EFD-PIS/COFINS Regras Gerais Aplicáveis a Partir de 2012

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1 EFD-PIS/COFINS Regras Gerais Aplicáveis a Partir de 2012 Matéria Elaborada com Base na Legislação Vigente em: 09/01/2012. SUMÁRIO: 1 INTRODUÇÃO 2 OBRIGATORIEDADE DE APRESENTAÇÃO 2.1 Obrigatoriedade em 01º/07/ Pessoas Jurídicas Desobrigadas Demais Pessoas Jurídicas Desobrigadas Pessoas Jurídicas Inativas Consórcios PJ Sem Contribuições a Declarar 3 SIMPLIFICAÇÃO DE DEMONSTRATIVOS E DECLARAÇÕES 4 TRANSMISSÃO DA EFD PIS/COFINS 4.1 Assinatura Digital 4.2 PVA - Programa Validador e Assinador Versão do PVA 5 PRAZO PARA APRESENTAÇÃO 6 DISPENSA DE ARQUIVOS DIGITAIS E SINCO 7 PENALIDADES 8 SUBSTITUIÇÃO DA EFD PIS/COFINS 8.1 Prazo para Substituição 9 MANUAL DE ORIENTAÇÃO DA EFD PIS/COFINS 9.1 Informações a Serem Prestadas 9.2 Arquivo Digital 9.3 Assinatura Digital. 1 INTRODUÇÃO O novo integrante da família do SPED (Central Digital de Informações Contábeis e Fiscais), nasceu no dia 07/07/2010, batizado com nome de EFD-PIS/COFINS (Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins), através da publicação da Instrução Normativa 1.052, de 05 de julho de 2010, no DOU de 07/07/2010 (retificado no DOU de 13/07/2010). Sua finalidade é a de ajudar a Receita Federal no acompanhamento do desenvolvimento de apuração, cálculo e pagamento do Pis e da Cofins que mensalmente são executados pelas pessoas jurídicas. Entretanto através da publicação da Instrução Normativa RFB nº de 21 de dezembro de 2011, no DOU de 22/12/2011, houveram novas modificações as quais abordaremos neste trabalho. NOTA ITC! Com a informatização, a RFB está cada vez mais conseguindo cruzar as informações constantes nas obrigações acessórias dos contribuintes. As divergências das informações prestadas nestas declarações fazem com que as empresas sejam fiscalizadas. O participante terá uma abordagem dos cuidados que deve ter na hora de enviar estas declarações e demonstrativos. Com o tempo a Receita Federal deve reduzir a apresentação das demais demonstrações entregues e que em informações redundantes com o livro EFD-Pis/Cofins. 1

2 2 OBRIGATORIEDADE DE APRESENTAÇÃO A obrigatoriedade do livro EFD-PIS/COFINS para pessoas jurídicas será, de acordo com o Fisco, uma forma de controlar as empresas em tempo real, ao enviar os dados, o Fisco pretende cruzar as informações das empresas com os pedidos de compensação e ressarcimento dos dois tributos. O sistema digital vai registrar débitos e créditos tributários das empresas e será semelhante à malha fina do Imposto de Renda das pessoas físicas que fiscalizam os que pedem restituição indevida. O arquivo da EFD-PIS/Cofins deverá ser validado, assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped. Serão obrigadas a adotar a EFD-PIS/Cofins (IN RFB nº 1.218/11): I - em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real; II - em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2012, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado. NOTA ITC! Fica facultada a entrega da EFD-PIS/Cofins às pessoas jurídicas não obrigadas, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de abril de NOTA ITC! A obrigatoriedade alcança inclusive os casos de fusão, cisão e incorporação. 2.1 Obrigatoriedade em 01º/07/2012 As pessoas jurídicas enquadradas a seguir estarão sujeitas à EFD-PIS/COFINS em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2012: a) bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas, sociedades de crédito, financiamento e investimento, sociedades de crédito imobiliário, sociedades corretoras, distribuidoras de títulos e valores mobiliários, empresas de arrendamento mercantil e cooperativas de crédito; b) empresas de seguros privados; c) entidades de previdência privada, abertas e fechadas; d) empresas de capitalização; e) pessoas jurídicas que tenham por objeto a securitização de créditos imobiliários, financeiros, agrícolas; f) operadoras de planos de assistência à saúde; g) empresas particulares que exploram serviços de vigilância e de transporte de valores. NOTA ITC! A obrigatoriedade alcança inclusive os casos de fusão, cisão e incorporação. 2.2 Pessoas Jurídicas Desobrigadas Estão desobrigadas de efetuarem a apresentação da EFD Pis/Cofins (IN RFB nº 1.218/11, art. 2º): 2

3 I - as Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) enquadradas no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, relativamente aos períodos abrangidos por esse Regime; II - as pessoas jurídicas imunes e isentas do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), cuja soma dos valores mensais da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins apurada seja igual ou inferior a R$ ,00 (dez mil reais; NOTA ITC! As pessoas jurídicas imunes ou isentas do IRPJ ficarão obrigadas à apresentação da EFD-PIS/Cofins a partir do mês em que o limite fixado acima for ultrapassado, permanecendo sujeitas a essa obrigação em relação ao(s) mês(es) seguinte(s) do anocalendário em curso. III - as pessoas jurídicas que se mantiveram inativas desde o início do ano-calendário ou desde a data de início de atividades, relativamente às escriturações correspondentes aos meses em que se encontravam nessa condição; IV - os órgãos públicos; V - as autarquias e as fundações públicas; e VI - as pessoas jurídicas ainda não inscritas no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), desde o mês em que foram registrados seus atos constitutivos até o mês anterior àquele em que foi efetivada a inscrição Demais Pessoas Jurídicas Desobrigadas São também dispensados de apresentação da EFD-PIS/Cofins, ainda que se encontrem inscritos no CNPJ ou que tenham seus atos constitutivos registrados em Cartório ou Juntas Comerciais: I - os condomínios edilícios; II - os consórcios e grupos de sociedades, constituídos na forma dos arts. 265, 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976; III - os consórcios de empregadores; IV - os clubes de investimento registrados em Bolsa de Valores, segundo as normas fixadas pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM) ou pelo Banco Central do Brasil (Bacen); V - os fundos de investimento imobiliário, que não se enquadrem no disposto no art. 2º da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999; VI - os fundos mútuos de investimento mobiliário, sujeitos às normas do Bacen ou da CVM; VII - as embaixadas, missões, delegações permanentes, consulados- gerais, consulados, viceconsulados, consulados honorários e as unidades específicas do governo brasileiro no exterior; VIII - as representações permanentes de organizações internacionais; IX - os serviços notariais e registrais (cartórios), de que trata a Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973; X - os fundos especiais de natureza contábil ou financeira, não dotados de personalidade jurídica, criados no âmbito de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como dos Ministérios Públicos e dos Tribunais de Contas; 3

4 XI - os candidatos a cargos políticos eletivos e os comitês financeiros dos partidos políticos, nos termos da legislação específica; XII - as incorporações imobiliárias sujeitas ao pagamento unificado de tributos de que trata a Lei nº , de 2 de agosto de 2004; XIII - as empresas, fundações ou associações domiciliadas no exterior que possuam no Brasil bens e direitos sujeitos a registro de propriedade ou posse perante órgãos públicos, localizados ou utilizados no Brasil; XIV - as comissões, sem personalidade jurídica, criadas por ato internacional celebrado pela República Federativa do Brasil e um ou mais países, para fins diversos; e XV - as comissões de conciliação prévia de que trata o art. 1º da Lei nº 9.958, de 12 de janeiro de Pessoas Jurídicas Inativas As pessoas jurídicas que passarem à condição de inativas no curso do ano-calendário, e assim se mantiverem, somente estarão dispensadas da EFD-PIS/Cofins a partir do 1º (primeiro) mês do ano-calendário subsequente, observado o disposto no inciso III do item 2.2 deste trabalho. NOTA ITC! Considera-se que a pessoa jurídica está inativa a partir do mês em que não realizar qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais. O pagamento de tributo relativo a anos-calendário anteriores e de multa pelo descumprimento de obrigação acessória não descaracteriza a pessoa jurídica como inativa no ano-calendário Consórcios Os consórcios que realizarem negócios jurídicos em nome próprio, inclusive na contratação de pessoas jurídicas ou físicas, com ou sem vínculo empregatício, poderão apresentar a EFD- PIS/Cofins, ficando as empresas consorciadas solidariamente responsáveis PJ Sem Contribuições a Declarar As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido que, mesmo realizando atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, não tenham apurado a Contribuição para o PIS/Pasep ou a Cofins, deverão indicar na EFD-PIS/Cofins correspondente ao mês de dezembro de cada anocalendário, os meses em que não tiveram contribuições apuradas a escriturar. 3 SIMPLIFICAÇÃO DE DEMONSTRATIVOS E DECLARAÇÕES Os demonstrativos e as declarações, relativos a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), exigidos das pessoas jurídicas que tenham apresentado a EFD-PIS/Cofins, em relação ao mesmo período, serão simplificados, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação. 4

5 4 TRANSMISSÃO DA EFD PIS/COFINS A EFD-PIS/Cofins deverá ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), e será considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém. 4.1 Assinatura Digital A EFD-PIS/Cofins emitida de forma eletrônica deverá ser assinada digitalmente pelo representante legal da empresa ou procurador constituído nos termos da Instrução Normativa RFB nº 944, de 29 de maio de 2009, utilizando-se de certificado digitalválido, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que não tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu prazo de validade, a fim de garantir a autoria do documento digital. (IN RFB nº 1.218/11) Cadastramento de Procuração Eletrônica: No site da RFB, na aba Empresa, clicar em Todos os serviços, selecionar Procuração Eletrônica e Senha para pesquisa via Internet, procuração eletrônica e continuar ou opcionalmente 1. Login com certificado digital de pessoa jurídica ou representante legal/procurador; 2. Selecionar Procuração eletrônica ; 3. Selecionar Cadastrar Procuração ou outra opção, se for o caso; 4. Selecionar Solicitação de procuração para a Receita Federal do Brasil ; 5. Preencher os dados do formulário apresentado e selecionar a opção Assinatura da Escrituração Fiscal Digital (EFD-PIS/Cofins) do Sistema Público de Escrituração Digital. 6. Para finalizar, clicar em Cadastrar procuração, ou Limpar ou Voltar. O contribuinte poderá efetuar a remessa de arquivo em substituição ao arquivo anteriormente remetido, observando-se a permissão, as regras e prazos estabelecidos pela Secretaria da Receita Federal do Brasil. A substituição de arquivos já transmitidos deverá ser feita na sua íntegra, não se aceitando arquivos complementares para o mesmo período informado. A assinatura digital será verificada quanto a sua existência, prazo e validade para o contribuinte identificado na EFD-PIS/Cofins, no início do processo de transmissão do arquivo digital. 4.2 PVA - Programa Validador e Assinador A EFD-PIS/Cofins deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, a ser disponibilizado no sítio da RFB na Internet, contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades: a) validação do arquivo digital da escrituração; b) assinatura digital; c) visualização da escrituração; d) transmissão para o Sped; e e) consulta à situação da escrituração. 5

6 Programa Validador e Assinador Como pré-requisito para a instalação do PVA-PIS/Cofins é necessária a instalação da máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD-PIS/Cofins, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.apresentação do arquivo O programa gerador de escrituração possibilitará: Importar o arquivo com o leiaute da EFD-PIS/Cofins definido pela RFB; Validar o conteúdo da escrituração e indicar dos erros e avisos; Editar via digitação os registros criados ou importados; Emissão de relatórios da escrituração; Geração do arquivo da EFD-PIS/Cofins para assinatura e transmissão ao Sped; Assinar do arquivo gerado por certificado digital; Comandar a transmissão do arquivo ao Sped Versão do PVA O programa validador da Escrituração Fiscal Digital versão Java pode ser utilizado nos sistemas operacionais abaixo, desde que obedecidas as seguintes instruções: 1) A máquina virtual java (JVM), versão 1.5 ou superior, deve estar instalada, pois o programa desenvolvido em Java não pode ser executado sem a JVM. Recomendamos a utilização da JVM 1.6 para execução do programa. A Máquina Virtual Java poderá ser baixada acessando o site: 2) Selecione o programa de acordo com o sistema operacional, faça o download e o instale: A) Para Windows: SpedPisCofinsPVA_w exe B) Para Linux: SpedPisCofinsPVA_linux bin Para instalar, é necessário adicionar permissão de execução, por meio do comando "chmod +x SpedPisCofinsPVA_linux bin", "chmod +x SpedPisCofinsPVA_linux bin" ou conforme o Gerenciador de Janelas utilizado. Link: swindows.htm NOTA ITC! Tendo em vista a obrigatoriedade da entrega da EFD-PIS/Cofins pelas pessoas jurídicas tributadas pelo Imposto de Renda com base no Lucro Presumido ter sido prorrogada para os fatos geradores a ocorrer a partir de julho de 2012, esta versão não disponibiliza ainda as funcionalidades necessárias para a escrituração dos registros da escrituração simplificada da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, pelo regime de caixa ou de competência. Estes contribuintes devem aguardar versão futura, que contemplará a escrituração das contribuições próprias do regime cumulativo 6

7 5 PRAZO PARA APRESENTAÇÃO A EFD-PIS/Cofins será transmitida mensalmente ao Sped até o 10º (décimo) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente a que se refira a escrituração, inclusive nos casos extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial. O serviço de recepção da EFD-PIS/Cofins será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos) - horário de Brasília - da data final fixada para a entrega da escrituração. Desta forma, a primeira entrega, para as empresas tributadas através do lucro real deverá ocorrer até 14 de março de 2012 (com dados relativos de janeiro de 2012). Já para as empresas tributadas através do lucro presumido a primeira entrega deverá ocorrer até 17 de setembro de 2012 (com dados relativos de julho de 2012). NOTA ITC! Pessoa jurídica deverá efetuar a entrega do Dacon Mensal até que não seja publicada nova regulamentação dispensando o seu envio. 6 DISPENSA DE ARQUIVOS DIGITAIS E SINCO As declarações e demonstrativos, relativos a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), exigidos das pessoas jurídicas que tenham apresentado a EFD- Pis/Cofins, em relação ao mesmo período, serão simplificados, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação. Desta forma esperamos quando da entrada em vigor a EFD-Pis/Cofins a pessoa jurídica fique dispensada da entrega da DACON Mensal. A apresentação dos livros digitais pela EFD-PIS/COFINS supre, em relação aos arquivos correspondentes, a exigência contida na IN SRF nº 86/2001, também conhecida como Sinco. As informações requeridas deverão ser apresentadas em arquivos padronizados, no que se refere a: a) registros contábeis; b) fornecedores e clientes; c) documentos fiscais; d) comércio exterior; e) controle de estoque e registro de inventário; f) relação insumo/produto; g) controle patrimonial; h) folha de pagamento. Destaca-se que a dispensa desse arquivo digital (IN SRF 86/01) abrange apenas as informações que estarão contidas na ECD, EFD e EFD Pis/Cofins. Os registros previstos nos arquivos da IN SRF nº 86/2001, que não constem neles, continuam a ser exigidos. NOTA ITC! A geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não dispensam o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações neles constantes, na forma e nos prazos estabelecidos pela legislação aplicável. 7 PENALIDADES A não apresentação da EFD-PIS/Cofins no prazo fixado acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês-calendário ou fração. A notificação NÃO será automática. Assim o contribuinte deve aguardar a emissão notificação pela Receita Federal. 7

8 Existe possibilidade de redução do valor, nos casos de pagamento dentro do prazo previsto na notificação (Lei nº /09). NOTA ITC! Através do ADE nº 38/11 fica instituído o código de receita Multa por atraso na entrega da EFD PIS/Pasep e Cofins para ser utilizado no preenchimento de Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf). 8 SUBSTITUIÇÃO DA EFD PIS/COFINS A EFD-PIS/Cofins entregue poderá ser objeto de substituição, mediante transmissão de novo arquivo digital validado e assinado, que substituirá integralmente o arquivo anterior, para inclusão, alteração ou exclusão de documentos ou operações da escrituração fiscal, ou para efetivação de alteração nos registros representativos de créditos e contribuições e outros valores apurados. 8.1 Prazo para Substituição O arquivo retificador da EFD-PIS/Cofins poderá ser transmitido até o último dia últil do mês de junho do ano-calendário seguinte a que se refere a escrituração substituída, desde que não tenha sido a pessoa jurídica, em relação às respectivas contribuições sociais do período da escrituração em referência: a) objeto de exame em procedimento de fiscalização ou de reconhecimento de direito creditório de valores objeto de Pedido de Ressarcimento ou de Declaração de Compensação; b) intimada de início de procedimento fiscal; ou c) cujos saldos a pagar constantes e relacionados na EFD-PIS/Cofins em referência já não tenham sido enviados à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em Dívida Ativa da União (DAU), nos casos em que importe alteração desses saldos. 9 MANUAL DE ORIENTAÇÃO DA EFD PIS/COFINS Através do Ato Declaratório Executivo COFIS nº 34/2010 (alterado pelo ADE nº 37/10), foi aprovado o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) - (EFD-PIS/Cofins), nos termos de seu Anexo Único. NOTA ITC! Foi publicado o Ato Declaratório Executivo Cofis/RFB nº 24/2011, que definiu os registros da escrituração simplificada da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, pelo regime de caixa (F500/F510) ou de competência (F550/F560), aplicável às pessoas jurídicas tributadas pelo Imposto de Renda com base no lucro presumido. No modelo de escrituração simplificada definido, a pessoa jurídica do lucro presumido procederá à escrituração pelos totais de receita auferida ou recebida, sendo dispensada a individualização das operações por documento fiscal. As instruções de preenchimento dos registros da escrituração simplificada encontram-se dispostas no Guia Prático da EFD- PIS/Cofins, versão Informações a Serem Prestadas Determina o ADE nº 34/2010 que o empresário, a sociedade empresária e as demais pessoas jurídicas devem escriturar e prestar as informações referentes às suas operações, de natureza fiscal e/ou contábil, representativas de seu faturamento mensal, assim entendido o total das receitas auferidas pela pessoa jurídica, independentemente de sua denominação ou 8

9 classificação contábil, correspondente à receita bruta da venda de bens e serviços nas operações em conta própria ou alheia e todas as demais receitas auferidas pela pessoa jurídica. Os contribuintes informarão ainda dados relativos às operações, de natureza fiscal e/ou contábil, representativas de aquisições de bens para revenda, bens e serviços utilizados como insumos e demais custos, despesas e encargos, sujeitas à incidência e apuração de créditos próprios do regime não-cumulativo, de créditos presumidos da agroindústria e de outros créditos previstos na legislação da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins. Devem também ser escriturados os valores retidos na fonte em cada período, outras deduções utilizadas e, em relação às sociedades cooperativas, no caso de sua incidência concomitante com a contribuição incidente sobre a receita bruta, a Contribuição para o PIS/Pasep sobre a Folha de Salários. 9.2 Arquivo Digital O arquivo digital de escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins será gerado de forma centralizada pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica, em função do disposto no art. 15, da Lei de 1.999, e submetido ao programa disponibilizado para validação de conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização. O arquivo não deverá conter fração de mês, exceto nos casos de abertura, extinção, cisão, fusão ou incorporação. Nos casos de cisão, fusão e incorporação, as sociedades compreendidas nesses processos deverão apresentar arquivos, como segue: a) sociedades que se extinguirem: arquivos que contemplem as operações até a data da ocorrência do evento; b) sociedades novas: arquivos que contemplem as operações a partir da data de ocorrência do evento; c) sociedades que continuarem a existir: arquivos que contemplem as operações até a data de ocorrência do evento e outros para o período posterior. A obrigatoriedade de geração de arquivo não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estiverem sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. 9.3 Assinatura Digital A assinatura digital será verificada quanto a sua existência, prazo e validade para o contribuinte identificado na EFD, no início do processo de transmissão do arquivo digital. Fonte: Editorial ITC. Atenção! De acordo com o disposto no caput e inciso XIII do art. 7º, e nos arts. 24, 29 e 101 a 184, da Lei nº 9610/1998 (Direitos Autorais) e no artigo 184 do Decreto-Lei nº 2848/1940 (Código Penal), na redação dada pela Lei nº /2003, é expressamente proibida, por qualquer meio, a reprodução parcial e/ou total de matérias exclusivas do site: exceto a impressão e a citação ou referência bibliográfica de acordo com as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT. 9

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