MANUAL DE EXCEL. Ficha Técnica. Curso: Aplicações Informáticas - Folha de Cálculo. Elaborado por: Dr. João Zão. Data de Elaboração: Abril de 2011

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1 Manual de Formação Folha de cálculo Excel. 15 Horas

2 Ficha Técnica Curso: Aplicações Informáticas - Folha de Cálculo Elaborado por: Dr. João Zão Data de Elaboração: Abril de 2011 Data de Actualização: Abril de 2011 Formador: João Zão Página ii

3 Índice 1. Introdução Visão geral do Microsoft Office Excel O que são folhas de cálculo? O Ambiente de trabalho Ficheiros - Botão Office Conceitos básicos Trabalhar com Folhas Colunas, linhas e células Células Referências de célula Referências Relativas, Absolutas e Mistas Tipos de dados Introdução de dados Formatação de linhas e colunas Inserir, apagar e ocultar linhas e colunas Largura de coluna e da altura de linha Fórmulas e Funções Fórmulas Fórmulas associadas a cálculos - operadores Funções Análise de dados em tabelas e listas O Excel como base de dados Tabelas Dinâmicas Gráficos Impressão Definir Área de Impressão Pré-visualizar a impressão Configurar página Página Margens Cabeçalho/Rodapé Folha Macros Macros na Barra de Ferramentas Atribuição de uma Macro a um Botão Macros de Comando Conclusão Bibliografia...15 Formador: João Zão Página iii

4 1. Introdução Este manual foi elaborado para servir de guia ao curso de Aplicações Informáticas - folha de cálculo, mais concretamente o Microsoft Excel versão portuguesa Sendo uma ferramenta de análise de dados, permite gerar uma vasta gama de relatórios de apoio aos processos de gestão e de suporte à decisão, quer ao nível da gestão de empresas, quer ao nível de estudos científicos que envolvam cálculos articulados entre si, as folhas de cálculo são, quando bem exploradas, muito úteis e eficazes. Permitem criar inúmeros documentos, tais como planificações, projecções, relatórios de vendas, análise de resultados, gráficos de desvios, etc. e podem ser automatizadas todas as tarefas repetitivas. A maioria destas funcionalidades poderá ser conhecida da maioria dos formandos, no entanto raramente são exploradas de forma mais avançada. Assim, é neste contexto que surge este manual, dirigido aos formandos que desconhecem as funcionalidades básicas e aos que as conhecem e pretendem aprofundar os seus conhecimentos e aprimorar conceitos. A estruturação deste manual é desenhada tendo em conta o referencial do curso, num percurso evolutivo na construção do conhecimento sobre folha de cálculo Excel Visão geral do Microsoft Office Excel 2007 O Office Excel 2007 oferece interface nova e orientada a resultados, com uma série de recursos para analisar, comunicar, compartilhar e uma vasta gama de relatórios de apoio aos processos de gestão e de suporte às decisões melhor informadas. Com os modos de tabela dinâmica, muito mais fáceis de visualizar, o Office Excel 2007 fornece poderosas ferramentas para ajudar a organizar e compreender uma grande quantidade de dados e responder a diferentes perguntas. Permite diferenciar as tendências principais com um piscar de olhos, aplicando a formatação condicional, que ajuda a visualizar o desempenho de negócios, e outras situações da vida real, através de galerias intuitivas de gráficos de qualidade. O Excel 2007 dispõe de ferramentas analíticas mais poderosas e fáceis de usar e capacidade aprimorada para linhas e colunas de um milhão de linhas por 16 mil colunas O que são folhas de cálculo? As folhas de cálculo são poderosas e sofisticadas ferramentas informáticas, que nos permitem efectuar todos os cálculos desejados, de uma forma simples e interactiva, e relacioná-los ou ligá-los facilmente entre si. São vulgarmente consideradas potentes calculadoras gráficas, que podem conter ou manipular conjuntos bastante grandes de números e com eles fazer cálculos bastante complexos. Outra vantagem das folhas de cálculo actuais é a sua estrutura normalizada, uma organização por linhas, colunas e células que facilita a nossa migração entre as diversas aplicações existentes no mercado. Uma folha de cálculo é constituída por células que são fruto do cruzamento de linhas horizontais, numeradas de 1 até , e de colunas verticais, com denominações de A até XFD, num total de células, que podem conter números, datas, texto e/ou fórmulas e funções. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1.500% no número de linhas e de 6.300% no número de colunas. Além da realização de cálculos, as folhas de Excel podem também ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades. Um poderoso módulo de geração de gráficos possibilita a apresentação e análise de dados de forma visual. Os gráficos produzidos pelo Excel podem ser usados na própria folha de cálculo, exportados para outras aplicações (como o Word) ou até gravados como imagens. 2. O Ambiente de trabalho Formador: João Zão Página 1

5 Um documento no Excel chama-se livro e cada livro pode ter uma ou mais folhas. O programa cria automaticamente, por defeito, três folhas em branco em cada livro. 1. Barra de título 2. Faixa de opções 3. Botão do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rápido 5. Botão de acesso à Ajuda 6. Ponto de inserção 7. Barra de fórmulas 8. Caixa de nome 9. Título de linhas (1, 2, 3...) e colunas (A, B, C...) 10. Barra de deslocamento vertical 11. Separador de folhas 12. Botão de macros 13. Modo de visualização normal 14. Modo de esquema de página 15. Pré-visualização de quebras de páginas 16. Cursor de ampliação/redução da página visível 17. Página anterior 18. Página seguinte 19. Comando de divisão do documento O que há no friso de opções: Em vez de haver cerca de 30 barras de ferramentas que não são apresentadas e comandos ocultos nos menus, há um centro de controlo, o Friso, que reúne o essencial e os torna bastante visíveis. Há três componentes básicos no friso de Opções: 1 Guias: Existem sete guias na parte superior. Cada uma representa tarefas principais executadas no Excel. 2 Grupos: Cada guia tem grupos que mostram itens relacionados reunidos. 3 Comandos: Um comando é um botão, uma caixa para inserir informações ou um menu. Os principais comandos do Excel, e mais comummente usados para realizar tarefas básicas com folhas, estão na primeira guia. Por exemplo, os comandos Colar, Recortar e Copiar são organizados na guia Início, Formador: João Zão Página 2

6 no grupo Área de Transferência. Os comandos de formatação de fonte estão próximos, no grupo Fonte. Comandos para centrar, alinhar à esquerda ou à direita estão no grupo Alinhamento e comandos para inserir e excluir células, linhas, colunas e folhas estão no grupo Células. Os grupos reúnem todos os comandos necessários para um tipo específico de tarefa e, durante toda a tarefa, eles permanecem em exibição e disponíveis, em vez de serem ocultados em menus. Esses comandos vitais ficam visíveis acima do espaço de trabalho. - Grupo Área de transferência Função Sub-função Tecla de Atalho Descrição Colar Colar Ctrl + V Cola o conteúdo da área de transferência Recortar Copiar Formatar pincel Fórmula Colar Valores Sem bordas Transpor Colar vínculo Colar Especial Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + Shift + C Cola a fórmula de uma célula do Excel Cola apenas o conteúdo de uma célula, ignorando fórmulas e formatações Cola o conteúdo sem bordas, se houver O conteúdo que estava na linha passa a ficar em coluna e vice-versa O conteúdo colado na célula destino é alterado a cada mudança em que a célula origem sofrer Exibe todas as opções para a função colar, podendo-se utilizar mais de uma combinação de colagem Recorta a selecção do documento, colocando-a na área de transferência Copia a formatação de um local e aplica-se a outro local. OBS: aceita clique duplo - Grupo Fonte Função Tecla de Atalho Descrição Fonte Tamanho da fonte Altera o tipo da fonte Altera o tamanho da fonte Aumentar fonte Ctrl + ] Aumenta o tamanho da fonte Reduzir fonte Ctrl + [ Diminui o tamanho da fonte Negrito Ctrl + 2 ou Ctrl + N Aplica negrito ao texto seleccionado Itálico Ctrl + 3 ou Ctrl + I Aplica itálico ao texto seleccionado Sublinhado Ctrl + 4 ou Ctrl + S Aplica sublinhado ao texto seleccionado Bordas Cor de preenchimento Cor da fonte Mais comandos, mas apenas quando necessários Clique na seta na parte inferior de um grupo para obter mais opções se precisar delas. 1 Clique na seta no grupo Fonte. 2 A caixa de diálogo Formatar Células aparecerá. Quando vir esta seta (denominada Iniciador de Caixa de Desenha e aplica os mais diversos tipos de bordas Colori o plano de fundo das células seleccionadas Altera a cor do texto Formador: João Zão Página 3

7 Diálogo) no canto inferior direito de um grupo, haverá mais opções disponíveis para o grupo. Clique na seta e verá uma caixa de diálogo ou um painel de tarefas. Por exemplo, na guia Início, no grupo Fonte, tem todos os comandos usados com mais frequência para fazer alterações de fonte: comandos para alterar a fonte, alterar o tamanho, aplicar negrito, itálico ou sublinhado. 3. Ficheiros - Botão Office Do lado esquerdo do ambiente de trabalho do Excel, está um botão de forma circular com o símbolo do Office. Nele, se agrupam muitas funcionalidades que antes se encontravam no menu Ficheiro do Excel 2003, tais como Abrir, Salvar, Imprimir, etc. As três primeiras opções (Novo, Abrir e Guardar) e a última (Fechar) são directas; as restantes, que têm uma pequena seta à frente, têm sub-opções. Comandos do botão Office: Comando Novo: cria uma nova pasta de trabalho no Excel, seja ela em branco ou baseada em algum modelo pré-definido. Comando Abrir: abre uma pasta de trabalho já salva anteriormente. Comando Salvar: salva a pasta activa no momento. Comando Salvar como: exibe opções adicionais, do lado direito. Pode clicar directamente no botão Salvar Como (ou a tecla F12) para abrir o diálogo standard de gravação. Comando Imprimir: pode ser usado directamente ou pressionando simultaneamente Ctrl+P, o que fará surgir o diálogo standard de impressãoconforme a sua impressora. Pode também escolher, do lado direito, uma das opções relacionadas com a impressão, nomeadamente impressão rápida (ou seja, directo para a impressora, sem nenhum diálogo adicional) e pré-visualização da página a imprimir. Comando Preparar: reúne funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, título, etc.) e possibilidades de protecção, entre outras. Comando Enviar: destina-se a enviar o seu documento para outra pessoa através de correio electrónico ou fax. Comando Publicar: é especialmente útil para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras áreas partilhadas onde os seus documentos possam ser usados por mais do que uma pessoa. Comando Fechar: fecha o documento activo e mantém o Excel aberto. Barra de ferramentas de acesso rápido Ao lado do botão Office e por cima das guias, existe uma área chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, cuja predefinição inclui três ícones, mas que pode ser personalizada com mais alguns. Os ícones predefinidos (assinalados com são três (Salvar, Desfazer e Refazer). Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de outros comandos que podemos colocar nesse espaço. Aqui vamos colocar a opção visualização de impressão, que será visualizada com o ícone de um documento com uma lupa. Barras de ferramentas flutuantes O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que necessitamos realizar determinadas funções, nomeadamente no âmbito da formatação. Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre uma palavra numa célula, surgirá imediatamente uma barra flutuante com comandos básicos de formatação. O Comando Zoom Formador: João Zão Página 4

8 O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento à janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da página ou pode clicar nos sinais (+) e ( ) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da página em incrementos de 10%. Isto pode ser útil quando tiver uma folha de cálculo muito grande e necessitar de ter uma visão geral do seu conteúdo. Barra de Status A barra inferior da moldura da janela do Excel é conhecida como Barra de Status, uma vez que exibe algumas informações sobre o estado do documento e do programa. No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Além disso, é agora personalizável, sendo possível colocar ou retirar informação e/ou funcionalidades. Para alterar a Barra de Status, clique nela com o botão direito do rato. 4. Conceitos básicos 4.1. Trabalhar com Folhas Como já vimos anteriormente, cada ficheiro (arquivo) é um Livro e cada Livro tem várias Folhas. Estas Folhas são a área de trabalho do Excel propriamente dita. Na barra inferior da área de trabalho do Excel poderá verificar quais as folhas que se encontram no seu livro. A predefinição é de três folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3. Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a colocá-las em primeiro plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibição, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o botão esquerdo do rato, arrastá-lo para outra posição Colunas, linhas e células Como já vimos, a área de trabalho de uma folha de cálculo é formada pela intersecção de linhas numeradas (do lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha). A intersecção de uma coluna com uma linha chamase célula. As células são designadas pela conjunção do nome da coluna com o nome da linha. Numa folha com milhares de células poderá ser difícil encontrar aquela que pretende. Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar directamente a célula para onde pretende ir seguido de Enter. Por exemplo, a célula fruto da intersecção da coluna B com a linha 4 será chamada B4. Seleccionar, cortar, copiar e colar No Excel, as funções de selecção, corte, cópia e colagem de dados são bastante mais flexíveis do que no Word, por exemplo. Quando pretende copiar uma célula, precisamos saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a fórmula? E, como as células Formador: João Zão Página 5

9 podem ter comentários anexados, pretendemos também copiá-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha, ao ficar numa outra posição da folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou para baixo? Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opções que nos permitem fazer as melhores escolhas a cada momento. Tal como no Word, para seleccionar uma área num texto na folha de cálculo: clique numa célula e, sem largar o rato, arraste-o na horizontal e na vertical, de forma a seleccionar a área que pretende. O mesmo acontece quando pretendemos seleccionar células que não são contínuas basta, ao realizarmos as selecções com o rato, pressionar a tecla Ctrl. Neste exemplo, seleccionamos apenas as células de B5 até D5 e de B8 até D8. Note como nas réguas de designação das linhas e colunas há uma mudança de cor para ajudar a visualizar as células seleccionadas. Depois de seleccionadas as células pretendidas, podemos copiá-las para qualquer outra zona da mesma folha ou para outra. Pode usar as teclas convencionais para copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer ao menu de contexto com o botão direito do rato. Este último é preferível no caso de pretender o comando Colar especial Ao seleccionar um conjunto de células, e depois de escolher a opção Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em movimento que indica claramente qual a área a copiar. Para inserir os dados copiados, clique com o botão direito do rato, na célula de destino e escolha a opção Colar. Uma vez que as células podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos escolher exactamente o que pretendemos colar. Clicando com o botão direito do rato na célula de destino, e escolhendo a opção Colar Especial surge uma caixa de diálogo que nos permite escolher o que queremos colar. 5. Células 5.1. Referências de célula A10 a célula na coluna A e na linha 10 A10,A20 célula A10 e célula A20 A10:A20 o intervalo de células na coluna A e entre as linhas 10 e 20 B15:E15 o intervalo de células na linha 15 e entre as colunas B e E A10:E20 o intervalo de células entre as colunas A e E e entre as linhas 10 e Referências Relativas, Absolutas e Mistas 1. Relativas são alteradas quando são copiadas. Exemplo C4. É alterada quando essa fórmula é copiada verticalmente em uma coluna ou transversalmente em uma linha. 2. Absolutas: são fixas, permanecem iguais quando são copiadas. Como mostra a imagem, quando a fórmula =C4*$D$9 é copiada de uma linha para a outra, a referência de célula absoluta permanece como $D$9. 3. Mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou linha absoluta e uma coluna relativa. Por exemplo, $A1 é uma referência absoluta à coluna A e uma referência relativa para a linha Tipos de dados Numa folha de Excel, os dados são introduzidos em cada uma das células. Há quatro tipos de dados: Numéricos: valores numéricos exibidos pelas células, que podem ser introduzidos directamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, através de fórmulas. Texto: valores não numéricos ou que, sendo numéricos, são formatados para que o Excel os trate como Formador: João Zão Página 6

10 sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel não reconheça e trate como dados numéricos é assumido como texto. Datas e horas: dados numéricos ou alfanuméricos (conjugação de algarismos e letras) que são reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem até ser formatados de forma a serem automaticamente actualizados de acordo com a data real. Fórmulas: as fórmulas são o aspecto mais importante do Excel, pois é através delas que realizamos cálculos Introdução de dados Introduzir dados numa célula é simples: seleccione a célula pretendida com o rato ou teclado e escreva os valores pretendidos. Os valores introduzidos na célula surgem também na Barra de fórmulas e vice-versa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos. Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra célula ou saltar de célula usando as teclas direccionais do seu teclado. Introdução de dados num conjunto de células Pode também repetir a introdução de dados num conjunto mais alargado de células, sem ter de repetir célula a célula. Para isso basta seleccionar as células pretendidas, introduzir o valor no canto superior esquerdo da selecção e concluir pressionando em Ctrl+Enter. Alterar dados Por vezes é necessário alterar os dados introduzidos numa célula. Para isso podemos: Seleccionar a célula cujo conteúdo vamos alterar. Fazer duplo clique, ou carregar em F2, ou clicar na zona de edição (à direita) na barra de fórmulas, para podermos voltar ao modo de edição e fazer as alterações desejadas. Para cancelar a alteração carregar em Esc que o levará de volta ao modo anterior. Limpar o conteúdo duma célula Para apagar o conteúdo duma célula basta seleccioná-la e carregar a tecla Delete ou Backspace. O mesmo acontece para um bloco de células, depois de seleccionado. Introdução de séries de dados dados repetidos Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma célula contígua à célula de partida isto é, células que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da célula selecionada O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introdução dos dados. Introduza o valor pretendido numa célula à sua escolha. Posicione o cursor no canto inferior direito da célula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz. Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as células com o mesmo valor. Note como surge um filete cinzento em torno das células afectadas pela sua selecção ou mesmo Formador: João Zão Página 7

11 tempo que uma pequena caixa indica qual o valor que vai ser introduzido. Formatação de células Cores e Bordas Para dar ênfase a determinados valores numa folha de cálculo, poderá ser interessante formatar células ou conjuntos de células. A forma mais simples de o fazer é recorrer ao grupo de comandos Fonte. A atribuição de formatos é sempre feita após a selecção de células ou de grupo de células a formatar. Pode fazer várias formatações básicas de forma rápida apenas com o rato: pode usar negrito, itálico, sublinhado, atribuir bordas a grupos de células 6. Formatação de linhas e colunas 6.1. Inserir, apagar e ocultar linhas e colunas Pode ser necessário inserir linhas e colunas numa folha onde já tenhamos introduzido muitos dados e fórmulas. 1-Para introduzir uma linha no meio de valores já introduzidos, comece por clicar no número da linha, do lado esquerdo da folha. A nova linha será inserida acima da linha seleccionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a mesma numeração da linha seleccionada e todos os valores descem uma posição. 2-Depois, clique com o botão direito do rato, e escolha a opção Inserir. O resultado é uma linha nova que, contudo, não altera os resultados anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Embora estas células de totais tenham fórmulas com referências a determinadas células, e estas tenham mudado de posição, o Excel muda as fórmulas automaticamente, evitando assim uma alteração dos resultados. O mesmo processo é válido para as colunas... Ocultação e visualização de linhas e colunas Se pretendermos ocultar uma linha ou uma coluna, selecciona-se o número da linha ou letra da coluna e, com o botão direito do rato, selecciona-se ocultar. Se pretendermos visualizar novamente, faz-se o mesmo procedimento e selecciona-se mostrar Formador: João Zão Página 8

12 6.2. Largura de coluna e da altura de linha Uma vez introduzidos novos valores nas células, estes poderão não caber no espaço predefinido, sendo exibidos cardinais #. No Excel 2007 isto só acontece quando forçamos uma formatação muito estreita de uma coluna, afectando a célula correspondente. Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha: 1) Com o rato entre colunas até surgir o símbolo, 2) Clique e arraste até a largura pretendida; 3) Largue o botão do rato O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Ao posicionar o cursor na base duma linha estamos a mudar a medida de altura dessa linha. 7. Fórmulas e Funções As fórmulas e funções são o que tornam a folha de cálculo numa excelente ferramenta de trabalho, pois permitem realizar diversos tipos de cálculos de forma automática, com base nos dados armazenados nas células Fórmulas As fórmulas são inseridas numa célula e permitem efectuar um conjunto de cálculos, de forma automática, sobe os dados. Quando são alterados os dados sobre os quais são efectuados os cálculos, é automaticamente recalculado e visualizado o novo resultado. Inserção de uma fórmula: Para inserir uma fórmula, execute a seguinte sequência: Seleccione a célula onde pretende inserir a fórmula. Insira o sinal de igual = na célula através do teclado ou clique sobre o botão Inserir fórmula da barra de fórmulas. Construa a fórmula e pressione Enter ou clique no botão inserir da barra de fórmula. Se pretender anular a operação prima Esc ou clique no botão Cancelar da barra de fórmulas Fórmulas associadas a cálculos - operadores O Excel dispõe de quatro tipos de operadores de cálculo distintos: Operadores Aritméticos: Adição (=A1+A2); Subtracção (=A1-A2); Multiplicação (=A1*A2); Divisão (=A1/A2); Percentagem (=A1*5%); Exponenciação (=A1^2); Operadores relacionais comparam valores e produzem um valor lógico do tipo Verdadeiro ou Falso: Igual (A1=B3); maior (C4>C5); menor (D3<B1); menor ou igual (A2>=E6); menor ou igual (F8<=C3); diferente (B4<>F1) Operadores de Texto: podemos unir (concatenar) uma ou mais cadeias de caracteres (texto), de modo a formar um único texto. Para tal utilizamos o operador & ( e comercial). Por exemplo: = Olá tudo & bem. Operadores de referência: Intervalo: operador :. Ex. A1:C6. Indica todas as células de A1 até a célula C6. União ;. Ex. B1:C4;E2. Indica todas as células de B1 até C4 e a célula E2. Formador: João Zão Página 9

13 Intersecção. Ex. D6:F14;E9:H18. Intersecção de D6:F14 e E9:H18 no intervalo E9:F14. No caso de pretendermos apenas realizar cálculos simples, com poucas células, é possível realizar operações básicas indicando simplesmente o nome das células e a operação a realizar. Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, está efectivamente a somar os valores das células E5 e E6; quando alterar os valores nalgumas destas células, o resultado altera-se automaticamente. Pode introduzir o nome das células pretendidas manualmente, através do teclado, seleccioná-las com as teclas de direcção ou clicando nelas com o rato. Note como o Excel indica através de cores diferentes, quais as células seleccionadas Funções Uma função é uma fórmula predefinida que executa cálculos utilizando valores predefinidos, denominados argumentos, numa ordem específica ou estrutura. No Excel a sintaxe de uma função é constituída por três partes: Nome da função: identifica a função. Pode ser inserido em maiúsculas ou minúsculas Um par de parênteses: contém os argumentos da função e segue imediatamente ao nome. Algumas funções não possuem argumentos mas os parênteses são sempre obrigatórios. Exemplo: HOJE(). Um ou mais argumentos: os argumentos correspondem à informação que a função necessita para realizar a operação. Podem ser do tipo texto, número, data, valores lógicos (verdadeiro ou falso), endereços de células, valores de erro do tipo #N/D ou ainda outras funções. =Nome_função(argumento1, argumento2, ) Fórmulas com funções Além dos operadores aritméticos simples, o Excel suporta fórmulas mais avançadas através de centenas de funções. Se está habituado a usar o Excel em inglês, lembre-se que todas as funções foram também traduzidas para português. Por exemplo, a função SUM passa a SOMA em português). A função SOMA permite somar o conteúdo de duas ou mais células e é muito útil para séries de células. Usa-se da seguinte forma: =SOMA() Colocamos entre parênteses as células ou séries de células. Funções mais usadas: Além da SOMA há, entre muitas outras, as seguintes funções: MÉDIA - média aritmética simples dos valores constantes nas células indicadas como argumento (soma dos valores das células dividido pelo número de células com valores). MEDIANA = MED - número do centro de um conjunto numérico. MODA - moda é o valor que ocorre ou se repete com mais frequência numa matriz ou intervalo de dados. CONTAR, CONTAR.VAL e CONTAR.VAZIO a função CONTAR é especialmente útil quando se usa para criar listas, pois limita-se a contar o número de células no intervalo indicado no argumento. CONTAR contar apenas células com números; CONTAR.VAL contar células com quaisquer valores (numéricos ou não); CONTAR.VAZIO contar células vazias. MÁXIMO - devolve o valor mais alto de um grupo de células seleccionado; Formador: João Zão Página 10

14 MÍNIMO - devolve o valor mais baixo de um grupo de células seleccionado. Funções avançadas: Pesquisa de informação (Funções de consulta e referência): Procura vertical: =PROCV(valor_procurar;matriz_pesquisa; índice_coluna; procura_exacta) Procura horizontal: =PROCH(valor_procurar;matriz_pesquisa; índice_linha; procura_exacta) Função SE [IF]: =SE(teste_lógico; acção1; acção2) Função E [AND]: =E(teste1; teste2; teste3 ) Função OU [OR]: =OU(teste1; teste2, teste3 ) 8. Análise de dados em tabelas e listas 8.1. O Excel como base de dados O Excel pode ser usado para criação de bases de dados simples, que facilitam a listagem e ordenação dos dados introduzidos e que podem até ser depois usadas através da importação de dados do Word ou do Access. Se, no Menu, escolher a opção Dados tem acesso a várias funcionalidades como, por exemplo, a ordenação alfabética. Seleccione o conjunto de células e clique no ícone da ordenação de A a Z. Note como não só a ordenação dos nomes foi alterada, como os dados correspondentes foram correctamente alterados em função do campo NOME. Ou seja, a ordenação dos restantes campos acompanhou a do primeiro Tabelas Dinâmicas As Tabelas Dinâmicas são muito utilizadas para construir mapas, tais como listas de artigos por situação, por região, por vendedor, etc., pode ainda efectuar vários cálculos tais como, o total de artigos vendidos por região, a média dos preços praticados por vendedor, categoria, etc. São chamadas dinâmicas porque qualquer alteração, nos dados de origem, permite uma actualização imediata da nova tabela. Para criar uma tabela dinâmica aceda ao menu INSERIR e seleccione a opção Tabela dinâmica. Surge-lhe a seguinte caixa de diálogo para escolher os dados que pretende analisar: Em seguida surge-lhe o seguinte quadro para definir os campos para a tabela dinâmica. Basta arrastar os campos listados à direita para o local apropriado do esquema à esquerda ou para o rectângulo respectivo abaixo. As alterações efectuadas em baixo, nos rótulos das linhas, das colunas, valores e filtros, vão sendo visualizadas à esquerda. Os procedimentos necessários para a criação de gráfico dinâmicos são em tudo semelhantes aos utilizados na criação de tabelas dinâmicas. Formador: João Zão Página 11

15 9. Gráficos Uma das funções mais potentes do Excel desde as suas primeiras versões é a capacidade de gerar gráficos a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo. Comece por seleccionar a opção Inserir. Depois, seleccione os valores que pretende exibir no gráfico e clique no tipo de gráfico escolhido. Na área Esquemas de gráficos, pode alterar alguns dos elementos do gráfico, de forma a exibir um título, por exemplo, ou até uma pequena tabela com os dados específicos que deram origem ao gráfico. Uma vez satisfeito com o resultado do seu gráfico, pode movê-lo para uma folha de cálculo separada ou até copiar o resultado para a área de transferência, o que permite usá-lo em programas de edição de imagem ou no Word, por exemplo. Para isso, clique no gráfico com o botão direito do rato e escolha a opção pretendida. 10. Impressão Imprimir uma folha de cálculo é um pouco diferente de imprimir outro tipo de documento, especialmente devido às dimensões que um documento de Excel pode ter. Todas as opções de impressão encontram-se localizadas a partir do botão do Office, designadamente Imprimir, Impressão Rápida e Pré-visualizar. A opção Imprimir é a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office. Esta opção faz surgir um segundo diálogo, onde pode seleccionar as páginas a imprimir, o número de cópias, a ordem de impressão, a qualidade, etc Definir Área de Impressão A opção Definir Área de Impressão pelo menu Esquema de página, permite definir o intervalo seleccionado como área de impressão, que é a única parte da folha de cálculo a ser impressa. Esta ficará delimitada por uma linha a tracejado. Para limpar essa área de impressão escolha a opção Limpar Área de Impressão pelo menu Esquema de página, que removerá da folha de cálculo a definição da área de impressão. Formador: João Zão Página 12

16 10.2. Pré-visualizar a impressão Antes de imprimir uma folha de cálculo, deve-se clicar em Pré-visualizar para ver o aspecto que a folha terá quando for impressa. A barra de estado no fundo deste ecrã mostra o número da página actual e o número total de páginas da folha seleccionada. Os botões Seguinte e Anterior permitem-nos passar respectivamente à página seguinte ou anterior. Zoom dá-nos uma ampliação da visualização ou o retorno à dimensão inicial. Mostrar Margens mostra-nos as margens e as linhas separadoras das colunas Configurar página Esta opção permite definir o aspecto das folhas a imprimir, incluindo margens, cabeçalhos, rodapés e opções de impressão. Tem de 4 opções: Página, Margens, Cabeçalho/Rodapé, Folha Página Permite-nos escolher a orientação (vertical ou horizontal) da página, a Escala (ajustar a área de impressão ao tamanho do papel, o tamanho do papel (A4, A3 ), a qualidade de impressão. Ajustar a - reduzir ou ampliar a folha de cálculo impressa, seleccione a caixa de verificação Ajustar a e, depois, introduza uma percentagem na caixa % do tamanho normal. Pode reduzir a folha de cálculo a 10% do tamanho normal ou ampliá-la até 400% do tamanho normal. Ajustar as folhas a imprimir ao número de páginas especificado por largura e comprimento Margens Esta opção permite definir a margem superior, inferior, esquerda, direita, centrar a folha verticalmente ou horizontalmente Cabeçalho/Rodapé Nesta opção pode-se definir cabeçalhos e rodapés para o documento: Clique em Personalizar cabeçalho ou Personalizar rodapé. Surge-lhe um novo ecrã com três secções Esquerda, Central e Direita para inserir texto. Existem seis ícones disponíveis para modificar o tipo de letra, inserir a numeração da página, inserir o número total de páginas, a data e hora de impressão, e inserir o nome do ficheiro. Formador: João Zão Página 13

17 Folha Esta opção permite especificar a Área de Impressão. Para controlar a ordem em que os dados são numerados e impressos quando não cabem numa só página, faça clique sobre Para Baixo e à Direita ou À Direita e Para Baixo. Para imprimir o mesmo título de linha ou coluna em todos as páginas duma folha de cálculo, seleccione uma das opções sob Títulos de Impressão, depois, na folha de cálculo, seleccione a coluna ou linha que pretende imprimir, como título, em cada página ou introduza uma referência de célula ou um nome já definido. 11. Macros Macros são pequenos programas, escritos em linguagem Visual Basic for Applications (VBA), capazes de executar tarefas específicas. Quando a macro é activada são executadas sequencialmente as instruções que lhe estão associadas. As macros podem ser de comando se forem definidas através do gravador de macros, ou de funções, se forem construídas a partir do editor de VBA Macros na Barra de Ferramentas É possível acrescentar um botão a uma barra de ferramentas para executar uma macro. Para tal, clique no botão do Office, seleccione opções do Excel e surge o seguinte quadro: no menu da esquerda seleccione personalizar, na caixa Escolher comandos de escolha Macros e são listadas todas as macros, seleccione a que pretende, clique em adicionar e pressione OK. Para executar a macro, basta fazer um clique sobre o botão agora criado Atribuição de uma Macro a um Botão No menu INSERIR selecione formas e desenhe o botão com a forma que desejar, com a tecla direita do rato seleccione Editar texto para atribuir um nome ao botão e em seguida seleccione ATRIBUIR MACRO. Na caixa de diálogo que aparece seleccione a macro que pretende associar ao botão Macros de Comando As macros de comando simulam acções do utilizador sobre a folha de cálculo. O Excel permite gravar uma sequência de operações, armazená-la e executá-la posterior. Para iniciar a gravação duma macro, aceda ao menu VER, seleccione MACROS e, no submenu, seleccione GRAVAR MACRO. Surge o seguinte ecrã: O nome da macro servirá para a identificar, Recibos, por exemplo, se se destinar a imprimir recibos. A tecla de atalho é uma combinação de teclas, Ctrl+r, por exemplo, para Formador: João Zão Página 14

18 executar a macro de uma forma rápida. Na opção, Guardar macro em, Neste livro para ficar armazenada no ficheiro actual e disponível sempre que este for aberto. Na opção Descrição pode inserir comentários para explicar o funcionamento da macro. Pressione o botão OK para iniciar a gravação. Surge de imediato um botão na barra de estado (canto inferior esquerdo da última linha do ecrã) que indica que existe uma macro em execução. A partir deste momento, tudo o que fizer no Excel ficará gravado na macro, enquanto não clicar no botão ou seleccionar a opção Macros e Terminar gravação. Para executar a macro aceda ao menu MACROS, escolha Ver Macros, surge este ecrã. Esta caixa de diálogo apresenta uma lista de todas as macros associadas ao livro aberto. Para executar uma delas seleccione-a e pressione o botão Executar. Para eliminar uma macro seleccione-a e pressione o botão Eliminar. Para visualizar e editar o código gerado, seleccione a macro e escolha a opção EDITAR. Será visualizado o editor do VBA com o procedimento gerado. 12. Conclusão A consulta deste manual contribuirá para os formandos adquirirem as noções fundamentais para tirarem partido da Folha de Calculo Excel como um precioso auxiliar no desempenho quotidiano do seu trabalho. A informação constante neste manual poderá e deverá ser complementada com a ajuda on-line do próprio Excel, bastando clicar na opção Ajuda do menu ou através da tecla F1 do teclado. Com este manual, e com os diversos exercícios práticos realizados ao longo da formação, espero ter despertado os formandos para as amplas possibilidades de exploração do Excel em ambiente de trabalho. Aos formandos agradeço antecipadamente todas as sugestões de melhorias e indicação de eventuais erros. 13. Bibliografia Almeida, Paula de Fátima (2005). Excel Avançado, Edições Sílabo. Página do Microsoft Office 2007, em HA aspx Formador: João Zão Página 15

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