Associação Residencial e Empresarial Alphaville RELATÓRIO CARTA DE COMENTÁRIOS E RECOMENDAÇÕES SOBRE OS RESULTADOS DA AUDITORIA

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1 Associação Residencial e Empresarial Alphaville RELATÓRIO CARTA DE COMENTÁRIOS E RECOMENDAÇÕES SOBRE OS RESULTADOS DA AUDITORIA Período: 3º trimestre de

2 RCI 065/2011 AREA São Paulo, 14 de Outubro de À AREA - ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL E EMPRESARIAL ALPHAVILLE Praça Oiapoque, n o Alphaville Barueri - SP At.: Sr. Cícero Rufino da Silva Ref.: Relatório sobre Resultado dos Serviços de Auditoria Prezados Senhores Em conformidade com nosso contrato de prestação de serviços, anexo submetemos a V.Sas nosso relatório de comentários e observações correspondente ao resultado dos exames e verificações pelo processo de auditoria, tendo como base o período de 1º de janeiro a 30 de setembro de 2011, onde destacamos os principais aspectos passíveis de melhorias, que requerem providências e eventuais correções ou ajustes. Salientamos que nossos trabalhos foram realizados com base em testes e amostragens e, portanto, não contemplam a totalidade das contas, processos e operações da Associação, sendo que, apenas dentro do universo de nossos exames, os destaques contidos neste relatório e submetidos a V.Sas, representam ser os mais relevantes e que requerem providências pertinentes. Consideramos o conteúdo deste relatório de natureza confidencial e recomendamos a divulgação do mesmo apenas de forma restrita. Atenciosamente, Peppe Associados Consultores & Auditores Independentes Paulo Cesar R. Peppe Sócio Responsável Técnico 2

3 Conteúdo: A. OBJETIVO DOS TRABALHOS B. TRABALHOS REALIZADOS C. DETALHAMENTO DAS SITUAÇÕES IDENTIFICADAS NO PERÍODO D. CONSIDERAÇÕES FINAIS A. OBJETIVO DOS TRABALHOS Auditoria dos sistemas de controles internos e dos demonstrativos contábeis, referentes ao período de 1º de janeiro a 30 de setembro de Para tanto os exames foram conduzidos em observância às Normas Brasileiras de Contabilidade NBC,s., notadamente pelas Resoluções do Conselho Federal de Contabilidade CFC pertinentes às Normas Internacionais de Auditoria que no Brasil, passaram a ser aplicadas a partir de 1º de janeiro de 2010 e demais Resoluções complementares emanadas pelo mesmo CFC, bem como em observação aos pronunciamentos técnicos do IBRACON Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, e em conformidade com os princípios e técnicas de Auditoria geralmente aceitos B. TRABALHOS REALIZADOS Para verificação de critérios e registros contábeis das operações da Associação, tendo como base os saldos contábeis de 30/09/2011 realizamos análises dos controles adotados pela Associação, atentando para a adequação de suporte documental, bem como registro contábil destas operações. 3

4 C. DETALHAMENTO DAS SITUAÇÕES IDENTIFICADAS NO PERÍODO Neste tópico encontram-se abordados os principais aspectos que podem ser considerados como falhas de controle interno e, portanto, sujeitos à recomendação para melhorias. 1. AQUISIÇÃO E ALIENAÇÃO DE VEÍCULOS 1.1. Descrição Incorreta de Dados de Veículo Alienado Constatamos que a AREA registrou no relatório Relação de bens por conta contábil em janeiro de 2011 (31/01/11) a alienação de um veículo Gol chassi chapa EAU Ao analisarmos a documentação suporte da operação de compra à base de troca (Ordem de Compra nº 5856 e cópia de da Revendedora Caltabiano), verificamos que o veículo negociado é um Gol - chassi chapa EAU Recomendamos que a associação apure qual dos veículos foram efetivamente vendidos e providencie os ajustes necessários em seus controles, para que os mesmos reflitam a real situação dos bens de propriedade da AREA. Os dois veículos foram vendidos. Chassi Placa EAU-5378 foi vendido em 15/05/2009 por R$ ,00 e foi baixado nesta mesma data conforme registro contábil e baixa do imobilizado. Chassi Placa EAU-5369 foi vendido em 31/01/2011 por R$ ,00 e foi baixado nesta mesma data conforme registro contábil e baixa do imobilizado. Erro constatado: O sistema de controle do ativo imobilizado aceitou o cadastro de dois itens com o mesmo código VEC Detalhe: os dois veículos foram adquiridos e cadastrados na mesma data 18/01/2008. Estamos negociando a compra de um novo sistema de controle do ativo imobilizado. 4

5 1.2. Não Localizada a Aprovação em Assembléia para Realização de Alienação de Bens do Ativo Imobilizado Constatamos que no período de janeiro a setembro de 2011 foram alienados 16 veículos no valor total de R$ ,82, porém não identificamos a aprovação da venda dos mesmos em Assembléia. A ausência de aprovação da alienação em Assembléia contraria os seguintes normativos da AREA: 1) Estatuto Social artigo 17 item b: Artigo 17 - Compete à Assembléia Geral Extraordinária: Deliberar sobre qualquer assunto do interesse da Associação, especialmente: b) sobre a alienação dos bens da Associação e constituição de ônus reais sobre os mesmos, após parecer do Conselho de Administração; 2) Normas Administrativas item 8.3: 8.3 Alienações Os bens do Ativo Imobilizado só serão alienados após aprovação pela assembléia, ainda que esta aprovação esteja implícita no Plano Orçamentário. Recomendamos que a associação realize as Assembléias determinadas em seus normativos Estatuto Social e Normas Administrativas de forma a regularizar e formalizar as alienações do período. Estamos corrigindo as normas administrativas para se adequar ao estatuto. 5

6 2. CONSELHO FISCAL 2.1. Ausência de Emissão Trimestral do Parecer sobre as Demonstrações Contábeis e de Receitas e Despesas Não localizamos a emissão do Parecer Trimestral do Conselho Fiscal sobre os documentos, livros, e as Demonstrações Contábeis e de Receitas e Despesas, inclusive o acompanhamento da execução da Proposta Orçamentária. A última ata de reunião localizada no livro de Atas do Conselho Fiscal está datada de 31/01/2011. A ausência da emissão do Parecer Trimestral do Conselho Fiscal contraria o determinado no Estatuto Social em seu artigo 48 item a: Artigo 48 - Ao Conselho Fiscal compete: a) examinar, trimestralmente, os livros, documentos e balancetes encaminhados pela Diretoria Executiva, emitindo parecer em livro próprio; Recomendamos que o Conselho Fiscal realize as reuniões trimestrais para examinar e emitir o parecer sobre os livros documentos e balancetes da associação, conforme determina o Estatuto Social. Realizamos as reuniões trimestrais do Conselho Fiscal no ano de 2011 e registramos as mesmas no livro próprio. 6

7 3. PROPOSTAS DE MELHORIAS RELATIVAS AOS CONTROLES DO IMOBILIZADO E DOS RELATÓRIOS DE CONTROLE ORÇADO X REALIZADO Constatamos as ocorrências descritas a seguir, decorrentes da falta de um melhor acompanhamento sobre a movimentação dos bens imobilizados, especificamente dos veículos, que refletem posições distorcidas sobre os fatos ocorridos na Associação. Destacamos que as ocorrências foram detectadas na parte de controle dos bens, não refletindo em aspectos financeiros / monetários Alienação de Veículo Ocorrida em Julho de 2010 tendo a Baixa nos Relatórios de Controle em Abril de Constatamos que em 22/07/2010 foi negociada com o funcionário Elias de Carvalho Justiniano, a venda de uma moto de placa DKJ 9502 pelo valor de R$ 5.000,00, conforme recibo de depósito do Banco Bradesco de nº Destacamos que a efetiva baixa do bem só foi lançada no relatório Relação de bens por conta contábil em abril de 2011 (30/04/11), porém com uma descrição diferente, ou seja, consta a alienação de um veículo Honda XR 250 Tornado chapa DLN Recomendamos que a associação apure qual dos veículos foram efetivamente vendidos e providencie os ajustes necessários em seus controles. A moto vendida foi a de placa DKJ A descrição cadastral da moto existente em nosso pátio placa DLN-9661 foi corrigida. 7

8 3.2. Movimentação Financeira de Aquisição de Veículos no Controle Fluxo de Caixa de Setembro de 2011 (Comparativo Orçado versus Realizado) Lançada na Rubrica de Eventuais Analisando o relatório de controle Fluxo de Caixa de Setembro de 2011 e comparando com a movimentação contábil / financeira do período de janeiro a setembro de 2011 verificamos a seguinte diferença na rubrica de Renovação da Frota das áreas de Manutenção e Segurança: Descrição Controle Fluxo Saldo Contábil Diferença Renovação da Frota R$ ,37 R$ ,02 Apurada R$ ,65 Comparando as aquisições e alienações de veículos ocorridas no período de janeiro a setembro de 2011, identificamos que o valor da diferença apurada ,65) refere-se á aquisição do veículo FIAT Uno Sporting Chassi Chapa EYS 7747 na data de 29/08/2011 conforme NF da FIAT nº de 18/08/2011. (R$ Destacamos que conforme a Ordem de Compra nº 6005 o veículo foi adquirido para uso da área da Administração. Conforme informação fornecida pelo contador Sr. Cícero Rufino da Silva, o lançamento da aquisição do veículo foi feito na rubrica Eventuais devido ao fato de ter sido uma compra não orçada. Recomendamos que a associação ao efetuar o lançamento financeiro em seus controles de Fluxo de Caixa o faça de forma a refletir as operações nas respectivas rubricas do orçamento. No caso citado destacamos que deveria ocorrer uma nota indicando que o valor apresentado na rubrica Eventuais se refere ao veículo adquirido de forma a poder ser identificado. O relatório Fluxo de Caixa é um relatório interno, a Gerencia e a Diretoria estão a par dos lançamentos ali efetuados, onde existem outros lançamentos efetuados pelo mesmo motivo: não foram previstos no orçamento. Para atender a auditoria, evidenciamos os de valores mais representativos para melhor entedimento. 8

9 4. PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA COMPARATIVO REALIZADO VERSUS ORÇADO 4.1. Revisão do Relatório de Controle do Fluxo de Caixa Conforme apontamentos descritos acima (item 3), somos da opinião de que seja efetuada análise e revisão total dos lançamentos feitos no relatório de controle de Fluxo de Caixa objetivando detectar outras divergências que podem ter ocorrido. Recomendamos também que sejam realizados ajustes no relatório de Fluxo de Caixa conforme os apontamentos deste relatório e também os ajustes que possam ser identificados na revisão sugerida acima. Vide comentário 3.2 acima. 9

10 D. CONSIDERAÇÕES FINAIS Conforme comentários e recomendações abordados neste relatório, resultantes de levantamento de procedimentos e revisão documental, a administração da organização deverá atuar no sentido de corrigir as deficiências também apontadas em relatórios anteriores, para melhor qualidade nos seus controles internos. Sendo estas as nossas considerações, colocamo-nos a disposição para esclarecimentos de eventuais dúvidas adicionais. Atenciosamente São Paulo, 14 outubro de CRC-SP nº. 2SP021055/O-1 Auditores: Renato Pinto Weiss Paulo Cesar R. Peppe Sócio Responsável Técnico 10

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