2. Revisão Bibliográfica

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1 Programa De Melhoria Organizacional 5S: Uma Perspectiva Sob A Ótica Da Teoria Desenvolvimento Organizacional. Resumo O trabalho identifica de que maneira a Teoria do Desenvolvimento Organizacional (DO) se relaciona com programa de qualidade "5S", buscando levantar quais os métodos de aplicação, as mudanças decorrentes, os resultados e os benefícios. Sendo possível, também, observar a teoria do DO presente nas empresas atuais e, em particular, em programas "5S", com o propósito de obter resultados na gestão de qualidade, ambiente de trabalho e satisfação dos colaboradores. A pesquisa foi realizada por meio de levantamento bibliográfico e de dados primários: entrevista, com questionário estruturado aplicado a coordenadora de controle de qualidade de uma indústria multinacional do setor gráfico, situada no Complexo Industrial Suape, município de Ipojuca em Pernambuco Brasil, no período de maio deste mesmo ano. Para a elaboração do questionário foi tomado por base as principais características da Teoria do DO. O texto contribui em demonstrar como as teorias gerais da administração, em especial, a teoria do DO, estão inseridas na prática dos programas de melhoria da qualidade. Neste contexto foi possível observar a grande validade desta teoria, apesar do passar do tempo (o movimento de DO surgiu a partir de 1962) e os grandes benefícios que ela pode. Palavras-chave Teoria do Desenvolvimento Organizacional (DO); Programa 5S; Mudanças Organizacionais. Abstract The paper identifies that way Organizational Development Theory (OD) he/she links with program of quality "5S", looking for to lift which the application methods, the current changes, the results and the benefits. Being possible, also, to observe the theory of the Development Organization present in the current companies and, in particular, in programs "5S", with the purpose of obtaining results in the quality administration, work atmosphere and the collaborators' satisfaction. The research was accomplished by means of bibliographical rising and of primary data: glimpses, with applied structured questionnaire the coordinator of control of quality of a multinational industry of the graphic section, placed in the Industrial Complex Suape, municipal district of Ipojuca in Pernambuco, in the period of May of this same year. For the elaboration of the questionnaire it was taken by base the main characteristics of Organizational Development Theory. The text contributes in demonstrating as the general theories of the administration, especially, Organizational Development theory, are inserted in the practice of the programs of improvement of the quality. In this context it was possible to observe the great validity of this theory, in spite of passing of the time (the movement of OD it appeared starting from 1962) and the great benefits that she can bring for organizations in the current days Key-Words Organizational Development Theory (OD); Programs "5S"; Changes Organizations. 1. Introdução Administração como ciência firma hipóteses, teorias, leis e modelos, fornecendo a fundamentação necessária à Administração como técnica. Para alguns autores essas técnicas são a base dos programas de melhoria ou programas de mudança, para outros (THOMSON & SCHAFFER, 1999). O objetivo de realizar este trabalho surge da problemática: qual a correlação entre programas de melhoria e as Teorias Gerias da Administração? Assim, o trabalho analisa a aplicação da Teoria do Desenvolvimento Organizacional (DO) junto ao programa 5S, que se encontra em implantação no setor de qualidade da empresa Quebecor. Por isso o estudo permitiu a análise e a verificação de que a teoria DO ainda se encontra eficaz na atualidade. O presente artigo está organizado da seguinte forma: na seção 2, Revisão Bibliográfica, apresentam-se percepções e definições referentes a teoria do Desenvolvimento Organizacional. Na seção 3 Metodologia, o objetivo é mostrar a metodologia utilizada no artigo e como se dá a seleção do programa de mudança. Na seção 1

2 4, Análise dos Resultados, tem-se uma reflexão sobre as informações obtidas na análise. Por fim, na seção 5, Conclusões, conclui-se o estudo, analisando-se suas contribuições e, em especial, implicações à pesquisa que se originou esta investigação. 2. Revisão Bibliográfica Esta seção é dedicada a apresentar o material teórico relacionado à teoria DO e ao programa de melhoria organizacional 5S. 2.1 Teoria do Desenvolvimento Organizacional Segundo Chiavenato (2003) o movimento do Desenvolvimento Organizacional (DO) surgiu a partir de 1962, como um conjunto de idéias a respeito do homem, da organização e do ambiente, no sentido de facilitar o crescimento e o desenvolvimento das organizações. É uma resposta às mudanças que tem por finalidade mudar as crenças, as atitudes, os valores e a estrutura das organizações, de modo que elas pudessem melhor se adaptar aos novos mercados, tecnologias e desafios e ao próprio ritmo vertiginoso das mudanças. (CARAVANTES, 2006; pg. 186). O DO é um desdobramento prático e operacional da teoria comportamental, em direção à abordagem sistêmica. É um movimento que congregou vários autores no sentido de aplicar principalmente a teoria comportamental na administração. Possuindo enfoque maior no processo da organização (os procedimentos), que é dinâmico, se referindo às normas culturais que determinam o ambiente da organização, a qualidade das comunicações humanas, as maneiras como os problemas são interpretados e resolvidos e como as decisões são tomadas. O DO trabalha com mudança estrutural, como também, com as mudanças nos processos entre pessoas e grupos. Os seus modelos se baseiam em quatro variáveis básicas: ambiente, organização, grupo e individuo. A harmonização entre eles gera o alcance simultâneo dos objetivos organizacionais e individuais. O conceito de DO está relacionado com os conceitos de mudanças e de capacidade adaptativa da organização às mudanças que ocorrem no ambiente, adotando o sistema orgânico (sistema aberto e flexível) que torna as organizações coletivamente conscientes de seus destinos e da orientação necessária para melhor se dirigir aos seus funcionários. Para tanto, ela deve ser estruturada e dinamizada em função das condições e circunstâncias que caracterizam o meio em que ela opera. Para isso não basta só mudanças na estrutura formal, mas também na cultura organizacional. 2

3 Segundo Caravantes (2005) a cultura organizacional é um conjunto de hábitos, crenças, tradições e relacionamentos sociais típicos de cada organização, é uma representação de normas informais que orientam o comportamento dos membros no dia-a-dia para a realização dos objetivos organizacionais, sendo elas alteradas com o tempo, dependendo das condições, sejam elas internas ou externas. Ou seja, as organizações devem adotar culturas adaptativas e flexíveis para obter maior eficiência e eficácia, melhores resultados, às mudanças e transformações do mundo atual, tendo assim, uma tarefa básica de mudar tanto a cultura organizacional como também o clima organizacional. O processo de mudança de DO baseia-se no modelo de Kurt Lewin que é aplicável a pessoas, grupos e organizações. Este modelo possui três fases, passos ou etapas distintas, que conforme Caravantes (2006) cada qual significa: - Descongelamento: que desaplica as velhas idéias e processos. - Mudança: que desenvolve novos comportamentos, valores e atitudes por meio da mudança na estrutura e processos organizacionais. - Recongelamento: que estabiliza suas novas culturas organizacionais, suas normas, políticas, estruturas e processos. O foco principal de DO está em mudar as pessoas e a natureza e a qualidade de suas relações de trabalho. Sua ênfase se encontra na mudança da cultura da organização. Em principio, o DO é uma mudança organizacional planejada, é um esforço de longo prazo, apoiado pela alta direção, no sentido de melhorar os processos de resolução de problemas de renovação organizacional. A definição de DO pressupõe certas características, como: (DAVIS, 1981) 1. Focalização da organização como um todo; 2. Orientação sistêmica; Agente da mudança; 3. Solução de problemas; 4. Aprendizagem experiencial; 5. Processos de grupo e desenvolvimento de equipes; 6. Rotação; 7. Orientação contingencial; 3

4 8. Desenvolvimento de equipes; e 9. Enfoque interativo. O DO constitui a aplicação das técnicas das ciências comportamentais para melhorar a saúde e a eficácia organizacionais pela habilidade das pessoas de confrontar com as mudanças ambientais, melhorar as relações internas e incrementar a capacidade de soluções de problemas. Como já descrito a teoria DO surgiu para por em prática a teoria comportamental e a de sistemas. Teoria comportamental, que segundo Maximiniano, considera as pessoas em sua totalidade e como parte mais importante das organizações e de seu desempenho. Quando se usa o enfoque comportamental, as pessoas ficam em primeiro plano, em segundo fica o sistema técnico maquinas equipamentos, produtos e regras. O enfoque comportamental cobre inúmeros assuntos. O primeiro abrange as teorias sobre o comportamento das pessoas como indivíduos, abordando temas relacionados com suas características pessoais, como habilidade e interesses. O segundo abrange as teorias sobre o comportamento coletivo nas organizações, cobrindo temas como clima e cultura organizacional e grupos informais. (MAXIMINIANO, 2007; pg.37) E a teoria de sistemas que explora o significado todos e totalidades, tem como idéias básicas. A realidade que é feita de sistemas, que são feitos de elementos interdependentes; e para compreendê-la é preciso analisar não apenas elementos isolados, mas também suas inter-relações. A teoria de sistemas é a reorientação do pensamento e da visão do mundo a partir da introdução dos sistemas como um novo paradigma científico, que contrasta com o paradigma analítico, mecanístico e linear de causa e efeito, da ciência clássica. Esta teoria tem como enfoque de que sistema é um todo complexo ou organizado; é um conjunto de partes ou elementos que forma um todo unitário ou complexo. (MAXIMINIANO, 2000; pg. 40). Portanto a teoria do desenvolvimento organizacional surge para por em pratica esses enfoques e harmonizá-los dentro da organização, ou seja, tenta adaptar a organização a confrontar com as mudanças. Mudanças essas que a Quebecor está sofrendo em todos os setores, todavia esta pesquisa se restringe ao setor de qualidade, com a implantação do programa de melhoria organizacional 5S. 2.2 Programa de Melhoria Organizacional 5S O programa 5S está relacionado à gestão de qualidade. Segundo Paladini (2007), a gestão de qualidade usa estratégias que organizam os processos, otimizam seu funcionamento e procuram sua evolução permanente. 4

5 Sendo assim, o programa 5S é uma estratégia da gestão de qualidade. As melhores células da organização são as pessoas. Investir em sua melhoria significa, obviamente, melhorar o desempenho de elementos básicos da organização, elementos que tem forte impacto em toda organização. Pela importância que possuem as pessoas, assim, oferecem contribuições serão mais relevantes se as próprias pessoas começarem a organizar suas atividades e seus locais de trabalho. (PALADINI, 2007; pg. 256). Ainda, Paladini (2007) afirma que a estratégia de amplo uso nesse contexto acima é o programa 5S, desenvolvido na década de 50 no Japão tendo como criador Kaoru Ishikawa. Tem o nome 5S relacionado a cinco palavras começando pela letra S, em japonês (Seiri, Seiton, Seisou, Seiktsu e Shitsuke.). Como o programa investe em mudanças de hábitos e pensamentos, adotou-se a palavra senso para expressar, genericamente, esses termos, dando a idéia de que é necessário primeiramente sentir cada elemento para depois definir a necessidade de mudar atitudes e concepções. Então para cada palavra japonesa há um senso. Seiri senso da utilização; Seiton senso de ordenação; Seisou senso de limpeza; Seiktsu senso da saúde; Shitsuke senso da autodisciplina. Este programa visa melhorar a qualidade de vida das pessoas, transformando o ambiente de trabalho e a atitude das pessoas. Dentro de uma organização, visa aumentar a produtividade, diminuindo desperdícios e reduzindo custos. Então cada senso, para Paladini (2007) significa: - Senso de utilização: refere-se à melhor utilização dos recursos da organização, evitando excessos, desperdícios ou emprego inadequado. - Senso de ordenação: refere-se à organização física da empresa, com a definição de processos de alocação de bens tangíveis (layouts) e intangíveis (informações). - Senso de limpeza: refere-se à conservação de ambiente de trabalho. - Senso de saúde: refere-se à conservação da saúde dos recursos humanos da organização. - Senso de autodisciplina: refere-se à definição e à manutenção de valores (em geral éticos ou morais, de caráter individual ou coletivo) e à atenção permanente a eles. A simplicidade do programa 5S e a facilidade de obtenção de resultados práticos, visíveis e valiosos tornamno uma importante estratégia da gestão de qualidade. E sugere, inclusive, um processo prático útil para começar um programa de grande porte para a produção da qualidade nas organizações. É possível perceber uma ligação 5

6 entre a teoria DO e o programa de melhoria 5S que, visa bons resultados no ramo produtivo da empresa, como também o do lado humanístico, e, em especial, é importante salientar que a teoria DO e o programa de melhoria organizacional 5S buscam mudanças organizacionais. 3. Metodologia Esta seção é dedicada a explicar a metodologia utilizada pelo estudo. Este trabalho foi realizado por meio de revisão da Teoria do Desenvolvimento Organizacional (DO), investigando as suas principais características, após, foi selecionado o programa de melhoria, 5S que tem por objetivo melhorar a performance organizacional, que ao longo dos anos vem recebendo aceitação das organizações. Em seguida, realizou-se entrevista, por meio de questionário estruturado, elaborado com base nas principais características da teoria DO, com a coordenadora de qualidade de uma indústria multinacional de produtos gráficos, que possui o programa 5S implantado, situada no Complexo Industrial Suape, município de Ipojuca/PE, no período de maio deste mesmo ano. Por conseguinte, foi feita análise das informações coletadas sobre o programa, perante o que dispõe a teoria DO, permitido, assim, relacionar a teoria ao programa, tecendo comentários que justificam o relacionamento. Por fim, tem-se, nos resultados da pesquisa, uma síntese do programa com a teoria. 4. Análise dos Resultados De acordo com as informações coletadas foi possível identificar a presença de todas as características de DO face à implantação do programa de melhoria 5S na Quebecor World, (a qual autoriza a divulgação das informações coletadas). De acordo com o jornal QW Brasil (Junho, 2006) a Quebecor World é uma indústria do ramo gráfico, de origem canadense que possui vários parques industriais, distribuídos em mais de 15 países, sendo 5 na América do sul (México, Colômbia, Peru, Argentina e Brasil.). No Brasil a Quebecor World chegou em 2000, dando inicio a construção da Quebecor World Recife. Hoje a Q.W Recife possui aproximadamente 425 funcionários, é uma empresa de grande porte e encontra-se localizada na rodovia estadual PE-60, próximo as margens do Portuário de Suape município de Ipojuca/PE a 55 km de Recife/PE. Em Pernambuco a Quebecor World Recife fica responsável pela demanda de distribuição do norte-nordeste. Tendo 80% dos seus produtos para fabricação de listas telefônicas, 10% destinadas a produção de revistas e 6% de tablóides e 4% de livros. 6

7 Os treinamentos dos funcionários são sempre relacionados às mudanças no setor ou até mesmo nos processos, para existir interação entre funcionários e empresa e vice-versa. Proporcionando, assim um melhor desempenho e crescimento da empresa e de cada empregado que nela se encontra. Também foi salientado que a empresa, e principalmente o setor de qualidade são adeptos às mudanças que surgem, mudanças essas que se tornam sinônimo da teoria DO. A seguir são apresentados os pontos de relacionamento da teoria ao programa 5S, a partir das informações coletadas na empresa em análise. 4.1 Focalização da organização como um todo A visão que a empresa teve em perceber que a estrutura formal e comportamental é uma só e que existem interrelações mútuas e complexas entre elas. Então ao se analisar a estrutura formal também se analisa a comportamental, pois uma depende da outra. 4.2 Orientação sistêmica Foi realizada uma reorientação dos pensamentos da empresa referentes à visão do mercado, realizando pesquisas e compreensões sobre os elementos existentes dentro da empresa e como são feitas suas interrelações, buscando, dessa forma entender qual melhor método de solução para as não inter-relações entre os elementos. 4.3 Agente da mudança Foram contratados consultores externos para melhor analisar a estrutura formal e comportamental da empresa, referindo-se aos seus procedimentos e relacionando-os ao setor de qualidade. Verificaram qual o melhor método, melhor solução, para tornar a empresa mais adepta às mudanças externas e internas, deste modo oferecendo produtos que os clientes desejam atualmente e com a mesma qualidade, ou até melhor, que a empresa oferece. Portanto, houve o descongelamento das velhas idéias e hábitos, conforme o modelo de processos de mudança de Kurt Lewin que a teoria DO segue, e a atuação dos agentes de mudança para haver a mudança, ou seja, a implantação de novas idéias e hábitos, inerentes ao programa de melhoria 5S. Para então, haver o recongelamento, e deixar fixas as novas idéias propostas. 4.4 Solução de problemas Tenta-se resolver, dar soluções, aos problemas já existentes e aos que irão surgir conforme a mudança foi implantada. 7

8 4.5 Aprendizagem experiencial Experiências repassadas aos funcionários através de treinamentos. Treinamentos para melhor a aplicação do programa, em que é dada a origem, as definições como será realizada a implantação e como se deverá fazê-la. Desta forma, conscientizando sobre a implantação do programa 5S. Assim, com a experiência adquirida, poderão realizar, corretamente, e da melhor forma, pequenas mudanças em cada área, cada setor. Descartando, com isso, pequenas dificuldades e pequenos conflitos dentro da empresa. 4.6 Processos de grupos e desenvolvimento de equipes Foi mostrado que realizar mudanças, de forma isolada/individual, não será tão eficaz para a implantação do programa. Em equipes, grupos de colaboradores, a implantação tanto poderá ser rápida e eficaz, pelo fato da empresa ser uma empresa de grande porte. Aumentando também as relações humanas entre os colaboradores. 4.7 Rotação É o inicio da mudança, o esforço, à vontade, o interesse em melhorar o ambiente de trabalho, melhorar o desempenho e o desenvolvimento do serviço, tendo como retorno o fornecimento dos produtos em alta qualidade, eficiência e eficácia, facilidade em trabalhar, diminuição do esforço físico e mental, melhor satisfação dos clientes externos e internos e crescimento da empresa no mercado global. 4.8 Orientação contingencial Orientação contínua dadas aos colaboradores, pois mudanças nunca se encerram. Trazendo benefícios, tanto para a empresa, como também para a todos que nela participam. 4.9 Desenvolvimento de equipes Orientações para haver melhor relações entre as equipes, as desenvolvendo para melhor produzirem. Melhor desenvolvimento e relações entre membros da equipe, mas também entre equipes Enfoque interativo Visão mútua dentro do setor de qualidade e dentro da empresa. Ou seja, é a visão de que toda a implantação do programa de melhoria 5S gera bons resultados organizacionais. A implantação do programa 5S desocupa e racionaliza os espaços; torna mais visíveis os materiais que serão utilizados, facilitando o acesso aos objetos, reduzindo o tempo de busca; torna o ambiente mais claro, 8

9 confortável e fácil de limpar; evita compra desnecessária de materiais, evitando estoques em duplicidade; facilita as relações humanas. A tabela 1 mostra a síntese dos resultados da implantação do programa de melhoria 5S face os dez pontos referentes às características da Teoria DO. Tabela 1. Resultados da implantação do programa de melhoria 5S face às características da Teoria DO. Características da teoria DO Resultados do 5S face a (DO) 1. Focalização da organização como um Visão completa e mútua da estrutura formal e todo comportamental. 2. Orientação sistêmica Reorientação dos pensamentos da empresa. 3. Agente da mudança Descongelamento das velhas idéias e recongelamento das novas. 4. Soluções de problemas Soluções de problemas existentes e decorrentes. 5. Aprendizagem experiencial Treinamentos experienciais 6. Processos de grupos e desenvolvimento Aumento das relações humanas entre os de equipes. colabordores. 7. Rotação O retorno, em melhorias. 8. Orientação contingencial Orientação contínua a todos da empresa. 9. Desenvolvimento de equipe Melhores relações entre membros da equipe e entre equipes. 10. Enfoque interativo Visão mútua de toda a empresa. 5. Conclusão A teoria do desenvolvimento organizacional (DO) afirma que é necessário haver mudanças, seja em suas estruturas comportamentais ou formais, e é desta forma também que o programa 5S funciona. Acredita-se que com este trabalho poder contribuir com leitores interessados em perceber como a teoria geral da administração está inserida na prática das mudanças organizacionais. Neste contexto, foi possível observar a grande validade da Teoria do Desenvolvimento Organizacional, apesar do passar do tempo e os grandes benefícios eu ela pode trazer para as empresas, principalmente nos processos de mudanças organizacionais, com a implantação de programas de qualidade. Está previsto dar seqüência a esse trabalho, analisando com mais rigor e englobando-se outros programas e também outras Teorias da Administração. Referencias CARAVANTES, GERALDO R; et al. Administração teorias e processos. 1ª reimpressão. São Paulo: Pearson Prentice hall, pg. 9

10 CHIAVENATO, IDALBERTO. Introdução à teoria geral de administração. 7ª ed. Totalmente revista e atualizada. Rio de janeiro: Elsevier, pg. DAVIS, Keith. Human Behavior at Work Organizational Behavior, Nova York, McGraw-Hill, 1981, p JORNAL Q.W BRASIL NOTÍCIAS informativo dos colaboradores da Quebecor World Recife. Edição 2 ano V Junho de MAXIMINIANO, ANTÔNIO CESAR AMARU. Introdução à administração. 7ª ed. Revista e ampliada. São Paulo: Atlas, pg. PALADINI, EDSON PACHECO. Gestão da Qualidade Teoria e Pratica. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, , pg. THOMSON, Harvey. A; SCHAFFER, Robert H. Os programas de mudança começam com resultados. In: Mudança/Harvard Business Review. Rio de Janeiro: Campus,