1. Introdução - O&M capítulos 5 e 6 do livro O&M integrado a Informática... capítulos 1 e 2 do livro O Analista de Negócios e da Informação...

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1 1. Introdução - O&M Material adicional: capítulos 5 e 6 do livro O&M integrado a Informática... capítulos 1 e 2 do livro O Analista de Negócios e da Informação Organização e Métodos (Visão administrativa) O crescimento é um fenômeno inevitável na vida das organizações que se mantêm no mercado, seja por elevação do nível de consumo de seus produtos, seja pela diversificação destes. Existem 3 formas básicas de crescimento da organização: vertical, horizontal e funcional. Em decorrência do crescimento das organizações, em termos de tamanho e de complexidade, foram surgindo problemas estruturais de difícil solução, desvios em relação aos objetivos previamente determinados, além de defasagem de técnicas e processos. Tal constatação passou a exigir dessas organizações uma atitude de constante atenção aos anseios da sociedade paralelamente à revisão e ao controle interno. Esses fatores forçaram o surgimento de uma área de especialização, entre as funções administrativas, chamada Organização e Métodos O&M. Organização é uma atividade voltada para a estruturação harmoniosa dos recursos disponíveis, tais como: materiais, humanos e tecnológicos da empresa, com o intuito de promover uma atuação sistêmica eficiente e, de modo que o conjunto formado seja capaz de realizar um trabalho integrado e eficaz. O termo método, por sua vez, refere-se à economia de esforços, tempo e movimentos por meio da simplificação do trabalho, tendo, como resultados diretos, o aumento da produtividade e a diminuição de despesas, apresentando boa produtividade e boa qualidade, a baixos custos e com mínimo de riscos e de esforço humano. 2. A Função de O&M A função do analista de O&M e conseguir a eficiência e a eficácia da estrutura administrativa, através da aplicação de certas técnicas científicas de redução de tempo, esforço e custos. A função de O&M tem sofrido modificações ao longo dos tempos, exigindo de seu órgão um novo reposicionamento diante da realidade dos novos paradigmas. Uma das características básicas do órgão de O&M é a imparcialidade com que se deve tratar as questões e os demais órgãos. Não há interesses particulares a preservar. O único interesse é o da organização como um todo integrado e sistêmico. Um dos cuidados do órgão de O&M é o de fazer proposições viáveis exeqüíveis de acordo com os recursos de que dispõe a empresa. 3. Posição do Órgão de O&M De acordo com sua posição hierárquica e funcional, o órgão de O&M é por sua vez chamado de Assessoria, de Consultoria, de Departamento, de Divisão, de Seção ou de Setor. O órgão de O&M deve ser situado nos níveis mais elevados da hierarquia organizacional, não como órgão de linha, mas, sim, de assessoramento do presidente. Essa posição elevada e ao mesmo tempo neutra, permite a realização de trabalhos em qualquer unidade da organização proporcionando-lhe uma visão panorâmica e sistêmica. O analista de O&M deveria ter basicamente boa postura, boa letra boas noções de desenho e ótimo português para elaborar formulários e redigir manuais. As atividades básicas do analista de O&M consistem na execução de atividades individuais, grupais e intergrupais, visando ao desenvolvimento organizacional, quais sejam: estudo e detalhamento da estrutura

2 organizacional; definição e elaboração de instrumentos para racionalização do trabalho; estudo e análise de alternativas. 4. Paradigmas em Extinção A divisão do trabalho aumenta a produtividade Autoridade Organizacional deve ser centralizada. Quem executa não pode controlar. Estrutura organizacional rígida com linha de autoridade bem definidas. Para que haja controle é preciso haver normas oficiais. A finalidade de qualquer negócio é o lucro. A preocupação maior é a concorrência. Promoção à base de competição entre colegas. Plataformas caras e pesadas. Centralização do processamento Mainframe. Desenvolvimento de sistemas. 5. Ação do analista de O&M A ação do analista de O&M, a origem de suas atividades, pode se vistas na figura seguinte: Solicitações trabalho por encomenda Iniciativa própria em função das reais necessidades da organização Analista de O&M Fazer o quê? Evolução das teorias da organização Evolução tecnológica

3 6. Tarefas do Analista de O&M Desenvolver estudos junto aos usuários para elaborar, analisar e manter atualizada a distribuição do trabalho, através de processos desburocratizantes. Elaborar e manter atualizado o organograma e demais instrumentos de visualização, buscando disseminar e conscientizar para a diminuição dos níveis hierárquicos. Promover a racionalização e a modernização das rotinas operacionais. Promover a integração entre O&M e informática através da racionalização, da uniformização e a sistematização de procedimentos e da terminologia técnica. Manter-se atualizado sobre a evolução tecnológica e os lançamentos de literatura técnica, equipamento, software e acessórios. 7. Atitude Mental do Analista de O&M O analista de O&M deve estar mentalmente armado de uma eficaz ferramenta para a análise organizacional, a linha de raciocínio cartesiano, onde se alia uma atitude de constante questionamento, proposto inicialmente por Rudyard Kipling. - O que - O que fazer? - Para que fazer? - Quem - Quem faz? - Para quem faz? - Onde - Onde se faz? - Para onde se envia? - Quando - Quando se faz? - É feito a tempo? - Quanto - Quanto se faz? - Em quanto tempo se faz? - Como - Como se faz? - O método é prático? - Custo - Quanto custa o que se faz? - É o mínimo que poderia custar? - Qualidade - O que se faz é de boa qualidade? - A qualidade tem se mantido ou melhorado? - Por que se faz? - O que deveria ser feito? - Cada elemento é necessário? - Por quem deveria ser feito? - Para quem deveria ser feito? - Onde deveria ser feito? - Para onde se deveria se enviar? - Quando deveria ser feito? - Qual o melhor instante? - Quanto deveria ser feito? - Em quanto tempo deveria ser feito? - Como deveria ser feito? - Qual o método deveria ter sido usado? - Por que custa isto? - Quanto deveria custar? - Pode ser feito melhor? - Quais os meios para melhorar a qualidade? 8. O Profissional de O&M e sua Formação Com a inexistência de um curso de graduação específico, o profissional de O&M apresentava as mais diversas qualificações; porém, ele deveria ter basicamente boa postura, boa letra, boas noções de desenho e ótimo português, para elaborar formulários e redigir os tão imprescindíveis manuais. É fácil perceber que estes "profissionais" com essas características vinham de atividades distintas, constituindose então, departamentos de Organização e Métodos com elementos completamente heterogêneos, originários das áreas de contábeis, desenhos técnicos, finanças e auditoria. Esta formação profissional inadequada gerou nos últimos anos as seguintes conseqüências: Insegurança do Usuário - É difícil para os usuários acreditarem no trabalho de profissionais que não têm a mesma postura técnica e comportamental. Imagem Negativa da Área de O&M - Profissionais com abordagens e objetivos diferentes, geram imagens negativas da área de O&M.

4 Dificuldades na Avaliação do Profissional - A heterogeneidade dos profissionais de O&M não tem possibilitado avaliações corretas, adequadas e justas. Produto Final Diferente do Desejado - A ausência de uma metodologia de trabalho que não tem sido disseminada no decorrer dos anos pelas equipes de analistas. 9. Qualificações Pessoais para o Analista de O&M Motivação pelo trabalho; Disposição física e iniciativa; Senso crítico e analítico; Poder de concentração e criatividade; Poder de comunicação e de persuasão; Presença marcante e permeabilidade às mudanças; Autoconfiança; Simplicidade e ação conciliadora; Clareza de raciocínio; Espírito de grupo. 10. Qualificações Técnicas do Analista de O&M Planejamento e controle; Métodos, processos e sistemas; Análise e organização administrativa; Hierarquia e poder decisório; Elaboração de relatórios, gráficos e manuais; Divisão e distribuição de trabalho; Fluxos, rotinas e procedimentos; Emissão, simplificação e controle de formulários e de documentos; Estudo de arranjo físico; Automatização e automação; Tempos e movimentos; Domínio das propostas de reengenharia e dos programas de qualidade. 11. Cursos Desejáveis aos Profissionais de O&M Graduação em administração; Noções básicas de O&M; Noções básicas de estatística; Controle de qualidade; Formulários; Desenvolvimento organizacional; Elaboração de projetos; Análise estruturada; Computação gráfica; Familiarização com os recursos de informática. 12. Primeiros Equipamentos Mais ou menos no meio da década de 60 começaram a surgir efetivamente no Brasil as primeiras opções de

5 computadores. Essas opções limitavam-se a equipamentos de grande porte e não permitiam que os empresários pudessem fazer aquisições gradativas em temos de hardware. Como essas aquisições representavam, como representam hoje alto investimento para as organizações, os profissionais que atuassem nesse equipamento passaram a ser altamente valorizados pelos empresários. 13. Formação do Profissional de Sistemas O profissional de sistemas começava a se distanciar do analista de O&M, passando a assumir responsabilidades organizacionais nos sistemas, pois tinham como "poder" a manipulação das máquinas e seus pontos de vista passavam a superar aqueles do analista de O&M, pois o alto investimento da empresa precisava ser justificado. Começava assim o processo de desigualdade entre os profissionais de O&M e os profissionais de Sistemas. Os fabricantes ou fornecedores dos equipamentos, sabedores da inexistência de profissionais conhecedores da tecnologia de ponta, colocavam em suas propostas o fornecimento de cursos grátis para os profissionais responsáveis de cada cliente. Esses profissionais passaram a adquirir know-how atualizado e seu conhecimento foi muito valorizado pelas empresas que faziam aquisições dos equipamentos da época. Além disto os profissionais dispunham de cursos de reciclagem constantes a cada surgimento de nova tecnologia. Enquanto tudo isto acontecia o analista de O&M parava no tempo. 14. Início da Desigualdade Profissional do Analista de O&M em Relação ao Analista de Sistemas Quando o analista de O&M desconhecia as técnicas computacionais, ele "combatia" os analistas de sistemas, ou seja, desconhecimento levava à "inveja" profissional muito grande. Como conseqüência deste comportamento, as empresas se prejudicavam, pois esta falsa integração ocasionava dificuldades no estabelecimento de parâmetros de trabalho; diálogos sem feedback e, objetivos finais diferentes. Esses acontecimentos perduraram por quase 30 anos e nesse período o profissional de O&M nada fez para alterar sua condição, seu status. 15. Integração entre as Áreas de O&M e Sistemas Com o horizonte fixado na modernização organizacional, muitos pontos ligam estas duas áreas científicas, o que implica uma forte necessidade de integração: Ambas procuram uma visão sistêmica na proposição de soluções requeridas pela organização; Ambas buscam atingir altos níveis de produtividade e de qualidade para os serviços da empresa; Ambas são suporte para todas as demais áreas da empresa; Ambas se auxiliam ou deveriam se auxiliar e se completam e a integração é fundamental para se obter a modernização global dos serviços com racionalidade. Para a integração entre as áreas ou formação do novo profissional é necessário a incorporação de conhecimentos técnicos ao profissional de O&M e a incorporação de conhecimentos organizacionais, políticos, humanos e do negócio ao profissional de sistemas. 16. Aperfeiçoamento Técnico A área de Sistemas devido ao avanço incrível da tecnologia da informação exige do profissional constante atualização técnica. Portanto o profissional de O&M deveria adquirir conhecimentos relativos aos tópicos seguintes: - Metodologia de Sistemas O desenvolvimento de um trabalho homogêneo exige que a equipe de sistemas siga uma metodologia-padrão, é imprescindível para a imagem da área de sistemas. A metodologia é uma orientação que permite, através de

6 padrões e critérios de análise, baixar-se o nível de dificuldade encontrada. Mas nunca deve ser entendido que uma metodologia reduz o grau de complexidade (real) ou integridade de um sistema. - HW e SW - Micros Ter a noção exata do que há disponível em termos de HW e SW no mercado é conhecimento necessário a quem quer desenvolver um trabalho com aplicação da real tecnologia de ponta. - HW e SW - Mainframe Os primeiros profissionais de O&M olhavam as grandes máquinas apenas pelos vidros das áreas de operações. Desconheciam completamente o que o equipamento poderia "fazer". É prioritário estar a par não só da capacidade técnica do equipamento, como também dos recursos de SW disponíveis no mercado. - Filosofia de Banco de Dados A economia de memória era uma barreira de alguns anos atrás dificultando o manuseio e armazenamento de dados, a filosofia e a tecnologia de banco de dados e os softwares de comunicação mudaram radicalmente este panorama. - Redes Locais É um aspecto significativo na concepção de sistemas integrados. - Sistemas Centralizados/Descentralizados Excessivo controle do CPD, como órgão centralizador e a descentralização em termos de processamento, armazenamento e transmissão. 17. Algumas características típicas existentes nos brasileiros de forma geral: Pouquíssima atualização bibliográfica; Pouca leitura de jornais diários e de revistas de negócios; Graduação como meta básica; Influência da TV na família brasileira; A empresa coordenando o futuro de cada um; Planejamento pessoal e profissional inexistente. Para se tornar um profissional polivalente, que é uma das grandes características do analista de negócios e da informação, é preciso que a leitura seja um hábito diário, rotineiro, constante. Uma leitura abrangente que envolve não só aspetos de negócios empresariais, como também, agora mais do que nunca, aspectos do comportamento humano. 18. Analise dos principais Aspectos Comportamentais do Analista de Negócios A Organização e Métodos das décadas de 60 e 70 e depois a Análise de Sistemas provocaram em seus tempos áureos a entrada de milhares de indivíduos em suas áreas de atuação. O sonho de grandes salários e o status profissional fizeram com que a análise de qualificações pessoais e comportamentais fosse esquecida. Ocorrendo então, frustrações e maus profissionais. Depois de algumas décadas perceberam que a função de análise sistêmica organizacional deveria considerar muito o "homem profissional". Isto porque o profissional desta área lida intensamente com o ser humano, os usuários. E os usuários antes de mais nada, são gente que tem sentimentos, ambições e medo. O trabalho sistêmico gera preocupações e tensões no usuário, pois mexem com seu trabalho, seu fator de sobrevivência. Sistemas maravilhosos "na mesa" falharam quando implementados porque foi esquecido o lado do usuário, o que realmente ele precisava. Portanto alguns aspectos comportamentais devem ser levados em consideração para a formação do homem profissional:

7 NATAS aquelas herdadas geneticamente e que favorecem ou prejudicam os profissionais de determinadas áreas. ADQUIRIDAS são aquelas que incorporamos ao nosso comportamento, ao nosso aprendizado no meio em que vivemos. NATAS: Criatividade temos uma grande tendência à rotina, o que nos impede de criarmos situações. Para o profissional da área sistêmica, o item criatividade deve ser cultivado intensamente por meio de cursos específicos, exercícios mentais. Ex. desenhar de cabeça para baixo. Afinal, nossa missão é descobrir caminhos para as organizações propondo soluções criativas, racionais, econômicas, práticas e que geram eficácia e lucro. Bom-senso Acreditamos que bom-senso é a capacidade extrasensorial que nos permite agir da melhor maneira em determinada situação por meio de palavras, posturas, atitudes, sem que estivéssemos preparados para isto. Liderança existem 3 tipos de liderança: Autocrática que não permite o diálogo e o poder prevalece, a liberal que leva a perda dos controles organizacionais e hierárquicos e a liderança democrática, a qual buscamos onde há o diálogo e o respeito hierárquico, levando as decisões a um consenso, isto faz com que cada um exponha seus pontos de vista e suas necessidades. Extroversão confundimos extroversão com excesso de intimide, desrespeito. A extroversão que deveríamos buscar é aquela suficiente para mostrar nossa forma de pensar ao expor uma situação. É muito difícil para um profissional de sistemas demonstrar confiança aos usuários, se tiver uma postura tímida. Desta forma o profissional geneticamente tímido deveria tentar melhorar sua postura fazendo cursos de oratória e de treinamento com simulação de apresentações e entrevistas. ADQUIRIDAS: Tecnologia o profissional deve estar a par dos últimos acontecimentos relativos à área técnica em que atua, com cursos, seminários, leituras específicas. A tecnologia da informação é a atividade que mais vem evoluindo nos últimos 20 anos. Empatia é a capacidade de nos colocarmos no lugar da pessoa com a qual conversamos, dialogamos, sentindo assim de forma mais abrangente seus programas. A empatia é importantíssima no momento em que desenvolvemos a fase de levantamentos preliminares a fim de que possamos entender melhor os usuários com suas reais necessidades. Bom-senso Empresarial à medida que nos enteressamos e nos envolvemos com as políticas, os planos, as decisões da empresa, adquirimos uma visão global, que nos permite tomar atitudes com o pé no chão. Hipocrisia não ser autêntico seria o significado deste termo, deve ser usada nos momentos de prospeção dos sistemas e entrevistas de diretores. Porque precisamos ouvir o máximo possível, induzindo o entrevistado a falar tudo a respeito do sistema por mais absurdas que sejam suas colocações. Domínio do Idioma muito importante na confecção de relatórios e apresentações que são levadas para os principais executivos da empresa. Um relatório ou uma descrição sistêmica deve ser claro, objetivo e não dar margem a dupla interpretação.