DESCRIÇÃO SUCINTA DO SISTEMA SCAP

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2 Descrição Sucinta do Sistema SUMÁRIO DESCRIÇÃO SUCINTA DO SISTEMA SCAP Light O que é o Sistema SCAP Light Características Gerais Funcionalidades do Sistema SCAP Light Clientes Assinaturas e Circulação Publicidades Comissões Funcionários Financeiro Outras Funcionalidades Funcionalidades Adicionais Exemplos de Relatórios... 7 ::: Sobre Assinaturas... 7 ::: Sobre Clientes... 7 ::: Sobre Comissões... 7 ::: Sobre Contas a Pagar... 7 ::: Sobre Contas a Receber... 7 ::: Sobre Fluxo de Caixa... 8 ::: Sobre Publicidades... 8 ::: Relatórios Gerais Exemplos de Consultas Requisitos Técnicos Requisitos para Estação de Trabalho Única Requisitos para Trabalho em Rede Banco de Dados Relação de Parceiros Anexos Modelos de Faturas Modelos de Recibo de Pagamento de Contas a Receber Modelos de Etiquetas Modelos de Boletos Bancários... 16

3 Descrição Sucinta do Sistema DESCRIÇÃO SUCINTA DO SISTEMA SCAP Light 1 - O que é o Sistema SCAP Light O Sistema SCAP Light é um software destinado para jornais e editoras de pequeno porte. O sistema proporciona um controle efetivo de toda a movimentação ocorrida na empresa, desde o vencimento de uma assinatura até a impressão de etiquetas, passando por vários processos em diversos setores. O Sistema SCAP Light é um software que oferece uma forma padrão de trabalho, porém permite algumas adaptações para o ambiente de trabalho de cada usuário. Além de controlar toda a movimentação de distribuição de exemplares, comissionamentos, contratos e publicidades, entre outros, o software oferece consultas gráficas para auxiliar na tomada de decisões e planejamento estratégico. 2 - Características Gerais Possibilidade de adaptação para cada cliente de acordo com suas necessidades; Totalmente desenvolvido em ambiente Windows; Possibilidade de trabalho em rede; Diminuição do tempo gasto em cadastros; Segurança das informações cadastradas; Auditoria de uso do sistema; Possibilidade de cobranças via boleto bancário; Suporte pré-pago on-line e/ou presencial para dúvidas; Possui ferramenta de backup própria, comercializada separadamente; Controle de processos de Venda Avulsa 3 - Funcionalidades do Sistema SCAP Light Clientes Cadastro de Dependentes; Cadastro único de Clientes com pesquisa de CNPJ e CPF; Classificação de Clientes por Categorias e Sub-categorias; Validação do número de CNPJ e CPF; Assinaturas e Circulação Controle de Assinaturas por Entregador/Ordem de Entrega; Controle de Reclamações, Elogios, Críticas e Sugestões; Controle de Cortesias; Cálculo de Tiragem de Exemplares; Controle de Suspensão de Assinaturas; Controle de Prorrogação de Assinaturas; Gerenciamento de Cancelamentos de Assinaturas; Gerenciamento de Renovações de Assinaturas de forma manual; Impressão e Geração de Etiquetas para Assinantes; Gerenciamento de Distribuição de Exemplares (Ordem de Entrega e Manual);

4 Descrição Sucinta do Sistema Estatística de Assinantes e Leitores; Controle de edições por número da edição e por data da edição Publicidades Controle de Publicidades de tamanho fixo (Revistas); Controle de Publicidades por cm x col (Jornais); Gerenciamento de Contratos de Publicidade; Geração e Impressão de Mapa de Anúncios por Edição; Relatório de término de Contratos Comissões Controle de Comissões de Venda Avulsa (percentual fixo); Controle de Comissões de Venda de Assinaturas por Emissão e Pagamento (percentual fixo); Controle de Comissões de Venda de Publicidades por Emissão e Pagamento (percentual fixo) Funcionários Controle de Comissões de Funcionários; Controle de Desempenho de Vendas; Controle de Produtividade de Funcionários; Controle de Reclamações de Entrega; Financeiro Cadastro de Históricos (divisão de receitas e despesas) Controle de Fluxo de Caixa; Controle de Cheques Pré-datados (Contas a Receber e Contas a Pagar) Controle de Contas a Pagar; Controle de Contas a Receber; Impressão de Recibo de Pagamento; Impressão e Geração de Notas Fiscais Impressas e eletrônicas 1 ; Impressão e Geração de Faturas; Outras Funcionalidades Acesso restrito ao sistema com uso de senhas personalizadas; Registro do Trabalho (alterações, inserções e exclusões) de cada Usuário; Consultas com gráficos demonstrativos e imprimíveis; Gerenciamento de Bancas e Edições; Avisos Diversos, opcionais na Área de Trabalho do sistema (Contas a Pagar, Contas a Receber, Aniversariantes e Datas Especiais); Impressão de Etiquetas para assinantes; Gerenciamento de Mala Direta (possibilidade de gerar cartas, etiquetas e relatórios para as pessoas selecionadas); Cadastro de Fornecedores 1 Módulo para emissão de Nota Fiscal Eletrônica com orçamento em separado.

5 Descrição Sucinta do Sistema Funcionalidades Adicionais Impressão de Boletos Bancários: Você pode escolher um ou mais modelo dos boletos abaixo para utilizar sem custo adicional. Necessitando de mais modelos consulte a ASPIN Tecnologia para a aquisição. Atualmente existem os seguintes boletos bancários homologados: Banco Bradesco (CNAB 400); Banco do Brasil (CNAB 240); Banco Itaú (CNAB 400); Banco Real (CNAB 240); Bansicredi (CNAB 240); Banrisul (CNAB 400); Caixa Econômica Federal (Sinco e Sicov) (CNAB 240). Observação: Todos os modelos são sem registro e com código de barras Impressão de Fatura/Recibo de Cobrança: Você poderá usar os modelos já existentes no SCAP Light ou solicitar a confecção do seu próprio modelo. Para conhecer os modelos existentes, veja o Anexo deste documento. Seu modelo próprio pode ser confeccionado mediante orçamento separado Impressão de Notas Fiscais: O SCAP Light não possui modelos de notas fiscais prontos para uso. A ASPIN pode desenvolver o modelo de Nota Fiscal da sua empresa mediante orçamento separado Impressão de Recibos de Pagamento de Contas a Receber: Você poderá utilizar os modelos já existentes no SCAP Light ou solicitar a confecção do seu próprio modelo. Para conhecer os modelos existentes, veja o Anexo deste documento. Seu modelo próprio pode ser confeccionado mediante orçamento separado Impressão de Etiquetas: Você poderá utilizar os modelos já existentes no SCAP Light ou solicitar a confecção do seu próprio modelo. Para conhecer os modelos existentes, veja o Anexo deste documento. Seu modelo próprio pode ser confeccionado mediante orçamento separado Backup de dados: O serviço de backup de dados pode ser adquirido separadamente. O serviço de backup é importantíssimo para prever perdas dos dados por algum problema. Consulte a ASPIN Tecnologia para obter orçamento deste serviço Integração com o DNE dos Correios: A integração com o DNE dos Correios é uma opção interessantíssima para quem prima por ter um cadastro padronizado dos endereços de seus clientes. O SCAP Light lê a base de CEPs dos Correios (DNE) e com isso sugere no endereçamento dos cadastros a nomenclatura padrão utilizada pelos Correios. Consulte a ASPIN Tecnologia para obter orçamento deste serviço.

6 Descrição Sucinta do Sistema Importante: A ASPIN não comercializa o DNE, se sua empresa deseja fazer orçamento a respeito do mesmo, deve conversar diretamente com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos Entrega Direta: Entrega Direta é um serviço dos Correios que agiliza, facilita e barateia o custo da postagem de exemplares. O SCAP Light gera o arquivo padronizado com as informações que sua empresa precisa enviar aos Correios para utilizar o serviço de Entrega Direta, diminuindo o tempo de formatação do arquivo e tendo maior segurança na geração das informações. Consulte a ASPIN Tecnologia para obter orçamento deste serviço Manutenção de Dados: Manutenção de Dados é um módulo que permite fazer limpeza na base de dados em busca de dados duplicados, dados errôneos, entre outros. No módulo você escolhe os registros que quer excluir e os que deseja deixar na base de dados, conseguindo com isso deixar a base com dados corretos e padronizados. Consulte a ASPIN Tecnologia para obter orçamento deste serviço.

7 Descrição Sucinta do Sistema Exemplos de Relatórios ::: Sobre Assinaturas Assinaturas Canceladas; Assinaturas para Renovação Geral; Assinaturas para Renovação - Telemarketing; Assinaturas por Bairro; Assinaturas por Campanha; Assinaturas por Cidade; Assinaturas por Data de Emissão; Assinaturas por Data Inicial; Assinaturas por Data Final; Assinaturas por Entregador (Rota); Assinaturas por Logradouro; Assinaturas por Meio de Venda; Assinaturas por Tipo de Assinaturas; Assinaturas por Vendedor; Assinaturas Suspensas. ::: Sobre Clientes Clientes Aniversariantes; Clientes Anunciantes; Clientes Assinantes; Clientes por Categoria e Sub-categoria; Clientes por Vendedores ::: Sobre Comissões Comissão de Assinaturas por Emissão; Comissão de Assinaturas por Pagamento; Comissão de Publicidades por Emissão; Comissão de Publicidades por Pagamento; Comissões de Vendas Avulsas ::: Sobre Contas a Pagar Contas a Pagar Cheques Pré-datados; Contas a Pagar Gerais por Fornecedor; Contas a Pagar Gerais por Histórico; Contas a Pagar Pendentes por Fornecedor; Contas a Pagar Pagas por Período; Contas a Pagar Pagas por Fornecedor; Contas a Pagar Pendentes por Período. ::: Sobre Contas a Receber Contas a Receber Cheques Pré-datados; Contas a Receber Gerais por Cliente;

8 Descrição Sucinta do Sistema Contas a Receber Gerais por Histórico; Contas a Receber não Emitidas em Notas ou Faturas; Contas a Receber Pendentes por Cliente; Contas a Receber Pagas por Cliente; Contas a Receber Pendentes por Período; Contas a Receber Pagas por Período; Contas a Receber Gerais por Vendedor. ::: Sobre Fluxo de Caixa Crédito e Débito por Período; Movimento de Fluxo de Caixa por Período ::: Sobre Publicidades Publicidades Espelho; Publicidades por Campanha; Publicidades por Clientes; Publicidades por Clientes e por Período; Publicidades por Condição de Pagamento; Publicidades por Data de Emissão; Publicidades por Edições; Publicidades por Funcionários; Publicidades por Meios de Venda; Publicidades por Seção. ::: Relatórios Gerais Relatório de Atendimentos (Elogios e Reclamações); Relatório de Categorias; Relatório de Contratos; Relatório de Datas Especiais; Relatório de Faturas; Relatório de Funcionários; Relatório de Fornecedores Geral; Relatório de Locais - Bairros; Relatório de Locais - Cidades; Relatório de Locais - Logradouros; Relatório de Notas Fiscais Canceladas; Relatório de Tiragem por Bancas; Relatório de Tiragem por Edição.

9 Descrição Sucinta do Sistema Exemplos de Consultas Consultas são telas com informações agrupadas/consolidadas. Algumas consultas possuem gráficos que podem ser utilizados como consulta ou impressos. Assinaturas por Cliente; Assinaturas por Tipo de Assinaturas (com gráfico demonstrativo e imprimível); Atendimentos Gerais; Atendimentos por Tipo; Contas a Pagar; Contas a Receber; Ficha completa de Cliente com o histórico de Assinaturas, Atendimentos, Publicidades, Contas a Receber, Notas Fiscais e Faturas; Log de Usuários (Consulta das ações de cada usuário no sistema); Publicidade por Cliente; Publicidade por Edição (com gráfico demonstrativo e imprimível); Vendas por Funcionário sobre Assinaturas e Publicidades (com gráfico demonstrativo e imprimível); Tiragem por Banca (com gráfico demonstrativo e imprimível);

10 Descrição Sucinta do Sistema Requisitos Técnicos O SCAP Light necessita de alguns requisitos de hardware e software para seu perfeito funcionamento. Abaixo seguem as configurações necessárias para o funcionamento do Sistema SCAP Light em rede ou em apenas uma estação de trabalho Requisitos para Estação de Trabalho Única ESTAÇÃO DE TRABALHO HARDWARE MÍNIMO Processador superior a 1 Ghz HARDWARE HARDWARE RECOMENDADO Processador de 2 Ghz ou superior 1 Gb de Memória RAM 2 Gb de Memória RAM ou mais HD com 80 Gb livre HD com 80 Gb livre SOFTWARE Mínimo Sistema Operacional Windows (XP, Vista ou superior) Requisitos para Trabalho em Rede A utilização do SCAP Light em rede facilita a organização e distribuição do gerenciamento das informações. Assim, é possível a utilização do software em diversas estações de trabalho, tornando mais produtivo e ágil os processos da empresa. O SCAP Light permite ainda a definição de permissões de acesso, garantindo a disponibilização correta de uso para cada usuário. Para que o SCAP Light possa ser instalado em rede, é necessário que a ligação física de rede esteja montada e configurada corretamente, inclusive com o protocolo de comunicação TCP/IP instalado e configurado. TRABALHO EM REDE HARDWARE Mínimo Servidor Recomendado Servidor Processador de 2 Ghz Processador acima de 3 Ghz 1 Gb de Memória RAM 2 Gb de Memória RAM ou mais HD com 40 Gb livres HD com 160 Gb livres Placa de Rede 10/100 Mbps Placa de Rede Gigabit Mínimo Estação de Trabalho Recomendado Estação de Trabalho Processador de 1 Ghz Processador acima de 2 Ghz 512 Mb de Memória RAM 1 Gb de Memória RAM HD com 40 Gb livres HD com 40 Gb livre Placa de Rede 100 Mbps ou superior Placa de Rede Fast Ethernet SOFTWARE Estação de Trabalho Servidor Sistema Operacional Windows (XP, Vista ou superior) Protocolo TCP/IP instalado e configurado Sistema Operacional Windows (XP, Vista ou superior) Protocolo TCP/IP instalado e configurado

11 Descrição Sucinta do Sistema Banco de Dados O SCAP Light trabalha com um dos principais bancos de dados do mercado, o SQL Server, da Microsoft. A instalação, política de licenciamento e configuração do banco de dados, é de inteira responsabilidade da Empresa Cliente. O banco de dados escolhido pela Empresa Cliente deve estar instalado e configurado perfeitamente antes de fazer a instalação do Sistema SCAP Light. Se a Empresa Cliente optar por usar a versão gratuita do SQL Server, a ASPIN Tecnologia pode instalar e configurar o banco de dados para a Empresa Cliente sem custo adicional. A Empresa Cliente deverá disponibilizar acesso remoto a máquina que deverá receber a instalação do banco de dados Observações Importantes sobre Banco de Dados Existe uma versão do Banco de Dados SQL Server chamada Microsoft SQL Server Express Edition. Essa versão do banco de dados pode ser usada como banco de dados para o Sistema SCAP Light. O SQL Server Express Edition é gratuito e possui algumas limitações que devem ser observadas, se for usado. A ASPIN pode efetuar a instalação da versão do SQL Server sem custo para o início do trabalho com o Sistema SCAP Light, mas a Empresa Cliente deve estar ciente das limitações da versão e providenciar o correto licenciamento do SQL Server antes que as limitações da versão atrapalhem o funcionamento do SCAP Light. Veja algumas das limitações da versão Express do banco: - Base de dados com no máximo 4 GB de dados; - Possível instalar o banco em apenas um servidor; - Usa no máximo 1 GB de memória RAM no servidor onde estiver instalado. Mais informações sobre a versão é possível encontrar no site da Microsoft ( 7 - Relação de Parceiros A ASPIN Tecnologia disponibiliza algumas empresas parceiras para que futuros parceiros obtenham referências sobre o trabalho da empresa. A ASPIN possui clientes nos estados do Amazonas, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Pará, Paraná, São Paulo, Rio de Janeiro, Mato Grosso e Minas Gerais e com estes atua em cooperação inovando no conceito de suporte técnico e prestação de serviços. As soluções oferecidas pela ASPIN são personalizadas e completas, ou seja, as soluções são adequadas ao ambiente de trabalho do parceiro evitando assim, mudanças consideráveis em relação ao modelo de trabalho da empresa. Veja a relação dos nossos clientes em nosso site Importante: Quando entrar em contato com algum dos parceiros abaixo, perguntar qual o software que ele utiliza (SCAP Plus, SCAP Standard ou SCAP Light) para evitar informações errôneas.

12 8 - Anexos Descrição Sucinta do Sistema Modelos de Fatura / Recibo de Cobrança Abaixo estão relacionados os modelos de faturas já disponíveis no Sistema SCAP Light. Esses modelos são utilizados para gerar as cobranças de pagamentos para assinaturas ou publicidades Modelo C O Modelo C é impresso em uma folha A4 através de impressora jato de tinta ou laser.

13 Descrição Sucinta do Sistema Modelo H O Modelo H é impresso em folha no formato Carta/Letter e em impressora Matricial.

14 Descrição Sucinta do Sistema Modelos de Recibo de Pagamento de Contas a Receber O modelo abaixo é o único modelo disponível no SCAP Light para impressão de recibo de pagamento de Contas a Receber. Esse modelo é usado para dar um recibo de pagamento para um cliente que venha pagar algo no balcão da empresa, por exemplo.

15 Descrição Sucinta do Sistema Modelos de Etiquetas Modelo Pimaco Modelo impresso em folha tamanho Carta/Letter - 30 etiquetas por folha Campos impressos na Etiqueta - Nome do Cliente - Código do Cliente - Endereço (logradouro, número, complemento, bairro) - Cidade - CEP - Estado Modelo Pimaco A Modelo impresso em folha tamanho A4-22 etiquetas por folha - Duas colunas de etiquetas por página Campos impressos na Etiqueta - Nome do Cliente - Código do Cliente - Tipo de Pessoa (Física ou Jurídica) - Endereço (logradouro, número, complemento, bairro) - Cidade - CEP - Estado

16 Descrição Sucinta do Sistema Modelos de Boletos Bancários Modelo Banco do Brasil O Modelo é impresso em uma folha A4 através de impressora jato de tinta ou laser.

17 Descrição Sucinta do Sistema Modelo Caixa Econômica Federal O Modelo é impresso em uma folha A4 através de impressora jato de tinta ou laser.

18 Descrição Sucinta do Sistema Modelo Banco Itaú O Modelo é impresso em uma folha A4 através de impressora jato de tinta ou laser.

19 Descrição Sucinta do Sistema Modelo Bansicredi O Modelo é impresso em uma folha A4 através de impressora jato de tinta ou laser.

20 Descrição Sucinta do Sistema Modelo Banrisul O Modelo é impresso em uma folha A4 através de impressora jato de tinta ou laser.

21 Descrição Sucinta do Sistema Modelo Bradesco O Modelo é impresso em uma folha A4 através de impressora jato de tinta ou laser.