Segundo Laudon e Laudon (2010), ao implantar sistemas de informação as empresas buscam atingir seis importantes objetivos organizacionais: excelência operacional; novos produtos, serviços e modelos de negócios; relacionamento mais estreito com os clientes e fornecedores; melhor tomada de decisões; sobrevivência e vantagem competitiva. Porém, a adoção da TI pode provocar mudanças no comportamento e na estrutura da empresa, nos sistemas gerenciais, nas técnicas e no domínio de processos adotados pela empresa, causando grande impacto nas organizações, devido a situações novas a serem enfrentadas, que, muitas vezes, deixam gerentes sem saber como lidar com elas. Essas mudanças precisam ser gerenciadas para o bom andamento das atividades e aproveitamento da tecnologia implantada (MARTENS, 2001). Poucas pesquisas têm investigado a importância relativa dos sistemas de informação bem como do uso da tecnologia da informação no contexto das pequenas empresas, principalmente no Brasil De acordo com Thong (2001), as pequenas empresas possuem inúmeras características diferentes das grandes e médias empresas, e notavelmente essas pequenas sofrem de recursos reduzidos. Sem conhecer a importância de fatores chaves, as pequenas empresas podem estar gastando recursos limitados e energia em fatores de pouca importância para a contribuição limitada no sucesso da implantação da Tecnologia da Informação. As condições básicas para a obtenção de sucesso no uso de recursos de TI bem como nos uso de Sistemas de Informação, dependem que os referidos recursos sejam planejados. Porém, o cenário é que os proprietários das empresas e os principais usuários desses recursos, não possuem conhecimento das mudanças de processo necessárias, assim como as potencialidades e limitações existentes das tecnologias, fazendo assim mau uso estratégico da informação gerada disponibilizadas pelas referidas ferramentas. Deste modo, o trabalho teve como questão de pesquisa, considerando-se o fator de melhoria de controle, identificar os principais impactos organizacionais em pequenas empresas derivados da implantação de sistemas de informação e tecnologia da informação. O objetivo geral do trabalho foi o de analisar o impacto organizacional derivado da implantação de sistemas de informação e tecnologia da informação, considerando-se o fator de melhoria de controle em pequenas empresas. No que se refere aos objetivos específicos realizou-se: O levantamento bibliográfico sobre o tema; Análise do impacto organizacional derivado da implantação de sistemas de informação e tecnologia da informação;

3 3 Identificação dos benefícios trazidos pela utilização de recursos de TI; Identificação dos fatores de sucesso ou insucesso na implantação de Sistemas de Informação. METODOLOGIA O presente artigo descreve sobre um estudo de caso, exploratório qualitativo, através de entrevista e aplicação de questionário para empresários de três empresas, duas empresas varejistas e uma empresa de serviços da cidade de Ribeirão Preto no interior do estado de São Paulo. Por questões de confidencialidade e sigilo de identidade, as empresas serão denominadas neste trabalho como empresa 1, empresa 2 e empresa 3. O assunto trata sobre os desafios das pequenas empresas na implantação de recursos de Tecnologia da Informação e Sistemas de Informação. Para compor o referencial teórico realizou-se também um levantamento bibliográfico em livros, artigos e documentos disponibilizados em bases de dados online. Para o desenvolvimento do trabalho tomou-se os seguintes cuidados metodológicos: Definição e delimitação do tema focado no problema a partir de amostragens teóricas; Limitação das variáveis de estudo, tal como pode-se observar no quadro 1. Área de Investigação Impacto organizacional derivado da implantação de sistemas de informação e TI; Benefícios traduzidos pela implantação de TI; Descrição a) Reflexos negativos referente a falta de esclarecimento sobre elicitação de requisitos necessários para o desenvolvimento de um projeto para análise e aquisição de recursos de TI; b) Impactos negativos decorrentes do desconhecimento da importância da elicitação de requisitos para a definição da proposta bem como do projeto de aquisição ou desenvolvimento de um sistema de informação; c) projeção inadequada de necessidades de recursos de TI que dão suporte ao Sistema de Informação a ser implantado. d)em caso de elicitação de requisitos e análise adequadas das necessidades, os recursos de TI apoiando o sistema de informação, viabiliza agilidade e flexibilidade nas informações geradas para tomada de decisão. a) Excelência operacional; b) novos produtos e serviços; c) relacionamento com clientes; d) melhor tomada de decisões; e) vantagem competitiva;

4 4 Problemas que surgem com a implantação de TI; Fatores de sucesso e insucesso na implantação; Quadro 1: Variáveis do estudo Fonte: autoria própria f) sobrevivência. a)identificação das necessidades de investimento em recursos de TI, de acordo com a personalidade organizacional; b)necessidade de alterar processos empresariais; c)necessidade de outsourcing para implantação; d) despreparo dos colaboradores na utilização dos recursos de TI, grande esforço de treinamento. O problema todo é que não foram atingidas as pessoas certas; a) colaboradores treinados no uso do sistema de informação; b)complexidade da informação, isto é, a capacidade de entendimento e assimilação pelos usuários (cognitiva) e do sistema propriamente dito (técnica); c)participação do usuário; d) apoio da direção; e) equipe de desenvolvimento despreparada Para a definição das variáveis foi elaborado um plano que define a estrutura lógica do trabalho. Após a elaboração do plano de trabalho, o passo seguinte consistiu na identificação de fontes capazes de fornecer as respostas adequadas à solução do problema proposto. A análise dos dados foi através de dados obtidos por entrevistas e questionários. Com o roteiro de entrevista foram realizadas três entrevistas em pequenas empresas que implementaram TI e SI recentemente. A escolha dos entrevistados foi feita pelo autor e ocorreu em função da acessibilidade. As entrevistas tiveram uma duração de vinte a quarenta minutos e foram integralmente gravadas e transcritas para análise. REFERENCIAL TEÓRICO Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SEBRAE (2011), as Micro e Pequenas empresas são 99,2% das empresas brasileiras. Empregam cerca de 60% das pessoas economicamente ativas do País, e respondem por apenas 20% do Produto Interno Bruto brasileiro. Segundo Deakins (1996, apud HOFFMANN et al. 2009), elas são consideradas essenciais ao crescimento e à maturação da economia. E no processo de desenvolvimento, gerarem oportunidades para o aproveitamento de uma grande parcela de força de trabalho e ao estimularem o desenvolvimento empresarial. Segundo Souza (2007), A principal característica prática que diferencia as microempresas e empresas de pequeno porte das demais é o fato de dependerem sua

5 5 sobrevivência e crescimento, na grande maioria absoluta dos casos, de uma única pessoa - seu proprietário. Nestes casos, todo o funcionamento da empresa reflete e é uma verdadeira extensão da personalidade de uma única pessoa. O que dizer do seguinte pensamento: vamos fazer como o chefe faria se estivesse aqui para resolver as situações imprevistas em que o proprietário não se encontra. Este pode ser o indício da falta de uma cultura organizacional na empresa e ainda da forte centralização para a tomada de decisões. Há, ainda, ponderações interessantes a respeito das diferenças do gerenciamento empregado pelo empreendedor, que concebeu a empresa, e a forma de gerenciar adotada por um empresário que adquire um modelo de negócio já estabelecido. Têm-se, então, pelo exposto, duas das principais características de diferenciação das empresas de pequeno porte em comparação às demais, fundamentais para análise das possíveis causas de falências precoces: o pequeno respaldo econômico e as consequentes dificuldades inerentes; e o reduzido número de níveis hierárquicos e de atividades de suporte, o que torna sua estrutura centralizada na pessoa do proprietário. A centralização na tomada de decisões implica em uma supervisão mais direta, supervisão cerrada, sobre as atividades da empresa. Neste contexto todas as decisões importantes tendem a passar pelas mãos do proprietário, ou deste e seus sócios. Motivos como estes, geram uma dificuldade de se considerar planos de longo prazo para a organização, visto que as atividades diárias consomem todo o tempo do proprietário-gerente (SOUZA, 2007). Ainda segundo Drucker (1975, p. 94 apud PORTES 2008), a pequena empresa necessita de: a) estratégia - a fim de encontrar seu nicho ecológico, no qual tenha pelo menos uma vantagem sobre as demais empresas, para poder enfrentar competições. Esse nicho pode ser liderança em um mercado distinto, definido pela geografia, necessidades ou valores dos consumidores; b) tarefas - bem organizadas e estruturadas pela administração. Neste ponto, torna-se necessário a presença de um executivo, com dedicação integral às tarefas, certa responsabilidade funcional e que saiba identificar as atividades básicas para a obtenção dos objetivos propostos. Como os recursos são limitados, principalmente em relação a pessoas capazes, a concentração lhe é fundamental, para que não haja dispersão de recursos; c) sistemas de controle e informação - para prever, com antecedência, quando e onde suas necessidades financeiras aumentarão, uma vez que os recursos são limitados. A empresa precisa conhecer as mudanças em seu meio ambiente, a posição do seu pessoal-chave, a produtividade e seus recursos escassos, a distribuição de seus clientes, e o mercado final de seus bens ou serviços. Para Fink (1998, apud LUNARDI et al. 2010), a adoção de TI pelas Micro e Pequenas Empresas começou a ser objetivo de estudo nos anos 1980, pois com o advento da microinformática na década de 80, houve a redução do custo na produção de hardware e software viabilizando a aquisição dos mesmos por pequenas empresas. Segundo O Brien (2010), sistemas de Informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicação e recursos de dados que coletam, transformam e disseminam informações em uma organização. Já a TI são sistemas de Informação baseados em hardware, software para computadores, Internet, redes de telecomunicação e técnicas de administração de dados que utilizam o computador. Atualmente, a sobrevivência e até mesmo a existência de muitos setores é difícil sem o largo uso da tecnologia da informação. Ao implantar sistemas de informação as empresas investem em importantes objetivos organizacionais (LAUDON e LAUDON, 2010). O primeiro objetivo refere-se à excelência operacional, isto é, as empresas estão sempre tentando melhorar a eficiência de suas operações a fim de conseguir maior lucratividade. E os sistemas de informação amparados pelo suporte da tecnologia da informação, ajudam as empresas a atingir altos níveis de eficiência e produtividade nas operações, especialmente quando combinadas com mudanças no comportamento da administração e as práticas de

6 negócios. Outro importante objetivo é a criação de novos produtos, serviços e modelos de negócios através do uso da tecnologia. O relacionamento com os clientes também é beneficiado, pois quando a empresa conhece de verdade seus clientes e os atende bem, do jeito que eles querem ser atendidos e eles voltam a essas empresas para comprar mais. Aumentando as receitas e os lucros. O mesmo se aplica aos fornecedores: quanto mais os fornecedores de uma empresa estiverem envolvidos com ela, mais lhe poderão fornecer insumos vitais, reduzindo custos. O uso de sistemas de informação permite que ao tomar uma decisão, os administradores façam o uso de dados em tempo real, oriundos do próprio mercado melhorando a tomada de decisões e gerando vantagem competitiva para a empresa, pois ela está gastando menos para obter produtos superiores e respondendo a clientes e fornecedores em tempo real, aumentando os lucros. Porém, esses objetivos só serão alcançados se a empresa dispuser de informações corretas. Para Stoner (1999, apud PRATES et al p. 2), com informações precisas e na hora certa, os administradores podem monitorar o progresso na direção dos objetivos e transformar a realidade. Assim, para esse autor as informações devem ser avaliadas segundo quatro fatores: A qualidade da informação, pois quanto mais precisa a informação, maior sua qualidade e com mais segurança os administradores podem contar com ela no momento de tomar decisões; A oportunidade da informação, para um controle eficaz, a ação corretiva deve ser aplicada antes de ocorrer um desvio muito grande do plano ou do padrão, portanto, as informações devem estar disponíveis à pessoa certa no momento certo; A quantidade de informação, pois dificilmente os administradores podem tomar decisões precisas e oportunas sem informações suficientes, contudo é importante que não haja inundação de informações, de modo a esconder as coisas importantes; e a relevância da informação, de modo semelhante, a informação que os administradores recebem deve ter relevância para suas responsabilidades e tarefas. De acordo com Medeiros et al. (2007 apud GERMANO,2008 p. 39), a TI pode contribuir de forma muito positiva com as pequenas organizações. No entanto deve realmente se certificar de que o investimento é necessário e se há condições de investir. Muitas empresas reclamam dos investimentos feitos em TI, mas esquecem de avaliar se seu planejamento de aquisição de TI não estava superdimensionado. Antes de investir em qualquer área, o empresário deverá estar consciente que seu investimento está gerando algum retorno, e não sendo desperdiçado. Giurliani (1999 apud PRATES et al p. 14) o uso de tecnologias de informação carrega consigo custos invisíveis que são aqueles referentes aos gastos com usuário final, como: Suporte e treinamento informais (quando alguém interrompe suas atividades para auxiliar um colega com dificuldades referentes ao uso ou obtenção da informação); perda de tempo em atividades extremamente elaboradas para obter uma informação, cujo valor não compensa o trabalho empregado; finalmente, custos decorrentes da perda de produtividade, devido à indisponibilidade da informação (queda do sistema, por exemplo). Da mesma forma, para o autor os custos mais facilmente mensuráveis ('visíveis') seriam aqueles relacionados a hardware e software (despesas com compra e/ou leasing de equipamentos, upgrades, atualizações); gerenciamento (redes, sistemas, banco de dados); suporte (helpdesk, treinamento, viagens, manutenção); desenvolvimento (aplicações, testes e documentação, customização e manutenção); e taxas de comunicação (aluguel de linhas de comunicação de dados, taxas de acesso a servidores). Como qualquer alternativa de desenvolvimento de sistemas de informação, a utilização de sistemas trás desvantagens e potenciais problemas, além dos benefícios esperados (SOUZA, 2001 p.51). O mesmo autor cita os principais problemas na implementação de sistemas como: Dependência do fornecedor, problemas de adequação do pacote à empresa, necessidade de alterar processos empresariais, necessidade de utilização de 6

7 consultoria para a implementação, tempo para aprendizado de interfaces não desenvolvidas para especificamente para a empresa e a possível incompatibilidade entre a estratégia da empresa e a lógica do sistema. Outro desafio da implantação de sistemas de informações é descrito por Joshi (2005, apud OLIVEIRA et al p. 511) na implantação de novos sistemas de informação, usuário pode assumir a postura de adoção ou de resistência ao uso, baseados em suas avaliações de ganhos e perdas associadas ao sistemas. Lapointe (2005, apud OLIVEIRA et al p 511), classifica a resistência em quatro níveis: A apatia que está relacionada à distancia e a falta de interesse; A resistência passiva, relacionada a táticas de demora, abandono, desculpas, e persistências em comportamentos antigos; A resistência ativa, relacionada a comportamento forte, não destrutivo e formação de coalizões e por último a resistência agressiva, que abrange ameaças, lutas, greves, boicotes ou sabotagem, procurando acabar com a ordem ou destruir. Para Motta (1998, apud OLIVEIRA et al p. 511), a mudança tecnológica envolve alterações da tecnologia, especialização de funções e seus produtivos, ou seja, rever a forma pela qual se utilizam os recursos materiais e intelectuais. Zwicker et al. (2007), para a obtenção dos impactos da TI nos processos da organização, é necessário que os ativos de TI estejam disponíveis. Os ativos são compostos por: uma infraestrutura de TI flexível e adequada; um conjunto de aplicações claramente integrado às necessidades e estratégias da empresa, possibilitando a troca de informações e a coordenação entre as diversas atividades empresariais; capacitação de pessoas, representada pelo conhecimento e experiência dos profissionais de TI e pelo conhecimento e habilidades dos usuários na utilização das aplicações. A simples existência de ativos de TI não implica, necessariamente e, a obtenção dos impactos de TI. É necessário considerar o efetivo uso desses ativos, o que compõe o "processo de uso da TI", e o atendimento dos requisitos de "uso adequado" desses ativos. O processo de uso da TI deve contemplar os objetivos da organização de maneira que a sua performance seja melhorada. Já o uso adequado da TI deve considerar a sua extensão (abrangência de tarefas empresariais realizadas com apoio da TI), a sua intensidade (volume do uso) e o seu grau de dependência imposto à empresa. Segundo Martens (2001), empresas de pequeno porte são mais suscetíveis a dificuldades e vulneráveis a riscos. Geralmente carentes de recursos, enfrentam dificuldades de inserção nos mercados que disputam, via regra, ambientes extremamente competitivos. Para conquistá-los, precisam atender, simultaneamente, exigências de preços, prazos, qualidade e confiabilidade. A TI pode ser fundamental para proporcionar-lhes maior flexibilidade, auxiliando na superação de alguns limites impostos pelo seu tamanho. A utilização de sistemas de informação e hardwares adequados às necessidades e finalidades desejadas são as condições básicas para a obtenção do sucesso no uso dos recursos de TI. Mas para que o impacto do uso da TI nas Micro e Pequenas Empresas seja positivo, é necessário que a aquisição desses recursos seja planejada e que os proprietários das empresas e os principais usuários, tenham conhecimento das mudanças de processos necessárias. A falta de estruturas e das informações aumenta o nível de incerteza desses investimentos, o que acaba levando os executivos a tomarem decisões erradas. A análise de investimentos em TI demanda uma melhor qualidade de informações. As empresas por falta de conhecimento ou dificuldade de tratar os investimentos de com a devida profundidade acabam não tendo sucesso na análise de investimentos de TI (ALBERTIN, 2008). Finalmente, devem adotar soluções tecnológicas que sejam convergentes com esses novos processos. Somente então será possível ter uma idéia de retorno do investimento para algum projeto relativo a TI (BARTH, 2004; SILVA, 2010). 7

8 8 ANÁLISE DE RESULTADOS A seguir será apresentada a análise dos dados resultantes da pesquisa com os empresários das empresas 1, empresa 2 e empresa 3. Através dos dados obtidos com os empresários de pequenas empresas entrevistados para o desenvolvimento deste trabalho, observa-se que os referidos empresários planejaram a implementação de TI antes mesmo da abertura das empresas, pois consideram um recurso indispensável para a gestão da empresa. Apenas a empresa 1 implementou os recursos de TI em partes, já nas empresas 2 e 3 os recursos de TI foram implementados de uma só vez, tal como pode ser observado no quadro 2. Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Quando sentiu necessidade de implementar TI? Desde a Abertura Desde a abertura Desde a abertura Processo de Aquisição Em Partes Uma só vez Uma só Vez Maior Dificuldade para Altos Custos Treinamento Hardware implementação Quadro 2. Implementação dos recursos de TI. A variável que apóia o incentivo à implementação de recursos de TI nas três empresas participantes da presente pesquisa é o ano de abertura das mesmas os quais foram 2008, 2010, 2008, respectivamente. São anos de abertura recentes que há a fácil disponibilidade de Internet, , venda de computadores mais modernos e baratos, tecnologia de rede e telecomunicações facilitada. Sobretudo em razão que Internet, e computador na empresa não é um diferencial e sim uma necessidade do mercado atual. As três empresas relataram que as maiores dificuldades em relação a implementação dos sistemas foram os altos custos visíveis como problemas de software e hardware e os custos invisíveis como necessidade de suporte e treinamentos informais. Os empresários responderam na pesquisa que o investimento em TI deve ser feito de modo contínuo, pois sempre surgem novas tecnologias e melhorias para os atuais sistemas. Quanto aos recursos de TI e softwares utilizados nas três empresas, na maioria das empresas os equipamentos e softwares possuem notas fiscais, porém apenas o empresário da empresa 3 demonstrou conhecimento da lei que regulamenta o uso de softwares e hardwares nas empresas. Em razão do mesmo possuir esse conhecimento foi o único que cogitou a possibilidade de utilizar softwares livres, porém o empresário relatou que não implementou softwares livres na empresa devido a necessidade de novo treinamento. Veja o quadro 3.

9 9 Observa-se neste quesito que há o preconceito em utilizar-se de ferramentas de software Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Recursos de TI Sim Sim Sim Microcomputadores Sim Sim Sim Internet Sim Não Não Sistemas de Informação Sim Sim Sim Softwares Microsoft Windows Sim Sim Sim Microsoft Office Não Sim Não Softwares livres Não Não Não Os equipamentos possuem Alguns Sim Sim nota fiscal? Quadro 3. Recursos de TI nas empresas. gratuitas em razão da cultura, bem como da falta de acesso a informações de boas práticas de utilização de software gratuito. Mesmo o empresário que relata conhecer software gratuito desconhece que os aplicativos de Office são similares às ferramentas de software proprietário e na maioria dos casos a migração independe de treinamento intensivo dos usuários. No quesito implementação de sistemas de informação, as empresas 1 e 2, implementaram os sistemas de informação no ano de 2010 e 2011 respectivamente, os empresários optaram pela aquisição do sistemas por meio de comodato, onde as empresas pagam um determinado valor para a utilização dos sistemas de informação e recebem manutenções e atualizações todos os meses. Já a empresa 3, devido a grande dependência do fornecedor os empresários optaram por adquirir uma licença de uso continuo. No entanto, o ideal para o desenvolvimento de sistemas de informação é a realização da elicitação de requisitos. A elicitação de requisitos é a primeira fase no processo de engenharia de requisitos, onde se busca entender quais são as necessidades do usuário, isto é, o que ele faz bem como identificar tudo o que deve ser atendido pelo sistema de informação que será desenvolvido. No caso das empresas 1 e 2, houve a elicitação dos requisitos e a empresa 3 não realizou esse processo, tal como pode-se observar no quadro 4. Apesar do processo de elicitação ter ocorrido nas empresas 1 e 2, os sistemas tiveram que passar por modificações pois não atenderam as necessidades das referidas empresas. Já a empresa 3, como não houve elicitação dos requisitos as consequências foram mais complexas, desde problemas relacionados a projeção inadequada dos recursos de TI que dão suporte ao SI até dificuldades por parte dos usuários em utilizar o sistema de informação com o objetivo de atender o processo organizacional. Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Processo de Aquisição Em Partes Uma só vez Uma só Vez Houve elicitação dos requisitos? Sim Sim Não

10 10 Houve projeção inadequada dos recursos de TI que dão suporte ao SI? Atende todas as necessidades da empresa Houve necessidade de outsourcing? Houve a necessidade de alterar processos empresariais? Não Não Sim Sim Sim Sim Não Não Não Sim Sim Não Quadro 4. Aquisição do sistema de informação. Outro fato importante foi a necessidade de mudança nos processos empresariais, pois boa parte dos processos eram feitos no papel passaram a ser feitos no computador, aumentando a organização na empresa e concentrando os dados em apenas um local. Em relação aos benefícios trazidos pela implementação de TI, observa-se que os benefícios mais percebidos pelos empresários entrevistados são a excelência operacional e sobrevivência da empresa. Os empresários entrevistados dizem não perceber os outros benefícios que a TI pode trazer para a empresa. Observa-se também que os mesmos realizam investimentos em módulos de controles sejam de administração de materiais, recursos patrimoniais e controles fiscais. Benefícios Trazidos pela TI Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Excelência Operacional Percebido Percebido Percebido Novos Produtos e Serviços Relacionamento com os Percebido Clientes Melhor tomada de decisão Percebido Sobrevivência Percebido Percebido Percebido Quadro 5. Impactos da TI De acordo com a pesquisa realizada observou-se que houve despreparo dos colaboradores para a utilização dos sistemas de informação, pois o treinamento oferecido pelo fornecedor foi insuficiente. O que gerou a necessidade de treinamentos informais. Vide o quadro 6. Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Houve despreparo dos Sim Sim Sim colaboradores? Houve resistência? Sim Sim Sim A quantidade de informação útil aumentou ou aumentou a quantidade de informação inútil? Informação útil Informação útil Informação útil

11 11 Quadro 6. Principais impactos da TI. Os empresários das três empresas relataram que houve resistência à mudanças nos processos ocorridos devido à implementação do sistema de informação, inclusive por parte deles mesmos. Porém quando se adaptaram ao sistema de informação, confirmaram que a quantidade de informação útil gerada pela implantação do sistema informação facilitou a tomada de decisão. No quadro 7 pode-se observar que os empresários estão satisfeitos com o sistema de informação implantado atualmente. Relatam que apesar dos diversos problemas enfrentados durante o processo de implementação do sistema de informação, após o ajuste do mesmo de forma a atender todas as necessidades, finalmente conseguiram chegar próximo do ideal. Relataram também que os sistemas de informação atuais são expansíveis e como são comprados em comodato há a manutenção evolutiva. Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Satisfação com desempenho Muito Satisfeito Satisfeito Satisfeito do sistema. O sistema é expansível? Sim Sim Sim È possível realizar a manutenção evolutiva? Sim Sim Sim Quadro 7. Informações sobre o sistema. CONCLUSÃO Conclui-se com a presente pesquisa que a Informação é importante para a tomada de decisão estratégia das empresas e a gestão de sistemas de informação aliados à uma boa infraestrutura de TI, possibilita a geração de informação eficiente. Conclui-se também que nos dias atuais há a facilidade na aquisição de Internet, telecomunicações, , venda de computadores mais modernos e baratos, o que resulta na possibilidade de investimento de pequenas empresas nos referidos recursos de TI. Com a disponibilidade na aquisição dos referidos recursos há também estrutura para a implementação e, sobretudo a implantação de SI. No entanto observa-se o despreparo dos pequenos empresários na aplicação da TI e o aproveitamento da TI aliado à boa administração organizacional. Observa-se também, a implementação do SI focada em problemas organizacionais isolados e não na complexidade da administração organizacional global, tornando a implantação de SI ineficiente. Após a análise dos resultados da presente pesquisa, ressalta-se a importância do planejamento de aplicação de SI definidas nas necessidades de informação e sua aplicação no negócio, baseadas numa análise de requisitos global e personalizada da organização. E também a importância no planejamento da TI estabelecida na contribuição para o processamento da informação levando-se em conta as prioridades definidas na estratégia dos SI. Portanto, a estratégia de planejamento de implantação de TI e SI deve estar inter-relacionada e em permanente consonância com a estratégia global da organização.

12 12 CONSIDERAÇÕES FINAIS E TRABALHOS FUTUROS A pesquisa consistiu em um estudo de caso realizado em três pequenas empresas da cidade de Ribeirão Preto, portanto a análise dos resultados não pode ser generalizada a todas pequenas empresas do ramo. Para tanto faz-se necessária a pesquisa e análise com quantidade maior de empresas. Ressalta-se ainda a importância em separar o estudo pelo tempo de fundação da empresa em anos 80, 90 e atuais, em razão do avanço tecnológico. Para estudos futuros é interessante analisar em mais empresas como foi o processo de implementação e implantação de TI e SI. Validar os desafios encontrados durante o processo de implementação e impantação. REFERÊNCIAS ALBERTIN, Alberto Luiz; ALBERTIN, Rosa Maria de Moura. Benefícios do uso de tecnologia da informação para o desempenho empresarial. Revista da Administração Pública.Rio de Janeiro, v42, n.2, p FGV/RJ,Mar/Abr2008. BARTH, Nelson Lerner; ALBERTIN, Alberto Luiz.Produtividade Virtual? Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v03, n.1, p FGV/SP, GERMANO, Francisco Tony Erick. Diagnóstico do perfil de Tecnologia da Informação em Micro e Pequenas Empresas do setor de serviços na cidade de Mossoró. Mossoró: Faculdade de Ciências e Tecnologia Mater Christi, 2008 IDC.LatinAmericaSemiannual ERP Tracker. Disponível em: Acesso em: 16 de Ago. de 2010 HOFFMAN, Roberto Antônio; HOFFMAN, Valmir Emil et al. As estratégias da microempresa varejista e seus estágios de informatização. RAM Revista de Administração Mackenzie, São Paulo/SP, v.10, nº 2 p , Universidade Presbiteriana Mackenzie, Mar/Abr LAUDON, Kenneth C; LAUDON, Jane P. Management Information Systems.11.ed. UpperSaddle River, New Jersey: Prentice Hall, LUNARDI, Guilherme Lerch et al. Adoção de tecnologia de informação e seu impacto no desempenho organizacional: um estudo realizado com micro e pequenas empresas. São Paulo, R. Adm.v.45 n.1, p , jan/fev/mar 2010 MARTENS, Cristina Dai Prá.A Tecnologia da Informação em pequenas empresas industriais do Vale do Taquari/RS. Porto Alegre, Dissertação (Mestrado em Administração), Universidade Federal do Rio Grande do Sul.

13 13 O BRIEN, James A. Sistemas de Informação gerenciais na era da Internet.São Paulo, Editora Saraiva, OLIVEIRA, Marcelo Marques de et al. Análise dos fatores de resistência na implementação de sistemas de informação na manufatura de eletrônicos. São Paulo: TECSI FEA/USP, PORTES, Márcio Rosa FAZENDO DO MERCADO O PRINCÍPIO E O FIM DOS ESFORÇOS: algumas reflexões sobre as posturas dos empreendedores de micro e pequenas empresas. Revista Cientifica do Instituto Metodista Izabela Hendrix. Belo Horizonte, MG Tecer #0, Maio de 2008 PRATES, Glaúcia Aparecida et. al. Tecnologia da Informação em Pequenas Empresas: Fatores de Êxito, Restrições e Benefícios. RAC, v8, n. 2, Abr/Jun 2004: PRATES, Glaúcia Aparecida et al. Tecnologia da Informação: Análise em pequenas empresas do interior Paulista. Franca/SP: Centro Universitário de Franca Uni-FACEF, SEBRAE, MPE Data. Disponível em: Acesso em 05 de Abr. de 2011 SILVA, Edwin Aldrin Januário da, A TI nas micro e pequenas empresas. Diponível em: em: 11 de Set. de 2010 SOUZA, Cesar Alexandre de. Sistemas integrados de Gestão Empresarial: Estudo de caso de implementação de sistemas ERP. São Paulo, Dissertação (Mestrado em Administração) Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo, Universidade de São Paulo SOUZA, Wendel; Qualharini, Eduardo et al. O Planejamento Estratégico nas micro e pequenas empresas. Centro universitário Senac, 2007 THONG, J. Y. L. Resource constraints and information systems implementation in singaporean small businesses. Omega, Elmsford, v. 29, p , 2001 ZWICKER, Ronaldo et al. Tecnologia da informação em pequenas empresas: fatores de êxito, restrições e benefícios. RAE eletrônica v6., n.2, Art 13. São Paulo, 2007.

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