SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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1 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TEORIA GERAL DE SISTEMAS - TGS 1. EVOLUÇÃO HISTÓRICA No final dos anos 30, o biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy havia observado que a ciência se acostumara a tratar de forma compartimentada muitos problemas que exigiam uma abordagem ampla. A teoria geral dos sistemas, que Bertalanffy propôs, é a ferramenta que permite essa abordagem. A Teoria Geral dos Sistemas - TGS, que explora, todos e totalidades, parte de duas idéias básicas: a) A realidade é feita de sistemas, que são feitos de elementos interdependentes; a realidade não é feita de elementos isolados, sem qualquer relação entre si. b) Para compreender a realidade, é preciso analisar não apenas elementos isolados, mas suas inter-relações, por meio de enfoques interdisciplinares. Segundo Bertalanffy, a tecnologia e a sociedade tornaram-se tão complexas que as soluções tradicionais não são mais suficientes. É necessário utilizar abordagens de natureza holística ou sistêmica, generalistas ou interdisciplinares. Portanto, de acordo com Bertalanffy, a teoria dos sistemas é a reorientação do pensamento e da visão do mundo com base na introdução dos sistemas como um novo paradigma científico, que contrasta com o paradigma analítico, mecanístico e linear de causa-e-efeito da ciência clássica. Pressupostos da Teoria Geral dos Sistemas são os seguintes: * integração das ciências sociais e naturais; * estuda os campos não-físicos do conhecimento científico; * desenvolve princípios que unificam as ciências envolvidas conduzindo a uma integração na educação científica. Bertalanffy criticava a visão de que cada ciência tem um lugar a assumir, ficando isoladas. A TGS afirma que deve-se estudar os sistemas de forma globalmente, envolvendo todas as interdependências de suas partes.

2 2. SISTEMA E SEUS ASPECTOS BÁSICOS Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Os componentes do sistema são: - Objetivos: referem-se tanto aos objetivos do sistema quanto aos do usuário. Objetivo é a finalidade para a qual o sistema foi criado. - Entradas do sistema: função que caracteriza as forças que fornecem ao sistema o material, a informação e a energia para a operação ou processo. Gerará determinadas saídas do sistema que deverão estar em sintonia com os objetivos estabelecidos. - Processo de transformação do sistema: função que possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída). É a maneira pela qual os elementos componentes interagem a fim de produzir as saídas desejadas. - Saídas do sistema: correspondem aos resultados do processo de transformação. As saídas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e relações do sistema. - Controles e Avaliações do sistema: verifica se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. - Retroalimentação do sistema (ou realimentação / feedback): pode ser considerado como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. É o processo de comunicação que reage a cada entrada de informação, a qual afetará seu comportamento subseqüente e assim sucessivamente. A retroalimentação serve de controle, cujo objetivo é reduzir as discrepâncias ao mínimo. OBJETIVOS ENTRADAS PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO SAÍDA S CONTROLE E AVALIAÇÃO RETROALIMENTAÇÃO Outro aspecto a ser abordado é o ambiente do sistema. O ambiente (dentro dos seus limites) influi ou é influenciado pelo sistema. Ambiente de um sistema é o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, porém: - qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os elementos; e - qualquer alteração nos elementos pode alterar ou mudar o sistema. 2

3 O ambiente também é chamado de meio ambiente, meio externo, meio ou entorno. Devem ser considerados três níveis na hierarquia de sistemas: - Sistema: é o que se está estudando ou considerando, - Subsistema: são as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema, e - Supersistema ou Ecossistema: é o todo, e o sistema é um subsistema dele. ECOSSISTEMA SISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA Sistemas abertos: são empresas que estão em permanente intercâmbio com seu ambiente e caracterizam-se por equilíbrio dinâmico. Os sistemas abertos possuem propriedades conceitualmente idênticas, porém insuficientes para a caracterização precisa de sistemas e subsistemas específicos. As empresas são sistemas planejados que mantém a integridade de sua estrutura interna por intermédio de laços psicológicos. Tal integridade é conseguida através de padrões formais de comportamento. Os subsistemas empresariais variam de empresa para empresa, e podem ser classificados: a) Subsistemas principais: subsistema técnico de produção / mercadológico b) Subsistemas complementares: subsistema contábil / financeiro / recursos humanos. c) Subsistemas de apoio: subsistema de processamento de dados / organização e métodos / jurídico / entre outros. 3

4 Existem dois conceitos que facilitam o entendimento da empresa como sistema aberto e sua integração com o ambiente: a) equifinidade, segundo a qual um mesmo estado final pode ser alcançado, partindo de diferentes condições iniciais e por maneiras diferentes; e b) entropia negativa, que mostra o empenho dos sistemas em se organizarem para a sobrevivência, por meio de maior ordenação. O processo entrópico decorre de uma lei universal da natureza na qual todas as formas de organização se movem para a desorganização e a morte. Para melhor evitar o processo entrópico, a empresa deve planejar a trajetória dos sistemas e subsistemas pela aplicação da análise e previsão da evolução das variáveis ambientais. A equifinidade e a entropia negativa podem facilitar o entendimento de uma das características dos sistemas abertos, que é a tendência à diferenciação, em que configurações globais são substituídas por funções mais especializadas, hierarquizadas e altamente diferenciadas. O conceito de adaptação é definido como a resposta a uma mudança (estímulo) que reduz de fato ou potencialmente a eficiência do comportamento de um sistema; uma resposta pode ser interna (dentro do sistema) ou externa (em seu ambiente). Adaptação é a habilidade do sistema para se modificar ou modificar seu ambiente quando algum deles sofreu uma mudança. Resultam-se então, quatro tipos de adaptação: a) Adaptação ambiente-ambiente: ocorre quando um sistema reage a uma mudança ambiental, modificando o ambiente. b) Adaptação ambiente-sistema: ocorre quando um sistema se modifica para reagir a uma mudança ambiental. c) Adaptação sistema-ambiente: ocorre quando um sistema reage a uma mudança interna, modificando o ambiente. d) Adaptação sistema-sistema: ocorre quando um sistema reage a uma mudança interna, modificando a si mesmo. Outro aspecto importante quando se consideram os sistemas adaptáveis é seu comportamento intencional, visando certas finalidades. Este comportamento pode estar baseado na preservação do caráter do sistema, na natureza das transformações ou na tendência para sistemas mais complexos e diferenciados. A preservação do caráter do sistema estabelece que o ciclo de eventos de um sistema pode conduzi-lo a um estado firme ou a um processo entrópico. A eficiência com que o sistema trabalha pode conduzir a uma relação saída/entrada cada vez maior ou menor (entropia). O estado firme caracteriza a constância da relação saída/entrada. Apesar da tendência de um estado firme em sua forma mais simples seja homeostática (equilibrada), o princípio básico, é o da preservação do caráter do sistema (o sistema tem que permanecer coerente com os objetivos a serem alcançados). O processador de um sistema é o conjunto de elementos inter-relacionados e interagentes que transformam as entradas em saídas. A tendência para sistemas mais complexos e diferenciados estabelece que os sistemas abertos, são particularmente dinâmicos, variando a velocidade e as maneiras pelas 4

5 quais os mesmos vão se tornando complexos e diferenciados ao longo do tempo. Devido a influencias internas e externas, os sistemas vão se tornando mais complexos, caracterizando-se em conseqüência, por um volume maior de entropia e desagregação, e exigindo técnicas mais avançadas para evitar o envelhecimento e a morte. Existe o conceito de estado quase estacionário, pelo qual a permanente adaptação dos sistemas nem sempre os traz de volta a seu nível primitivo. Pode ser entendido como o estado onde não se busca importar mais do que o estritamente necessário para a sobrevivência do sistema. Existe também o conceito dos sistemas como ciclos de eventos, pois em geral, os sistemas administrativos possuem um caráter cíclico, onde o produto exportado para o ambiente supre as fontes de energia para a repetição das atividades do ciclo. Quando se considera a empresa como um sistema, pode-se visualizá-la como composta de vários subsistemas: - o de coordenação das atividades para que os resultados sejam alcançados; - o decisório sobre as informações existentes, para que as ações sejam desencadeadas visando aos resultados a serem alcançados; e - o de realização das atividades operacionais, que vão tocar a empresa em seu dia-a-dia. Exemplo de hierarquização adequada de sistemas na empresa: - cada tipo deve ser precisamente conceituado com base em suas características, para que não ocorram dúvidas a respeito do que trata cada um deles; - as peculiaridades de cada nível devem ser claramente descritas; - a seqüência ordenada dos níveis deve ser estabelecida, e - a primazia do nível superior e a influencia dos inferiores devem ser explicitadas. 3. EVOLUÇÃO DA APLICAÇÃO DOS SISTEMAS Os sistemas administrativos sofreram forte evolução em sua análise, desenvolvimento e aplicação nas empresas; através da moderna técnica administrativa da reengenharia, revolucionando estratégias, organização e processos empresariais. O moderno enfoque dos sistemas procura desenvolver: - uma técnica para lidar com a grande e complexa empresa, - um enfoque sintético do todo que não permite analise separada das partes do todo, - um estudo das relações entre os elementos componentes, em preferência ao estudo dos elementos. BIBLIOGRAFIA MAXIMIANO, Antonio C. Amaru, Introdução à Administração, São Paulo, Ed. Atlas: 2000 OLIVEIRA, Djalma P. Rebouças, Sistemas, Organização & Métodos, S. Paulo, Ed. Atlas: