PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL

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1 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL Vale dos Pássaros Fazenda Resort Luziânia/GO, 08 de dezembro de 2012

2 -1- DIRETORIA DA COOPERATIVA DIRETORIA EXECUTIVA João Ferreira dos Santos - Diretor Presidente Divino Luiz da Silva - Diretor Administrativo Cláudio Mendes Rodrigues - Diretor Operacional Presidente do Conselho José Maria de Jesus CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO Antonio Eustaquio de Oliveira Antonio Rocha da Silva Cláudio da Costa Vargas Elieto Gomes de Araújo José Carlos Moreira De Luca José Edmilson Barros de Oliveira Neto Lydia Maria Nunes Costa Fernandes Walid de Melo Pires Sariedine Yusef George Nimer Jeovani Ferreira Salomão Roberto Mauricio Moraes CONSELHO FISCAL Efetivos: Artur Milhomem Neto Carlos Fernando Dayrell Lages Nilton Rodrigues Fortes Suplentes: Antônio Carlos de Melo Alvir Sonza Marcelo Rodrigues dos Santos

3 -2- Participantes do Seminário

4 -3- SUMÁRIO INTRODUÇÃO 4 ABERTURA DA OFICINA DE PLANEJAMENTO 5 OBJETIVOS DO ENCONTRO 6 PROGRAMAÇÃO DO SEMINÁRIO 6 PROCESSO METODOLÓGICO 7 MISSÃO, VISÃO E VALORES DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL 8 BALANÇO DA SITUAÇÃO ATUAL DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL 10 DESAFIOS DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL 15 MAPA ESTRATÉGICO DA COOPERATIVA EMPRESARIAL 18 PLANO DE AÇÕES METAS SISTÊMICAS REGIONAL DF ENCAMINHAMENTOS 32 AVALIAÇÃO DA OFICINA 33 ENCERRAMENTO DA OFICINA 34 PARTICIPANTES DO EVENTO 35 MODERADOR 37

5 INTRODUÇÃO -4- COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL Luziânia / GO, 08 de dezembro de 2012 Este documento descreve as reflexões e as decisões tomadas durante a Oficina de Planejamento Estratégico da Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL, realizada nas dependências do Vale dos Pássaros Fazenda Resort, na cidade de Luziânia/GO, no dia 08 de dezembro de Esta oficina de planejamento contou com o apoio da SICOOB CENTRAL DF, em parceria com o SEBRAE/DF Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do DF. Em alinhamento ao SICOOB Brasil, desenvolveu-se um processo de planejamento organizado de forma interativa e participativa, buscando mesclar debates em plenária com momentos de trabalho em grupos, levando os participantes à reflexão e a uma atitude ativa nos diferentes momentos do evento. O evento teve início com a ratificação da missão, visão e valores da Cooperativa, alinhando-se ao Sistema SICOOB. Em seguida, iniciou-se uma reflexão sobre o contexto geral da Cooperativa, realizado por meio de uma sequência de dinâmicas de reflexão, estruturando-se o cenário atual em seu ambiente interno e externo, finalizando-se com a definição dos seus objetivos estratégicos para Na parte da tarde, os projetos relevantes foram detalhados em um plano de ações e nas metas financeiras para , considerando as metas da SICOOB CENTRAL DF. Participaram do evento, Dirigentes, Conselheiros e Técnicos da Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL, além de representantes da SICOOB CENTRAL DF e da CONFEDERAÇÃO.

6 -5- ABERTURA DA OFICINA DE PLANEJAMENTO A abertura da Oficina foi realizada pelo Sr. José Maria de Jesus - Presidente do Conselho de Administração da Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL, abordando a necessidade e a importância da Oficina de Planejamento Participativo como instrumento de orientação da Cooperativa e de sua integração, alinhamento e motivação da equipe. Concluiu com a apresentação do moderador do evento Sr. Sergio Cordioli, que apresentou um resumo dos objetivos, programação e metodologia utilizada no evento.

7 -6- OBJETIVOS DO ENCONTRO O objetivo geral da Oficina foi o de construir o planejamento estratégico participativo da Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL para , alinhado ao planejamento do SICOOB Brasil. De forma mais específica buscou-se: Elaborar a análise do contexto atual da Cooperativa. Definir os desafios / objetivos estratégicos da Cooperativa para Construir o plano de ações para ser executado até Fortalecer o alinhamento, a sinergia e a solidariedade na Cooperativa. PROGRAMAÇÃO DO SEMINÁRIO :00 - Abertura do evento. 10:15 Missão, visão e valores da Cooperativa. 10:30 Balanço da situação atual da Cooperativa. 12:00 - Identificação dos objetivos estratégicos relevantes para :00 - Almoço. 14:00 Elaboração do plano de ações para :00 Apresentação e ajustes das propostas. 16:00 Quadro de metas para :00 Encaminhamentos, avaliação e encerramento.

8 -7- PROCESSO METODOLÓGICO Além dos instrumentos básicos de planejamento, a Oficina seguiu os princípios do enfoque participativo / construção conjunta, com ênfase no intercâmbio de experiências, tendo como ferramenta metodológica a visualização, a problematização e o trabalho em pequenos grupos, sinalizando para a construção coletiva de propostas, contando com o apoio de um moderador externo à Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL. O Enfoque Participativo reúne técnicas e instrumentos que facilitam o processo de debate e de intercâmbio de experiências. Este enfoque melhora a dinâmica, devendo também, tornar mais transparente e democrático os processos de reflexão, decisão, ação e avaliação, contribuindo para aumentar a capacitação, a organização e a responsabilização dos envolvidos. O Encontro foi dividido em três etapas: balanço do contexto atual; objetivos estratégicos e plano de ações para Em síntese: 1. Onde estamos? 2. Visão de futuro - projetos? 3. O que será necessário para isso - estratégias? A - ONDE ESTAMOS. Na primeira etapa realizou-se a ratificação da missão, visão e valores que deverão orientar a Cooperativa nos próximos anos. Em seguida, realizou-se um balanço do contexto atual da Cooperativa conquistas, fragilidades, oportunidades e ameaças, realizadas por meio de uma sucessão de debates e reflexões em plenária, com o registro simultâneo das manifestações dos participantes sobre o processo desenvolvido pela Cooperativa. B PROJETOS ESTRATÉGICOS. Em seguida, por meio de uma coleta de ideias, foram identificados os objetivos estratégicos da Cooperativa para C PLANO DE AÇÕES PARA 2011 / Levando em consideração os objetivos estratégicos identificados anteriormente, foram definidas, para cada um, ações e atividades para Concluiu-se esta etapa com a indicação preliminar das metas da Cooperativa para o período de planejamento. Finalizou-se o encontro com a definição dos próximos passos e com a avaliação da oficina.

9 -8- MISSÃO, VISÃO E VALORES DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL Conforme acordado no planejamento estratégico do Sistema SICOOB em setembro 2009 e ratificado em 2012, todas as Centrais e Singulares deverão adotar a missão estabelecida para o Sistema SICOOB. Considerando com foco principal da Cooperativa a geração de negócios, a sua missão, visão e valores ficaram assim definidos: MISSÃO DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL Gerar soluções financeiras adequadas e sustentáveis, por meio do cooperativismo, aos Associados e as suas Comunidades. VISÃO DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL Ser reconhecida como a principal instituição financeira propulsora do desenvolvimento econômico e social dos Associados. VALORES DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL Transparência Ética Respeito Responsabilidade Solidariedade Comprometimento

10 -9- Processo de construção conjunta convergências e consensos

11 -10- BALANÇO DA SITUAÇÃO ATUAL DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL Deu-se continuidade a oficina de planejamento com um balanço da situação atual da Cooperativa, considerando a percepção do conjunto de participantes, mesclando-se o trabalho em pequenos grupos e os debates em plenária. As ideias geradas estão abaixo listadas. ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO 1. Quais são os pontos fortes da Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL?. Tratamento diferenciado. Foco empresarial. Credibilidade. Rapidez no atendimento. Aumento do conjunto de produtos. Sobras. Agilidade das operações. Boa localização. Boa vontade e companheirismo. Presença do corpo diretivo. Pagamento dos juros ao capital. Confiança interna. Participação nas capacitações. Renda com taxa de serviços. Capilaridade. Melhoria no sistema (Sisbr). Marca forte. Transações on-line. Taxas de serviço reduzidas. Crescimento ascendente. Baixo custo administrativo. Incorporação e abertura para novas incorporações.

12 Quais são os pontos fracos da Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL? Obs. As ideias geradas no exercício foram agrupadas por semelhança. a) Poucos pontos de atendimento Falta de ponto de atendimento no plano piloto. Poucos pontos de atendimento e caixas eletrônicos. Pontos de atendimento. Foco no PAC. Sede própria. b) Instalações Inadequadas Aparência dos pontos de atendimento. Instalações físicas (PA Facita). Instalações inadequadas. Espaço físico da cooperativa. Estrutura física. Atuais instalações da cooperativa. c) Comunicação deficiente Comunicação com os associados e não associados. Comunicação. Deficiência na comunicação em equipe. Deficiente comunicação interna e externa. Falta de comunicação. Falta de comunicação com o cooperado. Canal de relacionamento. Participação em eventos divulgando a cooperativa. Comunicação interna e externa.

13 -12- d) Cadastro desatualizado Quadro social deficiente. Prospecção de cooperados potenciais. Manutenção do quadro social. Fraca fidelização. Cooperativismo. e) Baixa iniciativa para vendas Vendas fracas. Não vender os produtos na totalidade. Divulgação da linha de crédito dos produtos. Pouco conhecimento dos produtos. Baixa venda de produtos. Falta de área comercial. Falta de conhecimento dos produtos do sistema. f) Tecnologia deficiente Sistema falho (informática). Nova plataforma caixa. Sisbr com deficiência. SICOOB net fraco em comparação aos grandes bancos. g) Estratégia de RH deficiente Falta de motivação. Falta de plano de carreira. Falta de plano de cargos e salários. Segregação de funções. Sobre cargos dos funcionários. Falta de treinamento para novos funcionários pelo SICOOB CENTRAL (conhecimento do sistema).

14 -13- h) Interferência politica i) Falta de linha de crédito imobiliário j) Limite de saque baixo Intercredis baixo ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO 3. Quais serão as principais oportunidades para a Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL? Grande espaço para expansão. Retração dos grandes bancos. Novas incorporações. Portfólio de produtos do sistema. Captação de recursos externos. Parcerias estratégicas. 4. Quais serão as principais ameaças à Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL? Queda da diferença de taxas cooperativas x banco. Competição com outras cooperativas. Decisões politicas x técnicas. Perda do comando empresarial. Rigor nos processos (BACEN).

15 -14- Alternância em trabalho em grupos e debates em plenária

16 -15- DESAFIOS DA COOPERATIVA SICOOB EMPRESARIAL Deu-se continuidade com a identificação dos principais desafios da Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL. Quais são os principais desafios / objetivos estratégicos da Cooperativa SICOOB EMPRESARIAL para ? 1. Ampliar e fidelizar o quadro social Cooperativar usuários não associados. Buscar novos associados via associações comerciais. Resgatar os associados inativos. Meta atingir 100% de fidelização. Desafio Atingir meta de 5000 cooperados. Manutenção e fidelização de associados. Conquistar o potencial de cooperados no segmento empresarial. Ampliar o quadro social. Fidelizar os cooperados. 2. Aprimorar a estrutura física Criar projetos para reformar dos PAC s e aprová-los. Reforma dos PAC s e sede. Conseguir terreno pro DF local SCIA. Construir sede própria. Reformar a cooperativa (instalações). Instalar sede no plano piloto (externamente). 3. Desenvolver campanhas promocionais Atender as necessidades dos associados estimulando o consumo dos produtos SICOOB. Fazer companhas promocionais. Criar politicas de marketing para a apresentação de produtos.

17 Ampliar e fortalecer a área de negócios Gerente de negócios para capitalizar recursos financeiros e trazer novos associados. Captar recursos. Destinar um funcionário para atendimento externo. Ampliar área de atendimento (atuação). 5. Construir o quadro de Metas Criar metas. Metas (definir). 6. Desenvolver a qualificação continuada Treinar e aperfeiçoar funcionários para a área comercial. Criar calendário de qualificação para os funcionários. 7. Harmonização das relações Conciliação politica em prol da cooperativa. 8. Implantar a politica de gestão de pessoas Criar politica de remuneração para venda de produtos. Criar planos de cargos e salários. Setorizar/ departamentalizar funções. Reordenar as atividades internas. Implementar plano de cargos e salários. Adequar estratégia do RH a expansão. Implantar plano de remuneração variável com base na venda dos produtos.

18 -17- A Heterogeneidade do grupo possibilitou o intercâmbio de ideias.

19 -18- MAPA ESTRATÉGICO DA COOPERATIVA EMPRESARIAL MISSÃO Gerar soluções financeiras adequadas e sustentáveis, por meio do cooperativismo, aos Associados e as suas Comunidades.. VISÃO Ser reconhecida como a principal instituição financeira propulsora do desenvolvimento econômico e social dos Associados. VALORES INSTITUCIONAIS Ética Transparência Respeito Responsabilidade PERSPECTIVAS DO PLANEJAMENTO Solidariedade Comprometimento Temas Sistêmicos Ser a principal instituição financeira de nossos associados Crescer para fortalecer o cooperativismo no Planalto Central Consolidar a Cooperativa para ganhar força e eficiência Associados e Mercado Ampliar e fidelizar o quadro social Desenvolver campanhas promocionais Ampliar e fortalecer a área de negócios Processos internos Harmonizar as relações políticas e interpessoais Construir e consolidar o quadro de metas Aprimorar a estrutura física da cooperativa Tema Sistêmico Aprendizado e Crescimento Desenvolver a qualificação continuada de dirigentes e funcionários Contar com uma equipe altamente competente e engajada Implantar política de gestão de pessoas

20 -19- PLANO DE AÇÕES Nesta etapa, os participantes, por meio de quatro grupos de trabalho, elaboraram o plano de ações para ser implementado ao longo de Harmonizar as relações políticas e interpessoais O que devemos fazer? Como realizar? Coordenação Cronograma Metas 1.1 Identificar as relações que estão em desarmonia. 1.2 Organizar reunião setorial e global permanente. Estabelecer canais de comunicação interna e externa. Promover a educação de forma contínua. Debater o regimento interno. 1.3 Assegurar clareza nos papéis de cada um. 1.4 Criar politica de representação. Priorizar ações com orientação técnica em detrimento de políticas. Criar sistema de representação por delegado. Definir critérios de representação. Desenvolver as pré-assembleias.

21 Desenvolver a qualificação continuada de dirigentes e funcionários O que devemos fazer? Como realizar? Coordenação Cronograma Metas 2.1 Criar pré-requisitos mínimos para capacitação. 2.2 Criar um cronograma sequencial de capacitação. 2.3 Transmitir os conhecimentos adquiridos em treinamentos. 2.4 Demandar cursos à CENTRAL DF. Estabelecer grade mínima de capacitação para cada categoria. Incentivar a participação em treinamentos. Criar espaço para que cada um coloque em prática os aprendizados. Organizar demanda no início do ano.

22 Implantar política de gestão de pessoas O que devemos fazer? Como realizar? Coordenação Cronograma Metas 3.1 Organizar segregação de funções. 3.2 Identificar o perfil dos funcionários 3.3 Promover capacitação continuada. 3.4 Implantar plano de cargos e salários. 3.5 Implantar remuneração variável. 3.6 Implantar PLR Participação nos Lucros e Resultados. Setorizar a cooperativa. Aplicar métodos adequados de avaliação. Participar em cursos específicos para ampliar a qualificação. Realizar pesquisa de mercado e adequação de valores. Distribuir % de vendas de produtos. Implantar o projeto Afinarh.

23 Aprimorar a estrutura física da cooperativa O que devemos fazer? Como realizar? Coordenação Cronograma Metas 4.1 Reformar os PA s. 4.2 Encaminhar a construção da sede própria Realizar uma análise das necessidades de espaço. Elaborar projeto e orçamento para execução em Adquirir terreno Elaborar o projeto 5 - Desenvolver campanhas promocionais O que devemos fazer? Como realizar? Coordenação Cronograma Metas 5.1 Realizar campanha de divulgação dos produtos e serviços. 5.2 Criar campanha de capitalização. 5.3 Desenvolver campanha de incentivo para a venda de produtos. Organizar a participação da cooperativa em eventos empresariais. Ampliar o quadro social. Criar incentivo para fidelizar. Focar nas campanhas. sistêmicas

24 Ampliar e fidelizar o quadro social O que devemos fazer? Como realizar? Coordenação Cronograma Metas 6.1 Desenvolver estudo de fusão da cooperativa. 6.2 Realizar campanha para novos associados. 6.3 Procurar captar associados de grande porte (aplicador). 6.4 Aprimorar a qualidade no atendimento. Avaliar as possibilidades existentes. Criar programa de visitas em sindicatos, associações e federações comerciais e de serviços. Identificar possíveis associados e contatá-los. Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários. 6.5 Assegurar taxas competitivas Realizar avaliação das taxas. 6.6 Assegurar que os cooperados tenham ciência dos rendimentos. Encaminhar E-marketing mensal.

25 Construir e consolidar o quadro de metas O que devemos fazer? Como realizar? Coordenação Cronograma Metas 7.1 Conhecer os produtos da cooperativa. 7.2 Identificar os produtos e suas metas. 7.3 Incentivar e premiar. 7.4 Definir gestor para o planejamento e metas. Identificar a capacidade de venda. Identificar e quantificar. Premiar quando o coletivo cumprir as metas. Acompanhar e determinar metas. 8 - Ampliar e fortalecer a área de negócios O que devemos fazer? Como realizar? Coordenação Cronograma Metas 8.1 Criar e estruturar a área de negócios. 8.2 Acompanhar e medir as ações. Criar funções / contratar funcionário. Capacitar a equipe. Elaborar relatórios periódicos. Encaminhar os resultados para o gestor de metas. 8.3 Criar agenda de visitas. Identificar associados em potencial.

26 -25- Participação e interesse de todos.

27 -26- METAS SISTÊMICAS REGIONAL DF Finalizamos os debates apresentando o quadro de metas proposto para a Cooperativa para , considerando a projeção das metas para a SICOOB CENTRAL DF. As metas Sistêmicas foram apresentadas pelo Sr. José Kennedy Araújo Sousa - Assessor de Planejamento e Projetos Corporativos Asplan, da Confederação. O Planejamento Estratégico do Sistema SICOOB orientou as ações a partir de um quadro de metas Sistêmicas. Cada Central e suas Singulares deverão definir suas contribuições de esforço para o alcance das metas propostas.

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32 -31- METAS SISTÊMICAS Instituições COMPE CNPJ Realizado Out/2012 CAPITAL SOCIAL PARTICIPAÇÃO RELATIVA SINTEMA REGIONAL SISTEMA REGIONAL DF SICOOB EMPRESARIAL ,35% Instituições COMPE CNPJ RealizadoOut/2012 DEPÓSITOS PARTICIPAÇÃO RELATIVA SINTEMA REGIONAL SISTEMA REGIONAL DF SICOOB EMPRESARIAL ,97% Instituições COMPE CNPJ Realizado Out/2012 ATIVOS TOTAIS PARTICIPAÇÃO RELATIVA SINTEMA REGIONAL SISTEMA REGIONAL DF SICOOB EMPRESARIAL ,60% Instituições COMPE CNPJ REF. JUN/2012 PONTOS DE ATENDIMENTOS PARTICIPAÇÃO RELATIVA SINTEMA REGIONAL SISTEMA REGIONAL DF SICOOB EMPRESARIAL ,67% Instituições COMPE CNPJ REF. JUN/2012 NUMERO DE ASSOCIADOS PARTICIPAÇÃO RELATIVA SINTEMA REGIONAL SISTEMA REGIONAL DF SICOOB EMPRESARIAL ,07%

33 ENCAMINHAMENTOS -32- Concluindo a etapa de planejamento, foram indicados os próximos passos para a continuidade deste processo. O que devemos fazer para assegurar a implementação das propostas contidas neste planejamento? O que devemos fazer? Como realizar? Cronograma Coordenação 1. Elaborar relatório da oficina Meio eletrônico Até 11/12 Sérgio Cordioli 2. Complementar o plano de trabalho Definir responsabilidade, cronograma e custos Até janeiro 3. Consolidar a matriz de metas Ajustar o percentual das metas Até janeiro 4. Apresentar e aprovar no CA Reunião especifica Até fevereiro 5. Designar gestor para o plano de metas Controlar, cobrar e ajustar Até fevereiro 6. Divulgar para o quadro de associados Encaminhar doc aos associados Apresentar na assembleia geral Ate fevereiro Março

34 -33- AVALIAÇÃO DA OFICINA De forma espontânea, os participantes avaliaram o desenvolvimento da oficina. Como avaliamos esta oficina de planejamento? Excelente Participação e estimulo Objetividade e dinamismo Metodologia interativa Aliar teoria e pratica Positivo Desabafo Espaço de participação Importância do anonimato Momento de reflexão Interação entre diretoria e funcionários Soluções para os problemas Estimulo a solução Preocupamo-nos com o ambiente da cooperativa Abertura da diretoria

35 -34- ENCERRAMENTO DA OFICINA A oficina foi encerrada Presidente do Conselho de Administração Sr. José Maria de Jesus e pelo Diretor- Presidente Sr. João Ferreira dos Santos, que agradeceram a participação e o empenho de todos.

36 -35- PARTICIPANTES DO EVENTO

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38 MODERADOR -37- Sérgio Cordioli Rua Manágua, 124 Bairro Jardim Lindóia Porto Alegre - RS Fone / Fax ou sergio@scordioli.com.br cordioli@portoweb.com.br Site: Um grande abraço a todos. Sérgio Cordioli