ERP PRIMAVERA v9.10 Questões Frequentes sobre as alterações disponibilizadas nesta versão

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1 ERP PRIMAVERA v9.10 Questões Frequentes sobre as alterações disponibilizadas nesta versão Versão 1.0 Última atualização a PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A , All rights reserved

2 Page 2 of 10 OBJETIVO A versão 9.10 veio disponibilizar um conjunto de alterações de plataforma e de validações várias que, pelo seu âmbito, têm suscitado algumas dúvidas junto dos Parceiros e dos Utilizadores do ERP PRIMAVERA. Este documento servirá de guia de resposta, podendo ser usado por todos os necessitem de explicar as alterações disponibilizadas com a versão QUESTÕES FREQUENTES (FAQ) Atualização 1. É obrigatório atualizar da v8.10 para a v9.10 para responder a todas as obrigações fiscais? A versão 8.10 pode ser configurada para cumprir com a generalidade das regras indicadas no Despacho n.º 8632/2014, nomeadamente os critérios de validação dos mapas. No caso dos mapas, os layouts standard da aplicação cumprem com os novos requisitos. No caso dos layouts personalizados, estes também cumprem com os novos requisitos, desde que configurados de acordo com determinadas regras que podem ser consultadas aqui. Apesar da v8.10 cumprir passivamente com os requisitos mínimos exigidos, a versão 9.10 garante ativamente os seu cumprimento, pelo que a PRIMAVERA aconselha a migração para a versão mais recente. 2. Qual o prazo para os clientes atualizaram da V8.10 para a V9.10? A versão 9.10 foi publicada a 30 de junho de 2015, sendo um versionamento da versão 9.0 que foi publicada a 16 de outubro de Tal como definido nas regras de manutenção dos produtos PRIMAVERA, após o lançamento de uma nova versão os clientes dispõem de 18 meses para proceder à atualização. A partir deste prazo deixa de vigorar o suporte (standard) para a versão anterior, tal como vem definido no CSA. Naturalmente, a PRIMAVERA recomenda a atualização para a versão mais recente. 3. As novas funcionalidades apresentadas no âmbito da plataforma v9.10, incluindo a validação dos mapas, também vão estar disponíveis para o Starter Easy? Sim. A versão atual do Starter Easy será substituída por uma nova versão a disponibilizar na segunda metade de O Starter Easy está a ser sujeito a um plano de atualização que vai incorporar um vasto leque de novidades, para além do suporte às das regras indicadas no Despacho n.º 8632/2014. Instalação e Configuração 4. Qual é o objetivo da configuração do serviço de correio eletrónico? O correio eletrónico é hoje um requisito essencial para qualquer sistema de gestão on-premises ou online. Um sistema de gestão é uma aplicação com criticidade elevada e crescente. Entre outras operações fundamentais, é extremamente importante assegurar que, perante a ocorrência de eventos críticos, existe alguém responsável pela sua manutenção.

3 Page 3 of 10 O Administrador de Sistema, personalizado na conta de Super Administrador, é o responsável por garantir o correto funcionamento da aplicação. Para implementar esta política de responsabilização, o ERP passou a incorporar o envio de mensagens através do serviço de correio eletrónico usado pelo cliente. Esta é uma via para garantir que o sistema comunica com as pessoas e é usado de forma responsável. Mais informações podem ser consultadas no artigo Obrigatoriedade de configuração de servidor de Como se configura o serviço de correio eletrónico? A configuração do serviço de correio eletrónico foi pensada para ser simples de realizar. Para o efeito basta indicar um servidor SMTP ou um relay (retransmissão) local. Haverá clientes que utilizam um serviço externo e haverá outros que têm um servidor interno. Em qualquer dos casos a configuração é exatamente igual à configuração habitualmente usada para os colaboradores da organização. É sempre possível configurar um serviço de SMTP local no próprio servidor aplicacional. 6. Que vantagens tenho em configurar o serviço de correio eletrónico? Perante a ocorrência de um erro na execução dos planos de manutenção de uma empresa produtiva, o Super Administrador é imediatamente notificado com um de forma a poder dar uma resposta imediata ao mesmo, de modo a evitar ou minimizar cenários de perda de dados, tempos de inoperacionalidade, entre outros. O caso da perda de dados configura um cenário com implicações legais sobre o qual a AT tem vindo a exigir maior rigor e controlo aos produtores de software. No caso da relação parceiro/cliente/utilizador, esta funcionalidade é ainda mais importante. O parceiro poderá colocar o seu técnico na conta de Super Administrador do cliente e passará assim a receber as notificações que necessitam de intervenção técnica urgente. 7. Posso adiar a configuração do serviço de correio eletrónico? Sim. Mas depois da inicialização da plataforma, ao abrir o Administrador, No entanto esta configuração deverá ser efetuada o quanto antes de modo a evitar que continuem a ser registados eventos críticos de sistema relacionados com esta obrigatoriedade. Mais detalhes no artigo Inicialização da Plataforma PRIMAVERA. 8. Ter um válido é um requisito obrigatório para todos os utilizadores da aplicação? Recomenda-se que todos os utilizadores tenham um válido, no entanto a obrigatoriedade apenas se aploca ao Super Administrador. 9. Quantos Super Administradores podem existir? Não existe limite superior, tem de existir pelo menos um (é obrigatoriamente o primeiro utilizador da aplicação). Planos de Manutenção

4 Page 4 of Os planos de manutenção são obrigatórios? Tal como previsto na lei, a aplicação tem de garantir que existem planos de manutenção para empresas produtivas (ver artigo Obrigatoriedade de existência de planos de manutenção ). 11. Como são executados os planos de manutenção? O Maintenance Plans Service é o novo módulo do Windows Service responsável por executar os planos de manutenção. Desta forma, o Windows Service é o agregador de serviços da aplicação, integrando módulos como o já conhecido Deployment Center. Mais informações podem ser consultadas aqui. A partir da V9.10 o Windows Scheduler deixa de executar os planos de manutenção. A aplicação também deixa de depender do SQL Agent, pelo que podem ser usadas as versões de SQL Express onde este serviço não está presente. 12. Tenho um sistema externo que realiza e assegura a política de cópias de segurança definida no despacho legal. Como posso parametrizar a aplicação para não ter serviços duplicados? Em Portugal a aplicação deve assegurar o cumprimento do seguinte requisito legal: Ter implementada uma política de cópias de segurança, de periodicidade obrigatória, de forma a minimizar o volume de dados a recuperar em caso de corrupção da base de dados e ou a manutenção de duas ou mais base de dados simultâneas para que, quando uma se corrompa, a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação. - Despacho n.º 8632/2014. Consideramos ainda que a existência de uma política de cópias de segurança é uma prática que deverá ser aplicada em todos os mercados. Se o cliente tem um sistema externo à aplicação que assegura a realização das cópias de segurança, poderá desligar o sistema de cópias de segurança da aplicação e, deste modo, assumir o cumprimento desta responsabilidade. Esta opção está disponível nos Parâmetros de Instalação no Administrador e pode ser sincronizada para várias instâncias através do Administrador de Instâncias. Sempre que a opção for alterada será registado um evento de sistema de modo a garantir a correta rastreabilidade desta configuração. Internamente, a aplicação continuará a criar os planos de manutenção recomendados, mas o serviço Maintenance Plans Service deixará de os executar (mais informações no artigo Obrigatoriedade de existência de planos de manutenção ). No caso de Portugal, a inativação do sistema de cópias de segurança do ERP implica que o produto deixará de detetar a reposição das cópias de segurança. Isto significa que as operações de inativação de séries com perda de documentos e criação de séries novas, serão igualmente da responsabilidade do cliente. 13. O que acontece se ocorrerem erros na execução dos planos de manutenção? O sistema vai registar eventos críticos de sistema que serão enviados por para o Administrador de Sistema (contas de Super Administrador) para que sejam tomadas ações no sentido de corrigir os problemas rapidamente. Os mesmos eventos podem ser consultados (e justificados) no Administrador.

5 Page 5 of 10 Histórico de Operações 14. O log das entidades de sistema é obrigatório e não pode ser apagado. Qual é o impacto na gestão do espaço em disco reservado ao crescimento da base de dados? O impacto é negligenciável. Qualquer base de dados deve reservar espaço em disco para o crescimento resultante dos processos de negócio. Comparativamente à dimensão dos dados de negócio, o tamanho ocupado pelo log das entidades de sistema não tem significado. Já o log das restantes entidades não sofreu quaisquer alterações dado o facto de poder ter impacto na dimensão do volume de dados e no desempenho do sistema, ou seja, continua a ser possível ativar e desativar este log de acordo com as características de rastreamento pretendidas. Consulta de Dados 15. Porque foi alterada a funcionalidade Dentro de Ficheiros? A Consulta de Dados veio substituir a opção Dentro de Ficheiros de modo a impedir o manuseamento de dados por outra via que não a aplicacional. Apesar de ser possível o uso de ferramentas terceiras para realizar intervenções técnicas diretamente nas bases de dados, com esta alteração deixa de ser possível fazê-lo recorrendo a funcionalidades disponibilizadas pela PRIMAVERA. 16. Posso executar uma query SQL simples (SELECT) na Consulta de Dados? Todos os dados podem ser consultados através da opção Consulta de Dados, no entanto não é possível escrever manualmente a instrução SQL. Acrescenta-se ainda que todas as alterações aos dados passam a ser resultado da execução dos processos regulados pelos motores da aplicação e/ou de ações corretivas que sejam executadas por processos de atualização controlada e versionada da base de dados. A descontinuidade da funcionalidade Dentro de Ficheiros está exatamente relacionada com a impossibilidade técnica de controlar a edição livre de queries, e de forma a garantir a integridade dos dados e o cumprimento das regras de negócio, bem como dos normativos legais e fiscais. 17. A aplicação permite criar listas baseadas em queries SQL livres. Essa funcionalidade mantém-se? Sim. Mas este tipo de desenvolvimentos devem ser realizados com ferramentas de gestão/desenvolvimento próprias do SQL Server, que facilitem a escrita e o teste das mesmas. 18. Em que situações é necessário alterar os dados por outra via que não a aplicacional? Nos casos em que um defeito da aplicação só puder ser corrigido através de uma intervenção direta nos dados, ao abrigo do serviço de suporte e manutenção. Nestes casos a intervenção é da responsabilidade de quem a executa.

6 Page 6 of Posso aplicar filtros à consulta de dados? Sim, é possível filtrar quaisquer campos apresentados na grelha de resultados. Eventos do Sistema 20. O que são os Eventos do Sistema? São eventos críticos ou informativos que o sistema gera durante a sua operação. O objetivo dos eventos é alertar o responsável do sistema para a ocorrência de anomalias ou potenciais problemas que necessitam da sua atenção. 21. Onde posso consultar os Eventos do Sistema? Caso existam novos eventos ou eventos críticos por justificar, a aplicação irá abrir a consulta de eventos automaticamente ao entrar no Administrador. É ainda possível aceder a esta funcionalidade através da opção Utilitários\Eventos de Sistema. Esta opção só está disponível para Super Administradores. 22. Quem recebe os Eventos do Sistema por ? O destinatário dos eventos é sempre o Administrador de Sistema, personalizado na(s) conta(s) de Super Administrador. 23. Porque tenho de justificar os eventos críticos? Para garantir que foi realizada alguma ação face à ocorrência de um problema. A justificação corresponde ao fecho da ocorrência e permite demonstrar a ação realizada pelo responsável. A título de exemplo, é necessário garantir que o sistema está a executar as cópias de segurança com sucesso, qualquer erro deve ser tratado com a maior brevidade possível. 24. O que acontece se não justificar os eventos críticos? Os eventos vão permanecer ativos na listagem de eventos do sistema. Para além disto, tratando-se de problemas recorrentes, poderá continuar a ser notificado enquanto os problemas não forem resolvidos e justificados. Qualidade das Passwords 25. Porque é importante validar a qualidade das passwords? Embora a qualidade das passwords não seja uma exigência legal, é um requisito de segurança muito importante que se transformou numa prática generalizada nos sistemas atuais. A aplicação deve assegurar que os dados não são alterados por outra via que não a aplicacional. Quando os sistemas permitem o uso de passwords fracas estão a negligenciar a segurança e consequentemente a comprometer a proteção e integridade dos dados.

7 Page 7 of Quais são os critérios para validar a qualidade das passwords? De acordo com o algoritmo de validação zxcvbn, as passwords tem 5 níveis de qualidade possíveis. A aplicação aceita passwords a partir do nível 1. Atendendo ao contexto de utilização do ERP PRIMAVERA, consideramos que este é um critério razoável, no entanto á recomendada a utilização do nível 4 ou superior. Para aumentar os níveis de segurança no uso do ERP não é descartada a possibilidade de, no futuro, vir a ser aumentado o nível mínimo de segurança das palavras-passe admitidas pelo sistema. 27. A atualização das passwords que não cumprem os critérios de qualidade é obrigatória? Para evitar interrupções no uso das aplicações todos os utilizadores continuarão a poder entrar no ERP sem alterar a password, embora sejam aconselhados a fazê-lo no momento da autenticação. Ao entrar no Administrador ou ao editar a ficha de um utilizador, a aplicação obrigará a atualizar a password caso esta não cumpra com os requisitos mínimos de segurança. No Administrador é ainda possível solicitar a atualização obrigatória das palavas-passe de todos os utilizadores através da opção Segurança\Utilizadores\Redefinir Passwords. 28. Posso definir os critérios de qualidade das passwords para a minha instalação? Na versão atual, não. 29. A validação da qualidade das passwords vai condicionar os Terminais de Produção? Não. Estas aplicações usam um PIN (Personal Identification Number), pelo que as regras de segurança das palavras-passe não são aplicáveis. 30. A obrigatoriedade de password forte também será colocada no POS? Sim, o POS usa o mesmo tipo de exigências do ERP. Dados das Empresas 31. Posso criar empresas produtivas a partir da clonagem de uma empresa padrão? Entende-se como empresa padrão uma template que foi pré-configurada com dados por omissão para determinado tipo de cenários (países, setores, etc.) e na qual não foram registadas quaisquer transações. Neste caso sim, depois de clonar a empresa padrão pode ativar a propriedade Produtiva na ficha da nova empresa. Mais informações no artigo disponível aqui. 32. Posso alterar o NIF ou a propriedade Produtiva por outra via que não a aplicacional? Não. As aterações a estes dados devem respeitar as regras da aplicação pelo que deve ser utilizada exclusivamente a via aplicacional. Validação de Mapas

8 Page 8 of Quando é que entra em vigor a certificação dos mapas? No Despacho n.º 8632/2014 não vem identificada uma data para a entrada em vigor desta obrigatoriedade. Presume-se assim que estará em vigor desde a data de publicação do despacho. 34. A validação de mapas é obrigatória para todas as localizações? Não. A verificação dos critérios de validação de mapas está a ser efetuada exclusivamente em empresas com localização portuguesa. Atualmente esta validação é imposta apenas pela Autoridade Tributária (AT) de Portugal. No entanto a plataforma já está preparada para garantir os processos de certificação que estão a nascer noutras localizações. 35. Quais são os mapas sujeitos a validação? Todos os mapas com relevo legal/fiscal da localização PT têm de ser validados. Os mapas de sistema que não tenham sido sujeitos a alterações são todos válidos. Os mapas do utilizador (criados em sede de implementação ou mapas de sistema alterados) terão de ser verificados e, eventualmente, corrigidos caso não cumpram as regras de validação. 36. A validação de mapas também é feita em documentos de compra? Sim, apenas em mapas sujeitos a certificação, tais como autofaturação e guias de devolução a fornecedor. 37. Os recibos também estão sujeitos a validação? Apenas recibos a clientes e devedores emitidos no âmbito do regime de IVA de Caixa. 38. Os mapas impressos via VBA estão sujeitos a validação? Não, a rotina de chamada ao método de impressão terá que ser alterada de modo a cumprir com a validação prévia à impressão. Nas implementações específicas que efetuem impressões autónomas recomendamos que seja efetuada a verificação dos mapas através das ferramentas disponíveis no ERP. 39. Os mapas anexos à impressão de documentos certificados estão sujeitos a validação? Os anexos não estão sujeitos a validação. 40. Quais são as regras usadas na validação de mapas? As regras estão definidas na PRIMAVERA Knowledge Base, podem ser consultadas aqui. De forma resumida, são realizadas validações sobre campos obrigatórios, sobreposição de campos, campos fora da área de impressão, campos suprimidos, fórmulas específicas, etc. 41. Como posso validar os mapas? Para minimizar os impactos, a validação é executada no momento da primeira impressão de um determinado mapa. Poderá ainda ser efetuada manualmente (individual ou em lote) através do ecrã de

9 Page 9 of 10 configuração de documentos (disponível apenas nas áreas referentes a documentos certificados). Mais informações podem ser consultadas aqui. 42. Onde posso consultar os erros de validação de mapas? No final da verificação é apresentado um resumo da validação onde são indicados os campos que provocaram erros de validação e os motivos que causaram a invalidade do mapa. 43. Quantos dias tenho para corrigir um mapa que não seja válido? Para viabilizar a resolução dos problemas dos mapas sem causar impactos na operabilidade do sistema, são permitidos 90 dias a partir data de validação do mapa. Em todas as validações em que o mapa é considerado inválido é gerado um ficheiro <NOMEMAPA>.log, com mais detalhes acerca da validação para o respetivo mapa. Este ficheiro encontra-se localizado na mesma diretoria do mapa validado. 44. O logótipo pode substituir a obrigatoriedade de imprimir os dados fiscais da empresa? Não. É obrigatório efetuar a impressão dos dados fiscais da empresa através da inclusão dos campos respetivos nos modelos de impressão. 45. A alteração dos mapas continua a ser possível através do programa Crystal Reports? Sim, poderá continuar a alterar os mapas no Crystal Reports. Quaisquer alterações implicarão a verificação automática do mapa no momento da primeira impressão. 46. Os mapas de base do PRIMAVERA podem não ser válidos? Todos os mapas de base do PRIMAVERA são válidos. No entanto poderá haver situações em os mapas são considerados inválidos devido às configurações de margens de impressão existentes das propriedades da impressora. Nestes casos deverá ser efetuado o ajuste das configurações de margens da impressora. 47. Irá ser necessário validar mapas de utilizador ainda que estes sejam para uso interno? Apenas no caso dos mapas estarem sujeitos a validação (mapas certificados). 48. Existe possibilidade de validar um mapa sem ser através do ERP PRIMAVERA? Não, a única forma de validar um mapa é através do ERP PRIMAVERA. 49. No caso em que temos várias empresas criadas, que partilham os mesmos mapas, mas com campos sobrepostos condicionalmente por empresa, ao fazer a validação dos mesmos, também vai gerar erro? Caso os campos sobrepostos sejam obrigatórios irá surgir um erro de validação. Nestes deverá optar por usar mapas distintos por empresa ou usar uma configuração uniforme para todas as empresas.

10 Page 10 of A certificação dos mapas valida os dados identificados no art.º 36 do CIVA? Sim, entre outros. 51. Obtenho um erro de que os campos Nome, Morada, Contribuinte ou CodPostal não são encontrados. Como tornar o mapa válido? Os campos com a identificação da empresa emissora são obrigatórios, mesmo na presença de um logótipo no mapa de impressão. Neste caso deverá adicionar os campos seguindo como exemplo um dos mapas de sistema. 52. Obtenho um erro a indicar que os dados da entidade não estão presentes no mapa, mas os mesmos encontram-se visíveis mas inseridos numa caixa de texto. Como tornar o mapa válido? Os campos obrigatórios não podem ser inseridos em caixas de texto, de modo a garantir que os dados são totalmente visíveis na impressão. Nestes casos será necessário retirar os campos da caixa de texto. 53. Possuo os dados de carga e descarga, no entanto obtenho um erro que indica que alguns campos não estão presentes no mesmo. Como tornar o mapa válido? Existem duas causas frequentes para este problema: o sub relatório com os dados poderá estar desatualizado ou possuir um nome inválido. Deverá garantir que o nome do sub relatório é GcpVlsDescargaFac.rpt. Caso o nome esteja correto e o erro persista, é necessário efetuar a atualização do sub-relatório. Para tal deverá reimportar o sub relatório GcpVlsDescargaFac.rpt a partir da pasta de instalação do ERP e subpasta SG900/Mapas/(LE ou LP)/GCP 54. Ocorre um erro no momento da impressão de uma fórmula chamada, por exemplo, formula1. Como tornar o mapa válido para impressão? Quando ocorre um erro de impressão, é gravado na mesma diretoria do mapa original um novo mapa com o mesmo nome e com o sufixo _err. Deverá partir deste mapa e validar os erros presentes no mesmo, validando o conteúdo da fórmula fórmula1.

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