Colaborativo. Capa. Primeiros passos O Alfresco organiza o conteúdo em sites. Um site é, na verdade, um formato de site com suporte para muitos

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1 Capa Colaborativo A ferramenta de colaboração Alfresco permite rastrear documentos, compartilhar conteúdo e integra-se muito bem com o Microsoft SharePoint. por Nitish Tiwari O Alfresco é uma ferramenta de código aberto utilizada para compartilhar conteúdo na Internet, organizar fluxos de trabalho, gerenciar documentos e colaborar em tempo real [1]. Todas estas características tornam o Alfresco uma alternativa adequada ao SharePoint, popular sistema de colaboração proprietário da Microsoft. Este artigo fornece uma visão geral da ferramenta e mostra como o usuário pode se beneficiar dos recursos de colaboração e compartilhamento de conteúdo. O usuário pode fazer o download da versão Community do Alfresco como um pacote completo, juntamente com o servidor web e banco de dados. Para evitar incompatibilidades com atribuições de porta, verifique se não possui um servidor web já em execução no sistema; em caso afirmativo, providencie as medidas necessárias para assegurar-se de que as portas não entrem em conflito. Uma opção de instalação personalizada está disponível para cenários mais complexos, tais como a instalação de rede em um sistema remoto. O usuário pode baixar o código fonte do site da Alfresco e subir os arquivos para um servidor web. Em seguida, basta acessar o diretório do Alfresco no navegador web. O script de instalação se iniciará e, após preencher os dados necessários, como banco de dados e senha, a instalação estará concluída. Primeiros passos O Alfresco organiza o conteúdo em sites. Um site é, na verdade, um formato de site com suporte para muitos recursos de colaboração e compartilhamento de conteúdo do Alfresco. Um usuário pode gerenciar vários sites a partir de uma única conta no Alfresco. Por exemplo, ele pode possuir um site separado para diferentes projetos internos dentro da empresa. Quando o usuário fizer login no Alfresco, encontrará um link classificando os sites, no lado superior esquerdo da página web. Todos os sites criados poderão ser acessados Figura 1 Selecione o menu Sites para criar um novo site. 37

2 Figura 2 Gerencie o novo site a partir do painel de controle. através deste link, e também é possível usar a opção Sites do menu para criar um adicionar novo site à configuração do Alfresco. Para criar um novo site, basta clicar no link Create Site (Criar Site) no menu Sites (figura 1 ) e digitar nome, URL e uma descrição para o site na nova janela. Simples assim e o site está pronto para uso. À medida que navegamos pelo novo site Alfresco, encontramos o painel de controle ( figura 2 ). Na parte superior, logo abaixo do menu, encontra-se uma barra de sugestão, que informa sobre vários recursos disponíveis. Logo abaixo estão vários blocos, que exibem informações específicas. Estes blocos são chamados de dashlets e fornecem um resumo dos membros do site, conteúdo e recursos. Como criador do site no Alfresco, o usuário pode personalizar estes dashlets e os demais usuários visualizarão o painel organizado por ele. Os dashlets são muito úteis para exibir informações sobre os usuários e recursos. Por exemplo, o dashlet Site Notice permite transmitir informações importantes para o público alvo com um mínimo de esforço. Figura 3 Personalize o site adicionando recursos como blog, wiki ou calendário. Para navegar pelos dashlets disponíveis, clique no botão Customize Dashboard (Personalizar Painel de Controle) no canto superior direito do painel de controle do site. É possível alterar o layout da página, bem como adicionar ou remover dashlets. O site também vai precisar de usuários. Usuários Alfresco registrados precisam ser convidados antes de usar um site específico. Cada usuário possui uma função no site, que é atribuída quando este recebe o convite para participação. Para adicionar um usuário ao site, clique no botão Invite (Convidar) no canto superior direito do painel de controle do site ( figura 2 ). Antes de um convite ser enviado ao usuário, é necessário selecionar uma função para ele. Com base na função, o usuário terá privilégios pré-atribuídos. Após criar um site e adicionar usuários, o próximo passo é personalizá-lo para conter os elementos que gostaríamos de agregar ao design. Será que a equipe precisa de um blog, links, listas de dados ou grupos de discussão? Para personalizar o site, clique no botão More (Mais) no canto superior direito do painel de controle ( figura 2 ) e selecione Customize Site (Personalizar Site) no menu de seleção. A página Customize Site (figura 3 ) permite adicionar elementos ao design do site. Uma vez que os recursos tenham sido adicionados, eles serão exibidos na barra de menu do site. Também é possível ativar o dashlet correspondente, para que o recurso possa ser visualizado no painel de controle do site. Gestão de documentos Quando o site e os usuários estiverem prontos, é hora de fazer o upload de documentos. O Alfresco permite a edição online/offline de documentos; bloqueio de documentos, controle 38

3 de versão, busca robusta de conteúdo de documentos e muito mais. Por padrão, todos os documentos na biblioteca de documentos estão disponíveis para usuários com os privilégios necessários. O Alfresco também oferece uma maneira de substituir o privilégio padrão, e ainda é possível gerenciar as permissões de cada documento separadamente. Na barra de menu do painel de controle do site, clique no link Document Library (Biblioteca de Documentos). Este link leva o u- suário para o repositório onde os documentos são armazenados ( figura 4 ). Aqui é possível organizar os documentos da biblioteca com a criação de pastas. Para gerenciar permissões para um documento, apenas passe o mouse sobre o documento e clique em More (Mais) e, em seguida, clique no link Manage Permissions (Gerenciar Permissões). O Alfresco fornece um visualizador online para a maioria dos tipos de arquivos comuns, assim o usuário não terá que baixar o arquivo para ter acesso a seu conteúdo. Para acessar os documentos no visualizador online, basta clicar no documento para que o Alfresco faça o serviço. Figura 4 Gerencie documentos e acompanhe revisões através da biblioteca de documentos. Para bloquear um arquivo de modo que ninguém mais possa editá-lo até que esteja pronto, clique em More (Mais) e, em seguida, selecione Edit Offline (Editar Offline). Gerenciamento de workflow O Alfresco permite associar um documento a um workflow (fluxo de trabalho). Um workflow é um conjunto de passos pelo qual o documento deve passar. A maioria dos tipos de workflow disponíveis no Alfresco estão relacionados com a revisão dos documentos; as opções incluem Peer Review (Revisão por Pares), Parallel Review (Revisão Paralela), Pool Review (Revisão de Pool) e Group Review (Revisão de Grupo). No entanto, o Alfresco também permite criar workflows ad-hoc, com os quais é possível atribuir tarefas arbitrárias aos membros de uma equipe. Para criar um workflow, selecione um documento e, em seguida, clique no botão More (Mais), que aparece na Figura 5 O recurso de workflow permite que o usuário defina o processo de edição e revisão de um documento. 39

4 Figura 6 O Alfresco suporta o protocolo SharePoint e pode, por isso, aparecer como um servidor SharePoint na rede. extrema direita. No menu de seleção, selecione Start workflow (Iniciar fluxo de trabalho), ação que levará o usuário para a página de edição de workflow (figura 5 ). Para visualizar todas as tarefas pendentes, e os fluxos de trabalho criados, basta clicar no botão More (Mais) no painel de controle do site. Quando clicamos, acessamos o menu de seleção com uma opção para visualizar todas as tarefas pendentes e workflows. Figura 7 Clique no botão + para adicionar um servidor SharePoint no Word e, em seguida, digite o URL do servidor. Outros recursos Como mencionado anteriormente, o Alfresco permite adicionar recursos úteis, tais como wikis, blogs, discussões, calendários, listas de dados e links para o site. A maioria destas ferramentas são auto-explicativas; no entanto, mencionamos uma característica inovadora do Alfresco: a lista de dados. A lista de dados permite que o u- suário crie listas para quase qualquer tipo de dados que deseja exibir em seu site. A lista pode ser de contatos, de tarefas, de problemas, de endereços ou qualquer outra lista. Estas listas podem ser um grande trunfo para o site Alfresco, especialmente quando tivermos os usuários esquecidos no site. O recurso Discussions (Discussões) permite ao usuário criar um grupo de discussão sobre um tema específico, com um formato de post e de resposta para a discussão que se iniciar. Integração SharePoint e Alfresco O Alfresco permite integrar o repositório de documentos com as ferramentas do pacote Microsoft Office como Word, Excel ou PowerPoint. Portanto, enquanto o usuário trabalha com o editor de documento favorito, pode aproveitar o repositório Alfresco para armazenar, compartilhar e gerenciar os documentos. A integração com ferramentas da Microsoft é possível porque o Alfresco fornece suporte para o protocolo SharePoint. O suporte ao SharePoint está incluído fora da caixa quando baixamos a versão Community Alfresco 3a. Também podemos instalar manualmente o suporte SharePoint em versões anteriores. O suporte ao protocolo SharePoint é adicionado ao Alfresco através de um arquivo. O arquivo vti-module.amp precisa ser instalado para permitir que a ferramenta se conecte ao SharePoint. As etapas de instalação são as seguintes (de acordo com a documentação oficial): 1. Desligue o servidor Alfresco. 2. Inicie a ferramenta MMT ( Module Management Tool ) para ajudar a gerenciar o AMP ( Alfresco Module Package ). Execute o comando java 40

5 Quadro 1: Outras opções O Alfresco gerencia o conteúdo e, portanto, se enquadra na definição de um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS). No entanto, a ferramenta é diferente de outras opções populares de CMS de código aberto. Uma breve comparação de algumas alternativas de CMS de código aberto oferece algumas pistas sobre o que torna o Alfresco único. WordPress O WordPress pode ser usado para criar um único site com muito conteúdo. O Alfresco, por outro lado, pode criar vários sites diferentes e ajudar o usuário a gerenciar o conteúdo em todos eles. O WordPress permite que o usuário adicione rapidamente o conteúdo e publique-o em seu site. A opção pelo WordPress é geralmente adequada para os blogueiros, sites de notícias e outros casos de uso semelhantes, onde o usuário precisa obter o conteúdo online de maneira rápida. O Alfresco, por outro lado, toma as coisas em perspectiva maior. Junto com a publicação de conteúdo, ele suporta o gerenciamento de usuários, fluxos de trabalho e outros recursos. Outra grande diferença é o suporte ao gerenciamento de documentos. O WordPress não oferece um serviço de gestão de documentos; o único suporte recebido pelo usuário é para o conteúdo online, enquanto o Alfresco oferece uma impressionante gestão de documentos fora da caixa. Joomla A ferramenta Joomla também permite criar um site único, mas difere do WordPress, uma vez que possibilita desenvolver um site mais completo. O Joomla contempla suporte a recursos importantes como itens de menu e apresentação de slides. A ferramenta de CMS seria a melhor escolha caso o usuário desejasse construir um site completo para um serviço ou produto. Com o Joomla, o usuário tem em mãos uma plataforma onde pode fazer quase qualquer coisa que desejar, no entanto, o sistema carece de uma ênfase na parte colaborativa. O Alfresco é mais recomendado para um site interno, onde a ênfase não está no projeto ou em alcançar um elevado volume de tráfego mas, ao contrário, no gerenciamento de atividades e suporte à interação entre os membros de uma equipe. - jar alfresco-mmt-2.1.jar na linha de comando para iniciar a MMT. 3. Quando a MMT for iniciada, execute o comando install <arquivoamp> <arquivowar> para conectar o arquivo.amp ao arquivo.war. Substitua os campos de localização dos arquivos pelos locais dos arquivos vti-module. amp e alfresco.war. 4. Copie o arquivo ROOT.war para a pasta Tomcatwebapps. Para fazer isso, exclua a pasta root do diretório webapps (se houver) e, em seguida, copie o arquivo ROOT.war para a pasta webapps. 5. Inicie o servidor Alfresco. Lembre-se de que a instalação só é necessária se for utilizada uma versão do Alfresco que não inclui suporte ao protocolo SharePoint instalado por padrão. Imagine que um dos membros de uma equipe esteja editando um documento em uma ferramenta de processamento de texto como o Word. Com o suporte ao protocolo SharePoint habilitado, o usuário pode salvar diretamente o arquivo do Word no repositório Alfresco, e para o Word será como se a comunicação tivesse sido feita com um servidor SharePoint. A figura 6 mostra como salvar um arquivo em Word no Mac. Selecione File (Arquivo) no menu do Word e Share/Save (Compartilhar/Salvar) no SharePoint. A janela seguinte permite que o usuário escolha um local anterior ou adicione um novo. Clique no botão + no canto inferior esquerdo da janela para adicionar um novo caminho de diretório ao servidor SharePoint ( figura 7 ). Conclusão O Alfresco é uma ferramenta fácil, flexível e intuitiva para colaboração e compartilhamento de conteúdo, e possui muitos recursos interessantes frente à outras opções disponíveis no mercado ( quadro 1 ). Esta breve introdução apenas descreve os recursos básicos. A melhor maneira de conhecer o Alfresco é pela experiência: comece a usá-lo em um cenário do mundo real e desenvolva métodos próprios para empregá-lo de forma eficaz em um grupo de trabalho. Gostou do artigo? Queremos ouvir sua opinião. Fale conosco em: Este artigo no nosso site: Mais informações [1] Alfresco: [2] Alfresco Community Edition: [3] Alfresco Enterprise Edition: 41

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