Unidade 4: Manutenção do Sistema *

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1 Unidade 4: Manutenção do Sistema * material do 2010 * 4.0 Introdução Esta unidade aborda as boas técnicas de gerenciamento de arquivos do Excel. As medidas listadas abaixo servirão para economizar seu tempo ou tornar seu trabalho mais seguro. 4.1 Atribuir nomes a arquivos Por que isso é importante? Em geral, muito pouca reflexão é dada à nomenclatura de arquivos. Podemos pensar em três razões para isso: o usuário acha que seu trabalho é feito dentro do arquivo; a prática da boa nomenclatura de arquivos raramente é ensinada ou mesmo incentivada; e "Arquivo 1" geralmente é suficiente para objetivos de curto prazo. Mas a adoção de um sistema de nomenclatura de arquivos traz as seguintes vantagens: Facilita aos usuários encontrar os arquivos Torna óbvio qual é a versão mais recente de um arquivo Torna mais difícil perder os arquivos O usuário parecerá (e será!) melhor organizado diante dos colegas, chefes, clientes, etc. Criando seu sistema Aqui estão algumas dicas: Nome. Não seja preguiçoso e nomeie o arquivo apenas como "Contas" só porque existem informações contábeis nele! Pare um momento para pensar sobre o que identifica exclusivamente este arquivo. Pode ser que ele seja um resumo das comissões da equipe de vendas em Nesse caso, "09ComissãoA" pode ser suficiente. Use o formato DDMMAA, p.ex., MeuNovoArq.. O sistema DDMMAA destina-se a classificar seus arquivos em uma pasta (Botão direito do mouse > Organizar Ícones Por > Nome) pela data de sua criação, o que muitas vezes é útil para identificar um determinado arquivo. Esse sistema também torna claro qual é a versão mais recente de um arquivo quando há mais de um. Comprimento. Tente manter o nome curto. Se você exibir os arquivos lado a lado (padrão), somente os primeiros 25 caracteres serão exibidos. Se mais do que isso for necessário, provavelmente você não está refletindo o bastante sobre o que o arquivo 2010 Excel com Negócios 1 Unidade 4: Manutenção do Sistema

2 realmente aborda. Um dos problemas com nomes longos para arquivo é que eles são mais difíceis de distinguir (além disso, nomes de arquivos muito longos podem ser seriamente problemáticos para alguns sistemas Mac ou se precisar transferir para um CD.) Caracteres não convencionais. Evite o uso de &,. ( ) % # â â œ / \ - { } [ ] < > : Muitos destes caracteres têm outras funções (p.ex., separadores de pastas), assim seu uso pode resultar em confusão de sistema. Consistência. Reflita sobre cada um dos seguintes casos (a nossa preferência está em realce): o Caixa: Caixa da frase / CAIXA ALTA / caixa baixa o Separação de palavras: sem espaço/ sublinhado, hífen / espaço Versões. Muitas vezes você recebe um arquivo de um colega, trabalha nele e tem que salvá-lo novamente como v2, v3, etc. Excel com Negócios recomenda "100120MeuNovoArqv2" Extensões de arquivo Uma seção sobre nomenclatura de arquivos não estaria completa sem uma menção aos quatro (ou cinco) últimos caracteres. Arquivos do Excel criados até a versão 2003 eram identificados com a extensão ".xls". Arquivos do 2007 e 2010 são identificados com a extensão ".xlsx". E ".xlsm" é a versão habilitada para macro de um arquivo do 2007 (na verdade existem muitos outras: p.ex., ".xlc" gráfico do Excel, ".xlv" módulo Excel VBA). Com tantas versões diferentes do Excel com diferentes recursos, na versão 2010 a Microsoft introduziu o Central de Confiabilidade do Office, cujas configurações são acessadas através do botão do Office/guia Arquivo, Opções, Central de Confiabilidade, Configurações do Central de Confiabilidade 2010 Excel com Negócios 2 Unidade 4: Manutenção do Sistema

3 O Excel 2010 traz uma nova seção denominada "Configurações de Bloqueio de Arquivo" que permite especificar os tipos de arquivo que devem ser impedidos de serem abertos ou forçados a abrir no novo "Modo de Exibição Protegido" (o modo somente leitura no qual a maioria das funções de edição foi desabilitada) 2010 Excel com Negócios 3 Unidade 4: Manutenção do Sistema

4 4.2 Gerenciamento de pastas O gerenciamento deficiente de pastas pode significar perda de arquivos, desperdício de tempo e frustração crescente. As pastas estão lá para facilitar a vida ao exibir listas gerenciáveis agrupadas de forma intuitiva e de acordo com uma hierarquia lógica. Faça com que trabalhem para você ao considerar o seguinte: Arquitetura. Pense sobre a estrutura geral do seu sistema de pastas, começando com o nível mais alto, que pode ser algo como: o Contas o Vendas o Marketing o RH o TI 2010 Excel com Negócios 4 Unidade 4: Manutenção do Sistema

5 Em seguida, aplique a mesma maneira de pensar a cada uma dessas subpastas. A estrutura resultante deve ser mutuamente excludente (sem duplicação) e coletivamente abrangente (cobre tudo). Proporção. Como regra prática, cada pasta deve conter de 5 a 10 arquivos. Claro, existem exceções a esta regra (p.ex., 12 arquivos mensais distribuídos em uma única pasta), porém quando são mais de 10, já fica muito mais difícil reconhecer o arquivo que você procura. Necessidade. Não crie pastas desnecessariamente. Em geral, você só deve criar uma pasta se tiver pelo menos alguns arquivos similares que podem ser colocados nela. Ordem. Em cada pasta, você pode preferir ver subpastas em uma ordem específica. Mas a maioria dos sistemas operacionais organiza pastas em ordem alfabética ou pela data em que foram criadas. Uma forma vantajosa de evitar isso é forçar a ordem, ao adicionar 1., 2., 3.,.. ou c. b., r., ao início do nome da pasta: Arquivo/old. À medida que os projetos avançam, o número de arquivos e pastas desatualizados aumenta. Embora eles ocupem espaço e atravanquem o diretório, você 2010 Excel com Negócios 5 Unidade 4: Manutenção do Sistema

6 pode se sentir nervoso (e com razão) quanto a excluí-los. Considere, então, adicionar uma pasta chamada "Arquivo" ou "Old" e despejar todos esses arquivos lá. Você pode querer chamar essa pasta de "z.arquivo" para garantir que ela apareça no final da lista e não interfera com os arquivos e pastas ativas. 4.3 Fazer backup Fazer cópias de segurança sempre parece ser um desperdício de tempo até você perder alguns dados e ser tarde demais. Evidentemente, também se pode gastar tempo e esforço demais em procedimentos de recuperação de desastres. Contudo, a maioria das pessoas e pequenas empresas com certeza erra pelo lado do risco. A frequência da criação de cópias de segurança de dados vai depender de seus padrões de trabalho e do valor de seus dados. Se seus negócios geram dados de forma intensiva e esses dados mudam com muita frequência, você quase certamente deve fazer backup no mínimo diariamente. Uma discussão completa sobre como fazer backup de dados ultrapassa o escopo deste curso de Excel. No entanto, achamos que saber distinguir as opções a seguir pode ser útil: CD, DVD, etc. Estes são demorados e limitado por tamanho (por disco), mas podem ser um método barato de arquivamento a longo prazo. Backup muito local. Faça o backup de sua máquina com um disco rígido externo se tiver um grande volume de dados, ou com um pen-drive se não tiver tantos. Quando esse curso foi escrito (Primavera de 2010) pen-drives com dezenas de gigabytes de memória podiam ser facilmente encontrados, e são relativamente baratos. Backups locais. Alguns servidores manterão cópias de segurança dos arquivos em computadores em rede. Contudo, não assuma isso! Esta é uma opção a ser verificada com seu administrador de sistemas. Backups remotos. A popularidade da tecnologia de nuvem deu origem a muitas maneiras diferentes de fazer backup, como o idrive. As grandes vantagens deste tipo de backup são: o os backups podem ser agendados para serem feitos regular e automaticamente o (normalmente) você poderá acessar seus dados de qualquer lugar o Em caso de incêndio, inundação, etc., em sua casa ou escritório, os dados sobreviverão As desvantagens são habituar-se à interface, o custo e o fato de você precisar estar online Excel com Negócios 6 Unidade 4: Manutenção do Sistema

7 4.4 Escolher uma senha Senhas estão lá para proteger seus arquivos. Se você escolher uma senha que possa ser hackeada por computadores ou que as pessoas possam adivinhar, seus arquivos ficarão vulneráveis. As seguintes medidas devem ajudar: Crie senhas com pelo menos 8 caracteres. Inclua letras, números e pelo menos um caractere não alfanumérico Se precisar dizer a senha para um colega, faça isso de forma separada do envio do arquivo, ou seja, não envie a senha e o arquivo no mesmo . Não escolha nomes, números consecutivos ou times esportivos! Estas são as mais comuns. 4.5 Outros tipos de planilhas Embora o Microsoft Excel seja de longe o programa de planilha mais popular do mundo, existem alguns outros, e a maioria deles pode ser colada diretamente no Excel (e vice-versa). Podemos listar e descrever alguns aqui: Nome Proprietário Descrição Googledocs Google Aplicativo on-line oferecido pelo Google. Os usuários criam e editam documentos on-line, colaborando em tempo real com outros usuários. Conjunto limitado de funções em comparação com o Excel. Numbers Apple Parte do iwork, o Numbers enfoca na usabilidade e elegância, em vez de na função. Tabelas dinâmicas, por exemplo, não estão disponíveis. Calc OpenOffice.org Programa de código-fonte aberto disponível gratuitamente para download, inspirado no Microsoft Excel. csv - Sigla de Comma Separated Variables (Variáveis Separadas por Vírgula), o csv é um formato de arquivo que o Excel pode abrir como uma planilha. Os arquivos são em geral menores que os arquivos do Excel, em parte por não possuírem algumas das funcionalidades do Excel Excel com Negócios 7 Unidade 4: Manutenção do Sistema

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