GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS EM UNIDADES DE SAÚDE

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1 GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS EM UNIDADES DE SAÚDE ADMINISTRATION OF MATERIAL RESOURCES IN HEALTH UNITS Aylton Paulus Júnior 1 1 Docente da Universidade Estadual do Paraná Campus Apucarana. Economista da Universidade Estadual de Londrina. Endereço para correspondência: Rua Cândido Betoni, 199, apto Londrina, PR. Resumo Este texto foi produzido para subsidiar interessados em estudar os princípios de Administração de Materiais aplicados em unidades que ofertam serviços de saúde. Inicia-se com a apresentação dos conceitos básicos relacionados e apresenta em forma de revisão, as funções da Administração de Materiais. O texto aborda compras, compras públicas, recebimento e conferência, transporte e distribuição, armazenagem e sistemas de controle de estoque. Descritores: Administração de materiais; Compras hospitalares. Abstract This text was produced to subsidize interested people in studying the principles of Administration of Materials applied in units that offer health services. It initiates with the presentation of the related basic concepts and presents in revision form, the functions of the Administration of Materials. The text approaches public purchases, purchases, act of receiving and conference, transport and distribution, storage and systems of supply control. Keywords: Materials management; Purchasing hospital. Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez

2 Gerenciamento de Recursos Materiais INTRODUÇÃO Este texto foi produzido para subsidiar interessados em estudar os princípios de Administração de Materiais aplicados a unidades que ofertam serviços de saúde. Inicia com a apresentação de alguns conceitos básicos relacionados à Administração de Materiais. O desenvolvimento do trabalho está ordenado pelas atividades fundamentais da Administração de Materiais quais sejam: compras, recebimento e conferência, transporte e distribuição, armazenagem, e controle de estoques. Há autores como Francischini e Gurgel 1 que incluem nas funções da Administração de Materiais o controle dos equipamentos e a alienação. As funções citadas por eles são: a) classificação de materiais; b) gerenciamento de estoque; c) aquisição de materiais; d) armazenamento; e) alienação de materiais; f) controle dos equipamentos. De fato, existem instituições que tratam do gerenciamento de materiais junto com o gerenciamento de equipamentos e demais itens patrimoniais. Entretanto, o mais apropriado é o subsistema de manutenção de equipamentos e controle patrimonial ser tratado de forma distinta do gerenciamento de materiais. São subsistemas independentes, com métodos próprios. O trabalho de Vecina e Reinhart 2 apresenta o sistema de materiais na unidade de saúde como quatro subsistemas: normalização, controle, aquisição e finalmente, armazenamento e distribuição. Neste texto, optamos expor o tema segundo as funções habitualmente encontradas na literatura. CONCEITOS INICIAIS As unidades Hospitalares são percebidas pelos administradores como complexas porque nelas podemos encontrar diversas atividades que por si só caracterizam processos produtivos distintos. Eles requerem atenção e controle especializados quanto ao fluxo de materiais, ou seja, na unidade hospitalar, além do serviço de saúde, temos um restaurante, um hotel, um laboratório clínico, um serviço de manutenção e reparos de equipamentos, uma marcenaria, uma farmácia, um hemocentro, um banco de leite e outros que dependem de suprimentos. O gerenciamento de um grande número de itens em processos de produção distintos obriga as instituições a trabalharem com estoques. Em termos econômicos, estes têm o mesmo sentido de dinheiro guardado nas prateleiras, com o agravante de ocuparem espaço, consumirem energias de conservação, terem seus prazos de validade vencidos, ficarem obsoletos, desaparecerem sem explicações e outros riscos. Este dinheiro parado em prateleiras poderia estar sendo aplicado na ampliação de mais uma unidade, ou na compra de mais um equipamento, ou mesmo estar sendo aplicado em atividade mais compensatória. Os itens de materiais, medicamentos, reagentes, alimentos e outros que não podem ser prontamente comprados e utilizados são formadores dos estoques das unidades de saúde. A questão provocativa é: porque devemos gerenciar materiais e medicamentos nas unidades de saúde? O resultado de uma atividade, em seu sentido econômico, deve ser mensurado pelos benefícios obtidos com os recursos disponíveis, ou seja, esperamos que a produtividade dos recursos aplicados seja máxima para obtenção do menor custo unitário e do maior lucro ou benefício possível. A unidade hospitalar consome recursos materiais e de medicamentos que integram o conceito de capital de giro da instituição. O capital de giro, combinado com o capital fixo, as instalações e os equipamentos constitui o investimento total realizado. Assim, para maximizar a relação benefícios por investimentos (B/I) é conveniente que o denominador seja o menor possível, ou seja, pretende-se o uso da menor quantidade de capital. Com o aprimoramento do gerenciamento dos recursos materiais podemos reduzir o capital de giro necessário e com isso reduzir o investimento total(i) na unidade de saúde o que implicará em aumento da eficiência econômica do capital aplicado. Busca-se a otimização organizacional que reduza as necessidades de estoques. No limite, a situação ideal é a do estoque zero. Neste sentido a Administração de Materiais objetiva a otimização do atendimento aos serviços com os mínimos custos de aquisição, de armazenamento e distribuição, com qualidade, conformidade e continuidade. Citando Paterno 3 e na seqüência Francischini e Gurgel 1, temos o seguinte conceito: Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p , dez

3 Paulus Jr. A. "A Administração de Materiais tem por finalidade assegurar o contínuo abastecimento dos materiais necessários e capazes de atender à demanda, bem como cuidar de todos os problemas relacionados a materiais, fiscalizando, zelando e controlando, no sentido de garantir quantidade e qualidade no abastecimento e padrão no atendimento" 3. "A Administração de Materiais é atividade que planeja, executa e controla, nas condições mais eficientes e econômicas, o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos a comprar até a entrega do produto" 1. As técnicas de gerenciamento de materiais foram estudadas e desenvolvidas para o processo produtivo industrial até porque as empresas são mais antigas que os hospitais. Estes, inicialmente não visavam resultados econômicos. Entretanto, o consenso atual é o da busca da eficiente alocação econômica, qualquer que seja a atividade. As empresas, incluindo as unidades hospitalares e de saúde, ao organizarem seu processo produtivo, são levadas a estocarem insumos de forma a garantir a não interrupção do processo de produção. Em resumo, podemos dizer que os objetivos de uma unidade de gerenciamento de materiais em hospitais e unidades de saúde visam a garantir: a) a continuidade da oferta dos serviços de saúde; b) baixos custos de aquisição, de realização do pedido e de manutenção dos estoques; c) alta rotatividade dos estoques; d) qualidade no atendimento; e) qualidade dos materiais; f) bom relacionamento com os fornecedores; g) controles cadastrais e conhecimento do mercado e dos fornecedores; h) obter o máximo retorno; i) centralizar controles mesmo com descentralização de atividades; j) padronizar o uso de materiais. COMPRAS A abrangência do processo de compras extrapola o departamento de compras, ou seja, é uma função ampla que envolve outros departamentos da empresa, a começar pelo setor usuário do bem ou serviço a ser adquirido. Obter o produto certo, nas quantidades certas, nos prazos e locais estabelecidos, com o preço correto é o grande desafio para a função de compras 4. O preço pago é o resumo do negócio e é nele que o comprador, uma vez atendido as exigências de qualidade, deve concentrar sua atenção. Na prática pode ocorrer que em função da necessidade de um prazo de entrega menor ou de outras condicionantes o preço realizado na compra não seja o menor do mercado; entretanto, em condições normais o menor preço de compra deve ser a orientação principal do comprador. Espera-se do profissional de compras eficiência e eficácia nos procedimentos de comprar. Para isso é necessário o comprometimento da pessoa responsável com os objetivos da empresa. Isso significa que não basta ser eficiente na ritualística do processo, é necessário eficácia econômica e sintonia com a oferta de serviços de saúde. As variáveis envolvidas no processo de compras são: o preço, a qualidade, o prazo de entrega, quando fazer o pedido e qual quantidade pedir. A qualidade mínima esperada dos itens comprados, o momento que devem estar disponíveis para uso no hospital e a quantidade a ser adquirida são variáveis exógenas ao sistema de compras, ou seja, são informações determinadas externamente em outros subsistemas, mas fundamentais para o sucesso das operações de compras. Observe que o limite superior para o variável preço é dado pelo sistema de orçamento. 1. O CICLO DE COMPRAS O ciclo de compras deve começar com a elaboração do pedido do suprimento e terminar com o seu respectivo pagamento. Os autores, a exemplo de Paterno 3 e Arnold 4 elaboram propostas semelhantes para desenhar o ciclo de compras. O ciclo inicia fora do setor de compras a partir da identificação de necessidade do bem ou serviço a ser adquirido. O ciclo pode ser ilustrado, com nossa adaptação, nos seguintes passos: 1. Elaboração e colocação do pedido de suprimento; 2. Análise do pedido de suprimento (planejamento da compra); 3. Seleção dos prováveis fornecedores; 4. Avaliação do preço de mercado; 5. Escolha do fornecedor; 6. Acompanhamento dos prazos de entrega; 7. Recebimento, conferência e pagamento. Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez

4 Gerenciamento de Recursos Materiais O início do ciclo de compras com a elaboração do pedido de suprimento assume fundamental importância para o sucesso da operação. Um pedido mal especificado tem grande chance de resultar em uma compra equivocada com desperdício de dinheiro para a unidade de saúde. Observe que geralmente quem elabora o pedido não é a mesma pessoa quem realiza a operação de compra. Pessoas com níveis de conhecimento e informações diferentes têm diferentes entendimentos sobre o que vêem e pensam, ou seja, pode ocorrer de ser óbvio e trivial para quem está usando o material e solicitando a aquisição e ser ininteligível para quem está comprando. Assim, o resultado das negociações de compras envolvendo itens com especificações incompletas, pode levar a aquisição de um objeto inútil para o setor requisitante. A Padronização dos itens de uso freqüente reduz os problemas decorrentes da especificação incompleta. 2. OS DISTRIBUIDORES O exercício da função de comprador na área de saúde, invariavelmente encontra os distribuidores como alternativa de fornecimento. Cabe observar que os distribuidores não são inimigos que abusam dos compradores por geralmente apresentarem preços superiores. Eles apenas disponibilizam produtos em menor escala em lugares onde o fabricante não atende a pequenas quantidades. As compras devem ocorrer de forma programada. Entretanto, nas emergências decorrentes de aumento inesperado de consumo ou mesmo de falta de planejamento da unidade responsável pelo controle dos estoques, o comprador é obrigado a pagar preços superiores por imposição das circunstâncias do risco de descontinuidade. Neste caso deve o prudente comprador adquirir somente a quantidade necessária e suficiente para cobrir a emergência enquanto nova compra em condições mais favoráveis pode ser realizada. O distribuidor, por estar acessível, pode ser um parceiro interessante no atendimento de emergências. Observe-se que o interesse do fornecedor é vender bem, muito e sempre. Outra possibilidade a ser explorada em caso de ruptura de estoque é o empréstimo do material em outras unidades hospitalares e de saúde, prática que merece controles especiais para devolver o material emprestado de mesma quantidade e qualidade. Unidades de saúde de uma mesma cidade poderiam realizar um convênio, visando o socorro mútuo em emergências. O convênio, que poderia ser estendido a equipamentos, estabeleceria um protocolo de empréstimo e formas de controle para o acerto. 3. CONTROLE DE PREÇOS A análise dos preços e sua compatibilidade com o mercado são funções básicas do profissional de compras. Caso os distribuidores percebam a pouca referência de preços por parte do comprador eles irão tender a apresentarem seus preços máximos de vendas como se fossem finais. A demonstração de conhecimento do mercado por parte do comprador dará novo sentido para as negociações. A consulta via Internet dos preços em outros mercados, inclusive internacionais resultará em mais segurança ao comprador e manterá os distribuidores locais dentro de margens de comercialização razoáveis. Um abuso nos preços poderá resultar até na decisão de importação, principalmente em épocas de real valorizado. O Ministério da Saúde mantém um banco de preços em sua página da Internet de endereço eletrônico com o objetivo de divulgar os preços praticados na venda de insumos relacionados aos serviços de saúde. 4. A QUALIDADE EM FUNÇÃO DO USO O bom senso é a palavra mágica que resolve muitos problemas na gestão de materiais. A orientação da qualidade deve ser dada pelo uso pretendido com o material. Não é possível usar micropore como esparadrapo e nem uma super-fotocopiadora para tirar poucas cópias. Apesar de estes exemplos parecerem exagerados, se fizermos uma reflexão dos usos dos materiais nos hospitais e em outras unidades de saúde, provavelmente encontraremos situações semelhantes. Um padrão mínimo de qualidade pode ser estabelecido e supervisionado por uma comissão avaliadora. A compra é definida entre os itens de qualidade aceitável em que se escolhe o produto de menor preço ou de maior rendimento por unidade de dinheiro aplicado. Algumas instituições optam por criar um comitê permanente de avaliação técnica de materiais e medicamentos com a participação de usuários finais ou representantes destes. Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p , dez

5 Paulus Jr. A. 5. COMPRAS CENTRALIZADAS E PROFISSIONALIZADAS As compras devem ser realizadas de forma profissional e com controles centralizados. A descentralização extrema seria cada profissional da unidade de saúde adquirir o material que necessita para o seu trabalho, encaminhando a fatura para o financeiro. Provavelmente, essa instituição teria uma vida muito curta. É razoável esperar um melhor resultado nas compras quando estas forem realizadas por pessoas que acumulam conhecimentos tanto de técnicas de negociação e de pesquisa de preços quanto de conhecimento das empresas que atuam em determinados mercados. Assim, é possível que pela freqüência de compras o comprador profissional possa aprofundar suas informações e descobrir formas e fontes mais eficientes de atendimento aos pedidos de suprimentos. Eventualmente pequenas compras de valores pouco significativos podem ser realizadas decentralizadamente em unidades avançadas, distantes da matriz, mas com os controles centralizados. 6. A BUROCRACIA NECESSÁRIA EM COMPRAS Observe que pelo menos quatro atores precisam de informações sobre a operação de compras realizada: 1) quem comprou; 2) o fornecedor; 3) quem vai receber e 4) quem vai pagar. Naturalmente em sistemas não informatizados isso gera papéis e fluxos a serem seguidos. Temos que separar a burocracia necessária da burocracia patológica. Novamente o bom senso deve prevalecer. Operações de compras de pequenos valores poderão ser realizadas com menos formalidade que as de grandes valores. 7. LOCALIZAÇÃO DA ÁREA DE COMPRAS Sempre que possível é conveniente limitar o acesso das pessoas ao corpo do hospital por medida de segurança. Quanto menos estranhos em circulação menor as possibilidades de eventos que possam trazer prejuízo ao hospital ou aos seus usuários. Assim, localizando a unidade de recepção dos fornecedores em pontos periféricos estaremos racionalizando espacialmente o relacionamento físico com os fornecedores. 8. SISTEMA DE COMPRAS DE EMERGÊNCIA O número de itens em estoque e outros possíveis de surgirem como necessidade em uma unidade de saúde pode passar de para material cirúrgico, medicamentos e materiais em geral. As possibilidades de ruptura de estoque ou a ocorrência de compra de algum material especial está presente no dia-dia da unidade de saúde. Quando ocorre a ruptura de estoque por aumento de consumo, falha na entrega ou mesmo equívocos de dimensionamento e a comunidade do hospital não confia nas imediatas providências para o restabelecimento da normalidade, é comum cada supervisor de unidade tender a criar seu próprio estoque de segurança, fora dos controles institucionais. Estes subestoques, pela falta de controle, nem sempre serão usados nas finalidades da unidade. A existência de um profissional de compras com a especial tarefa de cuidar das rupturas de estoques e de outras compras de urgência poderá aumentar a confiança da comunidade no sistema e, eventualmente, eliminar parte dos subestoques podendo até influir para a redução dos estoques de segurança do sistema oficial. 9. IMPORTAÇÃO DE BENS PARA USO DE UNIDADES DE SAÚDE A importação de equipamentos que concentram tecnologia para unidades de saúde ocorre com relativa freqüência por conta do hiato tecnológico entre os países mais desenvolvidos e o Brasil. Geralmente, os equipamentos de alta tecnologia começam a ser produzidos nacionalmente após uma considerável defasagem de tempo. A razão é mais de ordem de domínio da tecnologia do que uma relação de vantagem cambial ou comparativa. Na aquisição de equipamentos importados passa a ser relevante a exigência de indicação de um representante no Brasil da empresa que vendeu o equipamento para efeitos de garantias e de manutenção. Com relação aos insumos de menor concentração tecnológica, a existência de vantagens comparativas pode levar o administrador a optar por aquisições de materiais e medicamentos importados. Especialmente em épocas de valorização cambial, a avaliação econômica, após considerar os preços CIF (Entregues no Almoxarifado da Unidade) ou FOB (frete e seguro por conta do comprador), pode concluir pela importação de lotes, mesmo Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez

6 Gerenciamento de Recursos Materiais considerando a irregularidade temporal e as incertezas do processo de importação. Neste caso é fundamental a análise previa junto ao Ministério da Saúde Vigilância Sanitária para a liberação do item importado em uso doméstico. De qualquer forma, o processo de importação exige acompanhamento de suas diversas fases sendo útil a assessoria de um despachante aduaneiro. 10. CONSIGNAÇÃO/COMODATOS As compras de materiais deixados em consignação representam uma diminuição do capital de giro necessário ao funcionamento da unidade de saúde. É um dinheiro que não precisa sair do caixa para ficar nas prateleiras dos almoxarifados. O item em consignação fica disponível, como se estivesse nos estoques regulares da unidade, mas somente gerará custos e será pago se for usado. O uso deste sistema de vendas tem sido freqüente para as órteses e próteses. Naturalmente cuidados especiais devem ser adotados como a negociação dos termos de consignação por preço justo. Há também a necessidade da importação de rígidos controles no uso porque pode haver uma tendência a consumir mais determinado item somente porque está disponível ao uso. Os fornecedores do item consignado gerarão informações para o consumo. Os comodatos inicialmente surgiram como uma solução para atualização de alguns equipamentos em unidades de saúde. Esta operação consiste na empresa fornecedora colocar a disposição equipamento de sua propriedade para uso da unidade de saúde, cuidando inclusive de sua manutenção por um preço ajustado mediante contrato de comodato. Alguns comodatos têm a opção de compra no final e são denominados de leasing. Eventualmente o equipamento é colocado sem ônus para a unidade de saúde. Entretanto, o funcionamento deste exige insumos especiais que somente o fabricante tem. O uso do equipamento fica vinculado à compra dos insumos do fabricante porque somente estes são compatíveis com o equipamento. Na realização de comodatos, é importante que o foco do contrato deixe de ser o equipamento e passe a ser o serviço que o equipamento realiza, ou seja, o que se busca é o menor preço unitário pelo serviço realizado. O equipamento é apenas um meio. 11. NEGOCIAÇÃO EM COMPRAS A aquisição de bens e serviços de forma sistemática e com eficiência exige também conhecimento de psicologia aplicada ao comércio. O conhecimento do mercado, por maior que seja o grau de profissionalização, no limite, não é pleno. Também é difícil o pleno conhecimento das condições que fixaram o preço de reserva do vendedor. Negociar é trabalhar com expectativas. Primeiro, a expectativa que mais ajuda é a do vendedor quando está em ambiente de competição. Depois vem a expectativa de quem comprou quanto à qualidade e a prazos de entrega. Finalmente, quem vendeu fica, também, na expectativa do pagamento. Alguns livros de Administração de Materiais tratam também de negociação 5. A importância da observação dos comportamentos em negociações pode ser percebida pela crescente oferta de treinamentos específicos. De qualquer forma, destacamos alguns princípios exemplificativos parafraseados de Dias 5 : Coloque-se no lugar do fornecedor, conheça seus objetivos; Permita que o fornecedor fale de seu produto; Deixe sempre uma saída honrosa para o fornecedor; Evite colocações definitivas e radicais; Fale com a pessoa certa; Negocie por partes; Não precipite a negociação. COMPRAS PÚBLICAS As compras públicas exigem um formalismo maior dado a previsão legal que o administrador público deve seguir. Ou seja, o princípio da legalidade vincula as ações do administrador às formalidades da Lei. O estatuto das compras públicas concentra-se na Lei de 21 de junho de 1993, alterada pelas Leis 8.883/94, 9.032/95 e 9.648/98. Mais recentemente a Lei /02 introduz a modalidade de compras através do pregão. A formalidade do processo é entendida como um mal necessário. Um processo de compra de 50 itens pode ter aproximadamente 250 páginas, leva um mínimo de 60 dias, tem cerca de 300 assinaturas. O objetivo geral da licitação é a busca da proposta mais vantajosa para a administração pública, observando alguns princípios fixados em lei. Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p , dez

7 Paulus Jr. A. Estudar e aprender as Leis de compras públicas interessa a qualquer cidadão, especialmente se atuar profissionalmente na área da saúde. No Brasil, o Sistema de Saúde é Único, contando complementarmente com o setor privado, ou seja, "As instituições privadas poderão participar de forma complementar do Sistema Único de Saúde, segundo diretrizes deste, mediante contrato de direito público ou convênio, tendo preferência as entidades filantrópicas e as sem fins lucrativos 6. São as leis de licitações que regulamentam os contratos e convênios com instituições públicas. A licitação pública é o instrumento legal que visa atender à necessidade do interesse público em contratar com os demais agentes econômicos. O requisito fundamental é o interesse público que deve ser formalmente manifestado no processo de compra. As possibilidades de operações manifestas na Lei são: obras, serviços, compras, alienações, locações, permissões e concessões. Observe que a Lei diferencia compra de bens da compra de serviços. A regra geral é sempre licitar conforme o mandamento constitucional (artigo 37, XXI e artigo 175 da Constituição Federal) admitindo algumas formas de dispensa de licitação (artigo 24 Lei 8666/93) ou de inexigibilidade (artigo 25 Lei 8.666/93). A primeira leitura da Lei de licitação pode apresentar certa dificuldade ao pronto entendimento de seus artigos, parágrafos e incisos. Entretanto, prestando atenção aos princípios que a regem, o entendimento dos seus 126 artigos será facilitado. Alguns dos princípios são derivados da Constituição e outros foram contemplados diretamente na lei. De qualquer forma, eles se completam. Compreendendo os princípios, compreendemos a lei. Princípios Constitucionais: (Artigo 5º caput, LV e 37 da Constituição Federal) 6 : igualdade, legalidade, impessoalidade moralidade, publicidade Outros princípios: (Artigo 3º da Lei 8666/93) 6 probidade administrativa, vinculação à convocação julgamento objetivo sigilo das propostas 1. O PROCESSO DE COMPRAS PÚBLICAS A administração pública é especialmente formal. Vale o que está escrito. Os procedimentos de compras públicas devem resultar de Processos Administrativos formais com os seguintes atributos. a) serem autuados; serem protocolados; serem numerados; conterem indicação do objeto e sua motivação; e conterem a indicação do recurso. (Artigo 38 da Lei 8.666). A motivação é o quesito fundamental que sustenta a operação de compras em nome da administração pública. 2. PROCEDIMENTOS DE LICITAÇÃO Os procedimentos iniciam com a completa caracterização do objeto tanto para obras e serviços (Artigo 7º Lei 8.666/93) como para compras (Artigo 14º Lei 8.666/93), inclusive com a definição de orçamento prévio. As possíveis modalidades estão previstas no Artigo 22 Lei 8.666/93 como Concorrência; Tomada de Preços; Convite; Concurso; Leilão e, mais recentemente, pela modalidade de Pregão definida na Lei /2002. Pertence à caracterização do objeto a especificação de condição única de pagamento, Prazo e local de entrega préestabelecido e demais condições. A regularidade fiscal dos fornecedores também será avaliado durante o processo As modalidades de Convite, Tomada de Preços e Concorrência são mais conhecidas pelo uso. Elas apresentam prazos de publicidade crescentes em função dos valores envolvidos. Escolhida a modalidade há a necessidade da opção pelo tipo de licitação a ser realizada. As possibilidades são: menor preço, onde entre as que atendam a especificação do edital, escolhe-se a proposta de menor preço; a de melhor técnica, onde dado o preço, escolhe-se a de melhor técnica; a de técnica e preço, onde temos a combinação ponderada de uma nota técnica com o preço; e, finalmente, a de maior lance no caso de alienações. (Artigos 45 a 47 Lei 8.666/93) O regime de execução do objeto da licitação pode ser por 1) empreitada preço global; 2) empreitada por preço unitário; 3) tarefa; e 4) empreitada integral. Os Artigos 6º e 10º da Lei 8.666/93 definem os possíveis regimes de execução. Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez

8 Gerenciamento de Recursos Materiais O edital da licitação é o instrumento para a convocação do certame. Os artigos 40 e 42 da Lei 8.663/93 fixam os parâmetros de sua elaboração bem como do desenvolvimento do processo com o recebimento das documentações e das propostas. O artigo 43 da referida Lei trata do Julgamento, Classificação e Homologação. Nos casos do processo não resultar em homologação, as possibilidades são a de revogação ou de anulação conforme o artigo 49 da Lei de Licitação. Especificamente nestes casos, cabe o contraditório e a ampla defesa aos participantes que julgarem prejudicados seus direitos Nestes casos cabe o contraditório e ampla defesa.(artigo 49 da Lei 8.663/93). A convocação do vencedor e a obrigatoriedade da realização do contrato estão previstas nos artigos 62 e 64 da Lei de Licitações. 3. DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DA LICITAÇÃO administrador público em situação mais favorável considerando que não há a obrigatoriedade da contratação conforme artigo 15, parágrafo quatro da lei. Existe sempre a possibilidade da busca de preços melhores que os registrados. Além da redução do estoque médio com menos dinheiro aplicado em estoques, a unidade terá economia de área de armazenamento com menos riscos de deterioração com a gestão de quantidades menores. 5. PREGÃO Os relatos da adoção desta nova modalidade de licitação que foi introduzida na Legislação Brasileira mais recentemente pela Lei de 17 de julho de 2002 são de sucesso. Os administradores públicos estão conseguindo redução nos preços e nos prazos das aquisições. A redução nos preços ocorre pelo estabelecimento de uma competição presencial e a redução nos prazos acontece devido as fases e os momentos de recursos serem decididos no ato pelo pregoeiro oficial. A Lei prevê a existência de diversos casos de dispensas de licitação, incluindo as compras de pequenos valores. Os artigos 17 e 24 da Lei 8666/93 tratam especificamente do assunto de dispensa. Os casos de inexigibilidade, quando houver inviabilidade de competição, estão amparados pelo artigo 25. De qualquer forma, mesmo enquadrando os itens como dispensa ou inexigibilidade, a justificativa do preço, a caracterização do objeto e a razão da escolha é sempre exigida conforme artigo 26 da Lei. Nestes casos, a ratificação da autoridade superior e a publicação são obrigatórias. 4. REGISTRO DE PREÇOS Com a estabilização da economia, o sucesso de licitações que resultem em registro de preços deve ser estimulado. O artigo 15 da Lei 8666/93 indica que esta modalidade de contrato deva ser usada sempre que possível. Neste caso, realizamos uma única concorrência que substitui muitas outras. As entregas devem acontecer conforme a necessidade da unidade que está comprando, assim, há grande liberação de espaços de armazenamento e, principalmente, da exigência de investimentos em estoques. Observe que os pagamentos ocorrem somente depois da entrega dos produtos e, estes serão solicitados na medida em que forem necessários. O registro de preços deixa o A competição presencial ocorre após a identificação da proposta escrita de menor preço e as de até 10% superiores a esta. Para os licitantes nesta faixa de preços, é dada a oportunidade da realização de lances verbais até que se esgotem as possibilidades de abaixar o preço de aquisição. O pregão é admitido na administração pública apenas para a aquisição de bens de uso comum. Os sistemas de compras com a utilização da Internet vêm apresentando bons resultados no que se refere ao aumento da competitividade. RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA O recebimento do material após encerrado os procedimentos de compras é mais uma etapa do ciclo de compras a ser cumprida. Especialmente, esta etapa representa a fronteira de responsabilidade sobre a guarda do bem adquirido entre o comprador e o vendedor. A inspeção e os cuidados no recebimento podem variar conforme o tipo de material. Podemos ter rotinas de inspeção e recebimento adequadas a cada grupo de material. Itens críticos pelo valor ou de complexidade tecnológica, devem ter maior atenção. Outros de recebimentos mais freqüentes podem ter uma lista padronizada de verificação. De qualquer forma o confronto com o pedido original, a descrição na nota Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p , dez

9 Paulus Jr. A. fiscal e os volumes efetivamente entregues devem ocorrer. Preferentemente, abrir os volumes na fronteira do recebimento, ainda na presença do fornecedor. Conferir quantidades, conformidade, peso, prazo de validade, alterações visuais, e outras verificações adequadas ao material ou equipamento recebido. Eventualmente o recebimento pode ser atestado como provisório até a conferência definitiva. Observe-se que assinado o canhoto do rodapé, considera-se comercialmente liquidada a transação por parte do fornecedor. (há casos em que é conveniente ressalvar no canhoto que a entrega ainda está sujeita ao controle de qualidade) ARMAZENAMENTO As palavras que resolvem boa parte dos problemas de armazenamento de materiais em unidades de saúde é o bom senso combinado com técnicas de armazenamento. Alguns critérios que podem ajudar são: a) Rotatividade do item estocado: se for requisitado com muita freqüência, então é conveniente que fique armazenado mais próximo à recepção. b) Volume: para os materiais volumosos, melhor que fiquem em áreas amplas e de fácil acesso. Os materiais menores podem ficar em prateleiras com escaninhos indexados. O armazenamento pode ser por ordem alfabética combinado com formas de apresentação (comprimidos / injetáveis.). c) Ordem de entrada/saída: usar o conceito do primeiro a entrar ser o primeiro a sair, fisicamente. Itens com prazos de validade menor devem ser os primeiros na fila de saída das prateleiras. d) Similaridade: grupos de materiais semelhantes podem ser armazenados em espaços afins como área de sondas, de descartáveis, de filmes de RX. Na farmácia podemos ter área de injetáveis, de comprimidos, soluções, e outras. e) Valor: itens de alto valor e pequenos ficam mais bem estocados próximo dos olhos da chefia da unidade. De forma geral, as condições de iluminação, temperatura e umidade são de controle indispensável por ambiente e por tipo de material. Os conceitos do programa de qualidade conhecidos como 5S são bem vindos na área de armazenamento. É conveniente prever para a área de armazenamento ambiente de grande altura (pé direito), marquise protegendo a descarga dos materiais. Deve ter rede de combate à incêndio. Para efeito de segurança é melhor uma única entrada e saída. O Professor Dario Paterno 3 faz recomendações gerais quanto à circulação de ar, ausência de umidade e temperatura não superior a 25 graus. Ele também propõe área de 0,80 a 1,20 m2 por leito. Naturalmente o espaço de armazenamento é função dos itens de estoque a serem guardados. Estes são função da especialidade da unidade de saúde e da política de suprimentos adotada. Folgas nos espaços de armazenagem ou previsões para expansões devem ser consideradas. Outro parâmetro também citado por Paterno 3 é o de que para os Almoxarifados centralizados de até 300 leitos, sugere-se no máximo um funcionário para cada 50 leitos. Cita ainda que o custo de manutenção dos estoques por ano gira em torno de 20 a 30% do material estocado/ano 3. Naturalmente estes parâmetros devem ser usados com cautela e avaliados com a especialização e opção gerencial da unidade de saúde. A localização da área de armazenamento deve ficar próxima aos locais de consumo. O uso de almoxarifados e farmácias satélites no interior do hospital são pensados como forma de disponibilização de materiais e medicamentos mais próximo do requisitante. A maior facilidade de requisitar o medicamento ou material pela maior proximidade e a visualização dos estoques podem aumentar o nível de confiança evitando a tendência da formação de sub-estoques nas unidades. O uso de fichas de prateleiras, apesar de oficialmente superadas pelos controles informatizados, tem se mostrado útil no que se refere a observação quanto à possível previsão de ruptura de estoque não alertada pelo sistema, mas observada pelo funcionário que registra a baixa. Este sistema também pode ajudar na realização dos inventários periódicos. O uso das fichas pode ser restrito aos itens considerados críticos. Geralmente, em unidades hospitalares temos as seguintes grandes áreas de armazenamento: materiais de manutenção materiais cirúrgicos medicamentos materiais de laboratório gêneros alimentícios Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez

10 Gerenciamento de Recursos Materiais Os equipamentos da área de armazenamento são: estantes, armações, estrados, pallet, engradados, câmaras frias, freezer, empilhadeiras, etc. As farmácias hospitalares geralmente estão divididas em área de armazenamento, área de produção, área de distribuição e área de fracionamento. Os medicamentos tendem a ser armazenados por similaridade, em ordem alfabética e por data de validade. Especialmente para medicamentos há a necessidade de cuidados especiais com a temperatura, luminosidade e umidade. TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO O processo de distribuição inicia com a apresentação pelo setor que necessita do material de uma requisição podendo ser em papel ou em meio eletrônico. O importante é a perfeita identificação do documento para fins de encaminhamentos e de recuperação da informação. A requisição deve conter a especificação do setor requisitante, pessoa responsável, itens solicitados, quantidades solicitadas e quantidade entregue, data, assinaturas, ou senhas registradas. Observe que para o bom controle do fluxo de materiais, somente algumas pessoas estarão autorizadas a requisitar itens, ou seja, a autorização deve ficar restrita para os itens normalmente consumidos na unidade requisitante em decorrência da oferta de serviços de saúde. O almoxarife deve avaliar cada requisição tendo como parâmetros os consumos médios habituais da unidade, evitando requisição com quantidades não explicadas. Um aumento de consumo por evento atípico deve ser acompanhado pelo almoxarife porque a quantidade extra irá alterar a média de consumo. Neste caso, o sistema informatizado terá a leitura que quantidades maiores terão de ser compradas quando de fato, o aumento de consumo foi pontual e deve ser excluído da para efeito de projeção futura. Este acompanhamento também obriga o requisitante a refletir sobre a solicitação que está realizando. De forma geral, as quantidades em medidas corretas evitam os sub-estoques e as possibilidades de uso indevido de imateriais e medicamentos. A distribuição dos materiais e medicamentos pode ocorrer com o uso de carrinhos, elevadores, esteiras e equipamentos semelhantes. É conveniente uma boa organização do tempo para o atendimento das requisições por setores do hospital. O Almoxarifado pode propor uma agenda com dia e hora para atender as requisições e reservar um tempo para trabalho de organização interna. As urgências devem sempre ser atendidas. O uso de etiquetas com código de barras agiliza de forma importante os procedimentos de baixa nos estoques e permite uma rastreabilidade dos itens com a identificação de lote de fabricação aumentando os controles e a segurança para os pacientes e para o gerenciamento de materiais. Alguns autores tratam da movimentação de materiais de forma mais sistemática como Dias 5, Francischini e Gurgel 1 e outros. Eles propõem um conjunto de princípios tais como: obediência do fluxo de operações; mínima distância e manipulação; segurança e satisfação (das pessoas envolvidas no transporte de materiais); padronização dos equipamentos de transporte; flexibilidade dos equipamentos; máxima utilização da gravidade; máxima utilização do espaço; ter um método alternativo para emergências e menor custo total. CONTROLE DE ESTOQUE A função de controle de estoque é componente essencial da Administração de Materiais. É com as informações do sistema de estoque que estaremos em condições de orientar o fluxo de compras em ritmo adequado às necessidades da unidade de saúde. Podemos pensar no estoque na mesma lógica do funcionamento de uma caixa de água que, com determinado nível de consumo, aciona válvulas que repõem o líquido. Em resumo, as funções do controle de estoque são: determinar quanto e quando comprar; acionar o setor de compras; determinar o que deve permanecer estocado; controlar quantidades e valores estocados; identificar e retirar do estoque itens obsoletos ou danificados; realizar inventários periódicos. 1. CUSTOS ENVOLVIDOS NA ADMINISTRAÇÃO MATERIAL A Administração de Materiais envolve o conhecimento e o controle dos seguintes conceitos de custos: Custo de aquisição; Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p , dez

11 Paulus Jr. A. Custo do pedido; Custo de manutenção; Custo por excesso; Custo por falta. O custo de aquisição é o preço pago pelo bem ou serviço. O custo total de aquisição é definido pelo preço(p) x quantidade(q). O custo do pedido é o de se operacionalizar o pedido, ou seja, são os salários, taxas, impressos, comunicação, e outros dividido pelos pedidos realizados, o que resulta em um valor por pedidos realizados em um determinado momento. O custo de manutenção por período é composto pelo custo de armazenamento como salários, energias, vigilância, custo de oportunidade dos ativos, custo do capital de giro, custo de desperdícios e de obsolescência. O custo por falta decorre das possíveis compras de emergências a serem providenciadas pela ruptura de estoque, com preços superiores às compras de rotinas, o custo da interrupção da oferta do serviço e o custo do prejuízo objetivo ao paciente que ficou sem o atendimento devido. Devemos lembrar que estoque é dinheiro que fica parado nas prateleiras e isso deve incomodar o bom gerente porque dinheiro parado não cumpre sua função. Como já foi afirmado, o estoque ideal é o estoque zero. Entretanto, convivemos com a imprevisibilidade que apresenta maior variância em instituições de saúde do que na indústria. Nesta podemos pensar em um planejamento da produção em lotes. Na oferta de serviço de saúde, se tem pouco controle sobre a demanda na porta do serviço. 2. CLASSIFICAÇÃO ABC É útil classificar os materiais por ordem de sua importância econômica. Esta identificação permite que o administrador dispense mais cuidados e atenção aos itens que são mais caros à unidade de saúde. Este sistema busca identificar os itens de grande valor que exigem uma análise mais cuidadosa com uma menor margem de erro. Em resumo, dado os valores envolvidos, são itens que merecem uma atenção especial. Observa-se que o foco principal da atenção é o valor total resultante do preço X quantidade. Assim, itens de pequeno valor unitário podem ser relevantes para o controle especial dado a uma grande quantidade consumida. A idéia é do economista Vilfredo Pareto que em síntese afirmou que grandes efeitos podem ter poucas causas. Na classificação ABC os materiais identificados como do grupo A representam importante parcela dos custos. Os autores não são uníssonos quanto aos parâmetros de classificação, mas concordam quanto à aplicação dos princípios: A (20% dos itens representando mais de 60% dos custos), B (de 20 a 30% dos itens representa de 20 a 30% dos custos), C (com 50% dos itens representando 10% do valor do estoque) 3. A (5% dos itens correspondem a 80% do Valor do estoque), B(15% com 15% do valor) e C(80% dos itens com 5% do valor) 2 A definição das classes A, B, e C obedece apenas a critérios de bom senso. Em geral são colocados 20% dos itens na classe A, 30% na classe B e 50 % na classe C % 90% 60% Classificação ABC % DO VALOR A Fonte: Adaptado de Paterno 3 Figura 1. Classificação ABC B 20% 30% 50% Especialmente para os itens do grupo A, temse como meta a redução dos prazos de abastecimento, a redução dos estoques, a redução dos estoques de reserva, o estabelecimento de controles de utilização e a busca de melhores preços. Os passos para iniciar o ordenamento de formatação de uma classificação ABC partem da avaliação de cada item de consumo, ou seja, para cada item determina-se investimento necessário e ordena-se do maior para o menor investimento. Calcula-se a importância relativa dos itens como uma percentagem do custo total e acumula-se até o parâmetro escolhido. C % DE MATERIAIS Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez

12 Gerenciamento de Recursos Materiais Outra análise possível, seguindo o mesmo princípio, mas agora tendo como parâmetro a criticidade do item é a classificação XYZ onde X = Materiais que possuem similares. Exemplo: antibióticos. Y = Tem similar, mas sua falta interfere na qualidade dos serviços. Exemplo: fio de sutura 3.0 e 6.0. Z = Não tem similar e sua falta será crítica. Exemplo: Luva cirúrgica CONSUMO MÉDIO MENSAL O principal parâmetro de estruturação do controle do nível necessário de estoque é a informação do consumo médio mensal. Este valor pode ser buscado em algoritmos tais como: Média aritmética simples: C m = (c1+c2+c3+..+cn)/n Média móvel : O consumo de cada novo mês é acrescentado, eliminandose o consumo do primeiro mês utilizado. Seja: C1,C2,C3 e C4, C5 então: Cm = (C2 +C3 + C4 + C5)/4 Média ponderada: Os valores de períodos mais próximos recebem pesos maiores Cm = (c1.p1 + c2.p2+...+cn.pn)/ pesos Método dos mínimos quadrados: é o ajustamento da função que melhor representa os dados observados. O importante é que o método resulte em uma informação que reflita a tendência do consumo e que possa ser executado de forma prática. Com o uso de sistemas informatizados a administração poderá optar por estimativas mais sofisticadas para o consumo médio que podem considerar até a sazonalidade do item. Observe que não basta um sistema automatizado eficiente, é necessário também o acompanhamento de um gerente eficiente e eficaz. A análise e interpretação dos relatórios pelo gerente dos estoques devem avaliar eventos que não são alertados pelo sistema. Exemplo: Um estoque zerado altera a média do consumo do item e provavelmente elevará o consumo de outro item similar. Os estoques devem ser repostos periodicamente e, quando a reposição ocorre em períodos constantes, a representação gráfica do nível de estoque assume o formato de dente de serra. O intervalo entre uma reposição e outra é definido como período de consumo. A figura 2 ilustra a situação descrita: Níveis de estoque reposição período de consumo Fonte: Elaboração do autor, adaptado de Dias 5 Figura 2. Gráfico dente de serra 4. ESTOQUE MÍNIMO estoque mínimo ( t) O estoque mínimo ou de segurança é a quantidade que deve existir em estoque para cobrir eventuais falhas de ressuprimento ou aumento repentino de demanda. O gerenciamento de estoque envolve considerar um grau de imprevisibilidade no fluxo de materiais que deve ser compensada com um estoque de segurança adequado ao risco. Quanto maior o estoque mínimo, maior segurança, menor risco de faltar material, porém, maior o custo de capital estocado, maior custo de armazenamento e maior é os riscos de deterioração, desvios ou perdas. O dimensionamento do estoque mínimo deve ser realizado preferentemente a partir do consumo médio por período, geralmente mensal. Emin = C x K Fórmula simples 5. C = Consumo médio mensal K = Fator de segurança. Exemplo: Se o Consumo médio mensal de um item é 100, e queremos um fator de segurança de 0,50 então: Emin = 100 x 0,50 = 50 unidades. Ou seja, o estoque de segurança e de apenas quinze dias. Mesmo com boas previsões e com estoque de segurança alto, sempre haverá a possibilidade de ruptura do estoque. Neste caso, é necessário informar as áreas de consumo para que adotem outras estratégias minimizadoras do desconforto técnico da unidade de saúde e do paciente pela falta do item. Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p , dez

13 Paulus Jr. A. 5. ESTOQUE MÁXIMO E MÉDIO Quando somamos o lote de compras ao estoque mínimo, chegamos ao conceito do estoque máximo. Este é entendido como o nível mais alto previsto para a quantidade estocada de determinado item. O conceito de estoque médio é relevante, em especial para a valoração monetária que fica imobilizada em estoque. A quantidade apurada como estoque médio por período vezes o preço do item estocado indica o montante de recursos que ficam retidos nas prateleiras dos almoxarifados por item. A figura 3 ilustra estes conceitos e indica as fórmulas de cálculo. Estoque Máximo: Emax = LC + Emin Estoque máximo Estoque máximo e médio Estoque médio Lote de compra Emd = LC/2 + Emin Emin 7. LOTE DE REPOSIÇÃO E LOTE ECONÔMICO O lote de reposição é o resultado do dimensionamento do pedido. Considerando que o custo do pedido unitário é função decrescente da quantidade e que o custo de armazenamento é função crescente, existe a possibilidade da determinação do ótimo destas duas funções. O resultado é o lote econômico para o item. A indicação do Lote econômico é inversamente proporcional ao custo de armazenagem e ao custo do capital. Itens de pequeno valor econômico tendem a ter uma indicação de lote de reposição maior (régua, lápis). Itens com alto custo de armazenagem, ou seja, que ocupam espaço ou de cuidados especiais tendem a ter uma indicação de lote econômico menor. Lote de reposição Estoque médio: Emd = LC/2 + Emin PP Emax Lote de compra LR = 700 Fonte: Adaptado de Dias 5 Figura 3. Estoque máximo e médio. 6. TEMPO DE REPOSIÇÃO E PONTO DE PEDIDO As informações do tempo de reposição, do consumo médio do período e do estoque mínimo são definidoras do momento em que o pedido de ressuprimento deve ser disparado. O tempo de reposição é variável que pode ser ajustada por grupos de produtos classificados pela demora nas aquisições. A figura 4 ilustra o conceito. Ponto de pedido(pp) Tempo de reposição e ponto de pedido reposição Emax 100 Fonte: Adaptado de Dias 5 Figura 5. Lote de reposição. LER = LR = Emax - Emin Emin LR = Emax PP + Estoque do tempo de espera 2 x Cp x D Cm LER = quantidade do lote econômico Cp = Custo do pedido D = Demanda do período Cm = (Custo de armazenagem + custo de capital) unitário Tempo de reposição Emin Intervalo de ressuprimento PP = C x TR + Emin O tempo de reposição (TR) pode ser decomposto em três partes: 1)Emissão do pedido e realização da compra, 2) Preparação para a entrega por parte do fornecedor 3) Transporte Fonte: Adaptado de Dias 5 Figura 4. Tempo de reposição e ponto de pedido. Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez

14 Gerenciamento de Recursos Materiais Custo Lote Econômico Giro = Consumo no período Estoque médio Lote Econômico Fonte: Adaptado de Dias 5 Figura 6. Lote econômico de reposição 8. SISTEMAS DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUE As possibilidades são da reposição pela quantidade indicada pelo sistema quando o nível de estoque alcançar o ponto de pedido ou de reposição periódica combinada com liberações orçamentárias para a empresa. No primeiro caso estaremos iniciando o processo de compras somente para os itens que estiverem em seus pontos de pedido. No caso do sistema por tempo, todos os itens periodicamente entram simultaneamente em reposição, nas quantidades que complementam o seu estoque até seu ponto de máximo por item. Por quantidade (ponto de pedido) PP = C x TR + Emin LR = Emax PP + Etesp. Por tempo LR = C x T - Eatual (mensais, bimestrais, trimensais...) PP = ponto de pedido C = Consumo Médio mensal TR = Tempo de reposição em meses ou fração deste Emim = Estoque mínimo ou de segurança T = número de períodos de consumo planejado para o estoque, inclusive o de segurança. 9. GIRO DE ESTOQUE Custo total Custo de manutenção Custo do pedido Quantidade É o indicador de atividade ou de movimentação dos estoques. Quanto maior o giro, menor o estoque médio e seus custos associados. Um sistema de classificação usual é o proposto por Dewey nas bibliotecas 1. É um conjunto de dígitos indicando grupos e subgrupos de materiais similares. Os dígitos finais identificam o material precisamente. É útil também a adoção de dígito verificado como um algoritmo que evita enganos de digitação. A Figura 7 ilustra um sistema de codificação de materiais.. XX - XX - XXX - X Classificação e codificação Fonte: Adaptado de Francischini e Gurgel 1 Figura 7. Classificação e codificação 10. AVALIAÇÃO DE ESTOQUES Existem pelo menos quatro métodos possíveis para avaliação dos itens estocados. a) último a entrar, primeiro a sair; b) primeiro a entrar, primeiro a sair; c) próximo a entrar, próximo a sair; d) custo médio ponderado. Todos os acima citados são métodos de valoração do estoque da unidade de saúde. Valorar mais uma saída de material dos estoques implica em maior custo a ser apropriado aos serviços, o que resulta em um menor lucro tributável. Naturalmente os métodos que valoram a saída não são aceitos pelo governo que ficaria com uma tributação menor. No Brasil a Lei 4320/69 em seu artigo 106 determina que os órgãos públicos façam uso do critério do custo médio ponderado. 11. INVENTÁRIO DE ESTOQUE Dígito verificador Código do material Classe Grupo 40- material cirúrgico agulhas agulha descartável 25/ agulha descartável 25/ material cirúrgico sondas sonda descartável 25/ sonda descartável 25/08 Sistema Dewey nas bibliotecas (Francischini&Gurgel,2002,p.118) As pessoas não são infalíveis. Os enganos nos relatórios de entradas ou saídas, extravios Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p , dez

15 Paulus Jr. A. de requisições, equívocos de classificação ou codificação, quebras, deterioração, recebimentos apressados e mesmo desvios acontecem com importante freqüência. Estas diferenças aparecem de forma física e contábil no processamento do inventário de estoque. Algumas empresas relevam pequenas diferenças de itens desde que estas ocorram normalmente distribuídas à favor e contra o nível de estoque esperado. Na oportunidade do inventário deve ser observado os itens com baixa movimentação pequena rotatividade no sentido de avaliar a pertinência de sua manutenção como item de estoque. Eventualmente a decisão, poderá ser a retirada do item do rol de produtos estocados em análise que considere o seu pouco uso, a sua pouca importância no processo de oferta do serviço e a sua relativa facilidade de obtenção quando for necessário. O inventário deve ter a característica de ser periódico podendo ser parcial ou total. De qualquer forma, deve ser pré-planejado para ser eficiente. Uma forma de atenuar os inconvenientes do processo de inventário é incorporação de sua realização na rotina diária, monitorando pequenos grupos de materiais de cada vez. Havendo necessidade de inventário geral, o uso do final de semana será mais apropriado de forma a evitar interrupções no normal fluxo de materiais para a unidade de saúde. A equação geral de controle para o inventário pode ser expressa da seguinte forma: CM = (Ei Ef) + SP CM = consumo de materiais Ei = estoque inicial Ef = Estoque final SP = suprimentos no período CONSIDERAÇÕES FINAIS Há quem diga que na prática a teoria é outra. O grau de imprevisibilidade quando temos a necessidade do controle de muitos itens de estoque, como é o caso das unidades de saúde, é alto. Inadimplências e atrasos nas entregas são freqüentes. Os diretores de hospitais costumam não privilegiar espaços nos hospitais para a correta estocagem de materiais e medicamentos. Alguns poucos confundem almoxarifado com depósito sem controle. O mesmo podemos comentar com relação à atenção dos recursos humanos que atuam na área. Nem sempre eles têm a valorização e treinamento adequado. A pouca oferta de alguns materiais médicos e de medicamentos fazem o hospital refém de fornecedores exclusivos ou de poucos deles que combinam divisões de mercado. Fazem do oligopólio um verdadeiro monopólio com conseqüência nos custos da oferta de serviços de saúde. As unidades de saúde pública ainda têm um complicador adicional em seu processo de abastecimento dos insumos da oferta de saúde. A legislação da licitação pública, vista como um mal necessário, exige do administrador uma super competência. Além do dever da busca do eficiente uso dos recursos de forma a maximizar os resultados das unidades de saúde, seja pelo maior relação benefício/custo ou pelo menor custo unitário do serviço ofertado, deve respeitar os limites da Lei que geralmente envolvem uma burocracia complexa e demorada, e nem sempre levam a decisões racionais. A gerência de materiais, a de manutenção e outras unidades de atividades meio somente são percebidas por seus clientes quando funcionam mal. Se funcionarem, parece que elas nem existem. A informatização traz consigo o benefício de organizar e disciplinar o sistema de materiais. A padronização é a grande aliada da gerência de materiais, entretanto, nem sempre encontramos profissionais com a disposição para cumprir protocolos e mesmo diretores de unidades de saúde com percepção da importância deste conceito. O aprendizado tem ocorrido pela necessidade de sobrevivência face às dificuldades financeiras que as instituições de saúde estão enfrentando. REFERÊNCIAS 1. Francischini PG, Gurgel FA. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thonson; Vecina GN, Reinhardt, WF. Gestão de recursos materiais e de medicamentos. São Paulo: IDS NAMH/FSP USP; Paterno, DA. Administração de materiais no hospital: compras, almoxarifado e farmácia. São Paulo: Centro São Camilo de Desenvolvimento em Administração da Saúde; Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez

16 Gerenciamento de Recursos Materiais 4. Arnold, JRT. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas; Dias, MAP. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4.ed. São Paulo: Atlas; Brasil. Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF; Recebido em 02/05/2005 Aprovado em 19/09/2005 Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p , dez

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