Proposta de agenda para ampliação de governança administrativa do FFC

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1 WORKING DRAFT Last Modified 24/09/ :07 E. South America Standard Time Printed 24/09/ :08 E. South America Standard Time Proposta de agenda para ampliação de governança administrativa do FFC Fluminense Football Club Proposta apresentada pela Flusócio Rio de Janeiro, Agosto de 2014 Elaborado por Thiago Vasconcelos - Conselheiro do FFC

2 Conteúdo Fluminense Football Club 1 Contexto e objetivos Iniciativas propostas Abordagem sugerida para implementação

3 Contexto atual e objetivos desta proposta Contexto A atual gestão do Fluminense FC apresentou diversos avanços importantes em várias áreas do clube, podendo-se destacar as seguintes : Estabelecimento de responsabilidade financeira Abertura do clube à torcida, através da criação do Programa Sócio Futebol com direito a voto Expressivos resultados no Dep. de Futebol Profissionalização do Dep. de Marketing e valorização da história do clube Resgate de Xerém Entretanto, ainda é preciso avançar em outras áreas estruturais, especialmente para corrigir a confusa estrutura organizacional, eliminar algumas práticas pouco profissionais ainda adotadas e dar mais transparência e comunicação aos atos gerenciais Neste sentido e aproveitando a oportunidade criada pela recente nomeação de uma nova Diretoria Executiva no Clube, a Flusócio apresenta esta proposta de iniciativas que visam corrigir os pontos deficientes relatados acima e levar a gestão atual do clube a um novo patamar de profissionalismo Objetivos 1 Definir uma estrutura organizacional para o clube, com papéis e responsabilidades claros e bem estabelecidos para todas as áreas 2 Aplicar práticas de gestão profissional a processos internos essenciais (p. ex.: compras, orçamento, aprovação de investimentos), fazendo com que funcionem de maneira objetiva, independente e transparente 3 Aumentar a governança e comunicação interna através de rotinas periódicas de apresentação de resultados e relatórios de cumprimento de obrigações fiscais FONTE: Análise equipe Fluminense Football Club 2

4 Conteúdo Fluminense Football Club 3 Contexto e objetivos Iniciativas propostas Abordagem sugerida para implementação

5 Propomos a adoção de uma série de iniciativas estruturais que evitariam muitos dos problemas administrativos enfrentados atualmente Detalhadas a seguir 1 2 Definição de estrutura organizacional Profissionalização de processos internos Iniciativas A Elaboração e divulgação de organograma geral, resolvendo questão da alocação do Departamento de Comunicação B Elaboração de matriz de papéis e responsabilidade de cada área C Definição de cargos, com perfis do profissional e faixas salariais D Adequação da estrutura atual à nova estrutura definida A Centralização do processo de compras na área de Compras, de maneira exclusiva e com alçadas de aprovação pré-definidas B Elaboração de orçamento anual fidedigno com a realidade e envolvendo as áreas do clube, a servir de diretriz para despesas durante todo o ano C Centralização de aprovação de investimentos na área financeira, após análise de viabilidade (VPL) D Criação de processo de recrutamento e desligamento centralizado no RH 3 A Criação de rotina de apresentações trimestrais das principais VPs ao Conselho Aumento da Deliberativo governança e B Elaboração mensal de relatório de situação fiscal e pagamentos de tributos e transparência parcelamentos, a ser apresentado aos Conselhos Fiscais e Deliberativos C Criação de área de Auditoria Interna, fiscalizando cumprimento de regras e procedimentos internos e reportando-se diretamente ao C. Diretor D Criação de canal de comunicação efetivo com sócios e conselheiros - algo equivalente a um departamento de Relações com Investidores em empresas Deve ser estudada a possibilidade de se incluir no Estatuto regras em linha com essas iniciativas, garantido seu cumprimento no longo prazo Fluminense Football Club 4

6 1A Organograma deve ser elaborado com linhas de reporte bem definidas e comunicado para toda a organização PROPOSTA PRELIMINAR VP Marketing Diretor Marketing Gr. Marketing Gr. Comercial Gr. Comunicação VP Adm. Financeiro Diretor Adm. Financeiro Controller Gr. RH Gr. Compras Gr. Contábil Auditoria Interna Tesoureiro Diretor Xerém Chefes Chefes de de de categorias categorias Chefe de instalações Equipe de seleção Presidente Conselho Diretor VP Futebol Diretor Futebol Profissional Comissão técnica Jogadores Equipe de Suporte VP E.O. Cada cada Rep. cada esporte VP Clube Social Adm. da Sede Conselho Deliberativo Conselho Fiscal Outras Outras VPS VPS de suporte Gr. Flu- Memória Gr. Arenas Fluminense Football Club 5

7 1A É preciso identificar e detalhar as interfaces existentes entre as áreas fim e as áreas de suporte e entre as próprias áreas de suporte Áreas de suporte Dep. cadministrativo- Financeiro Dep. Marketing Dep. Médico Contabilidade Controladoria Compras RH Secretaria Arenas Marketing Comercial Comunicação Equipe Médica Áreas fim Futebol profissional Dep. de Futebol Dep. de Esportes olímpicos Xerém Unidades de E. O. Facility Mgmt. Clube Social Social Dep. Jurídico Consultivo e contencioso Dep. TI Equipe TI Fluminense Football Club 6

8 1B Definição geral da área de Controladoria EXEMPLIFICATIVO Missão Monitorar a gestão econômica do clube, atuando no sentido de medir e melhorar seus resultados econômicos através de sugestões de correções Responsabilidades principais (atribuições) Coordenar o processo de elaboração de orçamento anual Apurar e divulgar indicadores mensais de custos e despesas orçados e realizados Participar da formulação de novos indicadores de desempenho e controle das áreas do clube Realizar análise de viabilidade de investimentos e sugerir priorização Efetuar análises financeiras solicitadas pela Diretoria Executiva Orientar a implantação de processos e padrões internos Orientar a área de TI no desenvolvimento de ferramentas de gestão e controle s TI coordenação com TI para desenvolvimento de plataformas e ferramentas de gestão do clube Clube Social, Futebol, Esportes Olímpicos Acompanhamento de despesas e receitas Diretoria Executiva/Presidência fornecimento de informações e relatórios, realização de análises solicitadas Áreas de suporte - acompanhamento de despesas, realização de análises financeiras Fluminense Football Club 7

9 1B Definição de papéis e responsabilidades das áreas nos principais processos internos do Clube PROPOSTA PRELIMINAR Envolvidos Áreas fim e outras áreas de suporte Dep. Financeiro Dep. Compras Diretoria Executiva Presidente Conselho Deliberativo Processo de Orçamento Processo de Compras Plano de Investimentos Elaboram anualmente sua proposta orçamentária para o ano seguinte e submetem à aprovação Seguem orçamento aprovado Dá auxilio técnico às demais áreas na elaboração da proposta Consolida os orçamentos Coordena todo o processo Orienta e desafia as áreas na elaboração dos orçamentos Submete proposta ao Presidente Define diretrizes para elaboração do orçamento Decide versão final e submete à aprovação do C. Del Aprova orçamento submetido pela gestão e eventuais complementos ao longo do ano Fiscaliza cumprimento do orçamento pelas áreas Solicitam aquisição de materiais e serviços Auxiliam Dep. de Compras na identificação de fornecedores e análise de propostas Efetua pagamento dos pedidos colocados Identifica fornecedores, solicita cotações e escolhe melhor oferta Solicita ajuda da área solicitante, quando necessário Chancela escolha de fornecedor e autoriza compra Pode delegar para o Dep. de Compras poder de decisão sobre compras de até R$ XX mil Aprova compras de valor superior a R$ XX mil Solicitam anualmente investimentos desejados e justificam necessidade Recebe todas as propostas de investimento e fazem análise de viabilidade (VPL) Analisa pedidos e apresenta proposta de investimentos a serem realizados Encaminha proposta de investimentos para aprovação do Conselho Aprova anualmente o plano de investimentos apresentado pelo Presidente Fluminense Football Club 8

10 2A Definição de processo de compras centralizado em Departamento de Compras independente PROPOSTA PRELIMINAR Área solicitantes Área de Compras Diretoria Executiva/ Tesouraria Requisição e cotações Solicita compra de produto ou serviço Levanta fornecedores e faz cotações Análise e seleção de proposta Dá suporte na análise Monta mapa de propostas (mínimo 3 cotações) e escolhe a melhor Caso o mapa não tenha pelo menos 3 cotações e/ou a proposta mais barata não seja escolhida, o motivo deve ser justificado por escrito Aprovação da compra Aprova compras de até R$ XX mil Colocação do pedido Coloca pedido, acompanha e recebe mercadorias Pagamento Tesouraria efetua pagamentos Presidente Aprova compras acima de R$ XX mil Fluminense Football Club 9

11 2B Criação de processo de orçamento anual fidedigno e seguido pelas áreas do clube Área solicitantes Área Financeira Diretoria Executiva/ Presidente Outubro Envio de propostas Áreas preparam suas propostas de orçamento para ano seguinte Elabora diretrizes para a elaboração de orçamento pelas áreas Nov-Dez Análises e discussões Aprovação Execução Dá input nas discussões Consolida propostas, analisa, questiona e sugere ajustes Define proposta final e submete à apreciação do Conselho Dezembro Ano seguinte Executa orçamento Acompanha e fiscaliza a execução Coordena a execução do orçamento aprovada Conselho Deliberativo Analisa proposta, faz questionamentos e sugestões e aprova ou não Fluminense Football Club 10

12 2C Criação de processo de aprovação de investimentos, incluindo análise de viabilidade financeira, em paralelo ao orçamento Área solicitantes Área Financeira Diretoria Executiva/ Presidente Outubro Solicitação Solicita investimentos para ano seguinte, justificando necessidade Nov-Dez Análise de investimento Dá suporte na análise Faz análise financeira das solicitações e as classifica de acordo com retorno e urgência Prioriza investimentos e faz proposta para ano seguinte, junto com orçamento Dezembro Aprovação Ano seguinte Execução Executa plano de investimentos Coordena a execução do plano de investimento Conselho Deliberativo Aprova plano de investimentos junto com orçamento Fluminense Football Club 11

13 Diversos problemas/críticas/boatos enfrentados pela gestão atualmente poderiam ser resolvidos através das iniciativas propostas Exemplos de problemas/críticas que ocorrem atualmente Fulano foi contratado porque é amigo de Beltrano e ganha mais do que devia O clube não sabe quanto gasta em Xerém O clube vai investir em um sistema de controle caro e desnecessário para o programa guerreirinhos Contrataram a empresa do pai de Fulano com custo acima do mercado Fulano quer se envolver em áreas do clube fora de sua alçada Iniciativas que resolveriam 1A Organograma e dimensionamento 1C Perfil e faixa salarial dos cargos 2D Recrutamento pelo RH 2C Elaboração de orçamento por áreas do clube, seguido à risca Aprovação central de investimentos, 2B com análise financeira 2A Criação de processo de compras independente e centralizado 1A Organograma 1B Definição de papéis e responsabilidades O clube não está pagando os tributos em dia 3B Rotina de apresentação mensal de situação fiscal e pagamento tributos Fluminense Football Club 12

14 Conteúdo Contexto e objetivos Iniciativas propostas Abordagem sugerida para implementação Fluminense Football Club 13

15 Para implementação dessas medidas, sugerimos a criação de um PMO, com indicação de um líder e elaboração de plano de trabalho Abordagem para implementação Estabelecimento de um PMO 1 para gestão do projeto com rotinas de acompanhamento pré-definidas Escolha de um líder para o projeto, responsável por toda a coordenação e implementação Elaboração de plano de trabalho com detalhamento das atividades a serem desenvolvidas, prazos e responsáveis Realização de reuniões de acompanhamento para suportar a implementação, tomar decisões necessárias e garantir o andamento das iniciativas 1 Project Management Office Fluminense Football Club 14

16 O acompanhamento do projeto deve ser feito através de fóruns dedicados, que se reúnem periodicamente Comitê de Liderança Reunião da liderança do projeto Reuniões de trabalho Participantes Conselho Diretor Líder do projeto Diretor Executivo Líder do projeto Líderes dos dep. envolvidos Líder do projeto Equipe do projeto Membros dos dep. envolvidos Papel Direcionar o estudo Analisar as opções apresentadas e tomar as decisões necessárias Apresentar evolução das análises e validá-las Revisar e criticar premissas, no que aplicável Desenvolver as atividades do plano de trabalho Desenvolver conjunto de opções e recomendações para serem avaliadas pela liderança Coordenar o estudo com os outros envolvidos Periodicidade Quinzenal Semanal Diária Fluminense Football Club 15

17 Um plano de trabalho deve ser elaborado, contendo atividades, prazos e responsáveis, para facilitar seu acompanhamento 1 2 Definição de estrutura organizacional Implantação de processos internos 3 Implantação de rotinas de governança Atividades Elaboração de proposta de organograma e matriz de responsabilidades Aprovação de proposta pelo Conselho Diretor Implementação da proposta com ajustes necessários Elaboração de proposta de processo de compras Aprovação da propostas pelo Conselho Diretor Implantação do novo processo Elaboração de proposta de processo de orçamento Aprovação de proposta Início da elaboração do Orçamento 2015 Elaboração de proposta de processo de recrutamento Aprovação de proposta Implementação de novo processo de recrutamento Definir agenda de apresentações Início de rotina de apresentações ao C. Del Definição de rotinas de relatório fiscal Início de apresentação de relatório fiscal mensal Recrutamento de Auditor interno set out nov dez PRELIMINAR Responsável Fluminense Football Club 16

18 APÊNDICE Fluminense Football Club 17

19 2A Detalhamento de atividades desempenhadas pelo Departamento de Compras e produtos de cada fase EXEMPLIFICATIVO Atividades Produtos Requisição Identificar necessidade, incluindo modelo de entrega (datas e transporte) Emitir requisição Verificar existência de contrato Identificar o contrato Equalizar especificações vis-àvis contrato, se necessário Verificar existência de saldo em contrato Aprovar requisição Requisição aprovada Cotação e seleção de proposta Construir lista de potenciais fornecedores Solicitar e receber cotações e documentos de cadastro dos fornecedores Verificar atendimento de especificações técnicas Avaliar cotações do ponto de vista comercial Negociar com os fornecedores tecnicamente qualificados e preparar Mapa de Coleta de Preços Obter as aprovações do processo no Mapa de Coleta de Preços Cotações Escolha de proposta Contrato Contratação e pedido Elaborar contrato e obter assinaturas Emitir pedido Rastrear pedido até o recebimento Pedido Recebimento Receber material ou serviço Receber Nota Fiscal Verificar cumprimento das especificações contratadas Registrar recebimento Administrar reclamações e retornos Recebimento do material ou serviço Atualização do estoque Pagamento Tratar eventuais divergências entre especificações da Nota Fiscal e do recebimento Enviar Nota Fiscal para Contas a Pagar Efetuar pagamentos conforme termos contratados (inclusive frete) O FFC pode simplicar esse processo, adequando-o à sua realidade Comprovante de pagamento Fluminense Football Club 18

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