MBA EM CONTABILIDADE DIGITAL M4 D3 SPED FISCAL GUIA DE ESTUDO PARTE II: FUNDAMENTOS DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA E DA EFD PROFESSOR AUTOR: LUIZ CAMPOS

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1 MBA EM CONTABILIDADE DIGITAL M4 D3 SPED FISCAL GUIA DE ESTUDO PARTE II: FUNDAMENTOS DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA E DA EFD PROFESSOR AUTOR: LUIZ CAMPOS PROFESSOR TELEPRESENCIAL: LUIZ CAMPOS COORDENADOR DE CONTEÚDO: FLÁVIO LÚCIO BRITO DIRETORA PEDAGÓGICA: MARIA UMBELINA CAIAFA SALGADO JULHO/2012

2 INTRODUÇÃO Este guia de estudo II pretende apresentar a Nota Fiscal Eletrônica NF-e e princípios básicos da Escrituração Fiscal Digital a ECD. Em relação à NF-e, serão abordados alguns temas centrais como: as condições de obrigatoriedade, o modelo operacional de funcionamento, a validação da NF-e, seu cancelamento, correção e complementação, as condições normais da emissão da NF-e, os tipos de assinatura da NF-e, a utilização do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE, e as condições anormais ou contigenciais de emissão de NF-e (quando há algum defeito técnico). É importante ter um entendimento claro do que seja a NF-e e de como o sistema SPED que a gerencia funciona para diferenciar claramente os módulos NF-e e EFD do SPED. A EFD referencia notas fiscais eletrônicas de modo sumarizado. Leve-se em conta ainda que há uma forte tendência para a ampliação da base de contribuintes que são obrigados à emissão da NF-e e, em geral, obrigados à entrega de escriturações digitais. Isso sinaliza a tendência de maior integração entre os sistemas. Em relação à EFD, procura-se descrever seu modelo geral de funcionamento, a produção coletiva que engloba as Unidades da Federação, seus objetivos e os princípios básicos de funcionamento. Como ocorreu com o guia da EFD anterior, alguns princípios pautam a escrita deste texto, como sempre remeter às fontes originais, sítios, documentos técnicos ou legislação. Os sistemas SPED mudam rapidamente. Daqui a um ano, pode haver muitas modificações de informações factuais. É importante saber onde localizá-las, no futuro, quando forem necessárias. Além disso, cabe sempre ressaltar a lógica de funcionamento de cada sistema. Esta dificilmente será alterada.

3 O quadro a seguir mostra o calendário da disciplina. Datas Aulas Tele 23/07 30/07 06/08 13/08 20/08 27/08 Guia de Estudo Guia de Estudo PARTE I: Textos Complementares de Leitura Obrigatória ICMS - Imposto Calculado por Dentro. Disponível em < PORDENTRO.pdf>. Entenda a diferença entre alíquota real e alíquota nominal do ICMS. Manual de Orientação do Contribuinte - versão Março 2012 (NF-e). Guia de Disponível em < Estudo PARTE II: rarquivo.aspx?conteudo=qmxgjxfbuhs= >. Baixe o manual e leia os itens 1 a 3.1. GUIA PRÁTICO DA ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL EFD Versão Versão Atualização: maio de Disponível em < Guia de Estudo PARTE III: as/spedfiscal/download/guia_pratico_da_ef D_Versao_209.pdf>. Leia o Capítulo I Informações gerais sobre a EFD. N o Lista Exercícios Data Postagem Data Final 43 31/07 13/ /08 27/ /08 11/09 Prova: 03 de setembro

4 1. NOTA FISCAL ELETRÔNICA A nota fiscal eletrônica é conceituada como um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador, como consta no sítio da nota fiscal eletrônica. SAIBA MAIS O sítio da nota fiscal eletrônica, onde se localizam informações, downloads e serviços, está no endereço < A NF-e substitui, no estágio atual de desenvolvimento do sistema, apenas a nota fiscal modelo 1 / 1A, que serve para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Também pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4 (AJUSTE SINIEF n. 15/ 2010.) LEGISLAÇÃO BÁSICA DA NF-E A legislação básica da NF-e é composta de: (i) Ajustes SINIEF (Ajustes do Sistema Nacional de Informações Econômicas e Fiscais), (ii) Atos COTEPE (Atos da Comissão Permanente Sobre o ICMS, composta de um representante de cada unidade da federação e representantes da Secretaria da Receita Federal do Brasil, Procuradoria Geral da Fazenda Nacional e Secretaria do Tesouro Nacional), (iii) convênios e diversos protocolos. Um resumo da legislação da NF-e pode ser encontrado no Anexo I, que enumera e descreve os principais atos legais. QUEM DEVE ENTREGAR A NOTA FISCAL ELETRÔNICA A regra geral é a obrigatoriedade por atividade econômica (CNAE). Os fabricantes de determinados produtos devem utilizar a NF-e. A previsão de obrigatoriedade existe para os contribuintes elencados no Protocolo ICMS 10/07 e suas alterações, para os anos de 2008 e 2009, e Protocolo ICMS 42/09 e suas alterações, para o ano de 2010 em diante.

5 A obrigatoriedade por atividade econômica se refere a todas as operações efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes referidos nos protocolos citados. Nesse caso, fica vedada a emissão de nota fiscal, modelo 1 ou 1-A em papel. Há uma exceção ao critério de obrigatoriedade de entrega da NF-e. O Protocolo ICMS 42/09 institui regra de obrigatoriedade que não se relaciona à atividade econômica exercida. Estão obrigados os contribuintes que realizem operações: destinadas à Administração Pública direta ou indireta, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; com destinatário localizado em unidade da Federação diferente daquela do emitente; de comércio exterior. Para emissão da NF-e, é necessário que os contribuintes solicitem o credenciamento na Secretaria da Fazenda SEFAZ do Estado de sua jurisdição. Conforme o Ajuste Sinief 07/2005, as unidades federadas podem exigir a utilização da NF-e, independente de especificação em protocolo ICMS. Desse modo, alguns contribuintes podem estar obrigados à emissão de NF-e num estado e em outro não. Essa exceção nos alerta para um importante aspecto. Ao trabalhar com a NF-e devemos estar cientes de que alguns detalhes podem variar de estado para estado, e consultar a legislação da Unidade da Federação da empresa com a qual lidamos. MODELO OPERACIONAL DA NF-E A utilização da NF-e envolve os seguintes passos: 1. A empresa emissora da NF-e, anteriormente ao uso da NF-e, gera e assina digitalmente um arquivo eletrônico (garantindo a integridade, confiabilidade e autoria dos dados fiscais que retratam a operação). 2. A empresa emissora envia a NF-e pela Internet para a Secretaria de Fazenda Estadual de sua jurisdição (SEFAZ). Comumente, essa transmissão é efetuada em lotes.

6 3. A SEFAZ, após verificar a consistência formal da NF-e, devolve ao contribuinte um protocolo de recebimento denominado "Autorização de Uso" (com exceção de falha na comunicação entre SEFAZ e contribuinte, que gera situações que estudaremos em uma próxima seção, a autorização de uso é condição para o trânsito da mercadoria). 4. Após a autorização de uso, a SEFAZ disponibiliza consulta, através da Internet, em seu site, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. 5. O mesmo arquivo da NF-e é transmitido para a Receita Federal do Brasil (repositório nacional de todas as NF-e emitidas); no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação; e, quando for o caso, para os Órgãos e Entidades da Administração Pública Federal Direta e Indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização, como a SUFRAMA (caso de destino da mercadoria para a Zona Franca de Manaus). 6. Para acompanhar o trânsito da mercadoria, deve ser impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), usualmente em papel comum, em única via (em casos de contingência a emissão do DANFE é em formulário próprio, como veremos adiante). A mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando. 7. O emitente da NF-e é obrigado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso, a encaminhar ao destinatário da mercadoria e ao transportador contratado o arquivo XML da NF-e e o protocolo de autorização, ou disponibilizar seu download. O encaminhamento da nota pode ocorrer da forma que melhor convier às partes. Ou seja, não há regulamentação a respeito. 8. O destinatário da NF-e deve verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica aos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica ( 9. O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado.

7 Observe-se que o destinatário deverá exigir a emissão da NF-e com relação às operações em que sua emissão é obrigatória, de acordo com os protocolos ICMS. É vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvado o caso de emissão de DANFE em formulário de segurança devido a problemas técnicos na emissão da NF-e, assim como os outros casos de exceção definidos na legislação e explicados abaixo. VALIDAÇÃO DA NF-E PELA SEFAZ A fim de autorizar seu uso, a SEFAZ da jurisdição do emitente valida a NF-e quando de sua recepção. Os seguintes pontos são verificados: Assinatura digital - para garantir a autoria e integridade da NF-e; Arquivo digital da NF-e - para garantir a observância ao leiaute e regras de conteúdo descritas no Manual de Integração - Contribuinte e nas Notas Técnicas do Sistema NF-e, que podem ser consultadas no Portal Nacional; Numeração da NF-e - para garantir que não haja recepção de NF-e com o mesmo número; Emitente autorizado - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada pela SEFAZ a emitir NF-e; A regularidade fiscal do emitente - se o emissor está regularmente inscrito na SEFAZ. Observe que a autorização de uso pela SEFAZ não implica responsabilidade por seu conteúdo. Em caso de rejeição, a SEFAZ envia códigos de erros descritos no Manual de Integração - Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e. O número da NF-e pode ser reutilizado. Ao contrário da rejeição, a denegação da NF-e pela SEFAZ ocorre caso a condição fiscal do emitente esteja irregular e o número da NF-e não pode ser aproveitado em outra operação..

8 CANCELAMENTO, CORREÇÃO E COMPLEMENTAÇÃO DE NF-E A NF-e autorizada não pode ser modificada, mas pode ser (1) cancelada, (2) complementada por uma NF-e Complementar ou (3) corrigida por meio de Carta de Correção Eletrônica CC. CANCELAMENTO DE NF-E Só pode ser cancelada a NF-e previamente autorizada e desde que não tenha ocorrido o fato gerador, isto é, a mercadoria não tenha saído do estabelecimento. O pedido de cancelamento, assinado e transmitido para a SEFAZ, depende de autorização. O status de uma NF-e (autorizada, cancelada etc.) sempre poderá ser consultado no sítio da SEFAZ autorizadora. COMPLEMENTAÇÃO DE NF-E são: As hipóteses de emissão de NF-e complementar previstas na legislação 1. reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação; 2. na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal; 3. na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original; 4. para lançamento do imposto não efetuado em época própria em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original; 5. na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final; 6. em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento investigatório do fisco. Observe que a emissão da NF-e complementar nos casos 3 e 4 só pode ocorrer quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido

9 emitido o documento fiscal original. É isso que distingue o caso 3 de 1, se o motivo do complemento é variação no preço. CARTA DE CORREÇÃO ELETRÔNICA CC O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada pela SEFAZ da jurisdição do emitente ou de Carta de Correção, em papel, desde que o erro NÃO esteja relacionado com: 1. variáveis que determinam o valor do imposto, como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (nesses casos, deverá ser utilizada NF-e Complementar); 2. correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; 3. a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria. Em caso de quebra da sequência da numeração na emissão de NF-e, pode haver inutilização dos números não utilizados. Números de NF-e autorizadas, canceladas ou denegadas não podem ser inutilizados. EMISSÃO NORMAL DA NF-E É a situação ideal de emissão da NF-e, o que ocorre normalmente. Todos os recursos estão disponíveis e a SEFAZ emite a autorização de uso em condições usuais, em um tempo que não costuma exceder um segundo. A figura abaixo, obtida do Manual de Integração do Contribuinte, ilustra o processo normal de emissão da NF-e:

10 EMISSÃO DA NF-E EM CONTINGÊNCIA A figura seguinte, extraída do Manual de Integração do Contribuinte, mostra todos os processos de emissão da NF-e:

11 Os quatro modos de emissão de contingência aparecem na figura: (1) FS - Contingência com uso do Formulário de Segurança, (2) FS-DA - Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico, (3) SCAN Sistema de Contingência do Ambiente Nacional, e (4) DPEC Declaração Prévia de Emissão em Contingência. Ocorrendo qualquer contingência, a regra geral é que a empresa obrigada a emitir nota fiscal eletrônica NÃO poderá, em hipótese alguma, emitir notas fiscais modelos 1 e 1-A em papel em substituição às NF-e. Os procedimentos abaixo devem ser efetuados. FS - CONTINGÊNCIA Em caso de impedimento na comunicação com a SEFAZ por problemas técnicos, a alternativa mais simples de emissão em contingência é o uso do Formulário de Segurança FS. A emissão da NF-e em contingência ocorre com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. O envio das NF-e emitidas para a SEFAZ de origem acontecerá quando cessarem os problemas técnicos. O contribuinte deve ter em estoque o Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA para utilizar essa modalidade de contingência. FS-DA - CONTINGÊNCIA O modo de contingência FS-DA é semelhante ao modo FS. A diferença é o uso do formulário do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA. O FS-DA foi criado, segundo informa o Manual de integração do Contribuinte, para aumentar a capilaridade dos pontos de venda do Formulário de Segurança com a introdução da figura do estabelecimento distribuidor do FS-DA. Esse estabelecimento pode adquirir FS-DA dos fabricantes para distribuir para os emissores de NF-e de sua região. SCAN SISTEMA DE CONTINGÊNCIA DO AMBIENTE NACIONAL O SCAN Sistema de Contingência do Ambiente Nacional é a alternativa de contingência em que a NF-e é transmitida para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN).

12 Quando cessarem os problemas técnicos que originaram a contingência, não há necessidade de transmissão da NF-e para a SEFAZ de origem. Isso será feito automaticamente entre o sistema SCAN e a SEFAZ. A SEFAZ deve ter ativado o SCAN devido a problemas técnicos, e recebe do ambiente nacional as NF-e de contingência transmitidas quando restabelece seu funcionamento. Há uma série específica reservada para o SCAN (série ). O DANFE pode ser impresso em papel comum. DPEC DECLARAÇÃO PRÉVIA DE EMISSÃO EM CONTINGÊNCIA A alternativa de Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência DPEC implica o registro prévio do resumo das NF-e emitidas e impressão do DANFE em papel comum em duas vias. O contribuinte informa ao ambiente nacional, no site ou utilizando o recurso de um serviço disponibilizado pelo ambiente nacional (denominado Web Service), informações resumidas da NF-e que irá emitir em contingência. As NF-e emitidas nesse sistema de contingência devem ser transmitidas para a SEFAZ de origem após cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão. O FAQ (perguntas frequentes) sobre Contingência para a Emissão de NF-e esclarece que em todas as modalidades de contingência, com exceção do SCAN, se a NF-e transmitida após o fim do motivo que determinou a operação em contingência vier a ser rejeitada, o contribuinte deverá: I - gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade, desde que não se alterem as seguintes informações: a) as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação; b) os dados cadastrais que impliquem mudança do remetente ou do destinatário; c) a data de emissão ou de saída; II - solicitar Autorização de Uso da NF-e; III - imprimir o DANFE correspondente à NF-e autorizada, no mesmo tipo de papel utilizado para imprimir o DANFE original.

13 Em relação às NF-e que foram transmitidas antes da contingência e ficaram pendentes de retorno, o emitente, após a cessação das falhas, deverá solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com autorização de uso e cujas operações não se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, bem como solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas nem denegadas. ASSINATURA DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA A NF-e tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital (como a ECD, EFD e FCONT) e pela autorização de uso pela SEFAZ da unidade federada do contribuinte, ocorrida antes da ocorrência do fato gerador. O certificado digital utilizado na nota fiscal eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, devendo ser do tipo A1 ou A3 e conter o CNPJ de um dos estabelecimentos da empresa. Qualquer estabelecimento pode se escolhido. Todas as notas eletrônicas podem ser emitidas com esse certificado. SAIBA MAIS Para detalhes sobre o ICP-Brasil e os tipos de certificados veja a seção Assinatura Digital da ECD no Guia de Estudo I da disciplina SPED Contábil. Observe que as exigências de certificado para a assinatura variam de acordo com o módulo SPED. Por exemplo, para a ECD, só podem ser utilizados certificados digitais e-pf ou e-cpf com segurança mínima A3. Para a NF-e, podem ser empregados certificados CNPJ com segurança tipo A1 ou A3. Relembre a diferença entre certificados A1 e A3. O certificado digital será necessário no momento da assinatura digital da NF-e e no momento de sua transmissão. O certificado digital utilizado para a NF-e pode ser utilizado também no SPED Fiscal. Há possibilidade de delegação pelo representante legal da empresa. Isso depende da Declaração de Práticas de Certificação (DPC) de cada autoridade certificadora (ver a regulação específica, quando for o caso). No caso particular do e-cnpj, a DPC da AC-RFB exige que o certificado digital seja emitido para a empresa, tendo como responsável pessoa física que seja sócio da empresa, o que impede a delegação para terceiros. DOCUMENTO AUXILIAR DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DANFE O Manual de Integração do Contribuinte esclarece que o DANFE é um documento auxiliar impresso em papel com os objetivos de: Acompanhar o trânsito de mercadorias;

14 Colher a firma do destinatário a fim de comprovar a entrega das mercadorias ou prestação de serviços; Prover a necessidade de representações impressas adicionais previstas expressamente na legislação; Auxiliar a escrituração da NF-e pelo destinatário não credenciado como emissor de NF-e. via. O DANFE pode ser impresso em qualquer tipo de papel e em uma única O DANFE emitido para representar NF-e emitida em contingência deverá conter esta informação em destaque. 2. SPED FISCAL A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital que abrange um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Receita Federal do Brasil. Abrange também registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, como o Imposto sobre Produtos Industrializados IPI e o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços ICMS. O arquivo da EFD deve ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED, como ocorre com a ECD. A legislação da ECD e EFD são independentes. Condições de obrigatoriedade e outras questões não coincidem necessariamente e devem ser pesquisadas na legislação específica. Também não há nenhuma vinculação entre as obrigatoriedades relativas à NF-e e à EFD. São critérios diferentes, disciplinados por legislações diferentes. Assim, nem todos que estão obrigados à entrega da EFD devem emitir NF-e. Como vimos, a obrigatoriedade de emissão da NF-e tem como regra geral a atividade econômica (CNAE). Assim, no caso de determinados produtos deve haver a emissão da NF-e. A EFD tem a característica própria de ser um sistema de especial interesse dos estados. Além disso, a escrituração fiscal é desenvolvida conjuntamente pela Receita Federal do Brasil e pelos estados. A legislação de cada estado no tocante a vários pontos do sistema da EFD pode divergir.

15 Assim, para analisar casos específicos, deve haver sempre consulta à legislação federal e à publicada pelo estado da jurisdição do contribuinte. Para dúvidas específicas, a Unidade de Federação da jurisdição da empresa poderá ser consultada através dos s listados no Anexo III. OBJETIVOS DA EFD Os objetivos da EFD estão descritos no Guia Prático Da Escrituração Fiscal Digital EFD, que esclarece que: A Escrituração Fiscal Digital EFD é parte integrante do projeto SPED a que se refere o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que busca promover a integração dos fiscos federal, estaduais, Distrito Federal e, futuramente, municipais, e dos Órgãos de Controle mediante a padronização, racionalização e compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como integrar todo o processo relativo à escrituração fiscal, com a substituição do atual documentário em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins. [...] Para ser possível alcançar os objetivos propostos, ocorreu a união de esforços de representantes, não só dos Órgãos de Controle e de Fiscalização Tributária, mas também de representantes da iniciativa privada de diversos segmentos da vida econômica do País que atuaram de forma decisiva, como parceiros na elaboração das especificações do projeto. Como ocorre com a ECD, a ênfase da administração está colocada na padronização de informações e simplificação de obrigações acessórias, e na construção conjunta, que aproxima os fiscos estaduais, o federal e as empresas. LEGISLAÇÃO BÁSICA DA EFD O Anexo II contém os principais atos da legislação da EFD, descrevendo o assunto de cada um deles. Os portais das Secretarias Estaduais de Fazenda trazem toda a legislação adicional válida para cada estado. São atos legais (e suas modificações) que se destacam pela importância e utilidade: Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de Institui a Escrituração Fiscal Digital - EFD. Contém importantes preceitos legais a respeito da obrigatoriedade de entrega da ECD e

16 dispensa de obrigações acessórias. Disponível em (< ICMS/2006/CV143_06.htm>); Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de DOU 08/04/2009 sobre a Escrituração Fiscal Digital. Contém preceitos legais que detalham especificidades operacionais da EFD; Ato COTEPE nº 09/08, Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD. Esse é o leiaute da EFD, com todos os detalhes técnicos. O documento contém todas as atualizações e todas as regras de validação, campo a campo. Está disponível em (< /ac009_08.htm>). Um importante documento, que explica e condensa pontos importantes da legislação, é o Guia Prático Da Escrituração Fiscal Digital EFD, disponível para download no sítio da EFD em < PRATICO_EFD_Versao_2_0_7.pdf>. QUEM ESTÁ OBRIGADO À APRESENTAÇÃO DA EFD A cláusula terceira do Ajuste SINIEF 2, de 3 de abril de 2009, preceitua, em sua redação atual, alterada pelo Ajuste SINIEF 02/10 e Ajuste SINIEF 05/10: Cláusula terceira A EFD será obrigatória, a partir de 1º de janeiro de 2009, para todos os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI. 1º Mediante celebração de Protocolo ICMS, as administrações tributárias das unidades federadas e da RFB poderão: I - dispensar a obrigatoriedade de que trata o caput para alguns contribuintes, conjunto de contribuintes ou setores econômicos; ou II - indicar os contribuintes obrigados à EFD, tornando a utilização facultativa aos demais.

17 2º O contribuinte que não esteja obrigado à EFD poderá optar por utilizá-la, de forma irretratável, mediante requerimento dirigido às administrações tributárias das unidades federadas. 3º A dispensa concedida nos termos do 1º poderá ser revogada a qualquer tempo por ato administrativo da unidade federada em que o estabelecimento estiver inscrito. 4º No caso de fusão, incorporação ou cisão, a obrigatoriedade de que trata o caput se estende à empresa incorporadora, cindida ou resultante da cisão ou fusão. 5º A escrituração do documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP, será obrigatória a partir de 1º de janeiro de Assim, a regra geral de obrigatoriedade da EFD, que deve ser entregue por todos os contribuintes do IPI e ICMS, pode ser facilmente alterada por protocolos ICMS. Quase sempre, isso é o que tem ocorrido. Os estados têm indicado os contribuintes obrigados à entrega da EFD, publicando listas de CNPJ por meio de atos legais. Para determinar se um contribuinte específico está obrigado à entrega da EFD em determinado período, deve-se pesquisar a legislação da época do respectivo estado. O FAQ (Perguntas Frequentes) da EFD preceitua que no caso de fusão, incorporação ou cisão, a obrigatoriedade da EFD se estende à empresa incorporadora, cindida ou resultante da cisão ou fusão. Lembre-se que a ECD pode ser entregue facultativamente por qualquer pessoa jurídica (desde que ela tenha um registro NIRE na Junta Comercial da sua Unidade da Federação). Já no caso da EFD, as administrações tributárias de cada unidade federada definirão critérios próprios para a adesão voluntária à EFD. A não entrega dos arquivos da EFD equivale a falta de escrituração fiscal, portanto sujeita o contribuinte às penalidades previstas na legislação. A natureza jurídica da empresa não interfere com sua obrigação de entrega da EFD. Assim, por exemplo, o FAQ da Escrituração Fiscal Digital afirma que, no que se refere à Escrituração Fiscal Digital, independe a forma de constituição da empresa e sim, se a mesma é contribuinte ou não de ICMS e/ou IPI.

18 SAIBA MAIS A lista completa dos contribuintes obrigados à entrega da EFD em dezembro de 2009 pode ser encontrada em < pdf>. Na pasta encontram-se diversas listas consolidadas para diferentes períodos. O sítio SPED provê uma consulta à base de dados dos contribuintes cadastrados para a transmissão da EFD no endereço < >. FUNCIONAMENTO GERAL DA ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL - EFD Como ocorre com a ECD e o FCONT, a empresa, a partir de sua base de dados, deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Esse arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped. Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual do Java (lembre-se de que este também é um requisito para a ECD e FCONT). Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. LIVROS FISCAIS ABRANGIDOS PELA EFD O Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, que instituiu a Escrituração Fiscal Digital EFD, efetuou a dispensa dos livros de apuração do IPI e do ICMS em sua cláusula 7, transcrita abaixo: Cláusula sétima A escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros: I - Registro de Entradas; II - Registro de Saídas; III - Registro de Inventário; IV - Registro de Apuração do IPI; V - Registro de Apuração do ICMS.

19 A parte relativa ao inventário abrange o livro Registro de Inventário, Modelo 7, que tem o objetivo de registrar todas as mercadorias em estoque quando do levantamento do balanço da empresa. Pode haver um livro contábil auxiliar de inventário. Nesse caso, há obrigação de informar o Livro Auxiliar de Inventário como livro auxiliar tipo A ou Z, ligado a uma escrituração principal tipo R. DA PRESTAÇÃO E DA GUARDA DE INFORMAÇÕES O arquivo digital da EFD será gerado pelo contribuinte de acordo com as especificações do leiaute publicado em Ato COTEPE. O arquivo deve conter a totalidade das informações econômico-fiscais e contábeis correspondentes ao período compreendido entre, inclusive, o primeiro e o último dia do mês civil ao qual a escrituração se refere. Conforme determinado pelo Ajuste SINIEF 02/09, fica dispensada, com a entrega da EFD, a impressão dos livros fiscais. O Guia Prático Da Escrituração Fiscal Digital EFD esclarece o que é a totalidade das informações econômico-fiscais e contábeis : Considera-se totalidade das informações: 1 - as relativas às entradas e saídas de mercadorias bem como aos serviços prestados e tomados, incluindo a descrição dos itens de mercadorias, produtos e serviços. 2 - as relativas à quantidade, descrição e valores de mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação, em posse ou pertencentes ao estabelecimento do contribuinte declarante, ou fora do estabelecimento e em poder de terceiros e de terceiros de posse do informante; 3 - qualquer informação que repercuta no inventário físico e contábil, na apuração, no pagamento ou na cobrança de tributos de competência dos entes conveniados ou outras de interesse das administrações tributárias. O guia também esclarece que as informações deverão ser prestadas sob o enfoque do declarante. Como vimos para a ECD, a entrega da escrituração não dispensa sua guarda pela empresa durante o tempo legal disposto. Da mesma forma, a geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital da Escrituração Fiscal Digital - EFD não dispensam a empresa da guarda dos documentos que deram

20 origem às informações nele constantes, na forma e prazos estabelecidos pela legislação aplicável. O arquivo a ser mantido é o arquivo TXT assinado, gerado e transmitido (localizado em diretório definido pelo usuário), não se tratando, pois, da cópia de segurança. SAIBA MAIS Para o caso da empresa obrigada à entrega da EFD não possuir movimentação no período, ela, mesmo que esteja com suas atividades paralisadas, deve apresentar os registros obrigatórios (notação = O ), informando, portanto, a identificação do estabelecimento, período a que se refere a escrituração e declarando, nos demais blocos, valores zerados, o que significa que não efetuou qualquer atividade. PERIODICIDADE E PRAZO DE ENTREGA Como regra geral, a periodicidade de apresentação da EFD é mensal. Os arquivos da EFD devem apresentar informações relativas a um mês civil ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, de acordo com a legislação de cada imposto. Como estamos tratando dos tributos ICMS e IPI, a EFD está fundamentada no conceito de estabelecimento, não de empresa. Assim, o contribuinte deverá manter EFD distinta para cada estabelecimento, exceto em situações previstas na legislação estadual e federal. O prazo geral de entrega da EFD, até o quinto dia do mês subsequente ao encerramento do mês da apuração, pode ser alterado pelas Administrações Tributárias Estaduais. A regra geral está estabelecida no Ajuste SINIEF nº 2, de 2009, cláusula décima segunda, transcrita abaixo: Cláusula décima segunda O arquivo digital da EFD deverá ser enviado até o quinto dia do mês subsequente ao encerramento do mês da apuração. Parágrafo único. A administração tributária da unidade federada poderá alterar o prazo previsto no caput. ASSINATURA DIGITAL DA EFD O arquivo da EFD tem apenas uma assinatura digital. Essa assinatura pode ocorrer por meio dos seguintes certificados:

21 1. o e-pj ou e-cnpj que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento; 2. o e-pf ou e-cpf do representante legal da empresa no cadastro CNPJ; ou 3. e-pj, e-cnpj, e-pf ou e-cpf da pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada (e-cac) no sítio da RFB. Assim, o FAQ (Perguntas Frequentes) da EFD esclarece que o certificado digital (e-cnpj) de um determinado estabelecimento poderá assinar o arquivo da matriz e de suas filiais, bem como o e-cpf do representante legal da matriz cadastrado na RFB poderá assinar os arquivos das filiais. O PVA (Programa de Validação e Assinatura) procura somente certificados instalados na máquina no momento em que o usuário requer assinar a escrituração, não sendo permitido assinar por qualquer outro processo. O Guia Prático Da Escrituração Fiscal Digital EFD esclarece sobre os procedimentos adequados para cadastramento da procuração eletrônica: Cadastramento de Procuração Eletrônica: No site da RFB, na aba Empresa, clicar em Todos os serviços, selecionar Procuração Eletrônica e Senha para pesquisa via Internet, procuração eletrônica e continuar ou opcionalmente < 1. Login com certificado digital de pessoa jurídica ou pessoa física (produtor rural); 2. Selecionar Procuração eletrônica ; 3. Selecionar Cadastrar Procuração ou outra opção, se for o caso; 4. Selecionar Solicitação de procuração para a Receita Federal do Brasil ; 5. Preencher os dados do formulário apresentado e selecionar a opção Assinatura da Escrituração Fiscal Digital (EFD) do Sistema Público de Escrituração Digital, constante do quadro Destinados tanto a Pessoa Física quanto a Pessoa Jurídica. 6. Para finalizar, clicar em Cadastrar procuração ou Limpar ou Voltar. Obs.: No caso de estabelecer Procuração Eletrônica em nome de filial para terceiros:

22 Login com certificado digital de pessoa jurídica; 3. Na opção Alterar perfil de acesso, selecionar CNPJ matriz atuando como CNPJ filial e alterar; 4. Preencher os dados do formulário apresentado e selecionar a opção Assinatura da Escrituração Fiscal Digital (EFD) do Sistema Público de Escrituração Digital, constante do quadro Destinados tanto a Pessoa Física quanto a Pessoa Jurídica. 5. Para finalizar, clicar em Cadastrar procuração ou Limpar ou Voltar. RETIFICAÇÃO DA EFD Até a data normal de entrega, o contribuinte pode retificar sua EFD, sem solicitar qualquer autorização da SEFAZ. Entretanto, findo o prazo, o estabelecimento deverá verificar qual o procedimento adotado na legislação de seu estado para que seja autorizada a transmissão do arquivo para substituição do original, conforme consta no Ajuste SINIEF nº 2, de 2009, cláusula décima terceira, abaixo transcrita: Cláusula décima terceira O contribuinte poderá retificar a EFD: I - até o prazo de que trata a cláusula décima segunda, independentemente de autorização da administração tributária; II - após o prazo referido no inciso I, conforme dispuser a legislação da unidade federada de localização do estabelecimento. 1º A retificação de que trata esta cláusula será efetuada mediante envio de outro arquivo para substituição integral do arquivo digital da EFD regularmente recebido pela administração tributária. 2º A geração e envio do arquivo digital para retificação da EFD deverá observar o disposto nas cláusulas oitava a décima primeira deste ajuste, com indicação da finalidade do arquivo. 3º Não será permitido o envio de arquivo digital complementar. Na retificação deve ser indicada a finalidade do arquivo: remessa do arquivo substituto. Como dispõe o parágrafo terceiro, em nenhum caso será permitido o envio de arquivo digital complementar ou parcial.

23 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS FIPECAFI. Manual de Contabilidade Societária (aplicável a todas as sociedades). São Paulo: Atlas MORAES JUNIOR, José Jayme. Contabilidade Geral. 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier Editora RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Sítio SPED. Página Internet: RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital - EFD. Publicado pelo Ato COTEPE/ICMS 09/08 e alterações. RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Guia Prático Da Escrituração Fiscal Digital EFD. Página Internet: PRATICO_EFD_Versao_2_0_7.pdf. RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Manual de Emissão da NF-e em contingência. Publicado pelo Ato COTEPE ICMS 14/09. RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, versão Publicado pelo Ato COTEPE 49/09 e alterações. SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DE MINAS GERAIS. Regulamento do ICMS. Disponível em < SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DE SÃO PAULO. Regulamento do ICMS. Disponível em < =sefaz_tributaria:vtribut>.

24 ANEXO I A legislação da NF-e tem como principais atos: AJUSTES Ajuste SINIEF 07/05 e alterações de 05/10/2007, instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE. ATOS COTEPE Ato COTEPE 33/08 e alterações de 26/09/2008, dispõe sobre o prazo de cancelamento e transmissão da NF-e em contingência, após a cessação dos problemas técnicos que levaram a emissão da NF-e em contingência. Ato COTEPE ICMS 14/09 de 09/03/2009, revoga o Ato COTEPE ICMS 34/08 e aprova o Manual de Emissão da NF-e em contingência, consolidando toda a legislação sobre este processo de emissão. Ato COTEPE 49/09 e alterações de 27/11/2009, revoga o Ato COTEPE ICMS 39/09 e aprova o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, versão Ato COTEPE ICMS 06/10 e alterações de 11/03/2010, revoga os Atos COTEPE ICMS 40/05 e 35/08 e dispõe sobre as especificações técnicas de formulários de segurança e procedimentos relativos a estes formulários, conforme disposto no Convênio ICMS 96/09. CONVÊNIOS Convênio ICMS 110/08 e alterações (vigente apenas nos estados de MT e RR) de 26/09/2008, cria a figura do Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e e CT-e), visando disponibilizar uma alternativa ao tradicional Formulário de Segurança, permitindo o aumento da capacidade de produção e distribuição dos referidos documentos (ver a seção Emissão da NF-e em contingência, adiante). Convênio ICMS 96/09 e alterações de 11/12/2009, dispõe sobre fabricação, distribuição e aquisição de papéis com dispositivos de

25 segurança para a impressão de documentos fiscais e documentos auxiliares da NF-e. PROTOCOLOS Protocolo de Cooperação ENAT 03/05 de 27/08/2005, estabelece as condições e objetivos entre os estados e a Receita Federal do Brasil para implantação da Nota Fiscal Eletrônica. Protocolo ICMS 10/07 e alterações de 18/05/2007, dispõe sobre a obrigatoriedade de emissão de NF-e. Protocolo ICMS 55/07 e alterações de 28/09/2007 dispõe sobre a implantação da SEFAZ Virtual do Rio Grande do Sul. Protocolo ICMS 42/09 e alterações de 03/07/2009, estabelece a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1A, pelo critério de CNAE e operações com os destinatários que especifica. Protocolo ICMS 93/10 de 09/07/2010, dispõe sobre a instituição do Sistema de Circularização de Documentos Fiscais Eletrônicos - SCD-e - e o intercâmbio de informações entre as unidades da Federação. Protocolo ICMS 153/10 de 24/10/2010, disponibiliza a aplicação da SEFAZ Virtual do Rio Grande do Sul para utilização pela Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo.

26 ANEXO II atos: A legislação da Escrituração Fiscal Digital EFD tem como principais Ato COTEPE/ICMS 17, de 15 de junho de 2011 Altera o Ato COTEPE/ICMS 09/08, que dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD a que se refere a cláusula quarta do Ajuste SINIEF 02/09. Ato COTEPE/ICMS nº 02 de 16 de março de 2011 Altera o Ato COTEPE/ICMS 09/08, que dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD a que se refere a cláusula quarta do Ajuste SINIEF 02/09. Ajuste SINIEF 02 de 26 de março de 2010 Altera o Ajuste SINIEF 02/09, que dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital - EFD. Ajuste SINIEF 5 de 09 de julho de 2010 Altera o Ajuste SINIEF 02/09, que dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital - EFD. Ajuste SINIEF 07 de 09 de julho de 2010 Altera o Ajuste SINIEF 08/97, que institui documento destinado ao controle de crédito de ICMS do ativo permanente. Ato COTEPE/ICMS nº 41 de 24 de novembro de 2010 Revoga o art. 13 do Ato COTEPE/ICMS 22/10. Ato COTEPE/ICMS nº 46 de 24 de novembro de 2010 Altera o Ato COTEPE/ICMS 09/08, que dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD, a que se refere a cláusula quarta do Ajuste SINIEF 02/09, de 03 de abril de Ato COTEPE/ICMS nº 22, de 17 de junho de 2010 Altera o Anexo Único ao Ato COTEPE/ICMS 09/08, que instituiu o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital - EFD, a que se refere a cláusula quinta do Ajuste SINIEF 02/09, de 03 de abril de Ajuste SINIEF 02, de 26 de março de 2010 Altera o Ajuste SINIEF 02/09, que dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital - EFD. Ato COTEPE/ICMS nº 47, de 27 de novembro de 2009 Altera o Anexo Único ao Ato COTEPE/ICMS 09 de 18 de abril de 2008, que instituiu o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital - EFD, a

27 que se refere a cláusula quinta do Ajuste SINIEF 02/09, de 03 de abril de Ato COTEPE/ICMS nº 38, de 10 de setembro de 2009 Altera o Anexo Único - Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital - EFD do Ato COTEPE/ICMS 09/08. Ato COTEPE ICMS nº 29 de 17 de julho de 2009 DOU 20/07/ Altera o Anexo Único ao Ato COTEPE/ICMS 09/08, que instituiu o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital - EFD, a que se refere a cláusula quinta do Ajuste SINIEF 02/09, de 03 de abril de Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 DOU 08/04/ Prorroga até 30 de setembro o prazo de entrega das EFD referentes aos períodos de apuração de janeiro a agosto de Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de DOU 08/04/2009 sobre a Escrituração Fiscal Digital. Contém preceitos legais que detalham especificidades operacionais da EFD. Ato COTEPE/ICMS nº 01 de 07 de janeiro de 2009 Altera relação de contribuintes de que trata o Protocolo ICMS nº 77/2008. Ato COTEPE/ICMS nº 45, de 21 de novembro de 2008 Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08. Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08. Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de 2008 Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08. Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD. Esse é o leiaute da EFD, com todos os detalhes técnicos. Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 Institui a Escrituração Fiscal Digital - EFD. Contém importantes preceitos legais a respeito da obrigatoriedade de entrega da ECD e dispensa de obrigações acessórias.

28 ANEXO III Dúvidas específicas sobre ICMS e CIAP devem ser dirigidas à SEFAZ do domicílio do contribuinte, por meio de corporativo, a saber, conforme informa o FAQ (Perguntas Frequentes da Escrituração Fiscal Digital EFD): Acre Alagoas Amapá Amazonas Bahia Ceará Espírito Santo Goiás Mato Grosso Mato Grosso do Sul Maranhão Minas Gerais Paraíba Pará Paraná Piauí Rio de Janeiro Rio Grande do Norte Rio Grande do Sul Rondônia Roraima Santa Catarina São Paulo Sergipe Tocantins

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