GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS DA COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO PEDAGÓGICO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS

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1 XIV Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação e Gestão da Informação - Região Sul - Florianópolis - 28 de abril a 01 de maio de 2012 GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS DA COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO PEDAGÓGICO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS RESUMO Fernanda Domingos 1 Este trabalho apresenta as atividades desenvolvidas durante a execução do Projeto de Organização e Monitoramento do Arquivo da Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico (CDP) da Pró-Reitoria de Graduação (ProGrad) da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) com o objetivo de gerenciar, organizar e disponibilizar as informações conexas a realização dos trabalhos da equipe da CDP. Para alcançar os objetivos propostos foi necessário executar o Projeto em etapas frente à necessidade informacional dos indivíduos. A realização do projeto dinamizou a comunicação e permitiu a disseminação das informações garantindo eficiência na realização das atividades pertinentes a Coordenadoria. Palavras-chave: Gestão da Informação. Organização. Necessidade Informacional. Universidade Federal de São Carlos. 1 INTRODUÇÃO A experiência aqui relatada deu-se através do trabalho desenvolvido na Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico (CDP) da Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal de São Carlos que conta com uma equipe composta pela coordenadora Profª. Dra. Maria Virgínia Urso-Guimarães, pelas quatro pedagogas que atuam como Técnicas em Assuntos Educacionais, Alessandra Maria Sudan, Aline de Fátima Cruz Rodrigues, Meire Moreira Cordeiro e Tais Delaneze e por uma assistente administrativa, Fulvia Vieira Carezzato em parceria com a Assessora Acadêmica da ProGrad, Profª. Dra. Maria Helena Antunes de Oliveira e Souza. Nesse trabalho foi possível executar e vivenciar atividades referentes ao Projeto de Organização e Monitoramento do Arquivo da Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico (CDP) da Pró-Reitoria de Graduação (ProGrad) da 1 Graduanda do 5º período de Biblioteconomia e Ciência da Informação da Universidade Federal de São Carlos. fernandadomingos.ufscar@gmail.com

2 Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) elaborado pela Assessora Acadêmica da ProGrad e pelas Técnicas em Assuntos Educacionais. Esse projeto tem como objetivo dar subsídio à conservação, manutenção da memória e do fluxo informacional das ações pedagógicas institucionais no âmbito da criação, desenvolvimento, avaliação e regulação dos cursos de graduação da UFSCar com a finalidade de facilitar o desenvolvimento do trabalho da equipe da Coordenadoria tornando-o dinâmico e eficaz, oferecendo condições para a rápida e segura recuperação de informações a partir da organização de documentos produzidos, recebidos e necessários à realização das atividades pertinentes a CDP. O Projeto é composto por quatro Subprojetos, sendo eles: Subprojeto I Tratamento da documentação dos cursos de graduação da UFSCar Subprojeto II Tratamento da Legislação do Ensino Superior e dos cursos de graduação Subprojeto III Tratamento dos livros e textos científicos Subprojeto IV Inserção dos documentos e peças normativas no banco de dados. O Subprojeto I foi executado no período de abril a outubro de 2010 pelas alunas do curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação (BCI) da UFSCar, Eliana Gardini e Mayara Cristina Bernardino que desenvolveram as seguintes atividades: Levantamento e organização dos projetos pedagógicos superados e dos documentos existentes nas pastas que acondicionam informações sobre os cursos de graduação da UFSCar, além da identificação de cópias e dos documentos a serem recuperados; Definição da divisão de áreas de conhecimento para que as pastas dos cursos de graduação bem como dos projetos pedagógicos superados fossem classificadas e acondicionadas; Tratamento físico das pastas, dos documentos e dos arquivos, com a retirada de objetos metálicos, troca de materiais danificados e identificação dos itens através de planilhas e etiquetas, assim como do espaço físico da CDP havendo a remoção de prateleiras metálicas e a realocação dos arquivos e armários metálicos.

3 O relato abordará as atividades dos Subprojetos II e III desenvolvidas no período de novembro de 2010 a dezembro de 2011 pelas alunas do curso de BCI Eliane Gardini, Fernanda Domingos e Sara de Jesus (esta última que atuou no período de novembro de 2010 a janeiro de 2011). O banco de dados que subsidiará o Subprojeto IV está em construção e sua implementação e inicio das atividades pertinentes estão previstas para o segundo semestre de GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES NA COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO PEDAGÓGICO Para realização das atividades pertinentes à execução dos Subprojetos II e III, referentes ao tratamento da legislação, dos livros, textos e artigos científicos foi necessário o uso de conhecimentos das áreas de Arquivologia e Biblioteconomia visto que o foco principal desta etapa de execução do projeto era o gerenciamento das informações referentes ao ensino superior e aos cursos de graduação da UFSCar, a partir da organização e disponibilização dos documentos acondicionados em arquivos e armários na Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico (CDP). Por se tratar de um arquivo, a principio, realizou-se uma reunião com as Técnicas em Assuntos Educacionais da CDP, a Assessora Acadêmica da ProGrad, a Coordenadora do curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação (BCI) da UFSCar, Luciana Gracioso e a Coordenadora do curso de Arquivologia da Unesp de Marília, Maria Leandra Bizello a fim de definir se o estágio poderia ser realizado por alunos do curso de BCI e a partir desta reunião ficou definido que o estágio na CDP para execução do Projeto era pertinente aos alunos de Biblioteconomia por se tratar principalmente do Gerenciamento de Informações. Para melhor compreensão do ambiente e do trabalho a ser realizado na Coordenadoria houve contato com alguns conceitos da área de Arquivologia. Segundo Rodrigues (2006) um arquivo se caracteriza por um conjunto de documentos produzidos e recebidos necessários à execução das ações pertinentes a uma determinada entidade física ou jurídica e tem como função de acordo com Rocanglio, Szvarça e Bojanoski (2004) guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações de maneira rápida e segura.

4 Apesar de os documentos necessários a execução das atividades da CDP estarem acondicionados em arquivos metálicos e armários a gestão dos documentos recebeu uma abordagem biblioteconômica voltada para a gestão das informações, pois a ênfase foi a organização, recuperação e preservação das informações contidas nos documentos, atendendo às necessidades observadas e apresentadas pela equipe da Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico. De acordo com Marchiori (2002) a gestão da informação tem, por princípio, enfocar o indivíduo (grupos ou instituições) e suas situações-problema no âmbito de diferentes fluxos de informação, os quais necessitam de soluções criativas e custo/efetivas, desse modo as atividades foram desenvolvidas de acordo com as necessidades informacionais do público usuário composto pelos profissionais que atuam na CDP, frente a isso foi possível melhor compreender e aperfeiçoar a competência informacional exigida aos profissionais da informação, já que para colocar em prática as atividades pertinentes aos Subprojetos foi necessário lidar com o ciclo informacional e com as tecnologias da informação, organizando e estruturando as informações a fim de facilitar a comunicação e o trabalho da equipe da Coordenadoria. Para garantir a organização e posterior recuperação dos documentos, livros e artigos científicos realizou-se uma primeira avaliação e seleção dos itens com assuntos referentes ao ensino superior e/ou aos cursos de graduação da UFSCar condizente ao trabalho desenvolvido na CDP, para tanto realizou-se uma leitura documentária a fim de separar os documentos considerados de interesse à Coordenadoria, a partir disso os itens pré-selecionados eram reavaliados pela Assessora Acadêmica e uma das Técnicas em Assuntos Educacionais com o intuito de organizá-los, acondicioná-los ou descartá-los de acordo com as necessidades observadas pela equipe. Neste contexto pode-se observar a política de consciência ambiental da Universidade já que o descarte ocorria de modo a evitar o desperdício e permitir o reuso através da confecção de blocos de anotação, ou reciclagem dos papéis, os livros eram doados à Biblioteca Comunitária da UFSCar. Os interesses informacionais do público usuário da unidade de informação específica do ensino superior eram as prioridades para a organização do material, desse modo, os documentos, livros e artigos científicos selecionados foram classificados e estruturados com base em termos da área de conhecimento da

5 equipe utilizados para acondicionar os itens privilegiando a rápida e dinâmica localização e recuperação das informações. Para a realização das atividades necessárias aos Subprojetos foram executados conhecimentos apreendidos durante as disciplinas do curso de BCI, explicações e reuniões realizadas pela equipe da Coordenadoria, pesquisas individuais, encontros com a Coordenadora do Curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação da UFSCar que orientou a realização das atividades devido ao fato de o projeto não possuir um bibliotecário responsável e principalmente a partir da prática adquirida no decorrer do desenvolvimento das atividades. Com base nesses conhecimentos armazenados foi possível, em consonância com a necessidade informacional da equipe, planejar o melhor arranjo das informações. 2.1 SUBPROJETO II: TRATAMENTO DA LEGISLAÇÃO DO ENSINO SUPERIOR E DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Com base no exposto anteriormente foram realizadas as atividades pertinentes ao Subprojeto II que estão descritas na sequência Organização das peças normativas referentes ao ensino superior - nacionais e internas a UFSCar As peças normativas nacionais e internas à UFSCar representadas por Constituições, Emendas Constitucionais, Anteprojetos de Lei, Projetos de Lei, Leis, Decretos, Portarias, Resoluções, Atos, Pareceres, Ofícios, Instrumentos de Avaliação, Atas, Diligências e Documentos que constituem a Legislação e a Documentação referente ao ensino superior foram analisadas, separadas e organizadas seguindo temas definidos de acordo com as peças existentes e com as necessidades informacionais dos funcionários da Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico. Os temas estipulados foram: Educação Nacional Ensino Superior I Comuns a todos os cursos de graduação Ensino Superior II o Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES) o Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES) / Instrumentos de Avaliação o Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes (ENADE)

6 Cursos de Bacharelado Cursos de Licenciatura Cursos Superiores de Tecnologia Cursos de Graduação Modalidade a Distância Educação Especial Igualdade Racial / Educação das Relações Étnico-Raciais Universidade Federal de São Carlos A unidade de informação é composta de três núcleos, desse modo as peças normativas e os documentos impressos foram organizados em pastas catálogo e pastas suspensas seguindo a divisão dos temas citados anteriormente e acondicionados em armário e arquivo metálico respectivamente, além das cópias impressas, foram criados arquivos digitais contendo as referidas peças normativas em formato PDF, armazenados em um pen-drive, posteriormente as Peças Normativas digitais irão compor o Banco de Dados a ser implementado na execução do Subprojeto IV. Por meio do programa do pacote Office, Excel, foram elaboradas planilhas com a finalidade de construir uma denominação padronizada utilizada para a nomeação dos arquivos digitais. As peças normativas são constantemente alteradas e atualizadas, com o intuito de monitorar a legislação, faz-se uma pesquisa periódica nos sites do governo brasileiro (federal e estadual) que dispõe a legislação referente ao Ensino Superior, bem como no site institucional da UFSCar, além de pesquisas ao Google. Foi realizado um cadastro no site do Planalto Brasileiro <www4.planalto.gov.br/legislacao/resenha-diaria/2011> para garantir o recebimento via da Resenha Diária contendo informações atualizadas sobre a Legislação Nacional. Além da realização de consultas periódicas aos endereços eletrônicos descritos a seguir: ProLei Programa de Legislação Educacional Integrada < AC05>. MecLegis < Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira < Ministério da Educação < Universidade Federal de São Carlos < Google <

7 A triagem dos documentos ocorre tal qual a forma descrita anteriormente, após seleção os documentos são armazenados nas pastas que condiz com o assunto abordado e a planilha de identificação é atualizada, esse procedimento é realizado nos três núcleos que devem se manter idênticos Organização das Diretrizes Curriculares dos cursos de graduação da UFSCar As Diretrizes Curriculares Nacionais (DCNs) constituem-se de normas que fundamentam os cursos de graduação e as áreas de conhecimento complementando a legislação da Educação Superior. A fonte de informação utilizada para a recuperação e atualização das DCNs constitui-se do endereço eletrônico descrito a seguir Ministério da Educação, na página de Diretrizes Curriculares dos Cursos de Graduação. < 91>. As DCNs referentes aos cursos de graduação foram organizadas, primeiramente, em duas gavetas do arquivo metálico, sendo uma constituída com as pastas dos cursos de Bacharelado e a outra com os de Licenciatura, as Diretrizes foram disponibilizadas em pastas suspensas, uma para cada curso, apresentadas em ordem alfabética de acordo com o nome do curso seguindo a distinção de cores por Campus (escolhidas e implementadas no Subprojeto I). Campus São Carlos Presencial Campus Sorocaba Campus Araras A distância Alternância Em um segundo momento, após análise, com o intuito de facilitar a visualização e recuperação das DNCs, houve uma reorganização na qual as Diretrizes foram agrupadas seguindo a divisão das áreas de conhecimento (estipuladas no Subprojeto I) em pastas suspensas de cor azul havendo uma pasta para cada área contendo os cursos abrangidos por esta, as áreas definidas são as seguintes: Bacharelados em Ciências da Vida Saúde Bacharelados em Ciências da Vida e Ambientais Bacharelados em Ciências Exatas

8 Bacharelados em Ciências Humanas e Sociais Aplicadas Bacharelados em Engenharia e Tecnologia Licenciaturas Reorganização e levantamento dos projetos pedagógicos superados Os projetos pedagógicos superados foram primeiro organizados durante o desenvolvimento do Subprojeto I, no entanto, devido à inserção de novos projetos houve a necessidade de uma reorganização que acarretou na elaboração de uma nova listagem e de etiquetas de identificação a serem anexadas nas caixas poliondas que acondicionam os referidos projetos disponibilizados no arquivo deslizante. Tendo em vista o controle dos projetos pedagógicos superados dos cursos de graduação, foi realizada uma pesquisa nos sites dos cursos de graduação da UFSCar, no acervo de projetos pedagógicos da Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico, bem como nas grades curriculares constantes no ProGradWeb, o sistema de controle acadêmico da Universidade Federal de São Carlos, com o intuito de realizar um levantamento para identificar e recuperar os projetos pedagógicos que compõe o histórico dos cursos, com relação ao ano, versões e cópias, se superados ou em vigor e se constam do acervo da Coordenadoria Elaboração de listagem para o acompanhamento dos projetos pedagógicos correntes Os Projetos Pedagógicos (PP) em vigor dos cursos de graduação da UFSCar constituem fontes constantes de consulta para a equipe da CDP, com o objetivo de manter o acervo organizado e garantir que os PP estivessem sempre disponíveis ou de fácil localização, semanalmente era realizada uma varredura no acervo para averiguar se os PP estavam em suas localizações corretas ou se estavam sendo consultados por algum membro da equipe, para tanto elaborou-se uma planilha contendo a relação dos cursos de graduação da UFSCar e a data da averiguação, quando os projetos se encontravam disponíveis era preenchido um ok e quando estavam sendo consultados para realização de um trabalho preenchia-se com o nome da pessoa que estava com o projeto no momento.

9 Posteriormente, com o intuito de melhor controlar e monitorar a utilização dos projetos pedagógicos em vigor acondicionados nos arquivos metálicos, além da varredura elaborou-se outra listagem contendo o nome, a data da versão atual do projeto pedagógico referente a cada curso de graduação e campos para o preenchimento do nome da pessoa que retirou o projeto, a data de retirada e de devolução Elaboração de listagem para acompanhamento de documentos sobre avaliação dos cursos de graduação O Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (INEP) emite regularmente documentos referentes aos processos de Avaliação dos Cursos de Graduação da UFSCar, com o intuito de acompanhar o trâmite destes documentos foi elaborada uma planilha contendo o nome do curso, o dia da avaliação e a nota recebida, a planilha e os documentos de avaliação emitidos pelo MEC foram acondicionados em pastas catálogo, separados em Bacharelado e Licenciatura e disponibilizados no armário para consulta Organização das peças normativas e documentos relacionados à UFSCar Realizou-se a organização da legislação e dos documentos relativos à UFSCar constantes em uma gaveta do arquivo metálico, para tanto elaborou-se uma listagem elencando os itens existentes, estes foram classificados e separados por temas e acondicionados em pastas suspensas. Este trabalho tem o objetivo de permitir a rápida localização dos itens bem como facilitar o trabalho da equipe quanto à elaboração e averiguação das peças normativas Elaboração de relações para a identificação dos documentos contidos nas pastas Para garantir uma consulta rápida e eficiente, identificar e facilitar a recuperação dos itens e controlar os documentos existentes fez-se um levantamento dos documentos constantes nas pastas catálogo e suspensa referentes à legislação do ensino superior e a partir disto foram elaboradas listagens para cada tema,

10 contendo o nome do documento ou peça normativa e o assunto tratado, as listagens foram inseridas no início de suas respectivas pastas. 2.2 SUBPROJETO III: TRATAMENTO DOS LIVROS E TEXTOS CIENTÍFICOS Também se baseando nos conteúdos já expostos foram realizadas as atividades descritas na sequencia pertinentes ao Subprojeto III Organização do acervo de livros e textos/artigos existentes na CDP Os livros e textos existentes na CDP, com temáticas direcionadas e pertinentes à educação, foram analisados e selecionados e a partir disto foi elaborada uma listagem contendo as referências dos livros e textos com a finalidade de reconhecimento do material selecionado. Primeiramente, por meio dessa listagem foram definidos temas com o objetivo de melhor classificar e organizar este material. Os itens foram acondicionados no arquivo metálico seguindo os temas estipulados, os livros foram ordenados alfabeticamente pelo nome do autor e os textos, armazenados em pastas catálogo, pelo título. Em um segundo momento, devido à necessidade de inserir novos textos, foi elaborado uma nova relação de temas havendo a reorganização das pastas e dos textos. Com o objetivo de disponibilizar o material para consulta às demais Coordenadorias da Pró-Reitoria de Graduação, foi elaborado um documento apresentando a organização dos livros e textos contendo a relação dos itens existentes. CONCLUSÃO A realização das atividades descritas no presente relato de experiência deuse através da continuidade ao trabalho iniciado no primeiro semestre de 2010 referente ao Projeto de Organização e Monitoramento do Arquivo da Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico (CDP) da Pró-Reitoria de Graduação (ProGrad) da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), possibilitando a aquisição de prática e experiência através da execução e do contato com os conceitos das áreas de

11 Biblioteconomia e Ciência da Informação e Arquivologia, extremamente importantes para a formação profissional dos bibliotecários. A realização das atividades que envolveram ações como busca, tratamento e disseminação da informação e têm por base os fundamentos instruídos nas disciplinas ministradas no curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação (BCI) da UFSCar, firmadas principalmente no que se referem a disciplinas voltadas à representação temática, fontes de informação e estudo de usuários, além da execução de práticas arquivistas devido a necessidade de armazenar os documentos com o objetivo de garantir o acesso rápido para consultas, sob estes aspectos foram desenvolvidas atividades no âmbito da gestão da informação considerando-se o ambiente e os profissionais envolvidos, no caso, a Assessoria Acadêmica e as Técnicas em Assuntos Educacionais que atuam na CDP. A organização da unidade de informação foi elaborada de maneira a facilitar o trabalho desenvolvido por estes profissionais tornando-o dinâmico e eficaz, proporcionando meios de deixar a recuperação das informações necessárias mais rápida e segura a partir do gerenciamento da informação, que culminou na racionalização dos documentos e informações produzidos e recebidos na Coordenadoria. O trabalho permitiu também conhecer acerca do funcionamento administrativo da Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico, bem como da Pró-Reitoria de Graduação, onde pode-se observar a realização prática de conceitos estudados em disciplinas também ministradas no curso de BCI referentes a gestão organizacional. É importante ressaltar que as atividades desenvolvidas nos Subprojetos I, II e III continuam sendo realizadas conforme as necessidades e as exigências decorrentes do exercício das funções da equipe da CDP. Ademais, cabe destacar que o presente relato de experiência tem por base o Relatório apresentado ao Programa de Estágio sob a orientação da Assessoria Acadêmica e da Coordenadoria de Desenvolvimento Pedagógico da Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal de São Carlos.

12 REFERÊNCIAS ARQUIVO NACIONAL. Resumos Concursos Públicos. Resumo de Arquivologia. Arquivos e documentos: conceitos e características. Disponível em: < Acesso em: 31 jan BERNARDES, I. P.; DELATORRE, H. Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, Disponível em: < >. Acesso em: 31 jan CALDERON, W. R.; et al. O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. In: Ciência da Informação, Brasília, v. 33, n. 3, p , set./dez Disponível em: < Acesso em: 31 jan COSTA, M. D.; KRUKEN, L.; ABREU, A. F. de. Gestão de informações ou gestão do conhecimento? Disponível em: < Acesso em: 31 jan DUDZIAK, E. A. Arquivos e documentos empresariais: da organização cotidiana à gestão eficiente. In: Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 1, n. 1, p , jan./jun Disponível em: < /index.php/secretariado/article/viewFile/5/19>. Acesso em: 31 jan MARCHIORI, P. Z. A ciência e a gestão da informação: compatibilidades no espaço profissional. In: Ciência da Informação, Brasília, v. 31, n. 2, p , maio/ago Disponível em: < %C3%A7%C3%A3o_compatibilidades.pdf>. Acesso em: 31 jan MIRANDA, S. Como as necessidades de informação podem se relacionar com as competências informacionais. In: Ciência da Informação, Brasília, v. 35, n. 3, p , set./dez Disponível em: < Acesso em: 31 jan RIOS, F. P.; ARAÚJO, P. C. de. Arquivos empresariais. Disponível em: < Acesso em: 31 jan ROCAGLIO, C.; SZVARÇA, D. R.; BOJANOSKI, S. de F. Arquivos, gestão de documentos e informação. Revista Eletrônica Biblioteconomia e Ciência da Informação, Florianópolis, 2. sem Disponível em: < Acesso em: 31 jan RODRIGUES, A. M. L. A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. In: Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v.11 n.1, p , jan./abr Disponível em: < Acesso em: 31 jan