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1 GUIÃO DE EXPLORAÇÃO DA APRESENTAÇÃO DE: Pedro Elias Produção Apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS), co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu

2 Guião de Exploração da Apresentação de Escritório Electrónico Índice INTRODUÇÃO 3 ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO MULTIMÉDIA 4 COMO EXPLORAR OS CONTEÚDOS DO CD-ROM 7 Visualizar os vídeos 8 ORGANIZAÇÃO DOS CONTEÚDOS 9 Conceitos Fundamentais 9 Unidades temáticas 9 Unidade 1: Contactos 10 Unidade 2: Calendário 11 Unidade 3: Tarefas 12 Unidade 4: Notas 13 Unidade 5: Correio electrónico 14 Unidade 6: Personalizar o Outlook 15 BIBLIOGRAFIA 16 LINK S 16 2

3 Introdução Este CD-ROM disponibiliza um conjunto de material concebido para funcionar como apoio ao/à formador/a de um curso de Escritório Electrónico. A filosofia subjacente ao CD-ROM e ao curso é o da aprendizagem através da prática. Os conteúdos do CD-ROM Interactivo seguem a estrutura do manual de Escritório Electrónico e vão aprofundando os conceitos e apresentando conteúdos mais complexos e exercícios mais exigentes com o decorrer do curso, embora não seja absolutamente necessário seguir as apresentações de forma sequencial segundo os conteúdos que são apresentados no manual. Os conteúdos são apresentados de uma forma simples e prática, podem e devem ser exemplificados na prática com exemplos, utilizando a aplicação escolhida e alguns elementos fornecidos pelos formandos. Isto servirá igualmente para os/as formandos/as se irem familiarizando com o interface da aplicação utilizada. Neste curso a aplicação utilizada foi o Microsoft Outlook, versão do Office

4 Estrutura da Apresentação Multimédia A apresentação multimédia de apoio ao formador está organizada e estruturada da seguinte forma: Do lado direito do ecrã, poderá escolher as unidades, num total de seis. Dentro de cada unidade, os conteúdos estão apresentados na área central do ecrã e em função da extensão de cada unidade, poderão estar divididos em várias páginas. 4

5 Para avançar ou retroceder entre as páginas deverá utilizar as setas que se encontram do lado direito e esquerdo da área central onde são apresentados os conteúdos. No canto inferior esquerdo, pode encontrar a indicação do nível de dificuldade dos conteúdos mostrados, a página em que se encontra e o número total de páginas da unidade visualizada. Existem três níveis de dificuldade: básico, intermédio e avançado. 5

6 Todas as unidades são acompanhadas por um ou mais vídeos que deverá utilizar para exemplificar a matéria teórica da unidade. Estes vídeos podem ser encontrados de duas formas: Clicando o botão Vídeos, que se encontra no lado esquerdo do ecrã; Durante o decorrer da apresentação teórica dos conteúdos, quando surge o texto Ver vídeo, poderá clicar para visualizar o respectivo vídeo. 6

7 Como explorar os conteúdos do CD ROM Através da utilização deste produto, o formador poderá apresentar os temas, passo a passo, podendo fornecer esclarecimentos adicionais, dar exemplos, bem como realizar exercícios sobre os tópicos abordados nessa apresentação. Além do desenvolvimento dos conteúdos propostos, esta ferramenta incluirá um índice, bem como uma ficha técnica. Esta apresentação permite ainda: Ao formador, fazer a apresentação dos temas de forma mais atractiva; Captar a atenção dos formandos, de forma a seguirem de modo sequencial a formação; Apoiar o formador de forma que a apresentação se torne equilibrada no tempo e possa garantir aos formandos uma apreensão mais rápida de todas as técnicas referidas nas sessões. Os conteúdos da Apresentação Multimédia de escritório electrónico são uma aplicação multimédia composta com um conjunto de exercícios, desenvolvidos num CD ROM interactivo que complementam o manual que aborda a mesma temática. Funcionarão como uma ferramenta de autoaprendizagem que permite a apresentação guiada passo-a-passo das acções a desenvolver pelo utilizador, conciliando o método expositivo com o demonstrativo. O utilizador, além de seguir a apresentação, terá de repetir cada passo demonstrado e terá sempre a possibilidade de, autonomamente, aceder a mais informação sobre a temática. Com esta ferramenta pretende-se uma solução formativa mais ajustada às reais necessidades dos utilizadores que procuram por um lado, a situação de auto-estudo e, por outro, o maior contacto com a multimédia. Além do desenvolvimento dos conteúdos, esta ferramenta incluirá um índice, bem como uma ficha técnica. 7

8 Esta apresentação permite ainda: Apoiar o formando no processo de aprendizagem, de forma a adquirir as noções básicas do Escritório Electrónico; Facultar ao formando uma situação de auto-estudo e autoconhecimento, através de uma aposta na multimédia. Visualizar os vídeos Para visualizar os diversos vídeos demonstrativos apresentados ao longo da aplicação, deverá utilizar os comandos abaixo explicados. Botão PLAY: Permite colocar o vídeo a passar. Botão STOP: Permite parar o vídeo para que recomece do inicio. Botão PAUSE: Permite parar o vídeo mas de forma que recomece a partir do ponto onde tinha ficado. 8

9 Organização dos Conteúdos Conceitos Fundamentais Na estrutura do curso é apresentado inicialmente, em termos gerais, o programa do curso do Escritório Electrónico, no capítulo Programa. Os conteúdos encontram-se divididos em seis unidades temáticas. Para cada unidade são apresentados os conceitos teóricos, acompanhados da explicação prática, passo a passo, com imagens e vídeos que demonstram o conteúdo da respectiva unidade. A qualquer altura da apresentação, o formador pode visualizar os vídeos, mesmo os de outras unidades. Nesta apresentação interactiva, o formador tem ainda ao seu dispor, na opção Extras, uma listagem de Bibliografia e endereços da internet que poderão servir de complemento à formação. Unidades temáticas O formador deverá iniciar a formação explicando os conceitos básicos de uma ferramenta de escritório electrónico. Deverá explicar também, resumidamente, as vantagens destes tipos de ferramentas para uma empresa ou instituição. Visto que a ferramenta de escritório electrónico que vai ser utilizada para esta formação vai ser o Microsoft Outlook, o formador deverá começar por apresentar o interface gráfico do Outlook, explicando as várias zonas do ecrã. 9

10 As unidades temáticas são apresentadas da seguinte forma: Unidade 1: Contactos É nesta unidade que é explicado como se pode fazer a gestão de contactos. O formador poderá começar por apresentar os conceitos teóricos da gestão de contactos e, seguidamente, demonstrar como é que essa gestão é feita com o Outlook. Esta unidade é constituída por sete páginas e dois vídeos. Na conclusão desta unidade o formador poderá apresentar os exercícios Criar um contacto e Criar uma lista de distribuição que se encontram do Dossier Dinâmico. 10

11 Unidade 2: Calendário É nesta unidade que é explicado como se pode fazer a gestão de uma agenda. O formador deverá começar por apresentar os conceitos teóricos do calendário realçando as suas vantagens e, seguidamente, apresentar o interface gráfico do calendário do Outlook, explicando as suas funcionalidades. Esta unidade é constituída por oito páginas e um vídeo. Na conclusão desta unidade o formador poderá apresentar os exercícios Criar um compromisso, Criar um compromisso periódico e Agendar uma reunião que se encontram do Dossier Dinâmico. 11

12 Unidade 3: Tarefas Explica como se pode organizar uma lista de tarefas. Esta unidade é constituída por três páginas e um vídeo. Na conclusão desta unidade o formador poderá apresentar o exercício Adicionar uma nova tarefa que se encontra do Dossier Dinâmico. 12

13 Unidade 4: Notas As notas são o equivalente electrónico das notas de papel. Esta unidade é constituída por uma página e um vídeo. 13

14 Unidade 5: Correio electrónico Nesta unidade é explicado como se pode enviar e receber mensagens de correio electrónico. Esta unidade é constituída por nove páginas e dois vídeos, um a explicar como se recebe uma mensagem e outro a explicar como se envia. Na conclusão desta unidade o formador poderá apresentar os exercícios Enviar uma mensagem nova e Criar uma regra nova que se encontram no Dossier Dinâmico. 14

15 Unidade 6: Personalizar o Outlook É nesta unidade que é explicada toda a configuração do Outlook, desde as contas de correio electrónico, passando pelo calendário e terminando nas notas. Esta unidade é constituída por onze páginas e um vídeo. 15

16 Bibliografia ESCRITÓRIO ELECTRÓNICO GUIÃO DE EXPLORAÇÃO SILVA, Ricardo, Domine a 110% Outlook 2003, Lisboa, FCA Editora de Informática GONÇALVES, Vítor, Fundamental do Outlook 2003, Lisboa, FCA Editora de Informática Link s Microsoft Outlook, in acedida em 16/07/2007. Microsoft Outlook, in acedida em 17/07/2007. Microsoft Outlook, in acedida em 17/07/

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