Planejamento e Controle de Obras

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1 NOVO LIVRO COM MS-PROJECT 2016 Planejamento e Controle de Obras com Microsoft Project 2016 Inclui: 2 pôsteres Proposta de implantação em construtoras Exemplos de EAP s Exemplo de pasta de planejamento Análise do valor agregado Inclui CD com arquivos de exemplos do livro e mais de 30 formulários em pdf.

2 Planejamento e Controle de Obras com Microsoft Project 2016 NOVO LIVRO COM MS-PROJECT 2016 Este livro foi pensado e realizado de forma a apresentar ao leitor uma sequência lógica de execução do planejamento e controle de projetos de construção, desde o reconhecimento do projeto e seus componentes, o desenvolvimento do planejamento, a execução do controle e o encerramento do sistema, de forma a permitir um completo entendimento das atividades a serem executadas em cada fase. Também é apresentada uma proposta para a implantação do planejamento e controle de obras em construtoras, bem como complementos avançados, visando melhorar a produtividade do usuário. O livro se divide em sete partes e dois apêndices: PARTE I - PROPOSTA PARA O PLANEJAMENTO E CONTROLE DE OBRAS EM CONSTRUTORAS Essa parte inclui: Capítulo 1 - Proposta para planejamento e controle de obras em construtoras PARTE II - O RECONHECIMENTO DO PROJETO Essa parte inclui: Capítulo 2 - O reconhecimento do projeto Capítulo 3 - A identificação primária dos riscos do cronograma PARTE III - AS INFORMAÇÕES INICIAIS DO PLANEJAMENTO Essa parte inclui: Capítulo 4 - A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Capítulo 5 - A definição das atividades e seus componentes Capítulo 6 - O reconhecimento do orçamento do projeto Capítulo 7 - Considerações sobre o cronograma Capítulo 8 - O livro de planejamento e controle do projeto Capítulo 9 - O projeto exemplo

3 PARTE IV - O DESENVOLVIMENTO DO PLANEJAMENTO Essa parte inclui: Capítulo 10 - Reconhecendo o Microsoft Project 2016 Capítulo 11 - Operações básicas e configurações do Microsoft Project 2016 Capítulo 12 - Desenvolvendo o cronograma inicial Capítulo 13 - Trabalhando com recursos e custos Capítulo 14 - Entendendo a fórmula de trabalho e os tipos de tarefas Capítulo 15 - Resolvendo problemas de superalocação de recursos e otimizando a utilização dos recursos Capítulo 16 - Verificando o cronograma e salvando com linha de base Capítulo 17 - Conhecendo tabelas e filtros Capítulo 18 - Preparando o cronograma para distribuição e controle PARTE V - A IMPLANTAÇÃO E O DESENVOLVIMENTO DO CONTROLE Essa parte inclui: Capítulo 19 - Como implantar o controle do cronograma Capítulo 20 - Entendendo as porcentagens de avanço Capítulo 21 - Atualizando o cronograma Capítulo 22 - Analisando e registrando os desvios do cronograma Capítulo 23 - Visão geral dos relatórios padrão do MS-Project PARTE VI - O ENCERRAMENTO DO PLANEJAMENTO E CONTROLE Essa parte inclui: Capítulo 24 - O encerramento do planejamento e controle do cronograma PARTE VII - COMPLEMENTOS Essa parte inclui: Capítulo 25 - Desenvolvimento de projetos repetitivos sequenciais Capítulo 26 - Montagem da pasta de planejamento Capítulo 27 - Trabalhando com consolidando projetos Capítulo 28 - Complementos avançados Capítulo 29 - Compartilhando informações entre o MS-Project e outros programas Capítulo 30 - Realizando auditorias em cronogramas Capítulo 31 - A análise do valor agregado APÊNDICE I - Exercício de planejamento e controle de obras APÊNDICE II - Exercício de atualizações

4 1.1 INTRODUÇÃO Parte I - Capítulo 1 Proposta para o Planejamento e Controle de Obras em Construtoras Este capítulo apresenta o cenário geral das construtoras, as bases para o sucessos de projetos de construção e uma proposta para implantação do planejamento e controle de obras em construtoras. 1.2 CENÁRIO GERAL DAS CONSTRUTORAS É comum encontrarmos construtoras onde algum ou alguns dos fatos listados a seguir acontecem: Reconhecimento ineficiente do escopo do projeto; Ausência de quantitativos dos serviços; Inexistência do planejamento detalhado; Inexistência de controle de prazos; Inexistência de controle dos recursos aplicados; Compras e contratações emergenciais; Compras e contratações isoladas para cada projeto; Falta ou ociosidade de mão de obra; Falta ou ociosidade de equipamentos; Falta ou sobra de materiais A combinação de alguns desses fatores em projetos de construção leva aos seguintes resultados: Não cumprimento dos prazos Redução dos lucros e, o que é pior, PREJUÍZO! Mas, por que isso acontece? E de forma tão frequente? A resposta está em um conjunto de causas principais, que podem ser agrupadas em: 1º Falta de integração entre os setores da construtora; 2º Não utilização de metodologia de gerenciamento de projetos; 3º Não utilização de metodologia de planejamento e controle de obras; 4º Não utilização de ferramentas apropriadas de planejamento e controle de obras. NOVO LIVRO COM MS-PROJECT A FALTA DE INTEGRAÇÃO ENTRE OS SETORES DA CONSTRUTORA Uma das principais causas de atrasos e prejuízos é, sem dúvida alguma, a falta de integração entre os setores da construtora. É fato sabido que quando os proprietários decidiram fundar a construtora, com certeza eles estavam visando o lucro. Esse é o motivo pelo qual as pessoas abrem as empresas com fins lucrativos. E, com certeza também, eles imaginaram todos os setores e departamentos, ou mais especificamente, todos os

5 colaboradores da empresa trabalhando com um objetivo principal: o lucro. E, principalmente, todos trabalhando de forma integrada, com cada pessoa ciente de que é também responsável pelo lucro da empresa. Contudo, com o passar dos anos e as mudanças que ocorrem nas organizações, os departamentos e setores tornam-se cada vez mais individuais, como se eles fossem responsáveis unicamente por aquilo que produzem - mesmo que o resultado do que produzem não atenda ao objetivo principal da empresa, o lucro. E aí vemos: o setor de orçamentos fazendo individualmente os orçamentos e propostas, e não mais participando do projeto; o setor comercial dando descontos e reduzindo prazos, mesmo sem saber exatamente se isso ainda vai permitir a obtenção do lucro esperado pela empresa; o planejamento (quando existe esse setor) elaborando o cronograma sem consultar o pessoal de execução e muitas vezes sem mesmo fazer uma visita ao local de projeto; o pessoal de execução não aceitando o que foi planejado e adotando a filosofia de tocador de obra, sem metodologia, sem planejamento, sem controle e, muitas vezes... sem lucro! De uma forma esquemática poderíamos representar essa falta de integração por: 1 o O setor de orçamentos e/ou a área comercial Recebe o pedido de orçamentos (carta convite, edital, etc.), geralmente com curto prazo para elaboração da proposta; Elabora a proposta com base em composições de custos ou em valores globais; Negocia a proposta, reduzindo valores e prazos de conclusão, sem saber exatamente qual o real impacto dessas reduções no projeto; Se ganha a proposta, passa-se o bastão para o pessoal de planejamento (quando existe esse setor) e para o pessoal de execução. 2 o O setor de planejamento Recebe a incumbência de desenvolvimento do planejamento; Elabora individualmente o cronograma, sem levantamento de quantidades de serviços e sem a participação efetiva do pessoal de execução; Passa o cronograma para o pessoal de execução. 3 o O setor de execução Recebe o cronograma, discorda do que foi feito e resolve fazer a obra ao seu modo; Constata que tem pouco tempo para estudar a obra, elaborar um cronograma detalhado e prever as necessidades de mão de obra, de equipamentos e de materiais. E também sem implantar o sistema de controle, causando ociosidade ou falta de mão de obra e equipamentos, bem como falta ou sobras de materiais; O engenheiro da obra torna-se um cobrador de recursos junto aos departamentos de compras, de contratações, de recusos humanos e aos subcontratados; Não retroalimenta o setor de orçamentos dos desvios ocorridos no projeto. 4 o O setor de orçamentos Continua utilizando as mesmas composições de custos; Não consegue mensurar quais atividades deram lucro ou prejuízo; Não consegue identificar quais composições de custos devem ter seu custo majorado ou reduzido; E recebe novos pedidos de orçamento... O círculo vicioso continua - até quando a empresa aguentar!

6 1.2.2 NÃO UTILIZAÇÃO DE METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Muitas construtoras ainda não utilizam qualquer metodologia de gerenciamento de projetos, reinventando os processos de gerenciamento de projetos a cada projeto que acontece e, muitas vezes, sem utilizar as lições aprendidas em projetos anteriores. Cada novo gerente de projetos implanta a sua metodologia, do jeito que ele acha melhor, mas sem seguir uma metodologia definida. Há muito tempo o gerenciamento de projetos deixou de ser uma união de atividades empíricas, tornando-se uma ciência, com metodologias desenvolvidas, praticadas e reconhecidas no mundo todo. Como exemplo, temos as metodologias do Project Management Institute (PMI ) e da International Project Management Association (IPMA ), bem como a metodologia Projects in Controlled Environments (Prince2 ) NÃO UTILIZAÇÃO DE METODOLOGIA DE PLANEJAMENTO E CONTROLE DE OBRAS De forma análoga à não utilização de metodologia de gerenciamento de projetos, muitas construtoras não utilizam qualquer metodologia de planejamento e controle de obras, reinventando o planejamento e o controle em cada projeto que acontece e, muitas vezes, sem utilizar as lições aprendidas em projetos anteriores. Cada engenheiro de planejamento implanta a sua metodologia, do jeito que ele acha melhor, mas sem seguir uma metodologia definida. Neste caso especificamente, observa-se a ausência de cronograma ou a existência de cronograma não realista: Sem retratar fielmente o escopo do projeto; Sem considerar estimativas de recursos e produtividade de mão de obra em projetos anteriores (lições aprendidas); Sem considerar estimativas de prazos e prazos reais em projetos anteriores (lições aprendidas); Sem considerar prazos de fornecimentos dos insumos (históricos de fornecimentos); Sem considerar as condições do local da obra: disponibilidade de mão de obra, de materiais, de empresas especializadas para subcontratação, condições do terreno, necessidades específicas, condições gerais da região, etc.; Sem considerar riscos (atrasos devidos às condições climáticas, atrasos devidos aos fornecedores, etc.); Sem considerar prazos de transporte de materiais e equipamentos; Sem ter a visão clara de quantas pessoas e quando serão necessárias para atender o projeto; Sem ter a visão clara do que comprar e quando comprar para atender o projeto. E, depois de iniciada a obra, sem respostas para: Estamos atrasados ou adiantados com relação ao prazo final previsto? O que devemos fazer para recuperar os atrasos? Em quais atividades devemos propor ações corretivas? Quanto custará as ações corretivas para recuperação de prazos? Qual é o desvio com relação aos custos previstos? O que devemos fazer para voltar à linha de base de custos? Quais as lições aprendidas do projeto? Na verdade, NÃO SE TEM O CONTROLE DA OBRA! A realidade da obra é caracterizada por: Contratações emergências de mão de obra e/ou equipamentos; Compras emergenciais de insumos;

7 Prazos dilatados. Tudo isso gerando: Aumento dos custos; Redução dos lucros e até o prejuízo! E ainda, em termos corporativos, observa-se que: Não se tem a visão conjunta de todos os projetos da organização, gerando: Compras de materiais isoladas para cada projeto; Contratações de serviços e equipamentos isoladas para cada projeto; Contratações de mão de obra isoladas para cada projeto. Causando: A falta de planejamento a médio a médio prazo; A redução do poder de negociação com fornecedores e fabricantes. Apesar de não existir uma metodologia padronizada e planejamento e controle de obras e, para cada empresa e para cada projeto ela ter que ser definida e adaptada, existem conceitos, técnicas e boas práticas que auxiliam a implantação dessa metodologia NÃO UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS APROPRIADAS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE DE OBRAS Muitas construtoras ainda utilizam planilhas eletrônicas e outros softwares para desenvolvimento do planejamento e controle, esquecendo-se de que esses softwares são apropriados para as funções para as quais foram criados, mas não para o gerenciamento de projetos. Muitos softwares específicos são utilizados no mundo inteiro, cujas funções demonstram as suas capacidades em auxiliar o gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project, o Primavera, O WBS Schedule Pro 1 outros. 1.3 IMPLANTAÇÃO DO PLANEJAMENTO E CONTROLE DE OBRAS PASSOS ESSENCIAIS Para a implantação do planejamento e controle de obras em uma construtora, pode-se seguir os seis seguintes passos: 1º Conscientização da alta administração Esse é o primeiro e mais importante passo- para a implantação do planejamento e controle de obras em construtoras: a conscientização da alta administração da necessidade de implantação do planejamento e controle. A partir dessa conscientização, a alta administração deve tomar a decisão (mandatória) da implantação do planejamento e controle. 2º Estruturação do setor de planejamento e controle de obras Através de: Contratação de profissionais habilitados; Implantação do hardware necessário e de softwares específicos; 1 Microsoft-Project é marca registrada da Microsoft Primavera é marca registrada da Oracle WBS Schedule Pro é marca registrada da Critical Tools

8 Treinamento adequado; Definição da metodologia de gerenciamento de projetos; Definição da metodologia de planejamento e controle de obras. 3º Conscientização dos setores da organização Através da quebra da individualidade dos setores, fazendo com que todos se sintam responsáveis pelo lucro (ou pelo prejuízo) dos projetos. 4º Escolha do Projeto Piloto Escolha de um projeto para ser o piloto da implantação do planejamento e controle de obras, seguida das seguintes ações: Adequação da metodologia de gerenciamento de projetos ao projeto piloto; Adequação da metodologia de planejamento e controle de obras ao projeto piloto; Implantação do planejamento e controle de obras ao projeto piloto; Monitoramento contínuo dos resultados do projeto piloto; Registro de lições aprendidas do projeto piloto. 5º Implementação das lições aprendidas do projeto piloto Através de: Revisão da metodologia de planejamento e controle de obras; Revisão da metodologia de gerenciamento de projetos. 6º Implantação corporativa do gerenciamento de projetos e planejamento e controle de obras Implantação corporativa do gerenciamento de projetos e do planejamento e controle de obras em todos os projetos da organização. A ilustração da próxima página e constante do pôster que acompanha o livro ilustra graficamente esses seis passos para a implantação do sistema. 1. Conscientização da alta administração - Decisão da Implantação do PCO 2. Estruturação do Setor de PCO - Profissionais - Hardware/Software - Treinamento - Metodologia GP - Metodologia PCO 3. Conscientização dos setores da organização Todos são responsáveis pelo lucro ou prejuízo dos projetos 4. Projeto-Piloto - Adequação das metodologias GP e PCO - Implantação do PCO - Monitoramento contínuo - Lições apreendidas 5. Implementação das lições aprendidas - Revisão das metodologias de GP e de PCO 6. Implantação corporativa do gerenciamento de projetos e do planejamento e controle de obras

9 Os resultados da implantação do gerenciamento de projetos e do planejamento e controle de obras podem ser muitos, como a redução dos custos, o aumento dos lucros, o aumento da competividade da empresa no mercado entre outros. 1.4 PROPOSTA DE DEFINIÇÃO DE BASES PARA O PLANEJAMENTO E CONTROLE DE OBRAS INTEGRADO A proposta seguinte é uma sugestão do autor para o desenvolvimento de um sistema de planejamento e controle de obras dentro das empresas construtoras, de forma a integrar todos os setores envolvidos e obter o comprometimento desses setores com os resultados dos projetos. Obviamente, a proposta deve ser adequada à cada empresa, de acordo com a estrutura funcional, tamanho da empresa e dos projetos, sistemas de controle utilizados e outros fatores. A proposta considera um projeto contratado e baseia-se nas seguintes fases do projeto: Fase de Proposta e Negociação; Planejamento; Execução e Controle; Encerramento. O pôster Bases para o Planejamento e Controle de Obras Integrado anexo ao livro apresenta essa proposta FASE DE PROPOSTA E NEGOCIAÇÃO ÁREA / SETOR Área Comercial Orçamentos Orçamentos / Planejamento Orçamentos / Planejamento / Execução Área Comercial AÇÕES Recebimento da solicitação de proposta (desenhos, especificações, memorial descritivo, etc) Reconhecimento do contrato proposto Reconhecimento do projeto Reconhecimento do local do projeto Definição da EAP Lista de atividades Quantitativos de serviços Estimativas de duração das atividades Sequência executiva Definição do cronograma inicial Definição dos recursos diretos Definição dos recursos indiretos Definição do orçamento Definição do lucro Definição da margem de desconto para negociação Definição do valor da proposta Entrega da proposta Negociação de valores Negociação de prazos Observação 1: neste caso, foi considerada que a empresa foi a vencedora da concorrência. Observação 2: no pôster citado, foi considerada a hipótese da empresa não ter sido a vencedora da concorrência.

10 1.4.2 FASE DE PLANEJAMENTO ÁREA / SETOR Área Comercial Orçamentos / Planejamento / Execução Orçamentos / Planejamento AÇÕES Informar valores e prazos negociados Informar alterações no contrato proposto Estabelecimento do cronograma do projeto Revisão definitiva do orçamento Comunicação aos setores envolvidos: - Diretoria - Recursos humanos - Compras - Qualidade - Departamento financeiro / Contabilidade - Almoxarifado central - Outros FASE DE EXECUÇÃO E CONTROLE ÁREA / SETOR Planejamento Execução Controle Planejamento / Execução Compras Departamento Financeiro / Contabilidade AÇÕES Emissão das folhas tarefas Execução das atividades Controle dos prazos e quantidades de recursos diretos Identificação dos desvios Ações corretivas e preventivas Replanejamento Registro de lições aprendidas Relatórios de desempenho técnico Controle de compras e contratações Ações corretivas e preventivas Registro de lições aprendidas Controle dos custos diretos e indiretos Fluxo de caixa Relatórios de desempenho financeiro FASE DE ENCERRAMENTO ÁREA / SETOR Orçamentos / Planejamento / Execução / Controle Departamento Financeiro / Contabilidade Área Comercial AÇÕES Revisão das composições de custos unitários Relatório de desempenho técnico final Lições aprendidas gerais Relatório de desempenho financeiro final Parecer sobre os relatórios de desempenho finais do projeto

11 Planejamento e Controle de Obras com Microsoft-Project 2016 NOVO LIVRO COM MS-PROJECT 2016 PROPOSTA* PARA O PLANEJAMENTO E CONTROLE DE OBRAS INTEGRADO EM CONSTRUTORAS Fase de proposta e negociação Recebimento da solicitação de proposta Área Comercial Reconhecimento do contrato proposto Orçamentos Reconhecimento do projeto Reconhecimento do local do projeto Definição da EAP Orçamentos / Planejamento Lista de atividades Quantitativos de serviços Estimativas de duração das atividades Plano de ataque e sequência executiva Definição do cronograma inicial Definição dos recursos diretos Definição dos recursos indiretos Definição do orçamento Orçamentos / Planejamento / Execução Definição do lucro Definição da margem de desconto para negociação Definição do valor da proposta Entrega da proposta Negociação de valores Negociação de prazos Área Comercial Proposta Ganha? S N Fase de planejamento Informar valores e prazos negociados Informar alterações no contrato proposto Área Comercial Estabelecimento do cronograma do projeto Revisão definitiva do orçamento Orçamentos / Planejamento / Execução Comunicação aos setores envolvidos: Diretoria, Recursos Humanos, Compras, Qualidade, Depto. Financeiro/Contabilidade, Almoxarifado Central, outros Orçamentos / Planejamento Fase de execução e controle Emissão para folhastarefas Planejamento Execução das atividades Execução Controle dos prazos e quantidades de recursos diretos Identificação dos desvios Controle Ações corretivas e preventivas Registro de lições aprendidas Relatório de desempenho técnico Planejamento / Execução Controle de compras e contratações Ações corretivas e preventivas Registro de lições aprendidas Compras Controle de custos diretos e indiretos Fluxo de caixa Relatórios de desempenho financeiro Depto. Financeiro / Contabilidade Fase de encerrramento Revisão das composições de custos unitários Relatório de desempenho técnico Lições aprendidas gerais Orçamentos / Planejamento / Execução / Controle Relatório de desempenho financeiro final Depto Financeiro / Contabilidade Parecer sobre o relatório de desempenho finais do projeto Área Comercial Parecer sobre a perda do contrato Lições aprendidas Área Comercial Parte integrante do livro Planejamento e Controle de Obras com Microsoft Project Não pode ser vendido separadamente * Sugestão do Autor, devendo ser adotada à cada empresa e à cada projeto.

12 Planejamento e Controle de Obras com Microsoft-Project 2016 NOVO LIVRO COM MS-PROJECT 2016 MAPA DO LIVRO PARTE I - PROPOSTA PARA O PLANEJAMENTO E CONTROLE DE OBRAS EM CONSTRUTORAS Capítulo 1 Proposta para planejamento e controle de obras em construtoras PARTE II - O RECONHECIMENTO DO PROJETO Capítulo 2 O reconhecimento do contrato, dos documentos do projeto e do local de execução do projeto Capítulo 3 A definição primária de riscos do cronograma PARTE III - AS INFORMAÇÕES INICIAIS DO PLANEJAMENTO Capítulo 4 A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Capítulo 7 Considerações sobre o cronograma Capítulo 5 A definição das atividades e seus componentes Capítulo 8 O livro de planejamento e controle do projeto Capítulo 6 O reconhecimento do orçamento do projeto Capítulo 9 O projeto exemplo PARTE IV - O DESENVOLVIMENTO DO PLANEJAMENTO Capítulo 10 Reconhecendo o Microsoft Project 2016 Capítulo 11 Operações básicas e configurações do Microsoft Project 2016 Capítulo 12 Desenvolvendo o cronograma inicial Capítulo 13 Trabalhando com recursos e custos Capítulo 14 Entendendo a fórmula de trabalho e os tipos de tarefas Capítulo 15 Resolvendo problemas de superalocação Capítulo 16 Verificando o cronograma e salvando com linha de base Capítulo 17 Conhecendo tabelas e filtros Capítulo 18 Preparando o cronograma para distribuição e controle PARTE V - A IMPLANTAÇÃO DO CONTROLE Capítulo 19 Como implantar o controle Capítulo 20 Entendendo as porcentagens de avanço Capítulo 21 Atualizando o cronograma Capítulo 22 Analisando e registrando os desvios do cronograma Capítulo 23 Visualizando relatórios PARTE VI - O ENCERRAMENTO DO PLANEJAMENTO E CONTROLE Capítulo 24 O encerramento do planejamento e controle PARTE VII - COMPLEMENTOS Capítulo 25 Trabalhando com projetos repetitivos sequenciais Capítulo 26 Montagem da pasta de planejamento Capítulo 27 Consolidando projetos Capítulo 28 Complementos avançados Capítulo 29 Compartilhando informações com outros programas Capítulo 30 Realizando auditorias em cronogramas Capítulo 31 A análise do valor agregado APENDICE APÊNDICE I Exercício de planejamento e controle de obras APÊNDICE II Exercício de autalizações

13 Planejamento e Controle de Obras com Microsoft-Project 2016 NOVO LIVRO COM MS-PROJECT 2016 GUIA PRÁTICO O QUE VOCÊ PRECISA RECONHECER OU DEFINIR O contrato do projeto COMO DESENVOLVER O CRONOGRAMA Criação do novo projeto Cosiderações de riscos do cronograma Configuração do MS-Project 2016 Verificação do cumprimento dos prazos contratuais Documentos do projeto Definição do calendário e horário de trabalho Criação da lista de recursos COMO CONTROLAR O CRONOGRAMA Local de execução do projeto Definição da data do início do projeto Atribuição dos recursos às tarefas Atualização do cronograma Riscos primários do cronograma Inserção das tarefas do projeto Resolução de superalocações de recursos Análise de registro dos desvios do cronograma A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Definição da estutura de tópicos Verificação do cronograma e definição da linha base Emissão de relatórios Inserção das durações das tarefas Preparação do cronograma para distribuição A lista de atividades e seus componentes Criação dos marcos do projeto Extração de curvas e gráficas para controle O orçamento do projeto Estabelecimento de vínculos entre as tarefas

14 Parte IV - Capítulo 12 Desenvolvendo o cronograma inicial NOVO LIVRO COM MS-PROJECT INTRODUÇÃO Neste capítulo serão inseridas as informações iniciais do projeto, será criada a lista de tarefas e será mostrado como editar essa lista, bem como criar marcos e tarefas recorrentes INSERINDO AS INFORMAÇÕES INICIAIS DO PROJETO Quando você cria um novo projeto deve definir se as tarefas e o trabalho serão agendados pela data de início ou data de término do projeto e definir as propriedades específicas do projeto. Adicionalmente, deve definir as propriedades do arquivo. Para definir as informações iniciais do projeto: 1. Abra um novo projeto em branco e faça as configurações conforme mostrado no capítulo anterior; 2. Na caixa Projeto, escolha Informações do projeto; 3. Na caixa de diálogo Informações do projeto, siga os seguintes passos: Na caixa de texto Data de início digite 09/01/2017 ou clique na seta para baixo e selecione essa data; Na caixa de texto Agendar a partir de deixe selecionada a opção Data de início do projeto ; Na caixa de texto Data atual digite 09/01/2017 ou clique na seta para baixo e selecione-a; Na caixa de texto Data de status digite 09/01/2017 ou clique na seta para baixo e selecione-a; Em Calendário, defina Padrão caso já não esteja selecionada essa opção e clique em OK.

15 Para definir as propriedades do projeto, clique na guia Arquivo, selecione Informações e, do lado direito, clique na seta para baixo em Informações do Projeto, selecione Propriedades Avançadas. O MS-Project vai abrir a janela Propriedades do Projeto 3 mostrada na figura seguinte SALVANDO O PROJETO Para salvar o projeto: 1. No menu Arquivo escolha Salvar como; 2. Na caixa de diálogo Salvar como, em Nome do arquivo digite Projeto Exemplo ; 3. Em Salvar em defina o local onde será salvo o projeto e clique em Salvar INSERINDO ATIVIDADES DO PROJETO EXEMPLO Para inserir as atividades do Projeto Exemplo utilizaremos o modo de Exibição Gráfico de Gantt. Na coluna Nome da tarefa digite as atividades conforme listadas na planilha das páginas?? e?? (ou siga a Dica 1 a seguir).

16 Dica 1: Abra o arquivo Lista de Atividades Inicial constante do CD, selecione a coluna Nome da Tarefa, dê Ctrl+C e feche esse arquivo. Selecione a coluna Nome da Tarefa do seu Projeto Exemplo e dê Ctrl+V para colar a lista de atividades. Dica 2: Nos seus projetos, caso você tenha uma lista de atividades no Excel ou em uma tabela do Word, é possível copiar e colar essas colunas no MS-Project INSERINDO E OCULTANDO COLUNAS Para inserir uma coluna na planilha do Gráfico de Gantt, siga os seguintes passos: 1. Corra a tela para a direita até encontrar a coluna Adicionar Nova Coluna ; 2. Clique na seta para baixo do título da coluna e selecione a coluna que deseja inserir na lista, por exemplo Texto1.

17 3. Para renomear o nome da coluna, clique com o botão direito sobre o título da coluna (Texto1), escolha Configurações de Campo. Em Título, digite o nome que deseja para a coluna, por exemplo Responsável. 4. Para arrastar a coluna inserida para outra posição, selecione a mesma clicando no título, clique com o mouse e arraste para a posição desejada. Dica 1: Você também pode inserir uma coluna diretamente na posição desejada, clicando com o botão direito do mouse no título de uma coluna e escolhendo Inserir Coluna. Dica 2: Para ocultar uma coluna da planilha, basta selecionar a coluna clicando no seu título e clicar em Delete. As colunas não são excluídas definitivamente do projeto, mas simplesmente ocultas. Dica 3: Para limpar definitivamente as informações da coluna, selecione apenas os textos das linhas, clique com o botão direito do mouse e escolha Limpar conteúdo. Depois, selecione a coluna (clicando no título), clique com o botão direito do mouse e escolha Ocultar a coluna AJUSTANDO LARGURA E ALTURA DAS LINHAS Para ajustar a largura de uma coluna, posicione o mouse sobre a borda direita do título até aparecer a seta dupla. Em seguida, clique com o mouse e arraste para os lados para aumentar ou diminuir a largura. Outra forma é dar duplo clique na borda direita da coluna, sendo que, neste caso, o MS-Project ajustará automaticamente a largura da coluna pelo maior texto que houver nas linhas. Também podemos clicar com o botão direito do mouse no título da coluna e escolher Configurações de campo e definir a largura da coluna, conforme figura mostrada anteriormente. Para ajustar a altura das linhas, posicione o mouse entre duas linhas, (no campo ID) clique e arraste para baixo. Para alterar a altura de todas as linha do projeto, selecione todas as linhas clicando na célula superior esquerda da planilha, clique na linha divisória de uma linha e arraste para baixo.

18 12.7 MOVENDO ATIVIDADES Para mover uma atividade de um local para outro dentro de seu projeto: Selecione a atividade ou o grupo de atividades a ser movido, clicando no número identificador das mesmas - ID (coluna com o número da linha); Posicione o mouse sobre o número identificador até o cursor do mouse se tornar uma cruz. Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer uma das atividades selecionadas e arraste-as até o local desejado. Caso queira desabilitar esta opção de arrastar e soltar, na guia Arquivo, Opções, na faixa Editar, desabilite a opção Permitir arrastar e soltar células DEFININDO A ESTRUTURA DE TÓPICOS Na coluna Nome da tarefa digitamos as atividades sem preocupação com recuos e indentações. Com base na EAP e utilizando os botões de recuo na barra de ferramentas, faremos os recuos do Projeto Exemplo da seguinte forma: Selecione todas as atividades abaixo de atividades ID 1 - PROJETO EXEMPLO e clique no botão Recuar tarefa (guia Tarefa, Cronograma).

19 Selecione as tarefas ID 3 a tarefa ID 8 e clique no botão Recuar tarefa para tornar FUNDAÇÕES uma atividade resumo; Selecione as tarefas 4 e 5 e clique no botão Recuar tarefa para tornar FUNDAÇÕES PROFUNDAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 7 e 8 e clique no botão Recuar tarefa para tornar FUNDAÇÕES RASAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 10 a 13 e clique no botão Recuar tarefa para tornar SUPERESTRUTURA uma atividade resumo; Selecione a tarefa 11 e clique no botão Recuar tarefa para tornar COLUNAS E VIGAS uma atividade resumo; Selecione a tarefa 13 e clique no botão Recuar tarefa para tornar LAJE DA COBERTURA uma tarefa resumo; Selecione as tarefas 15 a 20 e clique no botão Recuar tarefa para tornar ALVENARIAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 16 e 17 e clique no botão Recuar tarefa para tornar ALVENARIA EXTERNA uma atividade resumo; Selecione as tarefas 19 e 20 e clique no botão Recuar tarefa para tornar ALVENARIA INTERNA uma atividade resumo; Selecione as tarefas 22 a 27 e clique no botão Recuar tarefa para tornar PISOS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 23 e 24 e clique no botão Recuar tarefa para tornar CONTRAPISO uma atividade resumo; Selecione as tarefas 26 e 27 e clique no botão Recuar tarefa para tornar PISOS CERÂMICOS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 29 a 37 e clique no botão Recuar tarefa para tornar REVESTIMENTOS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 30 a 32 e clique no botão Recuar tarefa para tornar REVESTIMENTOS PAREDES EX- TERNAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 34 a 37 e clique no botão Recuar tarefa para tornar REVESTIMENTOS PAREDES IN- TERNAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 39 a 44 e clique no botão Recuar tarefa para tornar ESQUADRIAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 40 e 41 e clique no botão Recuar tarefa para tornar ESQUADRIAS METÁLICAS uma atividade resumo;

20 Selecione as tarefas 43 e 44 e clique no botão Recuar tarefa para tornar ESQUADRIAS DE MADEIRA uma atividade resumo; Selecione as tarefas 46 a 51 e clique no botão Recuar tarefa para tornar PINTURAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 47 e 48 e clique no botão Recuar tarefa para tornar PINTURA DE ALVENARIAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 50 e 51 e clique no botão Recuar tarefa para tornar PINTURA DE ESQUADRIAS uma atividade resumo; Selecione as tarefas 53 a 61 e clique no botão Recuar tarefa para tornar INSTALAÇÕES uma atividade resumo; Selecione as tarefas 54 a 56 e clique no botão Recuar tarefa para tornar INSTALAÇÃO HIDRÁULICA uma atividade resumo; Selecione as tarefas 58 a 61 e clique no botão Recuar tarefa para tornar INSTALAÇÃO ELÉTRICA uma atividade resumo. Para visualizar os números da estrutura de tópicos, na guia Formato, em Mostrar/Ocultar, selecione a caixa Mostrar número da estrutura de tópicos e clique em OK. Seu projeto deverá estar conforme a figura seguinte, indo até o item Colocação de luminárias, tomadas e interruptores.