3. Uniformização de medição / 9. Critérios de levantamento / 15. Preços mercado x Preços orçamentos (GA);

Transcrição

1 DATA: 07/05/09 Local: Escritório BEC Sala1 HORA: 14h XVI REUNIÃO DE ENGENHARIA Participantes: Carlos Éden (CE), Gui Alexandre (GA), Antônio Carlos (AC), Guilherme Tonelli (GT), Maurício Portes (MP), Rodrigo Pereira (RP), Elaine Soanes (ES), Elaine D Oliveira (EO), Paulo Leite (PL), Luis Fernando (LF), Fábio Mello (FM), Joel Rosas (JR), Marcus Vinicius (MV), Alexandre Guimarães (AG), Renata Costa (RC). TÓPICOS DA REUNIÃO 1. Projeto Integração / Atendimento a Clientes; CE: Fala sobre o processo de integração da Brascan citando os principais pontos: - Realização de reuniões a fim de mapear os processos de todos os departamentos da empresa para definição de um sistema padrão que será implantado através do SAP; - Forte tendência para prestação de serviços para terceiros (incluindo shoppings); - Maior foco no atendimento ao cliente a satisfação do cliente é fundamental para o crescimento da empresa. Todos devem trabalhar buscando alcançar esse objetivo. 2. Prazos de Obras x Importância x Custos; CE: O compromisso com os prazos de entrega dos empreendimentos deverá ser cumprido, pois dessa forma, aumenta-se o diferencial da empresa no mercado, reduz-se custos (atrasos na entrega geram custos não previstos) e, além disso, devido aos contratos de financiamento, os cronogramas das obras devem ser rigorosamente cumpridos para a continuidade de nossas relações comerciais com os bancos financiadores. 3. Uniformização de medição / 9. Critérios de levantamento / 15. Preços mercado x Preços orçamentos (GA); EO: Expõe sobre diferença nos critérios de levantamento utilizados para medição de um mesmo serviço. Ressalta que esses critérios devem ser levados em consideração na negociação do preço unitário do serviço. GA: Cita diferenças de quantidades e preços das estimativas de orçamento x o realizado nas obras. CE: Nos orçamentos serão utilizados preços do m² da forma considerando critério de área de

2 contato. Solicita que AC feche pacote com os empreiteiros para as próximas obras que irão começar praticamente juntas. Todas com os mesmos critérios. ENGº: Empreiteiros contestam que os critérios para medição estão na proposta anexa a OS. CE: Deverá ser feita revisão nas cartas convites, incluindo observação sobre prevalência dos critérios da BEC para medição. CE/AC: Documentação oficial é: OS, OC e contrato com anexo (carta convite). A proposta é colocada anexa apenas para conhecimento e orientação. CE: Orienta aos engenheiros que se houver qualquer tipo de dúvida em relação ao contrato é para entrar em contato com AC. GA: Expõe sobre diferença nos preços devido à condição de pagamento negociada no contrato. CE: Não é interessante alterar % de Mat/MO, pois no final acaba pagando diferença nos impostos (ISS/INSS/CND). AC não deverá mais praticar 80% / 20%. Negociações devem ser feitas com bom senso. CE: Cita principais tópicos sobre o processo de incorporação e construção que deverá ser adotado na empresa: Estudo de viabilidade CAR-L projeto prefeitura 90 dias para elaboração de orçamento CAR-P (projeto valor que entra no sistema) lançamento 6 meses para planejamento e reorçamento início da obra; Futuramente as quantidades de levantamento entrarão no sistema Engenharia que definirá os ajustes para orçamento, só poderá ser executado o que estiver orçado. Divergências entre projetos e orçamentos deverão ser comunicados ao Supervisor e Diretor ( ). GT: Coloca que já está em prática a elaboração do reorçamento para o ECIA. Dois estagiários estão no Plantec fazendo o levantamento de toda a obra para melhor planejamento e controle da mesma. EO: Informa que foram elaboradas planilhas para facilitar e padronizar os levantamentos, porém as mesmas deverão ser ajustadas de acordo com cada obra. CE: - As obras novas deverão elaborar o reorçamento no período de 30 a 90 dias antes do início da obra; Nesse período os supervisores deverão enviar os estagiários que ficarão nas obras para o Plantec; - O reorçamento será responsabilidade da obra, porém o Plantec disponibilizará ferramentas e auxílio para tal.

3 4. Portal Engenharia; CE: Portal na intranet será uma grande caixa postal que servirá para armazenamento de toda documentação, organizando, padronizando e facilitando a integração e troca de informações entre os setores envolvidos. EO: Esclarece que o lay-out foi elaborado buscando atender a esses objetivos e enfatiza a importância da disponibilidade das informações para acompanhamento e controle das obras (ex: levantamentos - para o setor de compras e para justificativas do replanejamento). Explica que o nível de acesso será controlado (leitura / modificação) e cada engenheiro será responsável pela caixa postal da sua obra. Além disso, informa que o portal já está disponível na intranet, que todos deverão acessálo e informar caso haja algum problema. CE: Até a próxima reunião todo o portal deverá estar organizado e solicita: - Engenheiros deverão encaminhar listagem com as funções e o nível de acesso de cada uma delas; - GA e GT devem informar se todos na obra estão tendo acesso ao portal BRP (importante fonte de informação sobre as unidades da Brascan); - CE x Marcelus verificação da necessidade de redes/provedor nas obras x portal. 5. Qualidade: data envio informações (AC) / 14. Cadastro de fornecedores x Critério (GA); AC: Solicita que a avaliação mensal dos fornecedores seja enviada até o dia 5 do mês seguinte e que os demais indicadores sejam enviados no prazo previsto no DQ4. Informa que tem recebido avaliações sem alterações em relação aos meses anteriores, inclusive com irregularidades. GA: Fala sobre a importância da avaliação para cadastramento dos fornecedores e também como critério para notificações, congelamento e até retirada dos mesmos de nosso cadastro de fornecedores. CE: Solicita maior critério na elaboração dos relatórios, lembrando que os engenheiros têm estrutura para tal. Sendo assim, todos deverão escalar uma pessoa que fique responsável por essa rotina. AC deverá informar os casos reincidentes dos problemas relatados acima. 6. Cronograma para fornecedores (AC); AC: Esclarece que o setor de Compras não tem visão do que foi acordado entre o fornecedor e o engenheiro e solicita que os mesmos enviem um cronograma de execução dos serviços acertados na obra. CE: Todos deverão enviar para AC uma cópia dos cronogramas (planos de execução) de serviço

4 combinados com os fornecedores. 7. Unificação de preços para um mesmo serviço; AC: Coloca que dentro da mesma obra, estão sendo pagos valores diferentes para um mesmo serviço devido à divisão de empreiteiros. Fato que está causando problemas entre os mesmos. CE: 1º - Deve haver planejamento: se a necessidade da divisão for prevista antecipadamente, preços unificados deverão ser negociados desde o início da obra. 2º - Se o empreiteiro causar problemas de convívio dentro da obra, deverá ser retirado. 3º - No orçamento deverão se considerados os preços médios dos empreiteiros, quando esta situação for planejada. 8. Replanejamento x Qualidade na informação x Prazo; CE: Fala sobre a importância do replanejamento: - Para a Obra: ferramenta para acompanhamento e planejamento; - Para a Diretoria: resultados das obras são apresentados mensalmente nas reuniões de Diretoria. EO: Apresenta gráfico com a variação mensal dos resultados do replanejamento e solicita maior atenção na análise dos dados, devido a freqüentes erros como: lançamento de nota em CP já cancelada, classificação do centro de custo da CP, grandes contratações não previstas, entre outros. CE: Solicita que seja feito um treinamento com apontadores, estagiários e contas a pagar (engenheiros devem passar uma lista com a equipe que será treinada). 10. Horas Tarefa / Prêmio; CE: Informa que as empresas concorrentes não pagam mais horas-prêmio. Portanto, somente horas de tarefa devem ser avaliadas quando for horas de tarefa. 1 - Devido ao desvio negativo, AVA não pod erá mais pagar horas de tarefa 2 - As horas pagas deverão estar enquadrad as dentro dos valores previstos no orçamento e suspender trabalhos aos sábados. 4 - As obras novas deverão praticar 220 hs/mês; Até julho todas as obras deverão estar adequadas (exceto Multi) MV: Sugere alteração de horário de trabalho (divisão em equipes) para evitar hora extra LF: Sugere alteração na jornada semanal incluindo sábado como dia normal de trabalho CE: Aprova sugestões e irá consultar o DP para saber a viabilidade. 11. Composições e índices tarefas (ES); ES: Solicita que os engenheiros analisem as composições e informem os índices de tarefas que estão realizando nas obras.

5 12. Datas de envio de relatórios (%) (ES); ES: Solicita cumprimento do prazo para envio dos percentuais e informa que irá adotar a planilha usada no Mônaco como padrão. CE: Pede atenção ao prazo e que ES continue informando todo dia 22 a data limite para envio dos percentuais. ES deverá enviar por a planilha padrão para todos os engenheiros. 13. Controles de medição de luz / água / aferição consumo; CE: Os custos mensais de consumo nas obras estão muito altos. A fim de reduzir os custos e também pela consciência ambiental, todos deverão pensar em métodos e expor idéias para evitar desperdícios; Exemplos citados na reunião: - Limitador de abertura de registro de água; - Sensor de presença; - Planejamento das instalações do canteiro da obra; - Medidores na cantina; - Definir um responsável pela manutenção dos vestiários; - Em SP as despesas são rateadas entre os empreiteiros; - Empreiteiros maiores estão colocando seus próprios containers (já está em prática no ECIA). 16. Fundações x Orçamentos x SM s; GA: Estimativas de orçamento estão muito distorcidas do executado nas obras e questiona se essa diferença poderá ser recuperada. CE: Informa que já foi decidido na reunião de integração que uma verba deverá ser destinada para prospecção do terreno (sondagens), logo após a compra do mesmo. As obras em andamento serão analisadas caso a caso. 17. Planilha com preços praticados nas obras serviços; CE: Elaboração de planilha de concorrência com relação de pequenos serviços, para as empresas já cadastradas estabelecerem preços fixos para estes serviços. AC: Pede que as solicitações excepcionais sejam enviadas com justificativa (auditoria).

6 19. Novos fornecedores cadastramento; GA/GT: Expõem sobre a falta de fornecedores para serviços como: gesso, impermeabilização, esquadrias de madeira, textura e pintura. CE: - AC deverá chamar empresas de portas prontas para apresentarem proposta de fornecimento e colocação (com garantia) para as próximas obras que iniciarão (pacote para ECIA / Barra Prime / São Conrado) - Consultar SP e GO (empreiteiros de MO) - Avaliar a possibilidade de montagem de esquadrias com equipe própria AC: Informa que apenas Jade s e Exata estão trabalhando com a Brascan e que a Exata está com os melhores preços. CE: Solicita que AC feche AVA e CAT 8 juntos para dividir o serviço entre empreiteiros. 20. Compras em nome da Incorporadora (AC); AC: Informa que o mínimo não está sendo respeitado e além disso as notas são emitidas com informações faltantes e/ou erradas. CE: Não pode haver notas com valores ínfimos. AC deverá devolver esse tipo de solicitação. Eng os : Informam alguns fornecedores que estão emitindo notas fiscais sem autorização prévia: Paris, Cancela, MJ, Exata. CE: Solicita que AC envie uma carta (via ) para esses fornecedores. GT: Lembra que os contratos são fechados com essa condição (compras em nome da incorporadora) para negociação de melhores preços. CE: Apenas os primeiros 50 itens da curva ABC (80 % da obra) deverão seguir essa prática. 22. SMS x Orçamentos x Suprimentos; CE: Projeto executivo/especificação deverá seguir o que foi previsto em orçamento, qualquer alteração só poderá ser executada mediante aprovação do orçamento complementar. 23. Previsões de custo x Prerrogativas do Plantec; CE: Qualquer tipo de informação sobre previsão de custos deverá ser informado exclusivamente pelo Plantec. 24. Aluguel de andaimes fachadeiros. GT: Atenta sobre os valores cobrados pela indenização dos andaimes. CE: AC deverá checar as informações na contratação, solicitar que Wellington faça uma

7 equalização dos custos entre os empreiteiros. No canteiro o apontador deverá prestar contas do equipamento na entrada e saída dos mesmos. GT: Informa que elaborou um fluxograma da rotina de recebimento e devolução desses equipamentos e que irá passar para todos. GA: Na devolução o empreiteiro deverá assinar um termo afirmando que o material está em perfeitas condições para não haver posterior reclamação. 25. Outros temas; Segurança: RPA: No próximo mês será implantado um novo chek list para segurança (similar ao da qualidade). CE: Haverá uma expansão do processo da qualidade para processos de segurança. A empresa deverá buscar certificação também em segurança OHSAS SAT: MP: Informa que nas casas está havendo muito problema com contas da CEDAE e que os carrinhos colocados nas esquadrias de varanda estão muito frágeis. Está havendo muita troca. CE: Solicita que MP encaminhe para GT e GA, o último relatório do SAT, com explicações dos itens apresentados e com exemplos. GA/AC deverão cobrar dos empreiteiros um documento assinado responsabilizando-os pela manutenção das esquadrias do Multi. MP deverá informar imediatamente os problemas identificados no SAT. GA: Informa que peças Coplas não têm qualidade, não deverá mais ser comprado nada desse fornecedor. Form.21/00