ÍNDICE. Futura Ponto (REP) Configurações Iniciais Cadastrar Horário Configurar Hora Extra Cadastrar Departamento...

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1 Futura Ponto (REP)

2 ÍNDICE Futura Ponto (REP)...03 Configurações Iniciais...04 Cadastrar Horário...05 Configurar Hora Extra...07 Cadastrar Departamento...10 Cadastrar Função...11 Cadastrar Funcionário...12 Cadastrar Relógio Ponto...14 Cadastrar Feriado...17 Cadastrar Justificativa...19 Cadastrar Usuário...21 Usuário do Relógio Ponto...23 Manutenções...24 Coleta de Registros...25 Apuração Individual...26 Apuração Diária...28 Arquivos Fiscais...30 Relatórios...32 Parâmetros

3 FUTURA PONTO (REP) REP é um registrador eletrônico de ponto, produto específico para controle de ponto de funcionários. O equipamento foi concebido dentro das especificações técnicas estabelecidas pelas novas regras de funcionamento do Sistema Eletrônico de Registro de Ponto SREP, publicadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego através da Portaria 1.510/2009 em 25/08/09. Principais Características - Adequado a portaria do Ministério do Trabalho e Emprego - Opção para calculo diferenciado de extra para um dia de funcionário especifico - Gravação de registro de ponto original e equipamento que originou o registro - Importação de AFD - Exportação de Arquivos Fiscais - Cálculos de Ajustes e Abonos 3

4 CONFIGURAÇÕES INICIAIS Para utilizar o sistema de ponto, precisamos antes fazer algumas configurações para deixá-lo pronto para sua manutenção. Vamos ver nessa etapa inicial configurações que devem ser padrões para utilização do sistema de REP, tais como: Cadastro de Horários e Hora Extra dos funcionários Cadastro de Departamento e funções Cadastro de Feriados e Justificativas Cadastro do Relógio Ponto Cadastro de Funcionários, Usuários do Sistema e Usuários do Relógio Ponto. 4

5 CADASTRAR HORÁRIO Esta é a primeira etapa para iniciar a utilização do Futura Ponto. Vamos configurar a grade de horário de cada funcionário, estabelecendo suas entradas e suas saídas diárias. Acesse: Cadastros Horário Grade Horária Clique em F2 Novo para fazer o cadastro do horário. Agora vamos iniciar o cadastro: Insira o nome do funcionário e indique a hora extra relacionada a ele! Clicando aqui é possível copiar a primeira linha de horário para os outros dias da semana!

6 Insira o NOME do Funcionário Em HORA EXTRA indique a hora extra que foi cadastrada para este funcionário (Verificar página 7, sobre cadastro de hora extra) Em seguida na tabela de horário, indique os horários do funcionário. Cada campo tem sua finalidade, por exemplo: Entrada 1 Horário de entrada na empresa; Saída 1 Saída para o horário de almoço; Entrada 2 Retorno do horário de almoço; Saída 2 Final do Expediente; No campo Comp é necessário indicar SIM ou NÃO, para informar se o funcionário faz compensação de horário. Em Carga Horária (Hrs) é necessário indicar quantas horas diárias o funcionário trabalha. E em Tipo indicar o tipo de horário, sendo as opções: NORMAL, EXTRA OU FOLGA. Para facilitar o cadastro, clique no botão Copiar de Segunda a Domingo e ele vai copiar todos os horários da primeira linha cadastrada e inserir para todos os outros dias da semana! 6

7 CONFIGURAR HORA EXTRA Vamos configurar agora a grade de hora extras de cada funcionário. Lembrando que a hora extra cadastrada nesta tela, deve ser indicada posteriormente na tela de Cadastro de Horário. Cadastros Horário Grade de Hora Extra Clique em F2 Novo para iniciar o cadastro! Vamos Iniciar o cadastro: Insira um Nome e uma Descrição para a hora extra.

8 Insira o NOME do Funcionário Insira uma DESCRIÇÃO sobre a hora extra Marque a opção SIM ou NÃO para utiliza banco de horas Vamos agora especificar a hora extra deste funcionário para os dias que estão descritos: Selecione o Tipo dia, como por exemplo: Dias Úteis! Insira a opção Até: e Acima de: e depois clique em Gravar! Como mostra a imagem acima, selecionamos um TIPO DIA, no caso Dias Úteis. Nos campos ATÉ: e ACIMA DE: vamos inserir a quantidade de horas para a determinada porcentagem de hora extra, por exemplo: Até 2 horas extras trabalhadas em Dias Úteis vai ser pago o valor de 50% Acima de 2 horas extras trabalhadas em Dias Úteis vai ser pago o valor de 75% Faça isso para cada Tipo dia necessário, quando finalizado clique em F10 GRAVAR.

9 Observação: Vale lembrar que essa hora extra cadastrada é a que deve ser indicada no campo hora extra, na tela de Cadastro de Horário. 9

10 CADASTRO DE DEPARTAMENTO Vamos iniciar o cadastro de departamento de cada um dos funcionários, acesse: Cadastros Departamentos Clique em F2 Novo! Acessando o cadastro: Insira o departamento e clique em F10 Gravar! Nesta tela vamos apenas Descrever o Departamento do funcionário e F10 GRAVAR

11 CADASTRO DE FUNÇÃO Agora vamos inserir a função do funcionário dentro do seu departamento cadastrado: Acesse: Cadastros - Função Clique em F2 Novo! Acessando o Cadastro: Insira a função e clique em F10 Gravar! Insira a DESCRIÇÃO da função do funcionário e grave o cadastro!

12 CADASTRO DE FUNCIONÁRIO É preciso também fazer o cadastro do funcionário. Menu: Cadastros - Funcionários. Clique em F2 Novo! Acessando o Cadastro: O campo Função é obrigatório ser preenchido!

13 Acessando a tela inicial de cadastro, preencha os campos de acordo com as informações do funcionário, como: Nome, Apelido, CPF/ RG, , Endereço e os demais que forem necessários. Nesta tela inicial o campo FUNÇÃO é obrigatório o preenchimento. Acessando a aba Outras Informações, temos mais alguns campos obrigatórios: Departamento, PIS e Matricula é obrigatório ser preenchido! DEPARTAMENTO, PIS e MATRICULA são obrigatório o preenchimento. O Campo DATA DE DEMISSÃO, só vai ser inserido se o funcionário estiver inativo. No campo no HORÁRIO indique o horário do funcionário que foi cadastrado na tela de horário.

14 CADASTRANDO RELÓGIO PONTO Agora vamos fazer o cadastro do Relógio Ponto, esta é uma etapa muito importante no processo: Acesse o Menu: Cadastros Relógio Eletrônico Ponto Clique em F2 Novo! Acessando a tela de cadastro: Insira nesta tela as informações referente ao relógio ponto, tais como: Marca, Tipo de Comunicação e Nº Fabricante!

15 Acessando a tela: Insira o NOME do relógio ponto. No campo RELÓGIO insira a marca do relógio ponto utilizado: Em TIPO DE COMUNICAÇÃO, selecione a comunicação utilizada pelo relógio: Nº DE FABRICAÇÃO insira o número de fabrica do relógio Em modo de Trabalho, selecione Online ou Offline De acordo com o Tipo de Comunicação estabelecida, vamos inserir as informações nos campos abaixo: Por exemplo, se o relógio vai trabalhar com a configuração TCP/ IP, logo abaixo vamos selecionar a aba TCP/IP ZigBee e colocar as informações: De acordo com a comunicação TCP/IP, insira o IP, a Porta e o Mac de onde vai estar instalado o relógio ponto! Caso o meu Tipo de Comunicação fosse Serial, por exemplo, seria necessário entrar na aba SERIAL e fazer exatamente o mesmo procedimento de acordo com os campos disponíveis. Após inserir as informações do Relógio Ponto, clique no botão ENVIAR CONFIG.

16 Selecione o cadastro da EMPRESA para carregar as informações logo abaixo nos campos: Após fazer o cadastro, finalize clicando em F10 GRAVAR. 16

17 CADASTRO DE FERIADO Precisamos registrar os feriados anuais. Alguns já vêm por padrão no sistema. É possível cadastrar quantos quiser. Acesse o Menu: Cadastros Feriado Clicando em Pesquisar, automaticamente o sistema já vai trazer alguns, para fazer um novo clique em F2 Novo! Acessando o cadastro:

18 Em DESCRIÇÃO, descreva o feriado. Em mês escolha o MÊS desejado e selecione: Insira o DIA do mês para o feriado e finalize em F10 GRAVAR. 18

19 ADASTRO DE JUSTIFICATIVA É necessário cadastrar justificativas para ausências do funcionário na empresa, para ser usada posteriormente no sistema durante a manutenção, acesse: Clique em F2 Novo e para inserir a justificativa Acessando o cadastro:

20 Indique um NOME para a justificativa. DESCRIÇÃO insira uma descrição para a justificativa OBSERVAÇÃO : Insira mais informações sobre essa justificativa. Logo abaixo nos campos para marcar, escolha a opção referente a essa justificativa. Por exemplo, se o funcionário faltou para ir ao médico, vai ser lançada sua justificativa como Atestado Médico, e indicado no campo a opção Ajuste para que esse horário possa ser reajustado depois, para que não seja contado como falta. 20

21 CADASTRO DE USUÁRIO Após ser feito o cadastro do funcionário, é preciso também fazer o cadastro de usuário do sistema: Cadastros Usuários do Sistema Clique em F2 Novo para iniciar o cadastro de Usuário. Acessando o cadastro: Insira o Nome, o Tipo de usuário, indique o funcionário e defina uma senha!

22 Defina um NOME para o usuário Selecione o TIPO Indique o FUNCIONÁRIO cadastrado Defina uma SENHA e faça sua confirmação, após isso clique em F10 GRAVAR. 22

23 USUÁRIOS DO RELÓGIO PONTO Agora vamos fazer o cadastro de Usuários do Relógio Ponto: Acesse: Cadastros Usuários do Relógio Ponto Clicando em Pesquisar, o sistema vai carregar todos os funcionários ligados ao relógio ponto. Vai aparecer a validação, então clique SIM! Indique o RELÓGIO utilizado Indique a EMPRESA Após esse procedimento clique em PESQUISAR para o sistema carregar todos os funcionários. Caso o funcionário ainda tenha seu usuário cadastrado, o sistema vai trazer na cor cinza, que é Não Cadastrado, caso já tenha usuário vai trazer em verde que é Cadastrado. Em seguida clique em ENVIAR LISTA e o sistema vai enviar os usuários para o relógio ponto.

24 MANUTENÇÕES Agora vamos falar um pouco sobre a manutenção do Futura Ponto. Nesta etapa vamos aprender a coletar os registros das batidas no relógio ponto, fazer a apuração diária dos horários dos funcionários assim como a apuração individual. Vamos ver também como podemos fazer ajustes nos horários dos funcionários, incluir atestados, justificativas, alterar um horário caso o funcionário tenha esquecido de bater o ponto entre outras operações. É possível ainda gerar os arquivos fiscais AFDT e ACJEF, além de relatórios disponibilizados pelo sistema que trazem várias informações distintas. 24

25 COLETA DE REGISTROS Vamos iniciar a manutenção através da coleta de registros: Acesse o Menu: Manutenção Coleta Selecione o tipo de coleta, o relógio e insira a data e a hora inicial da coleta! Indique o TIPO DE COLETA, sendo as opções: Conexão Direta ou Importação do arquivo. Em seguida selecione o RELÓGIO. Em Dados da Coleta, selecione se é Intervalo ou NSR (Número Sequencial de Registro, é o número sequencial gerado pelo REP como identificador de operações.). Em seguida indique a data e o horário para fazer a coleta! Se escolheu opção Conexão Direta, clique em COLETAR. Caso contrário clique em IMPORTAR e selecione o diretório do arquivo que contem os registros.

26 APURAÇÃO INDIVIDUAL É possível também fazer a apuração individual dos horários registrado nos relógio ponto de cada funcionário: Acesse o menu: Manutenção Apuração Individual Clique em Pesquisar e depois em Editar! Acessando a tela de cadastros: Defina uma data e clique em Carregar! Clicando em Ajuste para alterar o horário do funcionário! Clique para imprimir espelho

27 Acessando essa tela é possível fazer alterações nos horários dos funcionários individualmente: Clicando em AJUSTES, vai aparecer a seguinte tela: Clicando em F2 NOVO, vai abrir nesta tela de cadastro, onde vai ser preciso inserir: TIPO DE AJUSTE DATA HORA ÍNICO e HORA FIM JUSTIFICATIVA OBSERVAÇÃO Após definir o ajuste clique em F10 GRAVAR Clicando em IMPRIMIR ESPELHO, o sistema vai gerar um relatório contendo todos os horários do funcionário daquele período selecionado. Esse relatório vai servir como um comprovante para o funcionário verificar se seus horários estão corretos e ter a possibilidade assinar. 27

28 APURAÇÃO DIÁRIA Através da apuração diária podemos fazer uma analise de como estão às batidas no relógio ponto do funcionário naquele determinado dia: Manutenção Apuração Diária Para fazer a apuração diária, selecione a DATA e clique em CARREGAR. É possível ainda fazer alterações nos horários: Clique no horário a ser editado. Insira o horário desejado. Ao inserir o horário e apertar enter, a seguinte tela ira aparecer:

29 Insira a justificativa e aperte OK. OBSERVAÇÃO: As cores selecionadas ao nome de cada funcionário representam: Azul - Atestado médico Cinza claro - Normal Cinza escuro Ausência Vermelho Afastamento 29

30 ARQUIVOS FISCAIS AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) são funcionalidades obrigatórias exigidas pela portaria do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Devem ser geradas mediante solicitação do Auditor-Fiscal do Trabalho. ARQUIVO AFTD Menu: Arquivos Fiscais - AFDT Selecione o diretório para salvar o arquivo e clique em Gerar! Insira a EMPRESA Insira o PERÍODO e o ANO Selecione o local para salvar o arquivo e depois clique em GERAR

31 ARQUIVO ACJEF Menu: Arquivos Fiscais - ACJEF Insira a EMPRESA Insira o PERÍODO Selecione o diretório e clique em GERAR 31

32 RELATÓRIOS Acessando o menu, encontramos várias opções de relatórios para serem usados, podemos destacar os principais: Relatório Cadastros Horário: O relatório tem como função trazer os registros de horários cada funcionário separadamente. Relatórios Cadastros Usuários do Ponto: Este relatório traz todos os funcionários que estão sincronizados com o relógio ponto. Relatórios Cartão Ponto: O relatório traz informações de um cartão ponto. 32

33 PARAMETROS Em parâmetros é possível fazer algumas configurações, tais como: EMPRESA PADRÃO HORÁRIO PADRÃO MULTI-EMPRESA SIM/NÃO Em DIA DE FECHAMENTO é possível deixar definido um dia padrão para o fechamento das batidas do relógio ponto! 33

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