CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA
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- Juliana Campos Silva
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1 CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA FACULDADE DE TECNOLOGIA DE LINS PROF. ANTONIO SEABRA CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA MAGNA EURICA FERNANDES MARTINS PEREIRA SUELI DA SILVA COSTA SANCHES O PROCESSO DE COMPRAS EM UMA EMPRESA DO SETOR PÚBLICO, LOCALIZADA NA REGIÃO NOROESTE DO ESTADO DE SÃO PAULO LINS/SP 1º SEMESTRE/ 2013
2 CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA FACULDADE DE TECNOLOGIA DE LINS PROF. ANTONIO SEABRA CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA MAGNA EURICA FERNANDES MARTINS PEREIRA SUELI DA SILVA COSTA SANCHES O PROCESSO DE COMPRAS EM UMA EMPRESA DO SETOR PÚBLICO, LOCALIZADA NA REGIÃO NOROESTE DO ESTADO DE SÃO PAULO Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade de Tecnologia de Lins para obtenção do título de Tecnólogo em Logística Orientador: Prof. Dr. Eduardo Teraoka Tofoli LINS/SP 1º SEMESTRE/ 2013
3 MAGNA EURICA FERNANDES MARTINS PEREIRA SUELI DA SILVA COSTA SANCHES O PROCESSO DE COMPRAS EM UMA EMPRESA DO SETOR PÚBLICO, LOCALIZADA NA REGIÃO NOROESTE DO ESTADO DE SÃO PAULO Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade de Tecnologia de Lins, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de Tecnóloga em Logística, sob orientação do Prof. Dr. Eduardo Teraoka Tofoli. Data da aprovação: / / Prof. Dr. Eduardo Teraoka Tofoli. Prof. Msc. Sandro da Silva Pinto Prof. Msc. Silvio Ribeiro
4 A toda minha família, aos meus amigos de classe, ao meu pai Benedito in memorian, Professores e em especial a minha companheira Sueli. Magna
5 Em especial ao meu esposo, maior incentivador e colaborador desta conquista, dedico a Deus a minha família, e a minha amiga Magna. Sueli
6 AGRADECIMENTOS Dedico a DEUS, por ser a razão de minha existência, a fonte de minhas forças e a certeza do meu amanhã. Ao meu marido Leandro, amigo e companheiro de todos os momentos. Aos meus filhos Drinho e Bely, me desculpem pela ausência, e obrigado por entender a necessidade de ter que voltar a estudar. Aos meus pais queridos eternamente, Benedito (in memorian) e minha mãe querida Terezinha por compreender a minha ausência em sua vida. Aos meus irmãos, Marta, Marcos, Maristelo, Maurilio e Mario por sempre estar querendo o meu sucesso. A minha sogra Laura e ao meu sogro Olegário, a quem tenho como pai, obrigado por tudo. Aos meus professores aos quais defino como verdadeiros mestres da vida, muitos dos quais foram muito além do conteúdo programático, mencionar nomes seria muito triste e injusto. A minha amiga Sueli, verdadeira guerreira, diante dos problemas seu lema é chegar lá. Aos amigos de classe que sempre terão um lugar especial em minha vida.
7 AGRADECIMENTOS Eu Sueli da Silva Costa Sanches, agradeço a Deus que na sua infinita bondade me deu sabedoria para adentrar a esta Faculdade, bem como, perseverança e teimosia para continuar e chegar até aqui. Agradeço ao meu esposo que me incentivou, vibrou comigo com o feito, e me ajudou nas tarefas diárias, me permitindo ausentar-me, e aos meus filhos Fábio e Felipe que me deram incentivo, enfim a toda a família que acabou estudando um pouco juntamente comigo. Aos professores que nos ajudaram a crescer profissionalmente, ao nosso Coordenador pela nossa defesa frente aos problemas pertinentes, e ao nosso orientador, que não mediu esforços para dividir conosco seus conhecimentos.
8 RESUMO Com o intuito de melhorar seu resultado, principalmente após o início da globalização, as empresas têm buscado cada vez mais alternativas de diminuir custos e aumentar a qualidade de seu serviço. Com isso, o departamento de compras é de vital importância dentro das organizações empresariais privadas e públicas, tendo em vista que ambas buscam a realização de um processo de compra bem sucedido, dentro dos critérios das boas práticas empresariais e as exigidas por lei e também à redução dos custos como estratégia de competitividade, uma vez que com a globalização, veio o aumento das variedades de produtos e os consumidores se tornaram mais exigentes. Sabendo disso, o objetivo desse trabalho foi de verificar a importância do departamento de compras no setor público na busca de melhores resultados. Para atingir esse objetivo, foi realizada uma revisão bibliográfica, através de livros, artigos e revistas especializadas, assim como, um estudo de caso em uma prefeitura na região noroeste do estado de São Paulo. Com a realização da pesquisa, percebe-se que devido às dificuldades enfrentadas pelo setor público, o departamento de compras acabou transformando-se em uma das funções mais importantes e modelo para os demais órgãos de outros segmentos, onde normalmente existe uma grande gama de produtos para aquisição. O departamento de compra tem como maior finalidade adquirir produtos de qualidade, com volume regular, com preços competitivos e qualidade que atendam ás necessidades dos principais interessados. E, para que o departamento de compras atue de forma eficiente é necessário que haja o comprometimento de todos os envolvido nos processos, aumentado o retorno do órgão, possibilitando melhores resultados. Palavras-chaves: Processo de Compras. Setor Público. Fornecedor. Resultados.
9 ABSTRACT In order to improve its results, especially after the beginning of globalization, companies have increasingly sought alternatives to reduce costs and increase the quality of their service. Thus, the purchasing department is vital within business organizations both private and public, in order that both seek to carry out a successful purchase process within the criteria of good business practices and those required by law and also the cost reduction as a strategy for competitiveness, as with globalization, came the rise of the varieties of products and consumers have become more demanding. Therefore, the aim of this work was to verify the importance of the purchasing department in the public sector in search of better results. To achieve this goal, we conducted a literature review, through books, articles and magazines, as well as a case study in a city in the northwestern state of São Paulo. With the research, it is clear that due to the difficulties faced by the public sector, the purchasing department eventually becoming one of the most important functions of the public agency and model for other sector, where there is usually a wide range of products for acquisition. The purchasing department has the largest purpose buy quality products with regular volume with competitive prices and quality that meet the needs of key stakeholders. And, for the purchasing department operates efficiently there must be a commitment from all involved in the process, increased the company's return, allowing better results. Keywords: Purchasing Process. Public Sector. Supplier. Results.
10 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura Logística Empresarial - Representação visual da natureza interrelacional entre as cinco áreas do trabalho logístico...20
11 LISTA DE QUADROS Quadro 2.1- Interface do departamento de compras com as outras áreas...28 Quadro Perfil do comprador: estágios de desenvolvimento...36 Quadro 3.2- Mudança de papéis de compras: compra reativa e compra proativa...38
12 LISTA DE SIGLAS LDO - Lei de Diretrizes Orçamentária MBA - Master in Business Administration SCC - Suppy Chain Council PCP - Planejamento e Controle de Produção
13 SUMÁRIO INTRODUÇÃO LOGÍSTICA LOGÍSTICA EMPRESARIAL ATIVIDADES DA LOGÍSTICA Atividades primárias Atividades de apoio CADEIA DE SUPRIMENTOS COMPRAS Objetivo de compras Processo de compras Organização de uma seção de compras..., A atividade de compra como função administrativa CARGOS ENVOLVIDOS NO SETOR DE COMPRAS QUALIFICAÇÃO DE COMPRADORES O PAPEL DO COMPRADOR PÚBLICO NEGOCIAÇÃO FORNECEDORES TIPOS DE COMPRAS NO SETOR PÚBLICO..., Licitações Concorrência Tomada de preço Convite Pregão Dispensa de licitações METODOLOGIA ESTUDO DE CASO CARACTERIZAÇÃO DO ÓRGÃO ESCOLHIDO RESULTADO DA PESQUISA DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROCESSOS DE COMPRA A REALIZAÇÃO DA COMPRA TIPOS DE COMPRAS... 56
14 Dispensa de licitação Processo licitatório nas modalidades Convite Tomada de preço Concorrência pública Pregão FORNECEDORES ANÁLISE DOS DADOS CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...66 ANEXO...70
15 13 INTRODUÇÃO Nos últimos anos, com os avanços constantes da tecnologia, tornou-se imprescindível, para qualquer empresa que queira sobreviver no mercado, a constante atualização e adaptação a este novo cenário de mudanças. Tão importante quanto acompanhar tais mudanças, é saber aproveitá-las de maneira estratégica, proporcionando grandes melhorias nos processos da empresa. No Brasil, os benefícios dos avanços tecnológicos vêm sendo intensamente utilizados por empresas privadas, não só como um meio de manter-se em sintonia com as mudanças do ambiente de mercado, mas também como um diferencial competitivo. Sendo assim, não há cabimento a Administração Pública distanciar-se dos avanços tecnológicos existentes no mercado. Na medida em que essa competição globalizada avança e surge um mercado mundial de suprimentos, cresce também a importância das Compras nas organizações. O comprador tem evoluído junto com o mercado e, tornando-se um representante da empresa, adquiriu funções de buscar, além de preço, novas tecnologias, inovações e qualidade sejam no Brasil ou em qualquer parte do mundo. Neste contexto, o departamento de compras é visto, nos dias atuais como uma parte estratégica para agregar valor a qualquer empresa, tendo influência direta nos estoques e no relacionamento com os clientes, estando diretamente ligado ao sucesso das organizações. Segundo Moraes (2005), o departamento de compras também pode assumir o papel de negociação de preços com os fornecedores. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa. O setor de compras é de vital importância dentro das organizações empresariais público/privada, tendo em vista que ambas buscam a realização de um processo de compra bem sucedido e dentro dos critérios das boas práticas empresariais e as exigidas por lei, e também a redução dos custos como estratégia de competitividade, uma vez que com a globalização, veio o aumento das variedades de produtos e os consumidores se tornaram mais exigentes. Neste contexto, o setor público também procura utilizar as compras como ferramenta de redução de custos, através da modernização das leis que norteiam as
16 14 compras públicas e a utilização da Tecnologia da Informação, tornando o processo mais ágil para ambas as partes. Na realidade, as empresas privadas compram materiais e/ou serviços de quem eles acham necessário ou conveniente, já na administração pública, com ressalvas de algumas hipóteses legais, as compras serão necessariamente precedidas de licitação, tendo em vista o dinheiro e o interesse público que está em jogo. Por isso, os compradores públicos não podem agir livremente, mas sim, de acordo com a lei (FLEURY, 2007). Neste cenário atual de competitividade no mercado globalizado, onde um bom desempenho logístico é o diferencial, o setor de compras é um importante aliado na busca por fornecedores confiáveis que possam compor um processo de compras bem sucedido conseguindo com isso redução de custos e melhor qualidade dos produtos adquiridos, assim como a garantia da entrega em tempo hábil para evitar o desabastecimento dos setores requerentes, neste contexto, o setor público também procura utilizar as compras como ferramenta de redução de custos, através da modernização das leis que norteiam as compras públicas. Os compradores públicos devem estar cientes de que, para realização das compras, se torna necessário e imprescindível o fornecimento da especificação completa do bem, além da definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas, para garantir a perfeita aquisição dos bens ou serviços necessários, além de permitir clareza e exatidão por parte de quem está cotando os preços, no caso, o fornecedor. Com isso, o objetivo desse trabalho foi de verificar a importância do departamento de compras no setor público na busca de melhores resultados. Para atingir o objetivo foi realizada uma pesquisa bibliográfica, através de livros, artigos, artigos científicos, entre outros para coletar dados e informações sobre o assunto. Após a pesquisa bibliográfica foi realizado um estudo de caso em um órgão público, mais especificamente, em uma prefeitura localizada na região noroeste do estado de São Paulo, que tem no seu departamento de compras uma preocupação muito grande em gerar bons resultados. Com respeito à importância do departamento de compras, surgiu assim o seguinte questionamento: O departamento de compras de um órgão público se utilizado de forma correta, possibilita o mesmo obter melhores resultados?
17 15 Para a realização da pesquisa, o trabalho ficou estruturado da seguinte forma: no capítulo 1 foi abordado o referencial teórico sobre logística, seus conceitos e suas atividades. No capítulo 2 foi abordado o referencial teórico sobre cadeia e suprimentos, compras, seus objetivos, seus processos, entre outros. No capítulo 3 a metodologia utilizada para a realização da pesquisa e no capítulo 4 análise dos dados coletados em pesquisa, no capítulo 5 estudo de caso de um órgão público que possui um departamento de compras localizado na região noroeste paulista, e no capítulo 6 foi relatado as considerações finais e no capítulo 7 foram relacionadas as referências bibliográficas, e anexado apêndice. Por fim, as considerações finais.
18 16 1. LOGÍSTICA O inicio da Logística se deu com os chefes militares para organizar melhor seus homens, equipamentos, suprimentos e alimentação, buscando com isso um controle melhor de seus recursos disponíveis e com finalidade de obter vantagens em suas batalhas. A logística é um campo fascinante e em plena expansão, com potencial para a obtenção de resultados extraordinários para a organização. Não o era 50 anos atrás e, também, foi pouco utilizada até os anos 70. O crescimento e interesse da ação logística ocorreram principalmente nos anos 90. (POZO, 2010, p. 2). Sabendo disso, pode-se dizer que o crescimento da logística foi impulsionado pelas necessidades das organizações, com a finalidade de superar novos desafios apresentados pela situação de mercado, e ao mesmo tempo garantir sua sobrevivência, sem que seus lucros fossem alterados consideravelmente (POZO, 2010). Fleury (2009, p. 31), define que logística deve ser vista como um instrumento de marketing, uma ferramenta gerencial, com finalidade de agregar valor nos produtos e serviços prestados. Uma vez que todas as variáveis, como disponibilidade de produtos, prazos de entrega, consistência dos prazos, flexibilidade do serviço, serviço de pós-venda e outros; estejam em perfeita harmonia, cabe à logística estruturar para garantir seu cumprimento. O autor ainda menciona um segundo conceito para logística: [...] A logística deve ser tratada como um sistema, ou seja, um conjunto de componentes interligados, trabalhando de forma coordenada, com objetivo de atingir um objetivo comum. [...]. A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. (BALLOU, 2010, p. 24). A logística refere-se à responsabilidade de projetar e administrar sistemas, para controlar o transporte e a localização geográfica dos estoques de materiais, produtos inacabados e produtos acabados pelo menor custo total (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007, p. 27).
19 17 Segundo Pozo (2010), o sucesso de qualquer empresa dependerá muito do controle de seus custos logísticos, instituir metas para reduzir o lead time entre os pedidos, a produção e a demanda, com propósito de melhor atender seus clientes, uma vez que os mesmos querem receber seus bens e serviços no momento que desejar, com as especificações já definidas anteriormente, o local especificado, no preço desejado. Diante dessas informações, as empresas tendem cada vez mais a se equipar, atualizar-se quanto à legislação, para que possa enfrentar seus concorrentes com eficiência e eficácia, e assim conquistar sua fatia do mercado. É a partir desta necessidade de redução nos custos logísticos, que as empresas identificaram a importância da aplicabilidade da logística como ferramenta na área empresarial, e também, reconhecer seus benefícios na utilização da mesma, como um diferencial na administração dos seus negócios Logística empresarial As operações logísticas tornaram-se fundamentais em um país industrializado para a confecção de produtos acabados e a distribuição aos clientes. Atualmente no comércio globalizado, ela cresceu e se tornou altamente complexa. (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007) Apesar dos recursos aplicados em logística, o que mais chama a atenção não é o estudo da redução de custos, e sim, a maneira como as empresas usam a logística adquirindo vantagens competitivas, através da superioridade dos serviços oferecidos a sua clientela mais importante, e as empresas que têm melhor desempenho, se utiliza da tecnologia da informação, com sistemas de monitoramento constante para identificar possíveis falhas operacionais, o que facilita sua correção, antes mesmo que ela aconteça. Quando não for possível, pode-se utilizar desta informação para avisar o cliente, evitando a surpresa com a falha no serviço. Em alguns casos, quando se trabalha em conjunto, cliente e fornecedor, é possível uma previsão de paralisação operacional devido a falhas, e assim tomar providências corretivas no sentido de se evitar que aconteça. Empresas que utilizam esses recursos logísticos são excelentes parceiras para a cadeia de suprimentos (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007).
20 A logística agrega valor aos processos da cadeia de suprimentos quando o estoque é estrategicamente posicionado para gerar vendas. Criar valor logístico é algo dispendioso. Embora seja difícil de medir, a maioria dos especialistas concordam que o gasto anual com logística nos Estados Unidos em 2004 foi de aproximadamente 8,6 % dos $ 11,74 trilhões do Produto Interno Bruto (PIB), ou seja, $ bilhão. Os gastos com transportes em 2004 foram de $ 644 bilhões, o que representa 63,3 % do custo logístico total (BOWERSOX; CLOSS, COOPER, 2007, p.24). 18 A busca pelas boas práticas de serviço, que vão gerar a preposição de valores logísticos, deve ser uma constante no mundo empresarial, tendo em vista a competição acirrada de mercado. Percebe-se, que o conceito de logística pode ser encontrado por vários autores, constata-se, entretanto todos a enfatizam como uma nova estratégia, que empregada de forma integrada é capaz de criar sintonia entre todos os departamentos dentro das organizações. Segundo Ballou (2010, p.17) o conceito de logística é: A logística empresarial estuda como administração pode promover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controles efetivos para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. A logística é um assunto vital (BALLOU, 2010, p.17). Pode dizer então, que a gestão logística é o elo entre o local de produção e os mercados consumidores. Para Francischini & Gurgel (2004, p. 262) a definição de logística empresarial é: Processo de planejamento, implementação e controle do fluxo eficiente e eficaz de matérias-primas, estoques de produtos semiacabados, acabados e de fluxo de informações a eles relativo, desde a origem até o consumo como o propósito de atender aos requisitos dos clientes. A integração dos processos é de suma importância para agregar valor para o cliente. Ballou (2010, p. 23), sintetiza a missão de logística como colocar as mercadorias ou os serviços certos no lugar e no instante corretos e na condição desejada, ao menor custo possível.
21 19 Neste contexto, pode-se dizer que a logística empresarial é responsável pela sintonia entre as necessidades dos clientes com a administração dos fluxos de materiais e de informações, partindo do fornecedor até o consumidor final, reduzir custos, e ainda gerar competitividade na cadeia de valor. Para que o objetivo seja alcançado é essencial que as atividades logísticas sejam bem executadas Atividades da logística A logística empresarial é formada por um conjunto de atividades integradas e estratégicas, iniciando desde o fornecedor até a entrega do produto ou serviço ao consumidor final. De acordo com Bowersox, Closs, Cooper (2001) a logística é vista como a competência que vincula a empresa a seus clientes e fornecedores. A logística tem responsabilidade de prover recursos, equipamentos, informações e as condições necessárias para a execução de todas as atividades, com objetivo de maximizar e tornar realidade suas potenciais sinergias, com o propósito de alcançar níveis de serviços adequados aos clientes, garantindo que o produto estará á sua disposição no lugar certo, no momento certo, a um custo razoável. A logística está inserida na cadeia de suprimentos para transportar e entregar materiais com o propósito de adquirir benefícios, em relação ao tempo, local e menor custo total. O estoque somente irá obter maior valor a partir do momento em que for entregue ao fornecedor, ou se houver uma política para criação de valor agregado. A estratégica logística na cadeia de suprimentos, somente obtém benefícios se houver integração entre as funções, pois as decisões tomadas em relação a uma delas incidirão sobre os custos umas das outras. É esta relação que dificulta e desafia uma implementação bem sucedida da gestão integrada (BOWERSOX; CLOSS; COOPER ;2007). Segundo a figura 1.1 a gestão logística integrada interage com todas as áreas das empresas, e é fundamental para que a cadeia de suprimentos funcione com eficiência e a empresa alcance seus objetivos de lucro e satisfação de seus clientes.
22 20 Figura Logística empresarial Representação visual da natureza interrelacional entre as cinco áreas do trabalho logístico. Fonte: Ballou (2010, p. 29) Para Pozo (2010) as atividades representadas na figura 1.1, são descritas como atividades primárias e atividades de apoio, também conhecida como cadeia de valor, conforme descritas abaixo, e seus conceitos de forma aplicada, bem como seus benefícios a serem considerado Atividades primárias Segundo Pozo (2010), atividades primárias são aquelas que são de vital importância para a obtenção dos objetivos logísticos de custo e nível de serviço que o mercado deseja, são elas também responsável pela maior parcela do custo total da Logística e são essenciais para a coordenação e o cumprimento da tarefa logística. Segundo Ballou (2010) a atividades primárias são compostas por: a) Transportes: é uma das atividades logística mais importante, pois ela é responsável por quase dois terços dos custos logísticos, é também fundamental para toda organização uma vez que é responsável por todo tipo de movimentação, seja de matéria-prima para produção ou
23 21 movimentação de produtos acabados até a entrega aos clientes. E para que a entrega seja efetuada, é indispensável que haja investimento em manutenção de estoques; b) Manutenção de estoques: é necessário para que se possa atingir um grau razoável de disponibilidade do produto em função da demanda, representa também quase dois terços dos custos logísticos, funciona como um amortecedor entre a oferta e demanda. O grande desafio da administração de estoques é manter seus níveis o mais baixo possível e ao mesmo tempo satisfazer as necessidades de seus clientes. Os administradores devem manter o mínimo possível de estoques necessários para atender as solicitações de seus clientes. As quais devem ser processadas no menor tempo possível, apesar desta atividade não representar custo elevado, mas os recursos são decorrentes da mesma; e. c) Processamento de pedidos: o chamado ciclo critico de atividades logísticas, que é o tempo da realização do pedido de compra até o produto ser entregue ao cliente. É responsável pelo tempo entre se processar um pedido e definitivamente entregar um bem ou serviço ao cliente diante dos recursos logísticos disponíveis. É através do processamento que se da inicio a movimentação de bens e serviços. Segundo Ballou (2010), os custos referentes ao processamento de pedidos são pequenos em relação aos custos de transporte e manutenção de estoque Atividades de apoio Segundo Pozo (2010), as atividades de apoio são aquelas que dão apoio às atividades primárias, com finalidade de êxito nas organizações, que buscam manter e criar clientes satisfeitos e acionistas tendo lucros. As atividades de apoio são as seguintes: a) Armazenagem: é a administração dos espaços necessários para manter os materiais estocados, podem ser dentro das fábricas, ou externos próximos aos clientes. Essas ações envolvem fatores como a localização, dimensionamento da área, arranjo físico, recuperação de estoques, projetos de docas ou baias de atração e configuração do armazém, necessidades de recursos financeiros e humanos;
24 22 b) Manuseio de materiais: essa atividade está relacionada à manutenção de estoques, seja ela dentro da fabrica; movimentação de matéria-prima ou produtos em processo refere-se também a transferência de um depósito para o outro; c) Embalagem: refere-se à proteção necessária que o produto deve ter com finalidade de chegar até o deposito, ou até os clientes, em perfeita qualidade, usando a embalagem adequada, as empresas não tem desperdício e perdas. Segundo Ballou (2010), as embalagens podem tornar o transporte e a armazenagem de produtos eficientes; d) Suprimento: a área de suprimento ou compras tem por finalidade dar apoio a logística e pode também contribuir com a redução de custos logísticos dentro das empresas. Para Ballou (2010), é na área de suprimento que é feita a seleção de fontes de reabastecimento, as quantidades que são necessárias, o plano de compra e como o produto será comprado (foco do trabalho); e) Planejamento: refere-se em quantidade que se deve produzir, como, onde e por quem devem ser fabricadas. Segundo Ballou (2010), a programação do produto refere ao fluxo de saída e; f) Manutenção de informação: é a função que permitirá o sucesso da ação logística dentro de uma organização, tem base em informações de custos, procedimentos e desempenho para o correto planejamento e controle logístico. Segundo Ballou (2010), o sucesso do controle logístico depende das informações das atividades primárias e de apoio. A cadeia de suprimentos é um subconjunto da cadeia de valor estendida, a qual é focada em agregar valor a um serviço ou a um produto físico, enquanto a cadeia de suprimentos focaliza principalmente a produção, distribuição e vendas de produtos físicos (CHRISTOPHER, 2007). Toda empresa na consecução dos seus objetivos necessita de grande interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informações, também alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas de decisão. (MARTINS & ALT, 2009).
25 23 Desse modo, ao analisar o conceito das atividades primárias e de apoio, ou seja, a cadeia e valor constata-se uma relação com a cadeia de suprimentos, pois, verifica-se que ambas partem da mesma filosofia de formação.
26 24 2. CADEIA DE SUPRIMENTOS Chopra e Meindl (2011, p. 5) afirmam que, o objetivo central das cadeias de suprimento é maximizar o valor geral gerado, sendo este, a diferença entre o valor do produto final para o cliente e os esforços de produção realizados pelas empresas para atender ao seu pedido. Para Chopra e Meindl, (2011, p.3), a cadeia de suprimento está relacionada com todas as atividades envolvidas com a emissão de um pedido de um cliente, todos os meios envolvidos para a perfeita satisfação do cliente, com a entrega do produto, que são os fabricantes, fornecedores, transportadoras, armazéns e o próprio cliente. Para eles uma cadeia de suprimentos é: dinâmica e envolve o fluxo constante de informações, produtos e fundos entre diferentes estágios. Ballou (2006, p. 27) define que o conceito de logística deriva dos conceitos da gestão coordenada de atividades inter-relacionadas e do conceito de que logística agrega valor a produtos e serviços essenciais para a satisfação dos clientes e o aumento das vendas, daí se conclui que a logística faz parte do processo de Gerenciamento da Cadeia de Suprimento. Segundo Ballou, (2006, p. 28), cadeia de suprimentos envolve toda atividades relacionadas com o fluxo e transformação de mercadorias desde o estágio da matéria-prima até o usuário final, bem como também todo fluxo de informação, seu efetivo gerenciamento tem como objetivo conquistar uma vantagem competitiva sustentável. Para Suppy Chain Council (SCC) (2004) a cadeia de suprimentos abrange todos os esforços envolvidos na produção e liberação de um produto final, desde o primeiro fornecedor do fornecedor até o último cliente do cliente. E o departamento de compras é uma das áreas de extrema importância para desempenhar essa função COMPRAS Segundo Dias (2009), compras é parte essencial do departamento de materiais ou suprimentos, onde visa suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e manter as quantidades corretas, fazer a
27 25 correta conferência do que foi comprado e armazenar adequadamente; das funções que compõem a cadeia de suprimentos, compras se torna fundamental. Gurgel (2008) menciona que as organizações tem visto hoje a área de compras de uma forma mais madura e com técnicas cada vez mais aprimoradas, onde os dados são mais precisos em relações a tarefas realizadas em outras funções administrativas. Para Pozo (2010), a área de compras é uma atividade que proporciona apoio ao processo produtivo, suprindo-o com os materiais necessários para o andamento dos processos. A visão de compras nos dias de hoje está associada com o sistema logístico empresarial, com atividades de gerar operações lucrativas e manter a competitividade de mercado, e é fonte de redução de custos, através de negociações de preços, pesquisa de materiais alternativos e busca de novos fornecedores. Segundo Arnold (1999) a função compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. A Gestão da aquisição - a conhecida função de compras - assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e um centro de despesa e não um centro de lucros. (MORAES, 2005). Para Pozo (2004, p. 149), o setor de compras tem grande influência nos resultados de uma empresa em virtude de suprir as organizações de recursos materiais para proporcionar perfeito desempenho e atender as necessidades de mercado. Para que a empresa possa movimentar-se adequadamente e eficazmente, o material precisa estar disponível no momento certo e com as especificações corretas, assim o sistema ocorrerá sem interrupções, satisfazendo o processo operacional. Neste contexto, saber o que, quanto, quando e como comprar passa a ser questão de sobrevivência, neste momento a função compras passa a ter grande importância para as organizações (MARTINS & ALT, 2003). Ainda sobre o ponto de vista de Martins & Alt (2006), atualmente a função compras é tida como parte do processo de logística das empresas.
28 Atualmente a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (Supply Chain). Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para transações em si e não para o todo. (MARTINS & ALT, 2003, p. 64) 26 Para Pozo (2004), a função compra de materiais tem a finalidade de suprir as necessidades dos clientes, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com quantidades corretas, verificar o recebimento do material comprado e providenciar o armazenamento. Compra é, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimentos. De acordo Martins & Alt (2006), as atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. Já que grande parte do dinheiro de vendas é pago a fornecedores por materiais comprados, reduções pequenas na aquisição dos materiais podem gerar melhorias consideráveis nos lucros. Dessa forma, pode-se dizer que a gestão de compras é de vital importância para o sucesso da empresa Objetivo de compras Toda atividade industrial, antes de iniciar seu processo de produção precisa estar suprida de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços para que possa operar, isso deve ser compatível com a quantidade a ser produzida desde o inicio até o fim de todo o processo. Conforme afirmam Gaither & Frazier (2002), o departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa, sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornandose responsável pela entrega no tempo certo, custo, qualidade e outros elementos na estratégia de operações. Os objetivos de compras segundo Martins & Alt (2006, p. 67) devem ser alinhados aos objetivos da empresa como um todo, tendo em vista o melhor atendimento ao cliente interno e externo. A utilização de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como a internet e cartões de crédito, tem tornado a função compras extremamente dinâmica.
29 27 Segundo Dias (2009), conclui que os objetivos básicos de um departamento de compras são: a) Obter um fluxo contínuo com finalidade de atender a produção como um todo; b) Coordenar esse fluxo a fim de que seja utilizado o mínimo possível de investimentos para não afetar a operacionalidade da empresa; c) Comprar materiais e insumos ao menor preço possível, sempre sem perder a qualidade e mantendo o suprimento adequado; d) Em suas negociações deve-se levar em conta o preço justo a fim de manter a honra da empresa diante de seus fornecedores. Um bom processo de compras tem como base as informações das reais necessidades de suprimento, quanto às quantidades e prazos necessários para a fábrica operar, esses parâmetros são responsáveis pelo sucesso do setor de compras, com isso, produção e compras devem trabalhar juntas. Já segundo Arnold (2009), o objetivo do setor de compra se divide em: a) Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessária; b) Obter mercadorias e serviços com menor custo; c) Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor; d) Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores, e buscar novos fornecedores em potencial. Dias (2009, p. 229), diz que comprar bem é um dos meios que devem usar para reduzir custos, deve-se verificar os prazos, preços, qualidade e volume; mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor ajuda muito diante de eventuais problemas, pois a empresa e o fornecedor devem ser parceiros. A seleção de seus fornecedores também é fundamental no processo de compras; a potencialidade dos fornecedores deve ser verificada, suas instalações e seus produtos, inclusive sua parte fiscal, uma empresa não pode confiar sua produção a uma empresa não confiável financeiramente e produtivamente. Para Pozo (2010) é de competência do departamento de compras o abastecimento da empresa com os recursos materiais para executar suas atividades produtivas e suprir as necessidades do mercado, para que isso ocorra, é necessário que os produtos e matérias-primas estejam disponíveis na hora certa, e com as
30 especificações corretas a fim de que os processos operacionais possam ser supridos. Quadro1.2- Interface do departamento de compras com as outras áreas da empresa. Jurídico: Contratos assinados, pareceres sobre processos de compras, Entradas: assessoria jurídica; Saídas Solicitações de pareceres, informações de campo sobre fornecedores. Informática: Informações sobre novas tecnologias, assessorias na utilização de e- Entradas mail, intranets, extranets, softwares de compras; Informações sobre fornecedores, cópias de solicitações de compras e Saídas de pedidos de compras, cópias de contratos de fornecimento de serviços. Marketing e vendas: Condições de mercado de compradores, novos concorrentes, novos Entradas produtos, novas tecnologias de produtos e processos; Saídas Custo de promoções, condições do mercado fornecedor. Contabilidade e Finanças: Custos das compras, disponibilidades de caixa, assessoria nas Entradas negociações sobre condições de pagamento; Orçamento de compras, compromissos de pagamento, custos dos itens comprados, compromissos de pagamento, custos dos itens Saídas comprados, informações para subsidiar estudos da relação benefícios sobre os custos. Fabricação ou Produtos: Necessidades de materiais e/ou componentes do processo produtivo, Entradas informações sobre estoque disponíveis; Saídas Prazos de entrega dos pedidos, recebimentos previstos. Fonte: Adaptado de Martins & Alt (2006) 28 Pois, para as organizações alcançarem seus objetivos, é necessário que haja grande interação entre todas as áreas da empresa. Pois, o departamento de compras interage muito com todas as áreas da empresa, como se pode observar no quadro 1.2 onde mostra a interação de compras com todas as áreas que constituem a empresa. Após conhecer o objetivo de compras e sua relação entre as áreas, é necessário que a empresa conheça como funciona o processo de compras Processo de Compras A realização do processo de compras deverá ter como objetivo primário, atender às necessidades de produtos e serviços das empresas, buscando
31 29 continuamente a redução de custos e estabelecendo alianças estratégicas com fornecedores, com suporte da melhor tecnologia disponível e aplicável. (FRANCISCHINI e GURGEL, 2004). Estabelecem-se procedimentos para o processo de compras, garantindo a qualidade e a confiabilidade do processo, com isso o processo é:. (FRANCISCHINI e GURGEL, 2004) a) Requisição de compra: documento pelo qual é oficializada a necessidade de aquisição junto a suprimentos; b) Pedido de cotação: documento emitido para se obter e registrar os valores propostos para o fornecimento de materiais ou serviços. Devem-se realizar no mínimo três cotações; c) Pedido de compra: documento pelo qual é oficializada a compra junto aos fornecedores contendo todas as informações necessárias para que o fornecedor possa entregar o material/serviço de acordo com as necessidades; e d) Recebimento: neste momento o material é recebido, conferido e armazenado, ficando a disposição no estoque da empresa para ser comercializado. Conhecendo o processo de compras, é necessário que a empresa organize esse mecanismo, e para que o gestor possa buscar melhores resultados do departamento de compras é necessário que o mesmo entenda este objetivo, buscando novos conhecimentos de forma contínua com a finalidade de melhorar seu desempenho Organização de uma seção de compras Para Pozo (2010) comprar envolve pesquisas que buscam melhores resultados para a organização, num trabalho contínuo que está relacionado à todas as atividades na aquisição de materiais, pesquisas, busca por qualidade, e até reuniões com futuros fornecedores, não levando em conta apenas valores e julgamentos simplesmente intuitivos, mas também, necessita de sistemas moderno de gestão e uso de tecnologia, que são ferramentas geradoras de lucros.
32 30 Segundo Dias (2009) a organização de compras é funcional quando são de tamanhos moderados e quando suas atribuições são entregues a compradores individuais, os itens são especificados de acordo com a origem, necessidade e o valor do material. A seção de compras tem como elemento principal a pesquisa: buscar e investigar; a determinação e o encontro da qualidade certa, a localização de uma fonte de suprimento, a seleção de um fornecedor adequado, o estudo para determinar se o produto deve ser comprado ou fabricado. Segundo Dias (2009), o campo de pesquisa de compras pode ser dividido em áreas distintas, onde se aplicam essas atividades, como: a) estudo dos materiais: avaliam as necessidades da empresa a curto e longo prazo, varia de um a dez anos: tendência de ofertas e demanda, dos preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações. b) análise econômica: efeitos dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências de preços gerais e influência das variações econômicas sobre os fornecedores e concorrentes. c) análise de fornecedores: qualificação de fornecedores ativos e em potencial, estudo de suas instalações, avaliação de desempenho e análise da condição financeira. d) análise de custo e do preço: razões adversas a variações de preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais. e) análise das embalagens e transportes: custos dos fornecedores em relação a sua localização, reclassificações dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais. f) análise administrativa: controle dos formulários, simplificação do trabalho, emprego de sistemas informatizados, preparação de relatórios. Segundo Dias (2009), o sistema de compras dentro de uma empresa é suprido por informações de vários departamentos funcionais da empresa entre eles temos:
33 31 a) Produção: o objetivo principal da relação do setor de compras com o setor de produção é o beneficio geral da empresa, daí ambos não visam ser superior um ao outro, mas sim trabalharem em conjunto. b) Engenharia: a união entre está área visa assuntos concernentes ao projeto, planejamento e especificação preliminares exigências de produção. c) Contabilidade: a relação entre compras e contabilidade é de vital importância e se inicia logo após a compra; pois irá acarretar a retirada de recursos do caixa da empresa. d) Vendas: deve manter o setor de compras informado de quanto foi vendido e suas futuras projeções, para que se tenha um parâmetro de quanto irá compras, hoje, já é comum essas atividades serem exercidas pelo setor de planejamento e controle da produção (PCP). e) PCP: compras e PCP tem relação estreita e fundamental, pois são responsáveis pelos materiais desde o momento de aquisição até o de entrega e utilização. f) Controle de qualidade: a relação de compras com o controle de qualidades é de fornecer matéria-prima de qualidade e dentro dos padrões especificados; o controle de qualidade normalmente faz teste de aceitação dos materiais comprados, é função de compras estarem repassando aos fornecedores quais é os critérios adotados para sua aceitabilidade, para que não tenha surpresas indesejáveis com mercadorias fora das especificações desejadas A atividade de compra como função administrativa A compra não é um fim em si mesmo, e tem como função principal coordenar a sua atividade, aliada e em sintonia com outras importantes fases desenvolvidas pela organização. A atividade de compra programa o trabalho dos outros departamentos, pela aquisição de insumos necessários para a realização dos trabalhos finalísticos da instituição. (BALLOU, 2010) Podem-se considerar compras como função administrativa, separada por diversos estágios que se relacionam entre si e necessitam de decisões a ser tomadas, associadas a qualidade, quantidade, origem, cronograma e custo de aquisição. Coletti (2009, p. 12) enfatizam esse contexto, onde:
34 A compra é uma função administrativa. Mesmo em bases diferentes, a compra é por si própria, uma verdadeira função administrativa. Envolve-a, a administração de materiais em uso corrente, desde a determinação de fontes de fornecimento e vias de fornecimento, passando pelo almoxarifado, até a entrega final nos pontos de produção, conforme se fizer necessário. Em todos os estágios há decisões a serem tomadas, quanto à qualidade, quantidade, cronogramas, origem e custo. Reconhece-se, assim, que a oferta de produtos de qualidade, em quantidades adequadas e adquiridas por um preço razoável são aspectos chave na viabilização econômica das unidades (COLETTI, 2009, p. 12). 32 Na realidade, os particulares compram materiais e/ou serviços de quem eles acham necessário ou conveniente, já na administração pública, com ressalvas de algumas hipóteses legais, as compras serão necessariamente precedidas de licitação, tendo em vista o dinheiro e o interesse público que está em jogo. Por isso, os compradores públicos não podem agir livremente, mas sim, de acordo com a lei (FLEURY, 2007). A função de comprar está intrinsecamente ligada a todos os departamentos da instituição, não só do ponto de vista da compra em si, mas, sobretudo, no alcance dos objetivos e finalidades institucionais. Um comprador público deverá levar em consideração, na sua decisão final de compra, as opiniões e sugestões dadas pelos requisitantes dos produtos ou materiais solicitados, pois elas contribuem e motivam os atores envolvidos, além de aperfeiçoar os aspectos técnicos, provocando um constante aperfeiçoamento dos métodos e das atividades de compras (TAYLOR, 2005). Outro ponto que se deve conhecer são os cargos envolvidos no setor de compras, para saber quem são as pessoas envolvidas nesse processo CARGOS ENVOLVIDOS NO SETOR DE COMPRAS Segundo Dias (2009) os cargos envolvidos no setor de compras só compostos por: Chefe de Compras, Comprador de materiais diversos, Comprador técnico, Comprador de matéria-prima, Auxiliar de compras, Acompanhador de compras follow-up, cada um com suas funções. a) Chefe de compras: a função do chefe de compras engloba vários procedimentos, começando por estudar e analisar as solicitações de compras de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral, inteirarse das necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos requisitantes,
35 33 coordenar pesquisas de fornecedores e coleta de preços, organizar concorrências e estudar os seus resultados, optando pelo que oferecer melhor condição, manter contatos com fornecedores, solicitar testes de qualidade das matérias-primas adquiridas, assessorar as várias seções com informações e soluções técnicas, controlar prazos de entrega, elaborar previsões periodicamente de compras, examinar cadastro geral dos fornecedores, e finalmente manter contatos com setores de produção, e ainda elaborar relatórios e estatísticas de controle geral. b) Comprador de materiais diversos: esta função limita-se a compras de pequeno porte, e algumas atividades inerentes ao setor como: efetuar e acompanhar pequenas compras de materiais sob a supervisão da chefia da seção, classificar e analisar requisição de compras remetidas por outros setores, pesquisar cadastro de fornecedores e efetuar coleta de preços, estudar preços e qualidades, optando pelo que obtiver melhores condições, efetuar as compras e controlar a entrega dos materiais, manter arquivo de catálogos e fornecedores. c) Comprador técnico: limita-se a comprar materiais ligados à produção, que exigem uma especificação mais detalhada, mediante a supervisão e a orientação da chefia, assim como as demais atividades, classificar e analisar solicitações de compra, estudar e analisar necessidades técnicas, pesquisar cadastro de fornecedores, preparar concorrência, analisar informações recebidas e informar a chefia as melhores condições, manter e atualizar cadastro geral de fornecedores, assessorar as varias seções com informações técnicas, acompanhar e controlar entrega dos materiais. d) Comprador de matéria-prima: a função deste comprador é efetuar compras de matérias-primas utilizadas em uma ou mais unidades fabris, mediante supervisão da chefia da seção, classificar e analisar solicitações de compras remetidas por outros setores, pesquisar cadastro de fornecedores, consultar em publicações especificas as cotações dos produtos, organizar pequenas concorrências, analisar as informações e opinar sobre as melhores ofertas, providenciar as compras e acompanhar as entregas das mesmas. e) Auxiliar de compras: cabe ao auxiliar de compras, controlar o recebimento de solicitações de compras e efetuar conferência dos valores anotados,
36 34 pesquisar arquivo de publicações técnicas, elaborar relações de fornecedores para cada material, emitir pedido de compra, controlar arquivo de catálogos e documentos referentes a compras efetuadas. f) Acompanhador de compras follow-up: sua função está relacionada às seguintes atividades: acompanhar, documentar e fiscalizar as encomendas realizadas em observância aos respectivos prazos de entrega, informar ao comprador o resultado do acompanhamento, efetuar cancelamento, modificações e pequenas compras conforme determinação da chefia. Dias e Costa (2000, p. 5) concluem que não se pode, portanto, imaginar um comprador preocupado unicamente com a conclusão de uma compra, sem avaliar o impacto dessa operação em relação aos demais processos integrados à cadeia produtiva ou operativa das organizações. Todo profissional deve melhorar seu desempenho, através de atualizações constantes, tendo em vista a variedade crescente de produtos no mercado, cada um com seus descritivos diferenciados, principalmente nos aspectos técnicos, é esta especificação descrita na forma correta é que irá determinar o tipo de mercadoria que está sendo solicitado e a que será recebida QUALIFICAÇÃO DE COMPRADORES O profissional da área de compras deve saber ouvir seus fornecedores e ter conhecimentos suficientes para conduzir as negociações dentro dos parâmetros da política da empresa visando que ela venha produzir, gerando lucros na fábrica e em suas negociações nas compras, deve reduzir seu centro de custo. Atualmente o comprador é um elemento experiente e a função é tida e reconhecida como uma das mais importantes para uma correta gestão de materiais. O padrão atual exige que o comprador tenha ótimas qualificações e esteja preparado para usá-las em todas as ocasiões. Para conduzir eficazmente suas compras, deve demonstrar conhecimento amplo das características dos produtos, dos processos e das fases de fabricação dos itens comprados. Deve estar preparados para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores. (DIAS, 2009, p. 237). Segundo Dias (2009), antigamente os compradores tinham funções apenas de compras de algumas coisas de uso geral na fábrica, recebimento e armazenagem de mercadorias, muitas vezes nem sabiam que mercadorias eram, ou
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