Curso para. Agentes de Desenvolvimento

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1 Curso para Agentes de Desenvolvimento Etapa 1 Básica Módulo 4 Agente de Resultados Unidade 3 Estruturação e o Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento GUIA DO PARTICIPANTE

2 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 2 COPYRIGHT 2010, FRENTE NACIONAL DE PREFEITOS E CONFEDERAÇÃO NACIONAL DE MUNICÍPIOS TODOS OS DIREITOS RESERVADOS É permitida a reprodução total ou parcial, de qualquer forma ou por qualquer meio, desde que divulgadas as fontes. FRENTE NACIONAL DE PREFEITOS FNP Presidente: João Carlos Coser (Prefeito de Vitória/ES) 1º Vice-presidente nacional: Edvaldo Nogueira (Prefeito de Aracaju/SE) 2º Vice-presidente nacional: Eduardo Paes (Prefeito do Rio de Janeiro/RJ) 1ª Vice-presidenta de Relações Internacionais: Luzianne Lins (Prefeita de Fortaleza/CE) Secretária - geral: Maria do Carmo Lara Perpétuo (Prefeita de Betim/MG) Secretário- executivo: Gilberto Perre PROJETO INCENTIVO PARA O DESENVOLVIMENTO CONVÊNIO FNP E SEBRAE Coordenação Geral: Antônio Carlos Granado FNP - BRASÍLIA SRTVS Quadra 701, Bloco H, Loja 10, Edifício Record, Sala Brasília DF CONFEDERAÇÃO NACIONAL DE MUNICÍPIOS CNM Presidente: Paulo Ziulkoski 1º Vice-presidente: vago por desincompatibilização 2º Vice-presidente: Luiz Benes Leocádio de Araujo 3 Vice-presidente: Pedro Ferreira de Souza 4 Vice-presidente: Valtenis Lino Da Silva CONVÊNIO CNM E SEBRAE NACIONAL Coordenação Geral: Augusto Braun CNM - BRASÍLIA SCRS 505, Bloco C Lote 01-3º andar CEP Brasília DF SERVIÇO BRASILEIRO DE APOIO ÀS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS SEBRAE Diretor Presidente: Paulo Tarciso Okamotto Diretor Técnico: Carlos Alberto dos Santos Diretor de Administração e Finanças: José Cláudio dos Santos SEBRAE NACIONAL - BRASÍLIA SEPN - Quadra Lote 03 - Bloco C - Asa Norte CEP Brasília DF Ficha Catalográfica VERAS, Claudio; BARCELLOS, Flávio; OLIVEIRA, Inocêncio; SOUZA, Carlos; DIAS, Antônio Carlos. Curso para Agentes de Desenvolvimento: Agente de Resultados - Estruturação e o Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento - Brasília: FNP, CNM e Sebrae NA, p. 1. Agente 2. Desenvolvimento 3. Pequenas Empresas I - Título

3 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 3 SUMÁRIO 1 A estruturação e o gerenciamento de projetos de desenvolvimento Gerenciamento de projetos Ciclo Básico de um Projeto Gerenciamento de projetos por área do conhecimento Referências... 24

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5 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 4 O principal objetivo do projeto de desenvolvimento é a transformação social. 1 A estruturação e o gerenciamento de projetos de desenvolvimento Esta unidade faz parte do Módulo IV Agente de resultados. Nela veremos como estruturar e gerenciar projetos de desenvolvimento. O Agente de Desenvolvimento terá grande parte de suas atividades organizadas como projetos com início, meio e fim e será um dos responsáveis por dar estruturar e gerenciar esses projetos, todos certamente relacionados ao desenvolvimento do território. Daí a importância de conhecer melhor esse tema. Unidade 3 A estruturação e o gerenciamento de projetos de desenvolvimento T03M4U3 A origem da palavra projeto está, em sua raiz latina, relacionada à projícere, ou seja, a ação de lançar para frente. Até o século XVII o termo era utilizado simplesmente com o sentido de uma idéia de ação. A partir do século XVIII começa a ser utilizada com o sentido de planejar a ação que realizará essa idéia. E esse tem sido, desde então, o sentido mais utilizado quando se fala de projeto.

6 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 5 Referencial Projeto Ação de lançar para a frente. [lat. Projectus = Projícere + us lançar para a frente] No século XVII a palavra projeto tem simplesmente o sentido de uma idéia de ação. A partir do século XVIII ganha definitivamente o sentido de planejar a ação que realizará essa idéia. T04M4U3 São muitas as definições para as características dos projetos, que ainda eventualmente divergem em um ou outro ponto, mas as características que seguem são comuns a todas essas definições: Um projeto tem seu objetivo pré-estabelecido, formalmente definido e conhecido dos seus promotores. Um projeto tem um início e um fim pré-estabelecidos, caracterizando-se por sua temporalidade. Um projeto tem sua duração e recursos para a execução pré-definidos, sendo tipicamente fatores que estabelecem limites para a ação. Um projeto tem uma seqüência de atividades relacionadas entre si, encadeadas de forma a otimizar o atendimento do objetivo préestabelecido, no tempo e com os recursos disponibilizados. Referencial Projeto Características Objetivo pré-estabelecido, definido e claro. Temporário (início, meio e fim). Duração e recursos definidos. Sequência de atividades relacionadas. T05M4U3

7 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 6 Uma dúvida comum ao se trabalhar com projetos é entender a distinção ou a relação entre projetos e programas. Um Programa é um conjunto de projetos diferentes, mas com objetivos relacionados e coordenados de tal maneira que o benefício seja maior na sua execução conjunta do que na sua execução individual seja pelo compartilhamento de recursos, de encadeamentos de etapas que tenham sinergia e vários outros. É importante observar que o desenvolvimento de um território certamente não dependerá de um único projeto, mas de um conjunto de projetos associados que se geridos conjuntamente caracterizarão um programa de desenvolvimento do território. Referencial Projeto x Programas Programa é um conjunto de projetos com objetivos relacionados e coordenados de tal maneira que o benefício seja maior do que na sua execução individual. Fonte: Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento GPD Projeto A Projeto B Projeto C Programa ABCD Projeto D T06M4U3 Por falar em desenvolvimento é bom lembrar o seu o significado desenvolvimento, conforme já visto em unidades anteriores: processo que transforma uma situação atual em uma situação futura melhorada. O Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento GPD, é uma abordagem específica para projetos que têm como principal objetivo uma transformação social, concebida pelas agências de cooperação alemã (GTZ) e norte-americana (USAID) como consequência de críticas de congressistas e contribuintes de seus países que não percebiam resultados nos projetos de desenvolvimento territoriais geridos conforme os padrões únicos até então de gerenciamento projetos.

8 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 7 Nesta abordagem distinguem-se dois tipos de projetos, quanto ao foco: os projetos de implementação e os projetos de desenvolvimento. Os projetos de implementação são aqueles para os quais os métodos e técnicas de gerenciamento de projetos foram originalmente concebidos. Esses projetos são aqueles que visam produzir algo tangível e mensurável, como uma estrada, uma ponte, um edifício, ou qualquer outro bem, cuja variável mais importante para o seu sucesso é a técnica. Perceba que dissemos a mais importante, certamente não a única. Já os projetos de desenvolvimento, como apresentado antes, visam principalmente produzir uma transformação social, mesmo que estejam associados a obras físicas. Como exemplo, imagine um projeto de desenvolvimento territorial que visa transformar a realidade econômica e social daquele território e que dentre suas estratégias tem a implantação de unidade de beneficiamento de mel, de forma a agregar valor a um produto do território. Mesmo tendo um projeto de implementação em sua estratégia, ele é orientado pelo objetivo de transformação social, sendo então um Projeto de Desenvolvimento. Em função dessas diferenças no foco para cada um desses tipos de projetos tem uma metodologia diferente de gerenciamento, que até têm um eixo comum, entretanto com significantes diferenças em sua abordagem. O eixo comum parte dos conceitos do Instituto de Gerenciamento de Projetos - PMI (Project Management Institute), entidade internacional referência para o gerenciamento de projetos.

9 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 8 2 Gerenciamento de projetos Por outro lado a definição do GPD (Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento) é: aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades de projeto a fim de atender os objetivos de desenvolvimento. O GPD possui características específicas que o distinguem de um projeto de implementação. Em função dessas características é essencial a análise do ambiente político-institucional na concepção, para a construção do alinhamento de interesses dos parceiros no projeto. Também é essencial o nivelamento da percepção de que o cliente do projeto é a comunidade local, e não os seus patrocinadores.

10 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 9 Uma dessas características é que diante da realidade dos projetos de desenvolvimento, onde as dinâmicas sociais e as relações interpessoais têm uma importância significativa para a obtenção dos resultados, o gestor desses projetos precisa de competências comportamentais adequadas e tipicamente maiores do que no gerenciamento de projetos de implementação. O gerenciamento de projetos de desenvolvimento possui três elementos básicos: o ciclo de vida, os processos e os instrumentos de gerenciamento. Para avançar, é importante nivelar o entendimento do conceito de Processo. Um processo é a transformação de entradas em saídas com características e valor diferentes.

11 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 10 3 Ciclo Básico de um Projeto O ciclo de vida dos projetos é um conceito que se aplica a qualquer tipo de projeto. Partindo da idéia ou demanda original um projeto é inicialmente concebido. Com a proposta de projeto concebida inicia-se a fase de planejamento, detalhando a proposta em um plano executável. A terceira fase é a de implementação onde as ações propostas são realizadas, transformando a situação. Na quarta e última fase Finalização conclui-se o projeto com a entrega-se do resultado aos beneficiários e o encerramento administrativo do projeto e a prestação de contas. Cada fase dessas é um processo, ou seja, tem entradas e atividades que as transformam em saídas com novo valor agregado.

12 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 11 Vamos analisar as entradas, atividades, saídas e os principais instrumentos que devem ser utilizados, em cada fase, começando pela primeira fase do ciclo de vida, a fase de Concepção. As entradas típicas da fase de Concepção, suas atividades principais e as saídas resultantes são: apresentadas na figura abaixo. Na mesma figura podem-se ver os principais instrumentos utilizados. A fase de levantamento de informações (ou prospecção) será tratada na unidade inicial do módulo 4 Agente de Resultados. A próxima fase Planejamento é apresentada na figura que segue. O quadro mostrado nesta figura informa, a partir da entrada Proposta de Projeto aprovada, quais as principais atividades e a saída proposta, o plano do projeto detalhado. Os principais instrumentos aplicáveis são explicados. Alguns deles serão destacados mais adiante em função de sua importância para o sucesso do projeto.

13 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 12 A figura que segue apresenta a terceira fase: Implementação. Partindo do projeto aprovado, apresenta as principais atividades e a saída proposta que é o plano do projeto realizado e seus decorrentes resultados. Os instrumentos sugeridos são também explicados. A figura que segue apresenta última fase: Finalização. A partir dos resultados mensurados do projeto aprovado e implementado, as principais atividades são de entrega e transferência formal do resultado do projeto aos beneficiados, a avaliação da execução, o preparo da documentação para arquivamento e encerramento administrativo do projeto, dando a devida transparência aos resultados, processos e recursos utilizados, formalizados em um Relatório Final do Projeto. Os instrumentos para tal são explicados. Uma ferramenta comum a diversas outras áreas da gestão deve ser utilizada no gerenciamento de projetos: o PDCA, visto no M2U3. PDCA é um método gerencial básico para ser utilizado em todas as fases de um projeto.

14 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 13 4 Gerenciamento de projetos por área do conhecimento O gerenciamento de projetos envolve e integra diversas áreas do conhecimento, sendo importante que o gestor do projeto conheça esses processos específicos de cada área do conhecimento, além de algumas técnicas e instrumentos relacionados. Veremos agora cada um dos processos de gerenciamento utilizados em cada uma dessas áreas do conhecimento, inclusive algumas ferramentas. Escopo, segundo o PMBOK, é: conjunto dos processos para garantir que o projeto inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para alcançar os resultados esperados.

15 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 14 Abre T21M4U3 e informa que uma ferramenta de planejamento indicada para ser usada neste processo é o 4Q1POC, visto no M2U2. Na figura abaixo se pode ver uma planilha para utilização da ferramenta 4Q1POC. Nesta planilha em cada linha escreve-se a ação a ser planejada na primeira coluna e nas demais se vai preenchendo com as demais respostas as questões básicas.

16 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 15 O gerenciamento do tempo é outro processo importante que visa assegurar que o projeto seja concluído no prazo previsto. Podem-se usar as ferramentas 4Q1POC e o cronograma. O cronograma é uma ferramenta básica para gerenciar o tempo e também já foi visto no M3U2. A figura abaixo mostra um dos modelos mais comuns de cronograma conhecido como Cronograma de Barras ou Diagrama de Gantt. Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro social Henry Gantt, esse gráfico é utilizado como uma ferramenta de controle. Nele podem ser visualizadas as ações de um projeto ou as tarefas de cada membro de uma equipe, bem como o tempo utilizado para cumpri-las. Assim, pode-se analisar o andamento do projeto. A questão do tempo em projetos é crítica, especialmente nos projetos de desenvolvimento, onde o tempo depende não somente de variáveis técnicas, mas também de variáveis sociais, como o tempo de maturação

17 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 16 para uma mudança de paradigma cultural, que varia de pessoa a pessoa. O economista brasileiro Renato Caporalli contribui com a chamada Tempística ou o estudo do tempo nos projetos de desenvolvimento. Conforme na figura que segue, é importante lembrar que os projetos de desenvolvimento envolvem mudanças e as mudanças requerem certo tempo. Não se pode querer acelerar esse tempo indefinidamente. Caporalli caracteriza o tempo quanto à sequência (ordem das atividades na linha do tempo do projeto), cadência (ritmo de implementação de ações de projeto na linha do tempo do projeto), intensidade (concentração de recursos utilizados na linha do tempo do projeto) e prontidão (disposição de aceitar colocar em questão o seu próprio lugar, seus hábitos, seus métodos usuais para que o projeto avance, se consolide e tenha eficácia) para atingir os resultados desejados. Dar a essas características do tempo ritmo adequado individual e coletivamente para atingir os resultados desejados no prazo proposto é o grande desafio do gerenciamento do tempo nos projetos de desenvolvimento. O processo de gerenciamento do custo tem como finalidade assegurar que o projeto seja concluído dentro do custo ou orçamento previsto. ferramenta frequentemente utilizada para isto é a planilha financeira. Uma

18 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 17 A história dos controles financeiros é tão antiga quanto à própria história da civilização. Está ligada às primeiras manifestações humanas da necessidade social de proteção à posse e de perpetuação e interpretação dos fatos ocorridos com o objeto material de que o homem sempre dispôs para alcançar os fins propostos. Deixando a caça, o homem voltou-se à organização da agricultura e do pastoreio. A organização econômica acerca do direito do uso do solo acarretou em separatividade, rompendo a vida comunitária, surgindo divisões e o senso de propriedade. Assim, cada pessoa criava sua riqueza individual. Ao morrer, o legado deixado por esta pessoa não era dissolvido, mas passado como herança aos filhos ou parentes. A herança recebida dos pais (pater, patris), denominou-se patrimônio. O termo passou a ser utilizado para quaisquer valores, mesmo que estes não tivessem sido herdados. A origem dos controles financeiros e, posteriormente, da contabilidade está ligada a necessidade de registros do comércio. Há indícios de que as primeiras cidades comerciais eram dos fenícios. A prática do comércio não era exclusiva destes, sendo exercida nas principais cidades da Antiguidade. No continente americano, os incas faziam registros com marcas na madeira. Os conceitos de custo, orçamento e finanças são relativamente recentes, e a planilha nada mais é do que uma evolução dos antigos controles dos valores financeiros. Na T30M4U2 observa-se uma planilha financeira. Os itens de custo são colocados individualmente ou agrupados na coluna à esquerda. O valor previsto no orçamento do projeto para cada item segue na próxima coluna. À medida que cada item vai sendo pago ou realizado seu valor real é

19 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 18 registrado na coluna correspondente. Por item, calcula-se na mesma linha do item a diferença entre o valor previsto e o realizado, em número absoluto (moeda) e em valor relativo (%). Na última linha da planilha se tem a visão dos valores totalizados, dando a informação necessária ao controle geral de execução do orçamento. O Gerenciamento da Qualidade visa assegurar que todas as necessidades explicitadas pelas partes envolvidas com o projeto e entendidas como objetivos do projeto tenham sido contempladas no planejamento do projeto e estejam sendo realizadas de forma satisfatória. A ferramenta PDCA também é utilizada neste processo. Se uma das diferenças dos projetos de desenvolvimento é ter como objeto mudanças sociais, ou seja, que envolvem pessoas, a competência de saber lidar com pessoas é essencial. Seja relacionada ao público-alvo, aos promotores e, claro, também, a equipe envolvida no projeto. Assim a

20 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 19 finalidade do gerenciamento dos recursos humanos é assegurar que todos os recursos humanos estejam envolvidos no projeto sejam empregados de forma eficaz. Outro dos processos a ser gerenciado é o de Comunicação. Esse processo visa assegurar que seja feita a coleta, divulgação, armazenamento e disposição apropriada das informações do projeto para todos os envolvidos em todas as etapas do projeto. A ferramenta comumente utilizada para isto é a Matriz de Decisão. A ferramenta Matriz de Comunicação é apresentada na T34M4U2. A origem da latina da palavra comunicação nos remete ao significado de ação em comum, onde o comum é um propósito e não algo material. Os primeiros usos da matriz de comunicação remontam às forças militares que definiam, em tempos de tecnologias limitadas de comunicação, matrizes com os responsáveis e os meios que deveriam utilizar para fazer com que assuntos

21 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 20 relevantes chegassem do front de combate ao comando da força e viceversa. O preenchimento dessa matriz é bem simples, basta designar um responsável para cada assunto, determinar a periodicidade de publicação ou divulgação da informação, definir o público alvo e o meio de fazer a divulgação. É necessário também gerenciar os riscos, pois todo projeto apresenta riscos e incertezas. A palavra "risco" deriva do italiano risicare, por sua vez derivado do latim risicu, riscu, que significa "ousar". Neste sentido original, o risco é uma opção e não um destino. Uma das mais antigas citações conhecidas sobre a análise de riscos para a tomada de decisão está contida no Talmude, livro sagrado escrito pelos rabinos judeus entre os anos 200 e 500 dc. A necessidade de gerenciar riscos decorre, principalmente, da constatação de que a quantidade e diversidade dos riscos de um projeto excedem o montante de recursos disponíveis para neutralizar todos esses riscos durante a execução do projeto. Essa situação demanda que os riscos devam ser priorizados ou "gerenciados" adequadamente.

22 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 21 Ferramentas diversas foram e continuam sendo desenvolvidas para gerenciar riscos, algumas delas utilizando modelos matemáticos altamente complexos. Entretanto, um dos modelos mais utilizados também um dos mais simples. A T36M4U2 mostra uma Matriz de Risco. Para montá-la inicialmente faz-se uma lista das ações e situações que ofereçam algum risco ao projeto e em seguida atribui-se um nível de probabilidade de ocorrência, podendo ser: baixo, médio, alto. Procede-se da mesma forma para a gravidade da conseqüência. O passo seguinte é marcar essas posições no gráfico e determinar o grau de risco que pode variar de 1 a 3. Dessa forma o nível de risco é determinado com o resultado objetivo da combinação entre a probabilidade de ocorrência de um determinado evento, aleatório, futuro e que independa da vontade humana, e a gravidade do impacto resultante caso ele ocorra. Após a determinação do nível de risco prepara-se um plano de ação específico detalhando a forma de lidar com esse risco. Tipicamente são quatro as formas de tratar o risco: evitar, reduzir, assumir ou transferir (neste último, por exemplo, transferir pela contratação de uma apólice de seguros). A T37M4U2 apresenta o desdobramento de uma matriz de análise de risco.

23 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 22 Voltando aos processos de gerenciamento temos o gerenciamento de aquisições e contratos cuja finalidade é assegurar os processos necessários para aquisição de produtos e serviços a fim de cumprir o escopo do projeto. O gerenciamento de aquisições e contratos do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o projeto. Também inclui os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças necessários para administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos por membros da equipe do projeto autorizados. Concluindo os processos de gerenciamento tem-se a necessidade de garantir que os vários processos necessários à realização do projeto, apresentados até aqui, trabalharão integrada e harmoniosamente. Esse processo é conhecido como Gerenciamento da Integração. Um perfeito gerenciamento da integração aumenta as chances de sucesso do projeto.

24 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 23 Para concluir esta unidade é interessante fazer uma reflexão sobre a frase do inventor e empresário norte-americano Thomas A. Edison: Um gênio é uma pessoa de talento que faz toda a lição de casa, sem pular nenhuma etapa. Cumprir com todos os processos da estruturação e gerenciamento de projetos de desenvolvimento melhora as chances de sucesso de um projeto. Além disso, o sucesso também depende da atenção e disciplina que o Agente de Desenvolvimento tratará cada etapa do processo de gerenciamento de projetos.

25 Guia do Participante Curso para Agentes de Desenvolvimento 24 5 Referências AS-NZS Risk Management (Australia Standards New Zealand Risk management) Caporalli, Renato; Volker, Paulo. Artigo Uma reflexão introdutória sobre o problema do tempo em projetos de desenvolvimento PMBOK. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 3ª Edição. PMI. Pfeiffer, Peter. Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento. Caixa Econômica Federal Veras, Claudio. Artigo O Gerenciamento de projetos de desenvolvimentos. In Revista 150 maiores do Espírito Santo. Instituto Euvaldo Lodi - Espírito Santo