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2 Descrição de atividades escritório FSM em 2008 Contexto de funcionamento As atividades desenvolvidas pelo escritório técnico do FSM são de apoio ao Grupo de Enlace especificamente e de apoio ao processo FSM em geral. As atividades do plano de ação do precesso Fórum Social Mundial não são de responsabilidade exclusiva do escritório mas, sim, compartilhadas com as diversas instâncias do processo FSM (comitês locais, comitês organizadores, comissões do CI, CI e GE). Grupo de Enlace El Grupo de Enlace tiene un mandato de responsabilidad y no de poder, no representa al CI o habla en su nombre y su función principal es facilitar la comunicación y operatividad entre los Grupos de Trabajo (GTs), las Comisiones y el CI, así como con el apoyo de la Oficina del FSM, viabilizar los preparativos y desarrollo de la reuniones y el Plan de Trabajo del CI. Su composición se fundamentó en criterios de diversidad, expresión de tradiciones y sensibilidades políticas, realidades regionales, sectoriales y temática, así como de disponibilidad de tiempo para el desarrollo del trabajo. Para operacionalização das atividades de consolidação do processo são elaborados planos de trabalho, cronogramas e orçamentos pelas diversas instâncias organizativas a partir das diretrizes encaminhadas pelo CI. Cada instância elabora seu orçamento de acordo com o seu plano de trabalho. Memória FSM memoriafsm.org 1

3 The LG is accountable to the IC. It has the responsibility to present an annual workplan, and annual social and financial report to the IC for approval. The LG and the WSF office (now based in Sao Paulo, Brazil) are facilitating mechanisms for the IC. The location of the office can also rotate to different locations. The IC would need to decide the periodicity and the principles for its rotation. As atividades de apoio ao processo do Fórum Social Mundial são as seguintes: a) Ações organizativas: organização de reuniões, memória e sistematização das definições feitas nas diversas instâncias do processo, bem como o encaminhamento das decisões tomadas; b) Ações de o apoio à comunicação interna e externa e à mobilização para os eventos e processo FSM; a) Ações organizativas equipe do escritório mapear as demandas atuais por ordem de prioridade e entidades/pessoas de interface planilha paisagem atividade responsavel (quem/com quem) prazo Administrativo financeiro (IBASE) - Elaboração e atualização permanente do calendário geral de atividades referentes ao processo FSM (reuniões do GE, CI, comissões do CI, GTs, GF FSM 2009, CH, datas de consultas) - Organização das reuniões físicas ou presenciais Memória FSM memoriafsm.org 2

4 Administrativo financeiro (IBASE) do CO, CI, comissões e GE (acompanhamento da logística geral, agendamento de salas, tradução, inscrições para a reunião e fundo de solidariedade, emissão de cartas de vistos, acompanhamento da emissão de passagens do GE e outras dúvidas) - Sistematização das reuniões realizadas (relatórios e informes), dos documentos produzidos e do debate e organização Apoio ao CI Manutenção de banco de contatos do CI atualizado, agendamento de salas para reuniões, arquivo, digitação de documentos - Atualização das listas do CI e comissões - Acompanhamento das reuniões das diversas instâncias Memória FSM memoriafsm.org 3

5 Administrativo financeiro (IBASE) - Encaminhamento de textos diversos (relatórios e propostas para debates) para a tradução - Versões e traduções de mensagens encaminhadas ao GE, CI, suas comissões e GTs - Preparação de relatórios narrativos para projetos diversos - Atendimento e encaminhamento de demandas diversas de comitês de fóruns (mundiais, regionais, temáticos, locais) em relação à preparação dos eventos, contatos etc. Encaminhamento de questões relativas à rcontratos de estágios, contratos de prestação de serviços diversos , servidores, telefone, domínios etc.) - p/ IBASE As rotinas do escritório do FSM são absorvidas pela área administrativo-financeira do IBASE, a Memória FSM memoriafsm.org 4

6 Administrativo financeiro (IBASE) saber: - contas a pagar e a receber - folha de pagamento - relatórios gerenciais Despesas administrativas - telefone, internet e correio - aluguel - despesas bancárias (conta FSM) - manutenção de equipamentos de informática - serviço de contabilidade Memória FSM memoriafsm.org 5

7 b) Ações de apoio à comunicação interna e externa e à mobilização para os eventos e processo FSM; Atualização de mailing específico de mídia Apoio ao desenvolvimento de sites diversos (concepção, tradução, testes, relatório de testes etc.) - Produção de conteúdos diversos sobre o processo FSM para o boletim e site do FSM; - Gerenciamento da tradução para EN-ES-PT-FR dos conteúdos diversos produzidos para boletins e sites; - Atualização do site (edição e inserção do conteúdo produzido, inserção de hiperlinks e arquivos para download) - Atualização do mailing de recebimento dos boletins do FSM Memória FSM memoriafsm.org 6

8 Atualização de mailing específico de mídia - Produção de informações específicas sobre o processo FSM para mídia convencional e alternativa (releases) Comunicação interna Apoio ao GE - Apoio à comunicação do GE: Chats, listas de discussão e conferências telefônicas serão as ferramentas a serem utilizadas sistematicamente pelo GE. - sistematizar las propuestas de temas para cada chat, y envío de los documentos correspondientes en inglés y español; - traducción al español del contenido de cada chat. Memória FSM memoriafsm.org 7

9 Atualização de mailing específico de mídia - Llamada para los chats; - cierre de los chats después de 48 horas; envío del contenido del chat en inglés y español; - envío por mail a todos los miembros del GE del contenido (en ingles y español) de decisiones tomadas por chat con plazo de confirmación o contestación; - preparación, con miembros del GE para eso designados, de los informes de cada reunión del GE. Comunicação externa - Atendimento ao público em geral: demandas que Memória FSM memoriafsm.org 8

10 Atualização de mailing específico de mídia chegam ao escritório para os s por telefone e eventualmente, pessoalmente; Atendimento à imprensa (por e telefone) Tradução - Articulação com as redes de tradutores do FSM para o processo e evento; Memória FSM memoriafsm.org 9

11 EQUIPES Participação de membros do GE em comissões e GTs Participação de membros do escritório no acompanhamento das comissões Metodologia Conteúdo Comunicação Gina, Chico, Moema, Rafaela, José Miguel e Taoufik Wilhelmina, Meena, Chico Thiago Marcela Hélio Expansão Rafaela, Chico, Bheki, Taoufik, Moema, Changgeun Marcela Recursos Gustavo, Taoufik Estratégias Gustavo, Claire, Ana, José Miguel, Hector, Taoufik Thiago Hélio Assessment Taoufik and Moema GDA Raffaella, Gustavo, Memória FSM memoriafsm.org 10

12 Taoufik, Meena e Moema GTs Grupo de Trabalho Global Day of Action planilha de sistematização Em relação a este GT, cujo trabalho se encerraria após o 26 de janeiro, a proposta é que ele continue a funcionar como espaço de avaliação do GDA. Depois do seminário de estratégias, pensar se é necessário ou não um grupo de mobilização que poderia ser útil também para o FSM Equipe de transição Escritório redistribuição e definição de tarefas sistematização 10 de julho de 2008 Thiago jornalista, 8 horas, expansão, comunicação, GE Memória FSM memoriafsm.org 11

13 Marcela estagiária, apoio para organização e CI, 4 horas Hélio, estagiário, apoio para tradução e comunicação, 4 horas Alessandra, apoio ao escritório em Belém, 4 horas II Normas adoptadas por el GE para realizar sus tareas : 1. para su funcionamiento como grupo; 2. en sus relaciones con las Comisiones y Grupos de Trabajo del CI; 3. en sus relaciones con el CI; 4. en sus relaciones con la oficina administrativa actualmente ubicada en Sao Paulo, Brasil; 1. Para su funcionamiento como Grupo: Intercomunicación permanente: por la lista de discusión del GE, ya creada en la Internet, completada si necesario por contactos telefónicos o por skype; Reuniones con la presencia física de sus miembros: ordinarias por ocasión de las reuniones del CI; Memória FSM memoriafsm.org 12

14 extraordinarias siempre que necesario, por decisión consensual de los miembros del GE; Reuniones por chat: chats periódicos por skype, con duración limitada, sobre cuestiones necesitando discusiones o decisiones colectivas (llamada al chat por la oficina); las cuestiones serán propuestas por los miembros del GE previamente, por medio de la lista de discusión (sistematización por la oficina); todo tema mas difícil será llevado a la reunión con presencia física, por decisión consensual del GE; el chat permanece abierto 48 horas solamente para consulta, la oficina lo cierra pasadas las 48 horas; pasadas 48horas su contenido será enviado por mail por la oficina a todo el GE; inicialmente los chats serán cada 15 días, miércoles, de 1 a 3 GMT con la práctica será cambiada si necesario la periodicidad; entre esas fechas podrán ser fijados chats extraordinarios, si la necesidad se presenta; la lengua en el chat será el inglés, el envío posterior de su contenido en inglés y español; (traducción por la oficina); Conferencias telefónicas: si necesario, habiendo recursos; Presencia en la reuniones (con presencia o por chat): los miembros del GE que no puedan participar de sus reuniones por motivos justificados podrán ser sustituidos, en carácter excepcional, por personas de su organización que estén acompañando su trabajo; los suplentes podrán siempre que les sea posible participar de las reuniones; los suplentes so sustituyen titulares sino que son considerados miembros adicionales; Toma de decisiones: tomada de decisiones por consenso se toman con por lo menos seis miembros titulares o por ocho miembros del GE si de la reunión participan suplentes; la toma de decisiones con número menor de miembros exige que se comunique la decisión tomada a todos los demás (titulares y suplentes), por mail (en ingles y español, traducción por la oficina), con plazo de 72 horas del envío da la consulta para confirmación o contestación; Memória FSM memoriafsm.org 13

15 las diferentes tareas de responsabilidad del GE serán distribuidas entre sus miembros por decisión colectiva, por ocasión de sus reuniones; esta distribución de tareas, con sus respectivos plazos, será consolidada en informe preparado por el secretariado de la reunión (miembros del GE designados a cada vez y oficina) inmediatamente después de su término relaciones del GE con las Comisiones y Grupos de Trabajo del CI - los miembros titulares y suplentes el GE continúan participando de las Comisiones y Grupos de Trabajo en que están integrados (ver lista más abajo), sin asumir responsabilidades en las Comisiones y Grupos, que tienen sus propios facilitadores; - los miembros del GE se incumben de llevar a las Comisiones y GTs eventuales propuestas y recomendaciones del GE, y de traer a ella información sobre los trabajos de las Comisiones y Gts; - Las Comisiones y Gts pueden indicar miembros para participar de reuniones del GE para tratar de cuestiones de su interés; 1.3. relaciones con el CI; Houve acordo de que é importante preparar informes periódicos Grupo de Enlace para o Conselho Internacional relaciones con la oficina administrativa actualmente ubicada en Sao Paulo, Brasil; Memória FSM memoriafsm.org 14

16 - los miembros brasileños del GE se encargan de acompañar las actividades de la oficina; Memória FSM memoriafsm.org 15

17 NÚCLEO MEMÓRIA O escritório do FSM em São Paulo também sedia um acervo de memória física dos eventos FSM mundial, regionais, temáticos e locais com livros, CDs, vídeos, DVDs, cartazes, clipping sobre os eventos, programações, materiais de promoção (folders e postais), crachás, bem como camisetas e bolsas, entre outros. Precisamos de espaço para trabalhar, contratar mais um/a e/ou receber nacionais e internacionais para caracterizar o escritório como um local de processo de articulação entre local, nacional, internacional e preparar a sua mudança fortalecendo desde já intercâmbios com o próximo país; O foco em processos, captação de recursos, visibilidade exige a tarefa de sistematização constante de informações para doadores & mídia em geral precisamos de recursos humanos para estas atividades e para apoio das Comissões; Sugestões: Curto prazo: Memória no Brasil - abrigar o acervo do Fsm em uma entidade parceira/amiga no Brasil que trabalhe com catalogação de acervos, memória de movimentos sociais e tenha espaço e pessoal qualificado para atendimento ao público; Memória FSM memoriafsm.org 16

18 Segundo semestre/2008 Formatar um projeto para a Lei Rouanet para preservação do acervo do FSM, sistematização em publicação e/ou outros meios (multimídia). Esta ação se enquadra em várias áreas: audiovisual, patrimônio cultural, humanidades em vários segmentos e modalidades previstas no formulário do MINC. *O tempo para elaboração 3 meses e 3 meses para avaliação do Ministério. A captação pode ser realizada já em 2009 preparando este acervo para a comemoração dos dez anos do Fórum e em 2010 e eventos itinerantes em forma de exposição/festival de vídeos para visibilidade do projeto. Vantagens: *podemos captar de pessoas físicas e jurídicas que terão abatimento no seu imposto de renda. Médio prazo: articulação com entidades internacionais que possam colaborar com recursos, acervos entre outros. Dificuldades: encontrar uma ONG que tenha venha há mais de dois anos atuando com finalidades culturais para elaboração de projeto. *Podemos terceirizar esta tarefa com contratação de empresa que trabalha especificamente com a lei e captação de recursos. Memória FSM memoriafsm.org 17

19 Memória FSM memoriafsm.org 18

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