PROJETO INTEGRAÇÃO DOS CENTROS DE INFORMAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PAULISTA

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1 PROJETO INTEGRAÇÃO DOS CENTROS DE INFORMAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PAULISTA São Paulo Julho/2008 Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista

2 SUMÁRIO 1. Sumário executivo Antecedentes Objeto Objetivos Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa Descrição do objeto Resultados esperados Fases e Estimativa de investimento Cronograma básico Considerações finais Anexos Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 2/18

3 1. SUMÁRIO EXECUTIVO A tendência mundial no que concerne a serviços desenvolvidos por bibliotecas é o trabalho em rede, que reúne organizações engajadas para um objetivo comum, buscando a troca de informações, materiais e serviço. Nesse contexto, os objetivos deste projeto são (1) a formalização, por meio de um termo de cooperação, do trabalho colaborativo entre os Centros de Informação 1 do Estado de São Paulo, (2) a criação, na web, de um portal com integração de acesso aos catálogos dos acervos desses Centros de Informação (CIs) e aos serviços prestados por eles e (3) a capacitação do pessoal integrante dos CIs para desenvolvimento de competências pertinentes a essa nova forma de trabalhar. O projeto é dividido em quatro fases, com previsão de duração de 18 meses cada uma, sendo que a primeira fase tem estimativa de investimento de aproximadamente R$ ,00. A implantação terá acompanhamento de um grupo técnico de bibliotecários do Estado, que agirá como articulador, facilitando o desenvolvimento de todas as atividades. 2. ANTECEDENTES Em 2006, por meio da Resolução CC 43, de 06/10/2006, foi instituído um Grupo Técnico (GT) incumbido de proceder à adequação e a integração de informações disponibilizadas pela administração direta e indireta do Estado. A atuação do GT resultou num diagnóstico de oitenta CIs, que forneceram dados sobre: a) recursos físicos e tecnológicos; b) acervo (volume, áreas temáticas...); c) prestação de serviços; d) acesso à informação. 1 Para fins deste projeto, entende-se por centros de informação todas as unidades que mantenham acervo de documentos técnico-científicos e/ou histórico-culturais (bibliotecas, centros de documentação, arquivos com acervo histórico-cultural, centro de memória e assemelhados) da administração direta e indireta do Estado de São Paulo, excetuando-se as universidades públicas estaduais. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 3/18

4 O diagnóstico constatou expressivo volume de recursos informacionais pouco conhecido, tanto para a população como para as próprias instituições do governo. A soma dos acervos desses oitenta CIs é de aproximadamente volumes e nem todos os CIs têm o acervo disponível em catálogo eletrônico, o que dificulta o acesso à informação. Em 2007, mesmo não havendo mais a oficialização do GT, o grupo de bibliotecário aumentou, formando uma rede de relacionamento dos centros de informação do Estado de São Paulo (Rede dos Centros de Informação da Administração Pública Paulista - Rede CIAPP), que desde então, informalmente, prossegue com reuniões e atividades fundamentadas nas seguintes diretrizes: Disponibilização de acesso à informação pública à sociedade; Prestação de serviços sócio-culturais à sociedade; e Cooperação técnica entre os CIs da administração direta e indireta do Estado. Hoje, há aproximadamente 130 CIs no Estado disseminados em 25 Secretarias, e entidades vinculadas, e na Procuradoria Geral do Estado. A Rede Ciapp é formada por bibliotecários destes CIs e, parte deles, forma o GT recomposto pela Resolução CC 14, de 14/04/2008 para, formalmente, prosseguir com ações voltadas para o trabalho cooperativo, mediado por um portal na internet com criação prevista na Resolução CC 14/2008 (ver Anexos). 3. OBJETO Portal com acesso integrado aos catálogos de acervos dos centros de informação da administração pública paulista. 4. OBJETIVOS 4.1 Objetivo geral Integração, em rede, dos acervos e serviços dos centros de informação da administração pública paulista. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 4/18

5 4.2 Objetivos específicos Ampliação do acesso a fontes de informação do Estado à sociedade. Cooperação técnica entre os CIs visando ao desenvolvimento de acervo, catalogação e pesquisa. Desenvolvimento de competências do corpo funcional dos CIs. 5. JUSTIFICATIVA A criação de um portal de integração de acesso aos acervos e serviços de todos os CIs do Estado é uma forma de sistematizar, uniformizar e acelerar a prestação dos serviços da área. Essa medida está alinhada às ações do governo para democratização do acesso à informação, sendo, também, uma forma de inclusão social. Outra vantagem é a de ser um passo em direção a transparência sobre a produção técnico-científica dos órgãos públicos - uma vez que os CIs tendem a ser em cada órgão, as unidades responsáveis pela organização e pelo controle desses materiais, o que vai ao encontro da tendência mundial no que concerne a serviços desenvolvidos por bibliotecas e unidades semelhantes. A formalização da Rede CIAPP é importante para conferir legitimidade ao trabalho, o que amplia a quantidade de CIs participantes da Rede e acelera a execução das atividades. A necessidade de capacitação de pessoal está justificada pela discrepância, evidenciada pelo diagnóstico, entre as condições de infra-estrutura material e de capacitação entre os profissionais dos CIs, que deverão alcançar uma paridade, em termos de desenvolvimento de competências, para atendimento das demandas geradas pelos serviços à distância e das novas formas de trabalho em rede. Com isso, a iniciativa do portal, que gerará serviços e produtos, beneficiará: A sociedade porque poderá ter acesso a mais informação e a tomar conhecimento de documentos públicos históricos; Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 5/18

6 A administração pública, que apresentará mais eficiência, economia e transparência, além de disponibilizar mais serviços eletrônicos à sociedade; e Os CIs, que terão acesso a mais fontes de pesquisa e redução orçamentária. Para colaborar com a execução deste projeto foi escolhida pelo GT, a BIREME/OPS/OMS Centro Latino-Americano e do Caribe de Informações em Ciências da Saúde, instituição que coordena e realiza atividades de cooperação técnica em gestão de informação e conhecimento científico com o objetivo de fortalecer e ampliar o fluxo de informação científica em saúde no Brasil e nos demais países da América Latina e Caribe como condição essencial para o desenvolvimento, incluindo planejamento, gestão, promoção, investigação e educação. A BIREME desenvolveu para a em parceria com a Secretaria de Estado da Saúde de São Paulo, a Rede de Informação e Conhecimento, utilizando o modelo BVS Biblioteca Virtual em Saúde. O espaço da BVS constitui uma rede dinâmica de fontes de informação descentralizada a partir da qual se pode recuperar e extrair informação e conhecimento para subsidiar os processos de decisão em saúde. A Biblioteca Virtual em Saúde é visualizada como a base distribuída do conhecimento científico e técnico em saúde registrado, organizado e armazenado em formato eletrônico nos países da Região, acessível de forma universal na internet de modo compatível com as bases internacionais. Estabelecida no Brasil em 1967, com o nome de Biblioteca Regional de Medicina (que originou a sigla BIREME), atendeu desde o princípio à demanda crescente de literatura científica atualizada por parte dos sistemas nacionais de saúde e das comunidades de pesquisadores, profissionais e estudantes. O trabalho em rede, com base na descentralização, no desenvolvimento de capacidades locais, no compartilhamento de recursos de informação, no desenvolvimento de produtos e serviços cooperativos, na elaboração de metodologias comuns, foi sempre o fundamento do trabalho de cooperação técnica da BIREME. É assim que o centro se consolida como um modelo internacional que privilegia a capacitação dos profissionais de informação em nível gerencial e técnico Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 6/18

7 para a adoção de paradigmas de informação e comunicação que melhor atendam as necessidades locais. Em 2004 a instituição assumiu a responsabilidade de tornar-se uma instituição baseada em conhecimento. Para estabelecer esta parceria entre o Estado e a BIREME, será necessário firmar Convênio ou Termo de Cooperação Técnica entre as partes, para que a tecnologia/metodologia BIREME seja disponibilizada. A escolha da BIREME para estabelecimento do Convênio ou Termo de Cooperação Técnica se dá pelos seguintes motivos: por sua metodologia já utilizada na administração pública (Secretaria de Saúde Rede de Informação e Conhecimento, Biblioteca Virtual da FAPESP e Biblioteca Virtual do Memorial da América Latina); pela flexibilidade de renovação do convênio a cada ano,; pela especificidade de softwares direcionados à acervos bibliográficos, bem como a disponibilidade de equipe técnica especializada; pelo baixo custo envolvido e pelo seu reconhecimento mundial. 6. DESCRIÇÃO DO OBJETO O portal terá dois ambientes, um de acesso global e outro de acesso restrito, visando a atender, respectivamente, ao público geral e aos profissionais dos CIs. Ambiente de acesso global União dos catálogos Descrição: acesso integrado aos catálogos dos acervos dos CIs. Objetivo: disponibilizar consulta ao acervo (livros, legislação, apostilas, revistas, teses, folhetos, DVDs...) dos CIs. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 7/18

8 Diretório de produtos e serviços Descrição: guia com informações gerais (endereço, localidade, horário de funcionamento, contato, área temática...) sobre os CIs e relação de produtos oferecidos e serviços prestados, obedecendo aos critérios: área temática, área geográfica, público-alvo, etc. Objetivo: divulgar informações gerais, de produtos e de serviços prestados (ações sociais, orientação de pesquisa...) pelos CIs ao público em geral. Diretório de eventos Descrição: agenda para divulgação de eventos pertinentes ao desenvolvimento de pessoal dos CIs. Objetivo: promover o desenvolvimento de competências do pessoal. Ambiente de acesso restrito Empréstimo entre CIs Descrição: serviço de empréstimo de material entre os CIs participantes da rede. Objetivo: disponibilizar empréstimo on-line inter-unidades, proporcionando aos CIs possibilidade de efetuação de solicitações on-line, com acompanhamento do fluxo do material e, conseqüentemente, obtenção de documento no menor tempo possível. Comutação entre os CIs Descrição: serviço de intercâmbio de fotocópias entre os CIs participantes da rede. Objetivo: proporcionar acesso a documentos (artigo de revista, parte de livros, legislação), respeitando a lei de direitos autorais vigente. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 8/18

9 Aquisição consorciada Descrição: desenvolvimento de coleções do acervo dos CIs de forma integrada, de modo que haja aumento de quantidade de títulos, principalmente de periódicos, e redução orçamentária. Objetivo: avaliar os acervos visando ao estabelecimento de política de aquisição consorciada no âmbito dos CIs integrantes da rede; oferecer aos usuários maior quantidade de material bibliográfico impresso e on-line e; evitar duplicação de novas assinaturas de periódicos. Catalogação cooperativa Descrição: intercâmbio eletrônico de registros de materiais bibliográficos. Objetivo: trocar registros bibliográficos em formato Marc, que permite intercâmbio de dados catalográficos, tornando compatíveis diferentes sistemas de informação e possibilitando o compartilhamento de recursos. Ambiente para trabalho colaborativo Descrição: espaço virtual para o desenvolvimento de uma comunidade de prática. Objetivo: compartilhar experiências semelhantes para otimização dos resultados. 7. RESULTADOS ESPERADOS Com a implantação do portal, a institucionalização da Rede CIAPP e a capacitação de pessoal espera-se maior integração entre os CIs, que terão serviços divulgados, ampliação de fontes de pesquisa e rapidez no atendimento às demandas, apresentando os seguintes resultados: Facilidade na identificação e na localização de materiais informacionais; Promoção de intercâmbio de informações; Incentivo ao acesso à informação e ao conhecimento; Redução de custos, otimização de recursos; Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 9/18

10 Redução de retrabalho e de duplicidade de trabalho nos CIs; Automatização de coleções bibliográficas; e Compartilhamento de recursos e de serviços de informação. 8. FASES E ESTIMATIVA DE INVESTIMENTO Para implementar as atividades propostas, há necessidade de contratação de uma consultoria, para: Primeira fase - Piloto a) desenvolvimento do piloto do portal, integrando catálogos de alguns CIs já automatizados compatibilizando com as demais Secretarias e órgãos já com Redes estruturadas; b) capacitação de pessoal e; c) prestação de serviços de manutenção (suporte técnico). Esta primeira fase do projeto tem valor estimado em R$ ,00 (duzentos e oitenta mil reais). Segunda fase Integração dos catálogos, ao portal já on-line, de CIs com base de dados compatíveis. Terceira fase Integração de catálogos de CIs com base de dados distinta. Quarta fase Integração de catálogos de CIs ainda não automatizados. Nota: Não há, neste momento, valor estimado para as demais fases. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 10/18

11 9. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES FASE 1 Atividade Produto Início Término Responsável Apresentação do projeto para validação do CQGP Estabelecimento de Convênio ou Termo de Cooperação Técnica entre o Estado e a BIREME Aprovação do projeto Termo de referência 08/ /2008 GT 02/ /2009 UDEMO Contratação de um servidor Prodesp para hospedagem do portal Contrato 04/ /2009 SGP Construção do portal Portal 04/ /2009 Contratada Integração eletrônica dos CIs compatibilizando com as demais Secretarias e órgãos já com Redes estruturadas da Administração Pública Paulista (piloto) Capacitação dos CIs para uso da ferramenta Dados inseridos no portal Funcionários capacitados 11/ /2010 Contratada 02/ /2010 Contratada Conclusão do Piloto Portal ativo 04/ /2010 Contratada Avaliação e monitoramento do piloto Relatório 04/ /2010 UDEMO Formalização da Rede CIAPP Instrumento institucional 06/ /2010 UDEMO FASE 2 Atividade Produto Início Término Responsável Integração dos demais CIs que utilizam Microisis 20% dos CIs integrados 08/ /2011 A definir Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 11/18

12 FASE 3 Atividade Produto Início Término Responsável Integração dos CIs que utilizam outros aplicativos 70% dos CIs integrados 08/ /2012 A definir FASE 4 Atividade Produto Início Término Responsável Integração dos CIs que não utilizam sistemas 100% dos CIs integrados 08/ /2013 A definir 10. CONSIDERAÇÕES FINAIS Este projeto tem condições de contribuir significativamente para a transformação da realidade social por meio do acesso à informação. O projeto cumpre o papel de preservar o patrimônio de conhecimento e experiência já adquiridos, capitalizando os recursos já existentes no Estado. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 12/18

13 ANEXOS Resolução CC-43, de Institui Grupo Técnico incumbido de proceder a adequação e integração de informações disponibilizadas pela Administração Direta e Indireta do Estado e dá providências correlatas O Secretário-Chefe da Casa Civil, na qualidade de Presidente do Comitê de Qualidade da Gestão Pública, considerando a necessidade de integrar conhecimentos com vistas à transparência e democratização dos serviços públicos disponibilizados ao cidadão, resolve: Artigo 1º - Fica instituído, junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública, Grupo Técnico incumbido de proceder a adequação e integração de informações visando a melhoria do atendimento ao cliente interno e externo, disponibilizadas pela Administração Pública Direta e Indireta, oriundas de bases de diversos Centros de Informação. Parágrafo único - Para efeito desta resolução consideram-se Centros de Informação todas as unidades do Estado denominadas como Bibliotecas, Arquivos, Centros de Documentação, Unidade de Informação e assemelhados, que reúnam acervos físicos e eletrônicos. Artigo 2º - O Grupo Técnico terá as seguintes atribuições: I - no prazo de 60 dias, contados a partir da data da publicação desta resolução, desenvolver estudo e análise e apresentar projeto visando a integração dos acervos dos Centros de Informação; II - no prazo de 60 dias, contados a partir da data da publicação desta resolução, apresentar diagnóstico dos Centros de Informação existentes no âmbito do Governo do Estado. Artigo 3 - O Grupo Técnico será composto por membros que representem: I - a Casa Civil, que exercerá a coordenação dos trabalhos; II - a Secretaria da Fazenda; III - a Secretaria da Saúde; IV - a Secretaria da Cultura; V - a Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - Prodesp. 1º - Os membros do Grupo Técnico serão designados pelo Secretário-Chefe da Casa Civil. 2º - O Grupo Técnico poderá convidar para participar de suas reuniões, sem direito a voto, pessoas que, por seus conhecimentos e experiência profissional, possam contribuir para a discussão das matérias em exame. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 13/18

14 Artigo 4º - O estudo e as propostas elaboradas pelo Grupo Técnico deverão propiciar: I - trabalho cooperativo entre os Centros de Informação do Governo do Estado; II - definição de uma política para aquisição consorciada; III - a reunião, em um único portal, dos repositórios de informação de forma a permitir consultas unificadas nos acervos e possibilitar respostas instantâneas. Artigo 5º - O Grupo Técnico poderá: I - solicitar, junto aos órgãos e fornecedores da Administração Estadual, as informações necessárias à consecução de suas tarefas; II - formar Subgrupos de Trabalho e/ou solicitar a participação de profissionais da Administração Estadual, objetivando apoiar o desempenho de suas atividades. Artigo 6º - Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 14/18

15 Resolução de Designando, nos termos do art. 3º da Resolução CC-43, de , os a seguir indicados para integrarem, como membros, o Grupo Técnico instituído, junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública, para proceder a adequação e integração de informações visando a melhoria do atendimento ao cliente interno e externo, disponibilizadas pela Administração Pública Direta e Indireta, oriundas de bases de diversos Centros de Informação: Regina dos Anjos Fazioli Santos e Maria Isa de Aquino Souza, representantes da Casa Civil, cabendo à primeira indicada exercer a coordenação dos trabalhos; Sueli Gonzales Saes e Lilian Nunes Schiavon, representantes da Secretaria da Saúde; Fausto Couto Sobrinho, representante da Secretaria da Cultura; Carmem Lúcia Batista, representante da Secretaria da Fazenda; Silvia Helena Negrini Campanille, representante da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - Prodesp. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 15/18

16 Resolução CC-14, de Dispõe sobre a manutenção, recomposição e redefinição das atribuições do Grupo Técnico instituído pela Resolução CC-43, de , incumbido de proceder à adequação e integração de informações disponibilizadas pela Administração Direta e Indireta do Estado e dá providências correlatas O Secretário-Chefe da Casa Civil, na qualidade de Presidente do Comitê de Gestão Pública, Considerando os estudos relativos à adequação da integração de informações disponibilizadas pela Administração Direta e Indireta do Estado, elaborados pelo Grupo Técnico nos termos do art. 2º da Resolução CC- 43, de , Considerando a necessidade de regulamentação complementar no que se refere às atribuições do Grupo Técnico definidas nos arts. 4º e 5º da mencionada Resolução CC-43-06, resolve: Artigo 1º - Fica mantido o Grupo Técnico instituído pela Resolução CC-43, de , que passa a ser composto pelos seguintes membros titulares: I - Regina dos Anjos Fazioli, representante da Secretaria de Comunicação, que exercerá a coordenação dos trabalhos; II - Maria Isa de Aquino Souza, representante da Casa Civil; III - Carmem Lúcia Batista, representante da Secretaria da Fazenda; IV - Lilian Nunes Schiavon, representante da Secretaria da Saúde; V - Maria Luiza Christiani, representante da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - Prodesp. 1º - Os membros titulares a que se refere este artigo poderão indicar suplentes para substituí-los quando necessário e bem assim servidores para prestarem auxílio nos estudos e na elaboração do projeto de adequação e integração de informações disponibilizadas pela Administração Direta e Indireta do Estado de que trata esta resolução. 2º - O Grupo Técnico poderá convidar para participar de suas reuniões, sem direito a voto, pessoas que, por seus conhecimentos e experiência profissional, possam contribuir para a discussão das matérias em exame. Artigo 2º - As atribuições do Grupo Técnico instituído pela Resolução CC-43, de , ficam redefinidas, na seguinte conformidade: Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 16/18

17 I - analisar e identificar a compatibilidade entre plataformas das bases de dados de cada Centro de Informação - CI, e definir quais os Centros de Informação - CIs que deverão participar das respectivas fases do projeto; II - avaliar quanto tempo será necessário para que todos os Centros de Informação - CIs estejam integrados no Portal, tendo em vista as especificidades de cada um deles; III - iniciar a construção do portal por meio de um projeto piloto com a participação da Secretaria da Saúde e cerca de 5 Centros de Informação - CI s que utilizam o aplicativo Microisis e proceder à transferência para o novo aplicativo a ser adotado (LILDBI-Web) por meio de ajustes a serem firmados. Parágrafo único - A governança será estabelecida, desenvolvida e implementada de acordo com o projeto de Construção do Portal da Rede dos Centros de Informação da Administração Pública Paulista - Rede CIAPP elaborado pelo próprio Grupo. Artigo 3º - Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 17/18

18 Diagnóstico Do total de, aproximadamente, 130 CI s, foram enviados 122 formulários, dos quais retornaram 57 (46,72%). Seguem dados do resultado parcial: 66,67% dos CI s são bibliotecas; destes apenas 55% possuem bibliotecários; aproximadamente 20% dos CI s possuem acervo acima de volumes; 12% dos CI s não possuem computadores e 60% possuem menos de 5; apenas 43% desses CI s disponibilizam computadores aos usuários; 70% dos CI s têm atividades automatizadas parcial ou integralmente, com 20% utilizando Micro-Isis/UNESCO; 80,71% são da Administração Indireta, e 19,29% pertencem a Administração Direta; mais de 55% dos CI s não possuem adaptações físicas para pessoas com necessidades especiais e quase 90% não possuem recursos tecnológicos para atendê-las; 34% possuem acomodação para menos de 10 usuários; cerca de 60% dos CI s fazem acompanhamento da legislação estadual. Foram apresentados os seguintes problemas dos CI s: Duplicação de esforços Falta de recursos Dispersão e uso inadequado de recursos disponíveis: físico, financeiro e humano Desconhecimento dos acervos e base de dados existentes Inexistência de um sistema Integrado Comprometimento da qualidade de atendimento que está atrelada ao esforço pessoal de cada profissional Dificuldade de acesso à informação gerada dentro das unidades que compõe o sistema como um todo Inexistência de uma política governamental de Acesso à informação Falta de uma política de gerenciamento do conhecimento tácito e explícito dentro das organizações que compõe o sistema público do Estado Necessidade de adoção de um mecanismo de preservação da Memória Documental do Estado (depósito legal) Com a implantação desse Portal, o Grupo Técnico (Rede CIAPP) pretende viabilizar a efetiva integração de acesso à informação dos CI s por meio de um portal denominado RedeCIAPP Rede de Integração dos Centros de Informação da Administração Pública Paulista. Projeto Integração dos Centros de Informação da Administração Paulista 18/18