FICHA DE INSCRIÇÃO. MINISTÉRIO SUPERVISOR: MI ISTÉRlO DA FAZEN DA - Mf ÓRGÃO/ENTIDADE: CONSELHO DE CONTRO L DE ATIVIDADES FINANCEIRAS - COAF

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1 FICHA DE INSCRIÇÃO MINISTÉRIO SUPERVISOR: MI ISTÉRlO DA FAZEN DA - Mf ÓRGÃO/ENTIDADE: CONSELHO DE CONTRO L DE ATIVIDADES FINANCEIRAS - COAF DEPARTAMENTO RESPONSÁVEL: COORDENAÇÃO-GERAL DE DESENVOLV IMEN TO rnstltuc IONAL - CODES RESPONSÁVEL: LUC ÍOLA MAURÍCIO DEARRUDA TELEI~ON E : (61) CATEGORIA: ( X ) Fortalecimento dos controles internos administrativos ( ) Aprimoramento das Auditorias Internas ( ) Promoção da transparência ativa e/ou pas si va ( ) Aprimoramento das atividades de ouvidoria ( ) Aprimoramento das apurações di sciplinares e de responsabílização de entes privados. TÍTULO DA PRÁTICA: Desenvolvimento de ferramenta para viabilizar o intercâm bio eletrônico de informações com autoridades públicas, ~~ Brasília-DF, 10 de setembro de Declaro que tomei conheci mento do Regulamento do li Concurso de Boas Práticas da CGU A ssinatllra do re!11jonsável, de acordo com o art. 12 deste Regulamento Observação: É obrigatório O preenchimento de todos os campos e da assinatura do Responsável. Alalta de assinatura e de preenchimento de todos os campos desclassifica a prática

2 PRÁTICA 1) TÍTULO Desenvolvimento de ferramenta para viabilizar o intercàmbio eletrônico de informações com autoridades públicas 2) DESCRIÇÃO DA PRÁTICA -limite de 8 (oito) páginas: o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), Unidade de Inteligência Financeira (UIF) do Brasil, atua eminentemente na prevenção e combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. Uma de suas principais finalidades é a produção de inteligência financeira, qu consiste na atividade de recebimento, análise e disseminação de informações sobre ocorrências suspeitas de atividades ilícitas. Tais ocorrências são informadas ao COAF por meio de comunicações das entidades obrigadas, listadas no art. 9 da Lei n 9.613, de 3 de março de 1998, de fo rma eletrônica. Essas comunicações recebidas dos setores obrigados são analisadas, conjugadas com outras informações disponíveis e, em caso de existência de fundados indícios de ilícitos, encaminhadas para as autoridades competentes para providências cabíveis. A produção de inteligência financeira também se vale do intercâmbio de informações com autoridades nacionais e estrangeiras, inclusive outras UIFs, e da análise de denúncias relacionadas ao tema. Os resultados das análises realizadas são registrados em Relatórios de Inteligência Financeira (RIF). que podem ser "de ofício", quando produzidos por iniciativa do COAF, ou "de intercâmbio", quando elaborados para atender a solicitações de autoridades competentes. Em razão da natureza das informações contidas nas comunicações recebidas dos setores obrigados, os Rlfs produzidos pelo COAF são protegidos por sigilo, inclusive bancário, fazendo-se necessária a adoção de controles internos e procedimentos rigorosos para o intercâmbio de informações com as autoridades competentes para reali ;~a r investigações. Por isso, toda informação recebida pelo COAF é tratada de forma eletrônica, por meio de sistema capaz de manter registro de todos os acessos e etapas da tramitação de documentos. Assim, ainda que recebidos em papel, os documentos são primeiramente digitalizados no setor de protocolo para posterior encaminhamento, VIa Sistema de Controle de Atividades Fi nanceiras (SISCOAF), para as equipes e pessoas competentes para tratá-los. A eliminação de tramitação de documentos em papel apenas internamente não fo i, por si só, suficiente para garantir que a cooperação e a troca de informações entre o COAf e as demais autoridades competentes resultassem em ações rápidas e eficientes conforme determinado no 2 do art. 14 da Lei 9.613/1998. Por essa razão, em 2003, foi desenvolvido e implementado o Sistema Eletrônico de Intercâmbio de Informações (SEI), plataforma que permite o recebimento de solicitações e o envio eletrônico de RIFs de forma eficiente e segura. Para poder realizar solicitações de intercâmbio de informação por meio do SEI, as autoridades de investigação devem assinar termo de compromisso e preencher formulário eletrônico de requisição de habilitação no SISCOAF, contendo informações sufi cientes para que o COAF possa confirmar a autenticidade das informações prestadas e a competência da autoridade para realizar investigações. U ma vez habilitada) a autoridade passa a ter acesso ao sistema onde, eletronicamente, deve informar: i) o procedimento no qual se baseia a investigação; ii) os dados da...;; ~cssoas

3 investigadas; e iii) o detalhamento do teor da investigação, inclusive dos ilícitos investigados. Após o preenchimento desses dados, automaticamente a plataforma realiza o cruzamento com a base de dados do COAF para verificar se existem informações de inteligência fi nanceira sobre as pessoas investigadas. Assim, imediatamente após o envio da solicitação, a autoridade já é capaz de saber se o COAF dispõe de informações suficientes para a elaboração e envio de RIF, evitando espera desnecessária por parte do órgão investigador em casos em que a consulta ao COAF resultará infrutífera. Caso existam informações na base de dados do COAF de comunicações de operações suspeitas de lavagem de dinheiro e de outros ilícitos, a solicitação de intercâmbio gera a abertura de um processo virtual no SISCOAF, chamado "Caso". A prioridade de processamento de cada Caso é atribuída em função do risco apresentado. Esse risco é calculado a partir de uma matriz formada por fatores objetivos de risco baseados no conhecimento e experi ência das equipes de analistas do COAF. Após o calculo do risco do Caso, este é inserido automaticamente em uma Central de Gerenciamento de Riscos e Prioridades (CGRP), solução de tecnologia da informação desenvolvida para o gerenciamento e a distribuição de casos a partir da pontuação de risco a eles atribuída. Quando o caso aberto a partir de uma solicitação de intercâmbio estiver no topo da lista de casos presentes na CGRP, ele será distribuído para aprofundamento da análise e elaboração de ruf. Assim que o relatório for concluído, tendo passado eletronicamente por todas as instâncias de aprovação, a autoridade solicitante receberá uma mensagem em seu correio eletrônico informando que existe novo RIF disponível para consulta. lmediatamente, ela poderá acessar o SEI com seu login e senha individual e visualizar arquivo do relatório em formato.pdf, bem como eventuais anexos. Importante ressaltar que o arquivo eletrônico do RIF é gerado com as proteções de conteúdo pertinentes, impedido sua edição e contendo a marca d' água da autoridade de destino. O SEI também realiza o registro de todos os acessos e alterações de conteúdo, desde seu envio pela autoridade até o horário e data de todas as visualizações do conteúdo do RI F concluído. O SEI permite ainda que a autoridade que recebeu o RIF encaminhe uma cópia dentro do próprio sistema para outras autoridades devidamente habilitadas no SEI, desde que estas pertençam ao mesmo órgão da autoridade que recebeu o RIF originalmente. Em 2013, foi criado nessa plataforn1a o módulo "difusão". Esse módulo permite que as autoridades destinatárias dos RIFs registrem as informações sobre o tratamento dispensado ao Relatório recebido. Tais informações são fundamentais para implementar um processo eletrônico de feedback, nos termos recomendados pelas melhores práticas internacionais. Por mei o desse módulo, a autoridade consegue registrar todos os procedi mentos adotados desde o recebimento do RIF, bem como visualizar as providências tomadas por outras autoridades, caso o relatório tenha sido enviado para mais de um destinatário. Em 2015, o recebimento de feedback foi aprimorado para também contabilizar nas estatísticas o tipo de procedimento informado pelo requisitante por ocasião do registro do pedido no Sistema, e não apenas os feedbacks registrados após o recebimento do RIF. Essa alteração obedece à lógica de que, ao informar o procedimento que fundamenta o pedido de intercâmbio, o requisitante já está informando o primeiro procedimento no qual o Rli;' será util izado. Cabe registrar que o feedback é um importante instrumento para avaliar a efetiva contribuição dos Relatórios para os trabalhos de investigação e, consequentemente, para o aperfeiçoamento do trabalho de inteligência financeira.

4 3) HISTÓRICO DA IMPLEMENTAÇÃO - limite de 2 (duas) páginas: Para cumprir sua atri buição de coordenar e propor mecanismos de cooperação e de troca de informações que viabilizem ações rápidas e ~fzcien tes no combate à ocultação ou dissimulação de bens. direitos e valores, o COAF tem investido em soluções de tecnologia de informação que suportem e proporcionem a capacidade de comunicação e de integração com os diversos órgãos e autoridades envolvidas na prevenção e no combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. Inicialmente, o processo de comunicação era realizado de forma tradicional, em meio físico, com recebimento e respostas de solicitações de intercâmbio de informação via ofício em papel. Em razão do crescente aumento do número de demandas, em 2002 foi identificada a necessidade do desenvolvimento de um sistema informatizado que pudesse facilitar e agilizar a troca de informações. A partir de julho de 2003, o COAF implantou o sistema eletrônico de intercâmbio de informação. As demandas por informação passaram a ser dirigidas ao órgão por via eletrônica, com os usuários dispondo de senha própria, o que facilitou a comunicação, propiciou segurança e reduziu consideravelmente o lapso de tempo entre a solicitação de intercâmbio e a respectiva resposta. Essa solução foi implantada em seu sistema estruturador, chamado SISCOAF. Toda informação de intercâmbio, uma vez incluída no sistema, passa a somar para o aprimoramento das análises do COAF e retroalimenta a sua base de dados, proporcionando informações para identificação de indícios de lavagem de dinheiro. No pri meiro ano de utilização do intercâmbio eletrônico de infonnações, foram concedidas senhas a 498 autoridades, resultando em um incremento de, aproximadamente, 46% na quantidade de intercâmbios realizados, conforme demonstrado no Gráfico 1. Gr:ífico I - Evo lução no quantitativo de Intercâmbio de Infomlações Intercâmbio de Informações Fonte : Relatórios de Ati vidades do COAF e 2003 Em 2006, o COAF implementou uma série de otimizações no sistema de intercâmbio de informações, com o objetivo de tomá-lo o principal instrumento de relacionamento com as autoridades investigadoras, em função dos atributos de segurança da informação e agilidade. Dentre as melhorias, foi implantada nova rotina que permit resposta automática às solicitações de intercâmbio quando inexistirem no banco de dados registros em nome das pessoas pesquisadas, o que se traduz em maior transparência, ganho de tempo por parte das autoridades investigadoras e minimização de dispêndio de tempo pelos analistas do COAF. O ano de 2008 foi marcado pelo desenvolvimento e implementação, no ambiente do SEI, de fenamenta institucional denominada inicialmente de e-ofício, com estrutura de organização m formato de PASTAS, onde o Relatório de Inteligência Fi nanceira (RIF) encaminhado fi ca disponível na pasta de trabalho do destinatário. A partir dessa solução, o COAF passou a nviar os RIFs de ofício (produzidos por iniciativa do COAF) diretamente para as pastas de trabalho -

5 da autoridade destinatária. Tal funcionalidade permite às autoridades o gerenciamento sobre essas pastas. Essa nova ferramenta institucional tem como princípio, além dos atributos já citados, a interação e o gerenciamento do intercâmbio, por árvores de decisão, e distribuição, pelas autoridades destinatárias, dos documentos relacionados. A partir de 20 I O, o COAF modernizou o SEI de modo a facilitar a utilização do conteúdo dos seus Relatórios de Inteligência Financeira - RIFs. A partir da inauguração do webservice, os órgãos que fizerem uso dessa funcionalidade poderão incorporar as informações contidas nos R[Fs diretamente aos seus sistemas, integrando-as a seus processos de trabalho. O primeiro órgão a utilizar essa funcionalidade junto ao SEI foi o Ministério Público Federal de São Paulo. Esta solução eleva, ao mesmo tempo, a eficiência do Estado, a agilidade do aproveitamento de informações importantes e o nível de segurança em que essas mesmas informações circulam, por meio do uso de certificação digital e criptografia. Dentro da filosofia de melhoria contínua das ferramentas e dos processos de trabalho, que sempre norteou a atuação do COAF, e sem perder de vista institutos já consolidados, como a gestão baseada no grau de exposição ao risco, a conformidade dos processos, a indispensável integração com os setores obrigados e com as autoridades competentes e a predileção pelo uso da tecnologia. o ano de 2011 se caracterizou pela evolução nos procedimentos de geração de inteligência fi nanceira para utilização no âmbito do intercâmbio de informações. Para tanto, em 2011 foram remodelados processos de trabalho, revisadas normas internas e adequados os relatórios de inteligência às necessidades dos usuários dos conhecimentos produzidos. Após 10 anos de sua implantação, o SEI continua em processo de aperfeiçoamento. Em 2013, foi criado o módulo "difusão", por meio do qual as autoridades destinatárias dos RIFs podem registrar informações sobre o uso dos relatórios, proporcionandofeedback eletrônico ao COAF em relação às informações produzidas. A utilização do SEI tem sido continuamente estimulada em razão de suas vantagens, especialmente relacionadas à celeridade e à segurança das informações. Desde a implantação do intercâmbio eletrônico de infonnações, foram realizados intercâmbios com autoridades nacionais. T a b e 1 a 1 - Evo 1ução no quantitativo de Jntercàmbw de In f<armações Departamento de Po lícia Federal Polícia Civil Sub-total Ministério Público Federal Ministério Público Estadual Procuradoria Geral da República l Outros do Ministério Público Sub-total Justiça Federal Justiça Estadual Outros - Poder Judiciário Sub-total Receita Federal do Brasil - RFB K=ontroladoria GeraJ da União - CGU Comissào Parlamentar de lnquérito Diversos U Sub-total Total Fonte. RelalOrJ o de A uvldades do COAf " 2014

6 4) RELEVÂNCIA DA PR.\TICA EM RELAÇÃO AOS CRITÉRIOS INDICADOS NO ARTIGO 13 DESTE REGULAMENTO -limite de 2 (duas) páginas: A originalidade da criação de mecanismo de intercâmbio eletrônico de informações consiste em não apenas di spensar o uso do papel, mas desburocratizar o pedido de informação, priorizando o atendimento da solicitação das autoridades competentes, de fonna ágil e segura. Tal mecanismo inovou ao extrapolar o conceito de gerenciamento de demandas, na medida em que viabilizou o cruzamento de informações sobre as pessoas investigadas com a base de dados de inteligência financeira do COAF e promoveu a disseminação dos relatórios gerados (RlFs). A implantação do intercâmbio eletrônico de informações resultou em melhoria efetiva do processo de inteligência financeira. Houve um crescimento substancial do número de autoridades credenciadas para troca de informações e do número de RIFs produzidos e disseminados, conforme demonstrado no Gráfico 1. A efetividade da informação produzida é ainda maior se considerarmos o alcance que ela pode atingir, urna vez que o Sistema permite o envio simultâneo do relatório para mais de uma autoridade habilitada, contribuindo diretamente para o cumprimento da atribuição institucional de disseminação de informações sobre ocoltências suspeitas de atividades ilícitas. O SEI foi concebido internamente e desenvolvido com o apoio do SERPRO, dentro da principal ferramenta tecnológica do COAF - o SISCOAF, e vem sendo pennanentemente aprimorado para incluir novas funcionalidades. A disponibilização em webservice permite sua compatibilidade e integração com os mais diversos sistemas adotados pelos demais órgãos/autoridades competentes. O intercâmbio eletrônico de informações foi adotado com o intuito de minimizar problemas relacionados ao atendimento das demandas de troca de informações, tanto no que se refere a prazos de resposta, quanto à segurança da informação. Em resposta aos riscos detectados, a substituição da troca de informações em papel por troca de informações eletrônica mostrou-se wn meio eficiente de imputar ao processo: ~ celeridade no atendimento às solicitações de informação, proporcionando ações mais tempestivas por parte das autoridades investigativas, inclusive com respostas imediatas, uma vez que após o envio da solicitação já é possível saber se existem informações de inteligência financeira na base de dados do COAF; ~ priorização de atendimento, por meio da Central de Gerenciamento de Riscos e Prioridades (CGRP), viabijizando a tempestividade nas ações das autoridades investigativas; e ~ segurança da informação, uma vez que o sistema só permite o acesso por senha, exigindo, ainda, a habilitação prévia das autoridades, após verificação de dados por parte do COAF. Os benefícios decorrentes da implantação dessa prática são expressivos frente aos custos do desenvolvimento e manutenção da ferramenta. O sistema foi desenvolvido para tratar informações protegidas por sigilo, inclusive bancário, de forma segura e confiável. O nível de segurança da ferramenta, com a utilização de certificação digital, recursos criptográficos e monitoramento de acessos, é corroborado pelo crescente uso por pal1e das autoridades competentes para a investigação de ilícitos relacionados à lavagem de dinhei ro e ao fi nanciamento do terrorismo. Aliado a esse fator, pode-se ressaltar o aspecto de sustentabilidade imprimido pela troca da informação em papel por informação eletrônica, a economicidade com a diminuição das despesas relativas ao envio de correspondências e o melhor aproveitamento dos recursos,20is o

7 tempo anteriormente gasto no trâmite de documentos pode ser redirecionado para a análise dos dados, reduzindo o lapso de tempo entre o pedido e a resposta. O intercâmbio eletrônico de informações contribui diretamente para o alcance dos objetivos institucionais do COAF, especificamente quanto à atribuição legal de coordenar e propor mecanismos de cooperaçào e de troca de informações que viabilizem ações rápidas e eficientes no combate à ocultação ou dissimulação de bens, direitos e valores. Por meio de um processo contínuo de comunicação com parceiros, o COAF tem esclarecido seu papel institucional junto aos demais órgãos envolvidos na prevenção e no combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. Nesse contexto, o SEI tem-se mostrado uma ferramenta de integração e cooperação com diversos órgãos investigativos. Em 2014, foram realizados intercâmbios de informações com autoridades nacionais. Desse total, mais de 70% dos intercâmbios foram realizados por meio do SEI. Em relação aos intercâmbios realizados com autoridades policiais e com o Ministério Público, 87% foram realizados por meio do SEI. Cabe ressaltar que os intercâmbios com autoridades policiais e com o Ministério Público responderam por 75% do total de intercâmbios realizados pelo COAF. Outro aspecto importante da ferramenta, que agrega valor à missão da organização, é o processo de f eedback viabilizado no SEI, com a implantação do módulo de ' difusão". O registro do tratamento dispensado pelas autoridades às infonnações de inteligência financeira produzidas pelo COAF permite avaliar a efetiva contribuição dos RIFs aos trabalhos de investigação, e, por consequência, aprimorar o processo de inteligência financeira. Até dezembro de 2014, foram efetuados 298 registros de feedback pelas autoridades destinatárias, conforme abaixo: Tabela 2 - Feedbacks recebidos das autorid ades destinatárias dos RIFs Destaca-se que, com a contabilização dos procedimentos infonnados no momento do registro do pedido de intercâmbio de informação, e não apenas dos procedimentos informados após o recebimento do RI F, houve um aumento considerável nos feedbacks registrados. Em setembro de 2015, o SEI já possui mais de 7.000feedbacks registrados. Cabe ressaltar que a forma tradicional de envio de solicitação de intercâmbio de informações via ofício (papel) ainda existe, porém em escala reduzida. Dessa forma, os órgãos que ainda não aderiram ao processo informatizado, podem continuar interagindo com o COAF, sem prejuízo para o cumprimento de sua missão institucional. O desafio de migrar o intercâmbio de informações para o meio eletrônico tem sido cumprido. Em 2014, as solicitações de intercâmbios realizadas em meio físico representaram 27% do total, mantendo a tendência de crescimento do uso do intercâmbio eletrônico. Até agosto de 2015, o percentual de pedidos de intercâmbio recebidos em papel havia baixado para 20% do total. Esse número reflete a confiança crescente na ferramenta disponibilizada pelo COAF.

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