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2 AGENDA INTRODUÇÃO OBJECTIVO CARACTERISTICAS o AMBITO o PLANO o EQUIPA FUNCIONALIDADES

3 INTRODUÇÃO Em 2003 é lançada a primeira versão do GESDOC Ferramenta oficial de Gestão Documental da Marinha. Permite efectuar a gestão (recepção, transmissão interna/externa e manutenção) de toda a informação que circula nas diferentes unidades que a utilizam.

4 INTRODUÇÃO Evolução Aumento substancial do número de utilizadores ; Disseminação por um grande número de organismos; Pretende se alargar o conceito do sistema, para apoio a gestão do ciclo de vida da informação, através do aumento substancial do número de Funcionalidades.

5 OBJECTIVO

6 OBJECTIVO Dotar a Marinha Portuguesa de umasolução de âmbito global l que permita a Gestão de Informação, de Conteúdos e Processos de GestãoDocumental.

7 OBJECTIVOS 1. Implementar as funcionalidades actualmente existentes no GESDOC; 2. Integrar e colmatar as necessidades de gestão documental de outros sistemas da Marinha; 3. Assegurar a interoperabilidade com o gestor de conteúdos dos portais de Intranet e Internet da Marinha, o Microsoft SharePoint 2007, com o Microsoft Active Directory e com o Microsoft Exchange; 4. Implementar as funcionalidades necessárias que permitam a sua actualização com a informação relativa à estrutura orgânica de Marinha e dos respectivos utilizadores.

8 CARACTERISTICAS

9 CARACTERISTICAS Implementação de uma solução com base em tecnologia Open Source (Alfresco), replicando e ampliando as funcionalidades já disponíveis assegurando : 1. Gestão de Conteúdos 2. Gestão de Documentos 3. Gestão de Informação 4. Gestão de Processos, Tarefas e Workflow..

10 AMBITO

11 CARACTERISTICAS AMBITO: Solução a implementar progressivamente para toda a estrutura da MP 40unidades unidades. Fase II 20 utilizadores (6 Unidades Piloto) Fase III 60 utilizadores (40 Administradores/Formadores) Fase IV utilizadores

12 PLANO

13 CARACTERISTICAS PLANO: Fase I e II Planeamento SRS Infra estrutura Configuração Inicial Apresentação Projecto Fase III Funcionalidades WorkShops Testes Migração Fase IV WORKSHOP FORMAÇÃO Acompanhamento Migração GoAlive AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO

14 CARACTERISTICAS WorkShops de Validação: Semana Semana 0 1 Semana 2 Semana 3 Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Correcções Correcções Correcções Conteúdos de Formação

15 EQUIPA

16 CARACTERISTICAS EQUIPA: Marinha Equipa de projecto 2 tecnicos Equipa de acompanhamento Responsáveis de 6 unidades piloto Utilizadores unidades piloto Cerca de 2 utilizadores por cada unidade

17 CARACTERISTICAS EQUIPA: Primesoft Um gestor Projecto 2 Tecnicos

18 FUNCIONALIDADES

19 FUNCIONALIDADES i. interoperabilidade com o MOSS'07, Microsoft Exchange e Microsoft Active Directoryda Marinha ii. iii. Migração de dados do sistema actual Gestãode Perfis de utilizadores iv. Grupos de utilizadores transversais aos organismos v. Troca de documentos entre organismos diferentes vi. Delegação de competências a outro utilizador vii. Registo e arquivo de documentos viii. Distribuição de documentos ix. Partilha de pastas e documentos

20 FUNCIONALIDADES x. Gestão de Entidades externas à Marinha xi. Pesquisa avançada de documentos xii. Limitação de tamanho máximo dos ficheiros xiii. Controlo de tarefas não dependentes de documentos xiv. Obtenção de Indicadores estatísticos (KPI s) xv. Gestão dos processos de gestão documental xvi. Personalização do Dashboard xvii. Parametrização de meta dados por tipo de documento e por tarefas xviii. Informação sobre o ciclo de vida do documento e do processo xix. Normalização de modelos de dados xx. Utilização de certificados digitais xxi. Workflows transversais aos organismos

21 AMBIENTE

22 FUNCIONALIDADES

23 FUNCIONALIDADES

24 FUNCIONALIDADES

25 FUNCIONALIDADES

26 FUNCIONALIDADES

27 FUNCIONALIDADES

28 FUNCIONALIDADES

29 FUNCIONALIDADES

30 OBRIGADO

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