2010 Gestão da Colecção - Critérios

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1 2010 Gestão da Colecção - Critérios

2 Este documento, articulado com o Manual de procedimentos da Rede de bibliotecas de Santa Comba Dão foi elaborado pelos elementos que constituem o Grupo de Trabalho, com a supervisão da coordenação interconcelhia do Programa Rede de Bibliotecas Escolares, do Ministério da Educação. 2

3 Índice 1. Princípios Gerais CRITÉRIOS GERAIS DE SELECÇÃO / AQUISIÇÃO DE NOVOS RECURSOS Desbaste da Colecção Critérios gerais de desbaste Conservação e Restauro Conservação Restauro Reposição de documentos Aceitação de Ofertas e Doações... 9 Anexo 1 Ficha Tipo Sugestões de Aquisição Fundo Documental para a BE Anexo 2 Ficha Tipo - Ciclo de vida das Publicações Periódicas Anexo 3 Ficha Tipo Auto de Abate Anexo 4 Ficha Tipo - Gestão da Colecção Proposta de Desbaste

4 1. Princípios Gerais De acordo com as orientações do programa da RBE, no que respeita à organização e desenvolvimento do Fundo Documental, existe a necessidade de proceder à avaliação da colecção e estabelecer critérios que permitam a gestão, o desenvolvimento e o desbaste da mesma. Neste âmbito, e após a implementação e institucionalização das bibliotecas escolares em Santa Comba Dão com a constituição da Rede de Bibliotecas de Santa Comba Dão, adiante designada (RBSCD), procede-se à estruturação e uniformização de critérios gerais que vão reger as colecções das bibliotecas das diferentes instituições educativas desta rede, no que se refere aos critérios gerais de selecção e aquisição, bem como da conservação e desbaste da colecção. 2. CRITÉRIOS GERAIS DE SELECÇÃO / AQUISIÇÃO DE NOVOS RECURSOS A colecção deve ser suficiente para satisfazer as necessidades dos utilizadores, diversificada em termos de suportes para que o acesso seja plural, actualizada para que suscite entusiasmo e equilibrada tematicamente, numa efectiva gestão solidária dos recursos a nível concelhio. Seleccionar, disponibilizar, difundir e desbastar é o caminho que mantém a(s) biblioteca(s) viva(s) e que procuraremos cumprir. Os novos documentos a incluir na colecção serão seleccionados segundo os seguintes critérios gerais: apoio às necessidades curriculares específicas de professores, alunos e demais projectos e actividades que se enquadrem no Projecto Educativo; actualização da colecção, nomeadamente em áreas de conhecimento em constante e rápida evolução; crescimento da colecção, em detrimento da repetição do nº de exemplares, a não ser que esta se imponha por exigências curriculares específicas; 4

5 equilíbrio entre as diferentes áreas do saber, tendo também em consideração o número de alunos abrangidos em função da oferta educativa; grau de profundidade, de modo a proporcionar abordagens mais generalistas e outras mais específicas; equilíbrio entre a satisfação das necessidades curriculares e das necessidades lúdicas; consideração dos interesses manifestados pelos utilizadores através da recolha de sugestões; a colecção existente nas diversas bibliotecas (prevendo o uso partilhado ou empréstimo interbibliotecário de documentos provenientes de diferentes colecções); diversidade temática e em suportes diversos - livros, revistas, jornais, CD s áudio, vídeos, DVD s, CD-Roms, etc.; variedade de suportes, documentos impressos (75%) e documentos não impressos (25%); possibilidade de serem acedidos com os equipamentos disponíveis na Biblioteca; relação entre formato, custo e outras alternativas possíveis; qualidade técnica, gráfica, de legibilidade, de correcção linguística e de organização interna; verba disponível/ Orçamento previsto para BE; protocolo Autarquia/PNL/outros apoios; a taxa de utilização dos recursos; o espaço disponível na biblioteca. 3. Desbaste da Colecção A finalidade do desbaste possibilita a melhoria da qualidade e reflecte o funcionamento eficaz da Biblioteca. Periodicamente, todos os documentos serão sujeitos a uma avaliação através da verificação do seu estado geral, isto é a colecção deve ser avaliada, para separar os documentos que estão desactualizados, envelhecidos, em mau estado de conservação e que não são objecto de requisição por parte dos utilizadores. Esta avaliação será assessorada 5

6 pelos Coordenadores de Departamento e responsáveis por projectos em desenvolvimento da Escola. Com o desbaste pretende-se dotar a biblioteca escolar de uma colecção útil, funcional e adequada aos interesses e necessidades dos utilizadores, sendo por isso necessárias práticas regulares de preservação e critérios de arquivo, conservação e de abate dos documentos. Em síntese, definem-se os critérios para desbaste da colecção, entendido este como o procedimento de gestão documental que consiste na retirada de documentos de livre acesso aos utilizadores, podendo ter como destino três situações diferentes: arquivo/depósito, conservação e restauro, substituição e abate. Arquivo/ depósito (para documentos com valor histórico, mas sem aplicação no presente); Reposição/substituição por exemplar mais recente (para documentos danificados, necessários e disponíveis no mercado), o restauro ou a passagem para outro suporte (digitalização) Abate do documento (apenas para itens danificados seriamente, desactualizados e cumulativamente sem valor futuro ou histórico seriam retirados definitivamente da colecção); Os utilizadores serão sensibilizados para a importância da sua preservação. Também lhes será solicitada a colaboração no sentido de informarem a equipa da Biblioteca sobre o estado dos documentos não impressos, cuja verificação não é possível através de uma observação imediata. Os documentos considerados em mau estado serão restaurados, ponderados os custos comparativamente com o custo de uma nova aquisição. As publicações periódicas impressas apenas serão conservadas se o seu valor científico e perenidade dos conteúdos o justificar. As restantes serão conservadas por um período estipulado no Manual de Procedimentos, após o qual serão sujeitas a um processo de análise e recolha de artigos para os dossiers temáticos, tendencialmente organizados em formato digital. 6

7 Quanto aos documentos noutros suportes, o tratamento será idêntico: avaliar-se-á o seu estado de conservação e interesse científico ou de outra natureza, criando-se instrumentos que permitam uma avaliação adequada. No que respeita aos manuais escolares, apesar de não integrarem a colecção propriamente dita, encontram-se na Biblioteca e serão substituídos pelos que forem sendo adoptados. Este trabalho será assessorado pelos Coordenadores de Departamento Critérios gerais de desbaste Sendo importante adoptar um conjunto de procedimentos que constituam linhas orientadoras de intervenção ao nível concelhio, passamos a enumerar alguns critérios gerais que deverão conduzir ao desbaste, designadamente: a deterioração dos documentos (aqueles que apresentem danos evidentes que impeçam a sua leitura e utilização); de acordo com o seu estado, serão abatidos ou colocados em arquivo, acessíveis a qualquer pedido dos utilizadores. Se continuarem a revelar-se úteis, considerar-se-á a sua substituição, no mesmo suporte ou num mais adequado; a duplicação em excesso de exemplares do mesmo título, a não ser para efeitos de cumprimento de objectivos curriculares devidamente articulados mesmo assim deve-se privilegiar o empréstimo interbibliotecário; material em língua completamente inacessível à comunidade e nunca consultado; a desactualização dos documentos (caso apresentem noções incorrectas à luz dos conhecimentos científicos mais recentes ou de possíveis alterações geopolíticas); as alterações curriculares; a economia de espaço; inexistência de utilização ou utilização por um período muito reduzido. existência de exemplares repetidos de documentos que não são solicitados, poderão ser objecto de permuta entre bibliotecas; 7

8 3.2. Conservação e Restauro Em virtude do manuseamento constante da colecção e da necessidade de actualização, é necessário desenvolver algumas práticas de conservação/preservação e restauro Conservação Relativamente à conservação assinala-se que: Utilizar-se-ão todos os procedimentos técnicos ao alcance da Biblioteca e da escola na promover uma boa conservação física dos documentos, nomeadamente tomando medidas ao nível da qualidade do ambiente, de modo a: evidenciar as melhores condições de humidade, temperatura e iluminação no ambiente do espaço físico da biblioteca; equilibrar as fontes de iluminação natural e artificial. O excesso da primeira pode causar danos nos materiais impressos, os raios UV sensibilizam certos documentos em película; evitar a proximidade de campos magnéticos junto de CDs, DVDs e CDs-Rom minimizar ou eliminar a proliferação de insectos Todos os documentos que perpetuem a memória da instituição e /ou aqueles que são considerados intemporais dado o seu conteúdo serão devidamente preservados Restauro Serão restaurados, os documentos impressos que, mantendo os critérios de selecção já referidos, apresentem as seguintes situações: deterioração de capas, encadernação e/ou folhas interiores, passíveis de recuperação, mantendo a atractividade/características do original do documento; deteriorações como as referidas anteriormente, ou mais graves, passíveis de recuperação e que apesar desta alterar os aspectos de 8

9 atractividade/características do original do documento, se tratar de um caso em que é impossível a reposição; 3.3. Reposição de documentos Os critérios referentes à reposição de materiais/recursos de informação desaparecidos e/ou danificados, deverá obedecer a alguns critérios, dos quais destacamos: Procura; Número de exemplares existentes, numa lógica concelhia, de gestão partilhada dos recursos; Valor informativo do título; Cobertura do assunto por outros títulos na Biblioteca Impossibilidade de recuperar um documento muito solicitado pelos utilizadores. 4. Aceitação de Ofertas e Doações Entende-se que as Bibliotecas da rede concelhia poderão enriquecer as suas colecções através da aceitação de ofertas e doações, desde que estejam de acordo com os princípios gerais definidos neste documento. Serão ainda considerados os aspectos seguintes: as necessidades dos utilizadores; preenchimento de lacunas existentes na colecção; actualidade e estado de conservação dos documentos (antiguidade/data de publicação dos materiais; qualidade técnica, gráfica, de legibilidade, de correcção linguística e de organização do documento( suportes/formatos apropriados); colecções inteiras, por limitação de espaço; colecções especiais que requerem especial atenção e cuidados de conservação (ao nível de tratamento especializado, por ex., no caso de documentos com fotografias que necessitam de ser preservadas pelo processo de digitalização). 9

10 Anexo 1 Ficha Tipo Sugestões de Aquisição Fundo Documental para a BE a material livro AUTOR TÍTULO EDITOR PREÇO b publicações periódicas TÍTULO EDITOR PREÇO c material não livro TIPO DE MATERIAL TÍTULO EDITOR PREÇO, de de 200_ Assinatura

11 Anexo 2 Ficha Tipo - Ciclo de vida das Publicações Periódicas Escola. Biblioteca escolar Ciclo de vida das Publicações Periódicas Título 1 mês 6 meses 12 meses 24 meses manter Observações 1 Amiguinho X Para recorte Exame Informática X Reciclagem Gazeta local X Reciclagem National Geographic X Tratamento documental/ arquivo Público X Para recorte Record X Reciclagem Super Interessante X Para recorte / reciclagem Visão Júnior X Para recorte Nota: títulos, tempo e observações meramente exemplificativos. Cabe a cada escola decidir Data: O Professor Bibliotecário 1 Nesta coluna deve-se indicar o destino dos periódicos na acção de desbaste, por exemplo para recorte, arquivar, reciclar, sala de estudo, doar. 11

12 Anexo 3 Ficha Tipo Auto de Abate Auto de Abate Aos dias do Mês de de 20,a Biblioteca Escolar, com a presença dos membros da equipa pedagógica deste serviço, abaixo assinados, procedeu-se ao abate do material livro / não livro (riscar o que não interessa), a seguir identificado: Identificação do Fundo bibliográfico: Motivo do Abate: Nº de espécies abatidas 2 Destino do Material abatido 3 Tipo de Material Nº de registo Título Data entrada Observações 2 Identificar o motivo: desactualização, deterioração, desadequação, extravio, outros 3 Doação, Permuta, Reciclagem. Outro 12

13 Anexo 4 Ficha Tipo - Gestão da Colecção Proposta de Desbaste Departamento/Área Curricular: Material Livro (ML) Título Autor(es) Editora ISBN NºRegisto/Cota Razões da Proposta 4 Material Não Livro (MNL) Título Autor(es) Editora ISSN ou outros NºRegisto/Cota Razões da Proposta Responsável pela Proposta: Data: 4 Tendo em conta os critérios previamente estabelecidos. 13