Gerenciamento das Comunicações do Projeto (PMBoK 5ª ed.)

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1 Gerenciamento das Comunicações do Projeto (PMBoK 5ª ed.) Inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. Este capítulo possui apenas 3 processos: Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento 10.1 Planejar o gerenciamento Gerenciar as Controlar as das Visão geral da área 10.1 Planejar o Gerenciamento das Comunicações O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis Gerenciar as Comunicações O processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das Controlar as Comunicações O processo de monitorar e

2 controlar as no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. Considerações O gerente de projetos passa 90% do tempo do projeto realizando alguma atividade que usa suas habilidades de comunicação. As são preocupações de todos, pois se não existe uma boa comunicação, é possível que haverá problemas, brigas ou ineficiência nas relações com as partes interessadas. Se ela não flui da melhor forma possível, haverá dúvidas e isso é um risco ao projeto. A ideia principal deste capítulo é: identificar necessidades de informações; distribuir informações apropriadas no tempo certo; comunicação efetiva; reporte de desempenho; Processos Os processos deste capítulo interagem entre si e os de outras áreas de conhecimento Planejar o gerenciamento das É o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis. Deve-se levar em consideração as seguintes perguntas sobre

3 informação na comunicação: Quem (vai distribuir e receber a informação)? Como? Quando? Onde? Qual? Em ferramentas & técnicas encontra-se a Análise de requisitos das, que envolve determinar as partes interessadas que precisam receber do projeto, que precisam receber, como (formato) e com que frequência. Nesta análise entram: Organograma do projeto e da empresa Matriz RACI do projeto Registro das partes interessadas Necessidades de internas à empresa e externas (mídia, fornecedores, consumidores) Localização geográfica das pessoas Número de canais de comunicação. A fórmula é n(n-1)/2. Ex.: 5 pessoas seria 5(5-1)/2 = 10 canais de comunicação. Deve-se levar em consideração dois aspectos da comunicação: Comunicação EFICAZ Fornecer prontamente as informações certas para as pessoas certas no formato e meios certos. Comunicação EFICIENTE Fornecer apenas a informação necessária para as partes interessadas. Este processo pode ser realizado logo após identificar as partes interessadas, do grupo de iniciação, para aí sim podermos identificar as necessidades de informações. Entradas Plano de Gerenciamento do Projeto Registro das partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Ferramentas & Técnicas Análise de requisitos das

4 Tecnologia das Modelos de Métodos de comunicação Reuniões Saídas Plano de Gerenciamento das Comunicações Atualizações dos documentos do projeto Ao codificar uma mensagem o emissor precisa estar ciente sobre os seguintes fatores: Não verbal = 55% de toda a comunicação é não verbal (gestos, postura, expressões faciais) Paralingual = tom, volume e velocidade da voz também ajudam a transmitir a mensagem. Quanto a (in)formalidade, temos: Formal escrita = Não é usada tão frequentemente, mas é essencial para documentos usados no projeto. O plano do projeto é um documento formal escrito. Informal escrita = É usada frequentemente dentro do projeto para transmitir informações e comunicados entre os membros da equipe. Verbal formal = Usada para relações públicas, eventos especiais, anúncios corporativos, vendas. Verbal informal = É usada para comunicar uma informação de forma rápida e eficiente. Quanto aos métodos de comunicação: 1. Comunicação interativa = quando há troca multidirecional de informações. 2. Comunicação ativa (push) = a informação é enviada para usuários específicos. 3. Comunicação passiva (pull) = usada para grande volumes de informação ou quando há um grande público.

5 10.2 Gerenciar as É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das. Exemplos de informações: Status do projeto Problemas Alterações na linha de base Conquistas / ganhos Previsões Descobertas Agenda de reuniões Situação dos riscos Este processo é contínuo, mas é mais atuante durante a execução do projeto. Entradas Plano de gerenciamento das Relatórios de desempenho do trabalho Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Ferramentas & Técnicas Tecnologias de Modelos de Métodos de comunicação Sistemas de gerenciamento de informações Relatórios de desempenho Saídas Comunicações do projeto Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos documentos do projeto

6 Atualizações dos ativos de processos organizacionais 10.3 Controlar as É o processo de monitoramento e controle das durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que as necessidades de informações das partes interessadas sejam atendidas. Entradas Plano de gerenciamento do projeto Comunicações do projeto Registro das questões Dados de desempenho do trabalho Ativos de processos organizacionais Ferramentas & Técnicas Sistemas de gerenciamento de informações Opinião especializada Reuniões Saídas Informações sobre desempenho do trabalho Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações dos ativos de processos organizacionais