RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 04/2013. Contratos de Terceirização

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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 04/2013 Contratos de Terceirização 1. INTRODUÇÃO Em atenção ao preceituado no item 08 do PAINT/2013, devidamente aprovado pelo Conselho Universitário da UNIFAL-MG em 29/05/2013, através da Resolução nº 077/2013, foram desenvolvidos trabalhos nas rotinas internas do Setor de Contratos em relação aos Processos e Contratos de Terceirização. Assim sendo, almeja-se com a realização do presente trabalho checar as rotinas e controles internos adotados pelo Setor de Contratos da Instituição quanto à legalidade e pertinência, onde será possível verificar se os controles internos são suficientes para evitar a ocorrência de impropriedades nos procedimentos que poderiam levar a uma má utilização do dinheiro público, bem como verificar o cumprimento, caso tenha ocorrido, dos apontamentos feitos por este setor de Auditoria Interna. 2. IDENTIFICAÇÃO E DELIMITAÇÃO DA MATÉRIA O item 08 do PAINT/2013 prevê a realização dos trabalhos de auditoria nos Contratos de Terceirização no que diz respeito à avaliação dos procedimentos legais e controles internos, por amostragem, na proporção de 30% do universo existente. Conforme informações encaminhadas pelo setor responsável, há na Instituição 26 Contratos de Terceirização vigentes e em andamento até a data de 11/06/2013 e 8 encerrados. Ressalta-se que os referidos contratos referem-se ao campus Sede, a Unidade Educacional I e aos campi de Poços de Caldas e Varginha. Esses contratos vigentes e em andamento gerenciam 403 funcionários alocados nos seguintes postos de trabalho: Postos de Trabalho Quantidade de funcionários Auxiliar Administrativo 61 Auxiliar de Serviços Gerais 31 Auxiliar de Serviços Gerais em Laboratório 63 1

2 Auxiliar de Serviços Gerias em Prótese Dentária 4 Bombeiro 2 Copeira 1 Eletricista 8 Encarregado de Limpeza 1 Jardineiro 4 Lavador de Veículos 1 Limpador de Vidros 1 Marceneiro 3 Mecânico de M. em E. Odontológicos 1 Mecânico de Manutenção 1 Motorista 14 Office Boy 1 Pedreiro 2 Portaria 44 horas 3 Portaria 6h/dia (36 semanas) 1 Portaria Diurna 12x36 14 Portaria Noturna 12x36 10 Secretário Atendente 42 Serralheiro 2 Serralheiro de Alumínio 1 Servente de Limpeza 78 Servente de Pedreiro 1 Supervisor de Obras 1 Técnico de Áudio e Vídeo 2 Técnico em Hardware 3 Técnico em Refrigeração 2 Vigilância Desarmada diurna 12x36 20 Vigilância Desarmada noturna 12x36 24 Total 403 Do universo existente foram selecionados, por amostragem, 16 contratos, o que corresponde a 47,05% do total, sendo eles: Contrato nº 105/ empresa SOMA (Campus Alfenas); Contrato nº 106/ empresa SOMA (Campus Poços de Caldas); Contrato nº 94/ empresa PH (Campus Alfenas); Contrato nº 95/ empresa PH (Campus Varginha); Contrato nº 96/ empresa PH (Campus Poços de Caldas); Contrato nº 25/ empresa Adminas (Campus Alfenas); Contrato nº 26/ empresa Soma (Campus Varginha), Contrato nº 27/ empresa Adminas (Campus Poços de Caldas); Contrato nº 29/ empresa Seter (Campus Alfenas); Contrato nº 08/ empresa Adcon (Campus Alfenas); Contrato nº 15/ empresa Adcon (Campus Alfenas); Contrato nº 16/ empresa Adcon (Campus Varginha); Contrato nº 17/ empresa Adcon (Campus Poços de Caldas); 2

3 Contrato nº 29/ empresa Adcon (Campus Alfenas); Contrato nº 30/ empresa Adcon (Campus Varginha) e Contrato nº 31/ empresa Adcon (Campus Poços de Caldas). Tais contratos gerenciam juntos 150 postos de trabalho. A referida amostra representa gastos efetivos na importância de R$ ,84 (um milhão, novecentos e um mil, quarenta e sete reais e oitenta e quatro centavos) no programa 2032 e nas ações 20RK e O referido valor representa 17,48% do montante destinado para ser gasto com terceirização no exercício de 2013, qual seja, R$ ,00 (dez milhões, oitocentos e setenta e cinco mil e oitocentos e dez reais). Tais despesas se deram nos seguintes contratos auditados: Contrato Gastos Estimados Programática Mês de referência 105/2010 R$ , RK Janeiro à Março 106/2010 R$ , RK Janeiro à Março 94/2011 R$ , Janeiro à julho 95/2011 R$ , Janeiro à Julho 96/2011 R$ , Janeiro à Julho 25/2012 R$ , Janeiro à Julho 26/2012 R$ , RK Janeiro à Março 27/2012 R$ , Janeiro à Julho 29/2012 R$ , RK Janeiro e Fevereiro 08/2013 R$ RK Março a Maio 15/2013 R$ , RK Abril e Maio 16/2013 R$ , RK Abril e maio 17/2013 R$ , RK Abril e maio 29/2013 R$ , RK Junho e Julho 30/2013 R$ , RK Junho e Julho 31/2013 R$ , RK Junho e Julho Total R$ ,84 Como parâmetros para seleção dos contratos a serem auditados foram levados em consideração a relevância do mesmo (valor da contratação) a criticidade da contratação, uma vez que alguns deles foram celebramos por dispensa de licitação, tendo em vista a falência de algumas empresas prestadoras de serviço e o montante e natureza dos postos de serviços envolvidos em cada uma das contratações. 3. PROCEDIMENTO 3

4 Inicialmente foi desenvolvido um Plano de Trabalho contendo as diretrizes a serem seguidas no decorrer do trabalho de auditagem. Em seguida foi encaminhado ao setor responsável o Memo. UNIFAL-MG/AUDIN/Nº 27/2013, datado de 05/06/2013, comunicando acerca da realização das ações de auditoria nas rotinas pertinentes aos Contratos de Terceirização, bem como solicitando ao referido setor a relação de todos os contratos vigentes até a presente data. Atendendo à solicitação, foi encaminhado a esta Auditoria Interna o Memorando PROAF 74/2013, datado de 11/06/2013, contendo a listagem de todos os contratos vigentes até a presente data bem como os encerrados. De posse de tais informações foi encaminhada a Solicitação de Auditoria nº 17/2013, datada de 19/06/2013 solicitando que encaminhasse a essa Auditoria Interna as seguintes informações e documentos: 1) informar como é feito o estudo para criação de novos postos de serviços terceirizados: há estudo acerca da necessidade do local com as atribuições a serem desempenhadas? Todos os postos contratados e em exercício na Instituição desempenham funções coincidentes àquelas descritas nas atribuições de cada posto? Ou existem postos superestimados, ou seja, que desempenham funções de menor complexidade que aquelas descritas para o posto ou desempenham funções mais complexas que as compreendidas pelo posto? É realizado pelo Fiscal um controle acerca da qualidade dos trabalhos prestados? Ainda com relação à fiscalização, existe alguma relação entre o fiscal e os trabalhadores em cada posto de serviço contratado além da realização da checagem quanto à efetiva execução do serviço, caso exista? 2) Encaminhar os seguintes processos licitatórios: a) Dispensa de Licitação nº 141/2011; b) Dispensa de Licitação nº 58/2012; c) Dispensa de Licitação nº 11/2013; d) Dispensa de Licitação nº 24/2013; e) Pregão nº 122/2010; f) Pregão nº 51/2012 e g) Pregão nº 46/2013; 3) encaminhar os seguintes Contratos e respectivos Aditivos: a) Contrato nº 94/2011; b) Contrato nº 95/2011; c) Contrato nº 96/2011; d) Contrato nº 105/2010; e) Contrato nº 106/2010; f) Contrato nº 25/2012; g) Contrato nº 26/2012; h) Contrato nº 27/2012; i) Contrato nº 29/2012; j) Contrato nº 08/2013; k) Contrato nº 15/2013; l) Contrato nº 16/2013; m) Contrato nº 17/2013; n) Contrato nº 29/2013; o) Contrato nº 30/2013 e p) Contrato nº 31/2013. Em resposta a Solicitação de Auditoria nº 17/2013 foi encaminhado o Memorando PROAF 81/2013, datado de 27/06/2013, informando que há estudo sim acerca da necessidade do local para criação de novos postos de serviços terceirizados com as atribuições a serem desempenhadas, ou seja, as contratações são feitas através das demandas apontadas pelo Planejamento, conforme a construção de novas áreas (Planos de expansão), bem como através dos processos abertos pelos 4

5 responsáveis de cada Unidade Acadêmica ou Administrativa, onde se verifica a necessidade e se há orçamento para essas contratações (ex.: serviços de limpeza - contratação de acordo com a metragem dos prédios, conforme prevê IN 02/2008). Informou também que todos os postos contratados e em exercício na Instituição desempenham funções coincidentes àquelas descritas nas atribuições de cada posto conforme previsto nas especificações técnicas que constam do Anexo do Edital bem como informou que não existem postos superestimados ou subestimados, ou seja, que desempenham funções de menor complexidade que aquelas descritas para o posto ou desempenham funções mais complexas que as compreendidas pelo posto. Em relação ao fiscal informou que a fiscalização é feita conforme o anexo IV da IN 02/2008, que trata da fiscalização inicial, diária, mensal e especial e que quanto aos serviços de limpeza existe um encarregado que verifica todos os serviços e também informou que não há relação entre o fiscal e o trabalhador, sendo que se contratam os postos de serviços e não pessoas, onde a relação empregado x empregador é feita através do preposto de cada empresa; bem como encaminhou todos os documentos solicitados. De posse dos referidos contratos e seus respectivos processos licitatórios, fez-se a checagem nos procedimentos e a consequente avaliação das rotinas internas. Ainda no intuito de se otimizar as consultas e as rotinas internas do setor, bem como do fiscal dos contratos, foram feitas checagens junto ao SIASG onde cada contrato e cada cronograma do universo auditado foi devidamente checado por esta auditoria. Ao final dos trabalhos, os processos licitatórios e contratos analisados foram devidamente restituídos ao setor responsável, conforme se verifica do Termo de Entrega nº 03/2013, sendo também encaminhado o presente Relatório de Auditoria Preliminar ao Setor envolvido - Pró-Reitoria de Administração e Finanças - para as devidas manifestações sobre os apontamentos e recomendações. 4. CONSTATAÇÕES Para a realização dos trabalhos foram selecionados os contratos n os 105/2010, 106/2010 e 26/2012 todos firmados com a Soma Terceirização e Serviços Ltda. - ME, sendo que o Contrato nº 105/2010 é referente ao campus de Alfenas, o Contrato nº 106/2010 ao campus de Poços de Caldas e o Contrato nº 26/2012 ao campus de Varginha. Também foram selecionados os contratos n os 94/2011, 95/2011 e 96/2011 todos firmados com a empresa PH Serviços e Administração Ltda., sendo que o Contrato nº 94/2011 é referente ao campus de Alfenas, o Contrato nº 95/2011 ao 5

6 campus de Varginha e o Contrato nº 96/2011 ao campus de Poços de Caldas. Também foram selecionados os contratos n os 25/2012 e 27/2012 firmados com a empresa Adminas Ad. Terc. de Mão de Obra Ltda., sendo que o Contrato nº 25/2012 é referente ao campus de Alfenas e o Contrato nº 27/2012 ao campus de Poços de Caldas. Além desses, também foi selecionado o Contrato nº 29/2012 firmado com a empresa Seter Serviços e Terceirização de Mão de Obra Ltda., sendo que o mesmo é referente ao campus de Alfenas. Finalizando a amostragem selecionada, também foram selecionados os contratos n os 08/2013, 15/2013, 16/2013, 17/2013, 29/2013, 30/2013 e 31/2013 todos firmados com a empresa Adcon Administração e Conservação Ltda., sendo que os Contratos n os 08/2013, 15/201 e 29/2013 é referente ao campus de Alfenas, os Contratos n os 16/2013 e 30/2013 ao campus de Varginha e os Contratos n os 17/2013 e 31/2013 ao campus de Poços de Caldas. No tocante aos processos licitatórios tem-se que o setor responsável está atendendo a legislação vigente e está utilizando-se do pregão eletrônico para a contratação de serviços terceirizados, uma vez que essa é a modalidade indicada na legislação vigente, ou seja, na Lei /2002 que institui o Pregão como forma de contratação de bens e serviços comuns e Decreto 5.450/2005 que regulamenta o pregão na forma eletrônica. Contudo, há de se observar que dentro dos processos analisados contém 4 contratos que resultaram de dispensa de licitação, uma vez que se embasaram nos incisos IV e XI do art. 24 da Lei 8.666/93 que abre a possibilidade de contratação direta em caso de emergência, quando caracterizada a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo, vedada a prorrogação e em caso de rescisão contratual desde que atendida a ordem de classificação da licitação anterior nas mesmas condições oferecidas pelo licitante vencedor, inclusive quanto ao preço. Dos contratos celebrados fundamentados na contratação direta, verificamos que todos estavam devidamente justificados nas hipóteses permissivas e encontramse devidamente instruídos. Há de se informar que todos foram celebrados por tempo suficiente à realização de nova licitação pelas vias ordinárias. Ao analisar os contratos propriamente ditos e seus aditivos, tem-se que o setor manteve o processo de otimização de suas rotinas internas no sentido de formalizar o contrato com todos os documentos obrigatórios. Desde a assinatura do contrato até a fiscalização realizada pelo fiscal designado, passando pela análise das planilhas e pagamentos realizados, demonstra que o setor mantém um controle interno eficaz, condizente com as atribuições do setor. 6

7 Contudo, há de se mencionar que a manutenção da regularidade das rotinas internas pelo setor tem um custo muito elevado, face o grande número de contratos vigentes, 26 ao todo. Tal fato faz com que os servidores do setor tenham que se desdobrar para controlar esse grande quantitativo de contratos que, faz-se a diversos fatores, foram sendo necessários a celebração. Entende essa Auditoria, que uma racionalização das contratações e a consequente redução do quantitativo de contratos existentes, seriam salutar à otimização das rotinas internas do setor, pois facilitaria as rotinas de análises e reduziria drasticamente o tempo dispensado à elaboração de minutas e termos aditivos. Por fim, o que chama a atenção dessa Auditoria Interna é o alto gasto da Instituição com os contratos de terceirização. Dos 16 contratos analisados foram gastos a importância de R$ ,84 (um milhão, novecentos e um mil, quarenta e sete reais e oitenta e quatro centavos). Observe-se que estamos falando de apenas 16 contratos. Se levarmos em consideração os 26 Contratos de Terceirização vigentes na Instituição chega-se ao quantitativo estimado de gasto para o ano de 2013 de R$ ,00 (dez milhões, oitocentos e setenta e cinco mil e oitocentos e dez reais), o que corresponde a 8,77% do orçamento total da Instituição. Assim, há de se reiterar junto ao Ministério da Educação os pedidos de cargos e seus respectivos códigos de vaga para a realização de concurso público e, assim, reduzir o quantitativo de postos terceirizados na Instituição (403 postos), os quais, atualmente, já supera e muito o número de TAEs que é de 284 servidores. 5. CONCLUSÃO Das análises realizadas nos 16 contratos selecionados para auditagem não foi possível verificar qualquer irregularidade material ou impropriedade formal que pudesse ocasionar uma má utilização do dinheiro público. Os setores envolvidos, tanto na fase do processo licitatório quanto na fase da formalização do contrato, encontram-se desempenhando suas atividades com presteza e dentro dos parâmetros da legalidade. Contudo, no sentido de se racionalizar as rotinas internas e viabilizar um controle mais efetivo dos contratos de terceirização, bem como otimizar toda a estrutura de gestão e fiscalização de contratos, a realização de nova licitação com a consequente reunião dos contratos de terceirização divididos apenas por área e por campi faz-se necessária. Tal fato gerará ganhos para o setor, que terá menos contratos 7

8 para efetivar a gestão, bem como para toda a estrutura de controles primários da Pró- Reitoria, bem como para esta Auditoria Interna. 6. MANIFESTAÇÃO DO SETOR ENVOLVIDO Através do memorando Memo. UNIFAL-MG/AUDIN/Nº 50/2013 foi encaminhado o presente Relatório de Auditoria Preliminar à Pró-Reitoria de Administração e Finanças, para manifestação acerca dos apontamentos e recomendações. A Pró-Reitoria de Administração e Finanças encaminhou Memorando PROAF 100/2013, contendo manifestação da seguinte forma: A Pró-Reitoria de Administração e Finanças manifestase que concordamos com as recomendações sugeridas e nos comprometemos que serão efetivadas até 31/12/2013. Assim sendo, verifica-se que a Pró-Reitoria acatou todas as recomendações emanadas por esta Auditoria Interna e não fez qualquer ressalva acerca dos apontamentos feitos. 7. RECOMENDAÇÕES 1) Que seja realizado estudo acerca da viabilidade de se reunir, por áreas, os diversos contratos de terceirização vigentes na Instituição; 2) Uma vez entendendo ser viável, que seja providenciada a unificação dos contratos de terceirização por área e por campi, no sentido de se reduzir o número de contratos vigentes para este fim; 3) Que seja reiterado, junto ao Ministério da Educação e demais órgãos competentes, a necessidade de se liberar novos cargos públicos para serem providos e, assim, reduzir o quantitativo de postos terceirizados na Instituição. Alfenas, 21 de agosto de RODOLFO MARQUES GRECHI JEFERSON ALVES DOS SANTOS Matrícula SIAPE nº Matrícula SIAPE nº Membro Equipe de Apoio Auditor Chefe da UNIFAL-MG 8