PALAVRAS-CHAVE: Método ZOPP, Planejamento Estratégico, Ciclo PDCA, Projeto e Ações Estratégicas e resultados.

Transcrição

1 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA SECRETARIA DE SANEAMENTO DO RECIFE: UMA APLICAÇÃO DO MÉTODO PLANEJAMENTO DE PROJETOS ORIENTADO A RESULTADOS - ZOPP (DO ALEMÃO, ZIEL ORIENTIERTE PROJEKT PLANUNG) LUIS CORDEIRO DE BARROS FILHO Assessor Técnico da Secretaria de Saneamento do Recife; Prof Adjunto da Escola Politécnica/ Universidade de Pernambuco - UPE; Engenheiro Eletrônico; Mestrado em Engenharia de Produção /Sistemas; Atua na área de: Gestão, Planejamento, Modelagem Organizacional; Operação e Manutenção, Auditoria da Qualidade e Indicadores de Desempenho CARLOS JOSÉ MACIEL LYRA Assessor Especial da Secretaria de Saneamento do Recife; Engenheiro Civil; Especialização em Gestão e Controle Ambiental e Gerenciamento de Recursos Hídricos; Atua na área de: Saneamento, Gestão Ambiental e Auditoria de Obras JOSÉ FERNANDO DA PORCIÚNCULA Diretor Geral de Planejamento da Secretaria de Saneamento do Recife; Engenheiro Civil; Especialização em Engenharia Sanitária; Atua na área de: Saneamento e Planejamento Organizacional LUIZ OTÁVIO MEDEIROS CAVALCANTI Técnico Administrativo; Economista; Cursando Especialização em Administração Financeira; Atua na Área de: Planejamento, Finanças, Acompanhamento das Ações de Relacionamento com os Cidadãos, Sistema de Informações Autores para a apresentação: LUIS CORDEIRO DE BARROS FILHO Endereço: Rua Ernani Braga, 187 Madalena, Recife PE, CEP lcordeiro@recifepegovbr; aaaluis@igcombrt PALAVRAS-CHAVE: Método ZOPP, Planejamento Estratégico, Ciclo PDCA, Projeto e Ações Estratégicas e resultados 1 INTRODUÇÃO Este trabalho apresenta a metodologia de planejamento estratégico da Secretaria de Saneamento do Recife (SESAN), sua evolução histórica (I e II ciclos), as principais orientações para elaboração do planejamento, o modelo de desdobramento das estratégias, o modelo de acompanhamento das ações executadas e, por fim, resultados obtidos da aplicação deste modelo e do aprendizado organizacional 1/9

2 2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SESAN PES, I CICLO O Primeiro Ciclo do Planejamento Estratégico Situacional da SESAN PES foi concebido em 2001, na sua primeira etapa, PES , de forma participativa, com a contribuição de Gerentes e Assessores de cada Diretoria Contou-se com a orientação, coordenação técnica e contribuição voluntária de representantes da Autarquia de Serviço Autônomo de Águas e Esgoto SAAE, da Prefeitura de Guarulhos, os Srs João Roberto Rocha Moraes e Marcos Tamai, para execução do processo de diagnóstico e elaboração das estratégias do PES O Planejamento foi norteado pelos compromissos do Governo Municipal para a construção de uma cidade saudável, economicamente sustentável, fisicamente organizada e socialmente justa Também considerou os princípios que a Prefeitura do Recife incorpora para a Política de Saneamento quais sejam: Universalização; Integralidade; Eqüidade; Modicidade; Gestão pública; Controle social e Intersetorialidade Considerou-se a intersetorialidade das ações de Saneamento, levou-se em consideração o enfoque para os fatores ambientais, de moradia e condições de saúde da população (índices de doenças infecto-parasitárias, transmitidas por vetores e de veiculação hídrica), destacando-se, desta forma, a relevância das conseqüências dos trabalhos da SESAN A intersetorialidade das ações de saneamento é exercida através do Modelo de Saneamento Integrado e executada através de um processo de compartilhamento, com outras áreas da Prefeitura, contido no Planejamento para garantir as ações de abastecimento de água, esgotamento sanitário, drenagem, pavimentação, resíduos sólidos, instalações hidro-sanitárias, remoção /relocação de moradias, controle de vetores e educação sanitária e ambiental A participação da população foi alcançada através das demandas apresentadas ao Orçamento Participativo, do trabalho de mobilização social e de educação sanitária e ambiental nas áreas de execução de projetos da SESAN e, principalmente, no encaminhamento das deliberações da 1ª Conferência Municipal de Saneamento, esta sendo uma das ações estratégicas definidas no planejamento Os seguintes passos foram utilizados para a elaboração do PES : 1 Definição da metodologia; (ZOPP Adaptado); 2 Pedido de apoio e participação da Superintendência do SAAE Guarulhos para elaboração do PES; 3 Reunião específica para formulação das estratégias / projetos prioritários, na qual foram realizados os seguintes passos: Levantamento de ações / projetos importantes e necessários; Votação de prioridades (ver tabela 1 sumário, a seguir), na qual a cada participante votou em 3 projetos; Elaboração de planilha contendo fatores de desdobramento das ações / projetos prioritários Matriz de Planejamento de Projeto - MPP ( ver tabela 2 a seguir); Consolidação do documento final do PES SESAN - I ciclo 2/9

3 Tabela 1 - Votação dos Projetos - Sumário Prioridade Projeto Votos 1 Executar demandas do OP 2001 e 2002 e BNDES - Saneamento integrado 9 em Mustardinha e Mangueira 2 Implementar as propostas da Conferência Municipal de Saneamento: 6 Criação da autarquia; Criar o Fundo Municipal de Saneamento; Conferência e Conselho Municipais de Saneamento; Apresentar o contrato de concessão; 3 Planejar, projetar e implementar o Pró Metrópole 5 7 Ações complementares 2 Tabela 2 - Matriz de Planejamento de Projeto - MPP Prioridades 01- Executar demandas do OP 2001 e 2002 (BNDES) Saneamento integrado em Mustardinha e Mangueira Ações Táticas (AT) - Necessidades Liberação (garantia) dos recursos financeiros Estabelecimento de prioridade especial nos processos de licitação SESAN 0103-Negociar com o Prefeito a coordenação e/ou execução dos investimentos PLANO DE AÇÕES ESTRATÉGICAS Resultados Esperados Recursos liberados (contrato assinado, etc) Tramitação acelerada dos processos de Licitação Estabelecimento da SESAN como executor das intervenções Operações de Viabilização/Responsável Fazer gestão junto ao Gabinete do Prefeito/ Fernando Porciúcula Controle pelo Gabinete do Prefeito/ Sec Antonio Miranda Buscar aliados junto à coordenação de Governo/ Sec Antonio Miranda Encaminhamentos Falar com Assessor do Prefeito uma vez por semana Marcar reunião para negociação com o Prefeito Marcar reunião com cada componente do Governo 3 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SESAN PES - II CICLO Diante da necessidade de adequar novos projetos (OP 2001/2002 e PROMETRÓPOLE) à realidade operacional da SESAN na busca pela melhoria do atendimento as novas demandas do cidadão, bem como de estabelecer o foco na eficiência, na eficácia e na efetividade para estabelecimento da excelência em seus processos, e tendo em vista o procedimento de atualização anual do seu Planejamento Estratégico (ver Fig 1), a SESAN realizou, 2º semestre de 2003, o II ciclo da elaboração de suas ações estratégica/projetos prioritários 3/9

4 Nessa etapa, o Planejamento estratégico buscou consolidar suas ações e projetos estratégicos do planejamento anterior (I Ciclo) bem como implantar novos projetos correlacionando-os com as diretrizes estabelecidas e respectivos indicadores associados O Planejamento Estratégico da SESAN (PES) 2003/2004 II ciclo foi concebido também de forma participativa, com a contribuição de Gerentes e Assessores de cada Diretoria Contou, novamente, com a presença e coordenação técnica e orientação de representantes, de forma voluntária, do Serviço Autônomo de Águas e Esgoto SAAE de Guarulhos, para execução do processo de diagnóstico e elaboração do PES 2003/2004 O Modelo utilizado na elaboração do Planejamento foi o método alemão, ZOPP (ZielOrientierte ProjektPlanung - Planejamento de Projetos Orientado a Resultados), no qual foi considerado as seguintes variáveis para concepção: Os Projetos (Ações estratégicas); sua Governabilidade e a Capacidade da equipe da SESAN para realização (ver figura 2) Figura 1 - Ciclo PDCA de elaboração e atualização do Planejamento Estratégico P - Planejamento anual das ações/projetos estratégicos elaboração; D - Desenvolvimento do Planejamento; C- Checar Revisão do planejamento - anual (Inicio do novo Ciclo); A - Ação de melhoria e acréscimo de novos projetos do plano PROJETOS GOVERNABILIDADE CAPACIDADE Figura 2 - Pilares do método ZOPP As principais orientações, para elaboração do PES 2003/2004 foram: Definir projetos prioritários que contribuíssem para melhoria da qualidade de vida dos cidadãos residentes em priorizadas pelo OP; 4/9

5 Estabelecer e consolidar o novo modelo de gestão compartilhada do saneamento integrado da Cidade do Recife; Consolidar ações e projetos permeados em atividades de mobilização popular e de educação sanitária e ambiental que catalisem e implantem o processo de controle social; Estabelecer processos que garantam a qualidade, a universalidade e a integralidade dos sistemas e serviços de saneamento integrado contribuindo para a sua implementação, durabilidade, sustentabilidade e manutenção; Revitalizar o sistema de Saneamento do Recife, de forma a mudar a sua tendência histórica, priorizando a eliminação de condições insalubres da população, contribuindo, de forma sustentável para o desenvolvimento urbano; Estabelecer integração intersetorial, interna e externa, a Prefeitura do Recife, de forma a estabelecer o modelo de Saneamento Integrado; Implementar sua Missão e contribuir para sua Visão através de ações e projetos estratégicos O Planejamento Estratégico neste ciclo também considerou a necessidade de adequar a SESAN à nova realidade do Setor Público Nacional, ao atendimento das necessidades e exigências do cidadão Desta forma, buscouse implantar medidas que maximizassem os seus pontos fortes e o aproveitamento das oportunidades identificadas, bem como a redução de seus pontos fracos e o entendimento e a transformação das ameaças em benefícios Os seguintes projetos prioritários ou ações estratégicas ficaram definidos: 01- Executar a demanda do Orçamento Participativo - OP 2001/2002; 02-Implementar as propostas apresentadas na 1ª Conferência Municipal de Saneamento; 03- Planejar, projetar e executar o Pró Metrópole (Programa de investimentos em infra-estrutura urbana e Saneamento ambiental no Recife e Olinda); 04-Consolidar os Escritórios Locais de Saneamento Integrado (operação e manutenção); 05-Incrementar os programas de Educação Sanitária e Ambiental e; 06-Implementar as ações complementares: 0601-Demandas do OP 2003; 0602-Mobilização da Sociedade PL 4147; Diagnosticar e definir sistematização do Programa de Saúde Ambiental (PSA) com a SESAN; 0604-Revisão e implantação dos indicadores de desempenho da SESAN e, por fim; 0605-Conquistar Certificações e Prêmios de Gestão Os seguintes passos diferenciais e adicionais foram utilizados para a elaboração do PES em relação ao PES : 5/9

6 Utilizado o modelo do Gerenciamento pelas Diretrizes consolidando os desdobramentos em ações táticas e operacionais (ver figuras 3 e 4 a seguir); incluindo-se os resultados táticos e estratégicos que o Governo deseja alcançar; Modelo de acompanhamento do Planejamento Estratégico (ver item 4 a seguir) Ação Estratégica 01 Executar Demandas do OP 2001/ Contrato com o BNDES TÁTICOS ESTRATÉGICOS Recursos liberados; Resultados Tramitação acelerada dos processos de Licitação; Melhorar a qualidade de vida da população; Esperados Estabelecimento da SESAN como executora das intervenções; População informada sobre as ações da PREFEITURA/SESAN; Definição clara dos papéis e responsabilidades; Criação de Marco para a gestão atual; Conferir sustentabilidade à SESAN; Consolidação do papel da SESAN junto à Prefeitura e ao Estado Garantir a operação e manutenção permanente dos Sistemas P Previsto R- realizado índice= (%acumulado previsto / %acumulado realizado) Ações táticas (AT) - Necessidades Resp Trimestre Meses 2003 Meses 2004 (custo P/R 2004 previsto) o 4 o AT 011: Liberação (garantia) dos recursos financeiros Fernando P (%) Ações operacionais Operações de viabilização RESPONSÁVEL Porciúncula R (%) índice 0111 Análise e aprovaçãp técnica / econômica (1) Aprovação pelo Comitê Setorial de credito (2) Aprovação pelo Conselho de Administração (3) Aprovação do Banco Central (4) Aprovação do Conselho Monetário Nacional (5) Assinatura do Contrato de Emprestimo (6) Fernando Porciuncula P (%) (1) R (%) (1) índice (1) P (%) (2) R (%) (2) índice (2) P (%) (3) R (%) (3) índice (3) P (%) (4) R (%) (4) índice (4) P (%) (5) R (%) (5) índice (5) P (%) (6) R (%) (6) Figura 3 Desdobramento dos Projetos/Ações Prioritárias Ações Táticas e Operacionais índice (6) 6/9

7 4 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO PES As Ações Táticas e Operacionais, para cada Projeto/Ação Estratégica Prioritário, estão sendo avaliadas através do acompanhamento de indicadores (subjetivos cores) estabelecidos e monitorados em função dos planos de ação Periodicamente, estão sendo realizadas reuniões de acompanhamento (ver figura 5), entre as Diretorias, o Comitê de Planejamento e os coordenadores das ações Nestas reuniões são apresentados os valores dos respectivos indicadores subjetivos, com Pontos Fortes e Oportunidades de Melhorias/Pontos Fracos, bem como os desafios a serem superados e a experiência adquirida e/ou as ações corretivas e proativas tomadas em virtude de detecção de alguma anomalia É feita sua análise, identificado os desvios, respectivas conseqüências e elaborada a descrição das medidas propostas na tentativa de eliminar a(s) causa(s) raiz(es) indesejável (eis) do não atendimento ao cronograma estabelecido A seguir um exemplo do Relatório Sumarizado do Acompanhamento do PES; jan 2004 Tabela 3 Acompanhamento sumarizado do PES (Jan/2004) 04-Consolidar os Escritórios Locais de Saneamento Integrado (Operação e Manutenção) 0401-Implantar sistemática de gestão nos Escritórios de Saneamento Integrado (ESI) 0402-Formalizar a participação da COMPESA, com definição clara de atribuições 0403-Garantir na LOA o custeio dos Escritórios Visitas aos escritórios, seminário, relatório de diagnóstico em planos de melhoria da gestão dos escritórios, resumo para congresso da ASSEMAE, início da execução do plano de ação Início da elaboração de minuta de convênio para os escritórios de Santa Luzia, Santo Amaro e Roda de Fogo Criada rubrica na LOA com pequena garantia de recurso Consolidação do cadastro técnico e de usuários, relatórios gerenciais de Santa Luzia, Santo Amaro e Roda de Fogo Consolidação do convênio com diretores, secretário e COMPESA Elevar recurso para rubrica dos escritórios, necessidade de recursos para contratação das empresas de manutenção do SES 0404-Integrar os Escritórios no cotidiano das comunidades Inauguração de Roda de Fogo e Santa Luzia Ampliação das ações da DGA e DGE 0405-Estabelecer ação de comunicação social nas áreas atendidas e fora delas Ações sociais executadas Ampliação das ações 05-Incrementar os programas de Educação Sanitária e Ambiental 0501-Planejar ações de educação sanitária e ambiental e comunicação social 0502-Desenvolver ações educativas nas escolas das comunidades e Cidade do Recife 0503-Desenvolver ações educativas junto aos PACS e PSA nas comunidades atendidas pela SESAN Ações planejadas, contratação de empresa para reprodução de instrumentos de comunicação, elaboração de plano de trabalho com a secretaria de comunicação Elaboração de trabalho com a secretaria de educação, articulação com a CAS e execução das ações Articulação com secretaria de saúde e DS, execução das ações Elaboração do plano de trabalho para o PSA e PACS - Realizado no prazo - Realizado com atraso - Não Realizado até o momento da avaliação O documento do PES apresenta todas as variáveis envolvidas no planejamento da SESAN, detalhando a responsabilidade das Assessorias e de cada Diretoria, suas orientações estratégicas, suas metas, medidas associadas e respectivos projetos estratégicos Adicionalmente são mostrados os desdobramentos das medidas da SESAN, suas correlações com as variáveis envolvidas e, por fim, o modelo de plano de ação para ser utilizado para operacionalização e acompanhamento Também foram incluídos no documento os seguintes itens: Políticas e Diretrizes da Prefeitura do Recife; Missão e proposta de Visão da SESAN; Princípios gerais da excelência; Áreas de atuação da SESAN; Fatores Essenciais ao Sucesso FES, Variáveis Ambientais - VA; Priorização das Diretrizes Organizacionais, Projetos Prioritários e Ações Estratégicas, bem como os desdobramentos em ações táticas e Operacionais 7/9

8 Figura 5 - Ciclo PDCA de execução do Planejamento Estratégico P-Desdobramento em ações táticas e operacionais; D-Desenvolvimento/ execução das ações operacionais; C-Checar Análise e acompanhamento das ações táticas e operacionais - mensal; A - Ação corretiva, de melhoria e/ou acréscimo de novas ações 5 RESULTADOS E CONCLUSÕES A evolução do I CICLO para o II CICLO foi bastante significativa, em particular no desdobramento das estratégias utilizando-se o gerenciamento pelas diretrizes, o ciclo PDCA de elaboração e atualização, as principais orientações estratégicas previamente ao Seminário de Elaboração do Planejamento Estratégico e principalmente, o modelo de acompanhamento mensal que proporciona relatórios gerenciais e indicadores subjetivos Com a formulação, desdobramento e acompanhamento das estratégias os gerentes da SESAN puderam: Refletir melhor sobre as prioridades da SESAN; Identificar as ações /projetos viáveis e independentes bem como os não governáveis (dependentes de decisão de atores externos à Secretaria); Identificar Pontos Fortes e Pontos Fracos/Oportunidades de Melhorias para cada ação tática e operacional contribuindo para o atingimento das ações/projetos estratégicos; Prover a melhoria da comunicação e da integração entre as Diretorias através do estabelecimento de objetivos comuns; Ampliar sua Visão Sistêmica; Criar uma Cultura Gerencial para execução de reuniões de análise crítica com a utilização do ciclo de controle e melhoria (PDCA), entre outros Não obstante estes fatores diferenciais e o seu aprendizado organizacional, de forma contínua e melhorada, a correlação das estratégias e as ações operacionais do dia-a-dia ainda carecem de uma transformação cultural a ser trabalhada para que a visão sistêmica e a importância das estratégias sejam internalizadas em toda a organização O Método ZOPP mostrou-se eficiente e eficaz e realmente deve, ao longo dos próximos anos, se consolidar como um modelo adequado para elaboração de Planejamento Estratégico Situacional, tendo em vista que o cidadão espera respostas rápidas e conseqüentemente bons resultados do Poder Público 8/9

9 6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BROSE, Marcus, (1993) Introdução à Moderação e ao Método ZOPP, Deutsche Gesellschaft Fur Technishe Zusammenarbeit (GTZ); GTZ - Deutsche Gesellschaft Fur Technishe Zusammenarbeit; BROSE Marcus, (1989) Planejamento de Projetos Orientado por Objetivos MÉTODO ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung) Guia para Aplicação; GTZ - Deutsche Gesellschaft Fur Technishe Zusammenarbeit, (1998); Planejamento de Projetos Orientado por Objetivos ZOPP ( Ziel Orientierte Projekt Planung), Um Guia de Orientação para o Planejamento de Projetos Novos e em Andamento; SESAN, Secretaria de Saneamento da Cidade do Recife Diretoria Geral de Planejamento DGP (2001) Planejamento estratégico I Ciclo, Prefeitura do Recife; SESAN, Secretaria de Saneamento da Cidade do Recife Diretoria Geral de Planejamento DGP (2003) Planejamento estratégico II Ciclo, Prefeitura do Recife; 9/9