TE3 Case de Sucesso: Implementando um programa de cartão corporativo. Patrocinado por

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1 TE3 Case de Sucesso: Implementando um programa de cartão corporativo Patrocinado por

2 Considerações Em alguns países da América do Sul a implementação do C/C corporativo ainda é visto como o problema e não como a solução. Existem empresas que desejam avançar e se colocar em linha com a tendência atual, porem falhem na tentativa por diferentes circunstancias. Existem empresas que já conseguiram implementar o C/C corporativo para alguns setores da cadeia produtiva.

3 Considerações Possivelmente os setores que compõem a cadeia produtiva das viagens corporativas, são responsáveis pelo atraso na implementação da ferramenta.

4 Cenários opostos: O orçamento da minha empresa para viagens corporativas é muito pequeno. O C/C corporativo não oferece benefícios palpáveis Não há alternativas na hora de escolher um C/C Não tenho uma política de viagens estabelecida A política da empresa não permite que sus funcionários usem C/C corporativos. Independentemente do tamanho do orçamento, preciso adotar um C/C corp. O C/C oferece resultados que afeita positivamente minha empresa O mercado oferece varias alternativas que se adaptam as minhas necessidades Mesmo sendo uma pequena empresa, o fato de ter uma política de viagens clara e objetiva, me ajuda no controle. Confiamos na organização e no valor agregado que nosso solução de pagamento oferece.

5 Integrantes Moderador: Luis Eduardo Calle Painelistas Fernando Montes Telefónica, Argentina Ronaldo Almeida IBM, Brasil Kevin Maguire University of Texas, USA

6 Tarjetas Corporativas Virtuales Fernando Montes Telefónica, Argentina Patrocinado por

7 Tarjetas Corporativas Virtuales Ventajas. Control. Nuestra experiencia.

8 VENTAJAS Nos permite centralizar el pago de los pasajes aéreos. Mejoramos los procesos administrativos y reducimos costos ocultos: Se reducen las emisiones de cheques y minimizan la cantidad de facturas, sus respectivos pagos y evitamos conciliaciones bancarias. De esta manera beneficiamos a otras áreas de la Organización como ser Tesorería, Cuentas a Pagar y a nuestro Operador.

9 VENTAJAS Consolidamos información. Seguro de viajes: Brinda cobertura sobre accidentes. Manejo de las fechas de vencimientos.

10 Ventajas Algunas tarjetas brindan servicios de atención en algunos Aeropuertos. Financieras: los pagos se pueden realizar aproximadamente a un mes. Control y consolidación de información. Permite exportar reportes para informar a nuestros Clientes Internos.

11 Nuestra experiencia A continuación vamos a destacar algunos puntos y aspectos a tener en cuenta que hemos relevado en base a las características de la operatoria y procesos de nuestro Grupo en el uso de las Tarjetas Virtuales.

12 Nuestra experiencia La tarea de conciliar los datos la hace el Operador de Viajes Confecciona la/s facturas que soportan los cargos del resumen, de acuerdo a las cuentas contables de la Empresa se facturan los boletos aéreos de cabotaje e internacionales por separado.

13 Nuestra experiencia Realizamos una conciliación automática de la facturación remitida por la Agencia y que soporta el resumen y trabajamos solamenete si es que lo hubiera, sobre las las diferencias que pudieran surgir. Control.

14 Nuestra experiencia Casuísticas a considerar: Boletos de una Empresa o Unidad de Negocio facturado a otra, el resumen lo abonamos en su totalidad y se corrige mediante la emisión de una nota de crédito y el posterior cargo al Cliente que corresponda.

15 Nuestra experiencia Casuísticas a considerar: Lo que abonamos a través de la tarjeta es el importe bruto del boleto, por lo expuesto de existir descuentos producto de negociaciones o sesión de comisiones, el proveedor debe remitir las notas de crédito correspondientes.

16 Nuestra experiencia Casuísticas a considerar: Los resúmenes impresos llegan vía correo muy sobre la fecha de vencimiento del pago, por lo que recomendamos visualizarlo previamente a través de internet y ganar días para efectuar los controles correspondientes.

17 Nuestra experiencia Casuísticas a considerar: De ser un Grupo con varias Empresas o una Cìa. con muchas Unidades de Negocio, cada una con una tarjeta y trafico de pasajeros considerable, sugerimos diagramar periodos con vencimientos que no se crucen.

18 Nuestra experiencia Casuísticas a considerar: Esto nos ayudará a evitar demora en los pagos y no tener que abonar punitorios (intereses) con montos a considerar. También evitar el tener la dificultosa tarea de imputar porcentualmente dicho cargo a cada uno de los centros de costes.

19 Ronaldo Almeida IBM O uso do Cartão de Crédito Corporativo em Viagens 03 de Fevereiro de 2009 Patrocinado por

20 Agenda Introdução Aspectos Gerais Vantagens Utilização do Cartão Corporativo Administrando um Programa Ideal.

21 Introdução Esta apresentação têm como objetivo mostrar algumas vantagens do uso do cartão de crédito corporativo como forma de pagamento para viagens corporativas e alguns aspectos relevantes na aplicação do cartão dentro de uma corporação.

22 Aspectos Gerais Apesar do uso do cartão de crédito ser benéfico, e uma tendência de mercado, devemos levar em consideração que as empresas têm perfis diferentes, com necessidades e processos distintos, que muitas vezes ocasionam decisões financeiras internas que dificultam a adoção de uma política de viagens com o uso do cartão, seja o corporativo individual ou o cartão virtual. Toda corporação deve possuir uma política de viagens, seja ela pequena, média ou grande. A Política de viagens não precisa ser uma Bíblia.

23 Vantagens Concentração de Gastos em um único fornecedor intermediário. Redução de Burocracia e melhoria nos processos administrativos da corporação. Incentivo pago pelo uso do cartão Maior respeito e adesão a política de viagens da corporação. Viajante é responsável pela prestação de contas. Monitoramento de tendências de mercado

24 Vantagens Melhor consolidação das informações de gastos, que auxilia em negociações com fornecedores de viagens. Relatórios Gerenciais diversos, incluindo dados consolidados regionalmente. Propicia dados para controle da política de viagens da empresa, que podem ser obtidos em tempo real. Serviços inclusos sem custo adicional ao cliente. Seguro de viagem coberto pelo cartão Redução do trabalho e tempo gasto na reconciliação de gastos e processo de reembolso ( Ferramenta Eletrônica ). Redução de Custos.

25 Vantagens Auxilia o consolidador em fluxo de caixa, evitando situações que comprometam o nome da corporação e surpresas ao viajante. Pagamento de Transaction Fee. Cada requisitante paga pela sua própria transação.( Esta aplicação pode ser restrita a viabilidade entre operadora de cartão de crédito e agência de Viagens ) Elimina processo de Settlement com a prestadora de serviços de viagens. Maior controle no Cash Flow da empresa. Eliminação, por exemplo, de adiantamento de dinheiro para viagem.

26 Utilização do Cartão Corporativo Devo Colocar um cartão corporativo nas mãos de um cliente interno?

27 Utilização do Cartão Corporativo A empresa deve estar comprometida em instruir, monitorar e disciplinar seus clientes internos. A Política de Viagens deve ser bem estruturada e haver uma aderência plena da mesma. Comprometimento e responsabilidade do cliente interno. Evitar atrasos no pagamento do cartão. Maior parte de seus fornecedores devem aceitar cartão de crédito como forma de pagamento. Aplicação de cartão virtual pode ser uma solução para pagamentos de gastos com viagens de Vendors e Clientes.

28 Utilização do Cartão Corporativo Caso sua corporação não esteja apta aos fatos mencionados anteriormente, ainda há esperança. Use um cartão virtual!!! No entanto, a corporação será a responsável direta pelo pagamento TOTAL dos gastos e maior rigidez no processo de aprovação antes da viagem. Resistência e Confiança no uso do cartão corporativo.

29 Administrando um programa ideal Administração do Delinquency Processo de aquisição do cartão Cancelamento de cartão ( Voluntário e Involuntário ) Reinstalação de Cartão Reposição de Cartão Atendimento Exclusivo ao Cliente Comunicações e Notificações Instituir um programa de mudanças e revisões Processo de devolução de crédito Termos de pagamento Seguros Assistência Global Programa de Saques Sistemas de Informação Gerencial Área de cobertura e Aceitação Forma de recompensa

30 Kevin Maguire, CCTE, GLP Manager of Travel for Intercollegiate Athletics University of Texas, USA Patrocinado por

31 Overview Company benefits Accurate knowledge of travel spend Cash flow control Traveler benefits Selecting the card

32 Accurate Knowledge of Travel Spend is Critical Better track of travel spend and travel trends Break down supplier spend air, hotel, land transportation, entertainment Supplement to other sources of corporate spend information

33 Cash Flow Control Float on Repayment allows a company to retain cash for longer periods Eliminates or reduces the need for cash advances Liability responsibility can be adjusted Cards can be designed for use only on specific items or services, i.e., airline tickets, hotel rooms, but not general merchandise

34 Traveler Benefits Eliminates the need to carry a personal credit card or maximize limits on personal card Can be designed to allow for emergency cash May offer wider acceptance than personal card Spending limits can be designed to be adjustable when necessary

35 Select the Card How wide-spread is the credit card s acceptance, by region and/or by merchant What is included in the card coverage Travel Insurance Baggage Insurance Purchase Satisfaction/Loss Guarantees Medical Coverage Etc.

36 Thank you! Obrigado! Gracias!

37 Perguntas & Respostas Questions & Answers

38 OBRIGADO!!! See you next LACTTE March 1 st to 3 rd, 2010

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