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1 Ano 7 Nº 22 fevereiro 2012 Petrobras implementa sistema de gestão de projetos de P&D com parceiros Desde 1º de fevereiro, entrou em operação o Sistema de Gestão de Investimentos em Tecnologia (SIGITEC), que irá sistematizar a gestão dos projetos de Pesquisa & Desenvolvimento (P&D) realizados em parceria com instituições nacionais. O sistema promoverá maior rastreabilidade, agilidade, confiabilidade dos processos e redução dos tempos de resposta da área de Gestão Tecnológica da Petrobras, das instituições parceiras e das fundações de apoio à pesquisa. O sistema suportará as seguintes etapas do processo de gestão: Elaboração e submissão de novas propostas; Avaliação e análise de propostas; Registro de informações de contratação; Solicitação e análise de reformulações financeiras e aditivos; Elaboração e análise de prestações de contas; Submissão de relatórios técnicos e de acompanhamento; Registro de pagamentos; Encerramento de instrumentos contratuais; Cadastro de Instituições e Empresas parceiras. Antes de submeter a primeira proposta de projeto à Petrobras por meio do SIGITEC, algumas etapas devem ser cumpridas pelo coordenador do projeto e pelas fundações de apoio à pesquisa. Veja no arquivo (Inclusão de Propostas.pdf) em anexo o passo-a-passo para inclusão da sua proposta. Caso não tenha nenhuma proposta a submeter no momento, apenas atualize seu cadastro e solicite aos responsáveis pela instituição a qual está vinculado que também acessem o sistema e atualizem as informações da instituição. Este passo é importante para a melhoria de comunicação entre as instituições e a Petrobras e irá agilizar a submissão de propostas futuras. Veja no arquivo (Atualização de Dados.pdf) em anexo o passo-a-passo para estas atividades. Em caso de dúvidas,os usuários do sistema poderão entrar em contato com a central de atendimento ( ). Em breve, será disponibilizado um número 0800 para a central.

2 Anexo 1 Inclusão de Propostas

3 Orientações para o coordenador do projeto

4 Antes de iniciar a elaboração da sua primeira proposta de projeto através do SIGITEC ( você deve: Passo a passo para a solicitação de cadastro: Solicitações Cadastro de Instituição de Pesquisa/Empresa Cadastro de Instituição de Pesquisa ou de Apoio à Pesquisa/Empresa Brasileira Seleciona Pesquisar Seleciona o link Incluir Instituição de Pesquisa/Empresa O usuário solicitante receberá um sobre a aprovação ou não aprovação da solicitação de cadastramento da Instituição/Empresa, anteriormente encaminhada Passo a passo para a solicitação de cadastro: Solicitações Cadastro de Instituição de Pesquisa/Empresa Cadastro de Instituição de Pesquisa ou de Apoio à Pesquisa/Empresa Brasileira Seleciona Pesquisar Seleciona o link Incluir Unidade O usuário solicitante receberá um sobre a aprovação ou não aprovação da solicitação de cadastramento da Unidade, anteriormente encaminhada 3. Verificar se a Instituição Proponente (Universidade, Instituto de Pesquisa ou Empresa) já está cadastrada no SIGITEC. Em caso negativo, solicitar o cadastro da Instituição. IMPORTANTE: Todas as Instituições participantes e seus respectivos Departamentos/Unidades (instituições executoras) devem estar cadastrados no SIGITEC. Solicitar o cadastro do Departamento ou Unidade (Instituição Executora). Verificar se a Convenente (Fundação de Apoio) está cadastrada no SIGITEC. Em caso negativo, solicitar o cadastro da Convenente. Passo a passo para a solicitação de cadastro: Solicitações Cadastro de Instituição de Pesquisa/Empresa Cadastro de Instituição de Pesquisa ou de Apoio à Pesquisa/Empresa Brasileira Seleciona Pesquisar Seleciona o link Incluir Instituição de Pesquisa/Empresa O usuário solicitante receberá um sobre a aprovação ou não aprovação da solicitação de cadastramento da Instituição Convenente, anteriormente encaminhada 2

5 IMPORTANTE: Mesmo que a Convenente já esteja cadastrada no sistema, é essencial solicitar a atualização do cadastro, informando os responsáveis na convenente pelas prestações de contas e pelas solicitações de aditivos/reformulações (preenchimento da aba Responsável do cadastro de Instituição). Esses responsáveis devem estar previamente cadastrados no SIGITEC (antes do preenchimento da aba Responsável ). IMPORTANTE: 4. IMPORTANTE: Caso não haja interveniência de Fundações de Apoio e a própria Instituição Proponente realize a gestão administrativa do instrumento contratual, a aba Responsável do cadastro da Proponente deverá ser preenchida. Complementar as informações do seu cadastro em Meus Dados Alteração de Cadastro. O coordenador deve estar vinculado à Instituição Proponente do projeto.no sistema, este vínculo deve ser atualizado na aba "Vínc.Empreg./Credenciamento" da funcionalidade citada acima. Solicitar que todos os membros (já definidos) da equipe executora se cadastrem no SIGITEC e complementem suas informações através da funcionalidade Meus Dados Alteração de Cadastro. Negociar junto à Convenente (Fundação de Apoio) quem será o responsável pela validação/aprovação da proposta após a submissão pelo coordenador do projeto. O responsável pela submissão da proposta na Convenente deverá se cadastrar no SIGITEC antes da elaboração da proposta. Esta pessoa deverá estar cadastrada na aba Responsável - responsáveis pelas prestações de contas ou pelas solicitações de aditivos/reformulações. Após a negociação do escopo do projeto junto à área técnica do CENPES, o gerente responsável emitirá o DIP SIC (Documento Interno Petrobras de Solicitação de Início de Contratação). Em seguida, a gerência de Gestão Tecnológica (CENPES/GTEC) emitirá uma autorização para que você elabore a proposta através do SIGITEC. Você receberá uma mensagem automática informando que a elaboração da proposta foi autorizada. 8. Acessar o link Nova Proposta Inicial do Acesso Rápido e iniciar a elaboração da proposta. 9. Em caso de dúvidas, consultar o manual disponível no sistema ou entrar em contato com a Central de Atendimento: (81)

6 Anexo 2 Atualização de Dados

7 Orientações para para o coordenador Atualização de do Dados projeto

8 Para atualização das suas informações no SIGITEC ( você deve: 1. Realizar o seu cadastro de usuário através do Cadastre-se ; 2. Após recebimento da contrassenha, acessar novamente o sistema para verificar se a instituição a qual você está vinculado está cadastrada no sistema. Passo a passo para realizar esta verificação: Acessar a funcionalidade Solicitações Cadastro de Instituição de Pesquisa/Empresa Cadastro de Instituição de Pesquisa ou de Apoio à Pesquisa/Empresa Brasileira Selecionar o Pesquisar. 3. Caso a instituição não esteja cadastrada, solicitar o cadastro da instituição. Passo a passo para a solicitação de cadastro: Selecionar o link Incluir Instituição de Pesquisa/Empresa ; Informar os dados da instituição e incluir a solicitação de cadastro; Esta solicitação será recebida pela Petrobras e o usuário solicitante receberá um informando sobre a aprovação ou não aprovação da solicitação de cadastramento da Instituição/Empresa encaminhada. 4. Caso a instituição já esteja cadastrada, atualizar as informações cadastrais da instituição. Passo a passo para a atualização das informações: Selecionar o link sob o nome da instituição; Atualizar os dados da instituição e incluir a solicitação de atualização; Esta solicitação será recebida pela Petrobras e o usuário solicitante receberá um informando sobre a aprovação ou não aprovação da solicitação de atualização da Instituição/Empresa encaminhada. IMPORTANTE: Verifique o de contato da instituição com a Petrobras (vide aba Endereço ). Esta informação é muito importante para a manutenção de uma comunicação rápida e eficaz. Caso a instituição que está sendo cadastrada atue como convenente (gestão administrativa e financeira do projeto), verificar se as informações que constam na aba Responsável Responsável pela Prestação de Contas e Responsável pelas Solicitações de Aditivos/Reformulações estão preenchidas corretamente. 2

9 5. Todas as instituições participantes de projetos e seus respectivos departamentos/unidades (instituições executoras) devem estar cadastrados no SIGITEC. Repita os passos 2, 3 e 4 para todas as instituições, unidades e departamentos com os quais está envolvido. 6. Após a atualização das instituições, você deve complementar as informações do seu cadastro em Meus Dados Alteração de Cadastro. IMPORTANTE: Para submissão de propostas no SIGITEC, o coordenador deve estar vinculado à Instituição Proponente do projeto. Por esta razão, é importante que esta informação esteja sempre atualizada. No sistema, este vínculo deve ser informado na aba "Vínc.Empreg./Credenciamento" da funcionalidade citada acima. 3

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