Palavras-chave: Cadernos de Biblioteconomia da UFPE. Digitalização. Conservação. Disseminação da informação. Memória.

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2 PROCEDIMENTOS DE DIGITALIZAÇÃO DOS CADERNOS DE BIBLIOTECONOMIA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO Cínthia Holanda 1 Janypaula Melo 2 Mariana Bandeira 3 Pietro Santiago 4 Resumo: Este artigo apresenta o resultado de experimentos realizados pelo projeto de digitalização desenvolvido no LIBER, Laboratório de Tecnologia da Informação, através da disciplina de Estagio Supervisionado 1, ministrada no curso de biblioteconomia da UFPE, voltados para a captura e conversão de documentos a partir do formato tradicional (papel) para o formato digital. Apresenta e avalia as principais etapas envolvidas no processo de digitalização dos Cadernos de Biblioteconomia da UFPE. Ressalta fatores essenciais aos trabalhos de digitalização, tais como tecnologias de Reconhecimento Óptico dos Caracteres (OCR) e avaliação das características do acervo a ser digitalizado. Constitui, assim, num trabalho de guarda da memória histórica de uma parte da produção acadêmica dos 60 anos do curso, registrada nos Cadernos de Biblioteconomia da UFPE. Palavras-chave: Cadernos de Biblioteconomia da UFPE. Digitalização. Conservação. Disseminação da informação. Memória. 1 INTRODUÇÃO A digitalização é a reprodução em meio eletrônico (disco ou outro suporte de alta densidade), permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão. 1 Graduando em Biblioteconomia na UFPE. Estagiário do Tribunal de Justiça do Estado de Pernambuco TJPE. Bolsista de iniciação científica pela UFPE. cmsholanda@gmail.com 2 Graduando em Biblioteconomia na UFPE. Servidora do Instituto de Tecnologia do Estado de Pernambuco ITEP. janymelo2@hotmail.com 3 Graduando em Biblioteconomia na UFPE. Estagiário do Tribunal de Justiça do Estado de Pernambuco TJPE. mari_netob@hotmail.com 4 Graduando em Biblioteconomia na UFPE. Estagiário do Tribunal de Justiça do Estado de Pernambuco TJPE. pietrosantiago1@gmail.com

3 Antes de iniciar um processo para transformação de um acervo digital devese analisar e estabelecer a temporalidade e destinação, atribuindo metas de como deve ser o levantamento e as condições que o acervo se encontra. Castells (1999) ilustra com precisão o fenômeno da Internet e conseqüentemente o processo de disponibilização da informação no seu livro A Sociedade em Rede : "O ciclo de realimentação entre a introdução de uma nova tecnologia, seus usos e seus desenvolvimentos em novos domínios torna-se muito mais rápido no novo paradigma tecnológico. Consequentemente, a difusão tecnológica amplifica seu poder de forma infinita, à medida que os usuários apropriam-se dela e a redefinem. As novas tecnologias da informação não são simplesmente ferramentas a serem aplicadas, mas processos a serem desenvolvidos". Várias são as vantagens do processo de digitalização, uma vez que pode oferecer a redução de áreas de arquivamento, a rápida recuperação da informação, a aceleração na a atualização dos dados, a possibilidade de acesso por mais de um usuário e o desenvolvimento de cópias de segurança. Sobre a digitalização Ferreira (2006) especifica: (...) consiste na conversão de objetos para suporte não digitais com o intuito de aumentar a sua longevidade. Esta estratégia consiste, essencialmente na reprodução de um objeto digital em papel, microfilme, ou qualquer outro suporte analógico de longa duração e concentrar os esforços de preservação em torno do novo suporte. A digitalização de documentos vem se tornando um instrumento de fundamental importância para a conservação e disseminação da informação de forma universal. Além de ser um procedimento que ajuda a reduzir custos, tempo e distância, faz com que os usuários tenham acesso à informação desejada no lugar que esteja em questão de segundos com a mesma veracidade. Através desse recurso, as bibliotecas, arquivos e/ou centros de documentação podem acompanhar o desenvolvimento da tecnologia digital proporcionando o acesso a informações existentes e gerenciando as que estão surgindo por meio digital. A proposta do trabalho realizado no LIBER visa desenvolver procedimentos no universo da digitalização, centrando o foco nos Cadernos de Biblioteconomia da

4 UFPE. Neste contexto, trabalha-se com dois conceitos: disponibilização da informação e preservação da informação, ou seja, espera-se que com a digitalização dos cadernos, seja possível criar mais uma forma de se chegar aos artigos que compõem a Revista e que o material contido seja preservado, sendo uma de interação com a história do Curso de Biblioteconomia. 2 DIGITALIZAÇÃO PARA ACESSO A INFORMAÇÃO O uso da tecnologia digital ocasiona grandes perspectivas de trabalho para os arquivos e bibliotecas, que são instituições por excelência mantenedoras de fontes primárias de informação. No início essas instituições só usavam a tecnologia digital para organizar e recuperar as informações sobre a composição dos seus acervos. Hoje, utilizam os recursos digitais para armazenar, preservar e dar acesso aos conteúdos informacionais sob sua custódia. Ao converter uma informação, seja qualquer formato, em suporte digital, o acervo é reduzido drasticamente, diminuindo a necessidades de armazenamento físico e garantindo um acesso mais rápido da informação convertida. A digitalização é uma das medidas empregadas para proceder a disponibilização das informações. Esse processo de disponibilização é a adoção de medidas que visam transpor as informações em um novo formato, no caso, o digital. O processo de digitalização propicia os meios de se codificar documentos capturados através de um scanner ou câmera fotográfica digital e disponibilizá-los em forma de imagem, texto ou som para armazenagem, transmissão e recuperação em sistemas computadorizados, ou seja, consiste em um processo de duplicar um documento, ou seja, o documento físico passa a ter uma versão digital. Uma das principais funções da digitalização é evitar a manipulação excessiva do documento original, descartando, assim, a possibilidade do desgaste do mesmo, mas essa nova cópia nem sempre substitui legalmente a original, ela passa a ser mais um novo mecanismo de acesso ao conteúdo informacional da matriz. A digitalização propicia a aproximação do conteúdo, que muita vezes se encontra guardado a sete chaves, dentro dos museus, arquivos e bibliotecas que, sendo a única ferramenta disponível para a realização de pesquisas e consultas por parte dos usuários. Com relação ao acesso à informação pela digitalização a UNESCO informa:

5 No sentido de estabelecer claramente os objetivos de um projeto de digitalização é necessário responder algumas perguntas antes de iniciar um projeto desta magnitude tais como: O projeto objetiva atender aos usuários?; visa atender a necessidade de preservação do material?; visa aproveitar uma oportunidade de verba?; a instituição tem verba suficiente para a realização do projeto?; a instituição tem pessoal qualificado para isso?; a instituição tem capacidade e infra-estrutura técnica para a realização do projeto? Com isso entende-se que uma instituição deverá atender não só os suas necessidades, mas também as dos usuários, que é o acesso à informação. Deve-se desenvolver um projeto de digitalização sólido, que responda a indagações propostas pela UNESCO, afim de que os objetivos propostos sejam concluídos com eficácia. Compartilhando do ideal de tornar o acesso às informações digitais, a disciplina de Estágio Supervisionado 1, lecionada pela professora Vildeane da Rocha Borba, juntamente com o Departamento de Ciência da Informação, teve como objetivo fomentar o processo de digitalização dos Cadernos de Biblioteconomia da Universidade Federal de Pernambuco UFPE. Esse objetivo foi colocado em prática a partir da realização de atividades no LIBER (Laboratório de Tecnologia da Informação da UFPE), localizado no interior da Biblioteca Central da mesma instituição de ensino, conforme figura 1. Os Cadernos de Biblioteconomia da UFPE surgiram com o intuito de reunir contextos relacionados à Ciência da Informação. Especializados em relatar as experiências adquiridas nos encontros de Biblioteconomia, que foram realizados em Pernambuco, nos artigos desenvolvidos na área, nos projetos de pesquisas, teses e dissertações.

6 3 HISTÓRIA DOS CADERNOS DE BIBLIOTECONOMIA DA UFPE Não se tem notícia da existência de um projeto oficial que relate a criação dos Cadernos de Biblioteconomia, o que dificulta as pesquisas no que tange à revisão de literatura da História da invenção dos CB s. Com isso utilizou-se informações retiradas de entrevistas realizadas com as professoras Fernanda Ivo Neves e Gilda Verri, que foram reproduzidas em um relatório apresentados por alunos como finalização de uma disciplina do Curso de Biblioteconomia. O curso de Biblioteconomia da UFPE foi um dos pioneiros no Brasil, na iniciativa de publicação de uma revista, a exigência por parte da universidade para que os professores tivessem trabalhos publicados, aliada a pouca produção e publicação de trabalhos e pesquisas da área no país, serviu de incentivo e motivação para criação dos Cadernos (OBERDAM et al, 2008). Isso foi uma forma de agrupar todos os conhecimentos produzidos em Recife por profissionais, discentes e docentes da área, com o intuito de se fazer notório o curso de Biblioteconomia perante a UFPE e a comunidade acadêmica em âmbito nacional. No entanto percebe-se que no decorrer das entrevistas, as professoras sempre pontuam que a falta de recursos financeiros no departamento da época, foi um obstáculo vencido para que fosse realizada a publicação da revista. [...] no início, o lançamento dos primeiros fascículos, da revista, eram mimeografados [...] logo depois percebida a seriedade e a relevância do

7 trabalho para a universidade foi que o mesmo, veio ser impresso em formato de caderno. (OBERDAM et al, 2008). As professoras Maria Letícia de Andrade Lima e Cléa Dubeux Pinto Pimentel foram às mentoras na elaboração, organização, revisão e seleção dos temas abordados na revista. Não se sabe ao certo qual foi o motivo que levou a produção dos cadernos serem interrompida. O primeiro fascículo foi lançado em 1970, e o ultimo em Se tratando do último numero datar de quase 30 anos atrás, nunca haver tido algum tipo de preocupação em preservar o corpo físico desses títulos, foi necessária realização do diagnóstico dos mesmos. 4 DO CONTEÚDO DOS CADERNOS Nos cadernos de Biblioteconomia foram desenvolvidos diversos temas dando ênfase maior nos projetos de pesquisa, realizados no departamento de biblioteconomia da UFPE. Os enfoques dos artigos permeavam todos os temas relacionados à área no período compreendido entre as décadas de 70 e 80, que vão desde os estudos de usuários aos novos desenvolvimentos tecnológicos da época, conforme mostra a tabela 1 proposta através de um estudo temático baseado na Tabela da CDU Classificação Decimal Universal, realizado por Oberdam et al, (2008). ASSUNTO Assuntos referentes à Biblioteconomia em geral (histórico do curso, estudos sobre a área, considerações sobre bibliotecas) Estudo de usuários, serviços de bibliotecas, circulação do acervo. Bibliotecas especializadas, públicas e populares INCIDÊNCIA Leitura, técnicas de leitura, atividades 12

8 relacionadas com leitura e usuário, utilização de obras de referência. Relação com a educação, currículos, metodologias de ensino e estudo, função e valores sociais das bibliotecas. Administração de bibliotecas, pessoal, profissional bibliotecário. Classificação, catalogação, disseminação seletiva de informações Aspectos físicos das bibliotecas, disposição do acervo, organização Total 85 Tabela 1 - Incidência dos assuntos abordados nos artigos dos Cadernos de Biblioteconomia da UFPE 5 ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS CADERNOS DE BIBLIOTECONOMIA Alguns dos Cadernos utilizados nas atividades estavam em bom estado de conservação na sua estrutura, possibilitando um melhor desenvolvimento no processo de digitalização, mas foram observados alguns problemas: Folhas soltas e amareladas; Figura 2 - Estado dos suportes a serem digitalizados

9 Desgaste da impressão; Má conservação relacionada à higienização. 6 DESCRIÇÃO GERAL DAS ATIVIDADES Para garantir a durabilidade (conservação) dos Cadernos e o acesso ao seu conteúdo, por parte da comunidade acadêmica, surgiu a necessidade de digitalizálos para disponibilização em rede (internet), utilizando equipamentos específicos para escaneamento dos artigos. As informações foram transformadas em imagens através do programa de digitalização Abbyy fine reader e logo em seguida migradas em formato de texto para Microsoft Word. A fim de que pudessem ser padronizados através da editoração, isto é, foram executadas as correções, alinhamentos e ajustes ortográficos. O Abbyy fine reader é um aplicativo de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) que converte documentos impressos, documentos em PDF e imagens de documentos em arquivos para edição em computador, sendo um dos programas mais utilizados para a obtenção de alta precisão na digitalização de documentos. Com o esse software de OCR é possível a leitura do documento como um todo, analisando-o como entidade única e compreendendo todos os elementos de sua estrutura, tais como: texto principal, colunas, tabelas, cabeçalhos, rodapés, notas de rodapé e numeração de páginas. Além da digitalização em si, foram traçadas algumas etapas: Diagnóstico físico; Digitalização; Inspeção; Conversão de imagem em texto; Armazenamento dos arquivos digitais.

10 6.1 Diagnóstico Físico O exame e identificação do estado de conservação foram realizados da seguinte forma: analisaram-se os Cadernos individualmente e fez-se o registro na Ficha de Diagnóstico Físico - FDF. Observou-se o estado de conservação e verificou-se a presença de fungos, danos mecânicos, ondulações e rasgos, folhas soltas e amareladas, desgastes gráficos, entre outros. Anotaram-se na FDF todas as danificações encontradas na obra. O modelo da FDF encontra-se no apêndice Digitalização A equipe foi divida para que as atividades fossem direcionadas mais corretamente, corretamente no sentido de organização. Com essa divisão do pessoal, foi possível a descrição mais coesa de cada etapa, os Cadernos foram préclassificados, como foi dito anteriormente, pela tabela FDF e posteriormente foram separados pelos problemas que foram identificados. O scanner foi ajustado do tamanho das folhas dos cadernos, de modo que nenhum caractere fosse perdido 6.3 Inspeção As imagens dos documentos foram inspecionadas imediatamente após a digitalização, se estivessem ilegíveis, os documentos eram digitalizados novamente. Quando aprovadas eram salvas em JPEG (Joint Photographic Experts Group), a escolha do formato de arquivo JPG deveu-se ao fato de este possuir uma alta taxa de compressão, permitindo o armazenamento de imagens com qualidade em arquivos de tamanhos reduzidos [...] (RAABE; FILHO POHLMANN, 1998) que é um método comumente usado para comprimir imagens fotográficas. Com o JPEG O grau de redução pode ser ajustado, o que permite a escolha do tamanho de armazenamento e seu compromisso com a qualidade da imagem. Geralmente se obtém uma compressão com pouco perceptível, perda na qualidade da imagem, isso porque a característica de cada figura reflete nos bons resultados no momento de conversão para texto. Após esse processo os arquivos são

11 gravados em Cederrom com as devidas identificações como o título, número, volume e ano do Caderno. 6.4 Conversão de imagem em texto Após o procedimento de digitalização e análise das imagens, os cadernos foram convertidos de JPEG para textos do Microsoft Word, através do programa Abbyy fine reader, citado no ponto 5. Permitindo posteriormente alterações e correções no conteúdo dos artigos. 6.5 Armazenamento dos arquivos digitais No fim do processo, os artigos foram gravados em mídia digital, separadamente pelos títulos dos artigos e não mais por cadernos como, outrora, haviam sido guardados. O propósito dessa migração, do formato físico para o digital, é preservar a integridade dos artigos contidos nos Cadernos, assegurando assim, que, quando começarem a ser indexados para disponibilização na Internet, não mais seja preciso o manuseio dos originais. 7 ACESSO A INFORMAÇÃO DIGITAL AOS CADERNOS DE BIBLIOTECONOMIA DA UFPE O procedimento de digitalização dos Cadernos de Biblioteconomia, além de ser uma etapa da disciplina de Estágio Supervisionado 1, também está servindo para preservar as informações contidas nos mesmos, e dessa forma preservar a memória do Curso de Biblioteconomia da UFPE. O acesso aos conteúdos dos artigos que compõe os Cadernos deverá se dá através da entrada às mídias de um sistema de recuperação da informação que funcione como um banco de dados para o armazenamento dos textos. O acesso poderá ser através da internet ou de acesso local, na própria instituição. Sendo os artigos indexados segundo seus respectivos assuntos e localização dentro dos cadernos no formato original, num sistema que possibilite a busca a partir dos elementos de recuperação, tais como: palavras-chaves, indexadores, taxonomia ou ontologia, etc.

12 É necessário ressaltar a importância da etapa de tratamento da informação, que envolve a descrição física da informação além do estabelecimento do tratamento do conteúdo. 8 CONSIDERAÇÕES FINAIS Por se saber da importância da digitalização como serviço incluso de algumas bibliotecas, ressalta-se a valor tanto para usuários quanto para documentos desta atividade, uma vez que, é vista de forma inovadora. A digitalização permite que a informação chegue a lugares onde o acesso a documentos físicos é restrito, facilitando assim a sua usabilidade e salvaguardando o material físico ou original que esteja com um grau de desgaste acentuado, e prevenindo outros que possam ser danificados. Com esse processo ou forma de conservação, sabemos que as informações serão salvas para futuras aplicações garantindo sempre a veracidade do seu conteúdo. Nesse âmbito, a digitalização dos cadernos de Biblioteconomia constitui num marco inicial para a preservação da memória acadêmica da UFPE e do Departamento de Ciência da Informação. REFERÊNCIAS ANDRADE, N. S. de. et al. Gestão documental nas organizações arquivísticas: a preservação da memória. Minas Gerais: Arquivo público mineiro, Disponível em: < Acesso em: 07 jun ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: informação e documentação: referências Elaboração. Rio de Janeiro, NBR 6022: Informação e documentação Artigo em publicação periódica científica impressa - Apresentação. Rio de Janeiro, NBR 6024: Informação e documentação Numeração progressiva das seções de um documento - Apresentação. Rio de Janeiro, 1989.

13 . NBR 6028: Informação e documentação Resumos - Apresentação. Rio de Janeiro, NBR 10520: Informação e documentação Citações em documentos - Apresentação. Rio de Janeiro, NBR 14724: informação e documentação: trabalhos acadêmicos Apresentação. Rio de Janeiro, CASTELLS, Manuel. A sociedade em rede. São Paulo: Paz e Terra, COELHO, F. C.; PICCINO, E. Arquivo Sonoro e acesso a música popular no Brasil: Um estudo de caso do Projeto de Preservação e Digitalização do Acervo da Discoteca Oneyda Alvarenga do Centro Cultural São Paulo. In: Congresso da Seção Latino-Americana da Associação Internacional para o Estudo da Música Popular, 5., 2004, São Paulo. Anais eletrônicos... São Paulo: IASPM, Disponível em: < (PDF)/Resumos/ResFranciscoCoelhoEvaldoPiccino.htm>. Acesso em: 10 jun FERREIRA, M. Introdução à Preservação Digital: conceitos, estratégias e actuais consensos. Dissertação (Doutorado em Engenharia de Sistemas e Informática) Universidade do Minho, Vieira do Minho, Portugal, MARTINS, N do R.; REINEY, A.; PIRES, R. Digitalização de documentos. Campinas: SIARQ/UNICAMP, Disponível em: < Acesso em: 13 jun OBERDAM, A. et al. Panorama da produção dos Cadernos de Biblioteconomia da UFPE: a importância da preservação e acesso à memória Trabalho apresentado como requisito parcial para aprovação na Disciplina Estágio Supervisionado 1, Departamento de Ciência da Informação, Universidade Federal de Pernambuco, Pernambuco, 2009.

14 RAABE, A.; FILHO POHLMANN, O. Estudo comparativo entre sistemáticas de digitalização de documentos: formatos HTML e PDF. Ciência da Informação, Brasília, v. 27, n. 3, p , set SAMPAIO, A. M. M. Digitalização: preservação e acesso informacional. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 15., 2008, São Paulo. Anais eletrônicos... São Paulo: SNBU, Disponível em: < Acesso em: 10 jun UNESCO. Guidelines for digitalization projects for collections and holdings in the public domain, particulary those held by libraries and archives. Disponível em: < >. Acesso em: 09 jun

15 APÊNDICE UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO CENTRO DE ARTES E COMUNICAÇÃO DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CURSO DE BIBLIOTECONOMIA LABORATÓRIO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO FICHA DE DIAGNÓSTICO FÍSICO - FDF Nº REGISTRO: DATA: TÉCNICO: DADOS DOS CADERNOS: NÚMERO: VOLUME: ANO: DIAGNÓSTICO FÍSICO: ( ) Folhas Soltas ( ) Folhas Amareladas ( ) Fungos ( ) Ondulações ( ) Rasgos ( ) Desgastes Gráficos ( ) Cortes ( ) Dobra ( ) Danos Mecânicos ( ) Manchas Apêndice 1 FDF - Ficha de Diagnóstico Físico Observações: